27

BAB III ANALISIS DAN PEMECAHAN MASALAH

Analisis permasalahan adalah hal pertama yang harus dilakukan setelah mendapatkan spesifikasi pengguna. Analisis kebutuhan bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang dibuat berdasarkan masukan dari calon pengguna dalam hal ini adalah pihak manajemen. Analisis kebutuhan dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam beberapa bagian, dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatanhambatan yang terjadi pada sistem yang lama, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis sistem meliputi survey dan analisis terhadap sistem informasi yang sedang berjalan. Tahap ini akan menentukan informasi yang diperlukan oleh para pengguna dari sistem yang baru, disamping juga persyaratan teknis dari sistem itu sendiri.

3.1.

Analisis Sistem Sistem yang akan dikembangkan oleh penulis adalah sistem Pengarsipan

Surat Masuk dan Surat Keluar, dimana pengarsipan surat selama ini dilakukan secara manual dan sulit dalam pencarian data surat masuk dan surat keluar pada saat dibutuhkan.

28

3.1.1. Prosedur Kerja Sistem Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh penulis prosedur pengarsipan dibagi menjadi dua proses, antara lain : A. 1. 2. 3. 4. Prosedur Pengarsipan Surat Masuk Kesatuan luar mengirimkan surat ke Setumdam III/Siliwangi Bagian MINU mengagendakan surat masuk Setelah diagendakan surat masuk diserahkan ke pimpinan Pimpinan membaca surat masuk dan memberikan perintah disposisi, lalu memberikan surat masuk kebagian MINU untuk dibuatkan disposisi. Untuk memperjelas prosedur Pengarsipan Surat Masuk dapat dilihat pada gambar 3.1. Flowmap Surat Masuk

29

FLOWMAP SURAT MASUK FLOWMAP SURAT MASUK

BAG.MINU BAG.MINU PIMPINAN PIMPINAN KESATUAN KESATUAN

START

SURAT MASUK PERINTAH DISPOSISI

DATA JENIS SURAT

SURAT MASUK

INPUT SURAT MASUK

DATA SURAT MASUK BACA DAN BUAT PERINTAH DISPOSISI

BUAT DISPOSISI

PERINTAH DISPOSISI

Gambar 3.1 Flowmap Surat Masuk

30

B.

Prosedur Pengarsipan Surat Keluar 1. Pimpinan memberikan perintah untuk membuat surat keluar 2. Bagian SUS membuat surat keluar sesuai dengan perintah pimpinan 3. Setelah surat dibuat dan ditanda tanggan, surat dikirimkan

Untuk memperjelas prosedur Pengarsipan Surat Keluar dapat dilihat pada gambar 3.2. Flowmap Surat Keluar
FLOWMAP SURAT KELUAR FLOWMAP SURAT KELUAR
PIMPINAN PIMPINAN BAG. SUS BAG. SUS

START BUAT SURAT PERINTAH BUAT SURAT

BACA DAN TTD

SURAT KELUAR

SURAT KELUAR

INPUT SURAT KELUAR

KIRIM SURAT

Gambar 3.2. Flowmap Surat Keluar

DATA JENIS SURAT

31

3.1.2. Spesifikasi Kebutuhan Sistem (System Requirement Spesification) Sebelum membuat suatu sistem informasi kita harus mampu menangkap apa yang diinginkan dari sistem yang akan dikembangkan, atas dasar itu penulis akan menjelaskan beberapa hal yang dibutuhkan dari Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Adapun spesifikasi kebutuhan yang dimaksud dapat dilihat pada table 3.1. Spesifikasi Kebutuhan Sistem. Tabel 3.1 Spesifikasi Kebutuhan Sistem
No 1. Aktor Bagian MINU Melakukan Login Mengagendakan Surat Masuk Membuat Disposisi Surat Masuk Cari Data Surat Masuk 2 Bagian SUS Melakukan Login Membuat Surat Keluar Mengagendakan Surat Keluar Cari Data Surat Keluar Kebutuhan

3.1.3. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Agar perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar dapat berjalan dengan baik, maka dibutuhkan beberapa perangkat lunak (software) pendukung dalam pengembangan sebuah sistem supaya dapat berjalan dengan baik, adapun kebutuhan perangkat lunaknya yaitu : 1. 2. 3. 4. Sistem Operasi Microsoft Windows XP SP 2 Borland Delphi 7 Microsoft Access 2007 Photoshop 7

32

3.1.4. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Sistem baru yang dibuat tidak akan berfungi dengan baik tanpa dukungan perangkat keras yang memadai. Agar Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar dapat berjalan dengan harapan yang diinginkan, maka dibutuhkan spesifikasi perangkat keras seperti berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Prosesor Intel Core 2 Dou CPU 2.00 GHz Memory Visipro 2 GB dengan tipe DDR 2 Harddisk Seageate 250 GB dengan tipe SATA Monitor LG ukuran 17 Printer Epson dengan tipe T-13 Scaner Mouse Keyboard

3.2.

Perancangan Sistem Aliran data secara lojik pada Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat

Keluar dapat dilihat pada gambar 3.3. Diagram Kontek.

Sekretariat (MINU & SUS)

Input Surat Informasi Surat

Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar

Laporan Pimpinan Lihat Data Surat Masuk dan Keluar, Hasil Update Data

Gambar. 3.3. Diagram Kontek

33

3.2.1

Perancangan Data Dalam perancangan data akan dijelaskan bagaimana mengenai Data Flow

Diagram, Entity Relational Database, dan Kamus Data. Tujuan dari perancangan data adalah memudahkan dalam proses pembangunan sistem.

3.2.1.1. Data Flow Diagram DFD (Data Flow Diagram) sistem pendukung keputusan ini merupakan penjabaran secara luas dari diagram konteks diatas. Yang mana proses-proses yang terjadi di dalam Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar tadi diuraikan menjadi beberapa proses yang lebih spesifik. Seperti pada gambar 3.4. Data Flow Diagram Level 1, sedangkan turunannya dapat dilihat pada gambar 3.5. Data Flow Diagram Level 2 Proses 2.0 (Proses Pencatatan Surat Keluar)
Jenis Surat
Ambil

Ambil Surat Masuk Update Surat Masuk

4.0 Disposisi Surat Masuk

Surat Masuk/Keluar

Ambil

Surat Masuk

Disposisi Surat Masuk

5.0 Update Data Surat Masuk atau Keluar

Simpan Hasil Update

Update Data

Surat Masuk/Keluar 2.0 Catat Surat Keluar

Ambil Penerima

1.0 Catat Surat Masuk

Baca Hasil Update Data

Catatat

Sekretariat (MINU & SUS)

Catatat

Ambil Jenis Surat

Laporan

Buat Laporan

Jenis Surat
Membaca

Ambil Jenis Surat

Data Penerima

Jenis Surat
Ambil Surat Masuk

3.0 Proses Pembuatan Laporan

Laporan

Pimpinan

Lihat data surat masuk dan keluar hasil update

Surat Masuk
Ambil Surat Keluar

Surat Keluar

Gambar 3.4. Data Flow Diagram Level 1

34

Pimpinan

Memberikan Perintah untuk Membuat Surat Keluar

Jenis Surat
Ambil Jenis Surat

Surat Keluar 2.1 Buat Surat Keluar

Simpan Surat Keluar

Surat Keluar di TTD

Gambar 3.5. Data Flow Diagram Level 2 Proses 2.0 (Proses Pencatatan Surat Keluar)

3.2.1.2. Model Data Konseptual (Diagram ER) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD dapat memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Untuk diagram ERnya dapat dilihat pada gambar 3.6. Model Data Konseptual.

35

User

Input

Surat Masuk

N Input N Surat Keluar

Jenis Surat

Dipunyai

Surat Masuk & Surat Keluar

Surat Masuk

Punya

Disposisi

Kesatuan (Penerima Disposisi)

Terima

Disposisi

Gambar 3.6. Model Data Konseptual

3.3.

Perancangan Basis Data Perancangan basis data merupakan bagian yang sangat penting dalam

membuat sebuah sistem informasi khususnya Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar, dimana data-data surat akan disimpan kedalam database dan kemudian dipergunakan sebagai informasi bagi organisasi sebagai bahan pengambilan keputusan.

3.3.1. Skema Relasi Basis Data Skema relasi basisdata merupakan suatu metoda untuk mengambarkan struktur dan hubungan dari setiap tabel. Karena keterbatasan ruangan skema relasi basisdata bagi ke dalam beberapa bagian seperti terlihat pada gambar 3.7.

36

User PK User_Id Pass_id Level

Surat Keluar PK Nomor_SK Tanggal_SK Kode_Kesatuan Penerima Alamat_Penerima Perihal Ringkasan_Surat Kode_Surat User_Id Berkas

Disposisi PK Nomor_SM Tanggal_Disposisi Penerima Perintah

Surat_Masuk PK Nomor_SM Tanggal_SM Tanggal_Terima Kode_Kesatuan Pengirim Alamat_Pengirim Perihal Ringkasan_Surat Kode_Surat User_Id Berkas Disposisi

User PK User_Id Pass_id Level

Kesatuan (Penerima Disposisi) PK Kode_Kesatuan Nama_Kesatuan Telepon Fax Jenis Surat PK Kode_Surat Keterangan

Gambar 3.7 Skema Relasi Basis Data

3.3.1.1. Kamus Data (Data Dictionary) Sebelum penulis merancang sebuah database, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah mengumpul data-data yang dibutuhkan untuk merancang sebuah sistem yang akan dikembangkan, metode ini dilakukan untuk mempermudah dalam menentukan file apa saja yang akan digunakan sebagai acuan untuk menentukan tabel-tabel untuk sistem, adapun hasil pengumpulan data-data dapat dilihat pada tabel 3.8. sampai dengan tabel 3.13.

3.3.1.2 Deskripsi Tabel Pada tahap ini akan dijelaskan fungsi-fungsi dan struktur dari table-tabel yang dirancang berdasarkan analisis system yang telah dilakukan. 1. Tabel Disposisi Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama : Disposisi : Menyimpan data hasil disposisi surat masuk : Tabel Transaksi : Nomor_SM, Tanggal_Disposisi, Kode_Satuan

37

Kunci Tamu Struktur Tabel

:: Table 3.8 Tabel Disposisi

No. 1. 2. 3. 4. 5. 2.

Field Name Nomor_SM Tanggal_Disposisi Kode_Kesatuan Perintah User_Id

Type Text Date Text Memo Text

Size 30 30 5 10

Keterangan Primary Key

Tabel Jenis Surat Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama Kunci Tamu Struktur Tabel : Jenis_Surat : Menyimpan data jenis surat masuk dan surat keluar : Tabel Master : Kode_Surat :: Table 3.9 Tabel Jenis Surat No. Field Name 1. Kode_Surat 2. Keterangan Type Text Text Size 5 50 Keterangan Primary Key

3.

Tabel Penerima Disposisi (Kesatuan) Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama Kunci Tamu : Penerima_Disposisi : Menyimpan data kesatuan yang ada di SETUMDAM : Tabel Master : Kode_Kesatuan :-

38

Struktur Tabel

Table 3.10 Tabel Penerima Disposisi (Kesatuan) No. 1. 2. 3. 4. Field Name Kode_Kesatuan Nama_Kesatuan Telepon Fax Type Text Text Text Text Size 5 20 15 15 Keterangan Primary Key

4.

Tabel Surat Keluar Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama Kunci Tamu Struktur Tabel : Surat_Keluar : Menyimpan data surat keluar : Tabel Transaksi : Nomor_SK : Kode_Surat, User_Id : Table 3.11 Tabel Surat Keluar No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Field Name Nomor_SK Tanggal_SK Penerima Alamat_Penerima Perihal Ringkasan_Surat Kode_Surat User_Id Berkas Type Text Date Text Memo Text Memo Text Text Text Size 30 50 50 5 10 255 Keterangan Primery Key

5.

Tabel Surat Masuk Nama Tabel Fungsi : Surat_Masuk : Menyimpan data surat masuk

39

Jenis Kunci Utama Kunci Tamu Struktur Tabel

: Tabel Transaksi : Nomor_SM : Kode_Surat, User_Id : Table 3.12 Tabel Surat Masuk

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Field Name Nomor_SM Tanggal_SM Tanggal_Terima Id_Penerima Pengirim Alamat_Pengirim Perihal Ringkasan_Surat Kode_Surat User_Id Berkas Disposisi Penerima_Surat

Type Text Date Date Text Text Memo Text Memo Text Text Text Yes/No Text

Size 30

Keterangan Primery Key

6.

Tabel User Nama Tabel Fungsi Jenis Kunci Utama Kunci Tamu Struktur Tabel : Tb_User : Menyimpan data user pengguna aplikasi : Master : User_Id :: Table 3.13 Tabel User No. Field Name 1. User_Id 2. Pass_Id Type Text Text Size 10 10 Keterangan Primery Key

40

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Level_User D1 D2 D3 D4 P1 P2 P3 L1

Text Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No Yes/No

20

3.4.

Perancangan Perangkat Lunak Perancangan perangkat lunak (software) merupakan program yang dibuat

secara khusus dan digunakan untuk keperluan tertentu dalam pengolahan data. Secara umum perancangan perangkat lunak Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar dapat digambarkan dalam struktur navigasi dan antar muka pemakai.

3.4.1. Desain Tampilan Aplikasi (User Interface) Pada bagian ini akan digambarkan bagaimana desain tampilan yang digunakan penulis dalam merancang Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar, desain tampilan sangat penting dalam pengembangan sebuah sistem informasi karena tampilan ini yang akan berinteraksi secara langsung dengan pengguna system (user). Tampilan yang menarik akan mengundang minat para pengguna untuk terus mengunakan sistem yang akan dikembangkan.

3.4.2. Struktur Chart Pada bagian ini akan dijelaskan suatu struktur navigasi yang

mengambarkan aliran informasi dalam Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat

41

Keluar yang penulis kembangkan, tujuan dalam dibentuknya struktur ini adalah untuk memudahkan user dalam mengakses setiap menu yang ada aplikasi. Struktur navigasi dapat dilihat pada gambar 3.8. Struktur Chart.
MENU UTAMA PROGRAM

USER

DATA MASTER

PENGARSIPAN

LAPORAN

ABOUT

LOGIN

LOGOUT

KELUAR

SURAT MASUK

SURAT KELUAR

DISPOSISI

PENCARIAN SM

PENCARIAN SK

CETAK

PROGRAM

SURAT MASUK

SURAT KELUAR

KESATUAN

JENIS SURAT

JENIS SURAT

KESATUAN

USER

LIHAT DATA

JENIS SURAT

KESATUAN

USER

Gambar 3.8. Struktur Chart 3.4.3. Desain Tampilan Form (User Interface) Setelah tahap analis sistem selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya mendesain rancangan form merupakan hal yang sangat penting untuk memudahkan langkah-langkah selanjutnya dalam membangun sebuah website, untuk itu penulis akan gambarkan rancangan form untuk user dan administrator. 1. Desain Form Seperti yang telah dijelaskan diatas, pada bagian ini penulis akan gambarkan perancangan form yang akan digunakan sebagai tampilan atau user

42

interface bagi pengguna. Adapun tampilannya dapat dilihat pada gambar 3.9 sampai dengan gambar 3.16.

DATA JENIS SURAT

Kode Keterangan Cari Jenis Surat

Tambah

Ubah

Batal

Hapus

Keluar

Gambar 3.9. Form Jenis Surat

DATA KESATUAN
Kode Keterangan Telepon Cari Kesatuan

Fax

Tambah

Ubah

Batal

Hapus

Keluar

Gambar 3.10. Form Data Kesatuan

43

DATA USER
User ID Password Level Cari Kesatuan

Data Master Jenis Surat Kesatuan (Penerima Disposisi) User Lihat Data
Tambah Ubah

Pengarsipan Surat Masuk Surat Keluar Disposisi Surat

Laporan Cetak

Batal

Hapus

Keluar

Gambar 3.11. Form Data User

PENGARSIPAN SURAT MASUK

Nomor Tgl. Surat Tgl. Terima Cari Surat Masuk

Penerima

Nama

Pengirim Alamat Pengirim

Perihal

Ringkasan Surat

Browse

Lihat

Jenis Surat

Tambah

Ubah

Batal

Hapus

Keluar

Gambar 3.12. Form Pengarsipan Surat Masuk

44

PENGARSIPAN SURAT KELUAR

Nomor Tgl. Surat Cari Surat Keluar

Penerima

Alamat Penerima

Perihal

Ringkasan Surat

Jenis Surat

Browse

Lihat

Tambah

Ubah

Batal

Hapus

Keluar

Gambar 3.13. Form Pengarsipan Surat Keluar

DISPOSISI SURAT MASUK

Nomor Tanggal

Kepada Perintah

Yth. Satuan IRDAM

Kepada Perintah

Yth. Satuan ASOPS

Kepada Perintah

Yth. Satuan SRENDAM

Kepada Perintah

Yth. Satuan STER

Kepada Perintah

Yth. Satuan ASPERS

Kepada Perintah

Yth. Satuan SLOG

Kepada Perintah

Yth. Satuan SINTEL

Kepada Perintah

Yth. Satuan DENMA

Tambah

Ubah

Batal

Hapus

Keluar

Gambar 3.14. Form Disposisi Surat Masuk

45

Tanggal Awal Tanggal Akhir

Cetak

Batal

Gambar 3.15. Form Laporan Surat Masuk

Tanggal Awal Tanggal Akhir

Cetak

Batal

Gambar 3.16. Form Laporan Surat Keluar

3.5.

Testing Aplikasi Setelah dilakukan perancangan sistem tiba saatnya untuk melakukan

implementasi terhadap sistem yang telah dibuat. 1. Testing pada from login Tabel 3.14. Testing Form Login
No 1 Skenario Berhasil melakukan login Operasi User Name : elisabet Password : 12345 Tombol : Masuk Hasil yang diharapkan User berhasil masuk ke sistem dan menu aktif Hasil yang diharapkan Sesuai

Gagal melakukan login

User Name : sabetheli Password : 123 Tombol : Masuk

Sistem tidak merespon dan tetap menampilkan form login

Sesuai

46

2.

Test pada form jenis surat Tabel 3.15. Testing Form Jenis Surat

No 1

Skenario Tambah data jenis surat baru, dan data disi semua

Operasi Kode : Otomatis Keterangan : Test Tombol : Tambah dan berubah jadi tombol Simpan Kode : Otomatis Keterangan : tidak diisi Tombol : Tambah dan berubah jadi tombol Simpan

Hasil yang diharapkan Data jenis surat masuk berhasil dimasukan ke dalam database

Hasil yang diharapkan Sesuai

Tambah data jenis surat baru, dan data tidak diisi semua

Muncul pesan error yang menerangkan bahwa keterangan masih kosong

Sesuai

Ubah data jenis surat

Kode : J0008 Keterangan : Test, menjadi Keterangan : Test Ubah Tombol : Ubah dan berubah menjadi Update

Data dengan kode J0008 berhasil diubah, dengan keterangan yang awalnya Test menjadi Test Ubah

Sesuai

Hapus data jenis surat masuk

Menghapus jenis surat masuk dengan kode J0008 dan keterangan Test Ubah Tombol : Hapus

Jenis surat masuk dengan kode J0008 berhasil dihapus

Sesuai

Berhasil mencari data jenis surat masuk

Beri tanda cek pada Cari Jenis Surat, masukan pada bagian Kode : J0008 lalu tekan enter

Data berhasil di tampilkan, dan tombol Ubah, Hapus, dan Batal menjadi aktif

sesuai

Menutup form jenis surat

Klik tombol Keluar

Form jenis surat akan hilang

Sesuai

47

3.

Testing pada form kesatuan Tabel 3.16. Testing Form Kesatuan

No 1

Skenario Tambah data kesatuan baru, dan data disi semua

Operasi Kode : Otomatis Nama Kesatuan : 330 Telepon : 022-789765 Fax : 022-7301695 Tombol : Tambah dan berubah jadi tombol Simpan

Hasil yang diharapkan Data kesatuan berhasil dimasukan ke dalam database

Hasil yang diharapkan Sesuai

Tambah data kesatuan baru, dan data tidak diisi semua

Kode : Otomatis Nama Kesatuan : tidak diisi Telepon : 022-7300818 Fax : tidak diisi Tombol : Tambah dan berubah jadi tombol Simpan

Muncul pesan error yang menerangkan bahwa nama kesatuan masih kosong, dan nomor fax masih kosong

Sesuai

Ubah data kesatuan

Kode : K0008 Nama Kesatuan : 330, Menjadi Nama Kesatuan : 330 Test Telepon : 022-789765 Fax : 022-7301695 Tombol : Ubah dan berubah menjadi Update

Data dengan kode K0008 berhasil diubah, dengan Nama Kesatuan yang awalnya 330 menjadi 330 Test

Sesuai

Hapus data kesatuan masuk

Menghapus data kesatuan dengan kode K0008 Tombol : Hapus

Kesatuan dengan kode K0008 berhasil dihapus Data berhasil di tampilkan, dan tombol Ubah, Hapus, dan

Sesuai

Berhasil mencari data Kesatuan

Beri tanda cek pada Cari Kesatuan, masukan pada bagian Kode : K0007 lalu tekan enter

Sesuai

48

Batal menjadi aktif 6 Gagal mencari data kesatuan karena kode tidak sesuai Menutup form Kesatuan Beri tanda cek pada Cari Kesatuan, masukan pada bagian Kode : K0017 lalu tekan enter Klik tombol Keluar Tampil peringatan bahwa data yang di cari tidak ada Form kesatuan akan hilang Sesuai

Sesuai

4.

Test pada form user Tabel 3.17. Testing Form User

No 1

Skenario Tambah user baru

Operasi Klik tombol Tambah User Name : Joko Password : 12345 Level : Admin Beri cek list untuk semua hak akses data master Beri cek list untuk semua hak akses pengarsipan Beri cek list untuk semua hak akses laporan Lalu tekan tombol Simpan Klik tombol Ubah User Name : Joko Password : 12345 Level : User Hilangkan cek list untuk semua hak akses data master Beri cek list untuk semua hak akses pengarsipan Beri cek list untuk semua hak akses laporan

Hasil yang diharapkan User baru berhasil disimpan kedalam database dengan level administrator

Hasil yang diharapkan Sesuai

Ubah user dan hak aksesnya

User dengan user name Joko diubah levelnya menjadi User dan hak akses untuk data master tidak diberikan

Sesuai

49

Lalu tekan tombol Update

Hapus User

Hapus user dengan user name Joko

Berhasil menghapus user dengan user name Joko User yang dicari berhasil ditampilkan beserta hak aksesnya Akan ditampilkan bahwa user masih kosong Form user akan tertutup

Sesuai

Berhasil mencari user

Beri tanda cek pada Cari User, masukan pada bagian User Name : Joko lalu tekan enter Beri tanda cek pada Cari User, masukan pada bagian User Name : Joko1 lalu tekan enter Klik tombol Keluar

Sesuai

Gagal mencari user karena user name tidak sesuai Menutup form User

Sesuai

Sesuai

5.

Testing pada form surat masuk Tabel 3.18. Testing Form Surat Masuk

No 1

Skenario Memasukan pencatatan surat masuk

Operasi Klik tombol Tambah Nomor : 123/JK/2011 Tgl. Surat : 03/01/2012 Tgl. Terima : 05/01/2012 Penerima : Pimpinan Pengirim : Yonif 330 Alamat Pengirim : Nagreg Perihal : Permintaan AT Ringkasan Surat : Mengenai permintaan AT Jenis Surat : Surat Biasa Klik tombol browse untuk pilih surat hasil scan dengan format pdf Lalu tekan tombol

Hasil yang diharapkan Pencatatan surat masuk baru berhasil dimasukan

Hasil yang diharapkan Sesuai

50

Simpan 2 Ubah pencatatan surat masuk Klik tombol Ubah Nomor : 123/JK/2011 Tgl. Surat : 03/01/2012 Tgl. Terima : 05/01/2012 Penerima : Pimpinan Pengirim : Yonif 220 Alamat Pengirim : Nagreg Perihal : Permintaan AT Ringkasan Surat : Mengenai permintaan AT Jenis Surat : Surat Biasa Lalu tekan tombol Update Pencatatan surat masuk berhasil diubah yang awalnya pengirim Yonif 330 menjadi Yonif 220 Sesuai

Hapus pencatatan surat masuk

Hapus surat masuk dengan nomor : 123/JK/2011

Berhasil menghapus surat masuk

Sesuai

Berhasil mencari pencatatan surat masuk

Masukan nomor surat masuk pada bagian nomor sebagai contoh : 001/JK/2011

Pencatatan surat masuk berhasil dicari, dan Tombol Ubah, Batal, Hapus akan aktif

Sesuai

Gagal mencari pencatatan surat masuk

Masukan nomor surat masuk pada bagian nomor sebagai contoh : 021/JK/2013

Akan ditampilkan bahwa surat masuk tidak ditemukan

Sesuai

Menutup form pencatatan surat masuk

Klik tombol Keluar

Form pencatatan surat masuk akan ditutup

Sesuai

51

6.

Testing pada form pencatatan surat keluar Tabel 3.19. Testing Form Surat Keluar

No 1

Skenario Memasukan pencatatan surat keluar

Operasi Klik tombol Tambah Nomor : 004/JK/2011 Tgl. Surat : 03/01/2012 Penerima : PT. Ponek Alamat Penerima : Nagreg Perihal : Permintaan AT Ringkasan Surat : Mengenai permintaan AT Jenis Surat : Surat Biasa Klik tombol browse untuk memilih surat hasil scan dengan format pdf Lalu tekan tombol Simpan Klik tombol Ubah Nomor : 004/JK/2011 Tgl. Surat : 03/01/2012 Penerima : PT. Ponek Alamat Penerima : Nagreg Perihal : Permintaan AT Ringkasan Surat : Mengenai permintaan AT Jenis Surat : Surat Biasa Pilih surat hasil scan dengan format pdf Lalu tekan tombol Update

Hasil yang diharapkan Pencatatan surat keluar baru berhasil dimasukan

Hasil yang diharapkan Sesuai

Ubah pencatatan surat keluar

Pencatatan surat masuk berhasil diubah yang awalnya perihal Permintaan AT menjadi Permintaan

Sesuai

Hapus pencatatan surat keluar Berhasil

Hapus pencatatan surat keluar dengan nomor : 004/JK/2011 Masukan nomor surat

Berhasil menghapus surat keluar Pencatatan

Sesuai

Sesuai

52

mencari pencatatan surat keluar

keluar pada bagian nomor sebagai contoh : 004/JK/2011

surat keluar berhasil dicari, dan data ditampilkan, serta tombol Ubah, Hapus, Batal akan aktif Form pencatatan surat keluar akan ditutup Sesuai

Menutup form pencatatan surat keluar

Klik tombol Keluar

7.

Testing pada form disposisi Tabel 3.20. Testing Form Disposisi

No 1

Skenario Buat disposisi surat masuk

Operasi Klik tombol Tambah Tanggal : 06/02/2012 Isi semua 8 (delapan) penerima disposisi Klik tombol Simpan

Hasil yang diharapkan Form ambil surat masuk akan ditampilkan dan disposisi berhasil disimpan

Hasil yang diharapkan Sesuai

Cari disposisi surat masuk

Masukan nomor surat pada bagian nomor, lalu tekan tombol buku

Disposisi surat masuk berhasil dicari dan data ditampilkan, dan tombol Hapus, Batal, dan Cetak akan aktif

Sesuai

Hapus disposisi surat masuk

Klik tombol Hapus dengan syarat tombol Hapus aktif Klik tombol Keluar

Disposisi surat masuk berhasil dihapus

Sesuai

Tutup form disposisi surat masuk

Form disposisi surat masuk akan menghilang

Sesuai

53

8.

Testing pada form laporan surat masuk dan surat keluar Tabel 3.21. Testing Form Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

No 1

Skenario Buat laporan surat masuk dan surat keluar

Operasi Masukan Tanggal awal : 12/01/2012 Tanggal Akhir : 15/01/2012 Tombol : Cetak

Hasil yang diharapkan Laporan surat masuk dan surat keluar akan ditampilkan pada layar

Hasil yang diharapkan Sesuai

Gagal membuat laporan surat masuk dan surat keluar

Masukan Tanggal awal : 12/01/2014 Tanggal Akhir : 15/01/2014 Tombol : Cetak

Laporan surat masuk dan surat keluar gagal ditampilkan karena tanggal tidak sesuai, dan sistem akan menampilkan pesan kalau data tidak ada Form laporan surat masuk akan menghilang

Sesuai

Menutup laporan surat masuk

Klik tombol Keluar

Sesuai

9.

Testing pada form pencarian data surat masuk dan data surat keluar Tabel 3.22. Testing Form Pencarian Surat Masuk dan Surat Keluar

No 1

Skenario Pencarian data surat masuk dan data surat keluar untuk melihat surat masuk atau surat keluar hasil scan yang tersimpan dalam database

Operasi Isi nomor surat sebagai contoh nomor surat : 1 Lalu user tekan tombol bericon buku Untuk melihat scan surat masuk user menakan tombol Lihat Surat

Hasil yang diharapkan Data surat yang dicari akan ditampilkan, dan jika user menakan tombol Lihat Surat maka sistem akan menampilkan surat masuk

Hasil yang diharapkan Sesuai

54

atau surat keluar yang dicari 2 Gagal mencari surat masuk atau surat keluar, karena nomor surat yang diketikan user salah Isi nomor surat sebagai contoh nomor surat : 5 Lalu user tekan tombol bericon buku Sistem akan menampilkan informasi kalau data yang dicari tidak ada Sesuai

3.6.

Implementasi Sistem Setelah melakukan testing sistem tiba saatnya untuk melakukan

implementasi sistem, tahap ini adalah tahap terakhir dalam pengembangan sistem informasi, sebagai contoh implementasi sistem penulis akan menampilkan formform yang pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar, seperti terlihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 3.17. Menu Utama

Gambar 3.18. Form Login

55

Gambar 3.19. Form Jenis Surat

Gambar 3.20. Form Kesatuan

Gambar 3.21. Form Tambah User

56

Gambar 3.22. Form Lihat Jenis Surat

Gambar 3.23. Form Lihat Kesatuan

Gambar 3.24. Form Lihat User

57

Gambar 3.25. Pencatatan Surat Masuk

Gambar 3.26. Pencatatan Surat Keluar

58

Gambar 3.27. Form Disposisi Surat Masuk

Gambar 3.28. Form Laporan Surat Masuk

Gambar 3.29. Form Laporan Surat Keluar

59

Gambar 3.30. Daftar Kesatuan

Gambar 3.31. Daftar Jenis Surat

60

Gambar 3.32. Form Pencarian Data Surat Masuk

Gambar 3.33. Form Pencarian Data Surat Keluar