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INTRODUCCION

El presente Manual de Organización tiene como objeto, mostrar la

estructura, Marco Jurídico de actuación y funciones que

desempeña el personal adscrito al Colegio Parroquial, San Felipe

Apóstol, ubicado en la calle Antera Mota No. 48 de esta ciudad de

Puerto Plata, con la finalidad de que cada individuo se

desenvuelva dentro de su marco de responsabilidad y competencia,

respetando los limites establecidos por la estructura organizacional

y de esta manera se entenderán más fácilmente todas las funciones.

La implementación de un sistema contable en toda organización

administrativa moderna se considera como la base fundamental

para que tanto las empresas de servicio, así como otros tipos de

empresas puedan realizar las diferentes transacciones con

seguridad, control y eficiencia durante su vida operacional.


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El trabajo que se presenta a continuación se desarrollará en el

Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, el cual da muestra de los

diferentes medios que conforman un sistema contable.

Análisis FODA.

El análisis FODA es una herramienta que permite analizar la

situación competitiva de una organización, incluso de un país. Su

principal función es detectar las relaciones entre las variables más

importantes para así diseñar estrategias de desarrollo adecuadas,

sobre la interpretación del ambiente interno y externo que es

inherente a cada organización.

Dentro de cada uno de los ambientes (externo e interno) se

discuten las principales variables que la afectan; en el ambiente

externo encontramos las amenazas que son todas las variables

negativas que afectan directa o indirectamente a la organización.

Por otra parte, las oportunidades son aquellas que nos señalan las

variables externas positivas a nuestra organización. Dentro del

contexto interno encontraremos las fortalezas que benefician a


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nuestra organización y las debilidades que son aquellos factores

que menoscaban las potencialidades de la organización.

El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado

por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de

análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de

productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de

negocios, entre otras.

En la investigación realizada en el Colegio San Felipe, entre sus

Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas se encontraron

las siguientes:

Fortalezas:

• Cuenta con un laboratorio de informática, conectado a la red de enlaces.


• Posee un taller audiovisual.
• Cuenta con la asignación de Excelencia Académica.
• Permanente perfeccionamiento docente.
• Instalación y edificación apropiada para los fines que se utiliza.
• Mano de obra de infraestructura calificada.
• Servicio de muy buena calidad.
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• Estilo de dirección participativo.


• Tiene un personal especializado en la unidad técnico-

Pedagógica.

• El personal docente está debidamente capacitado para

desempeñar su labor educativa.

Oportunidades

• El establecimiento educacional se encuentra ubicado en una zona

Altamente poblada.

• Su ubicación geográfica está en una de las áreas comerciales más

importantes de la comunidad.

Debilidades:

• Planta física esta ubicada en un área de difícil acceso.


• Falta de implementación de actividades extraprogramáticas masivas.
• No presenta una infraestructura adecuada para los discapacitados.
• Administración centralizada que no permite reparaciones de bienes.
• Falta de compromiso de la mayoría de los padres de familia en

las Actividades programadas .

Amenazas:
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• La tasa de crecimiento poblacional.

• Drogadicción y delincuencia.

• La condición socioeconómica y sociocultural.

• La inestabilidad familiar (migración, problemas económicos,

divorcios, violencia intrafamiliar, entre otros).

• Poca asistencia, al colegio, de parte de los padres de familia

para conocer el avance académico y disciplinario de sus hijos e

hijas.

MISION Y VISION DE LA EMPRESA

MISIÓN
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Trabajar en la formación integral de los estudiantes, a niveles

apreciables que les permitan ser hombres y mujeres realizados y

felices, capaces de la calidad humana y académica que les

garantice ser individuos de bien y de progreso, aptos para ir a la

vanguardia de los tiempos.

VISIÓN

Formar de manera integra hombres y mujeres con un alto

desarrollo humano con principios y valores cristianos cuya

condición les permita asumir retos y salir airosos, siempre

actuando con equidad; por lo que nuestra filosofía queda resumida

en el lema: " Estudiante consciente: ciudadano ejemplar".

ACTA DE CONSTITUCION
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Acto realizado en la Ciudad de Puerto Plata, Republica


Dominicana, a los diez (10) días del mes de agosto del año Dos
Mil siete (2007); yo, Lic. Diógenes Mercado; dominicano, mayor
de edad, casado, domiciliado y residente en esta Ciudad, portador
de la cedula de Identidad y Electoral No. 037-0089238-7, sello
hábil, abogado Notario Publico del Municipio de San Felipe de
Puerto Plata, con estudios profesionales abierto en la calle 03 de
Los Reyes #2 de esta ciudad, asistido de los testigos que serán
nombrados al final de este acto, compareció personalmente la
señora Fiordaliza Vega, dominicana, mayor, de edad, soltera,
portadora de la cedula de identidad y electoral No.037-12080,
sello hábil, domiciliada y residente en esta Ciudad de Puerto Plata,
persona a quien doy fe conocer, declaró libre y voluntariamente lo
siguiente:

A) Que el día 10 agosto del año Dos Mil siete (2007),


conjuntamente con las señoras: Isidra Jiménez, Cedula de
Identidad y Electoral No. 037-0080533-0 y Maria Luisa
Merete, Cedula de Identidad y Electoral No.037-85533-0,
ambas mayores de edad, domiciliadas y residentes en esta
Ciudad de Puerto Plata, redactaron y suscribieron en esta
ciudad, por acto bajo firma Privada, los estatutos del
Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, C. por A.
Compañía establecida en conformidad con las leyes de la
Republica Dominicana.

B) El objetivo principal que se propone el Colegio es la


"excelencia educativa", es decir, que toda la comunidad que
lo conforma trabaje con dedicación por la formación integral
de los alumnos, que incluye tanto una sólida preparación
académica como una formación personal basada en el
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modelo de Jesús. La "excelencia" radica en ofrecer a los


alumnos la mejor educación para que a su vez cada uno
pueda desarrollar de manera óptima sus potencialidades
personales.

C) Que el capital autorizado asciende a la suma de Un Millón


de pesos oro dominicanos (RD$1, 000,000.00) divididos en
diez mil (10,000.00) acciones de cien pesos oro dominicanos
(RD$100.00) cada una de las cuales han sido suscrita y
pagadas siete mil acciones elevándose en consecuencias al
capital suscrito pagado a la suma de setecientos mil pesos
oro dominicanos (RD$ 700.000.00).

D) El Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, C. por A. Es de


duración Ilimitada y tendrá domicilio en esta ciudad, en la
calle Antera Mota #18, Puerto Plata.

Hecho y redactado en mi estudio el día, mes y año antes indicado,


acto que ha leído íntegramente el compareciente, en presencia de
los señores, Lic. Gervasio Jiménez, cedula de identidad y electoral
No. 037-88853.7, y Juana Confesora Díaz, cedula de identidad y
electoral No. 037-13289-0 ambos dominicanos, mayores de edad,
domiciliados y residentes en esta ciudad de Puerto Plata, testigos
instruménteles requeridos en efecto, libres de tachas y
excepcionales que establece la Ley, personas a quienes también
doy fe conocer, quienes después de aprobarlo, compareciente y
testigo lo han firmado y rubricado junto conmigo y ante mí
Notario infrascrita que Certifico y Doy Fe.

_______________ ____________________
10

Lic. Diógenes Mercado Isidra Jiménez


Notario Público Accionista

__________________ _______________________
Maria Luisa Merete Gervasio Jiménez
Fundadora Testigo – Instrumental

________________
Juana Confesora Díaz
Testigo – Instrumental

Colegio Parroquial
San Felipe Apóstol
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.

Catálogo de Cuentas
Activos Corrientes
10000 Efectivo Caja y Banco
12000 Cuentas por Cobrar
13000 Inventarios

Activos Fijos
14000 Terrenos
15000 Edificios
15000D Depreciación acumulada edificios
16000 Equipos de cómputos
16000D Depreciación acumulada de maquinarias y equipos
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17000 Equipos de transporte


17000D Depreciación acumulada equipos de transporte
18000 Mobiliarios de aulas y oficinas
18000D Depreciación acumulada muebles y equipos de oficina

Activos Diferidos
19000 Gastos pagados por anticipado
19001 Seguros pagados por anticipado
19002 Patentes pagadas por anticipado
19003 Intereses pagados por anticipado

Pasivos (2)
20000 Cuentas por pagar
21000 Documentos por pagar
22000 Retenciones por pagar
22001 Seguro Social
22002 Impuesto Sobre la Renta
22003 Infotep
22004 Prestaciones Laborales
22005 Regalía Pascual
22006 Otras retenciones

Capital (3)
30000 Capital
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31000 Resultado del período

Ingresos (4)
40000 Ingresos
41000 Ingresos por servicios
42000 Intereses y moras
43000 Ingreso por alquiler de espacio
44000 Ingreso cafetería
45000 Otros Ingresos

Costos (5)
50000 Sueldo profesores

Gastos (6)
60000 Gastos generales y administrativos
60001 Sueldos
60002 Vacaciones
60003 Honorarios
60004 Horas extras
60005 Dietas
60006 Gastos de representación
60007 Depreciaciones
60008 Seguros
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60009 Materiales de oficina


60010 Servicio de agua
60011 Servicio telefónico
60012 Servicio eléctrico
60013 Gastos legales
60014 Publicidad
60015 Fletes y embarques
60016 Cuentas incobrables
60017 Mantenimiento y reparaciones
60018 Combustibles y lubricantes
60019 Alquiler de inmuebles
60020 Servicio de vigilancia
60021 Otros
61000 Gastos Financieros
61001 Intereses
61002 Comisiones Bancarias (0.15)
61003 Becas

Catálogo de Cuentas auxiliares

Activos Corrientes

Auxiliares del Efectivo


10001 Caja chica
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10002 Bancos
10003 Banco de Reservas
10004 Banco Popular
10005 Banco del Progreso

Auxiliares de cuentas por cobrar


12001 Cuentas por cobrar clientes
12002 Cuentas por cobrar funcionarios y empleados
12003 Otras cuentas por cobrar
12000R Reservas para cuentas incobrables

Instructivo
Activos Corrientes

10000 Efectivo, Caja y Banco


• Es de origen deudor.
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• Se debita cuando se registra un ingreso ya sea en cheque o en

efectivo.

• Se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en

cheque o efectivo.

12000 Cuentas por cobrar

• De origen deudor.

• Se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la

empresa.

• Se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con

la empresa.

• Se acredita si el cliente abona a la deuda.

13000 Inventarios

• De origen deudor

• Se debita cuando la empresa compra materiales para vender

• Se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre

y cuando se use método perpetuo para el registro de las

operaciones.
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Activos fijos

14000 Terrenos

• De origen deudor.

• Se debita cuando se adquiere un terreno.

• Se acredita cuando se vende el terreno.

15000 Edificios

• De origen deudor.

• Se debita cuando se compra un edificio.

• Se acredita cuando se vende el edificio.

15000D Depreciación acumulada edificios

• De origen acreedor por ser una contrapartida.

• Se debita cuando se vende el edificio.

• Se acredita para ir cargando la depreciación del edificio.

16000 Equipos de cómputos

• De origen deudor.
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• Se debita cuando se adquieren un equipos.

• Se acredita cuando se venden los equipos.

16000D Depreciación acumulada maquinarias y equipos

• De origen acreedor por en contraposición de la cuenta

maquinarias y equipos.

• Se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo.

• Se acredita para cargar la depreciación de una maquinaria o un

equipo.

17000 Equipos de transporte

• De origen deudor.

• Se debita cuando se adquiere un equipo de transporte.

• Se acredita cuando se vende un equipo de transporte.

17000D Depreciación acumulada de equipo de transporte


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• De origen acreedor por ser en contrapartida.

• Se debita cuando se vende un equipo de transporte.

• Se acredita cuando se carga la depreciación de un equipo de

transporte.

18000 Muebles y equipos de oficina

• De origen deudor.

• Se debita cuando se adquiere un mueble o equipo de oficina.

• Se acredita cuando se vende un mueble o equipo de oficina.

Activos Diferidos

19000 Gastos pagados por anticipado

• De origen deudor.

• Se debita cuando se paga un gasto por anticipado.

• Se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por

anticipado.

Pasivos (2)
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20000 Cuentas por pagar

• Se debita cuando la empresa paga una deuda que tiene con

terceros.

• Se acredita cuando la empresa contrae una deuda.

21000 Documentos por pagar

• De origen acreedor

• Se debita cuando la empresa paga una deuda que tiene con una

empresa validada por un documento.

• Se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada

por un documento.

22000 Retenciones por pagar

• De origen acreedor.

• Se debita cuando la empresa paga la retención que le hizo a los

empleados. Se acredita cuando la empresa retiene una parte del

sueldo de sus empleados.

Capital (3)

30000 Capital
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• Es de origen acreedor.

• Se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes.

• Se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa.

31000 Resultado del periodo

• Es de origen acreedor.

• Se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de

un periodo contable.

• Se acredita para cerrar la cuenta de ingresos.

Ingresos (4)

40000 ingresos

• Es de origen acreedor.

• Se debita para cerrarla al final del periodo contable.

• Se acredita para registrar la venta de una mercancía.

Gastos (5)

60000 Gastos generales y administrativos

• De origen deudor.

• Se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto.


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• Se acredita cuando se cierra al final del período.

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura organizativa de una

empresa u organización . Representa las estructuras

departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen,

haciendo un esquema sobre las relaciones jerárquicas y

competencial en vigor en la organización.

El Organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite

obtener una idea uniforme acerca de una organización. Si no lo

hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el

análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo

utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble

finalidad: Desempeña un papel informativo, al permitir que los

integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella

conozcan, a nivel global, sus características generales.


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De instrumento para el análisis estructural al poner de relieve, con

la eficacia propia de las representaciones gráficas, las

particularidades esenciales de la organización representada.

El Organigrama no es más que una introducción grafica o

estructura orgánica de una empresa la cual es la división, de

órdenes y la autoridad de los trabajadores que le permite ejecutar

su trabajo con más facilidad, habilidad y responsabilidad de

acuerdo al cargo asignado. Más bien realiza su criterio técnicos en

función de logros de objetivos.

ORGANIGRAMA
ACCIONISTAS

DIRECTOR
GENERAL

Director Director
pedagógico pedagógico Administración Equipo Directivo
infantil y secundaría y
Primaria Bachillerato

Consejo Escolar Secretarias


Consejo Escolar Nivel Secundaria y
Nivel Basico Bachillerato

Es la
Departamento de
definición
Profesores contabilidad

detallada de
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Colegio Parroquial
San Felipe Apóstol
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.

Manual de Funciones

Accionista

Es el propietario legal de una o más acciones de capital social (o

en acciones) de una compañía. Los accionistas asisten a las

asambleas anuales ordinarias o extraordinarias, u otorgan poderes

para votar en estas asambleas a otras personas.

Los accionistas tienen facultades para autorizar o ratificar a

instancias de la dirección, realizar enmiendas a la escritura de

constitución de la sociedad, proponer enmiendas a los estatutos, a


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menos que el control sobre los estatutos se haya transferido al

consejo de administración, una fusión o una consolidación con otra

compañía; autorizar la venta de una parte importante del activo o

del negocio; la disolución de la compañía; gravámenes

determinados sobre las acciones; elección o remoción de los

directores; aprobación de los actos de los directores y de la

gerencia durante el ejercicio social inmediato anterior.

Director General

Es el jefe superior del Establecimiento Educacional y, en

consecuencia, es el responsable de la dirección, organización y

funcionamiento en concordancia con el Proyecto.

Funciones:

• Velar por el cumplimiento del Proyecto Educativo del Colegio y

su planificación anual.

• Definir junto al Consejo Ejecutivo de la Fundación, las

políticas de dirección y mejoramiento del establecimiento.

• Velar por el cumplimiento del proyecto de formación espiritual,

y académica del Colegio.


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• Citar y presidir los Consejos Directivos y otros consejos y

reuniones generales que se requieran.

• Conducir, orientar y coordinar la labor del establecimiento,

supervisando las actividades de las diversas autoridades del

Colegio bajo su mando.

• Representar y relacionar al Colegio con las autoridades

educacionales, estatales y de la comunidad.

• Mantener estrecha comunicación y colaboración con el Gerente

de la Fundación.

• Mantener estrecha comunicación con los profesores,

apoderados, alumnos y otros miembros de la comunidad

educativa.

• Coordinar y organizar las actividades de los apoderados del

Colegio, tendientes a otorgar y promover la participación de la

Familia en el proyecto educativo.

• Aprobar y hacer cumplir las normas y/o reglamentos internos

tendientes a una adecuada administración del proceso

educativo.

Administrador
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Es aquella persona dentro de la empresa que soluciona problemas, mide


recursos, planea su aplicación, desarrolla estrategias, efectúa diagnósticos de
situaciones.

El administrador del colegio Parroquial San Felipe se encarga de llevar a cabo


todo el proceso administrativo, a preservar los controles internos que deben de
manejarse en todo el proceso concerniente al buen funcionamiento del
establecimiento, así como el manejo de todo el personal bajo su dependencia.

El administrador siempre vigila que se cumpla ciertas políticas y normas de


carácter financiero, así como los procedimientos contable además de
desarrollar estrategias encaminadas a lograr el buen desempeño de esta
empresa así como su plantación, la dirección y control del proceso
administrativo a seguir.

Funciones del Equipo Directivo

• Velar por el buen funcionamiento del Centro.


• Estudiar y presentar al Claustro de Profesores y al Consejo Escolar
propuestas para facilitar y fomentar la participación coordinada de toda la
comunidad educativa en la vida del Centro.
• Proponer procedimientos de evaluación de las actividades y proyectos del
Centro y colaborar en las evaluaciones externas.
• Elaborar la propuesta del Proyecto Educativo del Centro, la Programación
General Anual y la Memoria final del curso.
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• Proponer a la comunidad escolar actuaciones de carácter preventivo que


favorezcan las relaciones entre los distintos colectivos que la integran y
mejoren la convivencia del Centro.

Concejo Escolar

Un órgano asesor de la gestión del rector del establecimiento, en su actuar vela


por presentar ante este órgano las opiniones de los diversos estamentos del
colegio.

Profesor

Un profesor es una persona que enseña una determinada ciencia o

arte, pero al contrario que maestro no se le reconoce una habilidad

extraordinaria en la materia que instruye. Sin embargo deben

poseer habilidades pedagógicas para ser agentes efectivos del

proceso de aprendizaje.

El profesor, por tanto, parte de la base de que es la enseñanza su

dedicación y profesión fundamental y que sus habilidades

consisten en enseñar la materia de estudio de la mejor manera

posible para el alumno .

Contador.

Se encarga de la revisión de todos los movimientos contables así

como la presentación a la gerencia de los estados financieros


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mensuales. Es un cargo controlador debido a que por intermedio de

el se realizan todas las actividades normales.

El contador es una persona clave en el manejo de los Recursos

monetarios en una empresa. Juega un importante papel en

conjunto con el administrador de tomar decisiones económicas de

la compañía, además este determina las necesidades y la forma en

como se están haciendo las inversiones, y las estrategias que se

implementan y utilizan para evitar riesgo que afecten el

funcionamiento del negocio.

El contador es la persona que vela por todo los recursos, bajo su

dependencia está el personal que le auxilia en las diferentes tareas

asignadas.
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Controles Internos

Control interno:

La definición más generalizada de control interno reza como sigue:

"El control interno comprende el plan de organización, todos los

métodos coordinados y las medidas, adoptadas en el negocio, para

proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus

datos, contables, promover la eficiencia en las operaciones y

estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia".

Posiblemente esta definición es más amplia que el significado que

a veces se le atribuye al término. Reconoce que un "Sistema" de

control interno se proyecta más allá de aquellas cuestiones que se

relacionan directamente con las funciones de los departamentos de

contabilidad y finanzas.

Establecer y mantener un sistema de control interno es una

responsabilidad importante de la gerencia. El sistema de control


30

interno debe quedar bajo la continua supervisión de la gerencia

para determinar que está funcionando tal como se definió y que es

modificado apropiadamente en razón de cambios en las

condiciones.

El control interno se clasifica en: Control interno Administrativo

y Control interno contable.

Control interno administrativo

Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver

fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el

cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la

gerencia.

Control interno contable

Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver

principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad

de los datos de contabilidad.

Todo sistema de control interno debe contener las siguiente

características:
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Organización: de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad

y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional: de manera que sea de la

atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros

de las informaciones y de mantener el control.

Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones

intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de

caja o en forma de depósito en un banco comercial.

Valores en moneda de curso legal o su equivalente contenido por:

• Efectivo en caja

• Cuentas bancarias

• Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a

reducir los errores y pérdidas.


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La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

• Operaciones en el mostrador (ventas).

• Ingresos ejecutados por cobradores.

• Remesas por correos.

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas

en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:

• Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se

facilite el cuadre diario de estos ingresos.

• La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no

pertenezca al área de caja.

• Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.

• El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo

una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:

• Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o

documentos al cobro.

• Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con

la relación antes mencionada.


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• Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola

persona o preferiblemente por el departamento de cobros y

créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona

de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se

mandará posteriormente al departamento de contabilidad.

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

• Caja chica

• Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos

menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario

recibido por diferentes conceptos.

Entre las medidas de control interno del efectivo están:

• Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

• Que estos volantes estén enumerados.


34

• Manejados por una sola persona.

• Deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del

efectivo depositado en caja, por lo menos una vez al mes.

• Los faltantes y sobrantes detectados, deben expedientarse y

registrarse inmediatamente, y siempre que sea posible,

recuperar los recursos, mediante la devolución del faltante por

el culpable.

• Debe establecerse un sistema de control simple, para controlar

los sellos en poder del cajero, que se consideran efectivo.

• Todo vale de pagos menores y de recibos de ingresos, debe estar

firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo,

respectivamente.

• Los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos,

deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el

área económica.

• Los vales de caja para pagos menores, por servicios efectuados

por particulares, deben incluir el número de la licencia de

inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia.


35

• El efectivo cobrado deberá depositarse, diariamente, en la

agencia bancaria en que se operen las cuentas por la

organización.

Efectivo en banco.

• Deben conciliarse las operaciones de las cuentas contables de

efectivo en banco, diariamente contra los estados de cuenta

remitidos por la agencia bancaria, dejando evidencia de dicha

conciliación, al final de cada mes.

• Las personas encargadas de emitir y firmar los cheques, no

deben ser las mismas que se encarguen de la conciliación del

efectivo depositado en banco.

• Deben conciliarse las operaciones de todas las cuentas

bancarias.

• Los cajeros no deben tener en su poder las chequeras en blanco.

• La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros

operacionales, para esto fue creada la caja chica.

• Depositar el dinero de la caja general.

• Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.


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• La apertura de cuentas bancarias habrá de ser autorizada por el

consejo de administración.

• Emplear firmas mancomunadas, a menos que una persona

autorice la emisión del cheque y otra referente a la autorización

y estas personas no estén relacionadas ni tengan relación entre

sí.

• No firmar cheques por anticipado en ninguna circunstancia;

aunque se puedan verificar los cheques posteriormente, puede

ser demasiado tarde.

• Las conciliaciones bancarias deben elaborarse periódicamente

(cuando menos una vez al mes), con esto se puede detectar

cualquier irregularidad esencial para el control interno.

Control Interno de los cuentas por cobrar

Entre las medidas de control interno de las cuentas por cobrar

están las siguientes:


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• El total de las cuentas individuales debe ser conciliado

periódicamente con la cuenta control en el mayor general, con

el objetivo de verificar la conexión aritmética.

• La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente

por un empleado; esta labor es independiente de las funciones

relativas a cuentas por cobrar o a la recepción de efectivo.

• Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a

todos los deudores, con el objetivo de capacitar al deudor para

reportar discrepancias. Las excepciones en el envió de estados

de cuentas permite usar estas cuentas para esconder

sustracciones.

• Los estados de cuentas deben ser cotejados independientemente

con el auxiliar y enviados por correo sin que la persona que

lleva el auxiliar o el cajero tengan acceso a ellos; esto permite

asegurarse de que el estado de cuenta coincida con la cuenta y

que no sea interceptado por aquéllos que están en los puestos

que les permite sustraer efectivo o esconder la sustracción del

mismo.
38

• Otro funcionario, a parte del cajero, encargado de crédito o

empleado responsable del auxiliar de cuentas por cobrar, debe

encargarse de aclarar todos los partidos sujetos a controversia y

confirmar saldos ocasionales; con el objetivo de disminuir las

posibilidades de sustracción por parte del cajero, encargado de

crédito o empleado responsable del auxiliar de cuentas por

cobrar, al cerciorarse de que todas las cuentas, especialmente

aquéllas no conciliadas, reciban atención independiente.

• Las notas de crédito deben estar numeradas progresivamente,

controladas totalmente y autorizadas por una persona

responsable que no tenga acceso al efectivo.

• Las labores del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar

deben ser independientes de todas las funciones de efectivo,

verificación de las facturas y notas de crédito, verificación de

los totales de ventas y otros créditos, pases a cuentas de control

y autorización de bajar cuentas de cobros dudosos; con el

objetivo de separar las funciones de registros de cuentas por

cobrar respecto de las de caja, preparar fuentes de

contabilización y control de totales y de bajos y ajustes que

reducen la ocultación de sustracciones de efectivo.


39

• Si hay más de un empleado encargado del auxiliar de cuentas

por cobrar, cambiarlo de sección de responsabilidad de cuando

en cuando, con el objetivo de que la rotación de la

responsabilidad proporcione la verificación de un empleado a

otro.

• El funcionario responsable de la cobranza no debe estar

relacionado con los encargados del auxiliar de cuentas por

cobrar.

• Esto es con el objetivo de que el funcionario sirva como control

del trabajo del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar y

del cajero.

• Emplear controles aplicables a casos especiales, con el objetivo

de que cuando cualquiera de los controles anteriores sea

inaplicable, se deben buscar métodos sustitutivos, de acuerdo

con las características de la empresa. En algunos casos se

necesitará de controles suplementarios, lo cual depende de la

naturaleza e importancia de las transacciones, en relación con la

responsabilidad, competencia y confianza del personal que las

maneje.
40

Control Interno de los Inventarios

El control interno de los inventarios se inicia con el

establecimiento de un departamento de compras, que deberá

gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de

compras.

Existen varios métodos para llevar el manejo y control de

inventarios, los cuales son:

• PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir).

• UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir).

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio

de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las

mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es

la primera en venderse o salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las

últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden

o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:

• Hacer conteos físicos periódicamente.

• Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.


41

• Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas,

de manera que se eviten los robos, bajo la supervisión de un

custodio.

• Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones

autorizadas.

• Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

• Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros

contables.

• Todas las compras deben ser recibidas por el departamento de

recepción, independientemente de los departamentos de

compras, almacenes y cuentas por pagar.

• Tomar precauciones adecuadas para asegurar que, cuando

menos, se elaboren cuatro copias de las facturas de materiales

recibidos, y que se distribuyan a los departamentos de: almacén

de producción, cuentas por pagar, departamento de compras y

departamento de recepción.

• Preparar periódicamente reportes sobre existencias que sean de

movimiento lento, obsoletos, fuera de lo mínimo y lo máximo, y

dañados.
42

• Supervisar los siguientes artículos, bajo el control de

contabilidad: artículos en consignación, materiales en poder de

proveedores o subcontratistas, materiales o mercancías en

bodegas foráneas y mercancías embarcadas en prestamos o

sujeta a aprobación.

Control Interno de cuentas por pagar

Entre las medidas de control interno aplicables a las cuentas por

pagar tenemos:

• Que haya un adecuado sistema de autorización para la creación

de los pasivos.

• Que todos los pasivos sobre los que se determine su corrección,

sea registrado.

• Que existe la autorización apropiada para la liquidación de los

pasivos.

• Los asuntos que se contabilicen en los registros de cuentas por

pagar, deberán estar debidamente aparados por un sistema de

control interno, relacionado con requisiciones, compras,

recepción, aprobación de las órdenes de compras, de las facturas

y aprobación para su pago.


43

• Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los

documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe


cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia
del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha,
numero e importe.

Control Interno del capital

Entre las medidas de control interno aplicables al capital tenemos:

• Personal independiente debe llevar los registros de acciones o

títulos, con el objetivo de robustecer el control al segregar las

transacciones de la empresa con los accionistas respecto de las

operaciones normales.

• Es estrictamente prohibido firmar certificados en blanco.

• Cancelar adecuadamente los certificados cambiados por

acciones.

• Conciliar periódicamente el registro de acciones con las actas

de asambleas; con el objetivo de cerciorarse de que existe el

registro adecuado en los libros.


44

• Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria

especial, con el objetivo de facilitar la conciliación y de servir

como memorandum de cheques de dividendos no cobrados.

Los formularios.

Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar

información en las diferentes áreas de una empresa . Constituyen

un elemento que siempre y cuando esté autorizado podrá servir

como comprobante para garantizar una operación.

Son modelos que se utilizan para capturar información para el

registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad.

La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los

negocios.
45

Los formularios son muy importantes para llevar el control y el

buen funcionamiento de todas las informaciones que en ellos se

plasman en la empresa.

Flujograma

Técnica de documentación grafica. Sirven para tener una

apreciación visual acerca del funcionamiento de un procedimiento

general.

Recibo de Ingreso

Este documento es utilizado en la recepción de efectivo, ya sea por

pago de factura o por venta al contado.

Este documento debe ser llenado por el cajero, contiene lo

siguiente: número, fecha, nombre de quien recibe el efectivo, la

cantidad en número y letra, el concepto por el cual recibe el

efectivo, el nombre del cajero que recibe el dinero.

Factura

Este formulario se utiliza como medida de control, es preparado al

realizar una venta ya sea a crédito o al contado, tiene lo siguiente:

número de factura, fecha, número de orden de compra, código del


46

artículo, cantidad, descripción, precio total, firma del cliente y

autorización de factura.

Requisición de compras.

Este documento es solicitado por el departamento que solicita los

materiales debiendo estar debidamente autorizado para que el

encargado de compra pueda emitir la orden de compra.

Orden de compras.

Una orden de compras se genera después de agotado los recursos y

no exista lo solicitado en el departamento correspondiente

(Almacén). Después de una aprobación por el funcionario

indicado, el departamento de compras coloca el pedido al

proveedor de acuerdo referente a calidad, precio, cantidad,

empaque y embarque.

El número de copia de esta orden de compra habrá de depender de

la organización interna de operación de una compañía.

La original se envía al proveedor, retenido al departamento de

compras, una copia al departamento de contabilidad, una al

departamento de recepción, una copia al departamento solicitante y

una ultima al departamento de archivo.


47

El desembolso de caja

Es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para

realizar pagos por distintos conceptos.

Comprobante de caja chica.

Es un documento pre-numerado por medio del cual se controlan los

pagos que se utilizan con fondo de caja chica, contiene: Valor en

RD$, número de comprobante, fecha, concepto, cargo a la cuenta,

nombre de la persona que lo recibe y la debida autorización.

Entrada de mercancía

Es un documento con el cual se da ingreso a las mercancías para

almacén. Esto debe ir acompañado de la factura del proveedor,

copia de la requisición de compras y de la orden de compras.

Nómina de pago.

Es una lista de los empleados de la compañía que han sido

contratados para prestar un servicio a cambio de un salario, este

contiene las siguientes características: nombre y apellidos, fecha

del periodo de pago, ocupación que desempeña, total ganado, total


48

de deducciones a pagos, firma de quien lo prepara y de quien

autoriza el pago.

Conduce.

Es el documento de transito de la mercancía en el cual se detallan

los siguientes aspectos:

•Quien retiró la mercancía de almacén.

•Quien la entrego al cliente

•Quien va a recibir por parte del cliente

•Especificar fecha y hora de entrega

•Descripción de la mercancía

•Precio y cantidad.

Solicitud de cheque.

Permite solicitar cheque a una gerencia y el beneficiario puede

retirarlo en la sucursal seleccionada en dicha solicitud. El sistema

le presenta la comisión a cobrar antes de que usted acepte ó

rechace el envío al banco de dicha solicitud.


49

Cheque

Es un documento u orden de pago para que una persona retire la

cantidad asignada de los fondos asignados que el firmante del

cheque tiene en una cuenta bancaria.

Facturas a consumidores finales


Son los comprobantes tributarios que acreditan la transferencia de

bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios a

consumidores finales, los cuales no representan valor de crédito

fiscal.

Notas de Débito
Son los documentos tributarios que emiten los vendedores de

bienes y/o prestadores de servicios para recuperar costos y gastos,

tales como intereses por mora, fletes u otros, incurridos por el

vendedor con posterioridad a la emisión de comprobantes fiscales.

Sólo podrán ser emitidas al mismo adquiriente o usuario.

Notas de Crédito
Son documentos que emiten los vendedores de bienes y/o

prestadores de servicios por modificaciones posteriores en las

condiciones de venta originalmente pactadas, es decir, para anular


50

operaciones, efectuar devoluciones, conceder descuentos y

bonificaciones, subsanar errores o casos similares.

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que

figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de

determinar el origen de las diferencias.

La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las

anotaciones contables y las constancias que surgen de los

resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico

ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la

empresa y el banco. La conciliación bancaria no es un registro

contable, es una herramienta de control.

Entrada de Diario.

Es un comprobante que está alimentado por los diferentes diarios

auxiliares o especiales, pasando este finalmente al diario general.

La requisición de materiales

Es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer

un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por


51

el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la

institución.

La Nómina

Es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación

de su salario .

Registros de proveedores informales.

Se usa para el registro de costos, gastos y créditos de ITBIS de

proveedores no registrados o informales, por parte del

contribuyente que los va a hacer valer por ante de la DGII.

Registro de Gastos Menores.

Registro de gastos diversos realizados fuera del domicilio de la

empresa, para cubrir gastos incurridos en el mercado informal por

personal autorizado del contribuyente.

RESUMEN DE INGRESO
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RESUMEN DE INGRESO

Fecha Recibo No. Detalle Cargo Valor Abonos

TOTALES

PREPARADO POR REVISADO POR

FACTURA CON VALOR FISCAL


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NCF. A050010010100001029
FACTURA CON VALOR FISCAL

CANTIDAD ARTICULOS PRECIO UNI. TOTAL

TOTAL RD$

DESPACHADO POR RECIBIDO POR

FACTURA
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FACTURA
No.720

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RNC:1-3015241-1

fecha

Cliente:
Direccion:
Placa No: Ficha:
Condiciones

CANT. ARTICULOS PRECIO GALON


UNITARIO VALOR TOTAL

TOTAL RD$

RECIBIDO CONFORME

ORDEN DE COMPRAS
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1-05-08494-5

ORDEN DE COMPRAS

NOMBRE DIA MES AÑO

DIRECCION

PARA ENTREGAR CONDICIONES

A:

SIRVASE A DESPACHAR CON CARGO A NUESTRA CUENTA LOS SIGUIENTES EFECTOS.

CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNIT. ITEBIS TOTAL

NOTA:
Solo despachar con sello y firma autorizada.

PREPARADO : APROBADO FECHA

SOLICITUD DE CAJA CHICA


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SOLICITUD DE CAJA CHICA

FECHA

Departamento
Favor Entregar A:
La Suma de:
RD$
Por Concepto de:

Cargo a Cuenta

SOLICITADO POR AUTORIZADO POR

RECIBO
57

RECIBO No.
Fecha

Recibí de

La suma de

En efectivo En Cheque Banco

Por concepto de

Entregado por Recibido por

SALIDA DE ALMACEN
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No. 1420

REQUISICION DE ALMACEN

Departamento Fecha:

Sirvase despachar los artículos más abajo detallados:

ITEM DESCRIPCION CODIGO VALOR TOTAL


UNITARIO

OBSERVACIONES
Esta solicitud es buena y valida solo con las firmas del Gerente y Director del área que solicita.

Solicitado por: Autorizado por:

Despachado por: Fecha:

Recibido por: Fecha:

ENTRADA DE ALMACEN
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ENTRADA DE ALMACEN
No. 1324

Proveedor:______________________________________Fecha:____________________

Conduce/Factura No._____________________________O/C No:___________________

ITEM DESCRIPCION CANT. CANT. PENDIENTE


DE ARTICULOS SOLICITADA RECIBIDA ENTREGA

OBSERVACIONES

Firma y saldo de Recibo Revisado por

CONTROL DE INVENTARIO
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Entrada No.
Folio No.

CONTROL
ENTRADA
DE DE
INVENTARIO
DIARIO

Art. No.
Artículo

Máximo Minimo Unidad

FECHA Detalle
REFERENCIA ENTRADA SALIDA Balance
CR

Preparado por Revisado por Aprobado por

CONDUCE
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Conduce No. 150


Señor (es): Su orden:

Dirección Fecha:

Consignado A: Vehículo:

Fecha Conductor:

Cantidad:

Hemos enviados en perfectas condiciones:

Hemos Recibido esta mercancía Introduccciones especiales:


En perfectas condiciones:

Cliente Conductor

Cédula

Las mercancias viajan por cuenta y riesgo del comprador por lo que no aceptamos
reclamaciones después de las 48 horas.

SOLICITUD DE CHEQUE
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Solicitud de cheque

Beneficiario RD$

Banco: Motivo

Fecha:

Cargo a Concepto DR CR

Solicitado por Aprobado por


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CHEQUE

Colegio Parroquial 1-1801


San Felipe Apóstol NO. 008257 23-24

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Fecha

PAGUESE A LA ORDEN DE: RD$

Pesos
Moneda de curso legal

Banco Popular de la República Dominicana

Firma

Este cheque puede se cambiado en cualquiera de nuestra oficinas

"'0000296'' ''' 118010700''' 744''''06430'''4'''

NOTA DE DEBITO
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COMPROBANTE FISCAL NCF


NOTA DE DEBITO

FECHA DE EMISION

NOMBRE O RAZON SOCIAL CONTRIBUYENTE

RNC CONTRIBUYENTE
Tel.
DIRECCION CONTRIBUYENTE Tel.

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE

RNC DEL CLIENTE

DESCRIPCION PRECIO UNITARIO ITBIS TOTAL

NCF AFECTADO Fecha Total exento

Total Gravado

Itbis

Recibida por Autorizada por

NOTA DE CREDITO
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NCF

NOTA DE CREDITO

NOMBRE O RAZON SOCIAL CONTRIBUYENTE

RNC CONTRIBUYENTE Tel.

DIRECCION CONTRIBUYENTE Tel.

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE

RNC DEL CLIENTE

CODIGO CANT. MEDIDA DESCRIPCION PRECIO UNIT IMPORTE SIN ITBIS ITBIS TOTAL

NCF AFECTADO Fecha Total exento

Total Gravado

Itbis

Recibida por Autorizada por


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ENTRADA DE DIARIO

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Fecha

ENTRADA DE DIARIO

CTA. No. DETALLE


Detalle AUX DR CR

PREPARADO POR: REVISADO POR:

REGISTRO DE GASTOS MENORES


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REGISTRO DE GASTOS MENORES NCF

FECHA DE EMISION

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CONTRIBUYENTE

RNC CONTRIBUYENTE
Tel.
DIRECCION CONTRIBUYENTE Tel.

CUENTA No. DESCRIPCION IMPORTE

TOTAL DEL DIA

NOMINA DE PAGO
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NOMINA DE PAGO

PERIODO DEL DEL

NOMBRE SUELDO HORAS SEGURO TOTAL NETO A FIRMA DEL


EMPLEADO CEDULA BRUTO EXTRAS SOCIAL ISR DESCUENTO PAGAR EMPLEADO

ORIGINAL : ARCHIVO
DUPLICADO: DPTO DE CONTABILIDAD

PREPARADO POR APROBADO POR REVISADO POR

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS


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Entrada No.
Folio No.

CONTROL ACTIVO FIJO

Nombre Dep. Anual Activo N.


Dep. Mensual RD$
Dep. Diario

Fecha de Costo de Vida Porciento Depreciacion Depreciacion Depreciacion Valor


Adquisicion Adquisicion Estimada Anual anterior Ejercicio Acumulada Libros

Valor Residual Fecha de Retiro o Venta E. Diario No.

Vendido Ganancia o pérdida Fecha


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FLUJOGRAMA DE LOS FORMULARIOS

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FLUJOGRAMA DE FORMULARIOS

FORMULARIOS ORIGINAL 1ra. COPIA 2da. COPIA


Nota de débito Cliente Contabilidad Archivo
Orden de Compras Suplidor Contabilidad Archivo
Recibo de caja chica Contabilidad Archivo
Facturas de Ventas Cliente Contabilidad Archivo
Nota de crédito Cliente Contabilidad Archivo
Solicitud de cheques Anexo Cheque Contabilidad Archivo
Cheques Beneficiario Contabilidad Archivo
Entrada de Almacen Contabilidad Archivo
Conduce Cliente Contabilidad
Entrada de diario Contabilidad Cliente
Comprobante de nómina Contabilidad Empleado
Reposicion de caja chica Contabilidad Resp. de caja Archivo
Recibos de ingresos Cliente
Control de Activo Fijo Contabilidad
Control de inventario Contabilidad Archivo
Resumen de Ingreso Contabilidad Archivo
Conciliacion Bancaria Contabilidad Archivo
Nómina de pago Contabilidad Archivo

Estados Financieros
71

Son los documentos que muestran la situación financiera a que ha

llegado la empresa, como consecuencia de las operaciones

normales que ésta realiza.

Los principales estados financieros son:

Balance General o Estado de Situación:

Tiene como finalidad presentar la posición financiera del negocio

a una fecha determinada, preparado de acuerdo con la contabilidad

y documentación respectiva, que incluye el activo, el pasivo y el

capital contable.

La posición financiera se muestra enumerando los activos, pasivos

y la participación que tienen los accionistas y el dueño del negocio

a una fecha determinada.

También podemos decir que es un documento contable que

presenta la situación financiera de un negocio a una fecha

determinada.

Características:

1.- El orden va de acuerdo con la facilidad de convertir el dinero en efectivo


para cada empresa.
72

2.- La información no es estática ya que puede cambiar en cualquier momento.

3.- El saldo de las cuentas se puede representar en diferentes columnas según


la empresa.

4.- El balance puede traer notas al pie de la página explicando o aclarando las
cuentas.

5.- También se puede anotar cuantas fuente, complementarias y de orden


según el tipo de sociedad.

Estado de Resultado:

También es llamado Estado de Ganancias y/o Pérdidas. Este nos

presenta los ingresos recibidos por la empresa y los costos y gasto

en que incurrió la misma a una fecha determinada.

El Estado de Resultado es también uno de los estados principales de la


Contabilidad. Es el estado mediante el cual se presenta el volumen total de
todos los Ingresos y Gastos incurridos por la entidad durante el periodo que
abarca el mismo con el objetivo de poder conocer si la entidad ha obtenido
Beneficio o Pérdida por la gestión realizada. Nos encontramos pues ante un
estado contable dinámico.

Para su elaboración las cuentas que en él intervienen se van clasificando de


forma tal que se va observando de forma escalonada y lógica como se va
determinando los diferentes Resultados o Beneficios hasta llegar al Beneficio
o Utilidad del Periodo como expresión máxima del resultado obtenido por la
73

gestión y explotación del ciclo de producción o servicio de la empresa. De


igual forma se procederá en el caso de que el resultado sea Pérdida.
En si el Estado de Resultado es el método contable de determinación del
Beneficio o Pérdida como una adecuada ordenación de su proceso formativo.
Para ello el punto de partida de este estado son las Ventas o Ingresos como
forma en que se materializa el fruto final del producto o servicio razón de ser
de la empresa. Como es lógico para la obtención de este producto o servicio la
empresa ha tenido que incurrir en determinados gastos que en la terminología
contable recibe el nombre de Costo de Venta.

Estado de Flujo de Efectivo.

El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados

financieros básicos que deben preparar las empresas para cumplir

con la normatividad y reglamentos institucionales de cada país.

Este provee información importante para los administradores del

negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la

salida de recursos en un momento determinado, como también un

análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las

actividades financieras, operacionales, administrativas y

comerciales.

El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que

muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de

operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su


74

implementación el cambio de las diferentes partidas del Balance

General que inciden el efectivo.

Este a su vez tiene como objetivo presentar información pertinente

y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un

ente económico durante un periodo para que los usuarios de los

estados financieros tengan elementos adicionales para examinar la

capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo,

para evaluar la capacidad, para cumplir con sus obligaciones,

determinar el financiamiento interno y externo, analizar los

cambios presentados en el efectivo, y establecer las diferencias

entre la utilidad neta y los recaudos y desembolsos.

Mayor auxiliar

El grupo de cuentas distintas a las que aparecen en el libro mayor

general, que sirve para detallar el saldo de la cuenta control que

aparece en el mayor general.

Mayor General

El mayor que contiene las cuentas que aparecen en los estados

financieros del negocio.


75

En el colegio Parroquial San Felipe, utilizan libro diario, libro de

Mayor, balances y auxiliares así como el libro de inventario que se

lleva para el control y buen funcionamiento de la misma.

BALANCE GENERAL
(Valor en RD$)

ACTIVOS
Activos Corrientes:
Caja Chica xxxxx
Banco Popular xxxxx
Banco de Reservas xxxxx
Dep., Acumulada xxxxx
Inventarios xxxxx
Total activos corrientes xxxxx

Activos Fijos
Terrenos xxxxx
Edificios xxxxx
Maquinaria y equipos xxxxx
Equipos de transporte xxxxx
76

Muebles y equipos de oficina xxxxx

Pasivos
Préstamos a corto plazo xxxxx
Cuentas por pagar a proveedores xxxxx
Retenciones por pagar xxxxx
Total pasivos xxxxx

Capital
Acciones comunes xxxxx
Utilidades retenidas xxxxx
Utilidades del periodo xxxxx
Total capital xxxxx
Total general xxxxx

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Entradas de Efectivo

Cobros en efectivo de los clientes xxxxx

Salidas de Efectivo

Pago a los proveedores xxxxx


77

Pago a empleados xxxxx

Pago por intereses xxxxx

Pago de impuestos xxxxx

Total salida de efectivo xxxxx

Efectivo generado por las actividades de RD$xxxxx


operación

Flujo de efectivo generado por las actividades de inversión


Entrada de efectivo
Venta de activos xxxxx
Salida de efectivo
78

Adquisiciones de activos fijos xxxxx


Efectivo neto
Utilizado por las actividades de inversión RD$ xxxxx

Flujo de efectivo generado por las actividades financieras


Entrada de efectivo
Emisión de una deuda a largo plazo (préstamo) xxxxx
Emisión de acciones comunes xxxxx
Total entrada de efectivo xxxxx

Salida de efectivo
Dividendos pagados (xxxxx)

.
Efectivo neto generado por las actividades financieras xxxxx

Reducción neta de efectivo RD$(xxxxx)


Efectivo al 31 de diciembre de 2003 RD$(xxxxx)
Efectivo al 31 de diciembre de 2004 RD$(xxxxx)
79

ESTADO DE RESULTADO
(Valor en RD$)

Ingresos
Ingresos por servicios xxxxx
Otros ingresos xxxxx
Total de Ingresos xxxxx

Menos

Egresos
Costo de artículos vendidos xxxxx
Gastos operacionales xxxxx
Gastos administrativos xxxxx
Total de gastos xxxxx
Ganancia y/o pérdidas xxxxx
80

SOFWARE CONTABLE Y RECOMENDACIONES

En el Colegio Parroquial San Felipe, tiene un programa

establecido basado en el lenguaje FoxPro.

FoxPro o FoxBASE Professional es un lenguaje de programación orientado a


procedimientos, a la vez que un Sistema Gestor de Bases de datos para los
sistemas operativos MS-DOS, MS Windows, Mac OS y UNIX.

Aunque FoxPro es un DBMS y como tal soporta relaciones entre las tablas, no
se le considera como un Sistema administrador de bases de datos por no
soportar las transacciones.

FoxPro en una evolución de FoxBASE, uno de los lenguajes xBase que


surgieron como mejoras del dBase de Ashton-Tate, con el que comparten la
base sintáctica y la gestión del formato DBF de fichero de base de datos, pero
que difieren en la gestión de los campos MEMO y los archivos de índices.

En realidad el sistema implementado se está basando en una

implementación pequeña, sin diversidades y / o varias opciones

que le permitan a la empresa tener mejores condiciones en cuanto

al manejo mecanizado de sus datos, es por lo que estamos

recomendando un sistema especialmente para el uso y manejo de

las operaciones, es decir una programación realmente basada en


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datos que compaginan y vallan a acorde con las gestiones que se

realizan en un Colegio.

Sistema SchoolTrack

SchoolTrack es un avanzado sistema de gestión académica, el cual

permite reducir el tiempo de procesos administrativos rutinarios

como transcribir calificaciones a libros de clases, calcular

promedios, copiar notas a las libretas de cada alumno, imprimir

libretas de calificaciones, generar automáticamente los informes

para el Ministerio de Educación y muchas cosas más.

Además cuenta con herramientas de análisis, que permiten diseñar

y generar diversos informes estadísticos, como un apoyo para

detectar problemas a tiempo y tomar buenas decisiones en forma

oportuna.

SchoolTrack, fue desarrollado por profesionales con experiencia

en el área de educación, y funciona ininterrumpidamente desde

hace más de 15 años en distintos colegios, lo que lo convierte en

uno de los sistemas más confiables y probado en la realidad de la

educación latinoamericana.
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Integración

SchoolTrack asume la mayor parte de las necesidades de gestión

de información relativas a los alumnos: datos personales,

observaciones, entrevistas, conducta, asistencia, enfermería,

orientación, religión, actividades extraprogramáticas o lúdicas,

datos y composición de las familias, historia del alumno, etc.

SchoolTrack está plenamente integrado con los módulos de

Cuentas Corrientes, Bibliotecas, Admisiones y Transportes por lo

que elimina toda duplicidad de información.

Facilidad de Uso

Su moderna interfaz gráfica permite a usuarios con escaso

conocimiento del funcionamiento de las computadoras tener

rápidamente el dominio necesario del programa para efectuar las

acciones necesarias para mejorar la gestión académica del colegio.

Además, cuando es necesario diseñar informes complejos o crear

fórmulas de búsquedas con múltiples condiciones, Usted puede

fácilmente crearlos y modificarlos sin necesidad de ayuda externa,

y podrá guardar esos modelos y utilizarlos cada vez que los

necesite de nuevo sin necesidad de diseñarlos nuevamente.

Campos Propios
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Cada colegio puede definir sus propios campos para los alumnos,

profesores, familias y padres de familia. De esta manera se puede

ingresar y manejar información de su interés y que el sistema no

maneja de manera estándar sin necesidad de intervención externa

Terminología

El colegio puede usar en muchos campos sus propias listas de

valores, de manera muy sencilla, permitiendo adaptar ciertas

partes del sistema a la cultura del colegio.

Informes

Un avanzado editor de informes permite al colegio definir sus

propios informes cuando quiera, utilizando ordenamientos, cortes

de control, funciones estadísticas, columnas calculadas, etc.

Estilos y Modos de Evaluación

La extrema flexibilidad de SchoolTrack permite a cada colegio

configurar prácticamente cualquier estilo de evaluación para cada

una de sus asignaturas.

Economías de Tiempo
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Los cálculos automáticos, los informes prediseñados, la

información centralizada, la generación automática de informes

oficiales, son algunas de las ventajas de SchoolTrack que redundan

en una importante economía de tiempo para los profesores y

directivos de los colegios.

Seguridad

SchoolTrack posee un poderoso y eficiente sistema de control de

acceso a la información que permite en todo momento manejar el

control de acceso a la mayor parte de la información y a su vez

efectúa automáticamente un registro de los cambios que ha hecho

cada usuario en los principales registros de datos.

Generación Automática de Informes al Ministerio

SchoolTrack cuenta con un poderoso asistente que permite generar

automáticamente los archivos exigidos por el Ministerio de

Educación. El sistema tiene incorporado un asistente que hace una

revisión completa de su base de datos y detecta en forma

automática si existe algún error o inconsistencia en ella antes de

generar los documentos oficiales.


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Detección de Problemas a Tiempo

Con SchoolTrack se detectan los problemas a tiempo. Todos los

informes del sistema pueden ser emitidos en cualquier momento

sin necesidad de esperar al cierre de período.

Base de Datos Exportable y compatible con otras aplicaciones

SchoolTrack permite exportar a planillas de cálculo o archivos

planos la información contenida en la base de datos de manera

muy simple permitiendo utilizar la información almacenada en la

base de datos del colegio en otras aplicaciones.

Compatibilidad

Los sistemas de Colegium funcionan tanto en Windows como en

Macintosh
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Requerimientos

Software

El sistema SchoolTrack es una aplicación construida para ejecutar

en plataformas Windows de 32 bits y Macintosh, por lo que

requiere para su funcionamiento el sistema operativo Microsoft

Windows 95, 98, Millennium, NT, 2000 o xp. Adicionalmente, para

aprovechar la funcionalidad de exportación de las consultas a

planillas de cálculo, se recomienda la utilización de Microsoft

Excel.

Hardware

Los requerimientos de hardware mínimos para la instalación,

configuración y ejecución del sistema en un colegio son los

siguientes:

• Equipo tipo PC con procesador Pentium de 166 MHz

(recomendado 266MHz o superior).

• Resolución de video SVGA a 800x600 píxeles (recomendado).

• Dispositivo apuntador tipo ratón o similar.

• 164 de memoria RAM.


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• 50 MB de espacio libre en disco + 1 MB por mes (recomendado

50 MB de espacio libre + 5 MB por mes).

• Módem (opcional, para la transmisión automática de

información).

• Dos puertos seriales libres (opcionales, para el empleo del

controlador de dispensarios e impresión de tickets).

Se recomienda una red LAN para este nuevo sistema ya que esta es

una red de área local, para computadoras personales y para un área

geográfica más limitada, y se compone de servidores, estaciones

de trabajo, sistemas operativos de redes y un enlace encargado de

distribuir las comunicaciones.

También se recomienda un servidor tipo 1, con un mínimo de 2

procesadores Intel Xeon con una velocidad igual o superior a 3.4

GHz / 2MB con bus de sistema a 800 MHZ.


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Conclusión

Una vez finalizado el presente trabajo, queda una satisfacción para

los estudiantes que desconocemos la importancia de la

implementación de un sistema y procedimientos contables, ya que

la lectura de textos para la elaboración del presente trabajo nos

pone en contacto directo con la materia que estudiamos.

Aparte de los nuevos conocimientos adquiridos que quedan

plasmados en el presente trabajo, quedemos concluir diciendo que

tan satisfechas nos sentimos al haber realizado esta investigación,

porque para nosotras es un refuerzo a los conocimientos que ya

poseemos en esta materia, así con las investigaciones sobre el

sistema, ya expresado anteriormente en este trabajo, esperando

que sea de su agrado y satisfacción.


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Recomendaciones

• Preparar una infraestructura adecuada para los discapacitados.


• Incentivar a los padres de familia para que asistan a conocer

el avance académico y disciplinario de sus hijos e hijas.

• Que se Implanten métodos nuevos para capacitar mejor al

personal que educan y dan informaciones a los jóvenes.


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• Orientar a los jóvenes sobre la drogadicción y las enfermedades

de transmisión sexuales.

• Para el personal del colegio, tener siempre los extintores en

buen estado, preferiblemente tipo ABC, y ubicados puntos

estratégicos del Colegio.