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MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2009/EE

I.

INTRODUCCIN: La Empresa Evidencias Exitosas S.A.C. Sociedad Auditora, durante el proceso de Auditoria Operativa a las distintas facultades de la Universidad Nacional del Per-Periodo 2008, ha efectuado el estudio y evaluacin del Sistema de Control Interno implantado por la el titular de la entidad y los rganos de gobierno en la Facultad de Economa, a fin de salvaguardar el uso razonable de los recursos de la entidad en funcin a los objetivos y polticas Institucionales; determinndose como resultado, la existencia de algunas debilidades de Control Interno que se mencionan a continuacin:

II.

OBSERVACIONES: 1. EL CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS DOCENTES Y ESTUDIANTES EN EL TURNO TARDE ES DEFICIENTE. En los diferentes monitoreos efectuados por la Comisin de Auditora, se observo que no existe el registro del control de la Asistencia de los Docentes de la Facultad de Economa ya que la facultad trabajan de 8:00 hrs a 13:00 hrs, y los Semestre de Noveno y Decimo reciben sus clases de 16:00 hrs a 20:30 Hrs, y el Jefe de Departamento Acadmico cumple con su funcin de 8:00 hrs a 13:00 hrs no habiendo ningn encargado para el control del turno tarde, pues se verifico que en la tarde el Departamento Acadmico permanece con las puertas cerradas.

No pudiendo el docente registrar su asistencia en ningn tipo de documento ni ser controlado si asisti a cumplir con sus labores acadmicas o no. Asimismo los docentes no realizan el debido control de los estudiantes ya que deja que los propios alumnos se anoten en una hoja, donde cada estudiante consigna sus nombres y apellidos, y su rbrica, pudiendo entre compaeros consignar los nombres de compaeros que no han asistido, ya que el docente no hace el conteo de los alumnos presentes.

RECOMENDACIN El Decano de la Facultad de Economa deber disponer al Departamento Acadmico a fin de que en coordinacin con el Jefe de Departamento Acadmico nombre un responsable del control del registro de la Asistencia de los docentes. Asimismo coordinar con los docentes para que verifiquen la asistencia de los alumnos llamndolos uno por uno, o que haga el conteo de los alumnos que asistieron verificando el registro que los alumnos hicieron.

2. LOS EQUIPOS DE COMPUTO Y MULTIMEDIA CARECEN DE MANTENIMIENTO. Se observo que las nueve aulas de la Facultad de Economa cuentan con equipos multimedia y en tres de ellos existe televisores plasma, los cuales no existe una persona que se

encargue del control de los equipos, verificando su condicin, como tambin la prevencin deteccin y eliminacin de virus informticos y la proteccin fsica de estos equipos. De igual no existe un mantenimiento preventivo de los equipos, y slo se efecta el control de los equipos a travs del Inventario anual realizado por la Oficina de bienes Patrimoniales de la Universidad, para verificar la existencia de estos equipos y no para verificar el estado en el que se encuentra. Adems de ello nicamente se informa del estado de estos cuando ya estn en desuso o ya no pueden ser utilizados porque se daaron.

RECOMENDACIN: El Decano de la facultad de Economa deber disponer al Departamento acadmico a fin de que en coordinacin con cada delegado de cada semestre elabore un informe mensual sobre las condiciones en las que se hallan los equipos de cmputo y multimedia, igualmente deber solicitar un tcnico de la Oficina de Informtica de la Universidad para que realice el mantenimiento preventivo de los equipos de por lo menos una vez al mes.

3. LA

ENTREGA

DE

LAS

PREACTAS

ACTAS

DE

EVALUACIN SE REALIZAN FUERA DE PLAZO.

De acuerdo al cuestionario de control interno efectuado a la oficina de asuntos acadmicos, se pudo verificar que el docente

entrega las pre actas y actas despus de catorce das, es decir fuera de plazo ya que en el reglamento acadmico general establece que los docentes entregarn bajo responsabilidad, a la comisin de Asuntos Acadmicos, en una plazo no mayor de 72 horas de haber transcurrido la evaluacin y tambin se manifiesta que se les hace recordar sobre la entrega de estos documentos acadmicos administrativos, es por ello que la publicacin de las notas de cada curso se efecta despus de las dos semanas.

RECOMENDACIN: EL decano de la facultad de Economa deber disponer que el Asistente Administrativo de la Oficina de registros Acadmicos realice un informe de los docentes que incumplan con la entrega de pre actas y actas dentro de plazo que establece el reglamento acadmico y que se cumpla con las sanciones establecidas en los artculos 193 y 194 del estatuto de la UNCP. Ya sea amonestacin, suspensin y separacin por previo proceso.

4. INCUMPLIMIENTO

DE

LOS

PLAZOS

EN

LOS

PROCEDIMIENTOS DE TITULACIN POR TESIS Se observo que para los procedimientos de inscripcin del plan de tesis respecto a la revisin del plan de tesis se da un plazo de 10 das hbiles al docente asesor, despus de este plazo el docente asesor elabora un informe favorable al responsable de la

subcomisin de asuntos grados y ttulos, lo que no se cumple en la facultad de economa, donde se les da un plazo a los asesores de 15 das hbiles, y si hay correcciones que hacer al plan de tesis se les devuelve y estos lo vuelven a presentar para que lo vuelva evaluar al asesor y se les otorga 15 das hbiles mas para su correccin y finalmente despus de casi 30 das en algunos y en otros 15 das se proceder a inscribir en el Libro de registros de plan de tesis fedateado por el secretario general de la Universidad. Luego los alumnos presentan una solicitud al decano para la designacin de revisores por mesa de partes el trmite demora en pasar a la facultad ms 5 das, seguidamente se designa a tres docentes revisores, los que emitirn un informe fundamentado en un plazo no mayor de 15 das tiles segn el reglamento acadmico general, caso que no se cumple en la facultad de Economa dan plazo hasta 1 semestre a ms para poder revisar la tesis y luego se devolver a los interesados en caso de observaciones que debern absolver en plazo de un semestre ms y recin solicitar la sustentacin de la tesis, y el alumno tiene que estar presionando para que los procedimientos se realicen en los plazos establecidos, pues no existe voluntad poltica para efectuar su trabajo con premura de los funcionarios pblicos.

RECOMENDACIN:

El decano de la Facultad de Economa disponga a la sub comisin de grados y ttulos a fin de que evalu a cada comisin de revisores de cada tesis sea evaluado en cuanto al cumplimiento de los plazos establecidos dentro del reglamento y los que no cumplan con sus funciones sern sujetos a sancin establecida por el estatuto de la Universidad, del mismo modo coordinar con los servidores pblicos para que los procedimientos sean ms agiles.

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