1.

Caja chica.

Se llama Caja menor o caja chica a una cantidad pequea de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. La forma ms comn de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisin de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sera debitar caja menor y acreditar efectivo. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sera suficiente para las necesidades de los pequeos negocios, sin embargo, negocios ms grandes tienen varios miles de pesos a discrecin como fondos para la caja menor. Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsar a los empleados y emitir un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total ms los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo. Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayora de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.

2. Creacin de caja chica.

El monto mximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dlares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, as como tambin se sealar el nombre de la persona que ser responsable de su uso, manejo, custodia y liquidacin. El fondo servir para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deber conceder prstamos a funcionarios, compaeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificacin de los gastos, se considerarn vlidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentacin de las empresas comerciales o proveedoras

de bienes y/o servicios, como son: facturas y dems documentos que justifiquen el egreso. Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuanta reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmado indicando el concepto, el monto en nmeros y letras, la cdula de ciudadana y la fecha.

Ejemplo: Para crearse el fondo fijo de caja chica; se harn los siguientes asientos de diario: a. cuando se emite el comprobante, autorizando la creacin de la caja chica. Q Caja chica 500 Comprobantes por pagar 500 b. Al emitir el cheque, para retirar el dinero del banco, para dicho fondo: Q Comprobantes por pagar 500 Banco 500 Luego, los recibos pagados por caja chica se codificaran y contabilizaran a las cuentas por cargar; para con ellos efectuar las anotaciones en el registro de comprobantes con abono a comprobantes por pagar. Posteriormente, cuando se haga el reembolso a la caja chica, se emitir un cheque, con cargo a comprobantes por pagar y abono a banco. Por ejemplo si la caja chica pago:

Por luz y telfonos 100 Por efectos de escritorio 150 Por fletes de entrega 200 450 tendremos: a. Para cargar las cuentas que dieron origen a los pagos efectuados: z

Gastos generales 100 Artculos de escritorio 150 Fletes de ventas 200 Comprobantes por pagar 450 b. Para registrar el cheque emitido, para el reembolso a caja chica: q Comprobante por pagar 450 Banco 450 3. Reposicin de caja chica.
La reposicin del fondo de Caja Chica se realizar cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deber presentar obligatoriamente el cuadro Resumen de Caja Chica, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisar la documentacin, observando que no haya documentos con fecha anterior a la ltima reposicin, ni posteriores a la solicitud de reposicin del fondo. En caso de no existir novedad, se realizar la reposicin del fondo, caso contrario se devolver a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. Ejemplo:

Por lo general, al momento de efectuar el reembolso o la reposicin de los fondos gastados en caja chica, se emite un cheque a nombre del responsable del fondo. En este caso se emite un cheque por Bs. 9.000,00 correspondiente al monto de los soportes presentados. Se debitan las cuentas de gastos y se abona al banco. Contabilizacin Db. Electricidad 3.500

Papelera 2.500 Telfono 1.500 Agua Potable 1.500 Cr. Bancos 9.000 Para registrar la reposicin de caja chica segn comprobantes anexos. 4. Arqueo de caja chica.
Estas operaciones consisten en contar las existencias de dinero en efectivos cheques, boletas de tarjetas de crditos, valores y otro valor. El arqueo deber realizar la operacin diariamente al finalizar su trabajo e informar sobre cualquier diferencia que pudiera encontrar. Ser conveniente que de vez en cuando en fechas no previstas por el cajero una persona ajena al departamento debidamente autorizada efectu arqueos con con de un los cuales se dejar de constancia interna, escrita. ser Si de la empresa cuenta departamento auditoria

su responsabilidad realizar los arqueos sorpresivos cuando los considere conveniente.

Ejemplo: a) contar todas las modenas y billetes que tenga. 10 monedas de 50 = 500 6 billetes de 100 = 600 b) anotar todos los recibos que faltan de comprobar Juan Perez debe $ 250 Rosa Martinez debe $ 300 c) facturas que faltan de reembolsar factura #12 compra de varios $ 150 factura # 235 compra de papeleria $ 130 Total arqueado $ 1,660.00

Fondo de caja chica$ 1,660.00 diferencia $ 0 5. Controles de caja chica. 1) Los fondos de caja chica debern ser utilizados solamente para pagos de poco monto. 2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.

3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidar con los comprobantes. Los volantes provisionales no podrn permanecer ms de tres das en caja. 4) Los volantes de caja chica debern ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero. 5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentacin justificativa por los pagos efectuados. 6) La documentacin justificativa de los pagos por caja chica debern cancelarse con un sello fechador con la inscripcin pagado y a la fecha del desembolso. 7) Para la reposicin del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del fondo. 8) El cheque de reposicin debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre de la custodia. 9) Los cheques de reposicin deben indicar los nmeros de los comprobantes que se reponen.

10) Est prohibido el cambio de cheques a travs del fondo de caja chica. 11) Est prohibido el pago de sueldos a travs del fondo de caja chica. 6. Libro auxiliar de banco. El uso de este libro, es por la necesidad de control sobre el movimiento en Cuentas Corrientes, por eso se dice que es un libro auxiliar, este registro permite conocer en forma detallada los ingresos y egresos que a efectuado en el mes, proporcionando informacin permanente y confiable sobre el saldo en cuenta corriente. El Banco en forma mensual remite un estado de cuenta, el cual sirve para efectuar una verificacin de los ingresos y egresos en el banco. 7. Partes de un cheque. Nmero de cuenta del emisor Nmero de cheque Fecha y lugar de emisin Cantidad a pagar (nmeros y letras) Nombre del receptor Firma del emisor 8. Faltantes / sobrantes.

Esto le indica que al cajero, al final de su jornada de trabajo, debe hacer un arqueo para verificar si el saldo de sus registros cuadran con la existencia real del efectivo, en algunas oportunidades pueden encontrar diferencia. El cajero es responsable del efectivo recibido, en consecuencia, al detectar un faltante o un sobrante deber ser reportado. Ejemplo: Diferencia en caja: para registrar el faltante existente en el arqueo de caja realizado el da XX. Al pasar del mayor general el asiento anterior, la cuenta caja

deber mostrar un saldo igual al valor de la existencia fsica encontradas en el arqueo.

Hemos cuadrado la cuenta caja, pero nos queda una cuenta transitoria, diferencia de caja. Esto lo reflejaremos en el libro como faltante en caja, ser descontado al cajero. Al pasar este asiento al mayor general, la cuenta transitoria diferencia en caja quedar con saldo cero, como debe ser puesto que este tipo de cuenta debern ser canceladas al diferenciarse al finalizar la operacin. En el supuesto de no hallar las causas que motiva el faltante, la cuenta diferencia en caja se cancelara con cargo a Ganancias y Perdidas. Si tenemos una pliza de seguro que cubra el riesgo de los faltantes de caja, se podran cancelar con cargo, reclamacin, seguros o bienes directamente contra caja. Mayor auxiliar de efecto o cuentas por cobrar es una cuenta por cada cliente en donde registro sus deudas y sus respectivos vencimientos registros similares habr realizado en el mayor auxiliar de efectos y cuentas por pagar. Para el control de cada uno de nuestros proveedores, igualmente debe tener abierto una cuenta a cada uno de los bancos con que trabajaremos en el mayor auxiliar del banco. Ojo en esta primera prctica, aplicando procedimientos manuales, no

desglosaremos los gastos de administracin ni los gastos de ventas. Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas. Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas lo mismo haremos cuando paguemos comisiones, viticos, propagandas, etc.

Cuando se desglosa en base a sistemas y procedimientos computarizados si llevaremos un desglose detallado para el control de cada uno de los diferentes tipos de gastos que agrupan las cuentas, gastos de administracin y gastos de ventas. Cuando las operaciones realizadas intervienen clientes, proveedores o bancos las primeras que har que registrarlas en sus correspondientes mayores auxiliares. Es importante que los mayores auxiliares, estn al da pues en muchos casos no lo indicase el monto de una factura o giro. En estos casos primero se toma el mayor auxiliar de efectos cuentas por cobrar, busco la cuenta de Emilio Garca y observo que el monto de la factura 509 es de Bs. 74.000 abnales Bs. 540.000 que pag a cuenta de esa factura el 31/01/2006, busco el saldo pendiente de la factura 509 determino que es de Bs. 24.000 le abonar en el concepto de cancelacin de saldo pendiente a la factura 509. Una vez que las operaciones de un determinado da han sido registradas en el mayor auxiliar, se preparan los asientos para registrar en el diario general las operaciones realizadas durante el da. En base a los registros del mayor general se prepara un balance de suma y saldo, seguidamente partiendo de los mayores auxiliares se presenta una relacin de los clientes, proveedores y bancos, que muestren los saldos.

Efectos por cobrar 100.000 Efectos por pagar 50.000 Efectos por cobrar 300.000 Cuentas por pagar 50.000 Banco 100.000

Luego se determina si las sumas de cada una de esas relaciones cuadran con cada una de sus respectivas cuentas principales o de control.

9. Libro auxiliar de caja. Una de las formas de mejorar los controles sobre el efectivo es separar las funciones recepcin y desembolso. Este se puede manejar con un libro para controlar las entradas y las salidas, si partimos de la premisa que todo el efectivo percibido por caja deber depositarse en los bancos, pareciera que el libro de ingresos es el ms importante, puesto que todos los egresos se pagan por intermedio de los cheques emitidos por la empresa. De alguna forma tenemos que controlar los cheques que se entregan para el pago de los egresos. En las empresas grandes el departamento de tesorera se encarga de emitir los cheques y controlar los saldos de las cuentas corrientes bancarias, pero en las compaas pequeas es el departamento de contabilidad es responsable y diario de egreso le presta una gran ayuda. Es el resumen de operaciones que el cajero en va diariamente con el departamento de contabilidad para su registro en el diario general, la realizamos en base a un ejercicio de prctica basada en las operaciones de tres das. Da 20/01/06 ejemplo.
a.

Cheque N 5 de Banesco por Bs. 100.000 para la creacin del fondo

de caja chica.
b.

Ventas de contado segn la factura N 432 por Bs. 10.000.000

cancelada con cheque N 233 a cargo del Banco Provincial.

c.

Pagado por caja chica Bs. 200.000 para reparaciones de una

maquina de la compaa. Este registro de las operaciones realizadas de acuerdo con el ejercicio anterior se ha preparado un libro para las entradas y otro para las salidas, solamente a titulo orientativo, en el mercadeo encontramos libros de diferentes rayadas y formas. Por ejemplo.

En un solo libro existen rayado para el control de entrada salida, etc. Con relacin al libro de control de gastos pagados por caja chica pueden hacerlo empleando por uno de tres columnas: entrada, salida y saldo. El cajero prepara diariamente una relacin detallada de ingresos que enviar al departamento de contabilidad, la cual nos servir para chequear una parte de los registros en los mayores auxiliares. Se registran las cuentas y efectos por cobrar y pagar. El contador, en base a esas relaciones, prepara los resmenes correspondientes para registrar el diario general, las operaciones realizadas por el cajero. Con relacin a caja chica, estas cuentas se recargarn nicamente al crearse el fondo, las reposiciones se cargan a gasto con abono a banco. Ejemplo:
a.

b.

El da 20/02/06 se extendi el cheque N 5 del Banco de Carona por

Bs. 1.000.000 para la creacin del fondo de caja chica. El asiento para registrar esta operacin en el Diario General ser la siguiente:
c.

El da 02/03/06 segn el aporte,

caja chica entreg relacin de gastos y se extendi el cheque N 3 Banco Provincial por Bs. 100.000 para reposicin de fondos. El asiento para registrar esta operacin en el Diario General ser la siguiente:

Introduccin.

Para la preparacin de los estados financieros ms completos y exactos es necesario conocer un poco acerca de las cuentas o partidas que lo integran. Con esta finalidad se desarrolla este trabajo; el cual ha de contener el modo de registro de las actividad comercial diaria, en trminos de dinero; compras y ventas de mercancas, crditos, deudas y otros. Las cuentas de registros se clasifican en reales y nominales. En las cuentas reales se tratan los activos, pasivos y capital de la empresa. En las cuentas nominales se tratan las partidas de ingresos y de gastos. La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en

sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin. Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionalidad dentro de la organizacin.

Conclusin. Se ha podido corroborar que la contabilidad en una ciencia, el tener control sobre cada una de las transacciones de la empresa permite el buen cumplimiento de la misma. De manera general puedo concluir que las cuentas reales representan los bienes, derechos u obligaciones contractuales de la empresa, estn conformados por los activos

que constituyen las fuentes econmicas que posee un negocio y que espera hayan de beneficiar las operaciones futuras. Los activos circulantes comprenden la caja y las cuentas que representan valores que pueden ser convertidos en efectivo al cabo de un tiempo (caja, cuentas por cobrar, inventarios). Los activos fijos los cuales se conservan ms o menos permanentemente y que se adquieren para el uso del negocio (terrenos, edificios, equipos, herramientas y enseres, todos tangibles). Los activos diferidos como los gastos de organizacin son cuentas de ajustes y acumulaciones. Los pasivos son deudas, todas la empresas tienen pasivos, el pasivo que surge de la compra de mercancas o servicios a crdito (a plazo) se denomina Cuentas por pagar, y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual esta representada una deuda, cuando se obtiene dinero en prestamos, es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar. El capital esta representado por las cuentas respectivas que indican

la inversin hecha por los propietarios en el negocio; bajo la firma de una solo propietario, o de asociacin, los valores que representan el patrimonio se registran en la cuenta capital social comn y los valores dados como privilegios o preferentes en la cuenta capital social preferente. Las ventas representan los ingresos en un negocio esta cuenta es afectada o se relaciona con otras como devoluciones y bonificaciones, descuentos y otros. Las compras representan desembolsos hechos por el negocio para adquirir activos tangibles o intangibles para ser revendidos. Republica Bolivariana De Venezuela Ministerio Del Poder Popular Para La Educacin Universitaria Aldea Bolivariana Universitaria Dr. Francisco Araujo Garca

Realizado por: Deixy Fuenmayor C.I. 10.440.100 Nueva Lucha, Febrero 2012 Bibliografa. http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml http://www.monografias.com/trabajos32/contabilidad/contabilidad.shtml http://www.monografias.com/trabajos5/cuentas/cuentas.shtml http://clubensayos.com/Negocios/Caja-Chica/10378.html

Esquema.

Introduccin. 1. Caja chica. 2. Creacin de caja chica (ejemplo). 3. Reposicin de caja chica (ejemplo). 4. Arqueo de caja chica (ejemplo). 5. Controles de caja chica (ejemplo). 6. Libro auxiliar de banco (ejemplo). 7. Partes de un cheque. 8. Faltantes / sobrantes.

9. Libro auxiliar de caja. Conclusin. Bibliografa.