Crear una mscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado

Corresponde a: Microsoft Office Access 2007

Las mscaras de entrada controlan el modo en que los usuarios escriben los datos en una base de datos. Por ejemplo, una mscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir los nmeros de telfono en el formato usado en Suecia o escribir las direcciones en el formato usado en Francia. En este artculo se explica cmo crear y usar las mscaras de entrada.

Informacin sobre las mscaras de entrada

Una mscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de mscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una mscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o nmeros de telfono segn las convenciones de un pas o una regin determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos:

AAAA-MM-DD (___) ___-____ ext. ___

Cuando el enfoque est en un campo o control que contiene una mscara de entrada, es posible que se puedan reemplazar los caracteres de marcador de posicin con valores personalizados, pero no se puedan cambiar o quitar los caracteres literales o caracteres separadores. Por ejemplo, es posible que pueda rellenar una fecha pero no cambiar los guiones que separan las diferentes partes de la fecha: 2006-01-09. Adems, una mscara de entrada puede obligar al usuario a escribir datos en una o varias secciones del campo o control. Por ejemplo, si escribe un nmero de telfono pero no un cdigo de rea en una mscara (___) 555-0187 ext. ___ e intenta guardar los cambios, no podr hacerlo si no especifica el cdigo de rea. El comportamiento exacto depende de cmo el diseador de la base de datos haya configurado la mscara de entrada.

Dado que pueden obligar a los usuarios a escribir los datos de una manera especfica, las mscaras de entrada proporcionan una amplia validacin de datos. Esto significa que pueden ayudar a evitar que los usuarios escriban datos no vlidos (como un nmero de telfono en un campo de fecha). Adems, pueden ayudar a asegurar que los usuarios escriban los datos de manera coherente, por lo que puede resultar ms fcil buscar datos y mantener la base de datos.

Cundo y dnde se usa una mscara de entrada

Se usa una mscara de entrada cuando los usuarios deben escribir los datos de una manera especfica.

Se pueden agregar mscaras de entrada a los campos de tabla y los controles de formulario siempre y cuando sea lgico proceder de esa manera. Por ejemplo, se puede agregar una mscara de entrada a un campo de tipo Fecha/Hora de una tabla, o bien, a un control de cuadro de texto en un formulario que se enlaza a un campo de tipo Fecha/Hora. Sin embargo, las mscaras de entrada no se pueden usar de manera indiscriminada. De forma predeterminada, se pueden aplicar mscaras de entrada a los campos de tabla cuyo tipo de datos es Texto, Nmero (excepto Id. de rplica), Moneda y Fecha/Hora. Se pueden aplicar asimismo a los controles de formulario, como cuadros de texto, enlazados a campos de tabla con esos tipos de datos. Si no est familiarizado con los tipos de datos, vea el artculo Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Se pueden agregar mscaras de entrada a los campos de tabla ejecutando el Asistente para mscaras de entrada, o bien, especificando manualmente las mscaras en una propiedad de campo (la propiedad Mscara de entrada). El proceso bsico es el mismo para agregar una mscara de entrada a un control ubicado en un formulario. Por ejemplo, si usa las herramientas proporcionadas por Access para crear automticamente un formulario, el control apropiado hereda las mscaras de entrada aplicadas a los campos de tabla. Asimismo, se pueden agregar manualmente mscaras de entrada a los controles de un formulario, como tablas, agregndolas a la propiedad Mscara de entrada del control.

Componentes y sintaxis de una mscara de entrada

Las mscaras de entrada contienen tres secciones, separadas por signos de punto y coma. La primera seccin es obligatoria y las dems son opcionales. El siguiente ejemplo es una mscara de entrada para nmeros de telfono con formato de EE.UU.:

(999) 000-000;0;-

La primera seccin define la cadena de la mscara y consta de marcadores de posicin y caracteres literales. En la segunda seccin se indica si se desean almacenar los caracteres de la mscara y algn dato en la base de datos. Escriba 0 si desea almacenar la mscara y los datos. Escriba 1 si desea almacenar nicamente los datos. En la tercera seccin se define el marcador de posicin usado para indicar las posiciones de los datos. De forma predeterminada, Access usa el carcter de subrayado (_). Si desea usar otro carcter, escrbalo en la tercera seccin de la mscara. De forma predeterminada, una posicin slo acepta un carcter o espacio.

En la anterior mscara de ejemplo, los usuarios deben escribir los nmeros de telfono con formato de EE.UU. La mscara contiene dos caracteres de marcador de posicin: 9 y 0. El 9 indica un dgito opcional

(puede que no siempre se especifique un cdigo de rea), mientras que el 0 indica un dgito obligatorio. El 0 de la segunda seccin almacena los caracteres de la mscara con los datos, por lo que los datos son ms fciles de leer. Por ltimo, en la tercera seccin se especifica el guin (-) en vez del carcter de subrayado (_) como marcador de posicin.

Diferencias entre las mscaras de entrada y los formatos de presentacin

Cuando proceda, recuerde que puede definir primero las mscaras de entrada y, a continuacin, aplicar otro formato de presentacin a los mismos datos. Por ejemplo, puede definir una mscara de entrada que obligue a los usuarios a escribir las fechas con un formato europeo, como AAAA.MM.DD, y posteriormente aplicar un formato de presentacin que reorganice el ao, el mes y el da. Por ejemplo, el formato de presentacin Fecha mediana representa las fechas como DD-MMM-AAAA, o bien, 24-ago2006, independientemente de la mscara de entrada original. Para obtener ms informacin sobre cmo usar los formatos de presentacin con los datos, vea el tema Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Por ltimo, recuerde que las mscaras de entrada pueden interferir con los formatos de presentacin, y viceversa. Para obtener ms informacin, vea la seccin Probar una mscara de entrada.

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Escribir una mscara de entrada en un campo de tabla

En esta seccin se explica cmo agregar una mscara de entrada a la propiedad Mscara de entrada de un campo de tabla. Recuerde que las mscaras de entrada se pueden usar con los campos cuyo tipo de datos est establecido en Texto, Fecha/Hora, Nmero (excepto Id. de rplica) y Moneda.

Agregar la mscara de entrada

1.
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. 2. Si la tabla no contiene un campo de texto, agregue uno.

Agregar un campo de texto a una tabla

1.

En la seccin superior de la cuadrcula de diseo, seleccione una fila en blanco, haga clic en la columna Tipo de datos y, a continuacin, seleccione Texto.

2.

Guarde los cambios y realice los pasos siguientes. En la seccin inferior de la cuadrcula de diseo, en la ficha General, haga clic en el cuadro

3.

de la propiedad Mscara de entrada. 4. Escriba la siguiente mscara de entrada tal como se muestra:

(999) 000-0000;0;_

5.

Haga clic en Guardar. Observe que Access agrega varios caracteres a la mscara de entrada:

\(999") "000\-0000;0;_

En este caso, las barras diagonales inversas y las comillas dobles indican caracteres literales. La primera barra diagonal inversa obliga a Access a mostrar el parntesis de apertura. Los signos de dobles comillas obligan a Access a mostrar el parntesis de cierre y el espacio siguiente. La segunda barra diagonal inversa obliga a Access a mostrar el guin que separa la primera y la segunda parte del nmero de telfono. Tambin se pueden sustituir las barras diagonales inversas con signos de comillas dobles, como "("999") "000"-"0000. La ventaja de usar barras diagonales inversas en vez de comillas (siempre que sea posible) reside en que las primeras ocupan menos espacio en el campo de la propiedad Mscara de entrada.

6.

Cambie a la vista Hoja de datos (haga clic con el botn secundario en la ficha de documento de la tabla abierta y haga clic en Vista Hoja de datos en el men contextual) y siga los procedimientos que se detallan a continuacin para probar la mscara.

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Probar una mscara de entrada

1. Coloque el cursor en el campo que contiene la mscara de entrada.

Observe que la mscara aparece nicamente despus de seleccionar el campo.

2.

Agregue nmeros y letras a los espacios de la mscara.

Observe que la mscara slo acepta nmeros. Si intenta agregar letras, Access lo impide porque los marcadores de posicin 9 y 0 slo admiten dgitos.

3.

Quite un nmero de un espacio del cuerpo principal del nmero de telfono y, a continuacin, pruebe a mover el cursor a otro campo o guarde el registro de otra forma.

Access mostrar un mensaje de error porque el marcador de posicin 0 debe contener un dgito.

4.

Plantese lo siguiente: Impedir la mscara que los usuarios escriban datos necesarios? Por ejemplo, los usuarios tendrn que escribir alguna vez nmeros de telfono en el formato de otra regin? Interfiere la mscara de entrada con los formatos de presentacin? Por ejemplo, cambie a la vista Diseo y, en la propiedad Formato del campo que contiene la mscara de entrada, escriba esta cadena de formato: (&&&) @@@-@@@@. Cuando examine el campo en la vista Hoja de datos, ver algo similar a esto: (425() 5) 55--1212.

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Agregar una mscara de entrada a una consulta

Para obtener ms informacin sobre cmo definir una mscara de entrada, haga clic en el cuadro de propiedad Mscara de entrada y, a continuacin, presione la tecla F1. Debe escribir manualmente la definicin de la mscara de entrada para los campos de tipo Nmero y Moneda.

Agregar la mscara de entrada

1.
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la consulta que desee cambiar y haga clic en Vista Diseo en el men contextual. 2. En la cuadrcula de diseo de la consulta, coloque el puntero en la columna del campo que desee cambiar.

Puede colocar el cursor en cualquier fila de ese campo.

3.

Presione F4 para abrir la hoja de propiedades del campo. Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Mscara de entrada y, a continuacin, siga uno de estos procedimientos: Haga clic en Generar (...) para iniciar el Asistente para mscaras de entrada y, a continuacin, siga las instrucciones del asistente. Haga clic en el campo Mscara de entrada y escriba la definicin de la mscara de entrada.

4.

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Agregar una mscara de entrada a un control de un formulario o informe

1.
En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en el formulario o informe que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual.

2.

Haga clic con el botn secundario en el control que desea cambiar y, a continuacin, haga clic en Propiedades en el men contextual.

Aparece la hoja de propiedades del control.

3.

En la ficha Todas, haga clic en el cuadro de propiedad Mscara de entrada y, a continuacin, siga uno de estos procedimientos: Haga clic en Generar (...) para iniciar el Asistente para mscaras de entrada y, a continuacin, siga las instrucciones del asistente. Haga clic en el campo Mscara de entrada y escriba la definicin de la mscara de entrada.

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Referencia a los caracteres de mscaras de entrada

En la tabla siguiente se muestran y se describen los marcadores de posicin y los caracteres literales que se pueden usar en una mscara de entrada.

Carcter 0 9 #

Uso Dgito. Se debe escribir un solo dgito en esta posicin. Dgito. Los dgitos en esta posicin son opcionales. Se debe escribir un dgito, un espacio, un signo ms o un signo menos en esta posicin. Si se omite esta posicin, Access inserta un espacio en blanco. Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posicin. Letra. Las letras en esta posicin son opcionales. Letra o dgito. Se debe escribir una sola letra o un solo dgito en esta posicin. Letra o dgito. Las letras o dgitos en esta posicin son opcionales. Cualquier carcter o espacio. Se debe escribir un solo carcter o un espacio en esta posicin. Cualquier carcter o espacio. El uso de caracteres o espacios en esta posicin es opcional. Marcadores de posicin de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El carcter que seleccione depende de la configuracin regional de Microsoft Windows. Todos los caracteres subsiguientes aparecen en maysculas. Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minsculas. Hace que la mscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Obliga a Access a mostrar el carcter que aparece inmediatamente detrs. Es lo mismo que incluir un carcter entre comillas dobles. Incluye todo el texto que deben ver los usuarios entre comillas dobles.

L ? A a & C .,:;-/

> < ! \

"Texto literal" Contrasea

En la vista Diseo de las tablas o los formularios, si se establece la propiedad Mscara de entrada en Contrasea, se crea un cuadro de entrada de contrasea. Cuando el usuario escribe una contrasea en el cuadro, Access almacena los caracteres pero muestra asteriscos (*).

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Ejemplos de mscaras de entrada

Los ejemplos que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas en las que se pueden usar las mscaras de entrada.
Esta mscara de entrada (000) 000-0000 Proporciona este tipo de valor (206) 555-0199

Notas En este caso, es preciso escribir un cdigo de rea porque en esa seccin de la mscara (000 entre parntesis), se usa el marcador de posicin 0. En este caso, en la seccin de cdigo de rea se utiliza el marcador de posicin 9, de manera que los cdigos de rea son opcionales. Adems, el signo de exclamacin (!) hace que la mscara se rellene de izquierda a derecha. Permite sustituir los cuatro ltimos dgitos de un nmero de telfono con formato de Estados Unidos por letras. Observe el uso del marcador de posicin 0 en la seccin de cdigo de rea; por tanto, el cdigo de rea es un carcter obligatorio.

(999) 000-0000!

(206) 555-0199 ( ) 555-0199

(000) AAA-AAAA

(206) 555-TELE

#999

-20 2000 VERDEVE339M3 MAY R 452B7

Cualquier nmero positivo o negativo que no supere los cuatro caracteres y sin separador de millares ni posiciones decimales. Una combinacin de letras obligatorias (L) y opcionales (?) y nmeros obligatorios (0). El signo de mayor que obliga a los usuarios a escribir todas las letras en mayscula. Para usar una mscara de entrada como sta, se debe establecer el tipo de datos del campo de tabla en Texto o Memo. Un cdigo postal obligatorio y una seccin opcional de cuatro dgitos adicionales. Un nombre o apellido con la inicial automticamente en mayscula.

>L????L?000L0

00000-9999

9811598115-3007 Cecilia Cornejo ISBN 1-55615-507-7

>L<??????????????

ISBN 0&&&&&&&&&-0

Un nmero de libro con el texto literal, el primer y el ltimo dgito obligatorios y cualquier combinacin de letras y caracteres entre esos dgitos. Una combinacin de letras y caracteres obligatorios, todos en maysculas. Utilice este tipo de mscara de entrada para, por ejemplo, ayudar a los usuarios a escribir nmeros de pieza u otras formas de inventario correctamente.

>LL00000-0000

DB51392-0493