Qu es Gestin de Proyectos?

La Gestin de proyectos tambin conocida como Gerencia, Direccin o Administracin de proyectos es la disciplina de planear, organizar, asegurar y coordinar recursos y personas para cumplir con los Objetivos, Entregables y Criterios de xito de los proyectos. Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas para lograr un fin especfico, con un comienzo y fin claros, sujeto a tres "restricciones" principales: Tiempo, Presupuesto y Alcance.

Caractersticas o atributos comunes

Objetivos y metas (el proyecto debe ser o

hacerse viable, sustentable y medible, con talentos y recursos asignados, sin estrs y con buen clima laboral y contractual) Calendario de actividades (debe tener un programa detallado de actividades en funcin del tiempo -o plan de trabajo- en consonancia con alcance, metas, talentos y recursos...) Complejidad manejable (hace sencillo lo complejo, interrelacionando con visin de totalidad los mltiples elementos componentes y las interrelaciones entre ellos)

 Administra recursos (especifica y logra

disponibilidad de talentos (conocimientos y competencias), capital y esfuerzo humano de diversas reas de la organizacin, comunidad, etc.) Organizacin matricial (define estructura, sistemas, valores, smbolos, personas y talentos, asigna responsabilidades y recursos: talentos y logros vs. compensaciones fijas y variables; por ej. consultor, coach, facilitador, ejecutor, diseador, gerente, patrocinador, cliente interno, etc.) Sistema de comunicacin y control (sistema manual o automatizado de registro y difusin de documentacin e informacin sobre marcha del

Aspectos del seguimiento en la Gestin

El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestin de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administracin sobre la situacin del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviacin sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y as evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan.

 Visibilidad: Hace referencia a la actitud del lder,

de cara a estar siempre enterado de cmo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parmetros establecidos como metas y de los correctivos reguladores de la futura situacin en diseo, o ya diseados y/o implementndose. Desviaciones: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en funcin del tiempo, dinero, talentos y recursos, adems se debe cuantificar el grado de desviacin, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto y cmo se lograra y cunto costara y se demorara. Frecuencia: Cuanto ms rpido se identifique una deficiencia en el proyecto ms fcil ser enmendarla, por eso se recomiendan anlisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto y regularlo continuamente.

 Toma de decisiones: Despus de ver en que se falla

hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafo, se debe tener cuidado en la identificacin de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues a veces se esconden detrs de otros: no confundir causas con efectos ni medios con fines. Tcnicas de seguimiento: Las herramientas ms usadas, en la Gestin de Proyectos son evaluaciones, reuniones de peticin y rendicin de cuentas, revisiones crtico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificacin, simulacin y control, sesiones de tormenta de ideas, etc. Conviene que todo el equipo enve semanalmente reportes del grado de avance de sus tareas y actividades, de la manera mas sencilla y eficaz de entender. Los reportes deben dar fe de: Alcance, Integracin, Comunicacin, Progreso, Tiempos, Costes, Productividad (calidad, eficiencia y efectividad), Flujo de caja / Rentabilidad, Riesgos, Desafos/Problemas, Disponibilidad de Talentos y Recursos Materiales entre otros.

Riesgos y Oportunidades en la Gestin de Proyectos

En primer lugar se puede decir que la gestin de riesgo y oportunidad dentro de un proyecto consiste en un proceso continuo, que se prolonga por todas las fases del ciclo de vida de dicho proyecto y, por tanto, su buena gestin supone una importante contribucin al xito de los proyectos futuros que se realicen. La persona responsable de este proceso es el director de proyecto, el cual tiene que velar tanto por su bienestar como por el del resto del equipo, siempre atento a los riesgos y oportunidades que vayan surgiendo. Adems, siempre y cuando sea necesario, el director debe recurrir a expertos consultores que apoyen las decisiones que va tomando a lo largo del proyecto y que le lleven a un xito rotundo en ste.

La gestin del riesgo y la oportunidad es un proceso continuo que tienen lugar durante todas las fases de la ciclo de vida del proyecto, desde la idea inicial al proyecto de cierre. En la parte final del proyecto se sabe que el riesgo y la gestin de oportunidades a travs del proyecto son una contribucin importante para el xito de los proyectos de futuro.

Habiendo introducido el tema en cuestin, se debe hablar de las distintas formas de afrontar los riesgos que conlleva cada proyecto. Cada organizacin decide la medida de riesgo que desea afrontar con un proyecto; es decir, puede correr con el riesgo de distintos factores como riesgos de personal, equipos utilizados, etc. o por ejemplo puede subcontratar algunos de estos factores a otra empresa para poder de este modo minimizar los riesgos que se van a correr y traspasrselos a la empresa subcontratada (la cual asumir mayores o menores riesgos en funcin del contrato que se firme con ellos).

En definitiva, hay que clasificar los riesgos que surjan con el objetivo de poder tomar una estrategia correcta para hacerles frente; es decir, los riesgos se pueden eliminar, compartirlos con otra empresa (subcontratada como se indica en el prrafo anterior), cederlos por completo, etc. Todos los riesgos y tambin las oportunidades que se dan deben regirse por un plan de respuesta que ser elaborado por todos aquellos cualificados en cada tarea del proyecto y va a ser la base del xito conjunto del proyecto y de la mejora de futuros proyectos.

El plan de respuesta elaborado se puede modificar, bien sea porque surgen nuevos riesgos u oportunidades o porque su importancia de cara a la ejecucin del proyecto vare. Los procesos de gestin de los riesgos del proyecto se pueden denominar de la siguiente forma: Plan de administracin de riesgos. Identificar los riesgos. Medir y analizar los riesgos de forma cualitativa. Medir y analizar los riesgos de forma cuantitativa. Planificar la respuesta a los riesgos. Monitorear y controlar los riesgos.

Conclusin
La Gestin de Proyectos es la planificacin o administracin de proyectos. Para llevar a cabo la Gestin de Proyectos deben tenerse en cuenta los riesgos y precauciones que tendr el proyecto durante su desarrollo para poder preverlos y arreglarlos.