Planificacin perodo 2004 - 2005

Agencia Informativa Rotaractiana Argentina, Uruguaya y Paraguaya Planificacin perodo 2004 2005
1. Introduccin
La presente planificacin pretende ser una referencia y descripcin del trabajo que se desea llevar a cabo para el perodo 2004 2005 en la A.I.R.A.U.P. Producto de la consulta a rotaractianos, ex rotaractianos, rotarios y a la conciencia y experiencia propias, esta planificacin define marcos institucional y administrativo, objetivos y estructura de trabajo. Constituye una visin de Agencia Informativa que, compartida por muchos, espero pueda ser compartida por todos los que formamos parte de la organizacin tri nacional durante el prximo perodo y an ms.

2. El marco institucional
Se hace necesario para planificar, describir cada uno de los marcos en los que est inserta la organizacin. Esto nos hace recordar los cimientos sobre los que se apoya nuestro trabajo, y por supuesto que lo condicionan y definen. El 23 de febrero de 1905 Paul P. Harris reuni a tres personas con el objetivo de fundar un club con la caracterstica fundamental de que slo podra haber un socio de cada actividad de trabajo. Desde ese momento hasta nuestros das, Rotary se ha transformado en la principal organizacin de servicio del mundo. El objetivo de Rotary es estimular y fomentar el ideal de servicio como base de toda ocupacin digna. Deca Paul Harris acerca de Rotary: Rotary se inici con un pequeo grupo en la ciudad de Chicago por razones de compaerismo y mutuo beneficio, y lleg a ser una organizacin de visin internacional y de incuestionables nobles propsitos. A principios de la dcada de los sesenta los clubes rotarios de todo el mundo comenzaron a patrocinar grupos de jvenes universitarios en el marco de proyectos de servicio en la comunidad. En el ao 1968 el Presidente de Rotary International Luther Hodges y la Junta Directiva aprobaron la creacin de Rotaract en calidad de programa oficial para los clubes rotarios. Ms all de esta referencia histrica, corresponde recordar la misin de nuestra organizacin: El propsito de Rotaract es ofrecer una oportunidad a hombres y mujeres jvenes para aumentar los conocimientos y condiciones que les ayuden en su desarrollo personal y los impulsen a buscar una solucin para las necesidades fsicas y sociales de sus comunidades y a promover mejores relaciones entre los pueblos de todo el mundo en un marco de amistad y servicio. Como parte de un club Rotaract, de un distrito o de una Agencia Informativa Multidistrital, no debemos perder de vista las bases fundacionales de la organizacin ni su misin, la cual debemos tener presente en todos nuestros emprendimientos. Todos dentro de una organizacin deben conocer la misin, entenderla y vivirla. En cuanto a las Agencias Informativas Multidistritales (A.I.M.), R.I. establece lo siguiente en la Declaracin de normas sobre los clubes Rotaract: Los distritos podrn establecer una agencia informativa multidistrital con el objeto de difundir informacin y facilitar las comunicaciones entre los clubes Rotaract de los distritos participantes. El Manual de instruccin para el Representante Distrital de Rotaract expresa adems: Estas entidades multidistritales (...) funcionan como oficinas regionales informativas y de recursos para los rotaractianos. (...) Las A.I.M. constituyen una excelente herramienta para dar a conocer las ltimas novedades del programa, noticias y eventos locales e internacionales y sirven para vincular a diferentes clubes y distritos en una regin determinada. Las A.I.M. proporcionan informacin a los rotaractianos, frecuentemente a travs de publicaciones,

Planificacin perodo 2004 - 2005 servicio de Internet y contactos directos con Rotary International. (...) Adems de diseminar informacin, las A.I.M. participan en una gran variedad de eventos multidistritales, conferencias nacionales y regionales, seminarios de capacitacin, y proyectos de servicio multidistritales. En forma resumida todo lo expresado constituye el marco institucional de nuestra A.I.R.A.U.P., que debe justamente abarcar y encerrar sus actividades y su trabajo. Cada uno de estos elementos debe estar presente en la planificacin que deba realizarse para el trabajo de un club, de un distrito, o de una A.I.M. como la nuestra.

3. El marco administrativo
Una posible definicin de organizacin es una estructura o agrupacin deliberada de personas para el logro de algn propsito especfico Una A.I.M. es en efecto una organizacin pues existen las personas que la integran e igualmente existen los propsitos a lograr. Al ser entonces una A.I.M. una organizacin, debe poseer un marco administrativo, entendiendo administracin como el proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo para que se lleven a cabo eficiente y eficazmente con otras personas y por medio de ellas. Por ello existen entonces dentro de nuestra Agencia, ms o menos definidas, las funciones administrativas de planificacin, organizacin, direccin y control, las cuales deben conducir a cumplir el propsito de una A.I.M. antes descrito. Las caractersticas de estas funciones estn fuertemente influenciadas por supuesto por el marco institucional, las condiciona y define. Recordemos de qu se trata cada una de las funciones mencionadas:

Planificacin: incluye la definicin de metas, el establecimiento de una estrategia y el desarrollo de planes para coordinar las actividades. Organizacin: determinacin de qu tareas es necesario llevar a cabo, quin las realizar, cmo deben agruparse las tareas, quin rendir cuentas a quin y dnde se debern tomar las decisiones. Direccin: incluye motivar a los subordinados, dirigir a otras personas, seleccionar los canales de comunicacin ms eficaces y resolver conflictos. Control: vigilar actividades para asegurarse de que se realicen de conformidad con lo planeado y para corregir cualquier desviacin significativa.

Cada uno de los equipos de trabajo que se definirn ms adelante debern tener presentes cada una de estas funciones, a los efectos de dar al marco administrativo las caractersticas necesarias para el cumplimiento del objetivo de la organizacin y de las metas particulares que para el perodo se tienen pensadas.

4. Objetivos para el perodo 2004 - 2005

1. Desarrollar valores compartidos en la A.I.R.A.U.P. e incorporar y arraigar La Prueba Cudruple como

cdigo de tica en la cultura de la organizacin.

2. Construir una personalidad de la A.I.R.A.U.P. orientada hacia los resultados y hacia el equipo. 3. Elaborar y difundir una visin global compartida que permita a la A.I.R.A.U.P. trascender y planificar a
largo plazo.

4. Fortalecer y enriquecer la dinmica y el programa de las asambleas. 5. Mejorar la difusin de informacin y las comunicaciones entre los clubes Rotaract de los distritos que
componen la A.I.R.A.U.P.

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La cultura (personalidad) de una organizacin es un conjunto de elementos y valores compartidos que determinan la forma en que actan sus integrantes y son los parmetros que identifican al grupo. Debemos construir una cultura fuerte, donde se exalten en forma intensa algunos de esos elementos y valores, para fortalecer la A.I.R.A.U.P. y poder proyectarla hacia el crecimiento. Con los objetivos planteados se desea justamente construir una cultura fuerte en el desarrollo de valores, en la orientacin hacia los resultados y hacia el equipo, en el trabajo a largo plazo, en las caractersticas de sus reuniones y en la mejora continua de su cometido central. Se analizan a continuacin cada uno de estos aspectos.

4.1

Valores compartidos

Uno de los objetivos del programa Rotaract es el reconocimiento, la prctica y la promocin de elevadas normas de tica como cualidades de liderazgo y responsabilidad profesional. Es decir que una de las partes ms importantes de nuestra formacin como rotaractianos es sin duda la formacin en valores. La existencia de valores compartidos dentro de una organizacin, su visualizacin y su prctica permanente, hacen de ella una organizacin fuerte y con capacidad de proyectarse fuera de las fronteras que su definicin le imparte; es decir, que la cultura de ser rotaractianos fuera de Rotaract debe ser uno de los puntos de partida. Lograr ser referentes por nuestros valores individuales y por los de la organizacin constituye un mensaje fuerte y que debe diferenciarnos claramente del resto de las organizaciones. Nuestro cdigo de tica La Prueba Cudruple debe ser objeto de anlisis permanente y prctica constante en lo todo aquello que pensamos, decimos o hacemos, como mxima que nos gue en la toma de decisiones. Amistad, sinceridad y solidaridad son tres valores que se debern desarrollar en el perodo.

4.2

Logros y equipos

Entre los elementos que deben identificar a la A.I.R.A.U.P. debern estar presentes los resultados y los equipos. Una organizacin con personalidad fuerte orientada hacia los resultados, implica que planifica y ejecuta proyectos tendientes al cumplimiento de su misin, en particular para nuestra Agencia, que desarrolla actividades tendientes a la difusin de informacin y a la facilitacin de las comunicaciones entre los clubes Rotaract de los distritos que la integran, de forma que stos desarrollen actividades de servicio que realmente cubran necesidades de la comunidad, buscando un desarrollo personal de cada socio, y promoviendo mejores relaciones entre nuestros pueblos. La palabra logro implica adems que debemos concentrarnos en lograr cosas, concretar ideas y llevar a cabo los proyectos. Una organizacin con personalidad fuerte orientada hacia el equipo implica no organizar el trabajo en torno a los individuos sino a los equipos, de manera de fomentar el liderazgo de cada uno de sus integrantes. Un equipo es un grupo formal de dos o ms individuos interactuantes e interdependientes que se renen para el logro de objetivos especficos. Se har un fuerte hincapi en la conformacin de equipos de trabajo para llevar adelante las actividades de la A.I.R.A.U.P. en cada una de sus reas (Secretara, Tesorera y Finanzas, Trabajo Conjunto, Capacitacin, Relaciones Pblicas, Internacionales, Delegados Zonales y R.D.R. y dems miembros de Agencia); tendiendo a dotar a cada uno de ellos de las caractersticas de los equipos eficaces: metas claras, habilidades pertinentes, confianza mutua, compromiso unificado, buena comunicacin, habilidades de negociacin, liderazgo apropiado y apoyo interno y externo. Para administrarse, los equipos de trabajo debern tener en cuenta, por supuesto, los marcos institucional y administrativo.

Planificacin perodo 2004 - 2005 La generacin de competencia entre los equipos ser un elemento indispensable para incrementar la fortaleza en los mismos y en el funcionamiento general de la A.I.R.A.U.P.

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4.3

Visin

La A.I.R.A.U.P. debe crecer en el largo plazo. Para ello se necesita una visin global compartida que permita visualizar la organizacin en el futuro. Se debe planificar en base a la misin y a la visin que construyamos como A.I.M. El trabajo comenzado en este sentido hace un par de perodos atrs, y que est teniendo una clara concrecin en el perodo actual, ser continuado en su totalidad. Trascender es proyectarse en los individuos y en el tiempo; y en particular debemos hacerlo con los valores compartidos y con logros concretos en pos del cumplimiento de la misin del programa y de nuestro cometido como A.I.M.

4.4

Nuestros encuentros

Fortalecer y enriquecer la dinmica y el programa de las asambleas orientndolas a los temas que hacen a nuestra A.I.R.A.U.P. es tambin otro elemento a continuar respecto al perodo en curso. Se tratar de innovar en la dinmica de trabajo de manera que cada equipo pueda lograr resultados concretos, y que se constituya la asamblea tambin en una instancia de control frente a las planificaciones planteadas. En cuanto al programa, la idea es que se aproveche cada asamblea como una oportunidad de desarrollo personal del socio y que constituya un elemento de motivacin para su asistencia. Establecer un programa atractivo para todos los rotaractianos e incrementar el nmero de asistentes a las asambleas y al E.R.A.U.P. en al menos un 50% sern metas a concretar. Todos los rotaractianos de Argentina, Uruguay y Paraguay somos integrantes de la Agencia, y por lo tanto cada vez ms personas deben aprovechar lo que ella tiene para darles. La asistencia de los socios a las asambleas debe ser una forma ms de transmitir los valores compartidos y la visin global.

4.5

Difusin de informacin y comunicaciones

El marco institucional define nuestro objetivo; por lo que mejorar la difusin de informacin y las comunicaciones ser primordial. Para ello cada equipo de trabajo deber mantener un contacto ms estrecho con los clubes Rotaract en cada uno de los distritos, mejorando los flujos de informacin y generando los canales de comunicacin adecuados. En particular los Comits, los Delegados Zonales y los R.D.R. constituyen los principales actores en estas materias.

5. Trazado general de estructura, diseo y metodologa

En este apartado, la idea es definir, acorde con los marcos descritos y con los objetivos planteados, los equipos de trabajo de la A.I.R.A.U.P. y su estructura general, as como algunas metas concretas y metodologas para cada uno de ellos. La divisin del trabajo ser un punto a desarrollar dentro de los equipos. Cada persona realizando una tarea especfica es un camino hacia la eficiencia y eficacia de las tareas. Por otra parte, la convocatoria a varios rotaractianos para desarrollar tareas en la Agencia, genera un sentimiento de pertenencia que se quiere cultivar en todos los niveles de la organizacin. Cada equipo de trabajo funcionar lo ms horizontal posible en cuanto a las funciones administrativas (planificacin, organizacin, direccin y control), sin olvidar la verticalidad en la definicin de roles.

5.1

Secretara

La secretara estar integrada por un secretario y cinco pro secretarios. El secretario oficiar de coordinador de las siguientes pro - secretaras:

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Actas y reglamentos. Tendr a su cargo la elaboracin, envo Tambin mantendr un registro de las decisiones de asamblea y en general. El encargado de esta rea deber estar embebido de adoptadas, etc., de manera de profesionalizar la Agencia en este debates.

y correccin de las actas de las asambleas. se encargar de los asuntos reglamentarios nuestros estatutos, reglamentos, decisiones sentido y ganar tiempo en las discusiones o

Archivo. Tendr a su cargo el archivo de la A.I.R.A.U.P., el cual se pretende digitalizar por completo. Comunicaciones. Se encargar de todas las comunicaciones internas de la A.I.R.A.U.P., es decir comunicacin con los otros equipos y con todos los clubes Rotaract de los distritos, por los medios ya conocidos (correo postal y correo electrnico). Por otro lado elaborar y actualizar un calendario con todas las fechas relevantes. Protocolo. Ser la responsable de todos los asuntos protocolares durante el desarrollo de la asamblea (programa, himnos, banderas, maestra de ceremonias, mesas cabeceras, discursos, invitados, mesa de asamblea, etc.). Recursos Humanos. En cualquier organizacin el componente ms importante es la gente que la integra, sus recursos humanos. De hecho ciertas polticas y prcticas de administracin de recursos humanos conducen a resultados positivos sobre el rendimiento de la organizacin. Son las denominadas polticas de trabajo de alto rendimiento. De acuerdo a los marcos y a los objetivos, se pretenden poner en prctica y profundizar algunas de estas prcticas de trabajo, a saber:

a. Equipos de trabajo, de los cuales ya se habl en el planteamiento de objetivos. b. Niveles de capacitacin adecuados de los equipos anteriores. c. Grupos para la resolucin de problemas, cuando se presenten. d. Grupos para la planificacin de actividades multidisciplinarias, cuando requiera la participacin
de varios de los equipos que componen nuestra A.I.R.A.U.P. Por supuesto que es necesario definir quines son los recursos humanos de la organizacin. Recordemos que nuestra A.I.R.A.U.P. posee miembros, que son los ex R.D.R., past R.D.R., R.D.R. y R.D.R. electos, y posee integrantes, que son todos los rotaractianos de los clubes de Argentina, Uruguay y Paraguay. Es decir que el rea de recursos humanos debe estar dirigida a sus miembros y a sus integrantes de manera diferente. El proceso de administracin de recursos humanos son todas las actividades necesarias para dotar de personal a la organizacin y mantener el alto rendimiento de sus empleados. Se hace necesario analizar qu caractersticas tendr este proceso en la A.I.R.A.U.P. Para esto, esta pro secretara coordinar con los Comits de Capacitacin y Relaciones Pblicas de la forma que se describir ms adelante. En una organizacin la administracin de recursos humanos comprende los siguientes pasos: planificacin de recursos humanos, reclutamiento / desreclutamiento, seleccin, orientacin o socializacin, capacitacin y desarrollo, evaluacin del desempeo, compensacin y beneficios. Estos pasos deben adaptarse de acuerdo a los marcos institucional y administrativo que nuestra A.I.M. posee y de acuerdo a si la persona es miembro o integrante de la misma. A raz de esto se propone un proceso de administracin de recursos humanos con dos pasos:

1. Planificacin de recursos humanos. Es el proceso por el cual los gerentes se aseguran de contar
con el personal adecuado, que sea capaz de llevar a cabo las tareas que ayudarn a la organizacin a alcanzar sus objetivos. El Presidente de la Agencia una vez electo, as como tambin los Presidentes de Comit, necesitan contar con las personas lo suficientemente idneas de acuerdo a las tareas que se tienen planificadas para el perodo y a los objetivos particulares. Por ello esta pro secretara realizar

Planificacin perodo 2004 - 2005 una evaluacin de los recursos humanos actuales que la Agencia posee. Existe mucho potencial entre los miembros y los integrantes de la A.I.R.A.U.P. que debemos saber aprovechar si queremos alcanzar los objetivos de la mejor manera. En concreto, para los miembros de A.I.R.A.U.P. se elaborar una base de datos donde figuren su currculum vitae y su currculum rotaractiano, de manera que el Presidente y los Presidentes de Comit puedan tener acceso y proceder junto con la pro secretara al reclutamiento y seleccin de las personas ms adecuadas. Con los integrantes de Agencia se proceder de manera similar, pero simplemente se exhortar a incorporarse en la base de datos a aquellos rotaractianos de los clubes que tengan inters en participar de las actividades que la Agencia realiza.

2. Socializacin y capacitacin. La socializacin es el programa diseado para ayudar a los empleados a

adaptarse a la organizacin y a su puesto de trabajo, mientras que la capacitacin tiene el propsito de mantener y mejorar el desempeo en el trabajo. Extrapolando estas ideas a la A.I.R.A.U.P., es claro que todas aquellas personas que durante un perodo estn trabajando en cualquiera de los equipos mencionados, debern adaptarse a la organizacin, a sus procedimientos, a sus reglamentos, al mismo equipo, etc. Debern conocer el marco institucional y administrativo en el que estn insertos y conocer los objetivos que se pretenden alcanzar. Por otra parte se necesita capacitar a esos recursos humanos; cada equipo de trabajo deber ser capacitado de acuerdo a las tareas a desempear. En este punto se coordinar con el Comit de Relaciones Pblicas, para transmitir en particular lo referente a la visin global compartida y a la imagen que la Agencia debe proyectar, mientras que se har lo propio con el Comit de Capacitacin en lo que refiere a lo institucional y administrativo y a la capacitacin especfica que se requiera para cada equipo. Por supuesto que esto tambin se realizar para el resto de los integrantes de Agencia. De hecho en el E.R.A.U.P. las mesas de trabajo no son otra cosa que capacitacin de recursos humanos. Se tratar de incorporar ms fuertemente la visin global compartida y los objetivos que la A.I.R.A.U.P. tenga en cada momento. El secretario, adems de coordinar el equipo de secretara, tendr las siguientes responsabilidades: Orden del da. Planillas de asistencia. Temario libre. Comunicaciones externas (Rotary International, otras AIM cuando sea necesario, etc.).

5.2

Tesorera y Finanzas

La tesorera estar integrada por un tesorero y un pro tesorero y tendr las siguientes responsabilidades:

Recaudar y administrar las cuotas aporte de los distritos. Elaborar un estado de cuenta para cada Asamblea. Ser contralor del movimiento de fondos del E.R.A.U.P. Administrar los restantes recursos financieros de la A.I.R.A.U.P.

La tesorera trabajar estrechamente con el Sub Comit de Finanzas, integrado al menos por cinco miembros. Tendr a su cargo las siguientes tareas: Elaborar el merchandising general de la A.I.R.A.U.P. y darle amplia difusin a travs de venta por catlogo, venta en asambleas, E.R.A.U.P., etc. Junto con el Comit de Relaciones Pblicas se encargarn de obtener sponsors para la agencia y para nuestros encuentros.

La idea es que este equipo de trabajo pueda comenzar a forjar las polticas que permitan a largo plazo un financiamiento mayor de las actividades A.I.R.A.U.P.

5.3

Comits

Planificacin perodo 2004 - 2005 Si bien los Comits estn sujetos a planificaciones propias y especficas cada perodo una vez electos sus Presidentes, se considera necesario plantear algunas generalidades acerca de los objetivos macro de cada uno de ellos as como describir algunas caractersticas de trabajo, obedeciendo como siempre a los marcos y a los objetivos.

5.3.1

Capacitacin

Este Comit bsicamente capacita a los recursos humanos de la organizacin. De esta manera cumple con su objetivo dentro de la Agencia en lo referente a facilitar bsicamente informacin a las personas acerca del programa Rotaract, y brindar herramientas que puedan ser utilizadas para alcanzar los objetivos del mismo. Se debe continuar con el trabajo planteado para este perodo en lo referente la capacitacin, con los cambios que surjan como resultado de diagnsticos posteriores; y se pretende comenzar un trabajo multidisciplinario con la pro secretara de Recursos Humanos y el Comit de Relaciones Pblicas, el cual fue descrito anteriormente.

5.3.2

Internacionales

Este Comit genera los mbitos de conocimiento de las distintas culturas integrantes de la A.I.R.A.U.P. as como tambin fomenta la comprensin mundial a travs de la comunicacin con otras A.I.M. y con el resto del mundo. La concrecin de intercambios, tanto internos como externos, fomenta la paz entre los pueblos del mundo. El conocimiento de las culturas de nuestros pases nos lleva a acercarnos cada da ms. Se debe poner especial nfasis en este concepto y en consecuencia concretar un nmero de intercambios cada vez mayor en el futuro. Se debe fomentar an ms la asistencia de rotaractianos a encuentros de otros distritos de la Agencia, en especial aquellos que implican atravesar fronteras internacionales. Por otro lado, el Comit debe acercar la informacin a los clubes Rotaract en lo que refiere a los proyectos de servicio y de intercambio que pueden concretarse a travs de Rotary International y de La Fundacin Rotaria. La A.I.R.A.U.P. debe continuar estrechando comunicaciones con otras A.I.M., en particular con las de Amrica del Sur (OMIR, REM, etc.), participando en sus encuentros y generando espacios de planificacin conjunta. Tambin debemos estar representados en los encuentros internacionales.

5.3.3

Relaciones Pblicas

El Comit de Relaciones Pblicas es el principal promotor de la imagen institucional dentro y fuera de la organizacin, y es el eje principal de comunicaciones con las distintas partes de la familia rotaria y con la comunidad. Las relaciones pblicas deben constituirse en una herramienta poderosa para la A.I.R.A.U.P. Ese camino ya se comenz a transitar en este perodo con el planteamiento de una visin global compartida, lo cual debe tener continuidad absoluta en lo sucesivo. En este aspecto se constituir, como ya se mencion, un equipo multidisciplinario junto con la pro secretara de Recursos Humanos y el Comit de Capacitacin. Las herramientas de comunicacin electrnica (Noticias A.I.R.A.U.P., pgina web, etc.) deben continuar mejorando. La revista de la A.I.R.A.U.P. debe profesionalizarse an ms, constituyndose sta en una publicacin que permita a nuestra A.I.M. insertarse marcadamente en las comunidades. Deben estrecharse las relaciones con otras organizaciones con la firma de convenios y el planteo de proyectos en conjunto. Las relaciones con el resto de la familia rotaria deben acentuarse y se deben conformar grupos ms numerosos de rotarios e interactianos que formen parte activa de las actividades. Finalmente se trabajar en comunin con el Sub Comit de Finanzas en lo que refiere a la bsqueda de sponsors para todas las actividades que la Agencia realiza.

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5.3.4

Trabajo Conjunto

El Comit Trabajo Conjunto tiene como principal cometido difundir la informacin de proyectos que los clubes Rotaract de los tres pases planifican y ejecutan. En particular se concentra en los proyectos de servicio. A partir de este objetivo central es que dentro de su estructura funcionan bsicamente una base de datos con proyectos, una red de informacin de donaciones, una serie de programas de incentivos para el desarrollo del servicio y un rea de ayuda rpida en casos de desastre. Tanto el banco de proyectos como la R.I.D.E. deben estar a disposicin de todos los clubes de la A.I.R.A.U.P. en forma actualizada y rpida. Los programas de incentivos deben profundizarse para tender a desarrollar servicios de excelencia en la regin. Accin YA! debe profesionalizarse y generar espacios de coordinacin ms efectivos. Asimismo el C.T.C. debe ser el principal promotor del concepto de servicio, tratando de promoverlo a todo nivel para alcanzar la excelencia mencionada. Se deben establecer parmetros acerca de qu es hacer servicio y qu no, para que los clubes Rotaract puedan tender a la realizacin de actividades que realmente nos diferencien de otras organizaciones.

5.4

Delegados Zonales

Los Delegados Zonales son las personas designadas por el Presidente de la A.I.R.A.U.P. para que lo representen en la zona establecida, y en ese sentido deben ser embajadores de la visin de la A.I.R.A.U.P. y de los objetivos marcados para el perodo, as como tambin promotores constantes de las actividades de la Agencia en los distritos que corresponda. No deben limitarse a trabajar slo dentro de los distritos y de la zona, sino que deben ser parte activa de los dems equipos de trabajo, en particular de la secretara (en especial la pro secretara de Recursos Humanos), de los Comits y de los R.D.R.

5.5

R.D.R., ex R.D.R. y R.D.R. electos

Los R.D.R. son los responsables durante un perodo de mejorar las comunicaciones entre los clubes Rotaract, asistir a los clubes Rotaract en el cumplimiento de sus propias metas y a generar todo tipo de actividades que impliquen la participacin de la mayora de los clubes del distrito. La Agencia debe ser un medio que ayude a los R.D.R. a mejorar gestiones a travs de la informacin y las comunicaciones. Constituyen los principales protagonistas durante el perodo, junto con el Presidente y los Comits, de la administracin, la aprobacin de objetivos, polticas, planes de trabajo, etc., de la A.I.R.A.U.P. Sin embargo, perodo a perodo se constata que los que ya tuvieron esta responsabilidad, o los que la asumirn en el perodo siguiente, no se encuentran integrados al grupo de R.D.R. en ejercicio y a las actividades de la Agencia durante ese perodo. Los miembros de Agencia son los R.D.R., ex R.D.R. y R.D.R. electos, y si analizamos con detalle, son muy pocos los espacios que se generan de trabajo integrado y de continuidad. Es por ello que se hace necesario que los momentos de encuentro de todos los miembros de A.I.R.A.U.P., es decir Asambleas y E.R.A.U.P., sean los mbitos dnde se puedan desarrollar los elementos antes descritos. Ex R.D.R. incorporados al trabajo de los distintos equipos de trabajo, R.D.R. electos participando de las reuniones de los mismos, etc., sern medios a tener en cuenta. Por otra parte, es sabido que actualmente las mesas de A.I.R.A.U.P. y la R.D.R. electos que se desarrollan durante el E.R.A.U.P., trabajan en forma separada; y por otra parte muchos ex R.D.R. que ocupan cargo o poseen responsabilidades dentro de la Agencia, no participan de la mesa de A.I.R.A.U.P. durante la semana. Para lograr una visin global compartida que permita a la A.I.R.A.U.P. trascender y planificar a largo plazo, se deben revertir los aspectos anteriores. Se plantea entonces que las mesas de R.D.R. electos y de A.I.R.A.U.P. se desarrollen en forma separada durante dos das y en forma conjunta los dos das restantes. Adems se deber

Planificacin perodo 2004 - 2005 hacer especial hincapi en la participacin, dentro de lo posible, de todos los integrantes de Agencia, ocupen o no cargo y tengan o no responsabilidades dentro de la misma.

5.6
5.6.1

Otras consideraciones
100 aos de Rotary

El 23 de febrero de 2005 Rotary cumple 100 aos. Desde ya los Presidentes de Rotary International estn exhortando a los clubes rotarios y Rotaract a disponer los festejos que esta conmemoracin requiere. El E.R.A.U.P. 2005 deber constituirse en nuestro principal mbito de festejo y, en ese sentido, su punto ms destacado la actividad de servicio a coordinar entre la organizacin del encuentro y el Comit Trabajo Conjunto.

5.7

Reflexin final

La presente planificacin, como se dijo al comienzo, pretende ser una referencia y descripcin generales, pero no por ello carentes de detalles, de lo que se quiere lograr para el perodo 2004 2005. Valores, logros, equipos y visin son las columnas fundamentales que deben sostener a una organizacin que, cumpliendo con su objetivo de facilitar informacin y mejorar la comunicacin, pueda cumplir con los propsitos del programa llegando a cada uno de los rotaractianos. Carlos Canseco, quien fuera Presidente de R.I. y gestor del programa Polio Plus, en una Conferencia del Distrito 4980 deca en una brillante alocucin que lograr y trascender es el destino de Rotary. Y se es el espritu que debemos forjar en nuestra A.I.R.A.U.P. y en nuestro programa Rotaract.

Nicols Ortiz De Luca Ex R.D.R. Distrito 4980 de R.I. Perodo 2000 2001 Rotaract Club de Montevideo

Referencia bibliogrfica

Administracin. Robbins Coulter. Administracin. Stoner, Freeman, Gilbert. Manual de Procedimiento 2001. Manual de Rotaract. Manual de instruccin para el Representante Distrital de Rotaract.