KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

ARINDITO CAHYO SAPUTRO YOGO HADI PRASETYO

141100273 141100036

A. Hubungan Komunikasi Di dalam masyarakat terdapat bebagai macam bentuk organisasi dan di dalam organisasi dibutuhkan hubungan komunikasi yang baik antara manajer satu dengan yang lain, manajer dengan karyawan, atau antar sesama karyawan. Makna dari organisasi itu sendiri adalah sekelompok yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan komunikasi merupakan sarana perekat guna melakukan fungsinya dengan baik. I. Peran Manajerial

Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat diaplikasikan dalam suatu organisasi, yaitu: peran antarpribadi (interpersonal roles), peran informasional (informational roles), dan peran keputusan (decisional roles) a. Peran Antarpribadi Inti dari peran ini adalah sosok manajer harus mampu menjadi sosok seorang tokoh, seorang pemimpin, dan penghubung. Yang pertama adalah manajer mampu menjadi soeorang tokoh. Sosok seorang tokoh yang dimaksud di sini adalah dia harus mampu menjadi sebuah figur, dalam artian ia dapat berperan sebagai perwakilan atau yang dituakan dalam organisasi. Misal, seorang manajer memberikan sebuah sambutan pada sebuah acara lomba sepeda santai. Kemudian manajer mampu menjadi seorang pemimpin dalam suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis. Sikap seperti memotivasi karyawan dan mengontrol pekerjaan bawahan adalah sikap seorang pemimpin dalam tanggungjawab nya sebagai sosok pemimpin dalam organisasi. Selanjutnya, manajer juga harus mampu menyampaikan pesan-pesan bisnis dengan baik kepada bawahan dengan harapan pesan dapat disampaikan secara efektif dan dapat dipahami oleh penerima pesan. Dalam hal ini pesan dapat disampaikan secara lisan taupun tertulis. Utamanya adalah pesan tersebut dapat disampaikan secara lisan kemudian diperjelas lebih rinci dalam bentuk tertulis. Kemudian manajer juga harus memiliki peran sebagai penghubung yang mampu menunjukan hubungan yang baik dengan orang-orang di luar organisasi, misalnya seperti pelanggan dan klien. b. Peran Informasional Dalam hal ini manajer memiliki peran pemantauan (monitor role), peran penyebar informasi (disseminator role), dan pera pembicara (spokesperson role). Pada peran pemantauan, manajer berhak untuk mengawasi kinerja bawahan agar pekerjaan mereka sesuai dengan tanggungjawab yang telah diberikan oleh atasan. Kemudian peran penyebar informasi, artinya manajer berperan menyebarluaskan atau menyampaikan informasi kepada seluruh bawahan atau dalam hal ini adalah para karyawan agar mereka

dapat memahami kebijakan organisasi tersebut. Dan terakhir, berperan sebagai juru bicara yang baik, khususnya yang berkaitan tentang kebijakan organisasi kepada pihak di luar organisasi tersebut.

c. Peran Keputusan

Ada tiga peran penting, yaitu: peran wirausaha (enterpreneur role), pera pemecah masalah (disturbance handler role), dan peran pengalokasi sumber daya (resource allocator role), dan peran negosiator (negosiator role). Peran pertama adalh peran wirausaha yang memiliki sifat yang diantaranya adalah jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggungjawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas. Kemudian adalah peran pemecah masalah, dimana manajer dituntut memiliki kemampuan memecahkan masalah yang dihadapi organisasi. Selanjutnya adalah peran pengalokasian sumber daya. Manajer dengan segala pemikirannya mampu memaksimalkan sumber daya yang ada di dalam organisasi tersebut. Dan yang terakhir adalah peran negosiator. Seorang manajer harus mampu berkomunikasi, dalam hal ini negosiasi, dengan pihak-pihak yag berkerjasama dengan organisasinya sehingga diharapkan adanya kerjasama yang baik nantinya dengan pihak-pihak yang bekerjasama dengan organisasi itu sendiri.

II. Kegiatan Pertukaran Informasi

Secara umum, komunkasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi, yaitu komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling berkomunikasi dan komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya. Berikut ini ada beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi:

a. Menetapkan Tujuan

Dalam menetapkan tujuan organisasi, organisasi perlu pembahasan yang serius dan cukup matang. Oleh karena itu, di dalam organisasi diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antardivisi yang ada dalam organisasi supaya ada koordinasi dalam menentukan tujuan itu sendiri ataupun dalam hal lainnya.

b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan

Ketika tujuan tersebut telah ditetapkan maka perlu ada sebuah keputusan dalam organisasi untuk mendukung tujuan organisasi tersebut. Keputusan tersebut dibuat dengan cara mengumpulkan fakta-fakta dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Ketika keputusan tersebut sudah diambil maka lebih dibutuhkan banyak komunikasi lagi untuk mensinkronkan antara keputusan dan tujuan organisasi yang telah ditentukan bersama.

c. Mengukur Prestasi Kerja

Setelah keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Karena itu sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antardivisi yang ada dalam organisasi tersebut.

d. Merekrut dan Mengembangkan Staf

Kaitannya komunikasi dengan perekrutan staf adalah perlu adanya pengumuman secara terbuka bahwa organisasi tersebut membutuhkan karyawan baru. Kemudian dalam perekrutan juga terdapat wawancara yang dimana melalui hal tersebut pelamar dapat ditentukan nantinya dapat diposisikan untuk menduduki jabatan yang tersedia. Kemudian kaitannya dengan pengembangan adalah staf juga perlu diberi umpan balik atas prestasi yang dicapai, seperti penghargaan atau pengakuan.

e. Pelayanan Pelanggan

Semua organisasi akan selalu berhubungan dengan pelanggan dengan menggunakan komunikasi formal maupun nonformal. Hal ini sangat diperlukan untuk menjaga relasi antar dua pihak dan menjaga kepercayaan pelanggan dengan organisasi itu sendiri.

f. Negosiasi dengan Pemasok

Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu organisasi perlu mengadakan negosiasi yang baik. Komunikasi sangat diperlukan agar ada kesepahaman dan kesepakatan antara kedua pihak, yaitu pihak perusahaan dan pemasok.

g. Memproduksi Produk

Suatu produk perlu ada inovasi dalam hal nilai kegunaannya dan penawarannya di pasar. Ketika melakukan inovasi, ada beberapa ide atau gagasan yang disampaikan oleh perancang desain, pemasar yang meneliti pasar, dan manajer penjualan itu sendiri. Dari situ dapat dilihat perlu adanya koordinasi antardivisi agar produk tersebut bisa dihasilkan sesuai harapan dan sesuai dengan keinginan dari pasar atau kebutuhan masyarakat luar.

h. Berinteraksi dengan Peraturan yang ada

Perusahaan tidak bisa memproduksi suatu produk secara bebas, karena adanya beberapa peraturan dari pemerintah yang memiliki tanggung jawab melindungi kepentingan masyarakat. Sehingga sangat dibutuhkan koordinasi antara perusahaan dengan pemerintah, khususnya dengan peraturan-peraturan yang berlaku yang ada kaitannya dengan masalah produksi.

B. Pola Komunikasi

Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communications formal) dan saluran komunikasi nonformal (informal

communications channel)

II.I Saluran Komunikas Formal

Dalam proses penyampaian informasi dari manajer ke karyawan atau ke bawahan, terdapat bebrapa bentuk komunikasi, diantaranya dari atas ke bawah (top down atau downward communications), komunikasi dari atas ke bawah (bottom-up atau upward

communications), komunikasi horizontal (horizontal communications), da komunikasi diagonal (diagonal communications)

a. Komunikasi dari Atas ke Bawah

Manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuik menyampaikan informasi, mengarahkan, mengoordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu: Memberikan pengarahan atau instruksi kerja Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik orgasional Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai

b. Komunikasi dari Bawah ke Atas

Dalam suatu organisasi terkadang ada beberapa masalah yang terjadi di dalamnya dan untuk memecahkan masalah tersebut dan mengambil keputusan secara tepat, maka sepantasnya bila seorang manajer memperhatikan aspirasi dari bawah. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus percaya penuh kepada bawahan supaya informasi yang dari bawahan boleh menjadi masukan yang positif bagi manajer dalam mengambil keputusan.

c. Komunikasi Horizontal

Bentuk dari komunikasi ini adalah komunikasi yang sejajar antarposisi yang sama dalam suatu organisasi, misalnya antarmanajer, antarsejawat, dan antarkaryawan. Hal ini menjadi salah satu bagian penting dalam organisasi karena setiap divisi atau setiap departemen memiliki tingkat ketergantungan yang cukup besar.

d. Komunikasi Diagonal

Dalam komunikasi ini, melibatkan komunikasi antar dua tingkat organisasi yang berbeda, misal anatar manajer produksi dengan bagian promosi. Hal ini dilakukan karena penyebaran informasi bisa lebih cepatbketimbang bentok komunikasi tradisional dan

memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

e. Keterbatasan Komunikasi Formal

Komunikasi formal cenderung birokratis dan ketat, sehingga proses pengambilan keputusan menjadi lamban. Hal ini terjadi karena sifat dari komunikasi formal itu sendiri dimana terdapat struktur organisasi yang sudah ada dan itu semua telah ditentukan dalam posisi-posisi yang telah tersedia sehingga sifatnya adalah kaku.

II.II

Saluran Komunikasi Informal

Komunikasi informal cenderung luwes atau fleksibel, seperti halnya dalam istirahat jam kantor. Dalam komunikasi seperti ini, orang-orang yang terlibat dalam suatu organisasi tidak mempedulikan jenjag hierarki, pangkat, ataupun jabatan. Biasanya pembahasannya adalah hal-hal yang ringan, seperti dunia olahraga atau musik terkini. Melalui komunikasi ini juga manajer dapat memonitor karyawannya dalam melakukan tugasnya.

C. Cara Melakukan Komunikasi

Ada dua hal utama dalam melakukan komunikasi dalam organisasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin dan yang kedua: menangani krisis komunikasi.

I.

Penanganan Pesan-pesan Rutin

Untuk penanganan pesan-pesan rutin, seorang manajer harus memperhatikan berbagai hal berikut:

a. Mengurangi Jumlah Pesan

Dalam suatu organisasi, mungkin terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak berguna, dan juga banyak pertemuan atau rapat yang sia-sia, membuang waktu yang percuma, dan tiada hasil yang berarti. Perlu ada evaluasi dan tentu perlu mendapat perhatian yang seksama supaya segala sesuatunya menjadi lebih efisien.

b. Instruksi yang Jelas

Manajer yang berperan sebagai komunikator perlu mencari kejelasan pesan ataupun informasi yang kurang jelas. Jangan sampai adanya komunikasi yang kurang baik menimbulkan pesan yang diterima menjadi ambigu atau mungkin menjadi negatif. Manajer perlu berkomunikasi dengan staf secara keseluruhan untuk menjaga hubungan yang baik dan memberikan umpan balik terhadap perkembangan suatu pesan.

c. Mendelegasikan Tanggung Jawab

Setiap manajer harus bisa memberikan kepercayaan dan tanggung jawab kepada orang lain. Hal ini penting karena seorang manajer harus harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain.

d. Melatih Petugas

Suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan ketrampilan berkomunikasi bagii orang-orang yang tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi yang nantinya diharapkan dapat meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan ketrampilan dalam mempresentasi.

II.

Penanganan Krisis Komunikasi

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menangani masalah krisis komunikasi, diantaranya adalah:

Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis Usahaka agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi organisasi yang dilengkapi dengan peralatan elektronik komunikasi Tunjukkan keseriusan perusahaan

D. Meningkatkan Ketrampilan Komunikasi

Ada beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis, diantaranya: Membaca Mendengarkan Membuat percakapan menarik Melakukan wawancara Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil Berpidato dan presentasi Menulis surat, memo, dan laporan