DIRECCIN GENERAL DE QUEJAS Y ORIENTACION PROCEDIMIENTO MP-DGQO-11 REA RESPONSABLE: Direccin de Admisibilidad e Informacin

Procedimiento para la recepcin y distribucin de documentos que ingresan a travs de la Oficiala de Partes Comn de la CDHDF
CDIGO: MP-DGQO-11

AUTORIZ: Consejo APROB: REVIS: Mtro. Emilio lvarez Icaza Longoria.- Presidente Lic. Vctor Morales Noble.-Director General

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ELABOR: Lic. Montserrat Matilde Rizo Rodrguez FECHA DE APROBACIN: ________________________

NDICE: 1.- Objetivo 2.- Alcance 3.- Polticas de operacin 4.- Descripcin del procedimiento ANEXOS: 1.- Formato de registro manual 2.- Reporte emitido por el sistema

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1.- Objetivo Establecer los mecanismos que regulen la recepcin y distribucin de la correspondencia que ingrese a travs de la Ventanilla de Oficiala de Partes de la CDHDF.

2.- Alcance Las disposiciones de este procedimiento son de observancia y aplicacin para el personal de la Jefatura de Departamento de Oficiala de Partes, de la SAR adscrita a la DAI, y en general, a todo el personal de la DGQO de esta Comisin.

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3.- Polticas de operacin La Oficiala de Partes es la instancia responsable de recibir y distribuir la correspondencia de las y los peticionarios, de autoridades, instituciones y organismos pblicos o privados, y en general, cualquier documento que se encuentre dirigido a la CDHDF, a cualquiera de sus rea o bien, para alguna de las personas que se encuentran laborando en las mismas. La DAI, a travs de la SAR, es el rea responsable de supervisar el correcto funcionamiento de la Oficiala de Partes, conforme a los lineamientos establecidos para tal efecto. Se denomina como Ventanilla de Oficiala de Partes al lugar fsico conformado por un mostrador y una ventana de cristal con la leyenda de la denominacin ya citada, en donde la Oficiala de Partes realiza sus actividades de recepcin de documentos, en un horario continuo de atencin al pblico de 9:00 a 18:00 horas. La Oficiala de Partes, deber garantizar el eficiente, correcto y adecuado control institucional de la documentacin recibida. Asimismo, deber informar y resolver las dudas del pblico en general, respecto de los documentos que pretendan ingresar. Deber salvaguardar cada documento recibido de manera fsica y en estricta confidencialidad, por lo que si existiese algn solicitante de la misma, y ste no se encuentre dentro de los usuarios ordinarios que se enuncian en los procedimientos, deber ser canalizado con el titular de la SAR, a la que est adscrita el rea de Oficiala de partes. El rea fsica correspondiente a Oficiala de Partes deber permanecer resguardada, cerrando la puerta del lugar con llave, durante el tiempo que no se encuentre en operacin. El titular de la DAI, designar al menos tres personas, a discrecin, que deben tener copia de la llave de esta rea de trabajo. Al menos un representante del personal de mandos medios del rea de la DAI, deber encontrase en las instalaciones de la CDHDF, antes del inicio de Operaciones de la Ventanilla de Servicios, para supervisar la apertura del rea de Oficiala de Partes, y auxiliar al personal de sta, en caso de ser requerido. La Oficiala de Partes, no podr recibir, bajo ninguna circunstancia, documentacin alguna que venga dirigida al rea de Contralora Interna, ya que sta deber entregarse directamente en las instalaciones de esta rea.

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Previo a iniciar labores, el Jefe de Departamento de la Oficiala de Partes, conjuntamente con su personal, deber: 1. Verificar que el equipo de cmputo se ha iniciado sin problema alguno. El analista responsable proceder a revisar que los datos que en l aparecen y en el sistema correspondan al da que inicia; 2. Verificar que el reloj checador con el que sellan los documentos que se reciben, tenga correctos los datos correspondientes a Ao, -Mes, -Da Meridiano y Hora. 3. Verificar que los dos foliadores disponibles en el rea, sellen de manera consecutiva los folios correspondientes, que los nmeros estn en posicin correcta y los cojines tengan tinta, para que su colocacin sea clara y legible en los documentos donde se coloquen. Verificar que su ubicacin dentro del equipo de oficina, sea junto al reloj checador para facilitar su localizacin y uso. Si el personal de la Oficiala de Partes detectara alguna anomala en cuanto a estas condiciones de trabajo, deber hacerlo del conocimiento inmediato del SAR, para que se tomen las medidas correctivas a que haya lugar.

El personal de la Oficiala de Partes, deber dar un trato corts a toda persona que acuda a requerir sus servicios.

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4.- Descripcin del procedimiento

TEMA

ACTIVIDAD 1.1. Recibir al usuario y verificar que los documentos que se presentan estn dirigidos a la CDHDF y se encuentren firmados. Para el caso de documentos de peticionario(a), presentados por primera vez, estos debern cumplir con los requisitos del artculo 30 de la LCDHDF y 86 del RICDHDF 1.2. Recibir los documentos, colocando sello de reloj checador (que contiene hora y fecha), estampando en el documento original y en el acuse, rbrica de quien recibe, nmero de fojas del documento y, en su caso, el nmero de anexos y nmero de fojas de los mismos. Entregar acuse al usuario(a). 2.1. Asignar un nmero de folio a cada documento.

RESPONSABLE Analista

1.0. Recepcin

Analista

2.0. Asignacin de Folios 3.0. Registro

Analista

4.0. Clasificacin y Captura

3.1. Registrar los datos bsicos del documento en el formato de registro manual. 4.1. Clasificar los documentos en tres grupos: 1. De peticionarios; 2. De autoridad; 3. Institucionales; 4.2. Capturar los datos del documento en el sistema, siendo los siguientes: 1. Tipo de documento (peticionario, autoridad; personales). 2. Folio 3. Destinatario 4. Nombre de la Institucin emisora, para los documentos de autoridad e institucionales 5. Va de Entrada 6. Fojas 7. Anexo y Pginas del Anexo 8. rgano o rea de apoyo a la que se remite. 9. Observaciones

Analista Jefe de Departamento de Oficiala de Partes

Analista

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TEMA

ACTIVIDAD 5.1. Los documentos de peticionario(a), en los que se hacen del conocimiento hechos que podran ser constitutivos de violaciones a los derechos humanos, (queja), entregar de inmediato para su trmite a la Jefatura de Departamento de Registro, recabando el acuse de entrega. 5.2. Los documentos de aportaciones a quejas presentados por peticionarios(as), se entregan de inmediato para su trmite, a la Jefatura de Departamento de Atencin a Visitaduras, recabando el acuse de entrega. 5.3. Los documentos de autoridad son analizados y ubicados a travs del sistema, posteriormente se entregan a la Jefatura de Departamento de Atencin a Visitaduras, para que stos se integren al expediente correspondiente. 5.4. No aplica 5.5. Los documentos Institucionales, se entregan al rgano, rea de apoyo o personal de la Comisin, a quien vayan destinados. 5.6. Los documentos personales, se resguardan en la ventanilla para que el interesado(a), pase a recabarlos, conforme a la Circular nmero 35/DGA/2007 del 13 de junio 2007 emitida por la DGA. 6.1. Imprimir el listado de folios capturados que emite el sistema, mismo que servir de acuse para distribucin. 6.2. Distribuir documentos, utilizando de acuse de entrega de los mismos, el listado que emite el sistema. FIN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

Analista

Analista

5.0. Trmite

Analista

Analista Analista

Analista

6.0 Distribucin

Jefe de Departamento de Oficiala de Partes Analista

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