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CLIMA LABORAL DEFINICION:

Por Clima Laboral se entiende el conjunto de cualidades, atributos o propiedades relativamente permanentes de un ambiente de trabajo concreto que son percibidas, sentidas o experimentadas por las personas que componen la organizacin empresarial y que influyen sobre su conducta.
El Clima Laboral se compone de las personas, de la infraestructura fsica de la empresa, de los clientes y de la interaccin de todos estos factores. El buen Clima Laboral se orienta hacia los objetivos generales de la empresa, pero un mal clima puede destruir el ambiente de trabajo ocasionando conflictos y bajo rendimiento

IMPORTANCIA
La importancia del conocimiento del clima laboral se basa en la influencia que este ejerce sobre la comportamiento de los trabajadores, siendo fundamental su diagnostico para el diseo de instrumentos de gestin de Recursos Humanos.

COMO HACER DIAGNOSTICO DEL CLIMA LABORAL OBJETIVO


En una investigacin sobre CLIMA LABORAL lo que se busca es determinar aquellas variables objetivas que pueden incidir negativamente sobre la percepcin que tienen las personas sobre la calidad de trabajo en que se encuentran. Esta calidad por ultimo influir en el rendimiento del desempeo y por lo tanto en los resultados econmicos como de satisfaccin de las personas que intervienen en los procesos, comprometindose as el proyecto de EMPRESA y la permanencia estable, productiva y saludable de la gente. ALCANCE En una investigacin sobre CLIMA LABORAL se hace para todo el personal que labora en la organizacin con el fin de determinar las diferentes variables que incidan negativamente en la calidad del trabajo de las personas y posteriormente poder cruzar estas variables y ejecutar un plan de mejoramiento.

JUSTIFICACION: La investigacin sobre el CLIMA LABORAL est orientada a contribuir con el mejoramiento de variables que se vean afectadas por fenmenos internos o externos y contribuyan negativamente en el clima laboral.

PASOS A SEGUIR EN EL DIAGNOSTICO DEL CLIMA LABORAL

1) El auditor o grupo de auditora realiza un diagnostico presuntivo y acuerda con las autoridades de la empresa y define el equipo responsable del diagnostico del clima laboral. 2) El equipo auditor debe conocer la empresa en su: origen, plan estratgico, estructura organizacional, clientes, servicios que presta o productos que fabrica, estatutos, manuales de polticas, manuales de funciones, reglamente de trabajo y manuales de procedimientos. 3) Revisar cada una de las variables organizacionales de acuerdo con el tamao y necesidades de la empresa tales como: a) Ejecucin del poder y lnea de mando, segn la clase de estructura organizacin como la empresa denota su jerarqua, el poder ejercido. b) Estilo de Liderazgo (capacidad de los lideres para comunicarse con sus colaboradores) c) Sistema de comunicacin interna y conformacin de grupos tanto formales como informales y las relaciones interpersonales. d) Polticas de capacitacin (educacin)para el desempeo de competencias laborales e) Polticas y estrategias de motivacin, si la empresa tiene un sistema de recompensas y reconocimiento del trabajo bien hecho. f) Polticas de contratacin para mantener ocupados los cargos g) Poltica de salario y retribuciones econmicas para los trabajadores h) Polticas de calidad en general i) Igualdad. La igualdad es un valor que mide si todos los miembros de la empresa son tratados con criterios justos.

j)

Espacio fsico donde el trabajador realiza su actividad incluyendo sus herramientas y materiales para el desarrollo de la actividad. k) Orden: Evala a la organizacin y su forma de reaccionar ante el medio. Se responden entonces preguntas como: Est la empresa preparada para una eventualidad?, cmo responde?, qu tanto aportan sus empleados para solucionar las adversidades?, se nota cierto orden?, etc. l) Sentido de pertenencia m) Recreacin y entretenimiento Otros circuitos administrativos que sean necesarios.

Recreacin y entretenimiento para mejorar la calidad del trabajo

Actualmente, muchas empresas han optado por ofrecer opciones de recreacin a sus empleados, no slo porque esto mejora su propia salud, sino porque se ha notado que mejora el rendimiento laboral y el sentido de pertenencia

No slo se trata de trabajar en una empresa y pare de contar. Con ciertas modificaciones puede crearse todo un ambiente de trabajo agradable, en donde se compartan cosas diferentes al trabajo que se realiza normalmente, y de paso, se goce de buena salud mental y fsica. Algunas empresas han integrado a su programacin anual, actividades que incluyen juegos deportivos o reuniones (convivencias) que hacen que el ambiente laboral mejore notablemente. Recreacin, alimentacin, deporte... Sobre todo en las empresas grandes, debido a las facilidades en sus instalaciones, han implementado gimnasios, cafeteras, sitios de esparcimiento internos que han cambiado la forma en que los empleados ven su empresa y lo que sta tiene para ofrecerles. Por ejemplo, si un empleado que trabaja todo el da en su oficina y, debido a las distancias en las ciudades no tiene tiempo suficiente para ir a almorzar a su casa, puede hacerlo en su sitio de trabajo (en una cafetera, por ejemplo), no pierde tanto tiempo ni se desgasta fsicamente durante el traslado. Lo que hacen las empresas es determinar un sitio que se usar slo para comer y proveer la alimentacin a los empleados a precios muy bajos. As los empleados disfrutarn comiendo juntos y departiendo en un ambiente diferente al laboral.

Otras empresas por su parte han instalado gimnasios que pueden ser usados gratuitamente o a bajos costos en horas no laborales (antes o despus de la hora de entrada o de salida del trabajo). El empleado que hace ejercicio, al contrario de llegar exhausto, tendr sus energas renovadas y estar mucho ms despierto que de costumbre. Existen otras maneras de darle entretenimiento a los empleados, an cuando las instalaciones fsicas de la empresa no lo permitan. En la actualidad, casi todos los sistemas laborales en Latinoamrica cuentan con programas paralelos de recreacin, salud, etc., como las cajas de compensacin que ofrecen todos estos servicios. En ellas existen lugares especializados para las prcticas deportivas de todo tipo y a muy bajo costo o incluso gratuitamente. Entretenimiento Tambin se hace frecuente la organizacin de grupos deportivos en los que se compite al interior de la empresa por atractivos premios, que van desde pequeos objetos hasta dinero u horas libres para los ganadores. Esto no slo anima a los participantes a hacer las cosas bien, sino que promueve la sana competencia y el compartir con todos los miembros de la empresa sin distincin alguna.

4) Establecer la metodologa de la investigacin de acuerdo a las necesidades de la investigacin a realizar y se debe planear dicho trabajo a) Definir objetivos de la investigacin: Identificar necesidades y expectativas de los trabajadores, obtener ndices de satisfaccin de los trabajadores, dar recomendaciones y toma de decisiones. b) Definir los grupos de trabajo de la investigacin as: responsables directos (fuentes de informacin primaria y fuentes de informacin secundaria), personal de soporte (gente con experiencia en investigacin), Personal de planeacin y diseo , Personal de campo (supervisores y encuestadores) grupo de procesamiento de datos (supervisores y digitadores), grupo de anlisis, documentacin y recomendaciones, grupo toma de decisiones.

5) Establecer y disear la herramienta de medicin de acuerdo al mtodo de investigacin como: La encuesta, la entrevista, el grupo foco etc. Para cada mtodo de investigacin existe un instrumento de recoleccin de datos. Se pueden obtener tres grupos de instrumentos de medicin: 1. Un cuestionario de preguntas cerradas que busca identifica los ndices de satisfaccin o insatisfaccin . 2. Un cuestionario de preguntas abiertas que busca detectar los factores generadores de satisfaccin o insatisfaccin, 3, un cuestionario combinado incluyen tanto preguntas abiertas como cerradas, las que procuran con un solo instrumento cumplir los objetivos planteados en la auditora del clima laboral.

En el diseo de la herramienta para la recoleccin de los datos debemos tener en cuenta las siguientes directrices: a) Debe tener preguntas calificativas, las cuales dan un grado o categora a un criterio determinado: califique de 1 a 5 la comunicacin escrita que ofrece esta empresa, siendo 1 la de mas bajo rango y 5 la de mas alto rango. Las pliticas salariales son : malas, regulares, buenas, muy buenas, excelentes.

b) Preguntas de respuesta mltiple: Son las que ofrecen dos o mas alternativas de seleccin de su respuesta. Cual o cuales de los siguientes procedimientos en la empresa cree usted que estn ms claros y se ejecutan con precisin: Compras Ventas Produccin Control de calidad Todos los anteriores c) Preguntas combinadas, que incluyen tanto preguntas abiertas como preguntas cerradas, las que procuran con un solo instrumento cumplir los objetivos planteados en la auditoria. 6) Requerimientos de la Herramienta a) Las preguntas del cuestionario deben ser claras y concretas b) El espacio para responder las preguntas debe ser suficiente c) El cuestionario no debe ser muy extenso, pues dificulta el trabajo de campo y la tabulacin posterior d) El vocabulario usado para escribir una pregunta debe estar acorde con la jerga y el nivel de comprensin de los encuestados e) Se debe hacer preguntas contundentes por cada variable. f) No se deben incluir preguntas con doble sentido o que sugieran su respuesta g) Evitar presentar preguntas en forma negativa. h) El cuestionario debe ser interesante para el encuestado, de manera que se facilite el proceso de recoleccin de informacin.

7) EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO DE LA TECNICA ENCUESTA PREGUNTAS CERRADAS NOMBRE DE LA EMPRESA El propsito de esta encuesta es garantizar que el nombre de XXXXXXXXX se vea beneficiado con sus opiniones, aportes y sugerencias para un buen clima organizacional. Los resultados obtenidos con esta encuesta ser manejado en forma confidencial y se utilizaran para la ejecucin de planes de accin y mejoramiento en las polticas y procedimientos de esta empresa. Este cuestionario consta de preguntas cerradas de seleccin multiple, de calificacin y de dos posibilidades de respuesta como SI-NO e intercaladas encontrara algunas preguntas para respuestas abiertas. Agradecemos su colaboracin y le pedimos el favor que la informacin que usted suministre sea en forma personal, sincera y clara
Las siguientes preguntas nos permiten observar como las diferentes reas perciben el clima organizacional de XXXXXXXXXX

CUESTIONARIO
i) ii) Sexo: Femenino ____ Masculino____ Marque con una X el rea de la empresa a la cual usted pertenece

(1) (2) (3) (4) (5)

Gerencia Ventas Talento Humano Servicio al cliente Produccin

iii) Marque con una X el nivel que tiene su cargo dentro de la empresa (1) Nivel Gerencial (2) Jefe de departamento (3) Coordinador o supervisor de seccin (4) Asistente (5) Operario, servicios generales otro iv) Marque con una X el tiempo que lleva laborando en la empresa xxxxxx (1) Menos de un ao (2) De 1 ao a 2 (3) De 3 aos 5 (4) Mas de 5 aos v) Marque con una X el tipo de contrato que usted tiene (1) A termino fijo (2) Termino indefinido (3) Por prestacin de servicios (4) Por obra

Marque con una X cual de los siguientes aspectos usted conoce de su empresa

(5) La misin y visin (6) Objetivos (7) Estatutos (8) Reglamento interno (9) Manuales de procedimientos (10)Manuales de funciones (11)Manual de polticas
Las primeras preguntas del cuestionario son preguntas demogrficas y de segmentacin: Nos permiten adquirir informacin acerca del encuestado que usaremos posteriormente para enriquecer el anlisis grupal de los resultados.

Preguntas cerradas referente a las variables defifinidas. Las siguientes preguntas requieren de su opinin, actitudes, sentimientos y percepcin, respecto a la empresa xxxxxxx,su cargo y rea de trabajo. Para contestar las siguientes preguntas usted debe colocar una x en las casillas suministradas para dar una valoracion. Total De Des No Aspectos
.
acue rdo acue rdo acue rdo

Igualdad
1 2 3 4

5 6 7

8 9 10 11 12 13 14 15

Mis superiores me tratan con igualdad y cordialidad y respeto Siento que recibo buen trato de mis compaeros Me siento a gusto con mi jefe inmediato La solidaridad y cooperacin es una virtud caracterstica en los grupos formales e informales dexxxxxxxxxx Condiciones laborales De acurdo con el contrato, xxxxxxxsi cumple con las condiciones laborales segn la ley Conoce usted si xxxxxxx cuenta con personal de autsourceng El personal de aoutsourcing es tratado como los empleados que pertenecen a la empresa. Motivacion Tengo participacin en las decisiones de xxxx Mis logros en mi trabajo son reconocidos por xxxx Me siento a gusto con mi jefe inmediato Me siento motivado a realizar mis labores todos los das En xxxx he tenido oportunidades de asenso o incentivos monetarios por el logro de mis metas en el trabajo Creo que la remuneracin que recibo es justa con las tareas asignadas a mi trabajo. En xxxx hay incentivos para los empleados que sobresalen en su trabajo. Si un empleado manifiesta inters por capacitarse, la empresa xxxx es flexible con el tiempo.

16

El trabajo que hago me hace sentir realizado Politicas Administrativas

17

Conozco con claridad cuales son las funciones y el nivel de responsabilidad en el puesto que desempeo 18 Conozco con claridad las polticas de motivacin que la empresa tiene para sus empleados. 19 Los superiores de xxxxxx hacen participes a todo el personal de sus logros. 20 En el departamento que laboro se percibe un ambiente de cooperacin 21 Tengo claro los procesos y procedimientos los cuales me facilitan mi labor 22 La empresa xxxxx da capacitacin a sus empleados Comunicacin 23 Mis superiores me imparten ordenes con claridad y precisin 24 Las polticas, en los procesos de comunicacin son claras y precisas. 25 Las fuentes de informacin son agiles y rpida, transmiten los datos en tiempo real 26 La comunicacin con los empleados es abierta y clara Condiciones fsicas y locativas del puesto de trabajo 27 La distribucin fsica de mi area de trabajo facilita mis labores 28 En su rea de trabajo usted goza de buena ventilacin e iluminacin natural y aislamiento del ruido 29 Los equipos y herramientas que usted emplea en su trabajo se les hace mantenimiento peridicamente 30 El mobiliario que tengo en su oficina evita que usted adopte malas posturas 31 Los trabajadores reciben satisfactoriamente los elementos de proteccin personal para evitar accidentes y enfermedades profesionales. 32 Se debera mejorar el ambiente fsico de mi rea de trabajo Recreacion y Entretenimiento 33 En xxxxx peridicamente existen jornadas de integracin, recreacion Tambin podemos utilizar una o dos preguntas abiertas o de opinin. En las preguntas cerradas de SI o NO, si el encuestado responde No, se necesita solicitar una clarificacin, por lo tanto debe dejar un espacio suficiente para que se haga la aclaracion :

Tambin podemos formular preguntas de seleccin mltiple como: Cual de los siguientes factores genera malestar en su area de trabajo 1. La ventilacin 2. El ruido 3. La iluminacin 4. Mobiliario no ergonmico 5. La higiene y limpieza 6. Todos los anteriores

OTRO EJEMPLO DE CUESTIONARIO


Por favor, dedique 10 minutos a completar esta encuesta, la informacin obtenida servir para conocer el nivel de satisfaccin de los empleados. Sus respuestas sern tratadas de forma CONFIDENCIAL Y ANNIMA y sern analizadas de forma agregada.
J3xgQSoZdPc= 0 ,0

A lo largo de esta encuesta le haremos una serie de preguntas sobre distintos aspectos de su empresa. Por favor, utilice la siguiente escala para responder:

La empresa en general:

1
Est usted satisfecho con su trayectoria en la empresa? - . Le gusta la empresa? - . Se siente orgulloso de pertenecer a ella? - . Se siente integrado en su empresa? - . Es usted consciente de lo que aporta a la empresa? - . La considera un poco como suya, como algo propio? - .

N/A

Ergonoma y condiciones ambientales: 1


Tiene suficiente luz en su lugar de trabajo? - . Su puesto de trabajo le resulta cmodo? - . La temperatura es la adecuada en su lugar de trabajo? - . El nivel de ruido es soportable? - . Los aseos estn limpios? - . Su ordenador funciona a una velocidad adecuada? - . El lugar en el que se sienta le resulta cmodo? - . Su pantalla est a la altura adecuada para usted? - . Tiene espacio suficiente en su puesto de trabajo? - .

N/A

8) TABULACION DE DATOS RECOGIDOS

Para procesar la informacin obtenida en el trabajo de campo se deben realizar las siguientes actividades: a) Planear el proceso de tabulacin de los diferentes o nico instrumento de medicin utilizado en la auditoria, definiendo el mtodo de tabulacin, designando el equipo de digitacin, y supervisores. Tabulacin de datos cuantitativos Ejecutar la digitacin de datos utilizando una plantilla computarizada para la codificacin de alternativas de respuesta y categorizacin de preguntas presentadas en el cuestionario. Conteo de respuestas, teniendo en cuenta la frecuencia de ocurrencia y el %. Evaluar el % de no respuesta Elaboracin de graficas, entre las graficas podemos destacar los cuadros de frecuencia, histogramas, polgonos de frecuencias, diagramas de crculos

b)

c) d) e)

CUADROS DE FRECUENCIAS

Un cuadro de frecuencia es una tabla que incluye al menos informacin sobre el comentario del empleado, la frecuencia del mismo y su valor porcentual con respecto a los comentarios realizados y este incluye: Identificacin de la organizacin auditada, Nombre del ndice evaluado, eje Y concepto evaluado, eje X ocurrencia, porcentaje y total.

HISTOGRAMAS El histograma es un grafico en el cual se presenta la informacin contenida en una distribucin de frecuencias, por medio de dos ejes. El eje horizontal se utiliza para presentar la clasificacin u ordenamiento de los comentarios de los clientes. El eje vertical, presenta barras cuya altura corresponde a la frecuencia de ocurrencia de cada comentario del cliente.

POLIGONOS DE FRECUENCIAS Un polgono de frecuencia es un grafico que se obtiene uniendo los puntos medios de los techos de los rectngulos de un histograma. Por lo tanto, para obtener un polgono de frecuencias, se deben llevar a cabo las siguientes actividades: elabore el histograma y una mediante lneas rectas los puntos medios de los techos del histograma.

DIAGRAMAS DE CIRCULOS Un diagrama de crculo es un grafico circular dividido en varios sectores correspondiente a cada comentario analizado. Se debe definir los comentarios que va a hacer parte del diagrama y grafique el diagrama presentando sectores cuyo tamao este determinado por la frecuencia de ocurrencia del comentario evaluado.

9) FASE DE ANLISIS Y COMUNICACIN DE RESULTADOS Obtencin de resultados, generacin de informes y definicin de la estrategia a seguir. Una vez la direccin de la empresa ya ha analizado los resultados, es conveniente comunicar los resultados globales a todos los empleados. Esto permite implicarles en el proyecto de clima, lo que redundar en una motivacin adicional y posibilitar una mayor participacin en las encuestas futuras Para analizar los resultados arrojados de la encuesta se debe seguir las siguientes recomendaciones: a) Identificar el objetivo de la variable objeto de evaluacin b) Leer en las graficas los resultados obtenidos c) Hacer un anlisis individual de cada pregunta y concluir si con esa pregunta se cumpli el objetivo propuesto. d) Determinar en cada pregunta las debilidades o fortalezas respecto a las polticas del clima laboral e) Identificar el objetivo principal de la auditoria f) Concluir el impacto que genera la variable para el clima laboral, si este es negativo o positivo g) Determinar el problema (si lo hay) por variable con las causas y los efectos
La tcnica a utilizar para hacer este anlisis es el diagrama de la espina de pascado del Dr. Kaoru Ishikawa que consiste en lo siguiente:

El Diagrama Causa-Efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teoras propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce tambin como diagrama de Ishikawa (por su creador, el Dr. Kaoru Ishikawa, 1943), diagrama de Espina de Pescado y se utiliza en las fases de Diagnstico y Solucin de la causa. Ishikawa estaba interesado en cambiar la manera de pensar de la gente respecto a su trabajo. Para l, la calidad era un constante proceso que siempre poda ser llevado un paso ms. Hoy es conocido como uno de los ms famosos Gurs de la calidad mundial. Todos quienes estn interesados en el tema de la calidad deben estudiar a Ishikawa, pero no solamente de manera superficial, repasando sus planteamientos, sino analizando profundamente su concepcin del trabajo y sobre todo aplicndola cada quien a su propio entorno.

Se usa para:

1. Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema. 2. Ampliar la visin de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su anlisis y la identificacin de soluciones. 3. Analizar procesos en bsqueda de mejoras. 4. Conduce a modificar procedimientos , mtodos, costumbres, actitudes o hbitos, con soluciones muchas veces sencillas y baratas. 5. Educa sobre la comprensin de un problema. 6. Sirve de gua objetiva para la discusin y la motiva. 7. Muestra el nivel de conocimientos tcnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema.

8. Prev los problemas y ayuda a controlarlos, no solo al final, sino durante cada etapa del proceso.

Cmo construirla?: 1. Establezca claramente el problema ( Efecto ) que va a ser analizado. 2. Disee una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el problema al interior de un rectngulo localizado en la punta de la flecha.

3 Haga una lluvia de ideas para identificar el mayor nmero posible de scausas que puedan estar contribuyendo para generar el problema, preguntando Por qu est sucediendo? 1. Agrupe las causas en categoras. 2. Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros diagramas de Causa Efecto para cada una de las causas encontradas. Para esto, tome de 2-3 Causas Raz Potencial del Diagrama. 3. Para estas causas pregunte Porqu 5 veces (o al menos 2 veces o hasta que ya no tenga ms respuestas al Porqu). 4. Escriba cada categora dentro de los rectngulos paralelos a la flecha principal. Los rectngulos quedarn entonces, unidos por las lneas inclinadas que convergen hacia la flecha principal. 5. Se pueden aadir las causas y subcausas de cada categora a lo largo de su lnea inclinada, si es necesario. Ejemplo:

h) Hacer recomendaciones para dicha variable objeto de estudio

Hacer un cruce de variables teniendo en cuenta los resultados positivos o negativos y que tanto puede aportar o en que puede perjudicar una variable a la otra. j) Hacer recomendaciones k) De acuerdo a los resultados arrojados por cada variable, se debe sacar las conclusiones finales y hacer las respectivas recomendaciones l) Disear los planes de mejoramiento para ser ejecutados con todo el personal basndonos en los principios de Deming.
i)

. Planificar : Involucrar a la gente correcta Recopilar los datos disponibles Comprender las necesidades de los clientes Estudiar exhaustivamente el/los procesos involucrados Es el proceso capaz de cumplir las necesidades? Desarrollar el plan/entrenar al personal 2. Hacer : Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas Recopilar los datos apropiados

3. Verificar : Analizar y desplegar los datos Se han alcanzado los resultados deseados? Comprender y documentar las diferencias Revisar los problemas y errores Qu se aprendi? Qu queda an por resolver? 4. Actuar : Incorporar la mejora al proceso Comunicar la mejora a todos los integrantes de la empresa Identificar nuevos proyectos/problemas El mejoramiento continuo es una incesante bsqueda de problemas y sus soluciones. Por lo cual debemos de considerar el concepto fundamental del ciclo que es que nunca termina. Para poder utilizarlo en realidad no se necesitan muchos requisitos. Muchas veces el mismo Dr. Deming usaba una servilleta y una pluma para poder explicrselo a sus alumnos. Si bien podemos caer en la tentacin de decir que la herramienta no presenta un grado de dificultad alto, no por eso significa que la herramienta no sea poderosa. 10. Despus de obtener un informe claro del diagnostico del clima laboral se debe dar a conocer a todas las personas que laboran en ella, junto con la propuesta de mejora y para esto se debe disear un plan de comunicacin con sus herramientas el cual consiste en:

PLAN DE COMUNICACIN DEL ESTUDIO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL.

Algunos de los puntos que habra de contemplar un Plan de comunicacin, son: a.- Informar sobre el por qu se lleva a cabo una encuesta de clima b.- Comunicar los beneficios de encuestar a los empleados c.- Explicar el proceso que va a seguirse de forma previa, durante y tras la encuesta d.- Lanzar mensajes corporativos de inters que pueden estar relacionados con la encuesta e.- Animar a la participacin de los empleados f.- Asumir compromisos con los empleados (si va a haberlos) g.- Otros. Un Plan de Comunicacin especfico suele ser uno de los puntos olvidados en muchos procesos de diagnstico del clima laboral. Nunca hay que perder la oportunidad de comunicar El Plan de Comunicacin beneficiar a los colectivos promotores y a otros relacionados con el proceso de la encuesta, dado que contribuye a reforzar su papel haciendo llegar determinados mensajes a la organizacin. Este sera el caso, por ejemplo, del director general de la compaa, el director del departamento o responsable del proyecto que tiene a cargo la realizacin de la encuesta, el responsable de la comunicacin interna de la compaa, etc.

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN

Algunas herramientas que suelen formar parte de un Plan de Comunicacin de Clima, son: una carta del director general que adjuntada al cuestionario, una noticia en el boletn interno y/o un artculo en la revista de la compaa, un folleto promocional, algn objeto diseado a propsito para hacer marketing de la encuesta, etc.

11.

PROPUESTA DE MEJORA CONTINUA

Para disear un plan de mejora continua respecto al clima laboral se debe tener en cuenta los siguientes pasos. a. El objetivo: Se debe fijar el objetivo general de implementar el plan de mejora ejemplo: el objetivo de proponer un plan para mejorar la satisfaccin laboral es contribuir

a mejorar el Clima Organizacional de la empresa xxxxx, as como resolver las problemticas detectadas en la interacciones de los empleados implicados en los procesos y procedimientos de la empresa, partiendo del estudio de clima laboral realizado. b. Justificar la propuesta de mejora, dar una o varias razones por las cuales es necesario formular e implementar el plan de mejora: Ejemplo: 1- Basados en los resultados obtenido con las tcnicas aplicadas, se considera necesario el diseo de un Plan de Mejoras para resolver la situacin actual de insatisfaccin laboral debido a las causas y efectos detectados como lo indica el grafico No. de Ishikawa Ejemplo: 2- Teniendo en cuenta los resultados obtenidos a travs de los mtodos aplicados para determinar las causas que afectan la Satisfaccin Laboral, plasmadas en el Diagrama de Ishikawa, proponemos el siguiente Plan de Mejoras c. Tener en cuenta los problemas detectados en la fase de anlisis de la informacin para definir medida de solucin por cada problema detectado Definir la o medidas de solucin a los problemas detectados, este es el objetivo general de los que se quiere hacer Definir la Accin, es lo que se ejecutara para aplicar una mejora Identificar la persona responsable de ejecutar las acciones Plazo, definir el plazo y fijar si es a corto, mediano o largo tiempo.

d.

e. f. g.

Este ejemplo est basado en la tcnica de Ishikawa el cual consiste en determinar la medida, definir las acciones para alcanzar dicha medida, definir los responsables y estipular el plazo en que se ejecutaran esas acciones.

No. Medida 1 Lograr una adecuada cohesin grupal para alcanzar los objetivos propuestos por la organizacin.

Acciones 1. Implementar cursos de comunicacin dirigidos a la tienda objeto de estudio con conocimientos generales de la comunicacin, tcnicas y habilidades de est, particularizadas tanto para trabajadores como para brindar un mejor servicio 2. Disear actividades encaminadas a capacitar al colectivo de trabajadores en destrezas y habilidades para la resolucin de conflictos 3. Garantizar un calzado apropiado que brinden comodidad y seguridad

Responsabl e Director de Recursos Humanos

Plazo Corto

Director de Recursos Humanos

Corto

Director de aseguramie nto

corto

PLAN DE MEJORA SEGN DEMING


CICLO DE DEMING

Problema Satisfacci n Laboral

Causa Condiciones fsicas ambientales

Medida Realizar un trabajo intensivo para el mejoramiento de las condiciones fsicas y ambientales de la unidad, que propicien el confort y garanticen los medios tcnicos necesarios para el trabajo de esta unidad

Accin Realizar un trabajo de mantenimiento preventivo planificado a instalaciones, mobiliarios y equipos para solucionar las dificultades en ese sentido y que afectan el trabajo.

Resp. Director de asegurami ento calidad

fech a

META P

Provee. Cotiz. Presup.

Tom a Deci sicio nes

s e g ui m ie nt o

Eval uar que tanto se ha cum plido y dete ctar nuev os probl ema s

12. IMPLEMENTACION DEL PLAN DE MEJORA CONTINUA PARA EL CLIMA ORGANIZACIONAL 12.1OBJETIVOS Y POLITICAS A IMPLEMENTAR PARA MEJORAR ELCLIMA ORGANIZACIONAL 12.1.1 Objetivo General: hace referencia a la medidas o medidas propuestas Ejecutar un trabajo intensivo que mejore las condiciones fsicas y ambientales en la empresa

12.1.2 Objetivos especficos: hacen referencia a cada una de las acciones propuestas Planear y realizar un trabajo de mantenimiento preventivo de instalaciones mobiliarios y equipos que permitan y faciliten a los trabajadores el desarrollo de sus labores Lograr la participacin de todo el personal en cada una de las acciones propuestas en el plan de mejora

12.2 POLITICAS: Se debe estipular las polticas para todo el plan de mejora Crear un comit responsable del clima organizacional, que involucre personal representante de las diferentes unidades de trabajo en la empresa xxxxxx Gestionar la asignacin de recursos financieros, materiales y humanos para mejorar el medio ambiente de trabajo que permita el confort y al personal. Planificar e implementar las actividades propuestas en el plan de mejora para contribuir al desarrollo del personal y de su familia. Promover el desarrollo de las actividades propuestas al menor costo y en forma participativa. Buscar en forma continua y permanente estrategias innovadoras para capacitar el recurso humano a fin de lograr satisfacer sus necesidades. Considerar el recurso humano como el elemento ms importante de la Empresa xxxxx. Utilizar tcnicas de planificacin y control como Gant o pert para la ejecucin las actividades propuestas en el plan. Definir unas tcnicas de direccin para el comit de clima organizacional

12.1.3 METAS: Se fija metas teniendo en cuenta cada una de las acciones propuestas, estas deben ser alcanzables y medibles. Las metas deben ser cuantitativas. Contratar un equipo de 3 profesionales para la ejecucin del respectivo mantenimiento de equipos y mobiliario. Con las acciones propuestas alcanzar un alto porcentaje de satisfaccin de todos los empleados de la empresa xxxxx etc

12.1.4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA RESPONSABLE DEL CLIMA ORGANIZACIONAL La estructura que se propone es un comit, integrado por un presidente coordinador, una secretaria y cuatro colaboradores a quienes se les definen las respectivas funciones. UBICACION Se recomienda que la unidad del comit se ubique como una dependencia de la direccin, a fin de ser apoyada y asesorada por sta en los aspectos administrativos y que a su vez pueda realizar acciones en forma independiente del inters particular de los otros elementos de la organizacin y a la vez tener acceso a los niveles de autoridad mas altos logrando as los objetivos, metas propuestas por la institucin, consolidando el xito esperado.

ORGANIGRAMA PROPUESTO DEL COMIT RESPONSABLE DEL CLIMA LABORAL

DEFINICION DE FUNCIONES DE LOS ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: aqu se hace referencia a los siguientes aspectos relacionados con cada cargo a. Nombre del Cargo: Gerente b. Ubicacin: Direccin c. Relacin de Autoridad: Depende de: Director Regional d. Cargos bajo su responsabilidad: Coordinador del Comit e. Funcin General : Analizar, evaluar y aprobar los planes y programas presentados por el coordinador del comit f. Funciones Especficas: a reuniones convocadas por el comit responsable del clima organizacional Apoyar las decisiones tomadas por el comit Aprobar planes y programas de trabajo presentados por el comit Facilitar los recursos materiales y humanos Asignar un local para reuniones del comit a. Nombre del Cargo: Coordinador b. Ubicacin: Comit de Clima Organizacional c. Relacin de Autoridad: Depende de: Gerente d. Cargos bajo su responsabilidad: Secretaria y colaboradores e. Funcin General: Planificar, organizar, dirigir, controlar las funciones del comit f. Funciones Especficas: Elaborar planes y programas de trabajo anuales, trimestrales, mensuales, diarios relacionados con el clima organizacional Establecer sistemas de comunicacin en forma tcnica Elaborar planes de reuniones, tras convocatoria y participar activamente en stos Supervisar las actividades realizadas por los miembros del comit Analizar, aprobar y apoyar los planes de actividades presentados por los miembros del comit bajo su responsabilidad Presentar planes y programas de actividades al gerente para su aprobacin Fomentar el trabajo en equipo Promover una administracin basada en valores

Gestionar ante la Direccin la realizacin de actividades sociales que conlleven a la satisfaccin y armona del personal.

Nombre del Cargo: Secretaria Ubicacin: Comit de Clima Organizacional Relacin de Autoridad: Depende de: Coordinador Cargos bajo su responsabilidad: Ninguno Funcin General: Recepcin y elaboracin de documentos relacionados con el comit g. Funciones Especficas: Elaborar actas de reuniones y envi de correspondencia del comit Participar activamente en las reuniones del comit Elaboracin, control y archivo de todos los documentos del comit (informes, actas, reportes, acuerdos, entre otros) Dar y recibir informacin relacionada con el comit Colaborar con los dems miembros del comit a. b. c. d. e. Nombre del Cargo: Colaborador 1 Ubicacin: Comit de Clima Organizacional Relacin de Autoridad: Depende de: Coordinador Cargos bajo su responsabilidad: Ninguno Funcin General: proyectos orientados a mejorar sueldos y salarios Elaborar planes y programas sobre prestaciones laborales adicionales a las establecidas en la ley f. Funciones Especficas Planificar los incentivos econmicos a proporcionar por trabajos extras, creatividad o iniciativa y gestionar su financiamiento con instituciones o empresas gubernamentales y no gubernamentales Elaborar planes de promocin de personal y someterlos a su aprobacin ante las autoridades superiores Apoyar las actividades de los miembros del comit Rendir informes mensuales de actividades realizadas Programar actividades orientadas a la recaudacin de fondos para las actividades sociales

a. b. c. d. e. f.

12.1.5 TECNICAS DE DIRECCION Con el propsito de lograr la efectividad del funcionamiento del comit, es necesario que se implemente las siguientes tcnicas direccionales que se mencionan a continuacin: a. El Liderazgo Participativo o Democrtico, este permitir alentar la participacin de todo el personal y a la vez comprometerlos en la realizacin de actividades que sean necesarias para mejorar el clima organizacional, su implementacin implica poner en prctica la iniciativa, creatividad, saber escuchar y orientar; esto no limita hacer uso de otros tipos de liderazgos siempre y cuando las circunstancias lo ameriten (autocrtico, liberal, interactivo, continuo) b. La Toma de Decisiones Participativa o Grupal Con ella se lograr compartir una determinada situacin, analizarla y encontrar la mejor solucin, fomentando a la vez el involucramiento y la opinin de todo el personal, generando de esta forma un mayor compromiso, auto confianza, responsabilidad y la consecucin de decisiones que permitan lograr los objetivos propuestos. c. La Comunicacin Formal e Informal A fin de lograr un intercambio efectivo entre el personal de las diferentes unidades de la empresa xxxx, se sugiere implementar los tipos de comunicacin siguiente: la formal que debe realizarse a travs de canales claramente definidos como son: memorandum, circulares, reportes, entre otros. En sta adems debe utilizarse los flujos de informacin descendente, ascendente y cruzada (horizontal y diagonal) La informal, esta debe utilizarse para obtener informacin en forma rpida de aspectos que no quedan incluidos en la comunicacin formal, para ello se sugiere la realizacin de reuniones con el personal en lugares como: la cafetera, puestos de trabajo, pasillos, etc; a fin de obtener comentarios y sugerencias sobre el clima organizacional. d. Motivacin Para contribuir al logro de un contexto laboral adecuado y que el personal sea partcipe de ste, es necesario que los miembros del comit proporcionen estmulos a travs de la forma siguiente: - Facilitar la participacin del personal de los diferentes niveles de la estructura organizativa a travs de: reuniones, toma de decisiones, identificacin y solucin de problemas y acciones a realizar. - Implementar un sistema de sugerencias (Buzones), divulgar sus beneficios y lo mas importante poner en prctica dichas sugerencias - Difundir las acciones realizadas a travs de medios tcnicos (informes, revistas boletines) y la participacin de los representantes de los diferentes unidades administrativas

12.1.6 PLANIFICACION DE LAS ACCIONES PROPUESTAS: Con el fin de llevar a cabo las acciones propuestas en el plan de mejora continua para el clima laboral se debe tener en cuenta lo siguiente:

a. Recursos necesarios: Para la implementacin de todo plan se necesita los siguientes recursos: Humanos, fsicos y financieros, tecnolgicos, son las herramientas con las que podemos contar para llevar a cabo nuestro plan, por lo tanto hay que ser cuidadoso y saber elegir las de optima calidad Recurso Humano, definir el perfil de las personas idneas para ejecutar cada una de las acciones. Definir los pagos o valor del contrato y modalidad de contratacin, tiempo de duracin del contrato, de acuerdo a lo planeado con la tcnica. Elaborar el presupuesto para tal fin Recursos Fsicos: Hacer un listado de todas las herramientas y equipos necesarios para la ejecucin de cada una de las actividades propuestas, cotizar el valor de los equipos y herramientas bien sea para compra o alquiler si as lo amerita. Elaborar presupuesto para tal fin y no olvidar tener en cuenta si para esto se debe cumplir con normas de calidad. Recursos Tecnolgicos: Identificar cules son los recursos tecnolgicos que necesito para llevar a cabo las acciones del plan y cuanto me cuesta implementar esa tecnologa.

b. Planificar el tiempo para cada actividad propuesta, utilizando una tcnica de planeacin y control.

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