ADMISIONES Y REGISTRO ACADEMICO

FECHA: VERSIN: 1 MACROPROCESO: administrativo y financiero PROCESO: admisiones y registro ALCANCE: el procedimiento orienta sobre la matricula y requisitos por parte de las directivas y termina cuando el estudiante y/o padre de familia y/o acudiente asienta el libro de matricula RESPONSABLE: Rector, Secretarios, coordinadores y docentes. CDIGO: PAGINAS: 1 /

SUBPROCESO: realizar proceso de matricula a estudiantes OBJETIVO: Ofrecer la prestacin del servicio educativo satisfactoriamente cumpliendo los requisitos institucionales, de ley y de norma en la gestin de admisiones y matrcula.

RESPONSABLE N ACTIVIDAD p Rector Coordinadores secretarios

DESCRIPCIN

REGISTROS

ELABORACIN CALENDARIO Y REQUISITOS DE MATRICULA:

El grupo administrativo elabora una circular y el cronograma para la inscripcin y matriculas del ao siguiente, para los diferentes estudiantes (nuevos, antiguos y de reingreso), teniendo presente la disponibilidad de cupos. Esta informacin se publica en cada una de las sedes y se enva circular a los padres de familia. En la circular se consigna estos requisitos: Requisitos para estudiantes nuevos y reingreso: autorizacin de matricula registro civil original en buen estado fotocopia de la tarjeta identidad para los estudiantes de 10 y 11 fotocopia de la tarjeta de identidad y/o cedula fotocopia de carne de vacunas (aplica transicin nicamente) ficha de seguimiento calificaciones papel membrete original desde 5 de primaria (todos los grados) paz y salvo de la institucin educativa de donde proviene. fotocopia de la hoja del SISBEN o del carnet de la EPS
APROB: NOMBRE: CARGO:

circular

REVIS: NOMBRE: CARGO:

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN REGISTROS

fotocopia de cedula de los padres de familia fotocopia de la cuenta de servicios recibo de consignacin por servicios complementarios. carta que lo acredite como desplazado, hijo de madre cabeza de familia 4 fotos tamao documento Requisitos para estudiantes antiguos y promovido autorizacin de matricula boletn de calificaciones del informe acadmico final. 2 CUPOS DISPONIBLES H coordinadores Para estudiantes nuevos se asignan los cupos de acuerdo con el cumplimiento de los requisitos establecidos, hasta completar el nmero de estudiantes por grupo. Se procede a entregar el ficho de matrcula y la circular con fecha de matriculas y requisitos (elaborada previamente) El coordinador de cada sede, en las fechas ya estipuladas cita a padres de familia de estudiantes nuevos, para realizar la induccin y orientacin frente al proceso de matrcula. Teniendo en cuenta las fechas establecidas; los estudiantes nuevos y estudiantes con desempeo bajo en una o ms reas, deben realizar la matricula en la sede central. Los estudiantes antiguos que son promovidos, realizan la revalidacin de matrcula en la sede donde terminaron el ao escolar. La secretarias realizan la revalidacin de la matricula de los estudiantes antiguos y matriculan a los nuevos. Esta informacin sirve de soporte para el sistema interno de listado de aspirantes planillas de inscripcin

MATRICULA

Libros firmados Planillas de cada grupo

CDIGO:

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN REGISTROS

evaluacin

AJUSTAR MATRICULA

Secretarias

SEGUIMENTO Y EVALUCION

coordinadores

Cuando hay cancelacin de matrcula, el padre de familia se presenta a la sede para solicitar el paz y salvo, y en la secretaria general de la institucin se legaliza la solicitud. Quedando este cupo disponible Al finalizar el proceso de las matriculas se analiza el nmero de alumnos que ingresaron Se evala el proceso para hacer todos los ajustes necesarios.

Libro de

cancelacin de matriculas

estadsticas

CDIGO: