INTODUCCION

En este trabajo se pretende registrar el registro contable del efectivo propiedad de las empresas, as como las reglas de valuacin y de presentacin de las partidas de efectivo, a su vez se mostrara la elaboracin de un arqueo de caja su control interno y una conciliacin bancaria en bancos. En la mayora de las empresas se tiene la tendencia de presentar en el efectivo como la cantidad de dinero con que cuenta la empresa, en un momento determinado. Sin embargo para los negocios suele llamarse efectivo disponible, dicho rengln est constituido por: El efectivo en caja Y bancos Inversiones acorto plazo (temporales).

En primer lugar se tiene que caja: Es el dinero en efectivo propiedad de la empresa y cual se presenta en monedas y billetes de bancos as como cheques, pagares (Boucher). Y en segundo lugar se tiene que bancos: Es el que representa los depsitos hechos en instituciones bancarias.

1.-EFECTIVO E INSTRUMENTOS FINANCIEROS

En la prctica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros medios o instrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa, giros postales telegrficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo (caja chica, caja variable, oportunidades, pensiones y jubilaciones, proteccin, etc.), las monedas extranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro, plata, etc. El Plan General de Contabilidad define un instrumento financiero como el contrato que da lugar a un activo financiero en una empresa y, simultneamente, a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra empresa.

1.1.-CONTROL INTERNO DE EFECTIVO

Ya que el efectivo es el activo ms liquido de la empresa, se necesita un sistema de control adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compaa para uso personal. Los propsitos de los mecanismos del control interno en las empresas son los siguientes: 1.- salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. 2.-promover la real y adecuada contabilizacin de los datos. 3.-alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa. 4.- juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. El control interno no se disea para detectar errores, si no para reducir la oportunidad de que ocurran errores y fraudes. Algunos fines del control interno son: 1.- tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los robos y establecer un mtodo adecuado para presentar el efectivo en los registros contables. 2.- un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la funcin de registrarlo, hacer pagos o depsitos en el banco. 3.- todas las recepciones de efectivo deben registrarse y depositarse de forma diaria y todos los pagos de efectivo deben realizarse mediante cheques.

2.- CAJA
Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual est representado por monedas y billetes de banco, as como cheques, pagares (Boucher) de tarjeta de crdito, giros postales y bancarios y telegrfico recibidos de otra entidades, es cuenta de activo porque representa l dinero en efectivo propiedad de la entidad. Es una cuenta es considerada como cuenta de balance y se debe presentar en el primer lugar del activo circulante por ser uno de los elementos o partidas ms disponibles, O sea, valores que no necesitan ninguna conversin o transformacin para ser efectivo, puesto que ya lo son.

2.1.-CARGO Y ABONO DE LA CUENTA DE CAJA

SE CARGA: Al principiar el ejercicio 1. Del valor de la existencia en efectivo. Durante el ejercicio 2. Del valor del dinero que ingrese en caja. Al terminar el ejercicio 3. Del valor de los sobrantes en efectivo.

SE ABONA: Durante el ejercicio 1. Del valor del dinero que egrese de la caja. Al terminar el ejercicio 2. Del valor de los faltantes en efectivo. 3. Del valor de su saldo, para saldarla.

AJUSTES DE LA CUENTA DE CAJA

Suele suceder que en algunos casos, le empresa adquiere otro tipo de efectivo, como son dlares, centenarios, entre otros, pero este tipo de monedas, cambian de valor continuamente, por lo que se necesario que se realicen ajustes con respecto a lo antes mencionado, ejemplos:

La empresa los portales compro 100 dlares con un valor de $ 11.50 c/u, el 5 de mayo del 2011, a la fecha del balance aumenta $0.50 c/u. En primer lugar se debe registrar la compra de los centenarios cargando a caja y abonado a caja. Cuando el dlar aumente el valor al que la empresa lo adquiri, se deber hacer un cargo a la cuenta de caja y se abonara a productos financieros, ya que se considera como una utilidad. -1Caja Caja -ACaja Productos financieros $1,150.00 $ 50.00 $ 50.00 $ 1,150.00

Cuando disminuya el valor del dlar al que la empresa lo adquiri se carga a gastos financieros ya que se considera como una perdida y se abona a caja.

-AGastos financieros

$ 50.00 $ 50.00

caja

3.- ARQUEO DE CAJA

CUENTA DE CAJA: como ya se indico, el saldo de la cuenta de caja expresa la existencia de efectivo; sin embargo al terminar el ejercicio, es necesario comprobar si en realidad dicho saldo corresponde al nmero que maritalmente existe en caja, para lo cual es necesario que se realice una operacin el cual recibe el nombre de arqueo de caja. ARQUEO DE CAJA: se entiende por arqueo de caja al recuento fsico del dinero en efectivo.

INDUSTRIAS UNIDAS S.A. ARQUEO DE CAJA PRACTICADO A LAS 18 HR DEL 31 DE DIC. DEL 2011
DENOMINACION CANTIDAD billetes de $1000 3 billetes de 500 6 billetes de 100 12 billetes de 50 20 billetes de 20 5 monedas total COMPROBANTES Compra de pintura F-125 VALE FIRMADO SR. LINDARES almacenistas VALE FIRMADO SR. ACOSTA CHOFER IMPORTE PARCIAL $3,000.00 3,000.00 1,300.00 1,000.00 100.00 150.00 $8,450.00 500.00 300.00 250

1,050.00

Srita. Olga Ramrez Prez

L.C. Pablo Ramrez Ferrer

Al terminar el ejercicio se pueden presentar los siguientes casos: 1. Que el valor del arqueo coincida con el saldo de la caja. 2. Que el valor del arqueo sea menor que el saldo de la cuenta de caja; en este caso la diferencia constituye a un faltante. 3. Que el valor del arqueo sea mayor que el saldo de la cuenta de caja; en este caso la diferencia constituye un sobrante.

Cuando el valor del arqueo coincide con el saldo de la cuenta de caja, no es necesario hacer ajustes, puesto que no hay diferencia. Cuando el valor del arqueo sea menor que el de la cuenta de caja, el faltante puede tener un origen en: A) Operaciones no reportadas por el cajero. B) Cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de ms.

3.1.-ASIENTOS DE AJUSTES CORRESPONDIENTES A LOS CASOS ANTERIORES

Faltante por operaciones no reportadas por el cajero. El valor del fltate por operaciones no reportadas se abona a la cuenta de caja y se carga a la cuenta que proceda en cada caso, ejemplo:

Saldo segn la cuenta de caja, segn mayor Existencia de efectico segn arqueo Faltante en caja.

$200 000.00 170 000.00 30 000.00

El faltante se debe al pago de un cliente por esa misma cantidad que no reporto el cajero. El ajuste para registrar la operacin no reportada es la siguiente: Cliente (Jazmn vale Ferman) caja $ 30 000.00 $ 30 000.00

Caja
s) $200 000.00 170 000.00 $ 30 000.00 (1

Despus del ajuste, la cuenta de caja queda con el saldo de $170 000.00 que coincide con el saldo real, o sea, la existencia segn arqueo. Faltante por cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de mas. El valor del faltante dispuestas por el cajero o pagadas de ms se abona a la cuenta de caja y se carga a la cuenta personal del cajero para asentar obligacin de dicho faltante, ejemplo:

Saldo de la cuenta de caja, segn mayor Existencia en efectivo segn arqueo Faltante en caja

$ 160 000.00 140 000.00 $ 20 000.00

Ajuste para registrar el faltante: Deudores diversos (nombre del cajero) caja $ 20 000.00 $ 20 000.00

Caja
s) $ 160 000.00 140 000.00 $ 20 000.00 (2

Despus del ajuste la caja queda con un saldo de $ 140 000.00, lo cual coincide con el saldo real, o sea, con la existencia segn arqueo.

Cuando el faltante de la caja sea por una pequea cantidad, su importe se puede considerar como una perdida, siempre y cuando as lo autorice la gerencia, ejemplo:

Saldo de la cuenta de caja, segn mayor Existencia de efectivo, segn arqueo Faltante en la caja

$ 220 000.00 219 980.00 $ 20.00

El ajuste para registrar el faltante es el siguiente: Otros gastos y productos (Faltante en caja) caja $ 20 000.00 $ 20 000.00 Caja
s) $220 000.00 219 980.00 $ 20.00 (3

Cuando el valor del arqueo sea mayor que el saldo de la cuenta de caja, el sobrante puede tener su origen en: a) Operaciones no reportadas por el cajero. b) Cantidades cobradas de ms por el cajero. A continuacin se presentan los ajustes correspondientes a los casos anteriores

Sobrantes por operaciones no reportadas por el cajero. El valor del sobrante efectuado por operaciones no reportadas se carga a la cuenta de caja y se abona a la cuenta que procede, en ese caso, ejemplo:

Saldo de la cuenta de caja, segn mayor Existencia en efectivo segn arqueo Sobrante en caja

$ 260 000.00 275 000.00 $ 15 000.00

El sobrante en caja por $ 15 000.00 se debe a una venta de mercancas por 7 826.09 y el cobro de una letra de cambio con valor de $ 6 000.00, no reportados por el cajero. El ajuste para registrar las operaciones no reportadas, es el siguiente: Caja Ventas IVA por cobrar Documentos por cobrar Caja
s) $260 000.00 4) 15 000.00 275 000.00

$ 15 000.00 $ 7 826.09 1 173.91 6 000.00

Sobrante por cantidades cobradas de ms por el cajero cuando sea una cantidad pequea. Cuando no se logre determinar el origen sobrante su valor se debe considerar como una utilidad, ejemplo:

Saldos de la cuenta de caja, segn el mayor Existencia en efectivo, segn arqueo Sobrante en caja

$ 120.00 126.00 $ 6.00

El asiento de ajuste para registrar el sobrante en caja, es el siguiente:

Caja Otros gastos y productos (Sobrante en caja)

$ 6.00 $ 6.00

Caja
s) $ 5) 120.00 6.00 126.00

Cuando se conozca el origen del sobrante su valor deber abonarse a la cuenta de acreedores diversos, para establecer la obligacin que tiene de devolver dicho valor a la persona que lo haya entregado ejemplo:

Saldo de la cuenta de caja, segn mayor Existencia de efectivo, segn arqueo Sobrante en caja

$ 600 000.00 605 000.00 $ 5 000.00

Supongamos que el sobrante corresponde a la entrega hecha por nuestro cliente Gastn Rio, sobre una cuenta mas liquidada. Caja Acreedores diversos (Gastn Rio) $5 000.00 $ 5 000.00

Caja
s) 600 000.00 6) 5 000.00 605 000.00

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4.-FONDO FIJO DE CAJA CHICA

Como su nombre lo indica es el dinero que la empresa considera necesario tener disponible para cubrir movimientos menores de gastos. Estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamao de la empresa y del nmero de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el lmite en base al cual se va a realizar los pagos. Normalmente los fondos fijos incluyen: Vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones. Realizadas pendientes de reembolso y que lo mismo se considera parte del fondo.

4.1.-SISTEMA DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA Y LOS REGISTROS CONTABLES

1.-CREACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA. Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual se entregara a la persona designada a travs de un cheque nominal al responsable de su manejo. Para registrar la creacin de la caja chica se hace un asiento cargando a caja chica y abonando a bancos.

CAJA CHICA

$10,000.00 $10,000.00

BANCOS

2.-EROGACIONES A TRAVES DEL FONDO FIJO. El responsable de la caja chica llevar un control de los desembolsos que efecte mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales conviene anotar el concepto del desembolso y la persona que lo solicit. En todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, en comprobantes o en ambos. 3.-REPOSICIONES DEL FONDO DE CAJA CHICA. Cuando el encargado del fondo considere que este mismo esta por agotarse, deber solicitar que le repongan los desembolsos que all realizado. Para esto elaborar un reporte en donde especifique los conceptos de cada desembolso.

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Al generarse el cheque para cada reposicin de caja chica el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se halla hecho un desembolso y se abonara a bancos. El asiento descrito se puede visualizar de la siguiente forma: Papelera gastos de envi Gastos sin comprobante Bancos $300.00 150.00 70.00 $520.00

4.- AJUSTE DE FONDO FIJO Si se decide que la cantidad que se dispone en el fondo fijo de caja chica es excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable har un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores. Para modificar la cantidad del fondo de caja chica, se proceder a realizar lo siguiente:

Cuando se desee disminuir el fondo de caja chica:

bancos caja chica caja chica bancos

$750.00 $750.00 $750.00 $750.00

Cuando se desee incrementar el fondo de caja chica

Es de suma importancia recalcar que la cuenta de fondo fijo de caja chica solo se ver afectada cuando se desee incrementar o disminuir la cantidad que se estableci originalmente.

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4.2.- MEDIDAS DE CONTROL INTERNO DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA

Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques. Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin. Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

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5.- BANCOS
Representa el valor de los depsitos hechos en instituciones bancarias. Aumenta por los depsitos que se hacen en las cuentas bancarias, ya sea en efectivo documentos (cheques) o el banco agregue por concepto de intereses ganados. Disminuye por los pagos que realicemos, y cantidades que nos descuenten las instituciones bancarias por el uso de la cuenta.

Su saldo representa el dinero propiedad de la empresa, el saldo de la cuenta de bancos puede no ser descriptivo de la existencia real de dinero propiedad de la empresa depositada en instituciones bancarias, debido entre otras causas a: a) Cheques girados por la empresa aun no presentados al banco para su cobro.

b) Cantidades que el banco deduce del dinero de la empresa, por cobro de comisiones, intereses u otros servicios. c) Cantidades que el banco aumenta al importe propiedad de la empresa por intereses u otros conceptos a favor de la misma. d) Errores de registro o de clculo cometidos por la empresa o por el banco.

5.1.- CONSILIACION BANCARIA

Se realiza con el propsito de corroborar que el saldo de las cuentas de bancos de la empresa, son descriptivos del dinero propiedad de la misma, que tenemos en nuestra contabilidad o en chequera y que este es correcto. Para poder llevar la conciliacin bancaria es necesario en primer lugar realizar los ajustes a las cuentas de banco, con los movimientos contables que puedan ser identificados cuando la empresa comienza a cotejar los movimientos que nos presenta la institucin bancaria a travs de sus estados de cuenta, contra los libros de banco en donde la empresa registra sus movimientos contables .

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Los movimientos contables que por lo general se realizan son: 1. El saldo de la cuenta de bancos segn libro mayor de la empresa Manufacturera Mexicana S.A. es de $ 170,000.00; pero no a considerado que el banco dedujo por comisiones e intereses la cantidad de $ 1,800.00; por lo que la existencia real en bancos es de $ 168,200.00. Bancos S) 170,000.00 1,800.00 (1
S) 168,200.00

Gastos Financieros 1) 1,800.00

2. El saldo de la cuenta de bancos segn el libro mayor de la empresa Manufacturera Mexicana S.A. es de $170,000.00; pero no ha considerado que el banco aumento con intereses ganados, la cantidad de $ 1,400.00; por lo que la existencia real en bancos es de $ 171,400.00. Bancos
S) 170,000.00 2) 1,400.00

Productos Financieros 1,400.00

(2

S) 171,400.00

Ejemplo de conciliacin bancaria. El Estado de cuenta del Banco del Norte presentado por el mes de diciembre del ao 2008. Cuenta nmero 1234.
Descripcin Apertura de cuenta bancaria Retiro del cheque No. 001 Deposito o referencia No.253 Retiro del cheque No. 002 Retiro del cheque No. 003 Deposito o referencia No.439 Retiro del cheque No. 004 Retiro del cheque No. 005 Importe $50 000.00 -5 800.00 14 500.00 -10 250.00 -8 010.00 6 000.00 -2 200.00 -890.00 Saldo $50 000.00 44 200.00 58 700.00 48 450.00 40 440.00 46 440.00 44 240.00 43 350.00

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Reporte de auxiliar de libros de bancos del Norte de la empresa Automotriz la Paz, S.A. por el mes de Diciembre del 2008. Cuenta nmero 1234.
Concepto Apertura de cuenta bancaria Retiro del cheque No. 001 Deposito o referencia No. 253 Retiro del cheque No. 002 Retiro del cheque No. 003 Deposito o referencia No. 439 Retiro del cheque No. 004 Retiro del cheque No. 005 Retiro del cheque No. 006 Retiro del cheque No. 007 Deposito o referencia No. 789 $ Debe 50,000.00 $ 14,500.00 10,250.00 8,010.00 6,000.00 2,200.00 890.00 0.00 17,320.00 1,500.00 Haber 5,800.00 Saldo $ 50,000.00 44,200.00 58,700.00 48,450.00 40,440.00 46,440.00 44,240.00 43,350.00 43,350.00 26,030.00 27,530.00

Realice los ajustes correspondientes como se explico anteriormente de las cantidades que el banco aumenta o deduce de nuestra cuenta. Como podemos observar no existe ningn movimiento, solo identificamos el retiro del cheque No 007, y un deposito con referencia No 789, que son las partidas en que aparecern en conciliacin. La conciliacin bancaria es uno de los trabajos que el auxiliar de oficina realiza frecuentemente (cada mes), por lo que podemos recomendar un procedimiento, el cual nos permita lograr la conciliacin entre el saldo del estado de cuenta y el saldo en nuestros libros.
Anote los depsitos efectuados y que no aparecen en el estado de cuenta.
Fecha Diciembre Referencia Deposito No. 789 Total Importe $ 1,500.00 $1,500.00

Anote los cheques expedidos y que no aparecen en el Estado de cuenta .

Fecha Diciembre Referencia Retiro No. 007 Total Importe $ 17,320.00 $17,320.00

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Una vez que tengamos el total de depsitos efectuados que no aparecen en el Estado de cuenta y el total de cheques expedidos que tampoco aparecen por no haber sido cobrados se procede a efectuar las siguientes operaciones:
Automotriz la Paz, S.A. Conciliacin Bancaria del Banco del Norte, Cuenta No 1234 Diciembre del 2008. Saldo del estado de cuenta $47,350.00 Mas Total de depsitos que no aparecen 1,500.00 Subtotal $44,850.00 Menos Total de cheques expedido que no parecen 17,320.00 Saldo conciliado en el libro auxiliar de bancos $27,530.00 Aux. Norma Campos P. Realiz L.C. Ivon Hernndez O. Autoriz

Recordemos que las empresas por su naturaleza adecuan los papeles de trabajo de acuerdo a sus necesidades, de tal manera que comentaremos una forma diferente de llevar a cabo esta labor tan importante para aquellas personas que se estn iniciando en este mundo apasionante de las conciliaciones bancarias, considerado una de las actividades primordiales hoy en da de acuerdo a la importancia que tiene para una empresa conocer el dinero del que puede disponer a travs de sus chequeras.

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CONCLUSIN

La importancia primordial de la elaboracin de este trabajo es poner en manifiesto, los resultados de una extensa investigacin, de los conceptos acerca de las cuentas de efectivo en los que encontramos a caja, fondo fijo de caja chica y bancos ya que son las cuentas que mas disponibilidad tienen dentro de la empresa, puesto que ya estn convertidas en efectivo, a su vez nos da la oportunidad de realizar los respectivos ajustes, que se dan con respecto a las cuentas antes mencionadas, la elaboracin de el arqueo de caja con su respectiva presentacin, valuacin y ajustes, los pasos que se deben seguir para la creacin del fondo fijo de caja chica y la elaboracin de conciliaciones bancarias con su forma presentacin, valuacin y como el arqueo de caja tambin se requiere de algunos ajustes, tambin se muestra el control interno que se debe seguir con respecto a las diversas cuentas ,puesto que siguiendo esos pasos da a la empresa una extensa seguridad se su utilizacin.

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FUENTES DE INFORMACIN

Autor: Elas Lara Flores. Libro: primer curso de contabilidad. Editorial: trillas. Ao de publicacin: 2007 Paginado: 382 pg.

Autor: Gerardo Guajardo Cant. Libro: contabilidad financiera. Editorial: Mc Graw Hill. Edicin: segunda edicin. Paginado: 619 pg.

Autor: L.C. Isidro Covarrubias Rodrguez. Libro: contabilidad intermedia. Lugar de edicin: la paz baja california. Ao de edicin: 2009 Paginado: 131 pg.

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