Conceptos para la liquidacin de la nmina

Los siguientes son los conceptos bsicos que se aplican en la elaboracin y liquidacin de los diferentes elementos de la nomina de empleados:

1. Devengado.
El salario bsico es el valor determinado en el contrato de trabajo. Por regla general se entiende por salario la asignacin bsica en dinero o en especie ms comisiones, honorarios y otros conceptos pactados. El devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneracin, como son el salario, horas extras, comisiones, auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe el empleado como remuneracin por su trabajo. Los valores ocasionales que devenga el empleado por mera liberalidad del patrono no hacen parte de los factores salariales. El auxilio de transporte no se tiene en cuenta para determinar la base para liquidar las deducciones de seguridad social del empleado ni del empleador. En el salario integral tanto el empleado como el patrono deben pagar los aportes a la seguridad social. La base para liquidar los aportes parafiscales por parte del patrono es el 70% del salario integral. La nica prestacin social que paga el patrono son las vacaciones sobre la base del 70%.

2. Deducciones
Retencin en la fuente: la empresa deber calcular y retener al empleado el valor correspondiente a retencin en la fuente por ingresos laborales. Este valor ser declarado y consignado en la respectiva declaracin mensual de retencin en la fuente. La base para calcular la retencin en la fuente es: El valor del sueldo. Menos los ingresos no gravables. Las rentas exentas de que tratan el artculo 206 del ET. El 25% de renta exenta sobre la base anterior. Los certificados de intereses o correccin monetaria, a cambio de este la salud prepagada y el pago de estudios. Los certificados que aporta el trabajador deben ser los valores pagados en el ao anterior. El aporte de salud del 4%. La base para calcular la renta exenta del 25%: El sueldo menos los ingresos no gravados (Art. 126-1 ET), tales como los aportes voluntarios y obligatorio que el asalario haya hecho a los fondos de pensiones, valor que tiene un lmite de hasta 240 UVT. El valor deducible de los ingresos por concepto de pensiones, fondo de solidaridad pensional, pensin voluntaria no pueden ser superiores al 30% del salario. Cuando el trabajador haga aportes de ahorro para el fomento a la construccin, AFC, se reconoce como ingreso no gravable (Art. 126-4 ET) siempre que la suma no sea superior al 30% de su ingreso laboral.

Existen otras rentas exentas especiales de que trata el Art. 206 del numeral 1 al 9, que tienen que ver con indemnizaciones, cesantas, intereses sobre cesantas,

Sobre esta primera base se calcula la renta exenta del 25%. sin que en valores absolutos exceda de 240 UVT, esto permite encontrar una tercera base de retencin Equivalente a la renta exenta del 25% El salario integral tiene un componente prestacional del 30% el cual es equivalente al 25% de renta exenta del salario ordinario. Deducciones (Art 387 ET) El salario as calculado se de descuenta una de las siguientes deducciones (Art. 387 E) La limitacin para aplicar los certificados aportados por el trabajador con base en los pagos hechos en el ao inmediatamente anterior, por concepto de salud prepagada y la educacin del trabajador, su conyugue y dos hijos (Art. 387 inciso 2 ET) , es que haya tenido menos de 4.600 UVT de ingresos en el ao anterior. Adems la educacin y la salud prepagada no puede ser superior al 15% del salario mensual Sino no aplica el concepto anterior puede solicitar los intereses o correccin monetaria en la adquisicin de vivienda familiar, siempre y cuando se limite a 100 UVT. La suma deducible del sueldo es el mayor valor que ms le convenga al trabajador entre los dos elementos: intereses o correccin monetaria, la educacin y salud prepagada, Deduccin de los aportes de salud Una ltima deduccin es el aporte obligatorio al sistema general de seguridad social en salud a cargo del trabajador del 4% con su respectiva limitacin (Art.3, D. 2271/09). El resultado final, ser el salario mensual gravable, el cual se . convierte en UVT y para calcular el valor a retener se busca Una vez, calculada la base de retencin se convierte a UVT, las cuales se buscan en la tabla (Art. 383 ET) y se ubica el intervalo y se le resta el lmite inferior, el resultado se multiplica por el porcentaje del intervalo y se le suman las UVT acumuladas de los intervalos anteriores o infereriores y los UVT as calculados, se convierten a pesos para determinar el valor a retener. La retencin en la fuente sobre el salario integral se calcula sobre el total del salario, menos la seguridad social y el 30% de factor prestacional, luego se convierte base en UVT y se sigue el proceso anterior. Seguridad social Los aportes a la seguridad social son: Salud (4%), Pensin (4%), El aporte al fondo de solidaridad pensional es del 1% hasta el 2% segn se ubique en uno de los siguientes intervalos en SMLV que van desde los 4 a 16 el 1%, del 16 a 17 el 1.2%, del 17 a 18 el 1.4%, del 18 a 19 el 1.6%, del 19 a 20 el 1.8% y ms de 20 el 2%. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte. Otras deducciones Las deducciones sobre nmina deben estar autorizadas expresamente por el empleado, tales como (libranzas, sindicatos, cooperativas, fondos, etc.) o por autoridad competente, como los juzgados por embargos judiciales.

Neto a pagar al empleado: se suman todos los factores del salario, menos la retencin en la fuente, la seguridad social (Salud, Pensin y el Fondo de solidaridad social) y otras deducciones debidamente autorizadas.

3. Apropiaciones
Las apropiaciones de nmina, a diferencia de las deducciones de nmina, en su totalidad estn a cargo de la empresa. Es la empresa la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este concepto. Seguridad social La seguridad social que debe pagar el patrono es: Salud (8.5%), profesionales (A.R.P). (Segn la tabla). Mnimo 0,522%. Aportes parafiscales Cajas de compensacin familiar (4%), I.C.B.F. (3%) SENA. (2%) La base para los aportes parafiscales es la misma de los aportes a la seguridad social. Para el clculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nmina mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial. La ausencia de liquidacin y pago de los aportes parafiscales, como tambin la falta de aplicar la retencin en la fuente a la nmina, se constituye en gastos no deducibles de la renta y por consiguiente se va a generar un mayor impuesto de renta. Prestaciones sociales El patrono tiene que hacer las apropiaciones debidas para el pago de la prima de servicios (8,33%), Cesantas (8,33%) Intereses sobre las cesantas (12,0% sobre el valor mensual o el 1% sobre el valor acumulado), Vacaciones (4,17%). Si multiplicamos el 4,17% por los 360 das, da como resultado 15 das, pero eso no obsta para que al trabajador se le paguen el tiempo que dura sus 15 das hbiles de vacaciones, porque a l se le paga por nmina y se le deja la constancia, que de los 30 pagados, 19 estuvo disfrutando de vacaciones. En mi concepto la provisin es para pagar a la persona que hace el reemplazo. Notas 1. El artculo 192 del C.S.T contempla que para el clculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras. 2. Para el clculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario bsico, puesto que en vacaciones no tendr ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario. 3. Segn la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el clculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras. 4. Para el clculo de las cesantas se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusin de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario. 5. Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 das de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 das de salario, toda vez que la norma habla de 15 das hbiles de descanso, que por lo general significan 18 das calendario. Recordemos que los Pensin (12%), Riesgos

domingos y festivos no son das hbiles. El sbado es da hbil solo si en la empresa se labora ese da, de lo contrario tampoco es da hbil. 5. Contabilizacin de la nmina Si el empleado pertenece a la parte administrativa, se utilizara la cuenta 51, caso contrario de ventas se utilizara la cuenta 52. Cdigo 5105 510506 510515 510518 510520 510530 510533 510536 510539 510568 510569 510570 510572 510575 510578 1110 110505 2365 236505 2370 237005 237006 237010 237025 237030 237040 2380 238030 2610 261005 261010 261015 261020 Nombre de la cuenta Gastos de personal Sueldos Horas extras Comisiones Auxilio de transporte Cesantas Intereses sobre las cesantas Prima de servicios Vacaciones A.R.P Aportes E.P.S Aportes fondo pensiones Aportes cajas de compensacin I.C.B.F Sena Bancos Moneda nacional Retencin en la fuente Salarios y pagos laborales Retenciones y aportes de nmina Aportes E.P.S A.R.P Aportes parafiscales Embargos laborales Libranzas Cooperativas Acreedores varios Fondos de pensin Para obligaciones laborales Cesantas Intereses sobre las cesantas Vacaciones Prima de servicios Sumas iguales Parciales X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Debito X Crdito

X X X X X X X X X

La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensin, se considera como una retencin de nmina (deducciones de nmina.), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.

Al gasto solo se lleva la parte de la pensin y de salud, que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta. Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisin. Se considera provisin porque es una estimacin de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25. Al finalizar el ao se cancelan las respectivas provisiones y se lleva a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, porque los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supone un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el calculo de la renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio. 6. Liquidacin de un empleado Para liquidar los diferentes conceptos que se pueden derivar de un Contrato de trabajo, se utilizan las siguientes formulas: Cesantas: (Salario mensual * Das trabajados)/360 Intereses sobre cesantas: (Cesantas * Das trabajados * 0,12)/360 Prima de servicios: (Salario mensual * Das trabajados en el semestre)/360 Vacaciones: (Salario mensual bsico * Das trabajados)/720 Hora extra diurna: (Valor hora ordinaria * 1,25) Hora nocturna: (Valor hora ordinaria * 1,35) Hora extra nocturna: (Valor hora ordinaria * 1,75) Hora ordinaria dominical o festiva: (Valor hora ordinaria * 1,75) Hora extra diurna dominical o festiva: (Valor hora ordinaria * 2) Hora extra nocturna dominical o festiva: (Valor hora ordinaria * 2,5) 7. Jornada de trabajo 1. El trabajo diurno va desde las seis de la maana hasta las diez de la noche. Conceptos extrados de la web de las pginas www.gerencie.com y www.actualicese.com, consultas gerencie@gmail.com y al profesor Jose Hilario Araque Cdenas e Ignacio Ramirez Charry.

Mensualmente la empresa debe proceder a liquidar y contabilizar su respectiva Nmina. A continuacin se expone un ejemplo de la liquidacin y contabilizacin de una nomina. Para hace el ejercicio ms gil y comprensible, el ejemplo se trabajara con un solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a comisiones. Supuesto: (1 Trabajador Rosa Maria Martinez) Salario bsico. 700.000 Comisiones. 100.000 Horas extras. 50.000 Auxilio de transporte. 63.600

Supuesto: (2 Trabajador Marlith Barraza) Salario bsico. 4.548,500

Liquidacin. Deducciones de nmina. (Conceptos a cargo del empleado) Salud (4%). Pensin (4%) Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte. Seguridad social a cargo del empleador. Salud (8.5%). Pensin (12%). A.R.P. (Segn la tabla). 00522 Prestaciones sociales. Prima de servicios.0833 Cesantas.0833 Intereses sobre las cesantas. 0.12 Vacaciones..0417 Nota: 1. El artculo 192 del C.S.T contempla que para el clculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras. 2. Para el clculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario bsico, puesto que en vacaciones no tendr ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario. 3. Segn la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el clculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras. 4. Para el clculo de las cesantas se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusin de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario. 5. Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 das de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 das de salario, toda vez que la norma habla de 15 das hbiles de descanso, lo que por lo general significan 18 das calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son das hbiles. El sbado es da hbil solo si en la empresa se labora ese da, de lo contrario tampoco es da hbil. Aportes parafiscales. Cajas de compensacin familiar (4%). I.C.B.F. (3%). Sena. (2%). Nota. Para el clculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nmina. Mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial