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Tema 1.

Concepto de Documentacin

1. Orgenes del documento. El origen del documento, si asumimos la definicin ms genrica y amplia de documento como soporte material que contiene algn tipo de informacin, podemos incluso situarlo en la aparicin de los primeros hombres. Por tanto, se puede decir que la historia de la documentacin es paralela a la historia de la Humanidad. Antes de la Documentacin, otras ciencias como la Biblioteconoma, la Bibliografa, la Archivstica o la Museologa han ido aportando las ideas necesarias para que la documentacin se convierta en una ciencia mayor. A travs de la historia, el conocimiento humano generado ha sido recogido a travs de los mensajes colectivos, materializados en un soporte fsico y conservado a travs del tiempo, constituyendo el patrimonio documental. Un patrimonio integrado por documentos que los profesionales de la Documentacin tratan con el objeto de garantizar su conservacin y su difusin. El documentalista acta sobre los documentos pues estos son el vehculo de la informacin. Aunque podramos discutir los cambios que se estn produciendo en relacin con los conceptos clsicos de documento, provocados por la introduccin masiva de tecnologas informticas y de telecomunicacin, lo cierto es que de una forma o de otra hay que trabajar con documentos y, como documentalistas, generar nuevos documentos. Los documentos fijan el conocimiento y el saber y garantizan su conservacin. 1.1 Primera etapa: antecedentes El libro, como documento ms importante de la actual civilizacin, tuvo su primer precedente en tiempos de los sumerios, pueblo establecido en Mesopotamia en el IV milenio a. C. Este pueblo utiliz tablillas de arcilla como soporte de la escritura cuneiforme. Acadios, babilonios y asirios dispusieron de importantes imperios que defendieron la cultura del libro. Precisamente fue un monarca asirio, Asurbanipal, aficionado a las letras y a los libros, quien cre y reuni una importante coleccin de libros en su corte de Nnive. Una de las ms importantes colecciones de tablillas fue descubierta en EBLA, en la actual Siria. All se encontraron unos 2.000 documentos ntegros y ms de 6.000 fragmentos textuales casi completos. Las excavaciones comenzaron en 1964 por una Misin Arqueolgica de la Universidad de Roma. La Biblioteca dispona de una clasificacin perfecta de los documentos segn su informacin: textos diplomticos, jurdicos, comerciales y administrativos, manuales de bibliotecas, etc. En Egipto, las tablillas de arcilla dejaron paso a los papiros. El papiro, fabricado con la mdula del tallo de la planta acutica del mismo nombre que se cultiva en el Delta del Nilo, se convirti en el soporte por excelencia para albergar la escritura. De esta forma, el libro egipcio tena siempre forma de rollo, se escriba por una sola cara y se empleaban las columnas formando un rollo que se desenvolva al leerlo. El ttulo se sola poner al final del texto. Para escribir se empleaba el clamo, una especie de caa afilada. La tinta se fabricaba de carbn vegetal, agua y goma, y era de gran calidad. El libro egipcio est considerado el primer libro ilustrado.

La evolucin del documento contina en Grecia. All, la materia prima para los libros fueron las pieles curtidas de ovejas y vacas, que resultaban ms fciles de obtener que el papiro, pues ste haba que importarlo. Otro soporte que emplearon los griegos fue la straca. Se trata de pequeos pedazos de cermica que se utilizaron en textos cortos. En tiempos del dominio griego la biblioteca ms importante fue la de Alejandra, que lleg a tener cerca de 100.000 fondos. Esta biblioteca se incendi cuando Julio Csar en el siglo I a.C. conquist la ciudad. Entonces, Marco Antonio regal a Cleopatra los fondos de la biblioteca de Prgamo, que era rival de la de Alejandra. Por su parte, Prgamo fue una ciudad que cultiv y trat las pieles de animales dedicadas a la escritura, de ah el nombre de pergamino o vitela, cuando la calidad de la piel es de un animal ms joven. El pergamino se poda borrar, raspar y modificar para luego volver a escribir, tal y como sucedi en la edad media con los llamados palimpsestos. El pergamino se utiliz como rollo, pero su flexibilidad era menor que la del papiro y fue sustituido por el cdex, empleados en los dpticos consulares del Imperio Romano. En Roma, Julio Csar fue el primero en pensar en una biblioteca. Fue, sin embargo, Asinio Polin, quien hizo la primera biblioteca en el templo de la Libertad, en el ao 39 a.C. Gobernando Augusto se abrieron dos bibliotecas ms: Octaviana y Palatina, destruidas luego por el fuego. En Asia, frente a la cultural occidental, China haba avanzado considerablemente. El papel es un invento de los chinos y se atribuye su invencin a Tsai Lung, quien lo fabric con cortezas vegetales y restos de tejidos de algodn. Fueron los rabes quienes introdujeron en Europa el papel, despus de casi siete siglos de uso por parte de los chinos. En la Edad Media la Iglesia es quien tiene el acceso y el control de la cultura. Por este motivo, el saber de la antigedad clsica se ha conservado. Se considera un impulsor a Casiodoro, quien fund en el siglo VI el Monasterio de Vivarium. En este monasterio, leer y copiar textos era una manera de servir a Dios. Tambin la orden benedictina contaba en sus monasterios con un scriptorium donde se copiaban e iluminaban los manuscritos. Haba un monje encargado de la biblioteca y del trabajo que en ella se llevaba a cabo. Un paso importante fueron las escrituras nacionales -visigoda, merovingia, italiana, beneventiana...- que permiti generalizar el uso de otras lenguas frente al latn. El siglo XIII introdujo las universidades, que se convierten en centro de poder frente al monasterio. La demanda de libros para los estudiantes obliga a crear estacionarios o libreros que se encargan de depositar los libros que se estudian en la Universidad, copiando los cuadernillos o pecias. La Edad Media da paso al Humanismo, en el que se retoma la bsqueda de las grandes obras clsicas de la antigedad. Gracias a la imprenta, atribuida a Gutenberg, la civilizacin avanza de forma considerable, a pesar de que los ndices de lectura eran casi inexistentes. Su obra ms importante la "Biblia de las 42 lneas", de 1462, que est considerada hoy en da una de las grandes joyas bibliogrficas. Los siglos XVI y XVII aportan importantes impresores como Manucio, Estienne o Cristbal Plantino, pues hicieron de la composicin del libro un arte. Tambin se incluyen mejoras en el papel y en las tintas. El siglo XVIII ofrece la creacin de las Bibliotecas Nacionales como centros de saber, si bien tienen su origen en Bibliotecas Reales que ya disponan de importantes fondos. Aparece tambin el papel continuo en el siglo XIX y una serie de inventos en el siglo XX como la linotipia o el fotograbado.

A finales del siglo XIX, la Bibliografa haba logrado ya la madurez conceptual. En este sentido, Otlet considera que aporta los siguientes aspectos: 1. Permite el registro de la produccin intelectual de la ciencia con el fin de establecer un inventario 2. Aporta un sistema de indizacin para recuperar la produccin mundial 3. Logra el conocimiento rpido de los avances cientficos para evitar que se dupliquen las investigaciones. As, se consiguen avances importantes porque los cientficos trabajan sobre ideas ya conocidas 4. Avisa a los interesados a cerca de la aparicin de obras de su inters 5. Revaloriza las colecciones actuales de libros y publicaciones peridicas.

1.1.1 Los trabajos de Otlet y La Fontaine El concepto de documentacin tal y como lo conocemos actualmente parte de los trabajos de Paul Otlet y Henry La Fontaine. Otlet identifica la bibliologa con la documentologa, a la que define como: "ciencia general que recoge y clasifica sistemticamente, el conjunto de los datos referidos a la produccin, la conservacin y la utilizacin de los escritos y de los documentos de toda especie". En 1895 crean el Instituto Internacional de Bibliografa (IIB) y comienzan a estudiar la Clasificacin Decimal de Dewey, con el fin de aplicarla a la realidad europea. El resultado es la Clasificacin Decimal Universal (CDU), usada hasta hoy en da en el mbito bibliotecario para clasificar los fondos segn su temtica. El IIB quiere llevar a cabo el Repertorio Bibliogrfico Universal, es decir, una bibliografa de todo el mundo para que los cientficos puedan consultarla en cualquier pas. El Repertorio no se lleg a terminar por la escasez de medios tcnicos y humanos, pero los trabajos fueron el origen de los sistemas clasificatorios y de normalizacin, adems de la elaboracin de bibliografas actuales y retrospectivas. En 1934, Otlet publica "Tratado de documentacin", que se puede considerar como el primer libro en el que se proclaman los principios de la documentacin moderna, desde un punto de vista universal. As pues, Documentacin, Documentologa y Bibliologa son tres formas de llamar a un nuevo concepto que engloba a las tres y que termina por denominarse Ciencia de la Documentacin. El profesor Lpez Yepes, uno de los que ms han estudiado la figura de Otlet, considera que la documentacin trabaja en el anlisis y elaboracin de la informacin cientfico-tcnica con el fin de permitir: 1. 2. 3. 4. El registro del pensamiento humano y la realidad en los documentos La conservacin, circulacin, uso, descripcin y anlisis de esos documentos La elaboracin de nuevos documentos a partir de los anteriores El perfeccionamiento de los medios de registro, hacindolos ms rpidos, directos, exactos, analticos-sintticos, dentro de un plan universal, enciclopdico y mundial.

1.2 Segunda etapa: situacin actual El profesor Jos Antonio Moreiro Gonzlez parte de una etapa predocumental, que va desde los orgenes hasta el siglo XX, y una etapa documental, centrada en tres fechas importantes en el siglo XX: 1. Etapa de consolidacin: que abarcara desde algunos trabajos de Otlet hasta la II Guerra Mundial. Durante estos aos se consiguen los siguientes objetivos: Aceptacin internacional de sistemas normalizados, como la CDU Aparicin de los organismos internacionales en el campo documentacin, como FID, IFLA o ISO

de

la

2. Etapa de evolucin: desde la II Guerra Mundial hasta los aos sesenta: Los aos 50 ofrecen los primeros estudios de lingstica documental, la indizacin coordinada y unitrminos Uso de tarjetas perforadas y primeros sistemas de recuperacin documental encaminados a la automatizacin

3. Etapa de la revolucin del "Information Sciences: en la que el concepto de documentacin deja de tener fuerza en algunas partes del mundo para convertirse en uno ms global, como es el de Ciencias de la Informacin o Ciencias de la Comunicacin. Los principales objetivos seran: Se aplican otras ciencias en beneficio de la documentacin, a las que tambin sirve, como son las ciencias del comportamiento El concepto de informacin adquiere cada vez ms importancia frente al de documentacin Aparecen estudios cientficos de la informacin, sobre todo la bibliometra El uso de los ordenadores como elemento reproductor de informacin

A lo largo de esta tercera etapa van apareciendo una serie de escuelas que trabajan dentro de la documentacin. En realidad, estas escuelas estn agrupadas en torno a trabajos que se publicaron en estos aos y que presentaban una serie de ideas comunes entre autores influenciados por las mismas bibliografas. El profesor Jos Lpez Yepes fue el introductor en Espaa de estas corrientes. Lpez Yepes parte de la divisin de dichas corrientes en dos perspectivas: En la perspectiva Biblioteconmica habra que incluir a: Bradford: considera que "la documentacin no es otra cosa que un aspecto de ese arte mayor que es la biblioteconoma y su tarea consiste en hacer disponible la informacin original registrada en libros, revistas..." Shera: cree que, hasta finales del siglo XIX, Biblioteconoma Documentacin son la misma cosa, pero con posterioridad los documentalistas perfeccionan y amplan sus funciones Mohrhardt: que fue partidario de una postura de equilibrio entre la biblioteconoma y la documentacin Liebaers: un bibliotecario belga, que crea que no haba diferencia entre ambas. Para l, el bibliotecario se preocupa ms de la ficha bibliogrfica,

mientras que el documentalista se preocupa de encontrar la mejor informacin. En la Perspectiva Documental se incluiran: Ditmas: seala que le campo de la documentacin es ms amplio que el de la biblioteconoma Coblans: afirma que Biblioteconoma y Documentacin tienen el mismo objeto pero llegan a l por caminos separados. "La biblioteconoma es el factor esttico y la documentacin el dinmico porque extrae el contenido intelectual para la elaboracin de otros documentos" Pietsch piensa en la documentacin como el acto de "reunir, abrir y hacer tiles los documentos sistemticamente"

En definitiva: La actuacin del documentalista es integradora, pues es archivero, bibliotecario, conservador de la coleccin y documentalista. Todo al mismo tiempo. En cuanto a Espaa, se considera que el iniciador de la documentacin es Javier Lasso de la Vega, pues aport algunas ideas prcticas a muchas de las corrientes que esas otras escuelas estaban debatiendo, adems de realizar una actividad bibliotecaria y documental de muy alto nivel. Adems de Lasso de la Vega hay que citar los trabajos de Simn Daz, Garca Ejarque y Garca Morales. Tambin habra que incluir los de Sagredo Fernndez, Garca Gutirrez, Mercedes Caridad, Jos Antonio Moreiro, Alfonso Lpez Yepes, Flix del Valle y Jos Lpez Yepes. Este ltimo public en 1978 "Teora de la Documentacin" que es el libro que ha servido como gua de muchas generaciones de documentalistas. Otros autores destacados seran Mari Luz Terrada, Coll Vinent, Bernal Cruz, Mara Eulalia Fuentes y Pujol, Nuria Amat, Emilia Currs... 1.3. Documentacin, Biblioteconoma y Archivstica Desde un punto de vista conceptual, la Documentacin se sita, por tanto, en el marco terico de las Ciencias de la Informacin. Es informacin social especializada al actuar sobre reas de especializacin cientfica, social, profesional o industrial, pero tambin, de forma creciente, es informacin social general, al socializarse sus productos y ampliar sus reas de accin erigindose como garante de la conserva de la comunicacin y la cultura. Considerada en sentido estricto la Documentacin coincide en este contexto con otras actividades como la Biblioteconoma y la Archivstica que, en un sentido ms generalista y, sin duda, ms pragmtico, forman parte con ella de un mismo tronco comn ya que las tres se ocupan de un mismo objetivo: conserva e informacin del conocimiento y de las actividades humanas registradas, an situndose las tres en posiciones diferentes frente a la bipolaridad Informacin/Conservacin. En efecto, el documentalista trabaja fundamentalmente para informar, para difundir lo que recoge y procesa. El archivero, por su parte, conserva informacin registrada, emanada por un determinado organismo o actividad, siendo ste su principal objetivo, y, slo en segundo trmino, la difunde. El bibliotecario, por ltimo, oscilar entre ambos polos en funcin de su marco de trabajo; as, el bibliotecario especializado no difiere, en sus objetivos, del documentalista, como tampoco lo hace el bibliotecario que ejerce su funcin al servicio de la educacin, pero habr un bibliotecario cuya funcin primordial sea la conservacin del patrimonio bibliogrfico, lgicamente menos orientado a la difusin de los documentos por los que vela.

2. Factores constituyentes de la Documentacin La documentacin en su dimensin de ciencia social acta en el conjunto de la sociedad desarrollando una actividad profesional caracterizada por un conjunto de factores que determinan su propio funcionamiento. El primer factor que hay que considerar es el factor humano, que obliga a estudiar, desde un punto de vista psicosociolgico, a los actores de la Documentacin: productores de informacin, Documentalistas y Usuarios. El estudio de los comportamientos, de las actitudes, de las motivaciones, de las opiniones y de las esperanzas de los protagonistas de la Documentacin, integrados en su propio contexto social, constituye uno de los aspectos, a veces subestimado, absolutamente necesario para el progreso de la Documentacin. El segundo factor constituyente en el factor metodolgico: la Documentacin, como actividad humana, est sujeta a la normalizacin, pero es cierto que, en s misma, por propia vocacin, es una ciencia normalizadora. La mayora de los servicios de informacin y documentacin trabajan en reas especficas y necesitan de otros centros para atender con la mayor precisin al usuario. Para ello realizan intercambios y prstamos de documentos o consultas directas va ordenador. Todo esto, unido al hecho de que sera un grave obstculo para los usuarios que cada centro utilizara normas diferentes, obliga a utilizar siempre que sea posible procedimientos normalizados. De este modo en la Documentacin estarn normalizados los siguientes aspectos: La presentacin de los documentos (normas de edicin); el tratamiento fsico de los documentos (normas de catalogacin); El tratamiento intelectual de los documentos (lenguajes documentales); La transliteracin, es decir la transcripcin de caracteres de un idioma a otro cuando el alfabeto es diferente; los locales y los equipos (Normas de superficie de una biblioteca, dimensiones de las estanteras); la informtica documental (Soportes de datos, lenguajes de programacin, software). Especial trascendencia conlleva la revisin del factor tecnolgico. Si bien es obvio el papel transformador que ha jugado y juega la tecnologa en la evolucin de la Documentacin, tambin es cierto que la continua evolucin de estas tecnologas, en las que lo que era nuevo y til hace un ao hoy est superado por algo ms completo, ms rpido y ms barato, plantea enormes problemas. Es cierto que la informtica y sus aplicaciones estn avanzando de forma muy rpida, pero lo que avanza ms rpido es el hardware (la "mquina"), despus el software (los programas de aplicacin) y, por ltimo, el uso de ambos, que fcilmente se queda rezagado. La informtica no es un fin en s mismo, sino un medio para poder desarrollar mejor nuestras actividades. Ahora bien, al afectar a todas las operaciones del Centro de Documentacin, tanto a las propiamente documentales como a las de carcter administrativo, los previsibles cambios influyen sobre el desarrollo global de la Documentacin. Por ltimo, pero no menos importante, el factor econmico-poltico determinado por el valor de la documentacin y la informacin como bien econmico necesario para el progreso y el desarrollo. La fabricacin de bienes depende del conocimiento que va siendo producido, adquirido, promovido y aplicado. La documentacin, como gestor privilegiado de informacin, es parte integrante de este proceso. La documentacin es un servicio esencial si han de progresar los planes de desarrollo econmico. Sin embargo, la consideracin de la documentacin como bien econmico ha provocado un encarecimiento de su coste, por lo que un bien social que debiera estar garantizado por los propios estados se ha transformado en un bien de consumo.

3. El proceso documental El proceso documental es un conjunto de actividades que tiene como objetivo ltimo la difusin de informacin. Esta informacin ha de ser seleccionada, analizada, conservada y recuperada, con objeto de satisfacer una determinada necesidad informativa. 3.1. Operaciones de entrada Son aquellas que conducen a la formacin de los depsitos de documentos y a la produccin de representaciones de estos que formarn los ficheros, sean manuales o informticos. Son las siguientes: Seleccin y adquisicin de documentos: es la operacin por la cual se determina qu documentos sern procesados. Esta operacin exige el conocimiento, por parte de la persona o personas encargadas, de toda la produccin documental del rea en la que se est trabajando. El establecimiento de una poltica de seleccin adecuada ir en funcin de los factores siguientes: personal y recursos disponibles; especializacin del centro; objetivos y prioridades; naturaleza del centro; tipo de servicios y usuarios; relaciones con otras unidades. Anlisis documental: es el conjunto de operaciones destinadas a representar el contenido de un documento bajo una forma diferente a su forma original, con el fin de facilitar su consulta o su recuperacin posterior. El anlisis documental gira en torno a dos polos: la descripcin fsica del documento (catalogacin) y la descripcin de su contenido para su ordenacin o localizacin (clasificacin o indizacin) y para su conocimiento e informacin (resumen analtico). La suma de todas las operaciones dar lugar a nuevas formas de representacin del material analizado: catlogos, ficheros, boletines bibliogrficos, etc. La operacin que describe el documento para su identificacin fsica se llama catalogacin y se rige por una serie de instrucciones o normas convencionales universalmente aceptadas para cada tipo de documento. La norma ms extendida es la ISBD (International Standard Bibliographic Description), dentro de la cual estn la ISBD(M), para monografas, ISBD(S), para publicaciones peridicas o ISBD(ME) para materiales no librarios, es decir: video, pelculas, etc. El propsito de la descripcin fsica es suministrar una representacin del documento que lo describa de forma nica, sin ambigedades, y que permita luego identificarlo, localizarlo, incorporarlo a los ficheros y catlogos, o solicitar un ejemplar cuando se requiera. La indizacin es la operacin por la cual se escogen los conceptos ms adecuados para representar el contenido de un documento (es decir, los temas que ste trata) y la traduccin de estos conceptos a trminos extrados de un lenguaje documental (tesauro o clasificacin). Con ello se pretende desarrollar un sistema que permita la bsqueda de los documentos por los temas que tratan. Es por lo tanto la operacin central de todo sistema documental, tanto para el almacenamiento como para la recuperacin de la informacin. El resumen analtico, por ltimo, es una breve exposicin del contenido de un documento en la cual se indica el carcter del mismo, su contenido y las conclusiones a que llega. Tiene por objeto mejorar los resultados de la difusin ofreciendo al usuario una visin clara del contenido de un original, llegando en ocasiones a sustituirlo.

Almacenamiento: es la operacin consistente en ordenar los documentos en las mejores condiciones posibles para su conservacin y uso. Todo documento mal ordenado es un documento virtualmente inexistente. En general hay dos modalidades diferentes de almacenamiento: la primera es un sistema numrico por el cual se asigna un nmero diferente a cada documento y se ordenan correlativamente; la segunda modalidad se basa en una clasificacin sistemtica por la cual se ordenan los documentos en funcin de su contenido. Para definir la modalidad de almacenamiento y el mobiliario necesario habr de tenerse en cuenta la frecuencia y tipo de uso que se haga de los documentos, el espacio del que disponemos y los agentes de deterioro que acten sobre los documentos. 3.2. Operaciones de salida. Recuperacin y difusin 3.2.1. Recuperacin de informacin El xito proceso de recuperacin de informacin reside en la estrategia de bsqueda que se emplee. En general, y salvo contadas excepciones, la complejidad de la tarea reside en saber llegar a la informacin necesaria, que se encuentra inserta en un universo de contenidos informativos muy amplio. As, la bsqueda perfecta estar compuesta por resultados que sean, adems de relevantes, pertinentes, precisos y exhaustivos, eliminando ruidos y silencios. La relevancia puede entenderse como el modo en que una pregunta se ajusta a un documento. As, lo idneo es que la bsqueda contenga solamente documentos relevantes, aunque ello no signifique que sean vlidos para nuestro propsito. Un documento relevante que no aporte informacin original, por ejemplo, puede no servirnos. En otras palabras: un documento relevante no ha de ser, necesariamente, pertinente. La pertinencia es el modo en que un documento se ajusta a una necesidad informativa. Por tanto, un documento pertinente siempre ser relevante. No solo se ajusta al rea de inters seleccionada, sino que adems nos resulta til. La precisin es una medida que relaciona los documentos relevantes recuperados y los documentos recuperados. De este modo, cuando el producto entre ambos sea ms cercano a 1, mayor ser la precisin. De manera inversa, la exhaustividad relaciona los documentos relevantes recuperados frente a los documentos relevantes, y mide el grado en la bsqueda ha sido capaz de obtener el mayor nmero posible de resultados relevantes existentes dentro de un sistema. Finalmente, una buena estrategia de bsqueda ha de eliminar tanto el ruido (esto es, la presencia de documentos no relevantes) como el silencio (la ausencia de documentos relevantes). 3.2.2. La difusin La difusin es el proceso por el cual se transmiten al usuario la informacin o los documentos que necesita o bien se le da la posibilidad de acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo centro recoge y procesa informacin con el propsito de difundirla, siendo la difusin la verdadera razn de ser de la Documentacin. No hay una forma nica de difusin, sino diferentes tipos de productos y servicios capaces de vehicular informacin hacia los usuarios. Sin

embargo, con el objeto de sistematizar pueden distinguirse dos formas bsicas de difusin, la difusin bajo demanda y la difusin documental. La difusin bajo demanda se realiza cuando el usuario se dirige al servicio de informacin con el objeto de solicitar una informacin concreta. Conocida la demanda el documentalista interroga el sistema a partir de distintos parmetros como el tema de la bsqueda, los motivos de la bsqueda, el grado de detalle necesario, los tipos de documentos que el usuario desea (Libros, revistas, informes de trabajo, folletos, literatura comercial, etc.), el punto de vista, las formas de tratamiento, las localizaciones espacio-temporales, las fuentes concernidas y dispersin de la informacin entre ellas. Un aspecto importante a tener en cuenta es que el dilogo documentalista-usuario debe aclarar de la mejor forma posible el deseo real del usuario, con el objeto de interrogar al sistema de forma pertinente, escogiendo las fuentes ptimas y el vocabulario adecuado. Igualmente puede considerarse difusin bajo demanda la consulta en lnea a una Base de datos. Realizando la bsqueda bajo los mismos parmetros pero sin la mediacin de un documentalista de la propia Base de datos, el usuario puede obtener la informacin, bien sea referencial o bien texto completo, en su propio ordenador. En cuanto a la difusin documental es aquella que implica iniciativa por parte del Centro de Documentacin. Este deber estudiar a sus usuarios con el objeto de averiguar qu tipo de informacin necesitan y cmo desean obtenerla para poder prever el sistema de difusin adecuado. Dentro de la difusin documental veremos separadamente la difusin de documentos primarios, la difusin de documentos secundarios y la difusin selectiva de informacin. Difusin de documentos primarios. Junto a la tradicional consulta directa en una unidad de informacin, ya sea en acceso controlado o libre acceso, o el Prstamo, se pueden enumerar otras formas de difusin de documentos primarios como el establecimiento de circuitos de circulacin de documentos o la creacin de dossieres y revistas de prensa. Es importante incluir aqu la difusin de documentos en soporte distinto al original, que ha tomado un auge especial con la introduccin de la tecnologa informtica y de telecomunicaciones. Se incluiran aqu en primer lugar las microformas (microfilms y microfichas). El coste no es elevado, ocupan poco espacio y son cmodas para enviar por correo. Su principal problema es que el usuario necesita de un aparato especial, un lector de microformas, para poder leerlas. La fotocopia es otro modo de difusin de documentos primarios. Es un medio cmodo pero caro, y slo aplicable a documentos poco voluminosos. Plantea problemas de derechos de autor. Y tambin incluimos los material registrados en soporte informtico, como disquetes, cintas, etc. Sin embargo, todas estas formas de difusin se van a ver afectadas, e incluso sustituidas, por la transmisin a distancia de informacin: Correo electrnico, telefax, etc. Esta forma de difusin est suponiendo una verdadera revolucin especialmente desde la expansin universal de las redes de transmisin de informacin, especialmente Internet, a las cuales se conectan permanentemente millones de usuarios de todo el mundo que la utilizan para intercambiar informacin de todo tipo. Difusin de documentos secundarios. Los documentos secundarios son los productos propios del Centro de Documentacin. La mayora de Centros de Documentacin elabora algn tipo de publicacin secundaria que difunde hacia los

usuarios. Hay que tener en cuenta que un porcentaje alto de usuarios no desea ir al Centro de Documentacin a recoger informacin, prefiriendo recibir esa informacin elaborada en su lugar de trabajo o en su domicilio. Sin embargo hay que tener en cuenta que para desarrollar productos secundarios se debe tener un nmero elevado de usuarios con intereses similares, con el objeto de que los documentos editados satisfagan al mayor porcentaje posible de usuarios. Son productos documentales secundarios los siguientes: Boletines de adquisiciones, Bibliografas de novedades, Bibliografas retrospectivas, Bibliografas analticas, Boletines de resmenes, ndices y Boletines de sumarios. A ellos se suma la tendencia actual a difundir informacin en soportes de memoria pticos (CD-ROM, Discos ptico numricos) basados en tecnologa laser que, por su enorme capacidad de almacenamiento se han transformado en un vehculo de difusin no ya de bibliografas o instrumentos de referencia parciales sino de bases de datos completas y actualizadas y de colecciones de textos ntegros organizados. 3.3. Operaciones de mantenimiento Son aquellas que permiten llevar a cabo y mejorar las funciones bsicas de la cadena documental: Seleccin, elaboracin o mejora de los tiles conceptuales utilizados (tesauros, normas, programas, etc.) y de los equipos tcnicos necesarios; Planificacin, organizacin y gestin de los centros); Establecimiento de circuitos de circulacin de documentos; Promocin de la publicacin y edicin; Formacin de usuarios. En definitiva, el trabajo del centro de documentacin consistir, en cierto modo, en la transformacin de documentos originales en instrumentos de referencia que los representen destinados a facilitar a los usuarios la colecta de informaciones tiles para sus necesidades concretas. Y sealaremos, por ltimo que todas estas funciones tomarn caractersticas especiales segn el tipo de centro del que se trate, sean centros especializados en la colecta y difusin de documentos primarios (bibliotecas, filmotecas, etc.), sean centros de difusin de informacin secundaria o bien sean centros de anlisis de informacin, aunque todos ellos respondern al esquema bsico aqu expuesto.

4. El documento 4.1. Definiciones Una definicin genrica de documento es la que lo describe como un soporte material que contiene informacin. De este modo, se podra considerar como documento prcticamente todo. Lo que nos interesa, en un sentido prctico, es la funcin del documento: comportarse como un elemento de observacin y transmisin de la informacin. As, se puede decir que la Documentacin tiene como objeto de trabajo el anlisis del documento, entendido ste como el conjunto formado por un soporte de informacin, los datos registrados sobre o en ese soporte y su significacin, que sirve para la consulta, el estudio o la prueba. O, en palabras de Martnez-Comeche, un mensaje incorporado a un soporte permanente con una finalidad informativa.

Un documento es una herramienta indispensable que tiene como fin transmitir conocimientos, ideas y dar testimonio de los hechos. Permite, adems, la comunicacin humana y es un importante medio de formacin y docencia. Tambin puede materializar todos los conocimientos humanos, constituyendo as una memoria colectiva. 4.2. Caractersticas Las caractersticas de un documento pueden ser fsicas, las cuales estarn relacionadas con sus elementos materiales y grficos. As, segn su naturaleza los documentos pueden ser numricos, sonoros, textuales, grficos, audiovisuales, multimedia Segn la naturaleza de su soporte, encontraremos documentos en papel impreso, plsticos, bandas magnticas, dispositivos pticos, etc. Pero tambin podemos considerar sus caractersticas intelectuales, que se relacionan con los elementos lingsticos e intelectuales: objetivo, contenido, autora, modo de difusin, accesibilidad, originalidad. 4.3. Tipologa de documentos Documentos primarios. Son aquellos que contienen informacin nueva y original que no ha sido sometida a ningn tipo de tratamiento documental posterior (resumen, seleccin, interpretacin, etc.). Son documentos primarios los libros, revistas, peridicos, programas de radio o televisin, pelculas, pginas web o archivos grficos o textuales de ordenador. Tambin son documentos primarios la literatura gris, documentos que no siguen los canales habituales de publicacin y difusin (Actas de congresos cientficos, cuadernos de laboratorio, informes cientficos, informes internos, ediciones tcnicas como normas, patentes o marcas, preprints, separatas, tesis doctorales y otros trabajos de investigacin universitaria y, en cierto modo, las publicaciones oficiales. Documentos secundarios: Son documentos cuyo objetivo es hacer referencia a los documentos primarios, por lo que no existiran sin ellos. Ofrecen informacin factual o referencial sobre los documentos primarios y son el resultado de las operaciones propias del anlisis documental (descripcin documental, indizacin, resumen analtico). Son documentos secundarios los listados de referencias de libros de bibliotecas o libreras, las bibliografas, los ndices, los boletines de programacin de televisin o la cartelera cinematogrfica. Las bases de datos cientficas son tambin documentos secundarios y los ndices de URL's realizados por los grandes buscadores de Internet son tambin secundarios. Obras de consulta o de referencia. En las clasificaciones tradicionales las obras de referencia suelen aparecer como secundarias, lo cual tiene sentido porque no son primarias ya que la informacin no es nueva ni original, sino recopilada por diversos procedimientos a partir de fuentes variadas previamente existentes. Sin embargo tampoco son estrictamente secundarias porque suministran informacin. En ellas, no obstante, intervienen procesos analticos documentales que determinan la forma de presentacin y acceso a la informacin que transmiten.

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