SELECIONAREA DOCUMENTELOR

1.1. Definirea conceptului.

Operaiunea de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie, n vederea pstrrii permanente a celor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminarea celor lipsite de importan. Deci, operaiunea de selecionare este foarte important, deoarece prin acestea se stabilete care din documente sunt pstrate permanent i care sunt eliminate/distruse, acestea din urm, fr posibilitatea de a mai fi reconstituite, deoarece sunt eliminate fizic, prin diferite metode. De aceea, ntreg ansamblul de proceduri care se refer la aceast operaie trebuie s fie bine cunoscut, nsuit i mai ales, aplicat n practic.

2.1. Prevederi legale.

2.1.1. Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996.

Art. 11. n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia/dispoziia/ordinul conductorului unitii respective, fiind compus din : 1 preedinte, 1 secretar i un numr impar de membrii, numii din rndul personalului propriu. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori situaia o impune, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n parte, pentru a-i determina valoarea practic sau istoric; hotrrea comisiei se consemneaz ntr-un proces-verbal.

Procesul-verbal de selecionare, alturi de celelalte elemente : inventarul documentelor propuse pentru selecionare, precum i inventarul documentelor cu termen de pstrare permanent, se nainteaz spre confirmare, Direciei judeene a Arhivelor Naionale. Art. 10. n cadrul fiecrei Direcii judeene a Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori. Art. 27. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciune i se pedepsete conform Codului Penal. Art. 29. Constituie contravenii i se pedepsesc cu amend1 urmtoarele fapte : c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoanele juridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor. Aceleai prevederi, detaliate pentru creatorii i deintorii de documente sunt stipulate n Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217/23 mai 1996, la art. 29-35.

3.1. Principii generale de selecionare.

a) Principiul concepiei istorice, potrivit cruia n aprecierea valorii documentelor o importan deosebit o au condiiile n care i-a desfurat activitatea creatorul, rolul i poziia pe care le-a avut n societate, atribuiile avute, conform reglementrilor legale;de asemenea, implic cunoaterea condiiilor concrete n care au fost create documentele. b) Principiul complexitii, care impune ca valoarea documentelor s nu fie apreciat separat, pe fonduri, ci n funcie i n interdependen de relaiile dintre creatori, dintre documentele create de acetia.

De la 1000 la 25000 ( RON) ,potrivit prevederilor art. 7 din O.U.G. nr. 39/31 mai 2006 ( M.O. nr. 486/5 VI 2006), aprobat prin Legea nr. 474 din 12 decembrie 2006.

c) Principiul multilateralitii, care prevede ca aprecierea documentelor s se realizeze avndu-se n vedere documentele n ansamblul fondului i nu n cadrul grupelor, seriilor, compartimentelor. d) Principiul istorismului, are n vedere perspectiva utilizrii n viitor a documentelor,cnd n legtur cu noi factori, documentele pot cpta alt nsemntate, fa de cea din momentul n acre au fost create. Principiile de selecionare se regsesc n plan concret n criteriile de selecionare, mpreun alctuind temeiul teoretic al selecionrii.

4.1. Criterii de selecionare a documentelor.

a).Valoarea istoric a documentelor, referitoare la informaiile cuprinse n acestea privind istoria social, economic, politic, cultural-religioas; b) Vechimea documentelor, forma i suportul pe care sunt scrise, ornamentaii valoroase, valoarea artistic; c) Frecvena n cadrul Fondului Arhivistic Naional; d) Rolul, locul i atribuiile creatorului n cadrul sistemului instituional sau relaiile cu acestuia cu instituii i personaliti din ar sau strintate; e) Evenimentele sau mprejurrile istorice remarcabile cu ocazia crora au fost create anumite documente ridic la cote valorice deosebite documentele; f) Valoarea practic a documentelor; g) Starea de conservare a documentelor. Documentele feudale nu se selecioneaz, iar cele create pn n anul 1920, se pot elimina numai cu aprobarea special a Arhivelor Naionale.

5.1. Metodologia ntocmirii lucrrii de selecionare.

3

5.1.1. Principii generale.

Selecionarea documentelor se face potrivit termenelor de pstrare prevzute n Nomenclatorul Arhivistic al instituiei/unitii. Acolo unde acesta nu exist, analiza se va face innd cont de criteriile de selecionare a documentelor. Nomenclatorul Arhivistic nu se aplic retroactiv la selecionarea documentelor, ci numai din momentul confirmrii i aplicrii n practic a acestuia. Lucrarea de selecionare se va ntocmi att pentru documentele proprii ale creatorului, ct i pentru eventualele documente deinute de la ali creatori. n acest caz, selecionarea se va face pentru fiecare fond arhivistic deinut, separat.

5.2.2. Elementele lucrrii de selecionare.

a) Adresa de naintare ctre Direcia judeean a Arhivelor Naionale ( anexa 1). b) Decizia/dispoziia/ordinul de numire a comisiei de selecionare; c) Procesul-verbal al comisiei de selecionare ( anexa nr. 2); d) Inventarul documentelor propuse pentru selecionare ( anexa nr. 3);

nr.

e) Inventarul documentelor cu termen de pstrare permanent din perioada i componenta ( compartimentul, biroul, seciunea) pentru care se face selecionarea ( anexa 4); nr.

5.2.3. Caracteristici.

Adresa de naintare trebuie s conin : antetul emitentului, numrul de nregistrare i validarea prin semntura conductorului i tampila instituiei/unitii ( anexa nr. 1). Decizia/dispoziia/ordinul de numire a comisiei de selecionare trebuie s conin n clar, numele, prenumele i funcia pentru preedinte, membrii i secretar. Preedintele comisiei de selecionare nu poate fi conductorul instituiei/unitii2 . Procesul-verbal al comisiei de selecionare trebuie s cuprind : numele persoanelor i atribuiile n cadrul acesteia, zilele n care s-a efectuat analiza documentelor propuse pentru selecionare, anii extremi ai documentelor propuse pentru selecionare i validarea acestuia, prin semntura membrilor comisiei. De asemenea, trebuie aprobat de conductorul instituiei/unitii ; ( anexa nr. 2). Inventarele documentelor propuse pentru selecionare cuprind, n ordine cronologic, documentele propuse pentru selecionare, grupate pe termene de pstrare; ( anexa nr. 3). Inventarele documentelor cu termen de pstrare permanent vor conine n plus, i numrul filelor unitilor arhivistice ; ( anexa nr. 4). La ntocmirea ambelor inventare, se va avea n vedere s fie enumerate principalele elemente ale coninutului unei uniti arhivistice : genul documentului, emitentul, problema la care se refer, destinatarul. Nu se admite formula privind coninutul unitii arhivistice definit ca diverse. Dac o unitate arhivistic cuprinde documente din mai muli ani, poziia sa n inventar va fi dat de anul de nceput al documentelor. Unitile arhivistice care sunt mai multe n acelai interval de timp ( ex. note contabile, facturi, state de plat) se vor individualiza n inventare prin poziii distincte : vol I, II, IIIetc.

Fac excepie cazurile firmelor cu administrator unic sau a celor cu un numr redus de membrii.

La stabilirea termenelor de pstrare se ia n considerare anul urmtor constituirii documentelor,excluzndu-se anul ntocmirii lucrrii ( ex. pentru o lucrare de selecionare din anul 2010, documentele pot fi selecionate cel mult pn n anul 2009). O atenie deosebit trebuie acordat documentelor care au n nomenclator observaia CS; la acestea, comisia de selecionare le poate prelungi termenul de pstrare, dac consider oportun. n acelai sens, i Arhivele Naionale pot prelungi termenul de pstrare al unor documente sau pot cere trecerea acestora la termen de pstrare permanent. n cazul documentelor contabile justificative ( note contabile, facturi termen de pstrare 10 ani) care conin i state de plat ( termen de pstrare 50 de ani) n aceeai unitate arhivistic, statele de plat de vor detaa i grupa n uniti arhivistice distincte, pe luni, trimestre sau an, la termenul de pstrare de 50 de ani i se vor inventaria separat. Restul documentelor justificative pot fi selecionate, pe baza termenului de pstrare de 10 ani; ( Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat i completat). De asemenea, trebuie avut n vedere caracterul centralizator al informaiilor coninute n documentele nsumative ;n acest caz,pot fi selecionate documentele care au stat la baza ntocmiri sintezelor. Documentele de acelai fel, vdit nefolositoare ( chitaniere, cotoare,boniere, buletine de distribuie, foi de pontaj, condici de prezen,reete medicale ( duplicate, triplicate), liste zilnice de alimente,bilete de intrare, dublete, pot fi selecionate sub supravegherea reprezentailor Arhivelor Naionale, n mod global ( precizndu-se n inventar denumirea categoriei de documente, anii extremi, poziia din nomenclator, termenul de pstrare i numrul de buci, saci, cutii sau alte forme de pstrare). Sigiliile i tampilele din metal care au imprimat stema rii i denumirea n clar a instituiei/unitii, prezint valoare documentar-istoric. La scoaterea lor din uz, un exemplar se va nainta Arhivelor Naionale, iar restul, la Monetria Statului. Sigiliile, tampilele sau parafele din cauciuc, scoase din uz, se vor seleciona pe baza unui proces-verbal, care trebuie s conin, pe suport de hrtie, impresiunea n clar a acestora.

6.1. Consideraii finale.

6

Lucrarea de selecionare se nainteaz ntr-un exemplar, spre confirmare Direciei Judeene a Arhivelor Naionale. Dup nregistrarea acesteia, un reprezentat al acestei instituii va verifica la faa locului lucrarea de selecionare. Acesta va confrunta coninutul unitii arhivistice cu cel consemnat n inventar, pentru a se convinge de corectitudinea definirii coninutului i a ncadrrii corecte n termenele de pstrare din nomenclator. Dup verificare, lucrarea este confirmat total, parial, sau trimis spre refacere, prin adres ctre instituia/unitatea creatoare. Arhivele Naionale pot s prelungeasc termenul de pstrare al unor documente, chiar dac acesta a expirat, conform Nomenclatorului Arhivistic al instituiei/unitii, sau pot solicita trecerea la termen de pstrare permanent a unor documente propuse pentru selecionare. n cazurile de mai sus, unitatea/instituia, trebuie s comunice refacerea lucrrii de selecionare sau trecerea unor documente la termenul de pstrare indicat de Arhivele Naionale. Lucrarea de selecionare este considerat ncheiat numai dup primirea confirmrii din partea Arhivelor Naionale sau dup comunicarea modificrilor cerute de ctre acestea. La prezentarea documentelor la unitile de colectare a deeurilor, este obligatoriu de a prezenta o copie dup adresa de confirmare din partea Arhivelor Naionale i numai dup aceea,documentele vor fi preluate pentru distrugere. Numai cu ndeplinirea acestor condiii, documentele pot fi nlturate din arhiva creatorului/deintorului. Lucrrile de selecionare pot fi ntocmite anual sau ori de cte ori este nevoie ( art. 11 din Legea 16/1996). Toate elementele acestora se pstreaz ntr-un dosar distinct, cu termen de pstrare permanent. Dosarul servete la gestionarea arhivei, urmrirea selecionrii n timp a documentelor, a categoriilor de acest gen create, pstrarea celor permanente, ct i ca justificare la eventuale controale pe alte domenii ( financiar, economic, juridic, administrativ). De asemenea,poate oferi o imagine de ansamblu asupra evoluiei instituiei/unitii, a atribuiilor acesteia i a principalelor categorii de documente create.

Bibliografie

Legislaie

1. Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, n Monitorul Oficial, nr. 71, 9 aprilie 1996 2. Legea contabilitii nr. 62/1991, n M.O, NR. 265, 27 decembrie 1991, cu modificrile i completrile ulterioare. 3. Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, n Acte normative privind Arhivele, Zalu, 1996, pp. 13-41; i n Laureniu Mera, ndreptar arhivistic, Cartimpex, Cluj-Napoca, 2001, pp. 362-393.

Lucrri i studii

1. Mera Laureniu, ndreptar arhivistic, Cartimepx, Cluj-Napoca, 2001 2.Puca Ioan, Principii i criterii de selecionare a documentelor, n Revista Arhivelor, nr. 3/1982, pp. 242-245 3. Sacerdoeanu Aurelian, Arhivistica, Ed. Didactic i Pedagogic, Bucureti, 1971