BIENVENIDOS

AL SEMINARIO

Dr.. Adm. Vctor Reinoso Cifuentes, M. Sc.

Docente ESPOCH - FADE

UNIDAD I
EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION

1. ORIGEN Y NATURALEZA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1.1 ORIGEN : ADAN Y EVA 1.2 ORGANIZACIONES PRIMITIVAS LA HORDA: El mas fuerte LA GENS: El mas anciano EL CLAN: Sacerdotes brujos LAS TRIBUS: El mas capaz de la Tribu

EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION

2. APLICACIN DE LA ADMINISTRACION EMPIRICA Y CIENTIFICA 2.1 LA ADMINISTRACION EMPIRICA 2.2 LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

Intuicin
Costumbre Experiencia

Mtodo
Sistema Tcnica Principios Normas Reglas Otros

UNIDAD II
DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION
1. DEFINICIONES : 1. 1 .-Para Wilburg Jimnez Castro:

Es una ciencia social, compuesta de principios , tcnicas y practicas, cuya aplicacin a conjuntos humanos, permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que individualmente no es factible lograr

1.2 .-Para Vctor Reinoso C.: Es prever, planificar, organizar, integrar, dirigir, controlar y coordinar, los recursos de una empresa, institucin u organismo social para lograr el xito deseado.

DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION

2. TIPOS DE ADMINISTRACION

2.1 ADMINISTRACION PUBLICA Pertenece al Estado Gobierna el poder Ejecutivo

2.2 LA ADMINISTRACION PRIVADA

Personas naturales Personas jurdicas: reconocida por un Ministerio Estatal 2.3 LA ADMINISTRACION MIXTA Integracin de capitales, sector publico y privado

UNIDAD III
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD DE ACUERDO AL CURSO O SEMINARIO 1.1 EMPRESA Es toda organizacin de propiedad publica, privada o mixta, cuyo objetivo primordial es fabricar, distribuir mercadera o proveer servicios a la colectividad mediante el pago de los mismos

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.2 MUNICIPIO Puede ser una entidad administrativa. Lo habitual es que agrupe a una nica localidad, aunque tambin el concepto se utiliza para nombrar a un pueblo o una ciudad. Algunos pases que no utilizan la nocin de municipio apelan al concepto de comuna, que constituye una entidad territorial equivalente.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.3 INSTITUCION Una institucin es una cosa establecida o fundada. Se trata de un organismo que cumple con una funcin de inters pblico o privado. Institucin puede utilizarse como sinnimo de instituto, organizacin o entidad, segn el contexto

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.4 GREMIO Se conoce como gremio a la corporacin formada por personas que desarrollan una misma profesin, oficio o actividad. Se trata de organizaciones que suelen estar regidas por estatutos especiales y distintas ordenanzas

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.5 ASOCIACION
Asociacin es la accin y efecto de asociar o asociarse (unir una persona a otra para que colabore en algn trabajo, juntar una cosa con otra para un mismo fin, establecer una relacin entre cosas o personas)

Sector Asociativo.

Es el conjunto de asociaciones constituidas por personas naturales, con actividades econmicas productivas similares o complementarias, con el objeto de producir , comercializar y consumir bienes y servicios lcitos y socialmente necesarios, auto abastecerse de materia prima , insumos herramientas , tecnologa, equipos y otros bienes, o comercializar su produccin en forma solidaria y auto gestionada bajo los principios de la presente Ley (Ley Orgnica de la Economa Popular y Solidara y del Sector Financiero Popular y Solidaria

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.6 PARROQUIA En Ecuador, la parroquia es la divisin poltico-territorial de menor rango. El conjunto de estas se organizan bajo la forma jurdico-poltica de la municipalidad que es la autoridad jurisdiccional del cantn en asuntos administrativos. Existen dos tipos de parroquias: la urbana y la rural. La parroquia urbana es aquella que se encuentra circunscrita dentro de la metrpoli o ciudad. Consta de toda la infraestructura necesaria para ser una ciudad principal. La parroquia rural son aquellas que son apartadas de la ciudad principal o metrpoli. Suelen ser comarcas o conjunto de recintos cuyos pobladores viven de labores agrcolas y del campo.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.7 CANTON En algunos pases, divisin territorial y administrativa, caracterizada por estar dotada de un importante grado de autonoma poltica .

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.8 ENTIDAD Una entidad puede ser pblica o privada y esta bajo el rgimen de su estatuto, puede se una dependencia ministerial, una empresa estatal o privada, o un servicio publico determinado.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.9 ORGANISMO
Conjunto de oficinas, dependencias o empleos que forman un cuerpo o una institucin dedicados a un fin determinado.

2. OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES

2.1 ECONMICO: Utilidades, Inversionistas,

Acreedores. 2.2 SERVICIO:

Oferta de acuerdo a las necesidades de los consumidores 2.3 SOCIAL: Servicio a la comunidad,

Servicio de responsabilidad social dentro de la empresa

Clima organizacional

LA EMPRESA Y SU PROCESO

1.3 RECURSOS DE LAS EMPRESAS

RECURSOS HUMANOS
Mano de obra no calificada Mano de obra semi calificada Mano de obra calificada Mano de obra tcnica Mano de obra profesional

RECURSOS TECNOLOGICOS
Adquisicin de conocicmientos Desarrollo y capacitacin Transferencia de tecnologa

RECURSOS ECONOMICOS
Capital propio Capital ajeno

LA EMPRESA Y SU PROCESO

RECURSOS MATERIALES
Terreno Edificio Maquinarias Bienes Muebles Materia Prima Vehculos Otros

RECURSOS LOGSTICOS
Bienes Servicios Humanos Financieros Otros

UNIDAD IV
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES
(propuesta de Vctor Reinoso C.)

1. PRINCIPIO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Poder de mandar y hacerse obedecer

Autoridad formal Autoridad informal Responsabilidad

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

2. PRINCIPIO DE DIVISION DEL TRABAJO

Se produce por el aumento del tamao de la Empresa o Institucin

Delegacin de funciones Delegacin de Autoridad y responsabilidad

Estructuracin de la empresa
Especializacin

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

3. PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO

El empleado o trabajador debe obedecer ordenes de un solo jefe (jefe inmediato superior)
Cuando no se cumple con esto se rompe las relaciones humanas

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

4. PRINCIPIO DE DIRECCION

Nombrar un solo jefe para un departamento o proyectos

Cuando existen dos o mas personas como jefes eso es una monstruosidad

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

5. PRINCIPIO DE ORDEN

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

6. PRINCIPIO DE JUSTICIA O EQUIDAD

El trato a las personas debe ser equitativo : amigos y opositores

No dar preferencia por asuntos polticos , amistades , compadrazgos, etc..

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

7. PRINCIPIO DE ESPIRITU DE GRUPO

Integracin grupal positiva

Integracin grupal negativa Trabajos en grupos Inters general sobre el inters particular

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

8. PRINCIPIO DE MOTIVACION

Reconocimiento por trabajos cumplidos (individual o grupal)

Reconocimiento por escrito o verbal Reconocimiento econmico Reconocimiento publico

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

9. PRINCIPIO DE CREATIVIDAD

Reconocimiento por nuevas iniciativas

Dejar desarrollar las iniciativas Considerar a toda persona: inteligente , capaz e idnea

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

10. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO

Conocer al colrico
Conocer al apasionado Conocer al nervioso Conocer al sentimental Conocer al aptico

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Vctor Reinoso C.)

11. PRINCIPIO DE AMOR Y PASION Amor sublime ( Dios padres) Todo lo que se haga con verdadero amor lo conseguirs Quien confa en si mismo , da amor a los dems Quien ama , es atractivo, magntico ( atrae) , pasin Para alcanzar la pasin debe amar y servir a la comunidad, ayudar a cumplir las aspiraciones de otros

UNIDAD V
1. QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES
Las Empresas o Instituciones son administradas por todas las personas que tienen bajo su

responsabilidad dirigir Recursos Humanos

1.1 PERSONAS NATURALES: Dueos Propietarios Gerentes Otros 1.2 PERSONAS JURIDICAS : Constitucin del estado Ley de Compaas Ley de Artesanos Ley Orgnica de la Economa Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario Cdigo de Organizacin Territorial, Autonoma y Descentralizacin (COOTAD) Ley Orgnica de Empresas Publicas Ley Orgnica de Educacin Superior Otros

QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES

2. CON QUE NOMBRES SE CONOCE A LOS ADMINISTRADORES?

Dueo del negocio Propietario del negocio

Gerente
Jefe Director Administrador Presidente Lder Coordinador

UNIDAD VI
LA GERENCIA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

(APLICACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO)

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES

1. PREVISION Qu voy hacer?
1. PROPSITO (IDEA) Industria Comercio Servicio

2. INVESTIGACIN Cuestionarios Entrevista Observacin de trabajo

3. CURSOS ALTERNATIVO DE ACCIN Seleccionar una alternativa (negocio)

V I S I O N

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES

2. P L A N I F I C A C I O N Qu se va hacer?
OBJETIVO: representa lo que espera alcanzar en el futuro META -FIN

POLTICA: gua camino orientacin accin y efecto PROCEDIMIENTO mtodos: serie de labores concatenadas manera de ejecutar un trabajo PROGRAMAS: conjunto de objetivos, polticas, procedimiento / fecha inicial y final COSTOS / PRESUPUESTO: plan de accin financiera / costos de programas Estrategia: FODA DOFA / constituye un programa general para alcanzar los objetivos y poner en practica la misin TCTICA: Experiencia habilidades y destrezas que apoyan a la estrategia en la toma de decisiones CONTROL: retroalimentacin (feedback)

M I S I O N

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES

3. O R G A N I Z A C I N Cmo se va hacer? a. Estructuras: b. Sistema operativo:

Organigrama: estructural funcional -personal

Mtodos: forma o manera de hacer las cosas

Niveles de jerarqua: directivo ejecutivo auxiliar operativo asesora

Procedimientos: pasos a ejecutarse de las actividades

Funciones departamentales : funciones departamentos unidades

Manuales: gua autorizada que sirve complemento de los organigramas gua para orientar las actividades de una empresa Instructivos: son partes que refuerzan a los reglamentos o actividades especificas

Puestos y actividades: funciones a tareas de cada puesto de trabajo

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES

4. I N T E G R A C I O N Con qu se va hacer?
1. ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
a. Requerimiento de recursos humanos: Reclutamiento Seleccin Examen medico Induccin Clasificacin Adiestramiento Capacitacin Desarrollo ( Individual y organizacional) b. psicologa organizacional ( Conducta -Comportamiento del hombre, en el puesto de trabajo ; en las empresas o instituciones) 2. ADMINISTRACIN DE COSAS Y BIENES

Materiales
Econmico Tecnolgico Logstico

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES

5. D I R E C C I O N Ver que se haga?

Comunicacin

Estilos de direccin

Delegacin

Motivacin

Liderazgo

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES

6. CONTROL Cmo se ha realizado?

Inspeccin
(Colegio, Polica)

Evaluacin
(Ley Org. Del Ser. Publico) (Cdigo de trabajo) (Ley Org. Educacin Superior)

Supervisin
(Instructor, Asesor)

Seguimiento
(para mejorar)

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES

7. COORDINACION Quin, Quienes han realizado? Sincronizacin de actividades Relaciones Humanas Relaciones Pblicas

Creatividad Espritu empresarial

8.CUADRO RESUMEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PREVER

PLANIFICAR

ORGANIZAR

INTEGRAR

DIRIGIR

CONTROLAR

COORDINAR

PARA USAR EFICIENTEMENTE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA

HUMANO

MATERIAL

ECONOMICO

TECNICO

LOGISTICO

PARA CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DESEADOS POR LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES ,ONG

UNIDAD VII
LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

1. LOS HOMBRES TRIUNFADORES ( EXITOSOS)

Procreacin del hombre

LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

2. HOMBRES EXITOSOS EN EL MUNDO

JESUS (Beln Judea)

MAHATMA GANDHI (Mahatma = Alama Grande) (Nombre propio Mohandas Karamchand Gandhi) (India)

LUIS NOBOA NARANJO (Ecuador)

LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN

EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

3. MUJERES EXITOSOSAS EN EL MUNDO

MADRE TERESA DE CALCUTA (Agnes Gonxha Bojaxhiu) (Albanesa India) Fundadora de la Orden de las Misioneras de la Caridad Premio Nobel dela Paz - 1979

RIGOBERTA MENCHU (Guatemala) Premio Nobel de la Paz -1992

LOURDES TIBAN (Ecuador)

4. PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

Lo que se desea

DSDAD

Motivadores Creadores Don de gentes Responsables Conservadores Confidentes Persistentes

Planificadores Organizadores Lderes Comprensivos Observadores Calidad humana Agradables

GG

FF

Innovadores

Determinantes

Ambiciosos Competentes Imparciales Positivos Equilibrados Profesionales Saber escuchar Colaboradores

PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

Lo que NO se desea

Chismosos Negativos Problemticos Mentirosos

Carcter ogros Mal genios Peleones Necios

JJ

Dejados Que se quieran ellos mismos Testarudos

Ociosos

Irracionales

Incomprensibles
Disociadores

5. - 15 Caractersticas de un empleado Triunfador

1. Ser experto (conocimiento) 2. Contacto con otros conocimientos 3. Luchar por un objetivo comn 4. Grado de motivacin 7.Aprender constantemente (capacitacin) 8.Perseverancia 9.Dominar otro idioma

5. Nuevos y mejores desarrollar el trabajo

mtodos

para

10.Disfrutar lo que esta haciendo

11.Aplicar relaciones interpersonales

6. Crecer profesionalmente oportunidades de desarrollo)

(buscar 12.Saber comunicar 13. Ser creativo 14.Saber escuchar 15. Administrar su tiempo

Secretarias Gerenciales ..TRIUNFADORAS..!

No escuches a los mediocres que te dicen .. NO SE PUEDE.. !

Solo escucha a los optimistas que te dicen .. AVANZA, TU PUEDES..!

UNIDAD VIII
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
1. LA ORGANIZACIN
El trmino organizacin, viene del griego ORGANON, que significa INSTRUMENTO, de hecho es un INSTRUMENTO QUE SIRVE PARA ORGANIZAR UNA EMPRESA O INSTITUCIN La organizacin es un producto humano y como tal , nunca ser perfecta pero si perfectible Toda organizacin debe estar encaminada a un fin Organizar por organizar no tiene sentido

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

2. DEFINICIONES DE ORGANIZACION

La Organizacin es un esquema de responsabilidades, es el armazn dentro del cual y mediante el cual se puede llevar a cabo el proceso administrativo en forma efectiva (Brech) La organizacin es una funcin que consiste en determinar cuales son las actividades necesarias para cualquier propsito, disponindolas en grupos que pueda asignarse a individuos (Urwick)

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

DEFINICIONES DE ORGANIZACION La Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones , niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organicismo social , con el fin de lograr su mxima eficiencia en la realizacin de planes y objetivos sealados (Agustn Reyes Ponce)

La organizacin es el ordenamiento de los recursos de las empresas e instituciones para lograr los objetivos propuestos (Vctor Reinoso)

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN Economa de Personal .

Evitar gastos/disponer el numero exacto de personas en cada unidad/no significa reducir personal/ reubicacin de personal de acuerdo a sus conocimientos

Economa de materiales. No entender como que se requiere adquirir materiales baratos /

Economa de maquinas y equipo.

empresa/

Se dan de acuerdo a los requerimientos de la

Economa de espacio.

Los espacios fsicos deben estar de acuerdo al numero de maquinarias , personas, etc. de requerimiento de la empresa, que ser determinado por la logstica

Reduccin de imprevistos . Es equivalente al termino contable de imprevistos, para evitar

esto debe mantenerse logsticamente lo que se requiere para el proceso de trabajo

Economa de tiempo. Otros , mantenimiento

el tiempo es oro, por ende los ejecutivos deben procurar que todas las cosas se realicen de acuerdo a los cronogramas establecidos por la empresa y el ordenamiento lgico delos equipos y materiales equipos , maquinas, vehculos , etc.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

4. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
a. ANALISIS DEL OBJETIVO ( qu cmo cundo dnde - quin y por qu )

b. DIVISION DEL TRABAJO

Delegacin de autoridad, responsabilidad, funciones, estructuras, etc. c. COORDINACION A mas de los sub elementos de la coordinacin, tomar en cuenta: la forma, el tiempo y el lugar;
para lograr la coordinacin eficientemente se requiere aplicar unas buenas relaciones humanas ; significa sincronizacin de actividades

d. DELEGACION DE AUTORIDAD La direccin, no puede ser facultad exclusiva de una sola persona: delegacin de funciones, limitar la autoridad, evitar conflictos, desordenes, etc. La delegacin de autoridad debe estar en
equilibrio con la responsabilidad e inversamente

e. CONTROL A mas de los sub elementos del Control, (inspeccin, supervisin , evaluacin) es comprobar la ejecucin como se ha planificado y se ha organizado: personal, produccin, finanzas, ventas, etc.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
f. ESTABLECIMIENTO DE DOCUMENTACION ADECUADA Documentacin de acuerdo al requerimiento con precisin, a fin de evitar desperdicios de materiales. Sirve para realizar tramites mediante ordenes o instrucciones, controlar informes, etc. (control de ingresos, egreso, facturas , memorndums, recibos, oficios, etc.)
g. SIMPLIFICACION (de todo tipo de actividades) Estar de acuerdo con el avance de la tecnologa Satisfacer las necesidades de los clientes Cambios de diseos, tamaos, calidades, uso de materia prima de calidad, maquinaria, mtodos de fabricacin, etc. (las computadores eran inmensas, ahora son sumamente
pequeas)

h. ESTANDARIZACION Crear hbitos que faciliten la ejecucin, disminucin de los costos, buscar mayores rendimientos de las inversiones, ahorrar tiempo, dinero, evitar elevacin de costos (ejm.)
Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 100 pares/ Un Trabajador, trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 90 pares, /Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 80 pares

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
i. INSTRUCTIVOS Elaboracin de instructivos, de conformidad con el Reglamento interior de la empresa o institucin, sujetndose de conformidad con el Cdigo de Trabajo, Ley Orgnica de Servicio Publico , Estatuto, etc., que pueden ser generales, especficos y colaterales j. CUADROS Y GRAFICOS Reforzar informes ejecutivos con cuadros y grficos
de mil palabras y que representa toda la parte terica en un solo grfico) ( un grfico habla por mas

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5. ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
(Tipos o modelos de organizacin )

Conocidas tambin como tipos o modelos, a travs de los cuales se pueden desarrollar sistemas de organizacin Se determina las relaciones entre los diversos niveles de jerarquas dentro de las empresas o instituciones

Ninguno de estos tipos se pueden adoptar en forma pura o absoluta, estarn de acuerdo con sus peculiaridades o requerimientos administrativos

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.1 ORGANIZACIN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

ORGANIZACIN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

VENTAJAS
a. b. c. d. Sencillo y claro. ( empresa familiar , microempresa) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad Se facilita la rapidez de accin. Se crea una firme disciplina (cada jefe adquiere toda su autoridad, ya que para sus subordinados es el nico que la posee). Es ms fcil y til en la pequea empresa. Simplicidad por tener un solo jefe. Se delimita concretamente la autoridad y la responsabilidad Mayor facilidad para imponer la disciplina. Mayor facilidad al jefe de entrenarse en su trabajo por ser mas limitado

e. f. g. h. i.

ORGANIZACIN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

DESVENTAJAS a. Se carece de la especializacin. b. No hay flexibilidad para futuras expansiones. c. Es muy difcil capacitar a un jefe para supervisar en todos los aspectos que debe coordinar. d. Falta de cooperacin entre los jefes de grupo. e. Hay peligro de autocracia, impidiendo a los jefes la iniciativa de los subalternos. f. Se pone excesiva confianza en la habilidad de los jefes. g. Pueden suscitarse rivalidades entre los jefes.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

TIPOS DE ESTRUCTURAS

5.1.2 ORGANIZACIN LINEAL CON STAFF

ORGANIZACIN LINEAL CON STAFF

VENTAJAS
a. Parece ser el ms conveniente para las empresas en lo general, pues conserva muchas ventajas de tipo militar y elimina muchos de sus inconvenientes. b. Introduce consejo mediante investigaciones y recomendaciones tcnicas, pero retiene indivisa la autoridad de los jefes verticales ejecutivos. c. Se agrega flexibilidad al organismo, utilizando consejeros que complementen la labor de los jefes verticales, sin eliminar la autoridad del tipo militar. d. La funcin de los especialistas es instruir acerca de los principios b-sicos y mtodos particulares de organizacin, as como vigilar su observancia e. Se aplica el principio de la divisin del trabajo en su fase fundamental sea segregando la funcin de pensar de la tarea de obrar, pudiendo seleccionarse el personal de acuerdo con sus caractersticas individuales de introversin o extraversin. f. Existen mayores posibilidades de estudiar y corregir los defectos existentes en las relaciones departamentales. g. Se mejoran los mtodos de administracin pues los consultores estn mejor dispuestos a aceptar los adelantos y novedades de la tcnica, que los ejecutivos. h. Por su conexin con los consultores, existen oportunidades para los ejecutivos de ampliar sus conocimientos.

ORGANIZACIN LINEAL CON STAFF

DESVENTAJAS
a. Los consultores hacen recomendaciones y los ejecutivos dan rdenes existiendo el peligro de que el personal confunda la naturaleza de las unas con el de las otras. b. La intervencin de los consultores puede servir de pretexto a los ejecutivos para declinar responsabilidades. c. Puede haber tendencias por parte de los consultores a extralimitarse dando rdenes, y por parte del personal a darles a dichos consultores ms importancia que a su jefe vertical. d. De ello puede derivase conflictos de autoridad crendose rivalidades e. entre ambas clases de jefes. f. Si los ejecutivos se sujetan estrictamente a SU tarea de obrar, haciendo a un lado la de pensar, puede apropiarse su actuacin, as como las relaciones con los subalternos. g. Puede surgir el desaliento entre los consultores cuando sus estudios, cuidadosamente preparados y claramente expuestos, no se toman en cuenta ni son debidamente apreciados por los ejecutivos

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.3 ORGANIZACIN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

ORGANIZACIN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

VENTAJAS a. Tal divisin de funciones hace ms efectiva la apreciacin del esfuerzo del personal. b. Por ello pueden determinarse e imponerse estndares. c. Se promueve la mayor eficiencia personal. d. Es posible el empleo del personal no calificado. e. Se promueve la cooperacin. f. Los casos de emergencia los pueden resolver los subalternos, g. Se limitan los errores de un solo jefe. h. La desaparicin de un jefe funcional no tiene la misma trascendencia que la de uno vertical i. Una seccin puede depender de uno o varios departamentos.

ORGANIZACIN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

DESVENTAJAS
a. b. c. d. e. f. g. Se requieren instrucciones y cartillas definidas. Su implementacin y mantenimiento son ms costosos, Hay dificultad en forzar el aprendizaje. La disciplina es ms dbil. La coordinacin es ms difcil por la divisin de autoridad. La exactitud se obtiene a costa de la rapidez No es fcil desarrollar ejecutivos completos

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.4 ORGANIZACIN POR COMITES

ORGANIZACIN POR COMITES

VENTAJAS
a. Puede llegarse a las mejores decisiones en los problemas administrativos, previa su discusin entre varias personas. b. Las decisiones tienen un aspecto impersonal y son de mayor fuerza que las emanadas de un solo individuo, pues stas en ocasiones producen resentimiento si son expuestas con falta de tacto. c. Como en el seno de las juntas se tratan necesariamente asuntos que abarcan varios departamentos, hay mayores posibilidades de coordinacin y de fomentar el espritu de cooperacin. d. No siendo las decisiones consecuencia del criterio de una sola persona sino de un grupo que las expone de acuerdo con precedentes determinados, la poltica general de !a empresa se desarrolla en forma ms estable e. Por el estudio de la generalidad de los problemas de la empresa y la forma de tomar sus acuerdos, el comit es un medio propicio para la pre-paracin y entrenamiento de jefes ejecutivos.

ORGANIZACIN POR COMITES

DESVENTAJAS
a. Las desventajas solo pueden hallarse en os comits por ejecutivos, como regia general, pues la disparidad de criterios son los menos capacitados para ejecutar. b. Las decisiones se toman por transaccin entre varias personas o sea con promedio de juicios, prevaleciendo este en algunos casos sobre el criterio de algn funcionario experimentado y con conocimiento de causa, a quien aplasta la mayora. c. No se crea un sentido de responsabilidad personal, el cual siempre es un freno que evita se tomen resoluciones poco meditadas. d. Los comits cuando son ocasionales, ocupan el tiempo generalmente valioso de los ejecutivos.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.5 ORGANIZACIN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)

ORGANIZACIN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)

VENTAJAS

a. Los ejecutivos del proyecto determinan "que" es lo que hay que hacer y "cundo" y el jefe de la unidad decide " como" y "quien" ha de hacerlo. b. Es una herramienta que da una gran flexibilidad en el uso de los recursos humanos calificados c. La direccin est centrada en el objetivo.

DESVENTAJAS

a. Muchas veces los gerentes del proyecto tienen autoridad delegada del ms alto jefe comn, lo que conduce a conflictos de autoridad que perjudica el logro del objetivo. b. La autoridad para dirigir las actividades del proyecto se transfiere a los jefes de unidades cuya labor no es exclusiva para el proyecto, hace que surjan con frecuencia problemas de prioridad al interior de las unidades permanentes, las que pueden afectar a los resultados en el tiempo previsto.

UNIDAD IX
LOS ORGANIGRAMAS

SE LOS CONOCE COMO: Cartas de organizacin Diagramas de organizacin Cartograma Cuadro jerrquicos Cuadro de organizacin

LOS ORGANIGRAMAS

9.1 DEFINCION DE ORGANIGRAMAS

Es la representacin grfica que muestra la estructura orgnica interna , de la organizacin formal e informal de una empresa u organismo social, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, las las principales funciones departamentales, lneas de autoridad y responsabilidad que se desarrollan en un ente social (Vctor Reinoso)

LOS ORGANIGRAMAS

9.2 ORGANIGRAMAS MAS UTILIZADOS EN EL ECUADOR

Existen diversas tipologas de elaboracin de ORGANIGRAMAS, pero los ms usados en el Ecuador son:

Por su Objeto o Contenido

LOS ORGANIGRAMAS

a. ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES Representan la estructura interna de una empresa, Institucin u organismo social

Es el esqueleto de la empresa
Es la radiografa de la empresa Se puede representar en forma SINTTICA, Lo ms importante de la empresa (Unidades principales) En forma ANALTICA ( todos las unidades de la empresa con sus divisiones)

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA INDUSTRIAL XYZ CIA. LTDA.

LOS ORGANIGRAMAS

b. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES
Se utiliza el mismo ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL como base, pero se determina las funciones de cada unidad En ningn caso las funciones de las personas Ej.:
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO( ESPOCH)

Funciones del Consejo Politcnico

Las funciones del Rectorado, no del Rector

Las funciones del Departamento Financiero, no del Director Financiero

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO XLTDA.

LOS ORGANIGRAMAS

c. ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL

Solo se realiza desde las personas que tienen sueldo y no de aquellos que perciben dietas Ej. Consejo universitario / NO Junta Accionistas / NO Directorio / NO Directiva /NO Solamente a partir de Rector Gerente Presidente de la Republica Estos organigramas se determinan El nmero de personas El sueldo que perciben, en cada unidad administrativa Sirven para realizar anlisis de presupuestos No es recomendable exhibir, por las crticas

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL

LOS ORGANIGRAMAS

9.3 ALGUNOS CRITERIOS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS a. El organigrama elaborado debe ser de utilidad, prctico, no complejo. b. Que sea real y autntico, es decir que sea fiel reflejo de las jerarquas existentes. c. Que sea divulgado y conocido por todos los componentes de la empresa e incluso ajenas a la misma, tales como clientes, proveedores, etc. d. Que est actualizado e. Primero se deben crear los puestos de trabajo, despus se adaptan las personas a estos puestos de trabajo, y nunca lo contrario. f. Que se tenga en cuenta para promocionar los ascensos. g. Que se tenga en cuenta, cuando aparezcan nuevas funciones a desarrollar en la empresa. h. En el organigrama deben figurar las funciones, no el nombre de los puestos que aparecen.

9.4 REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.1 IDENTIFICACION
Se debe colocar en la parte superior del organigrama el nombre completo del ORGANIGRAMA o unidad administrativa que se elabora Las siglas de la razn social se las ubica al lado del nombre de la Empresa Ejemplos : Organigrama Estructural de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo ESPOCH Organigrama Funcional de la Universidad Tcnica de Ambato UTA Organigrama de Posicin de Personal de la Empresa Multiactiva Ca. Ltda. Organigrama Estructural del Departamento Financiero de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo ESPOCH

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9.4.2 USO DE RECTANGULOS No es saludable utilizar figuras geomtricas que a. FIGURAS GEOMETRICAS pueden confundir o no se logran escribir en su interior

NO SI

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TAMAO DE LOS RECTANGULOS

b. DIMESION DE LOS RECTANGULOS

El tamao representan los niveles de Jerarquas y debe tener en su elaboracin armona

DIRECTIVO EJECUTIVO AUXILIAR OPERATIVO ASESORIA

Junta de Accionistas Directorio Gerente Sub Gerente

20 cm 19 cm 18 cm 17 cm 16 cm 15 cm

Secretaria,Financiero,Biblioteca Produccin , ventas, cobranzas asesores

14 cm

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Los rectngulos deben tener las mismas dimensiones por Niveles Ejm: contador o c. OBSERVACIONES financiero, secretaria, si es de 18 cm, todos deben tener 18 cm ( no pueden variar) Se debe ubicar solo color negro, para representar las unidades, debe ser lo ms simple y no colocar colores porque daa el objetivo de los organigramas y fisonoma

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9.4.3 USO DE LINEAS

CONTUNUA. Determinan las relaciones directas que existen entre las distintas unidades administrativas. Deben ser ligeramente acentuadas para distinguir los canales de mando ( autoridad y responsabilidad)

LINEA PUNTEADA. Representa las relaciones especiales entre dos unidades u organizaciones, generalmente se representan las coordinaciones con organismos que forman parte de la dependencia que se la representa como: Comisiones y Comits

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USO DE LINEAS

LINEA DE ASESORIA. Se la representa con una lnea fina y un rectngulo a continuacin

LINEA AUXILIAR , ADMINISTRATIVA O DE APOYO . Se la representa por una lnea continua y un rectngulo abajo

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9.4.4. NIVELES DE JERAQUIAS

Deben representarse claramente los niveles de jerarqua como son Como caracterstica especial se debe trabajar en forma de BLOQUES todos los organigramas para identificar los niveles de jerarquas

BLOQUES
1. DIRECTIVO O LEGISLATIVO 5. ASESOR 2. EJECUTIVO
Asamblea General de Socios, Junta de Accionistas, Directorio
Presidente, Vicepresidente de la Republica, Gerente, Sub Gerente,, Presidente y Vicepresidente de Gremios Secretaria, Contador, Financiero, Administrativo, Estadstica, Biblioteca, Computo, etc. Los que cumplen con el objetivo de la empresa Produccin , ventas, Facultades, Vocales de Gremios, Tcnico , atencin al Cliente

3. AUXILIAR

4. OPERATIVO

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9.4.5 LEYENDAS
Se debe escribir todo el nombre de la unidad administrativa de preferencia, solo se permite las abreviaciones que nos indica la Gramtica Castellana Ejemplos: Departamento Financiero ( Dpto. Financiero) Departamento de Produccin ( Dpto. Produccin) Estadstica (Estad.) Administracin (Adm.) Contabilidad ( Cont.)

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9.4.6 CUADRO DE REFERENCIAS

a. Se debe ubicar en la parte inferior del organigrama un cuadro pequeo de referencia que tenga armona con el Organigrama b. El cuadro de referencia es para dar una mayor comprensin de la estructura interna de la empresa

CUADRO DE REFERENCIAS 1. 2. 3. 4. 5. NIVELES DE JERARQUIAS N. Directivo N. Ejecutivo N. Auxiliar o Apoyo N. Operativo N. Asesora CLAVES Autoridad Auxiliar de Dependencias Asesora Coordinacin ELABORADO Por: Fecha: Por: Fecha: APROBADO

TELEFONO: 03 284534 / CELULAR MOVI: 099933572 EMAIL: vreinoso@fundiempresa.org.ec v_reinoso@espoch.edu.ec