CONDUCCIN DE REUNIONES DE TRABAJO.

Universidad Nacional Autnoma del Valle de Sula. UNAH V-S

Principios de Gerencia de Negocios.

Integrantes: Jos Crcamo. Coralia Zavala.

Cada da y en los mas diversos medios tiene lugar numerosas reuniones, algunas de ellas se celebran una vez o con intervalos muy amplios de tiempos, sin embargo la mayor parte renen a un determinado numero de participantes durante semanas o mese. La periodicidad de estas reuniones suele ser semanal o mensual.

Qu es una Reunin de Trabajo?

Es una herramienta que permite que personas con objetivos comunes intercambien informacin y lleguen a compromisos colectivos y efectivos que consigan alcanzar una meta.

Conduccin de Reuniones Eficaces.

Razones por la que es importante convertirse en un hbil planeador y conductor de reuniones.
1. Las reuniones de trabajo ocupan un gran porcentaje de la semana laboral de un directivo. 2. Las reuniones de trabajo representan un costo importante. 3. Son el escenario donde realmente se toman o revisan la mayora de las decisiones corporativas. 4. Es una actividad de nuestra vida cotidiana.

Las 5 P de las Reuniones.

Los administradores eficaces conocen cinco etapas de preparacin para llevar a cabo reuniones de trabajo. 1. Propsito 2. Participantes 3. Planeacin 4. Participacin 5. Perspectiva.

1. Propsito

1. Propsito
Se refiere a la razn por la que se realiza una reunin. Una reunin cumple tres funciones:

1. Hacer un anuncio. 2. Tomar decisiones. 3. Lluvia de ideas.

De estas tres, slo las dos ltimas son verdaderas razones para organizar una reunin.

Condiciones para realizar Reuniones.

Las reuniones productivas resultan de una buena toma de decisiones y una buena lluvia de ideas, una reunin se debe realizar cuando se apliquen una o ms de las siguientes condiciones:

1. Reuniones para compartir Informacin. Cuando toda la informacin requerida no este en manos de una sola persona, cuando se estimulen las ideas al reunir a las personas, y cuando no se este claro que informacin se requiere o este disponible.

Clasificacin de reuniones segn la informacin:

a. Descendiente.

b. Ascendente.

c. Debate o doble sentido.

Clasificacin de Reuniones de Informacin

a. Reuniones Descendentes:

Reuniones en la cual un superior jerrquico convoca a sus subordinados para transmitirles ordenes e instrucciones.

b. Reuniones Ascendentes: Reuniones de sondeo, dirigidas por un superior jerrquico, que convoca a sus subordinados, pues precisa conocer sus opiniones o sugerencias.

Clasificacin de las Reuniones

c. Reuniones en doble sentido: Solo aqu se habla con propiedad de comunicacin, pues existe un cambio de comunicacin en ambos sentidos, el superior no solo transmite informacin sino tambin atiende las preguntas y sugerencias, las encuentra lgicas e incluso las provoca con el afn de que todos realmente hallan comprendido.

Condiciones para realizar Reuniones

2. Construccin de Compromiso. Cuando los individuos deban comprometerse con un curso de accin y cuando estn comprometidos en su planeacin y ejecucin.

Condiciones para realizar Reuniones

3. Difusin de Informacin y Retroalimentacin. Cuando muchas personas deban recibir el mismo mensaje en la misma forma, en estos casos el correo electrnico es el mas adecuado. Sin embargo, cuando el asunto principal no es difundir informacin, sino medir la reaccin y dirimir un asunto, entonces la reunin resulta muy til.

Condiciones para realizar Reuniones

4. Solucin de Problemas. Los grupos superan el desempeo de los mejores individuos al cumplir tareas complejas y tomar decisiones de alta calidad donde se necesitan diversas tareas de informacin. Por lo tanto, se deben organizar reuniones para manejar problemas complejos y establecer opciones para decisiones mediante lluvia de ideas.

2. Participantes.

2. Participantes
Se refiere a los individuos invitados a asistir a la reunin. Para organizar una reunin eficaz es importante determinar el tamao, la composicin y las habilidades de los participantes. La composicin de la reunin se refiere a las tres principales dimensiones duales. Homogeneidad-heterogeneidad. Competencia-cooperacin. Actividad-Proceso.

Homogeneidad-Heterogeneidad
Un grupo homogneo es aquel que esta compuesto por miembros con antecedentes, personalidades, conocimientos o valores similares. Estos grupos suelen ser menos conflictivos pero sus resultados pueden carecer de imaginacin.

Por el contrario, los grupos heterogneos presentan mayores diferencias entre los individuos, pero conducen a soluciones mas novedosas y complejas para los problemas.

Competencia y Cooperacin

Los grupos cuyos miembros trabajan con una meta en comn y adoptan una posicin cooperativa se desempean en forma mas eficaz y sus miembros tienen niveles mas altos de satisfaccin

Actividad-proceso
Las reuniones son ms eficaces si cuentan con la participacin equilibrada de individuos orientados a actividades (todo negocios) e individuos orientados al proceso (enfatizan la participacin al equipo y al espritu de trabajo).

3. PLANEACION

PLANEACION
La Tercera P , Planeacin se refiere a la preparacin de la agenda para la reunin.

Reglas para planear reuniones eficaces:

-

- Regla de Resumen Efectivo - Regla de la Campana de la Agenda Regla de las Mitades - Regla de la Integridad de Regla de los Sextos la Agenda Regla de los Informes Regla de los Tres Cuartos - Regla de Integridad Temporal Regla de la Agenda - Regla de las Minutas Regla de los Tercios

Regla de las Mitades

Todos los temas de la Agenda de la Reunin deben estar en manos de quien programo la Reunin a mas tardar a la mitad del intervalo de tiempo entre la ultima reunin y la siguiente

Regla de los Sextos

Alrededor de Dos Tercios de la Agenda deben enfocarse en temas de la agenda actual, el tercio restante debe subdividirse en dos sextos.

Regla de los Informes

Las Reuniones avanzan mejor si la ronda habitual de informes no ocurre.

Regla de los Tres Cuartos

Los paquetes de informacin, incluyendo minutas de la reunin anterior y agenda, deben enviarse a tres cuartas partes del tiempo transcurrido entre las reuniones.

Regla de la Agenda
Las agendas para las Reuniones deben escribirse con verbos activos o resmenes de enunciados, no con una sola palabra.

Regla de los Tercios

Todas las Reuniones se dividen en 3 Partes: Periodo de Inicio Periodo de Trabajo Periodo de Descompresin

Regla del Resumen Ejecutivo

Los informes enviados a los participantes de la reunin siempre deben contener resmenes ejecutivos o memorandos de opciones.

Regla de la Campana de Agenda

Se trata de una regla mas especifica acerca de cuando deben cubrirse ciertos tipos de temas de la agenda.

 Todos los Temas de la agenda se deben analizar y los que no estn incluidos en la agenda no deben discutirse.

Regla de Integridad de la Agenda

Regla de Integridad Temporal

Esa regla es sencilla: Que comience a tiempo y termine a tiempo.

Regla de las Minutas

Las minutas de las reuniones deben tener tres caractersticas: - Relevancia de la Agenda - Relevancia del Contenido - Enfoque en la Decisin

3. Participacin

4. Participacin
La cuarta P se refiere al proceso real de las reuniones y los mtodos utilizados para asegurar que se incluya a todos los presente. - Presentar a los Participantes - Establecer Reglas Bsicas - Establecer Reglas de Decisin (Regla Extensa, Regla Intensiva, Regla de Participacin, Regla del Experto y Regla del Poder) - Utilizar una Variedad de Medios - Alentar y Establecer la Participacin - Resumir

5. Perspectiva

5. Perspectiva
La ultima P nos hace ver las reuniones desde la distancia. Significa evaluar cada junta de Trabajo y cada cierto tiempo, valorar las decisiones y el proceso de las series de Reuniones.

Por qu celebrar reuniones ineficaces?

Un escritor argentino dijo si fuera a morir.. quisiera que fuera durante una reunin, all el paso entre la vida y la muerte es imperceptible.

Por qu celebrar reuniones ineficaces?

Bastante a menudo quienes participan en reuniones se quejan de la ineficacia de estas, incluso de su inutilidad, algunos simplemente se resignan.

 Casos para analizar

Reuniones Eficaces
Si las reuniones funcionan bien, son una fuente de energa, motivacin y realizacin tanto para el grupo como para las personas.

Si las reuniones funcionan mal, son una perdida de tiempo, energa y dinero

Bibliografa Reuniones de trabajo mas eficaces Jean Belanger. Desarrollo de habilidades directivas. Whetten y Cameron.

por su atencin. Buen da!