Studiu de caz privind sistemul informaional specific resurselor umane

1. Prezentarea cazului 1.1. Succint prezentare S.C. MODERN S.A. este o firm privat, de dimensiuni mijlocii, specializat n producerea i comercializarea de jucrii pentru copii. Structura sortimental a produciei cuprinde 20 de produse, destinate att pieei interne, ct i externe. ntreprinderea dispune de 245 de salariai, din care 190 sunt muncitori. Se lucreaz ntr-un singur schimb, cu sptmna ntrerupt. Rezultatele economico-financiare nregistrate n ultimii 2 ani sunt, n general, favorabile, n sensul c firma a obinut profit, are o cot absolut i relativ de pia constant, nu s-a confruntat cu probleme de natur social, nu are datorii la stat i furnizori. n schimb, are de ncasat creane n sum semnificativ. Din punct de vedere managerial, S.C. MODERN S.A. beneficiaz de un management clasic, cu o organizare ierarhic-funcional, multietajat (7 niveluri ierarhice). Nu se utilizeaz instrumente manageriale evoluate gen managementul prin obiective, managementul prin bugete, managementul prin proiecte .a.m.d. Decizional, autoritatea nu este structurat de aa manier nct s evite paralelismele i diluarea de responsabiliti. Informaional, firma i are conturate principalele componente de la date i informaii, la mijloacele de tratare a informaiilor; cu toate acestea, n funcionarea acestui subsistem al managementului se nregistreaz nc destule deficiene. Gradul de informatizare este destul de sczut (sub 5%), dei au fost achiziionate, n ultimul an, 15 calculatoare performante. Funciunea de personal este reprezentat de mai multe activiti, de la selecia, ncadrarea, evaluarea personalului, pn la protecia acestuia. Structural-organizatoric, asemenea activiti se deruleaz n cadrul compartimentului PERSONAL-ORGANIZARE-SALARIZARE, subordonat nemijlocit directorului general. Compartimentul dispune de 8 posturi, din care: un post ef compartiment (economist) un post tehnician protecia muncii trei posturi de inspector personal un post funcionar administrativ un post secretar-dactilograf un post inginer 1.2. Sistemul informaional al funciunii de personal Principalele documente informaionale Cu titlu de exemplu, prezentm n continuare lista situaiilor informaionale aparinnd compartimentului Personal-organizare-salarizare (POS). a. emise de compartimentul POS

raport statistic S1 lunar chestionar S2 luna octombrie raport statistic S3 anual fia de control medical la ncadrarea n munc contract individual de munc adresa de repartiie la locul de munc, dup angajare legitimaii de serviciu carnete de munc note de lichidare adeverine pentru omaj preaviz fi de pensie adeverin baza de calcul a pensiei adrese de transfer adrese de rspuns transfer convenie civil de prestri servicii registru special pentru evidena personalului angajat pe baz de convenie civil de prestri servicii comand tichete de mas situaia analitic a tichetelor de mas distribuite salariailor tabel nominal cu absolvenii de nvmnt angajai n baza OUG nr. 35/1997 convenie ncheiat conform OUG nr. 35/1997 contracte ncheiate cu salariaii colarizai de S.C. MODERN S.A lista locurilor de munc din societate, care se ncadreaz n grupe de munc organigrama descrieri de post stat de funciuni state de plat salarii n luna ............. liste pentru pli pariale n luna ................ recapitulaie general n luna .................. situaie indicatori numr mediu i efectiv de salariai pe locuri de munc regulamentul de ordine interioar regulamentul de organizare i funcionare contractul colectiv de munc registrul acionarilor norme de producie i de timp, precum i tarife pe unitatea de produs, pentru toate sortimentele proceduri pe linie de asigurarea calitii decizii (de numire post, de lichidare, de sancionare, de reorganizare, de cretere copil etc.) adeverine (pentru spital, policlinic, grdini, cre, ambasad, poliie; de gr. munc, de venit net, brut etc.) b. care trec prin compartimentul POS

ancheta de conjunctur A.Con.IND. trimestrial (punctul 7) fie tehnologice ale produselor (manopera pentru preuri) centralizator structur producie (lansat, realizat) bugetul de venituri i cheltuieli cereri de pensionare c. vin de la alte compartimente i se arhiveaz la compartimentul POS certificate medicale cereri angajare fi individual privind negocierea salariului cracterizri foi colective de prezen note de plecare n concediu rechemri din concediu de odihn cereri de nvoire, obligaii obteti, ajutor deces, pensie, ajutoare sociale note de definitivare pe post, dup perioada de prob declaraii n caz de abateri disciplinare referate de sancionare note de chemare la ore suplimentare raport de activitate pentru persoanele ncadrate cu convenie civil de prestri servicii situaia salariailor care au efectuat deplasri cereri de lichidare Circuite i fluxuri informaionale Cu titlu de exemplu prezentm traseul pe care l parcurge documentul fia postului. Emitent model de fia postului Compartimentul Personal-organizare-salarizare elaboreaz modelul de fia postului, pe care l transmite compartimentelor funcionale i operaionale. Modelul este prezentat mai jos. Compartimente prin care circul documentul Fia postului parcurge un traseu extrem de variat, de la compartimentul emitent, la managerii de nivel superior, efii de compartiment i compartimentele funcionale i operaionale unde trebuie completate pentru personalul de execuie. Figura urmtoare este sugestiv n aceast privin (fig. nr. 10). Descrierea postului I. Descrierea postului 1. 2. 3. 4. 5. Postul ............................................................................................... Compartiment .................................................................................. Nivel ierarhic ................................................................................... Pondere ierarhic ............................................................................. Relaii organizatorice ....................................................................... 5.1. de autoritate

 ierarhice funcionale de stat major 5.2. de cooperare 5.3. de control 5.4. de reprezentare 6. Obiective individuale 7. Sarcini-competene-responsabiliti II. Cerinele postului 1. Competena profesional 1.1. Pregtire ........................................................................................ 1.2. Experien ..................................................................................... 1.3. Cunotine profesionale ................................................................ 1.4. Caliti i aptitudini profesionale 2. Competena managerial 2.1. Cunotine de management 2.2. Caliti i aptitudini manageriale 2.3. Cerine specifice Sef compartiment, Semntura titularului de post, Data elaborrii ............... Compartiment POS

efi de compartimente funcionale i operaionale

efi de compartimente funcionale i operaionale

Mana geri de nivel superi or

Fie de post completate

Fie de post completate

Figura nr. 10 Circuitul descrierii postului Unde se arhiveaz descrierea postului ? - Un set de descrieri de post este depozitat la compartimentul Personal-organizaresalarizare (referitoare la posturile de management i execuie din ntreprindere)

Elaborare fie de post pentru personalul de execuie

- Un alt set de descrieri ale postului, referitoare la posturile de execuie i postul de management aferente fiecrui compartiment se regsete la nivelul compartimentului funcional sau operaional n cauz - Descrierile de post aferente managerilor de nivel superior se regsesc i la nivelul secretariatului Consiliului de administraie Proceduri informaionale

Referitor la procedurile informaionale utilizate, acestea nu sunt deloc sofisticate, ci, dimpotriv, vizeaz culegerea, nregistrarea, transmiterea i prelucrarea informaiilor de o manier simplificat, nealgoritmizat. Informaiile necesare completrii fielor de post provin din: - discuii cu titularii acestora - obiectivele individuale stabilite pentru fiecare post - componentele procesuale delimitate i dimensionate n funcie de obiective - coninutul regulamentului de organizare i funcionare Mijloace de tratare a informaiilor

Elaborarea i transmiterea descrierilor de post se realizeaz manual. Actualizarea se realizeaz, n cazuri excepionale, la 2-3 ani. 2. Probleme de soluionat a. Efectuai analiza subsistemului informaional al compartimentului Personalorganizare-salarizare prin prisma principiilor i cerinelor informaionale. b. Prefigurai un demers coerent de reproiectare a subsistemului informaional prezentat, corespunztor metodologiei din lucrare.