Cdigo:

PR - 001 0 1 de 8

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: Pgina

Versin 0

CONTROL DE MODIFICACIONES Fecha de Modificacin aprobacin 10/04/2011 Documento inicial

. INDICE ITEM Objetivo Alcance Responsable Definiciones Referencias Procesos Registros

Nro. 1 2 3 4 5 6 7

Pagina 2 2 2 2 2 3 5

CUADRO DE APROBACION REVISION CARGO FIRMA Administrador del Sistema de Gestin de Calidad APROBACION Gerente General

Cdigo:

PR - 001 0 2 de 8

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: Pgina

1. Objetivo Establecer los lineamientos para la elaboracin, modificacin, revisin, aprobacin y difusin de los procedimientos e instructivos de trabajo del sistema de gestin de la Empresa Bolivia Natural 2. Alcance El presente procedimiento es aplicable a los documentos internos y externos del sistema de gestin de la calidad de la Empresa 3. Responsables Gerente General. Gerencia Administrativa. Administrador del Sistema de Gestin de Calidad. Personal de la Empresa.

4. Definiciones Proceso; Conjunto de actividades, tareas, etapas mutuamente relacionadas para transformar los elementos de entrada en resultados. Procedimiento; Descripcin de las actividades para llevar a cabo un proceso. Instructivo; Descripcin especifica para realizar una actividad propia de un proceso 5. Referencias Manual de calidad Norma ISO 9001:2008

Cdigo:

PR - 001 0 3 de 8

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: Pgina

6. Proceso Numero de actividad 1 2 Registro de evidencia -------------

Responsable Personal de la Empresa Personal de la Empresa

Descripcin Identificar la necesidad de elaborar o modificar un documento (procedimiento o instructivo de trabajo). Comunicar sobre la necesidad de elaboracin o modificacin del documento al Encargado del SGC . Verificar la existencia del documento en una versin anterior o la necesidad de la asignacin de una codificacin, segn los siguientes parmetros: XX YYY
Numero correlativo documento del

Sistema de Gestin de Calidad

Tipo de documento: PL Polticas. MC Manual de calidad. MF Manual de Funciones. PR Procedimiento IT Instructivo.

------

Personal de la Empresa Personal de la Empresa

En caso de versin anterior se informa el nmero que le corresponde. Elaborar o modificar el documento (procedimiento o instructivo de trabajo) segn el formato establecido.

-------

Remitir del documento para su revisin por la Administracin del SGC. Revisar el documento respecto a su adecuacin, redaccin y entendimiento de la informacin. Documento adecuado? Si, dar la firma de revisin para luego remitir el documento a Gerencia General. No, devolver el documento para su correccin. Revisar el procedimiento en su adecuacin. Documento adecuado?

-------

Sistema de Gestin de Calidad

Cuadro de aprobacin - seccin de revisin

Gerencia General

Sistema de Gestin de

Cuadro de aprobacin Si, dar la firma de aprobacin del documento y - seccin de remitir el documento a Gerencia Administrativa aprobacin para su difusin. No, devolver el documento para su correccin. Actualizar el listado maestro de documentos internos y Lista determina los usuarios del documento. maestra de

Cdigo:

PR - 001 0 4 de 8

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: Pgina

Calidad

documentos internos R 2 - 01 Almacenar el documento de versin anterior en la carpeta de documentos obsoletos aplicando el sello ROJO de DOCUMENTO OBSOLETO. Estos sern almacenados por un periodo de 2 versiones. Formato Papel: Elaborar la lista de distribucin de documentos para la entrega del los mismos a los usuarios, aplicando a las copias el sello AZUL de DOCUMENTO VIGENTE y retirar los documentos anteriores para su eliminacin. --------

Sistema de Gestin de Calidad

10

Sistema de Gestin de Calidad

Formato Electrnico: Elaborar la lista de distribucin de documentos para la entrega del los mismos a los usuarios, aplicando a las copias formato que no permita modificar la informacin del mismo como por ejemplo formato PDF o Lectura y colocando estos documentos en la carpeta compartida del Sistema de Gestin de Calidad. Identificar los documentos de origen externos como ejemplo:

Lista de distribucin R 2 - 02

11

Gerencia Administrativa

Leyes. Reglamentos. Normas. Catlogos de equipos.

-------

Elaborar la lista maestra de documentos externos, definiendo: 12 Gerencia Administrativa El nombre del documento. La versin del documento. El usuario del documento. El mtodo de actualizacin del documento. Elaborar la lista de distribucin de documentos para la Gerencia entrega del documento a los usuarios, aplicando a las Administrativa copias el sello AZUL de DOCUMENTO VIGENTE.

Lista maestra de documentos externos R -2- 03 Lista de distribucin R 2 - 02

13

7. Registros R - 2 - 01: Lista maestra de documentos internos. R - 2 - 02: Lista de distribucin. R - 2 - 03: Lista maestra de documentos externos.

Cdigo:

PR - 001 0 5 de 8

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: Pgina

NOTAS: Este procedimiento es de vital importancia para la gestin del Sistema de Gestin de Calidad puesto que en el se detalla como se manejara la creacin y/o modificacin de procedimientos de la empresa y adems el trato que se dar a documentos externos (pintado de celeste) como normas, leyes, reglamentos, catlogos que rigen las actividades de la empresa. La actividad de creacin y/o modificacin, no necesariamente esta a cargo del Encargado del Sistema de Gestin de Calidad, puesto que en empresas pequeas no existe un encargado de tiempo completo, as que puede ser el jefe de rea o el mismo Gerente, lo importante es detallar las responsabilidades claramente en el procedimiento. Este procedimiento requiere mnimamente de 3 registros que evidencien su realizacin: Lista maestra de documentos internos, listado de todos los procedimientos, manuales, instructivos, polticas, etc. propias de la empresa. Lista de distribucin, registro que comprueba que las unidades involucradas han recibido la versin actual del procedimiento, Lista maestra de documentos externos, detalle de las normas, leyes, reglamentos que no fueron elaborados por la empresa pero que rigen sus actividades. Como anexo se muestran ejemplos de estos registros y la informacin mnima que deben contener. Si se desea, puede agregar otros registros, los que se considere necesarios adicionalmente a los ya mencionados. Por ejemplo Comunicar sobre la necesidad de elaboracin o modificacin del documento al Encargado del SGC, se puede comprobar que el encargado fue avisado a travs de un e-mail debidamente guardado y clasificado por la persona interesada, tambin puede considerarse la posibilidad de la apertura de un registro en donde se anote la fecha y hora en la que el Encargado fue notificado de la necesidad de un procedimiento o una modificacin. Esto depender del grado de control y especificacin, exigidos por la Alta Direccin de la empresa, en las actividades que se desarrollan.

Cdigo:

PR - 001 0 6 de 8

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: Pgina

ANEXO A
EJEMPLO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS
Cdigo:
R 2 - 01 Numero de Revisin y aprobacin Numero de pagina

Logo de la Empresa

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Versin:

Pgina

Fecha de Actualizacin: (Indica la fecha en la que este registro fue modificado con el ingreso de algun documento o se dio de baja a otro).

No

Nombre del Documento

Cdigo

Versin

Tipo de Documento

Aprobacin

Fecha de Aprobacin

Usuarios

Formato de Entrega
Indica la forma en que el documento ser entregado a las partes interesadas. Puede ser en papel o por medio electrnico.

Indica la fecha Versin del Puede ser Nombre del documento Procedimiento, Persona que en la que se cargo o rea aprob el aprob la a la cual va que se poltica, documento versin del destinado el esta Manual actual. documento documento actual. registrando instructivo, etc.

Este Formulario puede incluir informacin adicional o disminuir, segn las necesidades de la empresa. Puede ser manejado en forma impresa, en cuadernos, folders, etc., o de manera electrnica.

Cdigo:

PR - 001 0 7 de 8

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: Pgina

ANEXO B
EJEMPLO DE LISTA DE DISTRIBUCIN
Cdigo:
R 2 - 02 Numero de Revisin y aprobacin Numero de pagina

Logo de la Empresa

LISTA DE DISTRIBUCIN

Versin:

Pgina

Fecha de Actualizacin: (Indica la fecha en la que este registro fue modificado con la anotacin de una entrega de documentos).

No

Fecha Nombre del de Cdigo Documento Entrega

Versin

Tipo de Documento
Puede ser Procedimiento, poltica, Manual instructivo, etc.

Formato
Formato en la que se hace entrega puede ser papel o por medio electrnico

Responsable de Recepcin
Persona encargada de recibir el documento, en el rea al cual est destinado.

Firma de Recepcin

Versin del documento que se entregando.

Este Formulario puede incluir informacin adicional o disminuir, segn las necesidades de la empresa. Puede ser manejado en forma impresa, en cuadernos, folders, etc., o de manera electrnica.

Cdigo:

PR - 001 0 8 de 8

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: Pgina

ANEXO C
EJEMPLO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Cdigo:
R 2 - 03 Numero de Revisin y aprobacin Numero de pagina

Logo de la Empresa

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Versin: Pgina

Fecha de Actualizacin: (Indica la fecha en la que este registro fue modificado con el ingreso de algun documento o se dio de baja a otro). NOMBRE DEL DOCUMENTO VIGENCIA DE A LUGAR DE ALMACENAJE CRITERIO DE ALMACENAJE

No

CDIGO

RESPONSABLE

Es importante porque da cuenta de la fecha hasta la que la norma ley o catalogo tiene vigencia

Persona responsable de la custodia del documento

Lugar Fsico en donde se almacenara dicho documento

Puede ser por fecha, en orden de llegada, etc.

Este Formulario puede incluir informacin adicional o disminuir, segn las necesidades de la empresa. Puede ser manejado en forma impresa, en cuadernos, folders, etc., o de manera electrnica.