SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PRESENTATION:

PRISMAYANTO CITRA ANNISA

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU PABRIK KERTAS

2006

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Seiring dengan berkembangnya dunia industri, maka setiap organisasi perusahaan harus mampu menjalankan perusahaannya secara efiesien dan efektif dari tiap bagian perusahaan tersebut. Bagian yang sangat ikut berperan aktif dalam berjalannya suatu kegiataan proses produksi adalah pengadaan bahan baku atau yang sering dikenal sebagai inventory control. Planning And Inventory Control mempunyai kegiatan utama sebagai penyediaan dan pengontrol bahan baku yang dibutuhkan pada proses produksi, dan salah satu kegiatannya adalah analisis keputusan terhadap pembelian bahan baku.

LATAR BELAKANG (Lanjutan.)

Keputusan pembelian bahan baku selama ini masih masih dianggap kurang efektif, karena pihak perusahaan memesan bahan baku tanpa adanya perhitungan dan karena hal tersebutlah dalam gudang kita seringkali menjumpai bahan yang menumpuk atau terjadi pula kekurangan bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi. Hal ini mungkin disebabkan karena tidak adanya sistem informasi untuk menjelaskan aliran informasi dan data yang diperlukan mengenai sistem sebuah persediaan dan keputusan pembelian dari bahan baku.

Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perlunya dibuat suatu sistem aliran informasi dan data pada bagian yang terkait dengan kegiatan pembelian bahan baku. Pembuatan aliran informasi dan data merupakan keseluruhan kegiatan pembelian bahan baku mulai dari permintaan bahan baku oleh gudang sampai pelunasan pembayaran atas pembelian bahan baku tersebut.

Pembatasan Masalah
Agar penyajian laporan ini tidak menyimpang dari perumusan masalah maka pembatasan masalahnya adalah sebagai berikut ; Laporan ini hanya membahas mengenai sistem informasi manajemen tentang pembelian bahan baku pada perusahaan bubur kertas (pulp) dan kertas. Ruang lingkup aliran informasi dan data hanya dibatasi pada lingkup internal perusahaan saja.

Landasan Teori
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Manajemen adalah proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang dilakukan pada kegiatan yang dilakukan, seperti; merencanakan, mengorganisasikan, mengaplikasikan, dan mengendalikan operasi yang telah berjalan. Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur yang mencari suatu tujuan bersama dengan menoperasikan elemen-elemen tersebut.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

(lanjutan)

Informasi adalah suatu hasil pengolahan data dalam bentuk agregrasi, untuk mejelaskan kemampuan dan pengetahuan data yang terolah dan mempunyai arti bagi pemakainya Sistem Informasi Manajemen adalah suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk, peralatan dan pengelolahan data (seperangkat elemen) yang kegiatannya memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil kembali data (mengoperasikan data dan barang) pada pengambilan keputusan dengan menghasilkan informasi untuk para penguna pada waktu yang paling efisien.

B. Alat (tools) yang digunakan dalam memodelkan SIM

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Diagram Arus Data (DAD) Entity Relationship Diagram (ER-D) Normalisasi Kamus Data Diagram Struktur Pohon keputusan (decision tree) dan Tabel Keputusan (decision table)

Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pembelian Bahan Baku Pabrik kertas (Study Kasus)
A. Definisi

Perancangan SIM Pembelian Bahan Baku: Perancangan SIM pembelian bahan baku merujuk kepada analisis dan perencanaan sistem pada suatu proses dalam mengevaluasi hal-hal yang berhubungan dengan sistem pembelian bahan baku. Dalam perancangan hal yang diperhatikan adalah keseluruhan kegiatan yang dilakukan pada kegiatan pembelian dalam mengumpulkan dan mengitreprestasikan informasi dan data, mengdiagnosa permasalahan, dan penggunaan informasi yang cukup untuk membuat sistem yang ideal.

B. Manajemen Sistem Pembelian Perusahaan Pada umumnya perusahaaan ini melakukan kegiatan produksinya dalam jumlah yang besar dan membutuhkan bahan baku yang banyak. Berdasarkan hal tersebut maka kegiatan pembelian menjadi sebuah kegiatan rutinitas manajemen perusahaan dalam pemenuhan kebutuhan bahan baku yang diperlukan pada bagian produksi

Manajemen Sistem Pembelian Perusahaan

( Lanjutan..)

Dalam kegiatan pemenuhan bahan baku terdapat enam faktor yang menetukan terhadap keputusan pembelian bahan baku, keenam faktor (Entitas) tersebut adalah: Bagian Produksi Bagian Gudang Bagian Pembelian Bagian keuangan supplier

Prosedur Pembelian Bahan Baku

Perusahaan bubur kertas (pulp) dan kertas PT XXX, mempunyai aliran informasi dan data dari sistem pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: dimulai pada bagian produksi yang memerlukan bahan baku dan memintanya pada bagian gudang. Jika bahan baku tersebut tersedia dan mencukupi, maka bagian gudang akan langsung mengirimkan bahan baku sesuai permintaan bagian produksi, dan kemudian mengupgrade mengenai keadaan persediaan bahan baku. Namun jika bahan baku tidak mencukupi terhadap permintaan bagian produksi, maka bagian gudang akan membuat laporan kekurangan (ketidaktersediaan) bahan baku dan dikirimkan pada bagian pembelian. Setelah laporan tersebut dikirimkan, maka bagian pembelian melakukan pemesanan kepada penyedia (supplier) bahan baku, dan secara langsung suplier tersebut mengirimkan barang disertai dengan faktur penagihan. Bahan baku yang dipesan langsung diterima oleh bagian gudang disertai surat jalan, sedangkan faktur penagihan akan diterima oleh bagian pembelian. Untuk selanjutnya bagian pembelian membuatkan laporan mengenai pembelian bahan baku yang dilakukan dan disertai dengan kewajiban pelusanan yang harus dilakukan perusahaan kepada supplier. Laporan ini diterima oleh bagian keuangan, dan dijadikan arsip dalam laporan pembelian. Setelah laporan itu diterima, maka pihak perusahaan melalui bagian keuangan melakukan pembayaran atas pembelian bahan baku tersebut.

Pembahasan Perancangan Sistem

Diagram Arus Data Level Nol (Conteks Diagram)

Mengirimkan bahan baku Mengirimkan faktur penagihan pembelian

Gudang

Menerima pembayaran

Supplier

Menerima bahan baku

Menerima surat pesanan pembelian bahan baku

Mengirimkan bahan baku

Menerima permintaan bahan baku

Meminta bahan baku

Laporan kekurangan bahan baku surat pesanan pembelian

Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku

Produksi
Menerima bahan baku

Mengirimkan laporan pembelian dan penagihan

Melakukan pembayaran

Bagian Pembelian

Menerima faktur Menerima laporan kekurangan bahan baku

Menerima laporan pembelian dan penagihan

Keuangan

Diagram Arus Data Level 1

Bagian Produksi Menerima bahan baku 2. mengirimkan bahan baku Bagian Suplier Mengirimkan Bahan Baku + surat jalan Menerima Pembayaran 6. melakukan pembayaran

Meminta bahan baku File Persediaan Menerima surat pesanan pembelian BB Melakukan Pembayaran 4. mengirimkan surat pesanan

Mengirimkan Bahan baku

1. meminta bahan baku

Menerima bahan baku + surat jalan

Mengirimkan Faktur Penagihan pembelian

File Pembayaran

Menerima permintaan bahan baku

File pemesanan

Surat pesanan pembelian

Bagian Gudang

Laporan kekurangan bahan baku

Menerima laporankekurangan 3. bahan baku mengirimkan Bagian lap Pembelian kekurangan

Menerima Faktur 5. membuat faktur & lap pemesanan

Menerima laporan pembelian dan penagihan

Mengirimkan laporan pembelian dan penagihan

Bagian Keuangan

Analisis Diagram Arus Data

Berdasarakan arus Diagram Arus Data yag telah dibuat, maka mengahasilkan File atau Catatan dalam kegiatan proses pembelian yaitu: File Persediaan File Pemesanan Fiel Pembayaran

Entity Relationship Diagram (ER-D)

Persediaan Bahan baku M

Pemesanan

Menghasilkan laporan

Bagian Keuangan 1

melakukan

Mengupgrade

Melakukan

1 Bagian Produksi 1 1 Meminta Bahan baku Bagian Gudang Melaporkan kekurangan Bagian Pembelian Dipesan bahan baku M suplier menerima 1 Pembayaran

ER-Diagram Yang Telah Dimodifikasi

No Item Jenis Item Tanggal Jumlah Volume Tersedia Jumlah terpakai Sisa Volume Persediaan Bahan baku M No Pemesanan Tanggal Nama Suplier No Item Jenis Item Jumlah Total Harga Tanggal Akan Dikirim Pemesanan
Menghasilkan laporan

Bagian Keuangan 1

melakukan

Mengupgrade

Melakukan

1 Bagian Produksi 1 1 Meminta Bahan baku Bagian Gudang Melaporkan kekurangan Bagian Pembelian Dipesan bahan baku M suplier menerima 1 Pembayaran

No Transaksi Tanggal Nama Suplier No Item Jenis Item Harga Per unit Total Harga

Normalisasi
File Produksi
No Item Jenis Item Tanggal Volume Produksi

File Gudang
No Item Jenis Item Tanggal Jumlah Tersedia

Normalisasi (Lanjutan)

File Pembelian
No pembelian Tanggal Nama supplier Jenin Item Jumlah Harga

File Keuangan
No Transaksi Tanggal No Pembelian Tgl Pembelian Tgl Pelunasan Jum

Normalisasi (Lanjutan)
File Suplier
Nama Supplier Jenis Item Alamat Telephone

File Persediaan
No Item Jenis Item Tanggal Jum Vol Tersedia Jml Terpakai Sisa

Normalisasi (Lanjutan)
File Pemesanan
No Pemesanan Tgl N. Supplier No Item Jenis Item Jum Total harga Tgl kirim

File Pembayaran
No Transaksi Tgl N. Supplier No Item Jenis Item Harga unit Total harga

Normalisasi Kedua
File Produksi File Produksi yang terkat dengan sistem pembelian adalah file yang berguna untuk mengetahui kebutuhan akan bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi untuk beberapa periode kedepan. Pada bagian produksi misalnya bahan baku yeng diperlukan ada 5 secara garis besar yaitu; kayu kawalitas 1, kayu kwalitas 2, kayu kwalitas 3, lem dan bahan kimia. Maka:
No Item Jenis Item Tanggal Volume Produksi Voluma Bahan Baku

Normalisasi Kedua (Lanjutan..)

File Bahan Baku
No Item Jenis Item

File Produksi
No Item Tanggal Vol Produksi Vol bahan baku

Normalisasi Kedua (Lanjutan..)

File Pemesanan
No Pemesanan Tanggal No Item Jenis Item Jumlah Total Harga Tanggal Dikirim

File Pembayaran
No Transaksi Tanggal No Item Jenis Item Harga perunit Total Harga

File Supplier
No Item Nama Supplier

Kamus Data

KAMUS ARUS DATA Kegunaan: Nama Arus Data: Penjelasan: Dari: Ke: Sruktur Data: Catatan: Untuk menjelaskan tiap arus data dalam DAD Meminta Bahan Baku Dokumen yang berisikan tentang jumlah Permintaan bahan baku Bagian Produksi Meminta Bahan Baku Catatan -

Kamus data
ENTRY KAMUS PENYIMPANAN DATA Kegunaan: Nama Arus: Penjelasan: Stuktur Data: Volume: Keaktifan: Untuk menjelaskan peyimpanan data dlm arus data File pemesanan Dokumen yg menjelaskan ttg pemesanan yg dilakukan Catatan atau Laporan 2 lembar perhari 10 satuan perhari

Akses:
Catatan:

Bagian pembelian

Kamus data
Entry Struktur Kamus data Kegunaan: Untuk menjelaskan tiap-tiap stuktur data unik dalam (1) arus data dan (2) penyimpanan data

Nama Struktur: Catatan tentang penyimpanan bahan baku produksi Penjelasan: Elemen: Catatan yang berisikan tentang permintaan BB produksi No Item Jenia Item Jumlah Volume Tanggal

Catatan:

Kamus data
ENTRY KAMUS ELEMEN DATA Kegunaan: menjelaskan tiap elemen data unik yg terdapat struktur data

Nama elemen data:

Penjelasan: Jenis: Panjang: Jum posisi desimal: Alias: Cakupan nilai:

Jenis Item
Nama yg mengidentifikasikan jenis bahan baku Alphebeth 20 karakter A-Z

Nilai umum:
Nilai spesifik: Lain :

Rincian Penyuntingan: -

RIM NE ME

R YA BA EM AP

AN

NER ME

IMA
GIR MEN

AN OR LAP

D IAN BEL PEM

HAN AGI PEN AN

Diagram Struktur

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU

URAT RIMA S MENE

BAH BELIAN A PEM PESAN

KU AN BA

MENERIMA LAPORAN KEKURANGAN BAHAN BAKU

MENG IRIMKA NB SURAT JALAN AHAN BAKU + (PEME SANAN )

ME NER

IMA

PER

M INT AAN BAH AN BAK U

BAK U

MEMINTA BAHAN BAKU

ME MIN TA BAH AN

MENGIRIMKAN BAHAN BAKU

MENG IRIMKA NB SURAT JALAN AHAN BAKU + (PEME SANAN )

MEMBUAT DAN MENGIRIMKAN LAP KEKURANGAN BB

MENGIRIMKAN PESANAN BAHAN BAKU

AN AGIH PEN

NER ME
GIR MEN KTU N FA IMKA

IMA

TUR FAK

MEMBUAT FAKTUR DAN LAPORAN PEMBELIAN

MELAKUKAN PEMBAYARAN
N MKA N N DA BELIA PEM RAN LAPO
N MBELIA AN PE PESAN SURAT
LAPORAN KEKURANGAN BAHAN BAKU

N ARA BAY PEM N UKA LAK ME

LIAN MBE N PE GIHA NA R PE

Decision Tree
TE RS ED IA
BAHAN BAKU MENCUKUPI TIDAK PESAN
I

BA KU

PEMERIKSAAN DI GUDANG

BA HA N

PESAN BAHAN BAKU TIDAK MENCUKUPI

DIA SE ER KT IDA UT AK NB HA BA

PESAN

Decision table
Kondisi dan Tindakan Alternatif

1
A.

2
Y T V

3
T T V

Kondisi Y Y

Bahan Baku Tersedia Bahan Baku Mencukupi B Tindakan Pesan Bahan Baku Tidak Pesan

KESIMPULAN
PT XXX merupakan sebuah perusahaan yang memproduksi
bubur kertas (pulp) dan kertas yang bahan bakunya berupa; kayu, lem dan bahan kimia. Terdapat lima entitas yang berhubungan terhadap sistem pembelian bahan baku yaitu bagian produksi, bagian gudang, bagian keuangan, bagian pembelian dan supplier. Berdasarkan pemecahan proses dalam DAD, maka kegiatan proses pembelian terbagi atas enam kegiatan dalam perancangan proses yaitu: proses meminta bahan baku, mengirirmkan permintaan bahan baku, mengirimkan laporan kekurangan bahan baku, mengirirmkan surat pesanan pembelian, membuat faktur dan mengirimkan laporan pemesanan dan pembelian dan melakukan pembayaran. Dari enam proses yang terjadi pada perancangan sistem, maka menghasilkan file dalam pencatatab aktifitas yang terjadi pada proses pembelian; Flie Persedaiaan, File Pemesanan, File pembayaran.

Kesimpulan lanjutan
Identifikasi dan Deskripsi elemen-elemen dari file yang
dihasilkan dalam perancangan sistem informasi pembelian bahan baku, dapat memberikan karakteristik khusus terhadap file yang dibutuhkan pada pencacatan aktifitas kegiatan proses pembelian bahan baku. Aliran informasi dan data dari perancangan sistem telah tergambarkan dengan jelas pada strukutr diagram Proses pengambilan keputusan atas pembelian bahan baku berdasarkan keputusan bagian gudang yang selanjutnya diteruskan kepada bagian pembelian. Keputusan pembelian yang diambil oleh bagian gudang berdasarkan ketersediaan bahan baku yang ada pada persediaan yang mencukupi atas permintaan bagian produksi.

Saran
Saran penulis dalam perancangan sitem informasi pembelian bahan baku yang kami laporkan yaitu: Perancangan sistem informasi yang telah dibuat akan berjalan efektif jika tiap entitas yang terkait dapat saling bekerja sama dan berkoordinasi dalam melakukan pekerjaannya. Perancangan sistem informasi yang telah dibuat memerlukan sumber daya manusia yang handal untuk mengoperasikan atau melaksanakannya. Tanpa sumber daya manusia yang handal maka secanggih apapun dari sistem dan teknologi yang telah dibuat maka tidak akan dapat berjalan dari tujuan yang diharapkan

ALHAMDULILLAH