Plantillas para el Proceso de Administracin de Proyectos Especficos de COMPETISOFT

Autores: Oswaldo Tern Ingrid Vivas Johanna lvarez Blanca Abraham Jose Aguilar Fulgencio Rueda Hanna Oktaba Mario Piattini

COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequea y Mediana Industria del Software de Iberoamrica) Identificacin Informe: IT. 8 Versin: 0.2

15 de Agosto de 2006

Una publicacin COMPETISOFT

1. Identificacin de Informe:

2. Fecha:

IT. 8
3. Ttulo:

15 de Agosto de 2006

Plantillas para el Proceso de Administracin de Proyectos Especficos de COMPETISOFT

4. Autores:

Oswaldo Tern (Coordinador), Ingrid Vivas, Johanna lvarez, Blanca Abraham, Jose Aguilar, Fulgencio Rueda, Hanna Oktaba, Mario Piattini
5. Organizacin:

506PI0287- COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequea y Mediana Industria del Software de Iberoamrica).
6. Proyectos y Entidades Financiadoras del Informe:

CYTED
7. Resumen

Cdigo Proyecto: 3789

En este documento se presenta un conjunto de plantillas orientadas a mejorar y facilitar la puesta en prctica de elementos importantes del Modelo COMPETISOFT, basado en el Proceso de Administracin de Proyectos Especficos (OPE1) de MoProSoft. El mismo est orientado a complementar este modelo, a la vez que se adapte al modelo de evaluacin elaborado como entregable D.2, sobre todo si se quiere ir hacia un nivel de madurez 3. El objetivo de las plantillas es ayudar, sobre todo a las PyMES y cooperativas, a documentar sus prcticas en base al modelo COMPETISOFT.
8. Palabras Clave

Entregable, Plantillas, OPE1

9. Nivel Seguridad
1

10. N de Pginas:

11. Estado del Informe:

PU

28 pginas

Terminado

PU: Pblico; PP: Restringido a todos los Participantes en el Proyecto; RE: Restringido a un Grupo

Especfico dentro del Proyecto; CO: Confidencial, slo para los miembros del Consorcio.

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1 INTRODUCCIN
Para complementar los Modelos COMPETISOFT y MoProSoft, en el Proceso de Administracin de Proyectos Especficos (OPE1), se ha elaborado (y se reporta adjunto) el siguiente conjunto de plantillas: Plan de Desarrollo, Plan del Proyecto, Documento de Aceptacin, Reporte de Validacin, Reporte de Verificacin, Reporte de Seguimiento, Minuta.

Las mismas estn orientadas a facilitar la documentacin y guiar la consecucin de las prcticas de estos modelos. En particular, las plantillas sern tiles si se desea un nivel de madurez 3. Las mismas abarcan los elementos fundamentales de la administracin especfica de proyectos. De la misma manera, deben elaborarse las plantillas para las restantes prcticas del Nivel Operativo y de los niveles superiores a ste (es decir, Gestin y Alta Direccin).

2 ACCIONES FUTURAS
Validar las plantillas en el proceso de administracin de proyecto especficos realizado en la Fbrica de Software Libre (FSL) de FUNDACITE-MERIDA, a fin de continuar el desarrollo de plantillas y mejorar las ya elaboradas. Tambin se realizarn recomendaciones en trminos de herramientas para las diferentes etapas de OPE1, de acuerdo a la experiencia en FSL.

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PLANTILLAS
Proceso : Administracin de Proyectos Especficos
Categora : Operacin (OPE) Propsito El propsito de la Administracin de Proyectos Especficos es establecer y llevar a cabo sistemticamente las actividades que permitan cumplir con los objetivos de un proyecto en tiempo y costo esperados. Nota: Por tratarse de archivos digitales separados, las plantillas van en el archivo Plantillas.Zip anexo.

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Plantilla 1: Documento de Aceptacin

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Nombre del Grupo de Desarrollo

DOCUMENTO DE ACEPTACIN
Cliente: Nombre del proyecto: Fecha de entrega final de la aplicacin: Responsable de Administracin del Proyecto Especfico: Responsable de la Gestin de Proyectos:

Entregables Entregable Observaciones Incluir observacin Fecha de entrega del producto Firma

Yo, [nombre del responsable por parte de la empresa cliente] representante del [cliente], en mi condicin de [cargo], acepto todos los entregables establecidos en el marco del Proyecto [Nombre del proyecto]

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Plantilla 2: Minuta

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Nombre del Grupo de Desarrollo

MINUTA
Lugar y Fecha: Nombre del proyecto: Responsable de Administracin del Proyecto Especfico: Hora de inicio: Participantes por parte del cliente: Participantes por el grupo desarrollador: Hora de cierre:

Objetivo de la reunin Indicar de manera breve y clara el objeto de la reunin que se lleva a cabo

Puntos tratados Colocar el titulo una breve descripcin de cada punto tratado

Acuerdos Describir los acuerdos de manera especfica, indicando responsables, fechas, entre otros datos de inters. En el caso de que el cliente solicite cambios, estos deben ser acordados con el grupo desarrollador y descritos en la minuta.

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Plantilla 3: Plan de Desarrollo

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Nombre del Grupo de Desarrollo

Nombre del Proyecto Plan de Desarrollo

Versin <1.0>

Proceso: Administracin de Proyectos

Subproceso:

Tipo de documento: Plan de Desarrollo

Responsable:

Fecha de elaboracin:

Tipo de revisin:

Aprobado por:

Fecha de aprobacin:

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Nombre del Grupo de Desarrollo

HISTRICO DE REVISIN
Fecha <dd/mm/aa> Versin <x.x> <Detalles> Descripcin <Nombre> Autor

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Nombre del Grupo de Desarrollo

Plan de Desarrollo
1. Descripcin del Producto y entregables 1.1. Descripcin del Producto Producto Descripcin Fecha de entrega

2. Equipo de trabajo: Se debe elaborar una tabla de equipo de trabajo por cada producto a desarrollar Producto: Nombre y Apellido ROL Actividades

3. Calendario: Se debe elaborar un calendario por cada producto a desarrollar Producto: Actividad 1 . . Tiempo (meses) . . . . n

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Plantilla 4: Plan de Proyecto

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Nombre del Grupo de Desarrollo

Nombre del Proyecto Plan de Proyecto

Versin <1.0>

Proceso: Administracin de Proyectos

Subproceso:

Tipo de documento: Plan de Proyecto

Responsable:

Fecha de elaboracin:

Tipo de revisin:

Aprobado por:

Fecha de aprobacin:

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Nombre del Grupo de Desarrollo

HISTRICO DE REVISIN
Fecha <dd/mm/aa> Versin <x.x> <Detalles> Descripcin <Nombre> Autor

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Nombre del Grupo de Desarrollo

Plan de Proyecto
1.

Ciclos y actividades Ciclo Ciclo 1 Actividad 1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3 Ciclo n Actividad n.1 Actividad n.2 Actividad n.3 Actividades

2.

Tiempo estimado: tiempo estimado para la ejecucin del proyecto

3.

Plan de Adquisiciones y Capacitacin [esta informacin viene de Gestin de Proyectos] Recurso humano requerido Se debe indicar en la tabla la cantidad de recursos humanos que se requiere por cada perfil , indicando la fecha de incorporacin al proyecto y los requisitos de capacitacin que debe cubrir dicho perfil

Perfil del recurso humano

Cantidad de recursos

Fecha de incorporacin al proyecto

Requisitos de Capacitacin

Recursos de Infraestructura requeridos Recursos tecnolgicos Nombre del recurso tecnolgico Cantidad que se requiere Descripcin Indicar las caractersticas del recurso requerido

Logo del Grupo de Desarrollo

Nombre del Grupo de Desarrollo

Recursos financieros Recurso Monto Descripcin Indicar en que se utilizar el recurso

Recursos materiales

Recurso

Cantidad

Descripcin Indicar las caractersticas del recurso requerido

4.

Equipo de trabajo Nombre y Apellido Rol Responsabilidades Actividades asignadas

5.

Costo estimado: Calcular el costo estimado del proyecto, tomando en cuenta las metas cuantitativas para el proyecto.

6.

Calendario Actividad 1 . . Tiempo (meses) . . . . n

7. Plan de Gestin de Riesgos: definir las estrategias para el manejo de riesgos (resolver o evitar riesgos); hacer anlisis, seguimiento, control y correccin de riesgos.

Riesgo
Equipo de trabajo Tecnologa

Descripcin

Probabilidad de que ocurra

Impacto

Indicadores

Estrategias para prevenir riesgos

Plan de contingenci a del riesgo

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Nombre del Grupo de Desarrollo

Organizacin del proyecto (costos, tiempo, alcance, recursos, etc) Externos al proyecto

Notas: Riesgos: Se deben priorizar tomando en cuenta su impacto sobre los objetivos del proyecto. Descripcin: breve resea del riesgo.

Impacto y probabilidad de ocurrencia: Cuantificacin del nivel de impacto obtenido mediante el siguiente procedimiento: 1. Se asigna un valor probabilidad de ocurrencia a cada riesgo 2. Se asigna un peso al impacto del riesgo 3. Para cada riesgo, se multiplica los valores cuantitativos asociados. 4. El nivel de impacto de cada riesgo se calcula como el promedio de los valores obtenidos, cuando el riesgo posee varios subcriterios. Por ejemplo: Riesgo: Tecnologa Subcriterios:

Nivel de Obsolescencia Desconocimiento de la tecnologa por parte del personal desarrollador Desconocimiento de la tecnologa por parte de los usuarios

Aplicando la siguiente tabla, se evala la probabilidad de ocurrencia y el impacto del riesgo:

Probabilidad de Ocurrencia (Cualificacin) Baja Moderada Alta Probabilidad de Ocurrencia (Cuantificacin) 0,1 0,3 0,6 Impacto (Cualificacin) Impacto (Cuantificacin)

Insignificante Tolerable Serio Catastrfico

0,0 0,1 0,3 0,6

Indicadores: definir los indicadores tomando en cuenta el impacto que genera en los objetivos del proyecto.
8.

Protocolo de entrega: definir el protocolo de entrega conjuntamente con el cliente.

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Plantilla 5: Reporte de Seguimiento

Logo de la empresa

Nombre de la empresa

REPORTE DE SEGUIMIENTO
Nombre del Proyecto: Responsable de Administracin del Proyecto Especfico: Producto: Responsable de elaborar el producto: Fecha: Lugar: Responsable de la evaluacin:

1.

Avance de las actividades

Ciclo

Actividades

Fecha real de inicio

% de avance real

% de Fecha de Observaci avance finalizaci n esperado n estimada

Ciclo 1

Actividad 1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3

Ciclo n

Actividad n.1 Actividad n.2 Actividad n.3

2.

Costo real del proyecto: Ciclo Actividades Costo estimado segn avance Costo real acumulado a la fecha

Ciclo 1

Actividad 1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3

Ciclo n

Actividad n.1 Actividad n.2 Actividad n.3

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Nombre de la empresa

3.

Esfuerzo realizado, en trminos de horas-hombre invertidas.

Ciclo

Actividades

Horas-hombre estimadas segn avance

Horas hombre reales invertidas

Ciclo 1.

Actividad 1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3

Ciclo n

Actividad n.1 Actividad n.2 Actividad n.3

4.

Tiempo real invertido:

Fecha real de inicio

Ciclo

Actividades

Fecha de finalizacin, si la actividad ya culmin; fecha de seguimiento, en otro caso

Tiempo real invertido (diferencia de las columnas previas)

Ciclo 1

Actividad 1.1 Actividad 1.2 Actividad 1.3

Ciclo n

Actividad n.1 Actividad n.2 Actividad n.3

5.

Cambios implementados y clasificados por tipo:

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Nombre de la empresa

Identificador

Tipo de cambio

Descripcin del cambio Fecha de la implementacin

6.

Defectos encontrados:

Entregables

Defectos encontrados En verificacin En validacin

7.

Tamao de los productos:

Entregables

Tamao estimado segn avance

Tamao real

8.

Trabajo duplicado:

Tarea duplicada

En que parte del proceso se produjo

Causa de la duplicacin

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Plantilla 6: Reporte de Validacin

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REPORTE DE VALIDACIN
Nombre del Proyecto: Responsable de Administracin del Proyecto Especfico: Analista programador responsable del elaborar el producto: Fecha de elaboracin: Lugar: Participantes: Equipo desarrollador: . . Usuarios: .

Defectos encontrados Producto: Indicar el nombre del producto validado. Nota: elaborar una tabla por cada producto a validar

Entregables

Identificador del defecto

Defectos encontrados

Fecha de correccin

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Plantilla 7: Reporte deVerificacin

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Nombre del Grupo de Desarrollo

REPORTE DE VERIFICACIN
Nombre del proyecto: Responsable de Administracin del Proyecto Especfico: Analista programador responsable del elaborar el producto: Fecha: Participantes: . .

Defectos encontrados Producto: Indicar el nombre del producto validado. Nota: elaborar una tabla por cada producto a validar

Defecto encontrado

Descripcin