Medicin de archivos

Metrologa es la ciencia que tiene por objeto el estudio de los sistemas de pesas y medidas. Atendiendo este propsito ha regulado lo correspondiente a volumen, longitud, masa, rea, temperatura, fuerza, energa, velocidad, aceleracin, potencia, etc. En el caso de los archivos que tiene caractersticas especiales, existan solo algunas referencias aisladas por parte de documentalistas que referan a la posibilidad de tomar la longitud, el rea ocupada o el volumen de los papeles, sin que la ciencia en mencin hubiese hecho aporte significativo. La importancia de un archivo se mide principalmente por el valor de la informacin que contiene: sea histrica, cientfica, cultural, administrativa, legal, etc.; sin embargo este parmetro es subjetivo, por lo que se hace necesario acudir a otros de tipo cuantitativo. Los aspectos cuantitativos a diferencia de los cualitativos, son fcilmente medibles, siempre y cuando se establezcan claramente los parmetros y metodologa para hacerlo, que es el objetivo de la Norma Tcnica de Medicin de Archivos NTC 5029. Conocer el tamao de un archivo sirve para: a) Planificar tareas archivsticas como organizacin, seleccin, clasificacin, restauracin, microfilmacin, digitalizacin, descripcin, etc. b) Disear espacios fsicos para archivos teniendo en cuenta el crecimiento, peso y volumen documental. c) Presentar informes. d) Transferir documentacin. La norma ha sido elaborada previendo tres posibilidades de medicin y orientada nicamente a documentacin que se encuentra en soporte papel. La metodologa seguida fue la medicin fsica de diferentes archivos y promediar los resultados. La Norma Tcnica de medicin de archivos se puede aplicar a todo archivo que contenga documentacin con soporte en papel y preferiblemente con formatos carta y/o oficio. Es importante tener en cuenta que de acuerdo a los resultados obtenidos en las pruebas de campo de la Norma, la medicin puede variar en un 10% por encima o por debajo con respecto a la cifra real. Contempla las mediciones: por folios, en metros lineales y en metros cbicos; establece equivalencias entre las formas de medicin y otros parmetros como metros cuadrados y peso. La primera y ms evidente forma de medir el tamao de un archivo es conocer la cantidad de folios que lo conforman, sin embargo cuando el volumen es grande es dispendioso contar uno a uno cada papel, por ello es necesario acudir a otros mtodos con los que se puede relacionar. En algunos casos se utiliza la palabra; documento; pero no es aconsejable debido a que puede presentar confusin cuando esta palabra se usa para significar expediente. El segundo sistema de medicin es por metros lineales en el cual se toma la medida con la documentacin puesta de canto o filo, universalmente es la ms aceptada dada su precisin y facilidad para obtenerla siempre y cuando el archivo est dispuesto en estantera; por lo general esta viene fabricada de tal manera que cada bandeja corresponde a un metro lineal de documentos. La cantidad folios, documentos u hojas que contiene cada metro lineal vara de acuerdo con el calibre o gramaje del papel, no es lo mismo un metro lineal de documentos en papel de 75 gramos que otro con papel de 60 gramos ya que habr mayor cantidad de folios en el segundo dado que estos ocupan menos espacio. En la Norma se relacionan algunos de los ms comunes gramajes de papel, con la cantidad promedio de folios por metro. En el caso de que el archivo a medir posea condiciones especiales, por ejemplo documentos de diferentes calibres y revueltos, es preferible realizar un conteo para un metro lineal y as establecer el promedio de manera ms aproximada que la que se encuentra en la norma. Otro elemento que incide sobre la cantidad de folios es el tipo de unidad de conservacin en que

est almacenada la documentacin: AZ, cajas de archivo, legajos o tomos empastados, carpetas, etc. , ya que algunas de estas requieren de mayor espacio. Una vez determinado el nmero de metros lineales y obtenido el promedio de folios por metro lineal, solo resta multiplicar las dos cifras para obtener un total aproximado de hojas que componen el archivo. No se debe olvidar que la medicin en metros lineales ya da una idea del tamao de un archivo sin necesidad de trasladarlo a folios, esto debido a que este sistema es usado en todo el mundo. La frmula que permite hacer la conversin de metros lineales de documentacin a folios es: Q = # metros x PFM Donde: Q: Cantidad de folios # metros: Nmero de metros lineales PFM: Promedio de folios por metro lineal El tercer mtodo de medicin de archivos es por metros cbicos, que es el espacio fsico tridimensional ocupado por una documentacin. Resulta ideal para medir archivos que se encuentran tirados en el piso, en costales o cajas de cartn. Al igual que en el caso de los metros lineales, es importante determinar el promedio de folios por metro cbico ( PFM3 )teniendo en cuenta las variables de calibre del papel y unidad de conservacin. Para esta medicin se debe observar la forma volumtrica del archivo y aplicar la frmula correspondiente. La norma se complementa con algunos de los ms importantes promedios de folios por metro cbico y con algunas frmulas para calcular el volumen dependiendo de la forma. Un mtodo que puede ser til es el relacionado con rea y que el espacio fsico en metros cuadrados, que ocupa la documentacin, es uno de los ms imprecisos ya que deja de lado variables importantes como el espacio entre estantera, nmero de bandejas por estante, tipo de unidad de conservacin, por esto no es considerado un mtodo de medicin de archivos, sin embargo es indispensable conocerlo cuando lo que se desea es calcular reas necesarias para almacenar documentacin sin organizar o con base en una proyeccin de crecimiento de un archivo. Esta medicin se aplica solamente a espacios destinados a depsito de documentos y no tiene en cuenta reas destinadas a zonas de trabajo o de tipo administrativo. Al igual que la referencia anterior, otra medida que no se considera mtodo de medicin de archivos, pero que puede servir cuando se analizan posibles lugares para almacenar documentacin, es el peso de los papeles, para calcular este valor se hace uso de los coeficientes de conversin que existen en la norma.