PAPELES DE TRABAJO EN AUDITORIA DEFINICIN 1.

Son el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinin que emite al suscribir su informe. 2. Son el conjunto de documentos, planillas o cdulas, en las cuales el auditor registra los datos y la informacin obtenida durante el proceso de Auditora, los resultados y las pruebas realizadas. Los papeles de trabajo tambin pueden constituir la informacin almacenada en cintas, pelculas u otros medios (Cd), y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organizacin, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo. 3. Su misin es ayudar en la planificacin y la ejecucin de la auditora, ayudar en la supervisin y revisin de la misma y suministrar evidencia del trabajo llevado a cabo para respaldar la opinin del auditor.

IMPORTANCIA La importancia de los papeles de trabajo radica en que ayudan al auditor en aspectos vitales, los cuales se describen a continuacin: Los papeles de trabajo sirven para dejar constancia escrita del trabajo realizado por el auditor: El conocimiento del negocio de la empresa La revisin y evaluacin del control interno Las pruebas de revisin de saldos.

Tambin recogen las conclusiones a las que llega el auditor como resultado de su trabajo: Deficiencias de control interno Ajustes y reclasificaciones.

Igualmente los Papeles de Trabajo recogen la evidencia obtenida por el auditor acerca de la veracidad de las cuentas anuales: Fotocopias de mayores Fotocopias de facturas. Fotocopias de escrituras

Respuestas a la circularizacin bancaria Respuestas a las confirmaciones de proveedores, clientes.

Aspectos definidores a lo largo de todo el trabajo de auditora, el auditor debe guardar las pruebas evidentes de lo realizado, no solo como recordatorio fundado de su actuacin con las necesarias matizaciones para emitir el informe, sino como medio de demostrar, en cualquier momento, la amplitud y la evidencia de los hechos, y poder expresar los procedimientos de auditora utilizados, as como la interpretacin dada en cada caso a los hechos, con las conclusiones obtenidas. Estas pruebas, deben ser conservadas en lugar protegido, donde no puedan ser inspeccionadas por terceros ajenos al auditor o equipo de auditores. No debern destruirse antes de que haya transcurrido el tiempo que establecen las obligaciones derivadas de las leyes y de las necesidades de la prctica profesional. Su destruccin o prdida, as como la difusin no autorizada, acarreara responsabilidad para el auditor. ELEMENTOS Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operacin a la que se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas, esto se logra estableciendo un mnimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos. Algunos de estos elementos que deben contener toda cdula o papel de trabajo de auditora, son: Nombre de la empresa a la que se audita. Fecha del cierre del ejercicio examinado. Titulo o descripcin breve de su contenido. Fecha en que se prepar. Nombre de quien lo prepar. Fuentes de donde se obtuvieron los datos. Descripcin concisa del trabajo efectuado. Conclusin.

CARACTERISTICAS GENERALES

a. Preparados en forma clara, concisa y precisa, con un lenguaje legible, referencias lgicas y un mnimo nmero de marcas. b. Realizados de forma expedita y debern ser elaborados con los datos relevantes necesarios considerados por el auditor.

c. Elaborados sin enmendaduras que permitan la permanencia de la informacin contenida en ellos.

d. Sern normados bajo medidas que garanticen su custodia y confidencialidad. Los papeles de trabajo deben ser redactados de forma clara, concisa, ordenada y objetiva, contener suficiente y relevante informacin para que cualquier persona con autorizacin previa la utilice para su anlisis, revisin y logre obtener una compresin integral de los mismos. OBJETIVOS PRINCIPAL: El objetivo primordial de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditora generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del ao actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditora, y una base de anlisis para los supervisores y socios. SECUNDARIOS: Soportar por escrito la planeacin del trabajo de auditora. Instrumento o medio de supervisin y revisin del trabajo de auditora. Registra la evidencia como respaldo de la auditoria y de informe Se constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas. Memoria escrita de la auditora.

CLASIFICACION Un aspecto bsico que hay que considerar dentro de los papeles de trabajo es su clasificacin, se acostumbra clasificarlos desde dos puntos de vista: Por su uso: Papeles de uso continuo. Papeles de uso temporal. Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un ao o indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del Auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a

plazo fijo menor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. Por su contenido: o o o o Hoja de trabajo. Cdulas sumarias o de Resumen. Cdulas de detalle o descriptivas. Cdulas analticas o de comprobacin.

Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginacin, existen en el transcurso del trabajo de Auditoria papeles claves cuyo contenido esta mas o menos definido, y estos son utilizados de acuerdo al requerimiento y necesidad que tenga el Auditor y la experiencia que posea en su uso. CONTENIDO Hay tres grandes conceptos en el contenido de los papeles de trabajo: 1. Identificacin 2. Trabajo realizado 3. Conclusiones 1. Identificacin Suelen contener la siguiente informacin: El nombre del cliente: indicado de modo completo y exacto, y situado en la parte superior central. Ejercicio al que se refiere la auditora. Indica la fecha de los estados financieros, no la fecha del trabajo. Se coloca en la esquina superior derecha. Ttulo. Aparece directamente debajo del nombre del auditado e indica la naturaleza o finalidad del Papel de Trabajo. Referencia. Es un ndice alfanumrico que siempre figura en rojo y se coloca en la esquina superior derecha. Firma de quien lo ha realizado. Iniciales y fecha del preparador. En la esquina inferior izquierda. * Las iniciales del preparador indican la responsabilidad de la totalidad del Papel de Trabajo. * La fecha es aqulla en la que se prepar el Papel de Trabajo.

 Firma de quien lo ha revisado. Se responsabiliza de que el trabajo realizado por quien lo prepar ha sido el adecuado. P. P. C. Preparado por el cliente. Indica Papel de Trabajo preparados por el personal del auditado. Se coloca en rojo, barrado e inclinado en la parte superior izquierda.

Estos datos se encuentran distribuidos en la parte superior e inferior de los papeles. Ejemplos de ttulos: Cdula sumaria (de las diferentes reas) Arqueo de caja Anlisis de adiciones y retiros de inmovilizado Conciliaciones bancarias Anlisis de antigedad de deuda Corte de operaciones La referencia sirve para organizar los papeles de trabajo y que luego resulte fcil su localizacin, as como la revisin de los mismos. 2. Trabajo realizado

Se encuentra en el cuerpo del papel de trabajo. Su contenido depender del tipo de trabajo que se haya realizado. 3. Conclusiones

Las conclusiones suelen aparecer al final de cada rea.

Recogen la opinin que el auditor se ha formado acerca del rea despus de concluir el trabajo que tena previsto. Ejemplos de conclusiones:

REA DE TESORERA. De acuerdo con el trabajo realizado y puesto que no nos hemos encontrado con ninguna incidencia significativa, los saldos del rea son razonablemente correctos. REA DE CUENTAS A COBRAR. De acuerdo con el trabajo realizado y salvo por los ajustes y reclasificaciones que hemos propuesto, los saldos del rea son razonablemente correctos. REA DE EXISTENCIAS. De acuerdo con el trabajo realizado y salvo por la limitacin al alcance encontrada, los saldos del rea son razonablemente correctos.

MARCAS DE AUDITORIA

Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del examen debe quedar consignado en la respectiva cdula (analtica o subanaltica generalmente), pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola prcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para el mismo Auditor. Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las cdulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales son smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin especial. Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero, fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el procedimiento realizado. Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la cdula de la Marcas de Auditora.

NOTA: Las dos ltimas marcas de auditora son slo temporales, ya que en los papeles de trabajo no debe haber puntos pendientes de verificar, solicitar o revisar y deben estar completos.

REFERENCIA CRUZADA En la auditoria de Eventos Posteriores se debe cruzar informacin entre los papeles de trabajo resultantes, por medio de la referencia o ndice, con el propsito de evitar la duplicidad de procedimientos, facilitar el trabajo de revisin y en algunos casos la consulta de terceros. ndices: Es necesario para referenciar informacin entre cdulas. Compuesto de una o mas letras y un numero dgito La letra representa el nombre del auditado un rubro o seccin de los papeles de trabajo. El nmero representa la secuencia de las cdulas de detalle dentro de la seccin. Ref. punto programa de auditora. Identificacin de las cdulas sumarias Referencia para cdulas de respaldo. Se usan las mismas letras que posee las cdulas sumarias El numero dgito se asigna de acuerdo a como aparecen las cdulas dentro de la seccin. Orden de las cdulas de respaldo. El programa de auditora precede a las cdulas de detalle. Espacios originados por las secuencias numricas causados por la preasignacin de ndice. Contrlese el espacio de la numeracin de los papeles de trabajo indicando los ndices faltantes en la primera cdula despus de haber descontinuado la secuencia numrica. El ltimo papel de trabajo de cada seccin debe identificarse como tal en la esquina superior derecha.

 As se podr chequear la secuencia de la numeracin en el legajo. Uso de referencias para seguir el flujo de trabajo de Auditoria de Eventos Posteriores. Los papeles de trabajo estn diseados y colocados para llevar la informacin de la cdula de detalle a las cdulas sumarias. Reglas bsicas para cruzar. Solo se pueden cruzar cifras exactas. Grupos de cifras deben totalizarse primero y solo el total se cruza. Si existe una pequea diferencia, esta se debe ser insertada y el nuevo total incluyendo dicha diferencia puede ser cruzado. Todos los cruces deben hacerse en rojo. Los cruces deben hacerse en ambas direcciones siempre. La posicin de cruce en relacin al nmero referenciado indica la direccin del flujo. Si la cantidad referenciada "se manda" a otra cdula el ndice de la cdula se pone a la derecha o debajo del nmero referenciado. La diferencia a la cdula de la cual "viene" una cantidad se coloca a la izquierda de dicha cantidad.

CONCLUSIONES

Los papeles de trabajo son muy importantes dentro del trabajo de un auditor, ya que estos son documentacin fehaciente que contienen los datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen. El auditor debe tomar muy en cuenta el guardar las pruebas evidentes de lo realizado, no solo como recordatorio fundado de su actuacin, sino como medio de demostrar, en cualquier momento, la amplitud y la evidencia de los hechos. Dentro del contenido de los papeles de trabajo hay que tomar tres aspectos importantes los cuales son: Identificacin, Trabajo realizado, Conclusiones. Las marcas de auditora deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la cdula de las Marcas de Auditora. En la auditoria de Eventos Posteriores se debe cruzar informacin entre los papeles de trabajo resultantes, por medio de la referencia o ndice, con el propsito de evitar la duplicidad de procedimientos, facilitar el trabajo de revisin y en algunos casos la consulta de terceros.