Вы находитесь на странице: 1из 11

http://www.lpp.gov.my/c/document_library/get_file?

uuid=b6ec 3753-c557-4080-9edb-a2584c41b092&groupId=51779

KUMPULAN MUTU KERJA MERUPAKAN SUATU MEKANISME BAGI MEMBOLEHKAN PEKERJA SECARA BERKUMPULAN MENYERTAI PROSES PENYELESAIAN MASALAH BAGI MENINGKATKAN KUALITI DAN PRODUKTIVITI JABATAN. HURAIKAN FAKTOR-FAKTOR YANG MENYOKONG KEJAYAAN PERLAKSANAANNYA.

1. PENDAHULUAN Kewujudan masalah dalam perlaksanaan tugas-tugas professional adalah kebiasaan tugasan professional kebanyakkannya mempunyai keperluan yang spesifik dan sasaran mutu kerja yang tinggi. Terdapat juga sesetengah masalah atau tugasan yang memerlukan kemahiran yang pelbagai, yang kadang-kadang sukar dimiliki oleh hanya seorang pegawai.

Menyedari keperluan tugasan yang semakin mencabar, kerajaan Malaysia telah mengilhamkan, dan seterusnya melaksanakan suatu program yang dipanggil Kumpulan Mutu Kerja (KMK).

2. PENGERTIAN DEFINISI

Secara amnya, KMK merujuk kepada sekumpulan kecil pegawai-pegawai (610 orang) daripada unit kerja yang sama yang bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, memilih dan menganalisis masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja, atau tugasan mereka (Roslan Johari, 2002). Kumpulan ini mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan. Sekiranya cadangan mereka diterima dan diluluskan, mereka akan melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui oleh pihak pengurusan KMK diwujudkan atas konsep memanusiakan pengurusan, dan pada masa yang sama menggalakkan penyertaan dari pegawai-pegawai kerajaan (Jabatan

Perdana Menteri, 1991). Konsep memanusiakan pengurusan ini lahir ekoran pegangan Kerajaan Malaysia kepada fakta bahawa manusia merupakan aset yang terpenting dalam mana-mana organisasi oleh itu, adalah penting untuk memastikan pengurusan dalam sesebuah organisasi mementingkan manusia dan perasaan mereka. Konsep menggalakkan penyertaan pula merujuk kepada dasar menggalakkan pegawai dalam sesuatu organisasi untuk mengambil peluang menyertai dan seterusnya menyumbang kepada pembangunan organisasi tersebut, tanpa mengira pangkat atau kemahiran.

KMK bermatlamat untuk memperbaiki dan mempertingkatkan kualiti kerja pegawai-pegawai menyelesaikan dalam masalah di organisasi kalangan masing-masing pekerja, melalui kebolehan secara

semangat

bekerja

berkumpulan, penyemaian dan penerapan nilai kerja yang positif, penglibatan dan minat terhadap kerja, dorongan kerja yang tinggi dan kesedaran tanggungjawab pegawai terhadap tugas masing masing.

KMK bermula dengan perlantikan jawatankuasa pemandu KMK dalam sesuatu organisasi. Jawatankuasa pemandu ini bertanggungjawab melantik fasilitator dan ketua KMK, menilai dan mempertimbangkan cadangan dari KMK yang telah ditugaskan kepada sesuatu masalah (Roslan Johari, 2002). Fasilitator biasanya dilantik dari kalangan mereka yang lebih mahir dalam sesuatu kemahiran, dan biasanya akan menjadi pakar rujuk kepada KMK. Ketua Kumpulan pula akan menubuhkan suatu jawatankuasa Kumpulan Mutu Kerja untuk mencuba

menyelesaikan masalah yang ditugaskan.

3. FAKTOR KEJAYAAN PROGRAM KUMPULAN MUTU KERJA (KMK)

Program KMK yang dilaksanakan pada kebanyakkan keadaan, menemui kejayaan, ini disebabkan oleh beberapa faktor, yang akan dibincangkan secara teliti selepas ini. Antara faktor kejayaan KMK adalah:

Struktur KMK yang sesuai dengan kehendak fungsinya. Ketua unit dan ahli kumpulan menjalankan tugas masing-masing dengan penuh tanggungjawab. Kesesuaian tugasan dengan kemahiran ahli dalam KMK Kewujudan konvensyen-konvensyen yang membenarkan kajian kes KMK yang berjaya dibentangkan Sokongan dan dorongan dari pihak atasan

3.1 Struktur KMK yang sesuai dengan kehendak fungsinya

Seperti yang di nyatakan dalam pengertian definisi, KMK dilaksanakan atas tujuan menyelesaiakan masalah yang berkaitan dengan perlaksanaan tugas-tugas profesional dalam mana-mana organisasi kerajaan. Penyelesaian masalah-masalah ini banyak bergantung kepada struktur KMK itu sendiri. Setelah diteliti, didapati bahawa struktur program KMK ini sebenarnya mempunyai ciri-ciri yang membawa kepada kejayaan KMK meyelesaikan masalah yang ditugaskan (Shek, 2007).

Sesetengah ciri-ciri KMK seperti perlantikan seorang fasilitator untuk memantau dan menjadi pakar rujuk KMK sebenarnya menyumbang besar kepada kesesuaian struktur KMK dengan kehendak fungsinya. Ini adalah kerana dalam usaha menyelesaikan masalah, adalah penting untuk sentiasa merujuk kepada pakar yang mempunyai kemahiran yang bertepatan dengan masalah yang perlu diselesaikan. dalam konteks program KMK, Kumpulan mutu kerja yang ditugaskan boleh merujuk kepada fasilitator mereka sepanjang proses penyelesaian masalah. Fasilitator pula boleh menyemak dan memeriksa kesesuaian cadangan yang dikemukakan dari KMK sebelum membenarkan cadangan penyelesaian KMK ini dibawah ke pihak atasan untuk pertimbangan. Sesudah diterima pihak atasan, fasilitator pula boleh membantu dalam ketika KMK melaksanakan cadangan penyelesaian semestinya pengalaman mereka akan membawa kesan besar dalam kejayaan KMK tersebut.

3.2 Kewujudan konvensyen-konvensyen yang membenarkan kajian kes KMK yang berjaya dibentangkan

Kajian kes KMK yang dijalankan biasanya perlu disimpan sebagai rekod, samada dalam bentuk analog (fail-fail kertas) ataupun dalam bentuk digital, untuk digunakan sebagai rujukan dan bacaan di masa hadapan. Namun, pada masa yang sama, bukan semua boleh mendapat akses kepada simpanan-simpanan ini adalah perlu untuk hasil kerja ini dibentangkan untuk bacaan semua. Selain itu, sesetengah organisasi mendapati terdapat sejumlah hasil kerja KMK yang berkualiti tinggi, dan sememangnya layak untuk ditunjukkan dan dibincangkan dengan para professional dalam bidang tersebut.

Hasil dari dua faktor tersebut, maka lahirlah idea untuk menjalankan konvensyen atau seminar dimana kajian kes KMK yang berjaya diberi peluang untuk dibentangkan di depan para profesional sealiran.

Konvensyen-konvensyen ini biasanya dijangkakan dalam jangka masa beberapa hari. Sejumlah beberapa kajian kes yang berjaya akan dibincangkan, dan sesi soal jawab berjalan selepas itu. Cadangan untuk KMK susulan dari kajian kes yang dibentangkan juga dibincangkan sesama hadirin. Dalam sesetengah konvensyen, KMK terbaik akan diberikan penghargaan.

Konvensyen-konvensyen ini membawa kepada kejayaan program KMK dalam pelbagai cara. Salah satunya adalah melalui pemberian penghargaan kepada KMK yang telah menjalankan kajian kes dengan berjaya dan baik. Ini memberi suatu motivasi luaran kepada KMK lain untuk berusaha dengan lebih keras. Apabila wujudnya persaingan, secara langsungnya, kualiti kerja keseluruhan akan meningkat dalam sesetengah keadaan, kenaikkan kualiti kerja boleh berlaku dengan drastik. Peningkatan hasil kerja sebeginilah yang membawa kepada kejayaan dalam perlaksaan KMK.

Selain itu, konvensyen-konvensyen in juga membuka peluang kepada pakar dalam bidang masing-masing untuk menunjukkan kemahiran dan bakat masing-masing. Ini

memberi peluang kepada mereka untuk dirujuk oleh mana-mana KMK yang masih berjalan, dan sedang menemui jalan buntu. Ini juga membawa kepad peningkatan kadar kejayaan kajian kes KMK, dan membawa kepada kejayaan perlaksanaan KMK secara keseluruhannya.

3.3 Sokongan dan dorongan dari pihak pengurusan

Jika dilihat secara permukaannya, KMK merupakan semua program yang bersifat Top-Down, iaitu bermula dari pihak pengurusan dan badan pelaksana pula akan menjalankan kajian kes. Dalam struktur sebegini, adalah penting untuk pihak pengurusan senantiasa memberi motivasi serta bantuan kepada pihak pelaksana supaya mereka boleh menjalankan tugas dengan baik. Perkara ini disedari oleh pihak atasan itu sendiri, dan mereka telah membuat beberapa tindakan.

Salah satu daripadanya adalah dengan menganjurkan, dan menghadiri konvensyen-konvensyen pembentangan KMK. Kebiasaannya, pihak pengurusan akan memberi ucapan motivasi dan semangat kepada ahli KMK, dan kemudiaannya menyampaikan anugerah kepada KMK yang berjaya (Kementrian Kerja Raya, 2010). Walaupun nampak kecil, tetapi tindakan-tindakan sebegini sebenarnya boleh membawa kesan yang besar kepada kejayaan KMK.

Kehadiran dan sokongan dari pihak atasan ini sebenarnya adalah salah satu cara pihak pengurusan menggunakan aura mereka untuk mempengaruhi minda dan keadaan psikologi mereka secara positif di pihak perlaksana mereka memberi motivasi dan dorongan kepada KMK untuk berjaya.

Selain itu, pihak pengurusan juga memberi dorongan dan sokongan kepada kejayaan KMK dengan menyediakan segala keperluan yang diperlukan untuk KMK menjalankan tugas mereka. Keperluan KMK berbeza mengikut apa yang diperlukan KMK yang menjalankan kajian ukur tanah mungkin memerlukan keperluan seperti kenderaan, dan alatan-alatan ukur berbanding dengan KMK yang menjalankan

kajian sejarah yang mungkin hanya memerlukan komputer. Pihak pengurusan berusaha memberikan apa yang diperlukan, membawa kepada peningkatan kepada keupayaan KMK menyelesaikan masalah, dan meningkatkan kadar kejayaan KMK.

3.4 Ketua unit dan ahli kumpulan menjalankan tugas masing-masing dengan penuh tanggungjawab

Seperti yang sedia maklum, setiap KMK diketuai oleh seorang ketua unit, dan di bawahnya aka nada lebih kurang 6 10 orang ahli KMK yang akan menjalankan kajian kes yang membawa kepada penyelesaian masalah. Kejayaan KMK ini smatlah bergantung kepada komitmen dan usaha dari ketua unit dan ahli-ahli kumpulannya, kerana merekalah badan pelaksana yang akan menjalankan kebanyakkan tugas dalam mana-mana kajian kes (Shek, 2007).

Ketua unit memainkan peranan yang sangat penting dalam mana-mana KMK. Ketua unit bertanggungjawab mengkoordinasi tugas antara ahli-kumpulan, membuat keputusan di kala ada ketidaksetujuan antara ahli, dan pada masa yang sama, menjadi perantara antara ahli kumpulan dengan fasilitator dan pihak pengurusan. Tanggungjawab besar sebegini hanya boleh disandang oleh mereka yang betulbetul bertanggungjawab dan berdedikasi.

Tugas sebagai ahli kumpulan pun bukannya senang. Kegagalan mana-mana ahli kumpulan dalam menyempurnakan tugas yang diamanahkan boleh menyebabkan kajian kes terberhenti. jika tugas tidak berjalan lancar, ini secara langsung akan menyebabkan KMK itu gagal memainkan fungsi utamanya, iaitu untuk menjalankan kajian kes untuk menyelesaikan sebarang masalah yang ditugaskan.

Tetapi jika dinilai secara keseluruhannya, kadar kejayaan KMK yang tinggi sebenarnya mencerminkan tahap komitmen dan usaha yang ditunjukkan semua, baik ketua unit atau ahli kumpulan. Jadi, adalah selamat untuk mengatakan bahawa kadar kejayaan program KMK adalah berpunca dari usaha dan kerja kuat dari ketua

unit, dan juga ahli kumpulannya.

3.5 Kesesuaian tugas yang diberi dengan kemahiran ahli KMK yang dilantik

Kejayaan mana-mana tugasan, tidak kiralah dalam apa jua keadaan sekalipun, bergantung kepada beberapa faktor. Antaranya ialah: sokongan pihak atasan, kadar komitmen dan motivasi yang ditunjukkan oleh ketua dan ahli kumpulan, kemahiran ketua kumpulan dalam mengetuai sesuatu tugas, dan sumber yang diberi kepada mereka yang menjalankan tugas.

Salah satu lagi sebab adalah kesesuaian tugas dengan kemahiran yang dimiliki kumpulan yang menjalankan tugas. Adalah amat penting untuk memastikan bahawa ketua dan ahli kumpulan memiliki kemahiran yang sesuai dengan tugasan masingmasing. Adalah sukar dan mungkin mustahil jika kita menubuhkan suatu kumpulan kerja yang terdiri dari kalangan pegawai perubatan untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan pendidikan.

Mujurlah dalan perlaksanaan KMK, mana-mana kumpulan yang ditubuhkan kebanyakkannya menyiasat masalah yang berkait rapat dengan kemahiran masingmasing. KMK dalam Kementrian Kerja Raya akan menyiasat masalah yang berkaitan dengan kejuruteraan sivil, KMK dalam kementrian pelajaran pula akan menyiasat masalah yang berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran. Meletakkan mereka yang mepunyai kemahiran sesuai membantu kerana mereka memiliki pengetahuan yang mencukupi untuk menjalan tugas KMK yang mempunyai juru ukur mampu mennyelesaikan masalah mengukur keluasan tanah di kawasan bergunung-ganang kerana mereka tahu dan mahir menggunakan alatan yang sesuai.

4. PENUTUP

Esei ini memberi sedikit gambaran mengenai Kumpulan Mutu Kerja, dan membincangkan faktor yang membawa kepada kejayaan perlaksaan KMK di kalangan organisasi-organisasi perkhidmatan awam. Diharap faktor-faktor yang membawa kepada kejayaan perlaksanaan KMK ini dikekalkan, supaya KMK ini dapat menjadi rujukan kepada sector swasta.

RUJUKAN

Roslan Johari, Dato' Mohd Ghazali. (2002). Buku Panduan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja. Kuala Lumpur : Institut Pengurusan Kesihatan, Kementerian Kesihatan Malaysia.

Jabatan Perdana Menteri Malaysia (1991). Panduan Mengenai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja - Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 7 Tahun 1991. Diambil dari http://azamri.tripod.com/zt2313/kmk-pkpa.pdf

K. F. Shek (2007). Keberkesanan kerja berpasukan dan kepuasan kerja ketua panitia dalam jabatan bahasa dan sains sosial di sekolah menengah daerah pontian. Tesis Sarjana, Universiti Teknologi Malaysia.

Kementrian Kerja Raya (2008). Konvensyen Meningkat Mutu Kerja (KMK), diambil 23 Jun 2012, di URL http://www.kkr.gov.my/ms/node/2846

Вам также может понравиться