konsep-konsep pengurusan strategik

ANALISIS SWOT

PENDAHULUAN

Analisis SWOT (KLAP) adalah teknik asas yang selalu digunakan di dalam pengurusan strategik (strategic planning), mempertingkatkan kecemerlangan organisasi (improving company success), program pembangunan organisasi (organizational development) dan mengenalpasti kelebihan persaingan (identifying competitive advantage).

ANALISIS SWOT
Oleh: KU AMIR KU DAUD Dalam pengurusan strategik, analisis SWOT digunakan untuk memastikan strategi yang digubal itu benar-benar berkemampuan untuk merealisasikan objektif, misi dan visi organisasi.

Analisis ini terdiri daripada empat kuadran iaitu strength (S)/kekuatan (K), weakness (W)/kelemahan (L), opportunity (O)/peluang (P) dan threads (T)/ancaman(A). Kuadran kekuatan dan kelemahan merujuk kepada situasi di persekitaran dalaman organisasi dan kuadran peluang dan ancaman pula merujuk kepada keadaan persekitaran luaran organisasi(Rujuk Jadual 1)

_________________________________ Unit Pembangunan Korporat (UNIPEK)

UNIVERSITI

MALAYSIA

PERLIS

konsep-konsep pengurusan strategik

DEFINISI

SWOT (KLAP) didefinisi berdasarkan kepada kriteria berikut :

Strengths (Kekuatan) ialah factor dalaman di dalam organisasi yang membantu kepada pencapaian objektif. Weaknesses (Kelemahan) ialah faktor dalaman di dalam organisasi kemudaratan/kekangan kepada pencapaian objektif. yang memberikan

Opportunities (Peluang) ialah faktor luaran yang membantu dan memberikan kesan positif kepada pencapaian objektif. Threats (Ancaman) ialah faktor luaran yang membantutkan dan memberikan kesan negatif kepada pencapaian objektif. Kuadran kekuatan dan kelemahan merujuk kepada situasi di persekitaran dalaman organisasi dan kuadran peluang dan ancaman pula merujuk kepada keadaan persekitaran luaran organisasi.

konsep-konsep pengurusan strategik

MEMBANTU KEPADA KEKANGAN KEPADA PENCAPAIAN OBJEKTIF PENCAPAIAN OBJEKTIF DALAMAN Strengths (Kekuatan) (MELIBATKAN SITUASI 1. DIPERSEKITARAN 2. DALAMAN ORGANISASI) 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. LUARAN Opportunities (Peluang) (MELIBATKAN KEADAAN 1. PERSEKITARAN LUARAN 2. ORGANISASI) 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Weaknesses (Kelemahan) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Threats (Ancaman) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Jadual 1.Bentuk Kuadran Analisis SWOT (KLAP)

BAGAIMANA MENGGUNAKAN ANALISIS SWOT

Langkah 1 Menganalisis Faktor Dalaman - Kekuatan dan Kelemahan

1. Buat aktiviti sumbangsaran (brainstorming) ke atas kekuatan dan kelemahan organisasi. 2. Pecahkan elemen-eleman menggunakan Rangkakerja 7-S (McKinsey) dengan memberikan penekanan kepada 7 faktor (Rajah 1) . 7 faktor itu adalah: 3

konsep-konsep pengurusan strategik

a) Perkongsian Nilai (Shared Values), bererti nilai teras organisasi.Perkara-perkara yang perlu dipersoalkan adalah: i) ii) iii) iv) Apakah nilai teras (Core value) organisasi? Apakah budaya korporat/kerja organisasi) Berapa kuat nilai yang kita ada? Apakah nilai asas yang telah organisasi ada?

yang

dipegang

oleh

b) Strategi (Strategy), bererti pelan yang disediakan oleh organisasi untuk bertahan dan mempunyai dayasaing dengan organisasi lain. Perkara-perkara yang perlu dipersoalkan adalah: i) ii) iii) iv) v) Apakah strategi organisasi? Bagaimana kita berusaha untuk mencapai objektif? Bagaimana kita menangani tekanan persaingan? Bagaimana perubahan dalam permintaan pelanggan? Bagaimana strategi diselaraskan dengan isu persekitaran?

c) Sistem (System), bererti prosedur, proses dan kebiasaan yang dibuat semasa membuat kerja. Perkara yang perlu dipersoalkan adalah : i) Apakah sistem utama yang digunapakai?(sistem kewangan, sistem sumber manusia, sistem komunikasi dan juga pengawalan dokumen) ii) Di mana sistem dikawal, dan adakah ia diselia dan dinilai? iii) Apakah proses dan tatacara luaran yang digunakan dalam memastikan semua berjalan dengan baik? d) Struktur (Structure), bererti bagaimana pengstrukturan organisasi dijalankan dan siapa melapor kepada siapa. Perkara yang perlu dipersoalkan adalah : i) ii) iii) iv) v) Bagaimana organisasi/unit dibahagikan? Apakah ada hierarki? Bagaimana jabatan mengendalikan aktiviti? Bagaimana ahli kumpulan menyesuaikan diri? Adakah kaedah pengurusan dan membuat keputusan decentralised?

secara centralised atau

e) Kakitangan (Staff), bererti pekerja dan kebolehan mereka membuat kerja. Perkara yang perlu dipersoalkan adalah :

konsep-konsep pengurusan strategik

i) Apakah jawatan atau pengkhususan yang ditunjukkan dalam kumpulan? ii) Apakah jawatan yang perlu diisi? iii) Adakah terdapat jurang dalam tahap kecekapan ? f) Kemahiran (Skill), bererti kemahiran pekerja atau organisasi yang tersendiri. Perkara yang perlu dipersoalkan adalah : i) ii) iii) iv) v) Apakah kemahiran yang paling baik ada pada organisasi/pekerja Ada terdapat jurang kemahiran (skills gaps )? Apakah kemahiran organisasi/pekerja yang diketahui umum? Adakah organisasi/pekerja mempunyai kemampuan untuk melakukan pekerjaan tersebut? Bagaimanakah penyeliaan dan kemahiran-kemahiran dilakukan?

g) Gaya (Style), bererti gaya kepimpinan yang digunapakai. Perkara yang perlu dipersoalkan adalah : i) ii) iii) iv) Sejauh mana gaya pengurusan/kepimpinan mengambil bahagian? Setakat manakah keberkesanan kepimpinan tersebut? Adakah pekerja-pekerja bersaing atau bekerjasama? Adakah pekerja berfungsi sebagai kumpulan organisasi atau berfungsi secara individu?

3. Dapatkan sebanyak mungkin input-input tentang kekuatan dan kelemahan. 4. Buat analisis keutamaan (prioritise) kekuatan dan kelemahan mengikut kepentingan antara satu sama lain. Keutamaan kekuatan dan kelemahan ditetapkan mengikut persetujuan semua ahli kumpulan.

konsep-konsep pengurusan strategik

Struktur (Structure)

Strategi (Strategy)

Sistem (System)

Perkongsian Nilai (Shared Value) Kemahiran (Skills) Gaya (Style)

Kakitangan (Staff)

Rajah 1- Model McKinsey 7-S

konsep-konsep pengurusan strategik

Langkah 2 Menganalisis Faktor Luaran - Peluang dan Ancaman

1. Buat suatu aktiviti sumbangsaran (brainstorming) ke atas peluang dan ancaman berpandukan definisi yang diberikan dan senaraikan. 2. Pecahkan elemen-elemen menggunakan analisis PESTEL iaitu Politik, Ekonomi, Sosio Budaya, Teknologi, Environmen dan Perundangan. Faktor Politik adalah bagaimana dan setakat mana kerajaan mempengaruhi keadaan ekonomi negara. Faktor-faktor yang terlibat adalah seperti polisi cukai, undang-undang pekerja, polisi alam sekitar, halangan perdagangan, tarif, kestabilan politik, kesihatan, pendidikan dan infrastruktur negara.

Faktor Ekonomi adalah termasuk pertumbuhan ekonomi, kesan krisis ekonomi, kadar faedah, kadar pertukaran semasa dan kadar inflasi negara. Faktor Sosial adalah termasuk aspek budaya, keperihatianan terhadap kesihatan, kadar

pertumbuhan populasi, taburan umur, tahap kerjaya dan kepentingan keselamatan.

Faktor Teknologi adalah termasuk aspek ekologi dan environmen seperti akiviti penyelidikan dan inovasi, automasi (automation), insentif teknologi dan kadar perubahan teknologi (technological change). Pertukaran teknologi akan memberikan kesan kepada kos, kualiti dan membawa kepada inovasi.

Faktor Environmen termasuk cuaca dan perubahan cuaca yang akan mempengaruhi industri seperti perlancongan, pertanian, dan insuran. Faktor Legal (undang-undang) termasuk undang-undang diskriminasi, undang-undang pengguna, undang-undang pekerjaan , undang-undang antitrust dan undang-undang kesihatan dan keselamatan .

3. Dapatkan sebanyak yang mungkin input-input dari peserta. 4. Buat analisis keutamaan (prioritise) peluang dan ancaman mengikut kepentingan antara satu dengan yang lain. 5. Analisis ini adalah penting dalam memilih faktor yang betul-betul berkesan dalam membantu proses pengubalan strategi. 7

konsep-konsep pengurusan strategik

Langkah 3 Pengubalan Strategi menggunakan MATRIKS TOWS (Threats (T)/ Ancaman (A), Opportunity (O)/Peluang (P), Weaknesses (W)/Kelemahan (L), Strength (S)/Kekuatan (K)).

1. Bentukkan satu jadual Matrik TOWS seperti contoh Jadual 2 di bawah. 2. Senaraikan 10 faktor terpenting dari kekuatan,kelemahan,peluang dan ancaman. senarai keutamaan di atas untuk

3. Senarai-pendekkan faktor-faktor tadi kepada lima faktor terpenting sahaja untuk setiap kuadron dan masukkan ke dalam kuadron yang disediakan. 4. Adalah tidak menjadi kesalahan jika faktor yang dipilih lebih dari lima. 5. Padankan faktor-faktor tersebut antara satu sama lain (Kekuatan dengan Peluang, Kekuatan dengan Ancaman, Kelemahan dengan Peluang dan Kelemahan dengan Ancaman). a) b) c) d) Gunakan kekuatan untuk mengeksploit peluang. Atasi kelemahan dengan mengeksploit peluang. Gunakan kekuatan untuk hindari ancaman. Kurangkan kelemahan dan hindari ancaman.

6. Dari sini pengubalan strategi berteraskan kepada objektif, misi dan visi organisasi dapat dilakukan. KEKUATAN/ STRENGTHS 1. 2. 3. 4. 5. STRATEGI KP/SO Gunakan kekuatan mengeksploit peluang KELEMAHAN/ WEAKNESSES 1. 2. 3. 4. 5. STRATEGI LP/WO untuk Atasi kelemahan dengan mengeksploit peluang

PELUANG/OPPORTUNITIES 1. 2. 3. 4. 5.

konsep-konsep pengurusan strategik

ANCAMAN/THREATS 1. 2. 3. 4. 5. Jadual 2 matriks TOWS

STRATEGI KA/ST

STRATEGI LA/WT

Guna kekuatan untuk hindari Kurangkan kelemahan dan ancaman hindari ancaman

Rujukan: Haim Hilman Abdullah. (2005). Pengurusan Strategik. Malaysia: McGraw Hill Sdn Bhd. Gillespie: Foundations of Economics. (2007). PESTEL analysis of the macro-environment, dicapai dari http://www.oup.com/uk/orc/bin/9780199296378/01student/additional/page_12.htm pada 25hb Februari 2009. Paul N. Friga (2008), The McKinsey Engagement: A Powerful Toolkit for More Efficient and Effective Team Problem Solving dicapai dari http://www.amazon.com/McKinsey-Engagement-Powerful-EfficientEffective/dp/0071497412 pada 25hb Februari 2009. Stanley C. Abraham. (2006). Strategic Planning: A Practical Guide For Competitive Success: Thomson, South Western.