TUGASAN INDIVIDU : SOALAN 3B Encik Hafiz, seorang pegawai pendaftaran telah diarahkan untuk mengawal dan menyimpan dokumen

rasmi yang diklasifikasikan sebagai dokumen terperingkat. Beliau juga diarah untuk menjaga serta mengedarkan dokumen tersebut sekiranya diminta oleh mana-mana pihak yang dibenarkan. (i) Huraikan kaedah penyimpanan dokumen terperingkat yang perlu dipatuhi oleh Encik Hafiz. Jawapan: Kerajaan telah lancarkan beberapa peraturan dan panduan dalam pengurusan dokumen-dokumen rasmi. Panduan atau peraturan ini mesti dipatuhi oleh semua Pegawai Am. Penjelasan tentang tatacara pengurusan

dokumen-dokumen tersebut telah dinyatakan di dalam sumber rujukan seperti Panduan Keselamatan Pejabat, Arahan Perkhidmatan Bab 3, Surat Menyurat Para 11 dan Bab 4, Fail-memfail Para 4(1) dan (b),Tahun 1987, Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi, Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987 Surat Pekeliling Am Bil. 2.

Encik Hafiz, seorang pegawai pendaftaran merupakan seorang pegawai yang tidak terlepas untuk mematuhi peraturan atau panduan yang disarankan oleh kerajaan. Dalam situasi di atas, Encik Hafiz perlu menyimpan semua dokumen terperingkat. Dokumen terperingkat ialah dokumen atau surat rasmi yang dikategorikan kepada empat jenis iaitu Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad. Rahsia Besar ialah dokumen, maklumat atau bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan besar kepada Malaysia. Contohnya seperti maklumat-maklumat penting mengenai perancangan dalam peperangan dan seumpamanya. Rahsia ialah dokumen, maklumat dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara. Sulit pula dokumen, maklumat dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia. Ia juga mungkin akan menyebabkan kesusahan kepada pentadbiran dan menguntungkan kuasa asing. Contohnya seperti Laporan Kenaikan Pangkat, kertas peperiksaan dan sebagainya. Manakala Terhad pula ialah dokumen, bahan dan maklumat rasmi

yang perlu diberi perlindungan. Contohnya seperti perintah-perintah dan arahan dari jabatan. Secara umumnya, dokumen berperingkat terdiri daripada fail-fail, surat-surat dan borang-borang yang telah disikan.

Pengurusan dokumen berperingkat terdiri daripada empat kategori iaitu penyediaan dokumen, penyimpanan dokumen, penghantaran dokumen dan pemusnahan dokumen. Dalam situasi di atas, Encik Hafiz perlu menyimpan dokumen terperingkat. Terdapat beberapa langkah atau kaedah yang boleh beliau amalkan untuk menyimpan dokumen berperingkat ini dengan selamat.

Kaedah pertama ialah, beliau perlu menyimpan semua dokumen di dalam peti besi. Peti besi ini hendaklah dipasang dengan kunci tatakira. Jika dokumen tersebut digunakan, beliau boleh menyimpan dokumen tersebut di dalam kabinet fail. Encik Hafiz harus mengunci kabinet fail ini dengan palang besi berkunci. Ini bertujuan untuk melindungi semua dokumen terperingkat daripada hilang.

Yang kedua, Encik Hafiz juga perlu memastikan peti besi dan kabinet fail mempunyai seeloknya dua pasang kunci. Kunci-kunci ini seeloknya dipegang oleh dua pegawai yang berlainan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pengurusan jika ada kecemasan. Contohnya, apabila ada salah seorang pegawai yang memegang kunci bercuti. Beliau juga perlu menjaga kunci ini dengan baik, memastikan kunci sentiasa ada dengan beliau dan tidak tercicir atau hilang.

Kaedah ketiga ialah, beliau perlu menyimpan semua dokumen terperingkat di dalam bilik yang dikunci. Tingkap juga hendaklah tertutup dan berkunci. Jika satu-satu dokumen itu ditinggalkan dalam tempoh masa lebih daripada 10 minit, beliau bertanggungjawab untuk menyimpan dokumen tersebut ke dalam kabinet atau almari besi dengan selamat. Bukan itu sahaja, beliau perlu memastikan semua fail dan kandunganya berada dalam keadaan yang elok serta tidak tercicir, hilang, bebas daripada ancaman serangga, koyak dan selamat daripada bencana alam seperti hujan dan banjir.

Kaedah keempat ialah Encik hafiz perlu bijak dalam membahagikan jenis-jenis dokumen terperingkat dan menyimpannya di tempat yang tertentu dan selamat. Bagi dokumen terperingkat rahsia dan rahsia besar, beliau perlu menyimpannya dalam peti besi dengan kunci kombinasi. Bagi dokumen terperingkat sulit dan terhad, Encik Hafiz perlu simpan dalam almari besi yang berkunci. Setiap fail bagi dokumen terperingkat perlu dilabelkan seperti berikut untuk memudahkan Encik Hafiz mengenalpasti dan menjaga.

Rahsia Besar

Warna disebelah belakang

kuning luar

berpalang kulit hadapan

merah dan

Rahsia

Warna merah jambu berpalang merah disebelah belakang luar kulit hadapan dan

Sulit

Hijau

Terhad

Putih

Kaedah kelima ialah ialah sekiranya beliau bertukar kerja atau bersara, beliau perlu menyerahkan semua kunci yang dipegang kepada orang yang mengambil alih kerja beliau atau kepada Pengarah mahupun Timbalan Pengarah jabatan. Beliau tidak boleh memegang semua kunci selepas berhenti berkhidmat sebagai seorang pegawai pendaftaran.

Kesimpulannya,

Encik

Hafiz

perlu

sentiasa

berhati-hati

dan

bertanggungjawab dalam menjaga keselamatan semua dokumen berperingkat supaya tidak jatuh ke tangan orang atau kuasa asing. Oleh itu, beliau perlu sentiasa teliti dan berwas-was serta mematuhi semua peraturan dan panduan.

Kaedah Penyimpanan dokumen yang perlu dipatuhi oleh Encik Hafiz.

Simpan semua dokumen terperingkat dalam peti besi yang dikunci

Pastikan peti besi dan kabinet fail mempunyai dua pasang kunci

Menyerahkan kunci kepada individu yang berkaitan apabila bertukar kerja atau bersara.

Simpan semua dokumen

terperingkat di dalam bilik yang berkunci

Membahagikan semua fail dokumen terperingkat mengikut warna dan tempat simpanan

Rajah 2. Kaedah menyimpan dokumen terperingkat

ankan oleh kera jaan .

(ii)

Jelaskan prosedur penghantaran dokumen terperingkat dalam jabatan yang sama dan penghantaran ke jabatan-jabatan lain.

Penghantaran dokumen dalam jabatan yang sama

Semua penghantaran dokumen terperingkat hendaklah melalui bahagian yang mengeluarkannya. Penghantaran dokumen hendaklah melalui fail terperingkat atau fail hijau. Dokumen atau fail terperingkat ini dimasukkan ke dalam sampul surat tanpa tingkap yang digam rapi. Selain daripada itu, dokumen atau fail terperingkat ini boleh juga dimasukkan ke dalam beg atau peti yang berkunci untuk tujuan keselamatan. Staf akan menjalankan penghantaran dokumen atau fail ini. Staf yang bertugas untuk menguruskan penghantaran hendaklah melalui tapisan keselamatan kasar. Pegawai juga boleh melakukan penghantaran dalam jabatan. Pegawai yang menghantar dokumen atau fail terperingkat perlu mengisi slip penghantaran. Slip ini perlu dikemukakan kepada bahagian yang mengeluarkan. Ini bertujuan untuk memudahkan pegawai pendaftaran mengesan pergerakkan dokumen atau fail terperingkat. Pergerakan fail dibuat melalui Pendaftaran Rahsia. Oleh itu, pegawai bahagian Pendaftaran Rahsia perlu mengenalpasti dan mengesan setiap fail terperingkat supaya tidak berlaku kehilangan atau keciciran.

Permulaan : Mendapatkan dokumen atau fail terperingkat yang hendak dihantar

daripada Bahagian yang mengeluarkan fail atau dokumen terperingkat.

Dimasukkan ke dalam fail terperingkat atau dikenali sebagai fail hijau.

Dua cara untuk penghantaran : Dimasukkan ke dalam sampul surat tanpa tingkap yang digam rapi Dimasukkan ke dalam beg atau peti berkunci

Staf atau pegawai akan menghantar dokumen atau fail terperingkat Jika staf yang menghantar dokumen atau fail terperingkat hendaklah lulus tapisan keselamatan kasar. Jika pegawai yang menghantar dokumen atau fail terperingkat perlu mengisi slip penghantaran

Pegawai akan mengemukakan slip penghantaran kepada bahagian pengeluaran

Rajah 3. Ringkasan prosedur penghantaran fail atau dokumen terperingkat dalam jabatan yang sama

Penghantaran ke jabatan-jabatan lain.

Semua pegawai kecuali Ketua Pengarah tidak dibenarkan membawa keluar sebarang dokumen terperingkat kategori rahsia dan rahsia besar sama ada untuk tujuan rasmi atau tidak. Jika hendak dibawa keluar untuk tujuan penghantaran, pegawai hendaklah mendapatkan kebenaran bertulis daripada Ketua Setiausaha Kementerian atau Setiausaha Kerajaan Negeri. Bagi dokumen terperingkat kategori sulit dan terhad, pegawai perlu mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah atau Timbalan Ketua Pengarah dengan menggunakan Borang B.

Semua pegawai yang membawa keluar dokumen terperingkat mesti menjaga keselamatan dokumen tersebut. Bagi penghantaran dokumen terperingkat ke jabatan-jabatan lain, beberapa kaedah boleh digunakan. Penghantaran dokumen terperingkat ke jabatan lain boleh dilakukan dengan tiga cara iaitu melalui serahan tangan, faksmili atau e-mel dan melalui penghantaran pos.

Semua maklumat dan dokumen terperingkat yang dihantar melalui faksmili dan e-mel perlu memastikan beberapa perkara. Perkara pertama ialah, pegawai yang bertanggungjawab menghantar maklumat atau dokumen terperingkat perlu memastikan pegawai yang akan menerima maklumat dan dokumen tersebut sudah berada di sebelah mesin. Ini boleh dipastikan melalui telefon. Pegawai cuba menghubungi antara satu sama lain supaya tidak berlaku kecuaian. Penghantaran kategori ini tidak sesuai untuk dokumen rahsia dan rahsia besar.

Kaedah kedua ialah penghantaran melalui pos. Penghantaran melalui pos terbahagi kepada dua jenis iaitu penghantaran menggunakan satu lapis sampul surat dan penghantaran menggunakan dua lapis sampul surat dimana sampul surat sebelah dalam digam rapat dengan lakri. Sampul surat yang mengandungi dokumen terperingkat perlu ditanda dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan dokumen, nama dan alamat penerima dokumen berkenaan. Jika tugas ini dilakukan oleh pegawai atau staf yang diberi kuasa oleh Ketua Pengarah, maka pegawai ini perlu diawasi supaya beliau menjalankan tugas dengan cermat dan betul.

Kaedah ketiga ialah melalui serahan tangan. Serahan tangan hendaklah melalui staf yang telah lulus tapisan keselamatan kasar dan patuh kepada arahan orang atasan serta etika penjawat awam. Kaedah ini menggunakan slip yang mengandungi butiran nombor fail atau dokumen yang hendak dihantar. Slip tersebut perlu ditandatangani oleh pihak penerima dan diserahkan kepada pejabat atau bahagian yang mengeluarkan fail atau dokumen tersebut. Hal ini bertujuan untuk urusan merekod.

Mendapatkan Kebenaran bertulis daripada :

Ketua Setiausaha Kementerian bagi dokumen terperingkat rahsia dan rahsia besar

Ketua Pengarah bagi dokumen terperingkat sulit dan terhad

Menggunakan tiga kaedah untuk menghantar dokumen terperingkat ke jabatan-jabatan lain E-mel dan faksmili pos serahan tangan

Perkara pertama ialah, pegawai yang bertanggungjawab menghantar maklumat atau dokumen terperingkat perlu memastikan pegawai yang akan menerima maklumat dan dokumen tersebut sudah berada di sebelah mesin. Ini boleh dipastikan melalui telefon

Penghantaran satu lapis sampul surat dan penghantaran dua lapis sampul.Sampul surat yang mengandungi dokumen terperingkat perlu ditanda dengan peringkat keselamatan dan nombor rujukan dokumen,nama dan alamat penerima dokumen berkenaan.

Melalui staf yang telah lulus tapisan keselamatan kasar Menggunakan slip yang mengandungi butiran nombor fail atau dokumen yang hendak dihantar. Slip perlu ditandatangani oleh pihak penerima .

Rajah 4. Ringkasan prosedur penghantaran fail atau dokumen terperingkat ke jabatan-jabatan lain.

Kesimpulannya, setiap penghantaran fail atau dokumen terperingkat perlu dihantar dengan betul dan cermat serta direkodkan. Ini untuk tujuan keselamatan fail dan dokumen terperingkat. Sekiranya berlaku kehilangan fail atau dokumen terperingkat, laporan kepada Ketua Pengarah dan Timbalan Ketua Pengarah hendak dibuat dengan serta merta. Proses pencarian hendak dimulakan secepat mungkin. Jika fail atau dokumen terperingkat disahkan hilang, maka pegawai yang bertanggungjawab boleh dikenakan tindakan mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972. Jelaslah bahawa penghantaran fail dan dokumen terperingkat perlu dibuat dengan berhati-hati dan teliti supaya tidak mengundang perkara yang tidak diigini berlaku. Begitu besar dan berat tanggungjawab seorang penjawat awam yang bertugas di bahagian ini. Maka haruslah berhati-hati sepanjang masa dan sentiasa tenang semasa bertugas.

TUGASAN INDIVIDU : SOALAN 2A

Perkhidmatan Awam umpama tiang bagi memacu negara untuk terus maju.Tiang yang tegap akan kukuhkan negara. Bagi mengekalkan kemajuan negara, sikap buruk seperti amalan rasuah dan menyeleweng perl dihindarkan
YAB Tun Dr.Mahathir Mohamad MAPA ke IV (INTAN)

Berdasarkan pernyataan di atas,bincangkan aspek nilai-nilai peribadi asas yang sepatutnya diamalkan oleh penjawat awam bagi meningkatkan integriti dalam Perkhidmatan Awam. Jawapan : Perkataan nilai mempunyai banyak maksud dan takrifan. Nilai boleh dirumuskan sebagai kayu ukur kepada segala tindak-tanduk dan perlakuan manusia atau petunjuk seseorang individu dalam membuat pilihan tindakan atau tingkah laku. Sebagai seorang penjawat awam, terdapat beberapa nilai peribadi asas yang perlu diamalkan untuk menjaga imej diri dan nama baik profesion. Nilai pertama ialah penyayang. Orang yang penyayang mampu menunjukkan perasaan kasih dan menghormati orang yang berada disekeliling. Antara sikap seorang penjawat awam yang penyayang ialah saling memberi layanan yang baik antara satu sama lain tanpa mengira kedudukan, darjat, bangsa dan agama. Selain itu, penjawat awam yang penyayang mampu menjamin suasana kerja yang kondusif dan selamat. Nilai kedua ialah amanah. Seorang penjawat awam hendaklah sentiasa menjalankan tugas dengan rasa tanggungjawab, jujur dan ikhlas tanpa sebarang penyelewengan seperti rasuah, penipuan dan sebagainya. Tidak ada sebarang amalan curi tulang dalam diri penjawat awam. Orang yang amanah tidak akan menyalahgunakan kuasa atau bias dalam menjalankan tugas. Penjawat awam yang amanah akan menggunakan waktu pejabat hanya untuk urusan pekerjaan dan tidak akan gunakan untuk urusan peribadi.

Nilai ketiga ialah dedikasi. Penjawat awam yang berdedikasi sanggup menghasilkan kerja yang bermutu tanpa mementingkan diri sendiri. Penjawat awam perlu tekun, rajin dan sentiasa berfikiran positif serta profesional dalam menguruskan kerja yang diamanahkan. Selain itu, penjawat awam yang berdedikasi tidak akan mencari alasan tetapi akan mencari penyelesaian dengan sungguh-sungguh supaya dapat menyelesaikan masalah yang timbul. Penjawat awam akan sentiasa berusaha untuk meningkatkan kualiti, prestasi dan perkhidmatan. Nilai keempat ialah bersyukur. Penjawat awam hendaklah sentiasa berpuas hati dan bersyukur dengan apa sahaja pemberian sebagai ganjaran. Orang yang bersyukur akan sentiasa berterima kasih dengan dengan apa sahaja yang diperolehi serta turut gembira dengan kejayaan orang. Tidak akan ada perasaan cemburu. Orang yang bersyukur juga akan tenang dalam menghadapai masalah. Mereka akan menganggap kesusahan hidup sebagai dugaan dan ujian yang perlu ditempuh tanpa putus asa. Nilai kelima ialah taat setia. Dalam Peraturan 4(1) telah dinyatakan bahawa seorang penjawat awam hendaklah menunjukkan taat setianya terhadap Yang diPertuan Agong, Kerajaan dan Negara. Pada masa yang sama penjawat awam tidak dibenarkan untuk melibatkan diri dalam kegiatan yang boleh merosakkan nama negara atau profesion sendiri. Maka, penjawat awam hendaklah setia terhadap profesion. Nilai keenam ialah menepati masa. Seorang penjawat awam hendaklah sentiasa patuh kepada masa. Masa itu emas. Maka, penjawat awam perlu bijak mengurus masa supaya semua urusan dapat dilaksanakan dalam masa yang telah ditetapkan. Selain itu, seorang penjawat awam perlu bekerja mengikut masa yang ditetapkan. Menepati masa dapat membentuk disiplin diri yang baik. Nilai ketujuh ialah benar. Penjawat awam perlu melakukan perkara yang baik dan benar seperti bercakap benar, menepati janji dan sebagainya. Penjawat awam hendaklah sentiasa bersedia berkongsi pengetahuan, pengalaman dan maklumat untuk kejayaan sesuatu organisasi. Menjalankan tanggungjawab dengan ikhlas

dan hati yang terbuka tanpa mengharapkan apa-apa ganjaran. Segala tindaktanduk penjawat awam hendaklah secara sukarela dan atas inisiatif sendiri. Nilai kelapan ialah ikhlas. Seorang yang ikhlas sanggup memikul tugas dengan jujur dan tanpa dipaksa. Penjawat awam yang ikhlas akan menjalankan tugas dengan rasa amanah, bertanggungjawab dan benar. Penjawat awam juga perlu berfikiran terbuka untuk menerima teguran dengan sepenuh hati dan memberi teguran secara baik untuk kejayaan bersama. Nilai kesembilan ialah bijaksana. Seorang penjawat awam hendaklah bijak dalam membuat keputusan. Keputusan akan menentukan hidup kita. Oleh itu, penjawat awam hendaklah bijak mengambil keputusan supaya tidak mendatangkan kemudaratan kepada diri dan organisasi. Penjawat awam perlu berfikir ke hadapan sebelum mengambil keputusan. Penjawat awam juga perlu pandai membuat pertimbangan dan menggunakan potensi dalam menyelesaikan masalah. Nilai kesepuluh ialah berdisiplin. Penjawat awam hendaklah sentiasa akur dengan peraturan. Ini bertujuan untuk memastikan imej sesuatu profesion tidak terjejas. Penjawat awam yang berdisiplin mampu membentuk sahsiah dan akhlak diri yang baik dan boleh dijadikan contoh kepada orang lain. Selain itu, penjawat awam yang berdisiplin mudah mendapat kepercayaan orang lain terhadap kebolehan dan potensi dirinya. Kesimpulannya, nilai-nilai peribadi asas ini patut diamalkan oleh semua penjawat awam dalam menjalankan tugas supaya keharmonian pekerjaan terjamin dan mengurangkan isu-isu yang berkaitan dengan penjawat awam seperti penyelewengan, penyalahgunaan dadah dan lain-lain. Nilai-nilai asas ini patut disemai sejak kecil lagi bak kata pepatah, Melentur buluh biar dari rebungnya. Bukan itu sahaja, penjawat awam yang mengamalkan nilai-nilai peribadi asas dapat membina sebuah negara yang aman, damai dan bebas daripada ancaman penyelewengan, rasuah, dan sebagainya. Rakyat pun akan berpuas hati dengan perkhidmatan dan layanan penjawat awam.

TUGASAN INDIVIDU: SOALAN 2A

TUGASAN INDIVIDU: SOALAN 3B

Taat setia Bersyukur

Menepati masa Benar

Dedikasi

Ikhlas

Amanah

Bijaksana

Penyayang

Nilai-nilai peribadi asas

Berdisiplin

Rajah 1. Nilai-nilai peribadi asas yang sepatutnya diamalkan oleh penjawat awam bagi meningkatkan integriti dalam Perkhidmatan Awam.