CONTENIDO ANLISIS DE PROCESOS

Marco Conceptual
Evolucin histrica Justo a Tiempo Productividad Estrategia 5S Concepto de Despilfarro Valor Agregado Takt Time Lead Time Cuello de Botella y RRC Mejoramiento del Sistema Productivo Mejoramiento de Procesos

Mejoramiento de Procesos Administrativos Mejoramiento de Procesos de Manufactura

Nstor Ortiz

PORQU ANALIZAR Y MEJORAR EL SISTEMA PRODUCTIVO?

Servicio al cliente eficiente Lograr flujo de produccin continuo y ordenado PRODUCTIVIDAD

Reducir costos
Mejorar ambiente y condiciones de trabajo COMPETITIVIDAD

1. REDISEO
Generado dentro de la empresa Relativamente normal Basados en modelo anterior Cmo hacer ms eficiente el proceso? Mantener posicin competitiva

2. REINGENIERA
Normalmente externo a la empresa Relativamente escaso Rompen paradigma Cmo obtener lo mismo de otra forma? Crear ventaja competitiva

TIPOS DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS

1. PARCHE
Elimina sntomas
Baja productividad Despilfarro no eliminado Proceso posiblemente Efectivo pero no eficiente

2. REAL
Elimina causas Alta productividad Despilfarro eliminado

Proceso ms eficiente

Problema oculto

Problema solucionado

 Deseche todas las ideas fijas sobre la forma de hacer las cosas
Piense como trabajarn los nuevos mtodos No acepte excusas No busque la perfeccin

Corrija errores en el momento que se encuentren

 No gaste dinero en mejoras

Los problemas le dan la oportunidad de utilizar el cerebro

Pregunte Por qu? Como mnimo 5 veces

Las ideas de 10 personas son mejores que las de una

La mejora no tiene lmites

CONDICIONES PARA MEJORAR PROCESOS

Compromiso de la gerencia
Pensamiento estratgico Perspectiva a largo plazo Sensibilidad al cambio

Aceptacin del riesgo

Ambiente interno correcto

MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE SERVICIO

ETAPAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE SERVICIO

1. ETAPA DE CONOCIMIENTO

Elaborar el mapa de procesos de la empresa

Definir el objetivo de cada proceso Definir el cliente de cada proceso Definir las salidas o resultados de cada proceso Definir las entradas o insumos de cada proceso Definir las caractersticas de calidad del resultado del proceso Establecer indicadores de gestin para medir la satisfaccin del cliente

Elaborar

los

diagramas

de

flujo

recorrido

actuales de cada proceso

MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE SERVICIO

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO Es la representacin grfica de las actividades que conforman un procedimiento. TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO Diagramas de flujo simple Diagramas de flujo funcional

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Simbologa clsica utilizada para las Actividades en los diagramas de flujo

Cualquier tipo de actividad, excepto cuando tiene que ver con situaciones especiales. Actividad en la cual se han generado documentos en papel.

Cuando se hace referencia a otro procedimiento generado en ese momento

Indica que el procedimiento a seguir puede variar dependiendo de unas condiciones preestablecidas.

Indica procesamiento de datos en computador

Los documentos deben esperar un momento antes de continuar con el procedimiento.

Almacenamiento documentos

controlado

de

Se emplea al comienzo y al final de cualquier procedimiento.

Simbologa clsica utilizada para las Actividades en los diagramas de flujo

Indica la secuencia de las actividades y puede ser descendente, ascendente o lateral

Indica que en ese momento se hace una transmisin inmediata de informacin

Hace de conector. Se denota con letras y se emplea cuando no hay suficiente espacio.

Conector especial. Se utiliza cuando el diagrama llega al final de la hoja de papel y debe continuar en la pgina siguiente.

Diagrama de flujo simple

Diagrama detallado de las actividades que hacen parte de un proceso administrativo.
Inicio

Conocer pedido del cliente

Elaborar orden de pedido

No

Hay existencias?
Si A

Empacar pedido

Elaborar factura

Recibir dinero

Entregar pedido

Fin

Diagrama de flujo funcional

Es un esquema grfico que permite relacionar a las personas o dependencias involucradas en la ejecucin del proceso. VENDEDOR CAJERA BODEGUERO

Inicio Empacar pedido Entregar pedido

Conocer el Pedido del cliente

Elaborar factura en computador

Fin

Elaborar orden de pedido Recibir dinero No A Hay existencias? Si

2. ETAPA DE ANLISIS Anlisis detallado de los procesos crticos:

Establecer los procesos crticos de la Empresa

Perspectiva Estratgica: Procesos VS Criterios Estratgicos

Perspectiva Cliente: Satisfaccin del Cliente por Servicio Ofrecido

Identificar las Actividades a mejorar dentro de cada Proceso Crtico Tabla de Anlisis de Procesos Crticos:
Nombre del Proceso crtico:
Actividad Qu se hace? Cmo se Hace? Quin lo hace? (nombre del cargo) Cuanto tiempo emplea (minutos) Cunto cuesta hacerlo?

Tabla de Anlisis de Cargos Crticos

Nmero de Servicios diarios que requieren la ejecucin del proceso crtico i Tiempo dedicado al proceso i por parte del funcionario que ejerce el Cargo j = 1 Tiempo dedicado al proceso i por parte del funcionario que ejerce el Cargo j = 2 Tiempo dedicado al proceso i por parte del funcionario que ejerce el Cargo j = 3

Proceso Crtico i

i=1 i=2 Tiempo diario requerido

Tiempo diario disponible de cada funcionario para dedicarlos a los procesos crticos i

3. ETAPA DEL MEJORAMIENTO Plantear mejoras para los procesos Elaborar los diagramas de flujo mejorados

Conformacin del manual de procedimientos

Cada proceso mejorado debe contener por lo menos las siguientes partes: a. Encabezado: Nombre de la empresa, logo, seccin, cdigo, paginacin, fecha de ltima revisin b. Texto: objetivo, alcance, responsable, descripcin del proceso,

registros o formatos utilizados, observaciones y anexos

c. Diagrama de flujo d. Datos finales: Elaborado por, revisado por y aprobado por Implementar mejoras (Automatizacin. p.e. BPM)

TRABAJO PRCTICO: ANLISIS DE PROCESOS DE SERVICIO (ETAPAS 1 y 2)

CONTENIDO DEL INFORME
Breve descripcin de la Empresa incluyendo Organigrama y Servicios que presta a sus clientes o usuarios (la empresa debe tener nombre ficticio) Seleccin de los 3 procesos ms representativos (ojal los crticos) de la Empresa Documentar todos los pasos de la Etapa 1 (Conocimiento) para los 3 procesos anteriores (los diagramas deben elaborarse en el software VISIO de Microsoft). Documentar todos los pasos de la Etapa 2 (Anlisis) para los 3 procesos seleccionados Identificar los Cargos Crticos de la Empresa que deben se analizados para reducir su carga de trabajo y al mismo tiempo agilizar los procesos crticos.

SUSTENTACIN PRESENTACIN DEL INFORME EN FORMATO DIGITAL:

Dos archivos: El informe en un solo documento word. Los diagramas de flujo y de recorrido en un solo documento visio.

MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE MANUFACTURA

FASE 1: Conocer la Empresa

Productos fabricados Precios y Costos Ventas Numero de empleados Cantidad de mquinas y equipos Capacidad de Produccin

FASE 2: Organizacin Inicial del Proceso FASE 3: Mejoramiento General del Proceso FASE 4: Mejoramiento Focalizado del Proceso FASE 5: Balance de Lnea
POLTICA ORGANIZACIONAL : MEJORAMIENTO CONTINUO

MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE MANUFACTURA ANLISIS GENERAL DEL PROCESO

FASE 2: Organizacin Inicial del Proceso:
Diagnstico
Anlisis 5 S Anlisis de Despilfarros Anlisis del Entorno del Trabajo Anlisis Ergonmico en los Centros de Trabajo

Ajuste del Proceso

MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE MANUFACTURA ANLISIS GENERAL DEL PROCESO

FASE 2: Organizacin Inicial del Proceso:
Diagnstico
Anlisis 5 S Anlisis de Despilfarros Anlisis del Entorno del Trabajo Anlisis Ergonmico en los Centros de Trabajo

Ajuste del Proceso

Aplicacin en la Empresa Exposicin 1

(ver en CD el documento Guia de materiales de estudio)

MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE MANUFACTURA

FASE 1: Conocer la Empresa

Productos fabricados Precios y Costos Ventas Numero de empleados Cantidad de mquinas y equipos Capacidad de Produccin

FASE 2: Organizacin Inicial del Proceso FASE 3: Mejoramiento General del Proceso FASE 4: Mejoramiento Focalizado del Proceso FASE 5: Balance de Lnea
POLTICA ORGANIZACIONAL : MEJORAMIENTO CONTINUO

MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE MANUFACTURA ANLISIS GENERAL DEL PROCESO

FASE 3: Mejoramiento General del Proceso

Describir el Proceso:
Elaborar el Diagrama de Operaciones del Proceso. Elaborar el Diagrama de Recorrido de Actividades del Proceso.

1. Diagrama de operaciones
Transformacin de un material Ensamble Desmontaje Preparacin de material

operacin

inspeccin

Verifica el cumplimiento de estndares de calidad (observar, medir, contar, oler, pesar, etc). Alto grado de despilfarro

Operacin - inspeccin

NORMAS AL MOMENTO DE ELABORAR UN DIAGRAMA

1.

Lnea horizontal Lnea vertical

Entrada de un material o proceso secundario Presenta los procesos Conecta las actividades del proceso

2.

3.

Despus de una entrada de material o proceso secundario Siempre va una operacin

4.

5.

Cuando dos lneas se cruzan, denota que son independientes

rechazo

reproceso
6.
A

La pieza continua el recorrido

Conectores

7.

Desmontajes

8.

Se deben numerar todos los signos iniciando por el extremo derecho.

9.

Los smbolos van acompaados de una breve descripcin de la actividad y la duracin de la misma

10.

Escoger la lnea de flujo principal

11.

Dos lneas paralelas no indican que las actividades se hacen simultneamente

12.

El diagrama siempre comienza Con una entrada de material

Diagrama de flujo del proceso

Complemento del diagrama de operaciones. Describe con mayor detalle el proceso.
operacin Transporte o desplazamiento

inspeccin

Almacenamiento

Demora - espera

Operacin - inspeccin

Inspeccin - transporte

Operacin - transporte

Diagrama de recorrido de actividades

Sobre un plano a escala de la planta, con lneas se indica por donde se moviliza el producto desde que inicia su recorrido como materia prima hasta que es producto terminado.

Debe identificar claramente mquinas, zonas de almacenamiento, escaleras, columnas y dems objetos que intervengan en el proceso.

Una empresa con una distribucin adecuada contribuye al incremento en la eficiencia de los procesos!!!

EJERCICIO PARA DIAGRAMA DE OPERACIONES DEL PROCESO

MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE MANUFACTURA ANLISIS GENERAL DEL PROCESO

FASE 3: Mejoramiento General del Proceso

Describir el Proceso:
Elaborar el Diagrama de Operaciones del Proceso. Elaborar el Diagrama de Recorrido de Actividades del Proceso.

Analizar la Productividad del Proceso

Anlisis Tecnolgico de Empresas Similares Anlisis del Diagrama de Operaciones (Flujo) del Proceso Anlisis del Diagrama de Recorrido de Actividades del Proceso

ANLISIS DE DIAGRAMAS
DIAGRAMA DE OPERACIONES O DIAGRAMA DE FLUJO ELIMINAR:
Por qu es importante cada actividad? Cada una de ellas agrega valor al cliente? Cada una de ellas agrega valor al proceso? Por qu deben hacerse?

DIAGRAMA DE RECORRIDO
Identificar largos recorridos del material a travs de la planta de produccin

Identificar zonas de congestin de materiales

Identificar zonas de congestin de operarios Identificar movimientos incorrectos (retrocesos) Identificar espacios no utilizados

REORDENAR y COMBINAR:
Dnde se realiza cada actividad? Por qu la actividad se realiza en ese lugar? Cundo se realiza? Por qu se realiza en ese momento? Quin realiza la actividad? Por qu lo hace esa persona?

Identificar espacios que puedan ser remodelados para facilitar el recorrido del proceso productivo

MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE MANUFACTURA ANLISIS GENERAL DEL PROCESO

FASE 3: Mejoramiento General del Proceso

Describir el Proceso:
Elaborar el Diagrama de Operaciones del Proceso. Elaborar el Diagrama de Recorrido de Actividades del Proceso.

Analizar la Productividad del Proceso

Anlisis Tecnolgico de Empresas Similares Anlisis del Diagrama de Operaciones (Flujo) del Proceso Anlisis del Diagrama de Recorrido de Actividades del Proceso

Aplicacin en la Empresa Exposicin 2 (ver en CD el documento Guia de materiales de estudio)

Recordando las Cuatro FASES DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE MANUFACTURA

FASE 1: Conocer la Empresa FASE 2: Organizacin Inicial del Proceso FASE 3: Mejoramiento General del Proceso FASE 4: Mejoramiento Focalizado del Proceso FASE 5: Balance de Lnea
POLTICA ORGANIZACIONAL :

MEJORAMIENTO CONTINUO

FASE 4: MEJORAMIENTO FOCALIZADO DEL PROCESO DE MANUFACTURA

Cuello de Botella

Identificar el Centro de Trabajo Crtico y sus Causas: 1. Estimar Carga de Trabajo de Cada Centro de Produccin con Base en la demanda Estimada a mediano plazo 2. Identificar el Centro de Mayor Carga de Trabajo (Cuello de Botella) 3. Identificar Oportunidades de Mejora de Mtodos:
Anlisis del diseo de partes (Diseo y Rediseo del producto) Anlisis del material utilizado (nuevos materiales) Anlisis de herramientas manuales Anlisis de tiempos de preparacin (SMED) Benchmarking Tecnolgico Anlisis del trabajo desde los principios de economa movimientos (Diagrama Mano Izquierda Mano Derecha)

de

PRINCIPIOS DE ECONOMA DE MOVIMIENTOS

1. Ambas manos deben comenzar y terminar simultneamente los elementos o divisiones bsicas de trabajo, y no deben estar inactivas al mismo tiempo, excepto durante los periodos de descanso.
2. Los movimientos de la manos deben ser simtricos y efectuarse simultneamente al alejarse del cuerpo y acercndose a este. 3. Siempre que sea posible debe aprovecharse el impulso o mpetus fsicos como ayuda al obrero, y reducirse a un mnimo cuando haya que ser contrarestado mediante un esfuerzo muscular. 4. Son preferibles los movimientos continuos en lnea curva en vez de los rectilneos que impliquen cambios de direccin repentinos y bruscos. Etc

DIAGRAMA MANO IZQUIERDA MANO DERECHA

Hay predominio de la actividad manual Confronta los movimientos de la mano izquierda y mano derecha Se realiza en trabajos repetitivos en la jornada laboral El trabajo debe ser de corta duracin

operacin SIMBOLOS: Espera

Desplazamiento de manos

Sostener

MEJORAMIENTO FOCALLIZADO DEL PROCESO DE MANUFACTURA

Cuello de Botella IDEAS Propuestas SELECCIN DE ALTERNATIVAS VIABLES Implantar

Elaboracin de Propuestas de Mejora que permiten SIMPLIFICAR el contenido del trabajo:

Descripcin Estimacin de la Reduccin en Tiempo de Procesamiento Estimacin de la Nueva Carga de Trabajo del Cuello de Botella $$ Cronograma de implantacin de Mejoras

idad

Resumiendo MEJORAMIENTO FOCALIZADO DEL PROCESO DE MANUFACTURA FASE 4: Mejoramiento Focalizado del Proceso
Identificar Cuello de Botella Formular Propuestas de Mejoras del Mtodo de Trabajo Estimacin de la reduccin en el Tiempo de Procesamiento Seleccin de Alternativas Viables Implantacin del Nuevo Mtodo de Trabajo

 FASE 4: Mejoramiento Focalizado del Proceso

Identificar Cuello de Botella Formular Propuestas de Mejoras del Mtodo de Trabajo Estimacin de la reduccin en el Tiempo de Procesamiento Seleccin de Alternativas Viables

Aplicacin en la Empresa Exposicin 3 (ver en CD el documento Guia de materiales de estudio)

5. Los movimientos de las manos deben quedar limiitados a la clasificacin ms baja con la que sea posible ejecutar satisfactoriamente el trabajo. La clasificacin ms baja requiere por lo general el mnimo de tiempo y de esfuerzo. Estas clasificaciones, enlistadas en orden ascendentes del tiempo y el esfuerzo requerido para llevarlas a cabo, son: a. b. c. d. e. Movimientos de dedos. Movimientos de dedos y mueca. Movimientos de dedos, muecas y antebrazo. Movimientos de dedos, muecas, antebrazo y brazo. Movimientos de dedos, muecas, antebrazo, brazo y todo el cuerpo.

6. Debe procurarse que todo trabajo que pueda hacerse con los pies se ejecute al mismo tiempo que el efectuado con las manos. Hay que reconocer, sin embargo, que los movimientos simultneos de pies y manos son difciles de realizar.

7. Los dedos cordial y pulgar son los mas fuertes para el trabajo. El ndice, el anular y el meique no pueden soportar o manejar cargas pesadas por largo tiempo. 8. Los pies no pueden accionar pedales eficientemente cuando el operario esta de pie. 9. Los movimientos de torsin deben realizarse con los codos flexionados. 10. Para asir herramientas deben emplearse las falanges, o segmentos de los dedos, ms cercanos a la palma de la mano. 11. Las actividades que requieran fuerza deben ser realizados con movimientos lentos de los brazos. Si el esfuerzo muscular es considerable, debe emplearse msculos de piernas y tronco. 12. Deben programarse ciclos de trabajo-reposo intermitentes, frecuentes y cortos. 13. No deben programarse movimientos precisos o de control fino justo despus del trabajo pesado.