Importancia de la organizacin estructural

En un sentido amplio, organizacin es todo conjunto de personas relacionadas para alcanzar un fin o una meta . En un sentido estricto, organizacin es una estructura, configurada en base a relaciones internas y externas predeterminadas, entre personas o grupos de personas que trabajan para realizar un objetivo claramente definido. Esa estructura marca cmo se distribuye el trabajo, cmo se agrupan las personas en unidades de actividad especfica y las unidades en entidades mayores, qu poder tiene cada uno, de quin depende, a quien dirigirse si surgen problemas, etc. El diseo y rediseo peridico de esa estructura lo realizan los directivos de la organizacin, en ejercicio de una de sus funciones: la funcin de organizacin estructural. De modo que la palabra organizacin se emplea para designar dos conceptos diferentes aunque relacionados: el de unidad social o conjunto de personas relacionadas con cierto orden para alcanzar un fin; y el de una funcin administrativa, una fase del proceso de administracin, que bsicamente consiste en determinar funciones y tareas, establecer unidades de trabajo y departamentos, y la forma en que se van a comunicar; y en redisear toda esa estructura cuando las circunstancias internas o externas lo hagan aconsejable. En las ciencias de la gestin de organizaciones, el concepto de organizacin implica siempre una estructura pensada y diseada con finalidades concretas, y formalizada en base a puestos y funciones definidos, como una combinacin sistemtica de personas y grupos para alcanzar uno o varios objetivos especficos. Se considera en este campo que toda organizacin debe presentar las siguientes caractersticas: Que tenga un propsito claramente definido. Que est compuesta por personas. Que todas las personas que la integran tengan funciones para desarrollar tareas especficas, que definan sus comportamientos. Una organizacin no es un mero grupo social. Se diferencia por la formalizacin de su estructura, y por la precisin con que estn definidos sus objetivos y las actividades destinadas a alcanzarlos. La esencia de toda organizacin est en la vigencia simultnea de dos necesidades, relacionadas con sus tareas complejas, que no pueden ser realizadas por una sola persona: La necesidad de la divisin del trabajo entre distintas personas o unidades de trabajo. La necesidad de la coordinacin de las actividades para alcanzar los objetivos propuestos con eficacia y eficiencia. La idea bsica de la divisin del trabajo es dividir una actividad compleja en tareas ms pequeas, simples y especializadas, que puedan agruparse en puestos de trabajo especializados, con una carga acorde a las posibilidades de una persona, cuya capacitacin se simplifica y cuyo desempeo se perfecciona por la repeticin. En esa divisin de tareas tenemos que tener en cuenta la complejidad de las actividades, o sea el grado de especializacin que requieren; y la diferenciacin, o sea la cantidad de subsistemas con atributos particulares, en funcin de las exigencia del entorno interno y externo. Esa diferenciacin es vertical u horizontal.

La diferenciacin vertical se refiere a la jerarqua de mando de la organizacin, en niveles descendentes de autoridad y responsabilidad desde la direccin, las gerencias, los mandos medios, la supervisin directa, hasta los operadores. Segn esa diferenciacin vertical se establecen los niveles de mando y las reas de ejercicio legtimo de la autoridad, entendida como atributo del puesto y no de la persona, que establece las bases y directivas para realizar las tareas, desarrolla los mecanismos de control y en definitiva, busca asegurar el logro de los objetivos de la organizacin. La diferenciacin horizontal parte de la especificidad de cada tarea y de su agrupamiento en puestos de trabajo, que a su vez se agrupan en unidades ms o menos especializadas con funciones especficas, y estas en otras entidades mayores, en un proceso conocido como departamentalizacin. La idea bsica de la coordinacin de las actividades es articular todas esas funciones y tareas especializadas en cursos de accin coherentes, sin solapamientos ni vacos, que conduzcan a las metas y objetivos. Los principales mecanismos de coordinacin son los siguientes: La adaptacin mutua, mecanismo muy simple, que se basa en la comunicacin informal entre las personas que realizan en forma conjunta una tarea. La supervisin directa, o sea el control que una persona, dotada de idoneidad y autoridad, ejerce sobre la actividad de otras personas. La normalizacin, que consiste en la programacin de las actividades a realizar, las que se especifican en sus menores detalles.

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica. Son la representacin grfica de la estructura de una organizacin, en donde se pone de manifiesto la relacin existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa a cada cargo.

Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, sirvindole de anlisis terico y prctico de la organizacin. A travs de ellos se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio

REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA:

Un elemento (figuras). La estructura de la organizacin (relacin o subordinacin existentes entre las unidades organizativas). Los aspectos ms importantes de la organizacin. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales.

Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las comunicaciones y sus vas (forma en cmo establecen las comunicaciones). Las vas de supervisin. Los niveles y los estratos jerrquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin. Las unidades de categora especial. TCNICAS PARA LA CREACIN DE UN ORGANIGRAMA:

Las casillas deben ser rectangulares. Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior. Las lneas de nivel son siempre horizontales. A las unidades de mando, las lneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectngulo. Para los organigramas consultivos la lnea que indica su relacin de dependencia, es horizontal, tocndose por los lados menores del rectngulo. Al construir un organigrama se debe tener presente:

Delimitar con precisin las unidades o Dependencias. Sealar de la forma ms completa las relaciones existentes. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del grfico. Sealar mediante las tcnicas de elaboracin las relaciones de: Lnea o Ejecucin: Lnea de mando debe caer verticalmente. Estado Mayor o Staff: La lnea que indica su relacin es horizontal. Lnea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinacin. Lnea Quebrada: Representa discontinuidades. Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicacin administrativa, pueden colocarse en el nivel especial.

Cuando el nmero de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusin en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente. Ningn organigrama debe tener carcter definitivo, su verdadera utilidad est en revisarlo y actualizarlo peridicamente. FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS:

Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: Los cargos existentes en la compaa. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos. FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS:

Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.

Para el rea de organizacin y sistema:

Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin.

Para el rea de administracin de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. VENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. Muestra quin depende de quin. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin.