Sistemas de Gesto Integrada de Manuteno

Por: Aristides Antonio Silva Filho (FURNAS) e Lourival Augusto Tavares (PTC)

Palestra apresentada no seminrio de Planejamento e Controle da Manuteno promovido pela TECM Tecnologia Empresarial em Belo Horizonte 04 de abril de 2001

Introduo - a manuteno como uma atividade corporativa(1)

A razo de ser da manuteno est em gerar condies operacionais para que equipamentos, instalaes e servios funcionem adequadamente, visando atingir objetivos e metas da empresa atendendo assim, aos clientes, ao mais baixo custo, sem perda da qualidade. Para que a Manuteno possa atingir a Produtividade Total de forma eficaz e reduzir o nmero de intervenes, atuando preventivamente, de modo a atender a disponibilidade e confiabilidade operacional dos equipamentos, o planejamento nos itens abaixo fundamental: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Controle de custo por manuteno em equipamento; Estrutura de anlise de ocorrncias e anormalidades nos equipamentos; Indicadores de desempenho; Padronizao nos processos da execuo de atividades; Anlise no ndice de obsolescncia de equipamentos; Histricos atualizados dos equipamentos; Treinamento especfico para o pessoal; Treinamento nos procedimentos de higiene e segurana no trabalho; Pessoal especfico na rea de informtica dedicada ao histrico e anlise da manuteno preventiva ou corretiva dos equipamentos; 10) Circulao das informaes interna e externa. 11) Evidncias objetivas:

Os softwares de manuteno
A partir da segunda metade dos anos 60, com a difuso dos computadores, a rea de manuteno passou a utilizar mtodos de planejamento e controle de manuteno automatizados, reduzindo os encargos burocrticos dos executantes de manuteno. Essa atividade acarretaram o desmembramento da Engenharia de Manuteno que passou a ter duas equipes: a de Estudos de ocorrncias crnicas e a de PCM - Planejamento e Controle de Manuteno, esta ltima com a finalidade de desenvolver, implementar e analisar os resultados dos Sistemas Automatizados de Manuteno(2). A partir de 1980, com o desenvolvimento dos microcomputadores, a custos reduzidos e linguagens simples, os rgos de manuteno passaram a desenvolver e processar seus prprios programas, eliminando os inconvenientes da dependncia de disponibilidade humana e de equipamentos para o atendimento as suas prioridades de processamento das informaes pelo computador central, alm das dificuldades de comunicao na transmisso de suas necessidades para o analista de sistemas, nem sempre familiarizado com a rea de manuteno(2).

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Na dcada de 90, com as exigncias de aumento da qualidade dos produtos e servios pelos consumidores, a manuteno passou a ser um elemento importante no desempenho dos equipamentos em grau de importncia equivalente ao que j vinha sendo praticado na operao. Este quadro, gerou o aparecimento e desenvolvimento de empresas especializadas em desenvolvimento de softwares especficos para manuteno(2). Hoje so mais de 300 softwares especficos de manuteno sendo comercializados no mundo (dos quais mais de 30 no Brasil), oferecendo solues especficas em funo do produto, tecnologia, mercado, e estratgia das diversas empresas(3). Este mercado representou, em 1997, mais de 900 milhes de dlares de faturamento, dos quais, 56,6% na Amrica do Norte, 27,5% na Europa, 10,3% na sia e Oceania e 5,7% na Amrica Latina(3).

Sistemas corporativos x Sistemas especficos de manuteno(4)

O uso de sistemas corporativos no tm, at o momento, apresentado soluo satisfatria. As licenas do mdulo de manuteno em alguns sistemas corporativos so freqentemente rejeitadas pelos usurios cho de fbrica que, por razes de funcionalidade, perdem muito da vantagem dos benefcios de integrao. Esses usurios no vm incremento de custo em relao a sistemas especficos de manuteno. Dificuldades na operao e configurao so os problemas mais freqentemente relacionados com o mdulo de gesto de manuteno dos sistemas corporativos, seguido pela dificuldade na pesquisa de histrico e recursos aplicados - os quais s agora esto sendo desenvolvidos. A maioria dos compradores a nvel mundial que implementam sistemas corporativos tm optado por adquirir as aplicaes de gesto de manuteno especficas ou, em alguns casos, selecionam alternativas de outros produtos intermedirios. At mesmo parceiros de implementao de alguns desses sistemas escolheram adotar pacotes alternativos com menor custo e mais amigveis para a gesto da manuteno. O sistemas corporativos so produtos muito integrados que se encaixam dentro da arquitetura de compras, atividades, servios, recursos e gesto financeira. A experincia de utilizao vem mostrando a tendncia dos gerentes tcnicos, onde esses sistemas foram implementados, da substituio do mdulo de manuteno por outra aplicao mais amigvel. Alm disso, em algumas vezes, tem havido grande perda de tempo em sua implementao.

Softwares de manuteno e terceirizao

At meados dos anos 90, poucas empresas, particularmente no setor de servios (hospitais, supermercados, edifcios inteligentes, bancos, comunicaes, lojas de departamentos etc.), davam valor manuteno. No final dos anos 80 e incio dos anos 90 desenvolveu-se a prtica da terceirizao na rea de manuteno. Segundo pesquisa da ABRAMAN, em 1990 os gastos relativos com mo de obra externa no Brasil eram de 18%(5) enquanto que, em 1999 esse valor havia se elevado a 32,2%(6). Nas empresas de servio, com raras excees, a prtica sempre foi a de terceirizar a manuteno. As contratantes, consideravam a empresa contratada como faz tuPag.2

do e colocavam (quando o faziam) um administrador do contrato burocrata, sem qualquer conhecimento tcnico. Com esta falta de administrao adequada, as terceiras se corromperam pela falta de gesto. Os gerenciadores do contrato no tinham nvel tcnico, no exigiam qualquer controle, at por desconhecimento do que pedir ou analisar. Filosoficamente, para vender seus servios, as terceiras mostravam mapas, grficos, planilhas, controles etc. que posteriormente no eram utilizados, ou seja, as empresas vendiam um produto que no tinham. Alm disso pagavam muito mal a seu pessoal, gerando insatisfao, falta de compromisso e desmotivao. Por outro lado, as contratantes sempre buscavam contratos mais baratos, gerando falta de recursos para uma adequada remunerao do pessoal, treinamento, sistemas de gesto, instrumentao e controles adequados. Em conseqncia as contratadas no podiam se utilizar de sistemas de gesto dos servios que executavam, por um lado por falta de recursos e por outro por falta de nvel do pessoal para os operar. Uma boa gesto de manuteno terceirizada, pode ser feito com a implementao de uma srie de parmetros para equalizao com as seguintes caractersticas: - Definio dos servios; - Estabelecimento das diretrizes administrativas do staff; - Estabelecimento de valores e qualificao da mo de obra; - Definio dos mecanismos de identificao e registro de dados cadastrais dos equipamentos; - Padronizao das tarefas de interveno sistemtica; - Padronizao das recomendaes de segurana; - Padronizao da programao de interveno sistemtica; - Estabelecimento de mecanismos adequados de solicitao e execuo dos servios; - Definio dos tipos de relatrios; - Definio de equipamentos e recursos de primeira linha - Material; ferramentas e instrumentos; - Definio de material de consumo - por conta da contratada com estimativa de gasto mensal indicada na proposta; - Definio dos salrios e benefcios (plano sade e vale de refeio); - Resultados diferenciados em administrao e lucro.

Os fatores humano e de planejamento no xito ou fracasso de implementao e operacionalizao de um software de manuteno

Um dos principais objetivos das empresas conseguir eliminar as absurdas lutas entre departamentos, e melhorar a comunicao entre tcnicos e gerentes nas diferentes reas. Sem ter os dados para gerar relatrios impossvel a colaborao e o trabalho integrado(7).
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A maioria das pessoas, especialmente supervisores e gerentes de empresas, crem que a alta tecnologia de informao uma panacia e que s tero possibilidade de desenvolvimento futuro aquelas empresas baseadas em tecnologia mais moderna. Porm, na realidade, as maiores mudanas e desenvolvimento dos processos de gesto no provm de alta tecnologia ou de tecnologia inexistente. Os resultados da administrao profissional da manuteno seja prpria ou terceirizada, neste caso envolvendo tanto os gerentes da contratante e da contratada, fica evidenciado no s nos resultados qualitativos como quantitativos dos servios. Este bom resultado tambm est muito relacionado com o desenvolvimento de uma conscincia de gesto baseada no entendimento e responsabilidade, de conciliar custos com capacitao e aperfeioamento, alm do suporte de um sistema adequado de gesto. Os gestores devem implementar a misso da manuteno em atendimento ao planejamento estratgico da corporao. Nas corporaes onde a manuteno no est diretamente ligada ao negcio, o desenvolvimento de um programa com pessoal prprio no era prioritrio. Nem sempre os gerentes tm uma viso clara do que necessrio ser feito, alguns acreditando que implementar um processo de gesto informatizada de manuteno se trata de um modismo que devem atender para mostrar que a companhia era informatizada em seu processo de gesto de manuteno. Devem ser avaliados os aspectos de integrao operao/manuteno; os recursos humanos e materiais disponveis x necessrios, incluindo espao no servidor para sistemas em rede disponibilidade do gerenciador de banco de dados; o convencimento e comprometimento dos nveis superiores de gerenciamento. Deve sempre ser lembrado que os recursos necessrios a implementao de softwares quando no esto bem dimensionados podem gerar grandes atrasos ou at inviabilizar seus resultados. No caso de servios de terceiros, o sucesso alcanado pelo interesse mtuo da contratante e contratada gera tambm economias para ambas as partes desde que os primeiros contratos sejam feitos para perodos amplos (2 ou 3 anos) para permitir a implementao adequada dos parmetros acima indicados.

Erros no processo decisrio Quem decide normalmente no consulta os que sero usurios.
Em funo das dificuldades acima encontradas e, como normalmente ocorre, falta de consulta aos usurios - particularmente os que realmente aplicam o recurso - as empresas no efetuam adequadamente sua seleo de softwares. comum, aps o processo de aquisio que fique sem resposta a pergunta quem fez a avaliao tcnica desse software e quais os pareceres obtidos? Una regra bsica que se deve ter permanentemente em conta que si se computadoriza um sistema inadequado de administrao manual, o resultado ser um sistema computadorizado inadequado. "(8).

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As tentativas para implementar o software inadequadamente selecionado, mostram que embora a vezes tenham caractersticas adequadas para boa gesto de manuteno, apresentam dificuldades de implementao dentro das caractersticas de manuteno da empresa.

Um caso real e de sucesso: Os objetivos da Diviso de Manuteno do escritrio central de Furnas Centrais Eltricas S.A(1 e 9).
O objetivo proposto e alcanado pela Diviso de Manuteno - DMAN.G, foi implantar um sistema informatizado de Gerenciamento da Manuteno de Equipamentos, otimizando os processos, a coleta de dados e o tratamento das informaes em Rede Corporativa de Computadores, permitindo que suas informaes tcnicas estivessem ao acesso de todos os tcnicos, tais como: 1) Priorizar as atividades objetivando um planejamento contnuo da manuteno, em viso globalizada; 2) Reformular o gerenciamento de manuteno, nas rotinas de trabalho e documentos utilizados; 3) Gerar relatrios gerenciais estratificados em: 3.1) Custos, 3.2) Equipamentos, 3.3) Mo-de-obra; 3.4) Benefcios das Manutenes; 3.5) Controle de custos de mo-de-obra; 3.6) Controle de custos baseado em atividades; 4) Estabelecer padronizao de funcionamento do equipamento; 5) Padronizar as aes de manuteno necessrias para manter os equipamentos nas condies timas de funcionamento; 6) Verificar e medir condies de funcionamento dos equipamentos em bases programadas; 7) Treinar equipes especficas para melhoria da manuteno dos equipamentos; 8) Otimizar a eficincia do funcionamento dos equipamentos; 9) Aumentar a disponibilidade operacional; 10) Elaborar planos de Manuteno Preventiva; 11) Investigar sistematicamente as falhas mais freqentes nos equipamentos; 12) Atingir um ambiente do mais alto nvel de garantia e qualidade tcnica nos equipamentos, elevando a moral do profissional de Manuteno. 13) Reduzir os itens de depsitos e almoxarifados. 14) Oferecer base de dados para o condomnio. CARACTERSTICAS MACRO a serem administradas (dados de 1997): Solicitaes de servios Equipamentos inventariados Empregados da diviso Setores da Diviso Empresas prestadoras de servio Projeto Proposto
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1) Inventrio dos equipamentos; 2) Levantar as necessidades e avaliao de critrios para coleta de dados em funo dos tipos de relatrios desejados; 3) Criar um Grupo de Anlise e Diagnstico (A&D), em que seus integrantes saibam das caractersticas e conhecimentos tcnicos das atividades da Diviso; 4) Obter no mercado ou na prpria companhia um software de planejamento e controle da manuteno; 5) Implantar um sistema com a participao direta de todos os supervisores de servios da Diviso; 6) Cadastrar os equipamentos; 7) Atualizar o arquivo de equipamentos da DMAN.G; 8) Atualizar os arquivos do Mainframe atravs do inventrio/cadastro. Tamanho do Projeto 1) O Grupo A&D criado levantaria as necessidades operacionais; 2) O Grupo A&D selecionaria o sistema que iria tratar das informaes oriundas da Manuteno; 3) Aps a aquisio do software, os integrantes do Grupo A&D participariam de sua implantao em sua rea especfica, customizando-o; 4) O Grupo A&D se reuniria semanalmente por 04 horas; 5) O Grupo A&D determinaria o trmino do projeto baseado na implantao definitiva do sistema. Desenvolvimento do Projeto(9) Foi constinudo o Grupo A&D formado por representantes da Diviso e Setores. Estes com o pr-requisito de conhecer as atividades pertinentes ao seu segmento da Diviso. O Grupo A&D poder ser acrescido do pessoal de apoio de outras rgos de Furnas, como assim o convier e em momento oportuno. Este Grupo foi acrescido de representantes de todos os setores, assim que sua representao for pertinente ao desenvolvimento do Projeto. Foram estabelecidas as seguintes premissas do software a ser selecionado: - Programa automtico de manuteno preventiva. - Consultas de dados estatsticos dos indicadores atravs de grficos e planilhas especficas. - Banco de dados dos equipamentos. - Lista de pendncias. - Lista de ferramentas e materiais. - Relatrio geral. - Permitir testar vrias alternativas de programao, atravs das disponibilidades agregadas as tarefas. - Folha de manuteno preventiva ( folha rosto / procedimentos ). - Clculos programados, concludos atravs dos campos especficos nas folhas de entrada de dados. - Acompanhamento das cargas de trabalho. - Cadastro por funo / remunerao (H.H.) / pessoal. - Descrio do desempenho das equipes e equipamentos
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- Cadastro de fornecedor. - Simbologias ( unidades ). - Uso em rede corporativa e Chaves de acesso bem estruturada. - Disponibilizar a importao / exportao de arquivos, consultas interativas diretas, cpias de segurana e redesenhos de telas. - Monitoramento de desenhos. - Multitarefa ( Cad, Planilhas, Relatrios ao mesmo tempo ). - Biblioteca de procedimentos de manuteno. - Histrico de custos. - Histrico de reparo e disponibilidade de equipamentos. - Gerenciar a Manuteno Preventiva ou Preditiva com alarmes opcionais pr selecionados. Foram estabelecidas os seguintes requisitos para o sistema: - De abrangncia Campo de memria no servidor para banco de dados e trfego. Foi contatado pelo coordenador do DSG.G de informtica, o gerente da Rede Corporativa e foi sinalizado que h espao no servidor para instalao do software. - Recursos Humanos Disponibilidade de pessoal para inventariar, e cadastrar os equipamentos. Foi admitido um funcionrio com conhecimentos em informtica, que quando estagirio participou do projeto para trabalhar junto ao coordenador. Alm disso, foi definido com a empresa, as bases para ministrar o treinamento do software para a DMAN.G. - Materiais Equipamento de informtica dedicado ao projeto. As oficinas, que correspondem a manuteno dos equipamentos, foram equipadas com microcomputadores e impressoras, e na diviso uma base de Autocad. Hoje, apenas uma oficina no est contemplada com microcomputador Seleo do sistema: Foram estabelecidos os seguintes critrios: - Custo x Benefcio. - Ambiente Windows. - Verso em Portugus. - Atualizao ( upgrade ). - Sistema de Implantao. - Suporte Tcnico/manuteno. - Fcil Operacionalizao do software. Sistemas e Softwares Pesquisados: - Mainframe desenvolvido na empresa (SIAM). - Desenvolvimento em Microsoft ACCESS. - Anlise de funcionamento e aplicao de 5 softwares especficos de manuteno Foram feitas as seguintes visitas e consultas: - Trs empresas (duas do setor qumico u uma do setor metalrgico para obter informaes dos sistemas implementados)
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- Usina de Angra I - Consultoria do DDS.G - Pesquisa junto ao C.I. Foram assistidas as seguintes palestras: - Rio Centro ( Palestra da Maravan. S.A.) Rio Oil & Gs Expo ' 96 - Tema: Seleo e Implementao de um Sistema Computadorizado de Gerncia para Operao de uma grande Refinaria. - 3 palestras de fornecedores de softwares de manuteno Resultados Considerando as premissas do projeto, descartando-se eliminaes motivadas por fatores como: no atender as necessidades bsicas das famlias de equipamentos da DMAN.G; no ter consultoria especializada e no ter similaridade com o modus operandi gerencial atual, o Grupo de Anlise e Diagnstico concluiu que h disponibilidade de softwares aplicativos de mercado, de bom nvel tcnico. Assim, 3 dos softwares pesquisados foram os referenciais que atenderamm aos requisitos de nossa manuteno, diferenciando-lhes apenas a tecnologia e o preo, sendo finalmente escolhido o sistema MP2.

Concluso.
A maiores mudanas tecnolgicas dos ltimos anos no ocorreram no setor de informtica ou da biotecnologia, e sim na tecnologia bancria e financeira, onde novos instrumentos financeiros esto aparecendo continuamnete, substituindo os antigos. Os bancos esto se convertendo em negcios relacionados com a informao em lugar de negcios relacionados com o dinheiro(7). Na manuteno isto tambm est ocorrendo de forma bem acentuada onde est cada vez mais preponderando o gerenciamento oramentrio em vez do gerenciamento tcnico. Se a manuteno no tem que dar lucro, tambm no tem que dar prejuzo. A Manuteno Baseada no Risco ou Manuteno Centrada no Negcio ou Manuteno Estratgica j est sendo praticada por empresas de gesto avanada. Na formao gerencial da manuteno tambm se destaca o atendimento ao cliente. O fator qualidade exerce grande influncia nas decises quanto ao tipo de estratgias a serem utilizadas. Por outro lado, a gesto tecnolgica se baseia em trs processos paralelos, diferentes, porm complementares(7). 1) Melhoria continua dos atuais produtos/servios/processos/mtodos (denominado kaizen pelos japoneses) 2) Extenso e desenvolvimento escalonado, tambm denominado evoluo dirigida, que consiste no uso de novos produtos/servios/processos/mtodos para criar outro sempre mais novo (up grade). 3) Inovao sistemtica que consiste na criao de novos produtos e/ou servios e/ou processos e/ou mtodos atravs do aproveitamento das oportunidades derivadas das mudanas econmicas, sociais, demogrficas e tecnolgicas. Os gerentes devem buscar, antes de iniciar o processo de seleo a avaliao de suas necessidades e identificar os pontos mais importantes a serem exigidos das empresas que iro oferecer seus produtos de gesto.
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O software deve atender ao modelo de gesto da corporao e as caractersticas operacionais da manuteno. Este cuidado se d principalmente na rea de servio. Devem ser analisados os recursos humanos, qualitativos e quantitativos necessrios para atender as etapas do processo de implementao. A informatizao da manuteno tem que fazer parte do planejamento estratgico da corporao Tambm deve ser solicitado dos fornecedores que comercializam softwares uma demonstrao de seu produto para avaliao. Alm disso, devem consultar seus clientes na qualidade dos servios prestados no processo de implementao. O sistema deve ser de fcil operao (amigvel) e adequabilidade, alm de oferecer os meios adequados ao processo de gesto em funo do porte da empresa (ou rea) onde vai ser aplicado, bem como dos recursos disponveis. No tem sentido ter um software que oferea todos os recursos de gesto e, em conseqncia seja muito caro, para uma empresa (ou rea) onde no existem recursos humanos ou materiais para utilizar seu potencial. Os supervisores e o pessoal envolvido devem receber treinamento adequado em gerenciamento da manuteno, planejamento, informtica e participar dos eventos de manuteno, feiras e congressos antes do processo de seleo e implementao. fundamental gerar massa crtica para uma perfeita aquisio.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
(1) Planejamento e Controle da Manuteno de Equipamentos (PCME) - 1a Fase Projeto Aristides Antonio Silva Filho; Adriana Maria de Oliveira Geraldo e Victor Guilherme Nascimento dos Santos FURNAS - Centrais Eltricas S.A. - DMAN.G - Jul/98 Administrao Moderna de Manuteno Tavares - Lourival A. Novo Polo Publicaes Ltda 1999 Maintenance as a Corpotate Strategy Andrew P. Ginder AIPE Facilities - January/February 1996 Manuteno de plantas Por que o SAP atrasa o mercado CMMS D. Miklovic Gartner Group Inc. 1997 Documento Nacional - A situao da manuteno no Brasil Revista Manuteno - No 27 - Nov/Dez/90 Documento Nacional - A situao da manuteno no Brasil 14o Congresso Brasileiro de Manuteno - Set/1999 Tecnologa e innovacin Mitos y verdades Jorge Palom Gestin de Planificacin Integral S.A. Aplicacin de Computadores Personales en la administracin del mantencin Juan Rayo C. - Jefe Dep.Mantenimiento General - ARMCO Chile S.A.
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Revista de Mantenimiento - N 2 dic 1990/ene/feb/91 pp 7 a 10 (9) Planejamento e Controle da Manuteno de Equipamentos (PCME) - 2a Fase Desenvolvimento Aristides Antonio Silva Filho; Adriana Maria de Oliveira Geraldo e Victor Guilherme Nascimento dos Santos FURNAS - Centrais Eltricas S.A. - DMAN.G - Jul/98

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