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Liceo Politcnico Capitn de Corbeta I.M.

Pedro Gonzlez Pacheco Quinta Normal

Profesor: Luis Ganz Contreras Mdulo: Verificacin de Existencias ganz.luis.alberto@gmail.com

Gua N 1 La Gestin de Compras


Aprendizajes Esperados: Describir conceptos y funciones relativas al funcionamiento de compras y aprovisionamiento. La Compra: Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones: Deteccin de la necesidad Solicitud y anlisis de alternativas de compra. Negociacin con los proveedores. Colocacin de rdenes de compra (documento que inicia el procedimiento de compras) Seguimiento y activacin de rdenes de compra. Recepcin de efectos comprados. Almacenaje y registro. Entrega de los insumos al sector que los requiri. Estudio permanente del mercado de oferta. Mantenimiento de registros de stock. Control de calidad.

Importancia de la funcin de compras. Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones ms ventajosas posibles, las cuales son: El precio de compra. El plazo de pago. El plazo de entrega del servicio de posventa La calidad. La estabilidad del proveedor.

Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: Asegurar el normal flujo de materiales para las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa. La distribucin y entrega del producto terminado a los clientes.

La eficacia en le gestin de compras se medir en funcin de: El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros. El manejo de stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas. La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento. La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.

Relaciones con otras reas de la empresa. Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio, entre ellos con:

Direccin General: Se fijan polticas generales, procedimientos y anlisis de los cambios del entorno. Produccin: Informacin sobre plazos de entrega, costos de los insumos, calidad disponible. Finanzas: Fijacin de las polticas financieras, requerimientos de fondos y presupuestos.

Recepcin y Almacenes: Administracin en la logstica de movimientos y coordinacin de


necesidades de espacio. Contabilidad: Control de Inventarios, costeo de materiales, valorizaciones y provisiones de las compras.

El departamento de compras: Es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que sta pueda conseguir los objetivos planeados. El Departamento de compras no puede cumplir su funcin de forma aislada. La organizacin debe permitir la coordinacin de las tareas a realizar y la conexin con otros departamentos de la empresa. Para ello se debe tener en cuenta: o o o o Los presupuestos elaborados por el Departamento Financiero. Las necesidades de materia prima y servicios del Departamento de produccin. Los clculos realizados por personal de la gestin de stock y de almacn. Las ventas previstas por el responsable del Departamento Comercial.

Con una buena gestin de compras la empresa obtiene beneficios debido a la reduccin de costos.

El personal de compras:

1. El Jefe de Compras: Es el encargado de la organizacin, coordinacin y control de todas las


actividades relacionadas con la gestin del servicio a su cargo. Sus funciones: o o Fijar los objetivos a conseguir en cada perodo y confeccionar el presupuesto. Organizar las actividades de su Departamento. Recibir las comunicaciones de solicitud de material, buscar fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los proveedores ms adecuados. Transferir la documentacin al Departamento de Administracin. Informar y controlar.

o
o o

2. Los compradores: Son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la
empresa. Su funcin consiste en conseguir una buena operacin, ser eficaces y defender los intereses de la empresa. El Aprovisionamiento y las Compras Aprovisionar: Abastecer o adquirir lo necesario. Comprar: Adquirir un bien La Gestin de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende la planificacin y la gestin de las compras, el almacenaje de los productos, procurando que se realice en las mejores condiciones y al menor costo posible.
Funciones de Gestin de Aprovisionamiento. Objetivos del Aprovisionamiento

Adquirir los materiales necesarios para la elaboracin o comercializacin de los productos. Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mnimos de cada material. Controlar los inventarios y los costos asociados a los mismos.

Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la produccin no carezca de materias primas y dems suministros. Minimizar la inversin en inventarios. Establecer un sistema de informacin eficiente. Cooperar con el Departamento de Compras.

La gestin de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios y buscar proveedores.

Funciones de la Gestin Compras Analizar las tendencias del mercado. Estudiar los envos de los proveedores. Mantener relaciones eficientes con los proveedores. Buscar soluciones para mejorar los costos de la organizacin y actuar en coordinacin con los dems departamentos.

Los Objetivos de Compras Buscar proveedores competitivos. Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan. Conseguir la mejor relacin precio calidad. Conseguir suministros a tiempo. Mantener los inventarios al mnimo. Conseguir materiales estandar. Colaborar con las dems reas de la empresa.

Necesidades de Aprovisionamiento. La necesidad de aprovisionar es una consecuencia de la organizacin del almacn, la produccin y la demanda. Situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacn: 1. Cuando la fabricacin se realiza en cadena y los suministradores se encuentran lejos, para no quedarse desprovistos. 2. Cuando la fabricacin es estacional y la demanda constante. 3. Cuando la fabricacin se realiza en cadena, pero la demanda es irregular o estacional. 4. Cuando los centros de produccin estn muy alejados de los puntos de consumo, para no encarecer los costos. 5. Cuando debemos anticiparnos a los pedidos de los clientes. Razones en contra del almacenaje: 1. Fuertes inversiones en edificios e instalaciones. 2. La mercanca almacenada ocupa espacio y genera costos. 3. La mercanca envejece y sufre obsolescencia.

Productos y Materiales
El producto es un conjunto de materiales que ha sufrido un proceso de elaboracin o fabricacin y que tiene como finalidad una transaccin mercantil de compraventa. Los materiales son los componentes del producto. Los Stocks o existencias son el conjunto de materiales, mercancas, artculos o productos que tiene la empresa almacenados a la espera de su utilizacin o venta posterior. Los bienes que forman las existencias o stocks son: 1. Mercaderas: Mercancas almacenadas hasta el da de la venta. 2. Materias Primas: Materiales para fabricar otros productos, son el componente principal en el proceso de elaboracin de otro artculo. 3. Otros Aprovisionamientos:

a) Elementos y conjuntos incorporables: Se fabrican fuera de la empresa, se adquieren para


incorporarlos en sus productos sin someterlos a transformaciones. Pueden ser sustituidos por otros. b) Combustibles: Son materiales de consumo que no se incluyen en el producto transformado, pero facilitan el proceso. c) Repuestos: Piezas de recambio para equipos y mquinas. d) Materiales diversos: Materiales de consumo que no pertenecen a los conceptos anteriores y tampoco se incorporan al producto. e) Embalajes: Cubiertas o envolturas. Se utilizan para empaquetar varias unidades de un mismo artculo o para proteger el producto durante el almacenaje y transporte. f) Envases: Recipientes destinados a contener, proteger o resguardar el producto. Pueden ser o no recuperables. g) Material de Oficina: Se utiliza en las gestiones administrativas (etiquetas, impresos, etc.). Se incluye cuando su almacenamiento es superior a un ejercicio econmico. 4. Productos en curso: Se trata de productos en proceso de fabricacin o transformacin.

5. Productos Semiterminados: Los productos que han pasado por el proceso de fabricacin, pero que no estn preparados para la venta. 6. Productos terminados: Son aquellos productos que han concluido todo el proceso de fabricacin. 7. Subproductos: Corresponde a los residuos y materiales recuperados.

Circuito y flujo de materiales


El circuito o camino que recorre el producto al trasladarse desde el centro de extraccin o el centro de produccin hasta que llega al consumidor o cliente. Se hace en dos etapas: Una desde el centro de extraccin a la fbrica o almacn (canal de aprovisionamiento), y otro desde la fbrica a los puntos de venta (canal de distribucin). Los flujos reflejan las entradas y salidas que se producen en las distintas secciones o almacenes al realizar las actividades de fabricacin y venta. Al realizar un anlisis de la relacin existente entre la actividad principal de la empresa y el stock, podemos observar que el aprovisionamiento de materiales y otros bienes no tiene la misma importancia en todas las organizaciones. Empresas Industriales Actividad transformadora que cumple 3 funciones bsicas. Empresas Comerciales Aprovisionan y distribuyen Empresas de Servicios Centran sus funciones en satisfacer las necesidades de sus clientes. Los bienes que adquieren son para llevar a cabo la actividad que realizan, no se almacenan. 1. Departamento administrativo. financiero

1. Aprovisionamiento de materias primas y otros materiales. 2. Transformacin de los materiales en productos terminados, aptos para la venta. 3. Distribucin y venta de los productos fabricados.

1. En empresas mayoristas, el aprovisionamiento se realiza directamente desde el fabricante, mientras que en los detallistas el proveedor puede ser fabricante o distribuidor mayorista. 2. En empresas mayoristas, la distribucin se dirige a travs de empresas detallistas, y finalmente de ambas al consumidor final.

Depto.Recursos Humanos. Depto. Comercial. Depto. Tcnico. Direccin General.

Actividad
1. Defina Empresa. 2. Mencione las caractersticas de las empresas extractivas, industriales y de servicios. 3. Nombre tres empresas por cada rubro. 4. Seleccione una empresa de las mencionadas, organcela, mencionando las funciones necesarias para un buen rendimiento empresarial. 5. Mencione los departamentos creados. 6. Que relaciones tiene el departamento de Compras con los dems departamentos de la empresa seleccionada? 7. Cul es la funcin del jefe de compras? 8. Cul es la responsabilidad de los compradores en aquella fbrica? 9. Cmo se aplicaran las funciones y los objetivos de la gestin de aprovisionamiento en su empresa? 10. Cmo se desarrolla la gestin de compras en la empresa en estudio? 11. Cules seran las existencias o stock a considerar en esa empresa? 12. Indique por que es necesario aprovisionar las existencias de esta empresa. 13. Qu bienes conforman las existencias en la empresa? 14. Explique como se realiza el flujo de materiales.