UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y NEGOCIOS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA MODALIDAD A DISTANCIA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A.

TEMA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FBRICA DE ALUMINIO UMCO

AUTORA:

ROSARIO DEL LOURDES VALLADARES ESCOBAR

DIRECTORA:

DRA. PAQUITA SALAZAR

QUITO-ECUADOR 2005 2006

DEDICATORIA

Este trabajo va dedicado a todas aquellas personas que han credo en la educacin a distancia: A la Universidad por abrir las puertas para los estudiantes que necesitamos de esta modalidad. A los maestros que al entender el poco espacio con el que hemos contado para el aprendizaje, supieron impartir sus enseanzas con total apertura. A mis hijos por su apoyo incondicional y su aporte con sus conocimientos. A mi familia que creyeron en la posibilidad que tenemos las personas en seguir adelante con nuestros estudios, sin importar la edad ni las dificultades diarias. A mis amistades que entendieron mi ausencia en las reuniones sociales y que siempre me apoyaron con sus consejos y estuvieron pendientes de mis tareas. Al Gerente General de Fbrica de Aluminio Umco, por su gran apoyo. De esta experiencia debo recalcar que tengo un credo: Creo en mi capacidad, creo en la voluntad, creo en la oportunidad, creo en los buenos maestros, y por sobre todo creo en Dios.

Rosario Valladares Escobar

ii

AGRADECIMIENTO

A la Escuela de Contabilidad y Auditora de la Universidad Tecnolgica Equinoccial, por la oportunidad que me brindaron para continuar mis estudios.

Un especial agradecimiento a todos los maestros que supieron impartir sus conocimientos y experiencias profesionales, pues sin aquello no habra sido posible culminar mi carrera.

Debo agradecer profundamente a mi Directora de Tesis Dra. Paquita Salazar, por su dedicacin, orientacin con sus amplios conocimientos y por su gran apoyo que me ha brindado para la realizacin de esta tesis.

Gracias tambin a la Fbrica de Aluminio Umco, por facilitarme la informacin que he requerido para el desarrollo de este trabajo.

Rosario Valladares Escobar

iii

AUTORA

Yo, Rosario del Lourdes Valladares Escobar, me responsabilizo sobre el contenido integro del presente trabajo, pues lo he realizado aplicando los procesos de investigacin apropiados.

Rosario Valladares Escobar

iv

CERTIFICACIN DEL TUTOR

Como tutora en la elaboracin de la Tesis MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FBRICA DE ALUMINIO UMCO, certifico que la misma fue elaborada por la seora Rosario del Lourdes Valladares Escobar, basada en la investigacin en la Empresa referida, por lo tanto avaliza el conocimiento para su elaboracin, como requisito previo a la obtencin del ttulo de Licenciada en Contabilidad y Auditora, C.P.A.

Quito, 6 de marzo del 2006

Dra. Paquita Salazar

RESUMEN EJECUTIVO

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL Manual de procedimientos para el control de inventarios en la Fbrica De Aluminio Umco AUTORA: ROSARIO DEL LOURDES VALLADARES ESCOBAR TUTORA: DRA. PAQUITA SALAZAR Quito, abril del 2006

RESUMEN

El tema Manual de procedimientos para el control de inventarios en la Fbrica de Aluminio Umco, permiti a travs de la investigacin, determinar su incidencia de manera beneficiosa en el manejo de los inventarios de la Empresa y presentar la propuesta para su utilizacin. La observacin de las actividades referentes al proceso de control de inventarios, la recopilacin de informacin y su anlisis permiti detectar falencias en el proceso del manejo de inventarios en la Empresa, lo cual hizo propicio el desarrollo del manual de procedimientos. Hoy en da la mayora de las empresas deben manejar sus propios manuales para garantizar el buen procedimiento de cada accionar. Los descriptores principales son: manual, procedimiento, control, inventario.

vi

NDICE

CAPTULO I
1.1 1.2 1.3 ANTECEDENTES JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1
1 2 2 3 3 3 4 4

1.4 OBJETIVOS 1.4.1 OBJETIVO GENERAL 1.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 1.5 MARCO REFERENCIAL 1.5.1 MARCO TERICO

CAPTULO II 2 GENERALIDADES DEL TEMA

8 8
8 8 8 9 9 10 10 10 11 11 11 12 12 13 14 15 16 16 22 30 30

2.1 MARCO CONCEPTUAL 2.1.1 EMPRESA 2.1.1.1 CONCEPTO 2.1.2 CONTABILIDAD 2.1.2.1 CONCEPTO: 2.1.2.2. CLASES 2.1.2.3. IMPORTANCIA 2.1.3 SISTEMA CONTABLE 2.1.4 MANUAL CONTABLE 2.1.5 CUENTA 2.1.6 PLAN DE CUENTAS 2.1.7 INVENTARIO 2.1.7.1 CONCEPTO 2.1.7.2 ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS 2.1.7.3 JUSTO A TIEMPO 2.1.7.4 CONTROL INTERNO: 2.2 MARCO LEGAL 2.2.1 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. 2.2.2 LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO 2.2.3 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD 2.2.3.1 NORMA ECUATORIANA DE CONTABILIDAD NEC No. 11

CAPITULO III
3.1 3.2 METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN MTODOS DE INVESTIGACIN

43
43 43

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3.3 3.4

TCNICAS DE INVESTIGACIN FUENTES DE INFORMACIN

44 44 44 44 45 45 45 45

3.5 VARIABLES E INDICADORES 3.5.1 VARIABLES DEPENDIENTES 3.5.2 VARIABLES INDEPENDIENTES 3.6 FORMULACIN DE HIPTESIS 3.6.1 HIPTESIS CENTRAL 3.6.2 HIPTESIS SECUNDARIA

CAPITULO IV
4.1 DIAGNSTICO DE LA EMPRESA 4.1.1 CREACIN 4.1.2 ACTIVIDAD 4.1.3 ESTRUCTURA FSICA 4.1.4 ESTRUCTURA DE PERSONAL 4.1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4.1.6 MISIN 4.1.7 VISIN 4.1.8 OBJETIVOS 4.1.9 POLTICAS 4.1.9.1 DE VENTAS 4.1.9.2 DE COMPRAS 4.1.9.3 DE RECEPCIN DE INVENTARIOS 4.1.9.4 DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS 4.1.10 SISTEMAS CONTABLE Y DE INVENTARIOS 4.1.11 MTODO DE VALORACIN DE INVENTARIO 4.1.12 INDICES SOBRE INVENTARIOS 4.1.13 ANLISIS DEL F O D A

46
46 46 46 47 48 48 50 50 50 50 50 51 52 52 53 53 54 55

CAPTULO V

56

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA FBRICA DE ALUMINIO UMCO 56

5.1 5.2 5.3 OBJETO DEL MANUAL ALCANCE IMPORTANCIA 56 56 56

5.4
5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 5.4.7 5.4.8 5.4.9

FUNCIONES DEL PERSONAL

FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO JEFE DE INVENTARIOS JEFE DE BODEGA ASISTENTE DE INVENTARIOS CONTADOR CAJERA ASISTENTE CONTABLE REA DE CARTERA ASISTENTE CONTABLE REA DE COMPRAS ASISTENTE CONTABLE REA DE INVENTARIOS

57
57 57 58 58 59 59 60 61 62

viii

5.5

PLAN DE CUENTAS CONTABLES PARA EL RUBRO DE INVENTARIOS

63 65 65 66 66 67 68 69 70 71 71 73 73 73 78 78 84 84 91 91 96 96 103 103 109 109 113 113 115 115 119 119 120 120 121 122

5.6 TRANSACCIONES CONTABLES DE INVENTARIOS 5.6.1 COMPRAS 5.6.2 DESADUANIZACIN DE INVENTARIOS 5.6.3 LIQUIDACIN DE IMPORTACIONES 5.6.4 CONSUMOS DE MATERIA PRIMA PARA LA PRODUCCIN 5.6.5 COSTO DE PRODUCCIN 5.6.6 PRODUCCIN TERMINADA 5.6.7 VENTAS 5.6.8 COSTO DE VENTAS 5.6.9 BAJA DE INVENTARIOS 5.7 PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE INVENTARIOS 5.7.1 PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS DE MATERIA PRIMA, MATERIALES Y SUMINISTROS 5.7.2 PROCEDIMIENTO PARA SALIDA DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES 5.7.3 PROCEDIMIENTO PARA SALIDA DE PRODUCTOS TERMINADOS 5.7.4 PROCEDIMIENTO PARA PEDIDOS DE CLIENTES 5.7.5 PROCEDIMIENTO PARA CAMBIOS, REPOSICIONES Y DEVOLUCIONES DE PRODUCTOS 5.7.6 PROCEDIMIENTO PARA DEVOLUCIN DE MATERIA PRIMA DESDE PRODUCCIN EN PROCESO 5.7.7 PROCEDIMIENTO PARA TOMA FSICA DE INVENTARIOS 5.7.8 PROCEDIMIENTO PARA INVENTARIOS ROTATIVOS 5.7.9 PROCEDIMIENTO PARA BAJAS DE PRODUCCIN Y CAMBIO DE PROCESOS 5.8 CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS 5.8.1 AMBIENTE DE CONTROL 5.8.2 VALORACIN DEL RIESGO 5.8.3 ACTIVIDADES DE CONTROL 5.8.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN 5.8.5 MONITOREO

CAPITULO VI
6.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1.1 CONCLUSIONES 6.1.2 RECOMENDACIONES 6.1.3 BIBLIOGRAFA 6.1.4 GLOSARIO

123
123 123 124 125 126

ix

CAPTULO I

1.1

ANTECEDENTES

La administracin y control de inventarios se refiere al manejo adecuado de las existencias de materia prima, materiales, repuestos, productos en proceso y productos terminados en las empresas manufactureras y de las mercancas destinadas a la venta en las empresas comerciales. Desde siempre, las empresas han aplicado procedimientos administrativos conforme a sus requerimientos y necesidades; podemos decir, que antiguamente los controles se los hacan manuales, luego con la llegada de la tecnologa, los controles son adecuados a sistemas computarizados, los mismos que cada vez se simplifican en cuanto a tiempo y se mejoran en oportunidad de informacin para los diferentes usuarios. Actualmente existen infinidad de programas computarizados que permiten el control de los inventarios desde la planeacin basada en un presupuesto, la orden de compra, la compra, el almacenamiento y la distribucin sea interna o externa del bien. La tecnologa junto con la administracin de inventarios permite que la produccin de los bienes sea sistemtica gracias a la provisin oportuna de las materias primas y que los clientes sean atendidos oportunamente conforme a la demanda, creando as un ambiente favorable para la empresa a fin de que sus metas sean cumplidas con los resultados esperados.

1.2

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA

Podemos manifestar con certeza que los bienes ms importantes de las empresas de manufactura y comercio son los inventarios, sin ellos no existira el negocio, por lo tanto es de vital importancia que los mismos sean manejados en forma eficiente aplicando polticas que permitan adquirir y mantener stock de buena calidad, en cantidad suficiente y a bajo precio. Los inventarios constituyen una parte muy importante dentro de la empresa, por lo tanto es fundamental mantener un control adecuado en cuanto al manejo ntegro de todos y cada uno de los movimientos en las diferentes etapas de produccin, los mismos que facilitarn la fabricacin continua y la venta oportuna. Del buen manejo de los inventarios depende una gran parte de los resultados de la empresa, por lo tanto se requiere de informacin clasificada en productos de alta, mediana y lenta rotacin, de su caducidad y obsolescencia, de la variacin de costos, de la oportunidad de entrega por parte de los proveedores, todo esto facilitar a la administracin de las herramientas para la toma de decisiones que mientas ms oportunas sean, mejores sern los resultados.

1.3

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA es una Empresa dedicada a la fabricacin de

La Fbrica de Aluminio Umco, utensilios de cocina desde 1951.

Por su antigedad es claro entender que han pasado varias administraciones, actualmente no cuenta con un gerente administrativo y el personal responsable del rea de inventarios ha cambiado con relativa frecuencia. Existen varios encargados de realizar normas para el manejo de ciertos procedimientos de inventarios, no existe un sitio especfico donde se pueda consultar

el manejo ntegro de inventarios, en ciertas ocasiones el personal realiza sus registros en el sistema, porque as le dijeron que se debe hacer, mas no porque tenga disponible una norma en la cual se pueda guiar. Existen disposiciones para realizar inventarios rotativos, los mismos que no se los efectan con la oportunidad requerida, no se establecen responsabilidades y en pocas ocasiones se informa sobre las diferencias encontradas. Actualmente los registros de inventarios se los realiza con posterioridad a la entrega, lo cual no permite mantener la informacin al da. Falta control en algunas transacciones de inventarios como son los cambios de proceso en la produccin, finiquitar artculos entregados en calidad de prstamo, devoluciones de materia prima, recepcin de devoluciones de productos terminados. Por todas estas situaciones es indispensable elaborar un manual de procedimientos que permita orientar a la administracin sobre todos los procesos que se realizan en el manejo de los inventarios de la Empresa y poner a disposicin del personal para que se cumplan todos y cada uno de los registros e informes que en l se incluyan. 1.4 1.4.1 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL

Disear un Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios aplicable a la Fbrica de Aluminio Umco, que constituya la herramienta para la administracin y control adecuado de los inventarios y proporcione la informacin oportuna sobre las existencias reales, reduciendo al mnimo las diferencias en las tomas fsicas. 1.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 1.4.2.1 Analizar cmo se manejan actualmente los inventarios de materias primas, insumos, productos en proceso y productos terminados y analizar las falencias existentes

1.4.2.2 Determinar cmo afecta al stock de inventarios el manejo inadecuado de la informacin 1.4.2.3 Disear los procedimientos en los que se involucre el manejo completo de los inventarios, considerando la elaboracin de documentos, responsabilidades del personal, almacenamiento, provisin oportuna, controles y ms actividades inherentes. 1.5 1.5.1 MARCO REFERENCIAL MARCO TERICO

Basados en los temas que trata la Administracin y Control de Abastecimientos cuyos conocimientos sirven para la toma de decisiones sobre el manejo de las materias primas para las empresas que se dedican a las actividades productivas, y que generalmente las personas que se encargan de tomar las decisiones sobre la poltica de inventarios, se encuentran con problemas muy frecuentes como la cantidad que debe pedir u ordenar en cada ocasin, cuantas veces y cada que tiempo debe hacerlo, podemos recalcar que a ms del manejo adecuado en los registros de entradas y salidas de inventarios, es necesario contar con buenas polticas en el manejo de los mismos. Cuando las empresas productivas mantienen un sistema de costos confiable y no tienen variaciones significativas en la produccin como en las ventas, ellas pueden programar las materias primas, suministros o productos terminados, de manera ms o menos regular y de esta forma que sean uniformes las cantidades de pedidos, o el tamao de las corridas o lotes de produccin y los niveles de inventarios, slo si stas condiciones se cumplen se pueden aplicar modelos matemticos y estadsticos que nos ayuden a resolver problemas de desabastecimientos.

Las funciones administrativas de una Empresa, son la planeacin, organizacin, ejecucin y control, basados en presupuestos que se desarrollan de acuerdo al movimiento de inventarios como pilar fundamental para las Empresas que fabrican y/o comercializan productos. Las funciones del control de los inventarios se explican en que: Debe determinarse las necesidades en base a un planeamiento previo. La adquisicin debe realizarse en el momento oportuno y en las mejores condiciones para la Empresa; Los artculos recibidos deben ser inspeccionados al momento de su recepcin, tanto en calidad, cantidad, precio (para los comprados) y especificaciones establecidas; El almacenamiento debe ser apropiado, la custodia con las seguridades necesarias y las entregas oportunas, debidamente soportados con documentos; El control fsico de las existencias debe ser realizado en su integridad fsica de deterioro, prdidas y robo; La funcin final es el registro contable con claridad, exactitud y utilizacin de las cuentas correspondientes. Las empresas que se dedican a producir bienes, o a comercializarlos, deben contar con una estructura firme en el control de sus inventarios, clasificarlos en bodegas apropiadas por grupos que, para la empresa comercial de acuerdo al tipo de negocio, pueden ser: Artculos susceptibles de deterioro por manipuleo Artculos susceptibles a daos Artculos de mayor rotacin Artculos de pronta caducidad

Artculos de manejo delicado Artculos de primera calidad Artculos de segunda Artculos defectuosos Artculos en consignacin Para la industria los grandes grupos comprenden Materias Primas Suministros y Materiales Productos en proceso Productos terminados

Dentro de esta clasificacin los productos pueden tener subdivisiones por tipo y de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

La administracin de inventarios debe basarse en las necesidades de las empresas, tomando como asunto primordial el manejo adecuado de los bienes adquiridos o que estn a cargo del bodeguero, suministrados interna y externamente (ventas) conforme a los lineamientos presupuestados por la Gerencia.

Un buen manejo de inventarios tanto en calidad y oportunidad facilita el cumplimiento de las metas, no se puede esperar que el departamento de adquisiciones tome decisiones tardas en la compra de materiales o que los suministros solicitados no lleguen en el tiempo y caractersticas planeadas.

No se debe permitir que los presupuestos en unidades de inventarios sean estticos, porque diariamente ocurren las ventas y stas nos permiten ajustar peridicamente el presupuesto y adquirir los bienes conforme a las necesidades de la Empresa.

La calificacin de Proveedores es muy importante en la provisin de bienes para la Empresa, los proveedores que cumplen con las exigencias de oportunidad, calidad y precio son quienes deben calificarse en cada Empresa, esto facilita la adquisicin a tiempo de los bienes.

Para toda empresa es necesario que se elabore un manual de procedimientos de Inventarios, esto facilita que se pueda monitorear los procesos, tambin es de gran ayuda para cuando haya cambios en el personal. De contar con personal nuevo se le debe dar una buena induccin debidamente sustentada en el manual y los conocimientos prcticos.

CAPTULO II

2 2.1

GENERALIDADES DEL TEMA MARCO CONCEPTUAL EMPRESA CONCEPTO

2.1.1 2.1.1.1

Unidad econmica de produccin y decisin que, mediante la organizacin y coordinacin de una serie de factores (capital y trabajo), persigue obtener un beneficio produciendo y comercializando productos o prestando servicios en el mercado. 1 2.1.1.2 TIPOS DE EMPRESAS Por su naturaleza las empresas se clasifican en: Industriales: Se dedican a la transformacin de materias primas en nuevos productos y su posterior comercializacin Comerciales: Se dedican a la compra y venta de productos. De Servicios: Se dedican a la generacin y venta de productos intangibles. Por el sector al que pertenecen las empresas se clasifican en: Pblicas: Su capital pertenece al Estado. Privadas: Su capital pertenece al sector privado Mixtas: Su capital pertenece en parte al sector pblico y en parte al sector privado.

Diccionario de Economa y Negocios Arthur Andersen Madrid 1999

Por la integracin del capital las empresas son: Individuales: se trata de empresas que pertenecen a un solo dueo. Sociales: son las compaas conformadas por dos o ms personas naturales o jurdicas, que unen sus capitales o industrias, para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades, el contrato se rige por las disposiciones de la Ley de Compaas, por las del Cdigo de Comercio, por los convenios de las partes y por las disposiciones del Cdigo Civil. Hay cinco especies de compaas de comercio, a saber: La compaa en nombre colectivo; La compaa en comandita simple y dividida por acciones; La compaa de responsabilidad limitada; La compaa annima; y, La compaa de economa mixta. Estas cinco especies de compaas constituyen personas jurdicas. La Ley de compaas reconoce, adems, la compaa accidental o cuentas en participacin. 2.1.2 CONTABILIDAD

2.1.2.1 CONCEPTO: Rama de la ciencia empresarial que estudia la manera de producir informacin en trminos cuantitativos acerca de los resultados, costos y estructura financiera, es decir, acerca de la realidad econmica pasada y presente de las unidades en que se organiza la realidad econmica y financiera de las empresas, organismos pblicos, nacin, etc. 2

Diccionario de Economa y Negocios Arthur Andersen Madrid 1999

2.1.2.2. CLASES: Contabilidad general Contabilidad bancaria Contabilidad de costos Contabilidad financiera Contabilidad gubernamental 2.1.2.3. IMPORTANCIA: Actualmente casi todo el mundo practica contabilidad de una u otra manera como punto de apoyo en su quehacer cotidiano; vivimos en una era contable. Una persona debe contabilizar su ingreso y tener un archivo para su declaracin de impuestos. El propsito fundamental de la contabilidad es suministrar informacin valiosa para la toma de decisiones econmico-financieras. La oportunidad en generar informacin contable para los administradores tiene tanta importancia como la forma adecuada de presentar la misma. No se pueden excluir en los informes financieros los aspectos que requieran de notas aclaratorias, las mismas que ayudarn a la toma de decisiones. 2.1.3 SISTEMA CONTABLE

Est constituido por el conjunto de principios, mtodos, procedimientos y normas por los cuales se acumula, clasifica y registra la informacin contable, la cual est soportada en los libros diario y mayor y, en su caso, por otros listados auxiliares. Se resume en un momento determinado en el Balance de Situacin Financiera, el Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo y de Cambios en el Patrimonio

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2.1.4

MANUAL CONTABLE

Es el documento en el que se establecen y explican las polticas, prcticas y normas contables que sigue una empresa para llevar y ejecutar el ciclo contable. El manual debe contener claramente cada uno de los procesos que respaldan los movimientos determinados en todos de los comprobantes que se generan en la Empresa. 2.1.5 CUENTA

La cuenta contable es la representacin contable que refleja la situacin de cada uno de los elementos patrimoniales de una empresa. Consta de dos partes: debe y haber; generalmente se denomina cuenta deudora a aquellas que usualmente su saldo es deudor y la constituyen las cuentas de gastos y de activo, excepto las cuentas de valoracin (depreciaciones acumuladas y amortizaciones) y, cuenta acreedora aquella que por su naturaleza su saldo es acreedor como son las cuentas de ingresos, pasivos y patrimoniales. 2.1.6 PLAN DE CUENTAS

Un plan de cuentas representa el conjunto de epgrafes contables que se relacionan entre s y bajo las cuales se registran las transacciones de la sociedad. Su estructura depende del tipo de empresa, sea sta comercial, industrial, de servicios; generalmente el plan de cuentas se cie a cada necesidad, y para el caso de ciertas instituciones como las bancarias estn predefinidas por los organismos de control. El plan de cuentas debe mantener un orden conforme a la liquidez de cada cuenta, organizado por cuentas de Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos. ACTIVOS: Son todos los valores, bienes y derechos de propiedad de la empresa y que se espera beneficien las operaciones futuras.

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PASIVOS: Son todas las obligaciones o deudas de la empresa con terceras personas o los derechos de terceras personas sobre la propiedad o activo de la empresa. PATRIMONIO: es el derecho del Propietario o propietarios sobre el activo de la empresa. INGRESOS: Es lo que toda actividad econmica persigue, procuran el

enriquecimiento y desarrollo de la empresa, incrementan el patrimonio y permiten que se cumpla uno de los objetivos de la inversin privada que es el de obtener utilidades. Reflejan el valor de los bienes vendidos y los servicios prestados durante un perodo determinado. GASTOS: Constituyen los desembolsos necesarios que se realizan para cumplir con los objetivos de la empresa. Son el costo de los bienes y servicios consumidos en el proceso de generar el ingreso. 2.1.7 2.1.7.1 INVENTARIO CONCEPTO

Partida de balance (Activo Corriente) donde se contabiliza el nivel de existencias que la empresa tiene en bodegas y almacn como: materias primas, suministros, productos terminados, productos en proceso, mercaderas en consignacin, etc.; tambin se incluyen los inventarios en trnsito que estn constituidos por los inventarios que estn por llegar a las bodegas de la empresa que tramita la compra. En los negocios que fabrican y comercializan productos, los inventarios constituyen uno de los activos ms importantes de la compaa. La venta de inventarios es la fuente de ingresos principal, por tanto es necesario establecer un adecuado control contable.

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En la empresa industrial los suministros y materias primas son los inventarios que sern transformados en el proceso de fabricacin para convertirse en un nuevo producto que es el artculo terminado. Los materiales se dividen en dos grandes grupos materiales directos y materiales indirectos. Los artculos en proceso de elaboracin productos en proceso, son aquellos que se encuentran en transformacin en los diferentes departamentos de la fbrica. Las materias primas ingresadas a la fbrica, han recibido valores agregados provenientes de la mano de obra, utilizacin de maquinaria y otros gastos de fabricacin, que le dan nueva forma al producto, hasta convertirlo en producto terminado. En la prctica contable de las empresas, el inventario fsico consiste en el recuento fsico in situ de las existencias que se encuentran en el almacn (bodega), para concluir con el control de inventarios que consiste en comprobar que el inventario registrado en los libros contables se corresponde con el inventario fsico. 2.1.7.2 ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

Entre las razones ms importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan: Capacidad de prediccin: el inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa. Fluctuaciones en la demanda: una reserva de inventario a la mano supone proteccin. Inestabilidad del suministro: el inventario protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un artculo y es difcil asegurar una provisin constante.

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Proteccin de precios: La compra acertada de inventario en los momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflacin de costos. Descuentos por cantidad: con frecuencia se ofrecen descuentos cuando se compra en cantidades grandes en lugar de pequeas. Menores costos de pedido: Con el fin de controlar los costos de pedido y asegurar precios favorables, muchas organizaciones expiden rdenes de compra globales acopladas con fechas peridicas de salida y recepcin de las unidades de existencias pedidas. 3 Para el almacenamiento de los inventarios es conveniente ubicarlos de acuerdo al sistema A B C, en donde A representa los artculos de mayor movimiento, la B los siguientes ms activos y C los de lento movimiento. La administracin de inventarios requiere que el abastecimiento sea oportuno y, por lo general se aplican sistemas como de reorden y justo a tiempo, a fin de evitar que el inventario caiga por debajo de un cierto nivel de seguridad

2.1.7.3

JUSTO A TIEMPO planificada de todo

Es una filosofa de manufactura basada en la eliminacin

desperdicio y en el mejoramiento continuo de la productividad. Abarca la ejecucin exitosa de todas las actividades manufactureras necesarias para generar un producto final, desde la ingeniera de diseo hasta la entrega, con inclusin de todas las etapas de conversin, desde las materias primas en adelante. Los elementos primarios comprenden: tener la disposicin slo el inventario necesario en el momento en que se le necesita; mejorar la calidad hasta el punto de cero defectuosos, reducir el plazo

Fundamentos de Administracin de Inventarios Max Muller Editorial Norma

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de entrega disminuyendo los tiempos de preparacin y ajuste, la longitud de las listas de espera y el tamao de los lotes, revisar por incrementos las operaciones mismas; y cumplir con todo lo anterior con el mnimo de costo. Son muchos los beneficios del sistema justo a tiempo, entre ellos: Reduccin de agotamiento de existencias Reduccin de los niveles de inventario Reduccin de la necesidad de equipo para el manejo de materiales Reduccin de los tiempos entre entrega y produccin Mejoramiento significativo de la calidad Inclusin de los empleados en el mejoramiento continuo de la calidad. El sistema justo a tiempo es una filosofa de gestin, antes que una tcnica. 4 2.1.7.4 CONTROL INTERNO: En el mbito empresarial, el control interno se refiere al proceso de observacin y medida, consiste en la comparacin regular de las magnitudes previstas, con los resultados o realizaciones efectivas, esto permite, mediante el anlisis de las diferencias, tomar decisiones que consigan alcanzar los objetivos planificados. El control interno de un negocio es su sistema de organizacin, los procedimientos que tiene implantados y el personal con que cuenta, estructurados en un todo para lograr tres objetivos fundamentales: a) obtener informacin financiera veraz, confiable y oportuna, b) proteccin de los activos de la empresa y c) promover la eficiencia en la operacin del negocio 5 El control interno debe garantizar la obtencin de informacin financiera correcta y segura, ya que la informacin es un elemento fundamental en la marcha del negocio
4 5

Fundamentos de Administracin de Inventarios Max Muller Grupo Editorial Norma 2005 I.M.C.P., Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora, antiguo Boletn E-02

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pues con base en ella se toman decisiones y formulan los programas de accin futuros en las actividades del mismo. Debe igualmente garantizar la proteccin de los activos del negocio porque son stos los que permiten desarrollar la actividad principal para que fuera creado, las sustracciones, destrucciones y defectos de tales activos repercuten negativamente en el cumplimiento de su fin. Por ltimo, el control interno debe promover la eficiencia de operacin complementando las labores de los individuos sin duplicarlas y haciendo expeditos los trmites y el servicio. 6

2.2 2.2.1

MARCO LEGAL PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.

Son las reglas fundamentales para los informes financieros. Estos principios suministran el marco general determinando qu informacin deber ser incluida en los estados financieros y cmo se debe presentar esta informacin. La expresin principios de contabilidad generalmente aceptados abarca tanto los objetivos bsicos de los informes financieros como numerosos conceptos amplios y reglas detalladas. Los principios de contabilidad vigentes en el Ecuador estn divididos en tres grupos. PRINCIPIOS BASICOS Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la accin de la profesin contable. Ente contable

Elementos de Auditora V Edicin: Vctor Manuel Mendvil

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Equidad Medicin de Recursos Perodo de tiempo Esencia sobre la forma Continuidad del ente contable Medicin en trminos monetarios Estimaciones Acumulacin Precio de Intercambio Juicio o criterio Uniformidad Clasificacin y Contabilizacin Significatividad PRINCIPIOS ESENCIALES Tienen relacin con la contabilidad financiera en general y proporcionan las bases para la formulacin de otros principios. Determinacin de los resultados Ingresos y realizacin Registro inicial Registro inicial de Activos y Pasivos Realizacin Reconocimiento de costos y gastos Asociacin de causa y efecto Distribucin sistmica y racional Reconocimiento inmediato

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Aplicacin de los principios de reconocimiento de costos y gastos Efectos de los principios de registro inicial realizacin y reconocimiento de costos y gastos Unidad de medida Conservatismo nfasis en los resultados PRINCIPIOS GENERALES DE OPERACIN Los principios generales de operacin guan la seleccin y medicin de los acontecimientos en la contabilidad, as como tambin la presentacin de la informacin a travs de los estados financieros. Principios de Seleccin y Medida Principios que resumen los efectos de seleccin sobre los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de resultados. Principios para la presentacin de estados financieros Algunos principios fundamentales con relacin a inventarios: PRINCIPIOS ESENCIALES Reconocimiento de costos y gastos: Los costos y gastos constituyen disminuciones brutas en activos o brutos en pasivos, reconocidos y medidos de acuerdo a principios de contabilidad, que resultan de las actividades de un ente contable y pueden cambiar el patrimonio de sus propietarios. Los tipos ms importantes de costos y gastos son: Costos de activos usados para producir ingresos, por ejemplo, costos de artculos vendidos. Gastos de ventas, administrativos y financieros.

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Gastos de transferencias no recprocas y casos fortuitos, por ejemplo: impuestos, incendios y robos. Costos de los activos diferentes a los del giro normal del negocio por ejemplo, maquinaria y equipo o inversiones en otras compaas vendidos o dispuestos de otra forma. Costos incurridos en investigaciones infructuosas y bajas en el mercado de los inventarios mantenidos para la venta. Los costos y gastos no incluyen cancelaciones de prstamos, desembolsos para adquirir activos, distribuciones a los propietarios del ente contable, incluyendo compra de acciones para tesorera. Los gastos estn relacionados con ingresos del perodo ya sea directa o indirectamente, mediante la asociacin con el perodo al cual el ingreso es asignado. Los costos y gastos que se asocian con ingresos futuros o que de otra manera se asocian con futuros perodos contables se difieren como activos. Los costos y gastos de un perodo contable estn constituidos por: Costos y gastos asociados directamente con los ingresos del perodo, como en el caso del costo de mercaderas vendidas. Costos y gastos asociados indirectamente con los ingresos del perodo, como en el caso de sueldos administrativos. Costos y gastos que prcticamente no pueden asociarse con algn otro periodo, an cuando no se identifiquen con la produccin de ingresos por el periodo corriente, como en el caso de prdidas por hechos fortuitos y de costos y gastos que no garanticen beneficios futuros. Efectos de los principios de registro inicial realizacin y reconocimiento de costos y gastos:

19

El efecto principal de estos principios, es que la medicin de activos pasivos y cuentas de resultados de un ente contable, se basa primordialmente en sus intercambios. Los recursos y obligaciones que resultan de contratos suscritos no son generalmente registrados como activos y pasivos hasta que una de las partes, por lo menos parcialmente, cumpla con su compromiso. Adems no todos los cambios en el precio de los activos son reconocidos. Los aumentos en activos y los ingresos relativos, no son usualmente registrados si resultan de acontecimientos totalmente internos de la empresa. Por ejemplo, los ingresos que son ganados durante el proceso de produccin son generalmente registrados cuando son intercambiados los artculos producidos y los servicios prestados. Tambin los aumentos o disminuciones en activos y los ingresos o gastos relativos que resultan de acontecimientos en los cuales la empresa no participa directamente, no son usualmente registrados, excepto por la aplicacin de la regla de costo o mercado en los inventarios. As, la mayor parte de los cambios en precio de los recursos productivos, no son reconocidos hasta que empresa efecte transacciones con los mismos. Bajo los principios de registro inicial, realizacin y reconocimiento de costos y gastos, los activos son llevados en los registros contables y presentados en los estados financieros, al costo de adquisicin o por la porcin no espirada o no amortizada de los mismos. Cuando los activos son vendidos, la diferencia entre el ingreso realizado y la porcin no amortizada del costo de adquisicin se reconoce como aumento disminucin en los activos netos de la empresa.

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Los principios de registro inicial y realizacin constituyen la base para el principio de costo, llamado tambin costo de adquisicin o costo histrico. El costo puede ser definido de varias maneras, por ejemplo como la cantidad de dinero que sea necesaria actualmente para adquirir activos, costo de reposicin; o como el rendimiento resultante de otros usos eventuales de activos tales como la venta de los mismos, costo de oportunidad. Sin embargo el costo al cual se registran los activos y determinan los gastos en la contabilidad financiera, significa el costo histrico o costo de adquisicin, debido a las conveniencias de registrar inicialmente los activos al costo de adquisicin y de ignorar los aumentos en los activos hasta que sean intercambiados. El trmino costo se usa comnmente en la contabilidad financiera para referirse a la cantidad a la cual los activos son inicialmente registrados.

nfasis en los resultados:

En los ltimos aos, los hombres de negocios, usuarios de estados financieros y contadores han insistido continuamente en la importancia de la utilidad neta y esa tendencia ha afectado el nfasis de la contabilidad financiera. En consecuencia, es necesario insistir en una apropiada determinacin del resultado neto a pesar de que se pueda producir alguna deficiencia en el balance general como efecto de la aplicacin de un mtodo contable generalmente aceptado. Por ejemplo, el mtodo de ltimas entradas, primeras salidas, UEPS, para valuar el inventario, puede resultar en el transcurso del tiempo, en la presentacin de una cifra de inventarios en el balance de situacin o balance general, cada vez ms alejado de los precios corrientes. Sin embargo, se sostiene que, en la determinacin de la utilidad neta el mtodo UEPS

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produce como resultado un costo de la mercadera vendida que ms se acerca a los precios corrientes.

Se cree que este resultado compensa el efecto producido por este mtodo al presentar las partidas de inventario, en el balance general, a precios sustancialmente diferentes de los corrientes

2.2.2

LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Art. 4.- Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el pas, que obtengan ingresos gravados de conformidad con las disposiciones de esta Ley. Los sujetos pasivos obligados a llevar contabilidad, pagarn el impuesto a la renta en base de los resultados que arroje la misma. Art. 10.- Deducciones.- En general, para determinar la base imponible sujeta a este impuesto se deducirn los gastos que se efecten para obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que no estn exentos. En particular se aplicarn las siguientes deducciones: 1.- Los costos y gastos imputables al ingreso; 2.- Los intereses de deudas contradas con motivo del giro del negocio, as como los gastos efectuados en la constitucin, renovacin o cancelacin de las mismas. No sern deducibles los intereses en la parte que exceda de las tasas autorizadas por el Directorio del Banco Central del Ecuador, as como tampoco los intereses y costos financieros de los crditos externos no registrados en el Banco Central del Ecuador.

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5.- Las prdidas comprobadas por caso fortuito, fuerza mayor o por delitos que afecten econmicamente a los bienes de la respectiva actividad generadora del ingreso, en la parte que no fuere cubierta por indemnizacin o seguro y que no se haya registrado en los inventarios; Art. 13.- Pagos al exterior.- Son deducibles los gastos efectuados en el exterior que sean necesarios y se destinen a la obtencin de rentas, siempre y cuando se haya efectuado la retencin en la fuente, si lo pagado constituye para el beneficiario un ingreso gravable en el Ecuador. Sern deducibles, y no estarn sujetos al impuesto a la renta en el Ecuador ni se someten a retencin en la fuente, los siguientes pagos al exterior: 1.- Los pagos por concepto de importaciones; Art. 14.- Pagos a compaas verificadoras.- Los pagos que los importadores realicen a las sociedades que tengan suscritos con el Estado contratos de inspeccin, verificacin, aforo, control y certificacin de importaciones, sea que efecten este tipo de actividades en el lugar de origen o procedencia de las mercaderas o en el de destino, requerirn necesariamente de facturas emitidas en el Ecuador por dichas sucursales. Estas sociedades, para determinar las utilidades sometidas a impuesto a la renta en el Ecuador, registrarn como ingresos gravados, a ms de los que correspondan a sus actividades realizadas en el Ecuador, los que obtengan por los servicios que presten en el exterior a favor de importadores domiciliados en el Ecuador, pudiendo deducir los gastos incurridos fuera del pas con motivo de la obtencin de estos ingresos, previa certificacin documentada de empresas auditoras externas que tengan representacin en el pas.

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Art. 16.- Base imponible.- En general, la base imponible est constituida por la totalidad de los ingresos ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto, menos las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales ingresos. Art. 19.- Obligacin de llevar contabilidad.- Estn obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. Tambin lo estarn las personas naturales que realicen actividades empresariales en el Ecuador y que operen con un capital propio que al 1 de enero de cada ejercicio impositivo, supere los veinte y cuatro mil dlares (24.000 USD) o cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio inmediato anterior sean superiores a los cuarenta mil dlares (40.000 USD) incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrcolas, pecuarias, forestales o similares. Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen

con un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior, as como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y dems trabajadores autnomos debern llevar una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible.

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Art. 52.- Objeto del impuesto.- Establcese el impuesto al valor agregado (IVA), que grava al valor de la transferencia de dominio o a la importacin de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercializacin, y al valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prev esta Ley. Art. 53.- Concepto de transferencia.- Para efectos de este impuesto, se considera transferencia:

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1. Todo acto o contrato realizado por personas naturales o sociedades que tenga por objeto transferir el dominio de bienes muebles de naturaleza corporal, aun cuando la transferencia se efecte a ttulo gratuito, independientemente de su

designacin o de las condiciones que pacten las partes; 2. La venta de bienes muebles de naturaleza corporal que hayan sido recibidos en consignacin y el arrendamiento de stos con opcin de compraventa, incluido el arrendamiento mercantil, bajo todas sus modalidades; y, 3. El uso o consumo personal, por parte del sujeto pasivo del impuesto, de los bienes muebles de naturaleza corporal que sean objeto de su produccin o venta. Art. 54.- Transferencias que no son objeto del impuesto.- No se causar el IVA en los siguientes casos: 1. Aportes en especie a sociedades; 2. Adjudicaciones por herencia o por liquidacin de sociedades, inclusive de la sociedad conyugal; 3. Ventas de negocios en las que se transfiera el activo y el pasivo; 4. Fusiones, escisiones y transformaciones de sociedades; 5. Donaciones a entidades del sector pblico y a instituciones y asociaciones de carcter privado de beneficencia, cultura, educacin, investigacin, salud o deportivas, legalmente constituidas; y, 6. Cesin de acciones, participaciones sociales y dems ttulos valores. Art. 58.- Base imponible general.- La base imponible del IVA es el valor total de los bienes muebles de naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se presten, calculado a base de sus precios de venta o de prestacin del servicio, que incluyen impuestos, tasas por servicios y dems gastos legalmente imputables al precio.

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Del precio as establecido slo podrn deducirse los valores correspondientes a: 1. Los descuentos y bonificaciones normales concedidos a los compradores segn los usos o costumbres mercantiles y que consten en la correspondiente factura; 2. El valor de los bienes y envases devueltos por el comprador; y, 3. Los intereses y las primas de seguros en las ventas a plazos. Art. 59.- Base imponible en los bienes importados.- La base imponible, en las importaciones, es el resultado de sumar al valor CIF los impuestos, aranceles, tasas, derechos, recargos y otros gastos que figuren en la declaracin de importacin y en los dems documentos pertinentes. Art. 60.- Base imponible en casos especiales.- En los casos de permuta, de retiro de bienes para uso o consumo personal y de donaciones, la base imponible ser el valor de los bienes, el cual se determinar en relacin a los precios de mercado y de acuerdo con las normas que seale el reglamento de la presente Ley. Art. 61.- Hecho generador.- El IVA se causa en el momento en que se realiza el acto o se suscribe el contrato que tenga por objeto transferir el dominio de los bienes o la prestacin de los servicios, hecho por el cual se debe emitir obligatoriamente la respectiva factura, nota o boleta de venta. En el caso de los contratos en que se realice la transferencia de bienes o la prestacin de servicios por etapas, avance de obras o trabajos y en general aquellos que adopten la forma de tracto sucesivo, el impuesto al valor agregado -IVA- se causar al cumplirse las condiciones para cada perodo, fase o etapa, momento en el cual debe emitirse el correspondiente comprobante de venta. En el caso de introduccin de mercaderas al territorio nacional, el impuesto se causa en el momento de su despacho por la aduana.

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Art. 63.- Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del IVA: a) En calidad de agentes de percepcin: 1. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efecten transferencias de bienes gravados con una tarifa; 2. Quienes realicen importaciones gravadas con una tarifa, ya sea por cuenta propia o ajena; y, 3. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente presten servicios gravados con una tarifa. b) En calidad de agentes de retencin: 1. Las entidades y organismos del sector pblico; las empresas pblicas y las privadas consideradas como contribuyentes especiales por el Servicio de Rentas Internas; por el IVA que deben pagar por sus adquisiciones a sus proveedores de bienes y servicios cuya transferencia o prestacin se encuentra gravada, de conformidad con lo que establezca el reglamento; 2. Las empresas emisoras de tarjetas de crdito por los pagos que efecten por concepto del IVA a sus establecimientos afiliados, en las mismas condiciones en que se realizan las retenciones en la fuente a proveedores; y, 3. Las empresas de seguros y reaseguros por los pagos que realicen por compras y servicios gravados con IVA, en las mismas condiciones sealadas en el numeral anterior. Los agentes de retencin del impuesto al valor agregado (IVA), retendrn el IVA en una proporcin del 30% del impuesto causado cuando se origine en la transferencia de bienes muebles de naturaleza corporal y del 70% del impuesto cuando se origine en la prestacin de servicios gravados. Los citados agentes declararn y pagarn el impuesto retenido mensualmente y entregarn a los establecimientos afiliados el

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correspondiente comprobante de retencin del impuesto al valor agregado (IVA), el que le servir como crdito tributario en las declaraciones del mes que corresponda. Los establecimientos que transfieran bienes muebles corporales y presten servicios cuyos pagos se realicen con tarjetas de crdito, estn obligados a desagregar el IVA en los comprobantes de venta o documentos equivalentes que entreguen al cliente, caso contrario las casas emisoras de tarjetas de crdito no tramitarn los comprobantes y sern devueltos al establecimiento. El incumplimiento de estas disposiciones ser considerado como defraudacin y ser sancionado de acuerdo a lo que dispone el Cdigo Tributario. Art. 64.- Facturacin del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA tienen la obligacin de emitir y entregar al adquirente del bien o al beneficiario del servicio facturas, boletas o notas de venta, segn el caso, por las operaciones que efecte, en conformidad con el reglamento. Esta obligacin regir aun cuando la venta o prestacin de servicios no se encuentren gravados o tengan tarifa cero. En las facturas, notas o boletas de venta deber hacerse constar por separado el valor de las mercaderas transferidas o el precio de los servicios prestados y la tarifa del impuesto; y el IVA cobrado. El no otorgamiento de facturas, boletas, notas o comprobantes de venta constituir un caso especial de defraudacin que ser sancionado de conformidad con el Cdigo Tributario. Art. 65.- Tarifa.- La tarifa del impuesto al valor agregado es del 12%. Art. 66.- Crdito tributario.- El uso del crdito tributario se sujetar a las siguientes normas: 1.- Los sujetos pasivos del impuesto al valor agregado IVA, que se dediquen a: la produccin o comercializacin de bienes para el mercado interno gravados con tarifa

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doce por ciento (12%), a la prestacin de servicios gravados con tarifa doce por ciento (12%), o a la exportacin de bienes y servicios, tendrn derecho al crdito tributario por la totalidad del IVA, pagado en las adquisiciones locales o importaciones de los bienes que pasen a formar parte de su activo fijo; o de los bienes, de las materias primas o insumos y de los servicios necesarios para la produccin y comercializacin de dichos bienes y servicios; Art. 67.- Declaracin del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA presentarn mensualmente una declaracin por las operaciones gravadas con el impuesto, realizadas dentro del mes calendario inmediato anterior, en la forma y plazos que se establezcan en el reglamento. Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o presten servicios gravados con tarifa cero o no gravados, presentarn de dichas transferencias. Art. 68.- Liquidacin del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA obligados a presentar declaracin efectuarn la correspondiente liquidacin del impuesto sobre el valor total de las operaciones gravadas. Del impuesto liquidado se deducir el valor del crdito tributario de que trata el artculo 66 de esta Ley. Art. 69.- Pago del impuesto.- La diferencia resultante, luego de la deduccin indicada en el artculo anterior, constituye el valor que debe ser pagado en los mismos plazos previstos para la presentacin de la declaracin. Si la declaracin arrojare saldo a favor del sujeto pasivo, dicho saldo ser considerado crdito tributario, que se har efectivo en la declaracin del mes siguiente. Art. 70.- Declaracin, liquidacin y pago del IVA para mercaderas importadas.- En el caso de importaciones, la liquidacin del IVA se efectuar en la una declaracin semestral

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declaracin de importacin y su pago se realizar previo al despacho de los bienes por parte de la oficina de aduanas correspondiente. REGLAMENTO PARA LA APLICACIN DE LA LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO Art. 139.- Donaciones y autoconsumo.- El traspaso a ttulo gratuito y el consumo personal por parte del sujeto pasivo del impuesto de bienes que son objeto de su comercio habitual, deben estar respaldados por la emisin por parte de ste de los respectivos comprobantes de venta en los que deben constar sus precios ordinarios de ventas de los bienes donados o auto consumidos, los mismos que sern la base gravable del IVA, salvo las donaciones que no son objeto del impuesto de acuerdo con el artculo 53 numeral 5) de la Ley de Rgimen Tributario Interno. 2.2.3 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad tienen el propsito de armonizar los Principios de Contabilidad con normas, procedimientos y principios contables universales para el correcto registro de operaciones, preparacin y presentacin de estados financieros de las compaas sujetas a control y vigilancia de la Superintendencia de Compaas, Superintendencia de Bancos y Servicio de Rentas Internas. 2.2.3.1 NORMA ECUATORIANA DE CONTABILIDAD NEC No. 11 INVENTARIOS Esta Norma, ha sido desarrollada con referencia a la Norma Internacional de Contabilidad NIC 2, revisada en 1993.

30

Objetivo Prescribir o sealar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histrico. Un tema primordial en la contabilidad e inventarios es la cantidad de costo que ha de ser reconocida como un activo y mantenida en los registros hasta que los ingresos relacionados sean reconocidos. Esta Norma proporciona guas prcticas sobre la determinacin del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluyendo cualquier disminucin a su valor neto de realizacin. Tambin brinda lineamientos sobre las frmulas de costeo que se usan para asignar costos a inventarios. Alcance 1. Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en los estados

financieros preparados en el contexto del sistema de costo histrico en la contabilidad de inventarios que no sean: (a) el trabajo en proceso que se origina bajo los contratos de construccin

incluyendo contratos de servicios directamente relacionados (los que sern tratados en una Norma especfica sobre contratos de construccin); (b) (c) instrumentos financieros inventarios de productores de ganado, de productos forestales y de agricultura

y depsitos de mineral en la medida que son cuantificados a su valor neto de realizacin de acuerdo con prcticas bien establecidas en ciertas industrias.

2.

Los inventarios a que se refiere el prrafo 1 (c) son cuantificados a su valor Esto ocurre, por ejemplo,

neto de realizacin en ciertas etapas de produccin.

cuando las cosechas en la agricultura ya han sido levantadas o los depsitos de mineral han sido extrados y la venta esta asegurada bajo un contrato a futuro o una

31

garanta del gobierno, o cuando existe un mercado homogneo y hay un riesgo insignificante de dejar de vender. Estos inventarios se excluyen del alcance de esta Norma. Definiciones 3. Los siguientes trminos se usan en esta Norma con el significado que se

indica en cada caso: Los inventarios son activos: (a) retenidos para su venta en el curso ordinario de los negocios; (b) en el proceso de produccin para dicha venta; o (c) en la forma de materiales o suministros que sern consumidos en el proceso de produccin o en la prestacin de servicios. Valor neto realizable es el precio estimado de venta en el curso ordinario de los negocios menos los costos estimados de terminacin y los costos estimados necesarios para hacer la venta. 4. Los inventarios abarcan las mercancas compradas o retenidas para vender

incluyendo por ejemplo mercanca comprada por un detallista y retenida para vender, o terrenos y otras propiedades retenidas para vender. Los inventarios tambin

abarcan bienes producidos o trabajos en proceso de produccin por la empresa, e incluyen materiales y suministros en espera de uso en el proceso de produccin. En el caso de un proveedor de servicios los inventarios incluyen el costo del servicio como se describe en el prrafo 13, por el cual la empresa an no ha reconocido el ingreso relacionado. Cuantificacin de Inventarios 5. Los inventarios deben ser cuantificados al ms bajo de su costo y su valor

neto de realizacin.

32

Costo de Inventarios 6. El costo de inventarios debe comprender todos los costos de compra costos de

conversin y otros costos incurridos para traer los inventarios a su presente ubicacin y condicin. Costo de Compra 7. Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de compra,

derechos de importacin y otros impuestos (distintos de los que son recuperables por la empresa de parte de las autoridades fiscales) y transporte y otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de productos terminados, materiales y servicios. Los descuentos por pronto pago, bonificaciones y otras partidas similares se deducen en la determinacin de los costos de compra. Costo de Conversin 8. Los costos de conversin de inventarios incluyen costos directamente

relacionados a las unidades de produccin tales como la mano de obra directa. Tambin incluyen una asignacin sistemtica de gastos indirectos de produccin fijos y variables que se incurren al convertir los materiales en productos terminados. Los gastos indirectos de produccin fijos son aquellos costos indirectos de produccin que permanecen relativamente constantes, independientemente del volumen de produccin tales como la depreciacin y el mantenimiento de edificios de la fbrica y de equipo y el costo de administracin y direccin de la fbrica. Los gastos indirectos de produccin variables son aquellos costos indirectos de produccin que varan directamente, o casi directamente con el volumen de produccin, tales como materiales indirectos y mano de obra indirecta. 9. La asignacin de gastos indirectos de produccin fijos a los costos de

conversin se basa en la capacidad normal de las instalaciones de produccin.

33

Capacidad normal es la produccin que se espera sea lograda en promedio durante un nmero de perodos o pocas bajo circunstancias normales, tomando en cuenta la prdida de capacidad resultante de los planes para mantenimiento. El nivel real de produccin puede ser usado si se aproxima a la capacidad normal. La cantidad de gastos indirectos fijos asignados a cada unidad de produccin no es aumentada como una consecuencia de baja produccin o de la planta fuera de servicio. Los gastos indirectos no asignados son reconocidos como un gasto en el perodo en que fueron incurridos. En perodos de produccin normalmente alta, la cantidad de gastos indirectos fijos asignada a cada unidad de produccin es disminuida, de modo que los inventarios no sean cuantificados por arriba del costo. Los gastos indirectos de produccin variables son asignados a cada unidad de produccin sobre la base del uso real de las instalaciones de produccin. 10. Un proceso de produccin puede dar como resultado que se est produciendo

ms de un producto simultneamente. Este es el caso, por ejemplo, cuando se producen productos conjuntos o cuando hay un producto principal y un subproducto. Cuando los costos de conversin de cada producto no son identificables separadamente stos se asignan entre los productos sobre una base consistente y racional. La asignacin puede ser basada por ejemplo en el valor relativo de ventas de cada producto ya sea en la etapa del proceso de produccin en que los productos se vuelven identificables por separado, o a la terminacin de la produccin. La mayora de los subproductos por su naturaleza son de poca importancia relativa. Cuando este es el caso a menudo son cuantificados a su valor neto de realizacin y este valor se deduce del costo del producto principal. Como resultado, la cantidad de registro del producto principal no es sustancialmente diferente de su costo.

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Otros Costos 11. Otros costos se incluyen en el costo de inventarios slo en la medida en que

son incurridos para traer los inventarios a su presente ubicacin y condicin. Por ejemplo puede ser apropiado incluir en el costo de inventarios los gastos indirectos que no sean de produccin o los costos de disear productos para clientes especficos. 12. Algunos ejemplos de costos excluidos del costo de inventarios y reconocidos

como gastos en el perodo en que fueron incurridos son los siguientes: (a) cantidades anormales de materiales desperdiciados, mano de obra, u otros costos de produccin; (b) costos de almacenamiento, excepto que esos costos sean necesarios previamente en el proceso de produccin en una etapa ms avanzada de produccin; (c) gastos indirectos administrativos que no contribuyen a traer los inventarios a su presente ubicacin ni condicin; y (d) Costos de venta. Costo de Inventarios de un Proveedor de Servicios 13. El costo de inventarios de un proveedor de servicios consiste primordialmente

en la mano de obra y otros costos del personal directamente encargado de proporcionar el servicio, incluyendo al personal de supervisin y los gastos indirectos atribuibles. La mano de obra y otros costos relacionados con ventas y personal administrativo en general no se incluyen, pero son reconocidos como gastos en el perodo en que se incurren.

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Tcnicas para la Cuantificacin del Costo 14. Si los resultados se aproximan al costo, pueden usarse por conveniencia las

tcnicas para la cuantificacin del costo de inventarios tales como el mtodo de costo estndar, o el mtodo de detallistas. Los costos estndares toman en cuenta los niveles normales de eficiencia y utilizacin de la capacidad. Son regularmente revisados y si es necesario modificados a la luz de las condiciones actuales. 15. El mtodo de detallistas es usado frecuentemente en la industria de menudeo

para cuantificar inventarios numerosos de artculos con rpida rotacin, que tienen mrgenes similares y para los cuales no es prctico usar otros mtodos de costeo. El costo del inventario se determina reduciendo del valor de venta del inventario, el porcentaje apropiado de margen bruto. El porcentaje usado toma en consideracin el inventario que ha sido rebajado por debajo de su precio original de venta. A menudo se usa un porcentaje promedio para cada departamento de menudeo. Frmulas de Costeo 16. El costo de inventarios de partidas que no son ordinariamente intercambiables

y de bienes o servicios producidos y segregados para proyectos especficos debe ser asignado usando la identificacin especfica de los costos individuales. 17. La identificacin especfica de costos significa que se atribuyen costos

especficos a partidas identificadas de inventario. Este es el tratamiento apropiado para partidas que son segregadas para un proyecto especfico, independientemente de si han sido compradas o producidas. Sin embargo cuando hay grandes nmeros de partidas de inventario que son ordinariamente intercambiables, la identificacin especfica no es apropiada porque la seleccin de partidas podra ser hecha para obtener efectos predeterminados sobre la utilidad neta o prdida por el perodo.

36

18.

El costo de inventarios distintos a los tratados en el prrafo 16 debe ser

asignado usando la frmula PEPS, (primeras entradas, primeras salidas), la de costo promedio ponderado y UEPS, (ltimas entradas, primeras salidas). 19. La frmula PEPS asume que las partidas del inventario que fueron compradas

primero son vendidas primero, y consecuentemente las partidas remanentes en inventario al final del perodo son aquellas compradas o producidas ms recientemente. 20. Bajo la frmula de costo promedio ponderado, el costo de cada partida es

determinado a partir del promedio ponderado del costo de partidas similares al principio de un perodo y el costo de partidas similares compradas o producidas durante el perodo. El promedio puede ser calculado en una base peridica, o al ser recibido cada embarque adicional, dependiendo de las circunstancias de la empresa. 21. La frmula UEPS, (ltimas entradas, primeras salidas) asume que las partidas

de inventario que fueron compradas o producidas al ltimo son vendidas primero, y consecuentemente las partidas remanentes en inventario al final del perodo son aquellas compradas o producidas primero. Valor Neto Realizable 22. El costo de inventarios puede no ser recuperable si dichos inventarios estn

daados, si se han vuelto total o parcialmente obsoletos, o si sus precios de venta han bajado. El costo de inventarios puede tambin no ser recuperable si han aumentado los costos estimados de terminacin o los costos estimados a ser incurridos para efectuar la venta. La prctica de rebajar los inventarios por debajo del costo al valor neto realizable, consistente con el punto de vista de que los activos no deben ser asentados en libros en exceso de las cantidades que se espera sean liquidadas por su venta y uso.

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23.

Los inventarios generalmente son rebajados al valor neto realizable en una

base de partida por partida. En algunas circunstancias sin embargo puede ser apropiado agrupar partidas similares o relacionadas. Este puede ser el caso con partidas de inventario que se relacionen con la misma lnea de productos que tienen propsitos similares o usos finales parecidos, que son producidos y mercadeados en la misma rea geogrfica, y no pueden ser evaluados en una forma prctica por separado de otras partidas en esa lnea de productos. No es apropiado rebajar inventarios basados en una clasificacin de inventario, por ejemplo productos terminados o todos los inventarios en una industria particular o en un segmento geogrfico. Los proveedores de servicios generalmente acumulan costos respecto de cada servicio por el que ser cargado un precio de venta separado. Por lo tanto cada uno de estos servicios es tratado como una partida aparte. 24. Los estimados del valor neto realizable son basados en la evidencia ms

confiable disponible al momento de hacer los estimados en cuanto a la cantidad que se espera liquiden los inventarios. Estos estimados toman en consideracin las fluctuaciones de precio o costo relacionadas directamente con eventos que ocurren despus del final del perodo al grado en que tales eventos confirmen las condiciones existentes al final del perodo. 25. Los estimados de valor neto realizable tambin toman en consideracin el

propsito para el que se mantiene el inventario. Por ejemplo, el valor neto realizable de la cantidad de inventario mantenido para satisfacer ventas firmes o contratos de servicios, se basa en el precio del contrato. Si los contratos de ventas son por menos que las cantidades mantenidas en inventario, el valor neto realizable del exceso se basa en precios generales de venta. Las prdidas contingentes sobre contratos de ventas firmes en exceso de las cantidades mantenidas en inventario y las prdidas

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contingentes en contratos de compra firmes son tratadas de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 4 referente a Contingencias y Sucesos que Ocurren despus de la Fecha del Balance. 26. Las cantidades normales de materiales y otros suministros mantenidas para

uso en la produccin de inventarios no son rebajadas por debajo del costo si los productos terminados en los que sern incorporados se espera sean vendidos al costo o por encima de l. No obstante cuando una baja en el precio de materiales es una indicacin de que el costo de los productos terminados exceder al valor neto realizable, los inventarios de materiales se rebajan. En este caso el costo de reemplazo puede ser la mejor cuantificacin disponible del valor neto realizable de esos materiales. Reconocimiento como Costo y Gasto 27. Cuando los inventarios son vendidos la cantidad en libros de esos inventarios

debe ser reconocida como un costo en el perodo en que el ingreso relacionado es reconocido. La cantidad de cualquier rebaja de inventarios al valor neto realizable y otras prdidas de inventarios debe ser reconocida como un gasto en el perodo en que ocurre la rebaja o la prdida. 28. El proceso de reconocimiento como un costo de la cantidad en libros de

inventarios vendidos resulta en la identificacin de costos e ingresos. 29. Algunos inventarios pueden ser asignados a otra cuenta de activo, por

ejemplo inventario usado como un componente de propiedad, planta o equipo auto construidos. Los inventarios asignados a otro activo en esta forma son reconocidos como un gasto durante la vida til de ese activo. Revelacin 30. Los estados financieros deben revelar:

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a) las polticas contables adoptadas para cuantificar inventarios, incluyendo la frmula de costo usada; b) la cantidad total en libros de inventarios y la cantidad en libros en clasificaciones apropiadas a la empresa; c) la cantidad en libros de inventarios registrada a su valor neto realizable; d) la cantidad en libros de inventarios dados en prenda como garanta de pasivos. 31. La informacin sobre las cantidades en libros mantenidas en diferentes

clasificaciones de inventarios y el grado de los cambios en estos activos es til para los usuarios de estados financieros. Las clasificaciones comunes de inventarios son mercanca, suministros de produccin, materiales, trabajo en proceso y productos terminados. Los inventarios de un proveedor de servicios pueden simplemente ser descritos como trabajo en proceso. 32. Cuando el costo de inventarios es determinado usando la frmula UEPS de

acuerdo con el tratamiento permitido del prrafo 21, los estados financieros deben revelar la diferencia entre la cantidad de inventarios segn se muestra en los estados financieros y cualquiera de las dos siguientes: a) la ms baja de la cantidad determinada de acuerdo al prrafo 18 y el valor neto realizable; o b) el ms bajo del costo actual a la fecha de los estados financieros y el valor neto realizable. 33. Los estados financieros deben revelar ya sea: a) e1 costo de inventarios reconocido como un gasto durante el perodo; o b) los costos de operacin, aplicables a ingresos, reconocidos como un gasto durante el perodo, clasificados por su naturaleza.

40

34.

El costo de inventarios reconocido como un gasto durante el perodo consiste

de aquellos costos previamente incluidos en la cuantificacin de las partidas de inventarios vendidas y los gastos indirectos de produccin no asignados y cantidades anormales de costos de produccin de inventarios. Las circunstancias de la empresa pueden tambin justificar la inclusin de otros costos, como costos de distribucin. 35. Algunas empresas adoptan una forma diferente para el estado de resultados

que tiene como consecuencia que se revelen diferentes cantidades en vez del costo de inventarios reconocidos como un gasto durante el perodo. Bajo este formato diferente, la empresa revela las cantidades de costos de operacin, aplicables a ingresos por el perodo, clasificados por su naturaleza, en este caso, la empresa revela los costos reconocidos como un gasto por materias primas y de consumo, costos de mano de obra y otros costos de operacin junto con la cantidad del cambio neto en inventarios para el perodo. 36. una rebaja en el valor neto realizable puede ser de tal tamao, incidencia, o

naturaleza que requiera revelacin bajo los lineamientos de la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 5 referente a Utilidad o Prdida Neta por el Perodo, Errores Fundamentales y Cambios en Polticas Contables. Actualizacin por Inflacin. 37. Los diferentes componentes del rubro Inventarios, deben ser actualizados

monetariamente, como consecuencia de la prdida de valor, originada por la inflacin en el pas. Hasta que se emita un nuevo pronunciamiento especfico relacionado con el ajuste integral de los estados financieros por el cambio en el nivel general de precios, los ajustes que sean necesarios para llevar los estados financieros ajustados por

41

inflacin, debern ser aplicados de manera consistente en el criterio de ajuste por inflacin utilizado. Fecha Efectiva 38. Esta Norma Ecuatoriana de Contabilidad sustituye el Pronunciamiento de Esta Norma es efectiva para los

Contabilidad Financiera No. 7 Inventarios.

estados financieros que cubren perodos que empiezan en o despus del 1 de enero de 1999 se incentiva su aplicacin en fecha ms temprana.

42

CAPITULO III

3.1 METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN La presente investigacin es de tipo documental por lo que se procedi a revisar la documentacin existente en la Fbrica de Aluminio UMCO como fuente principal. Adems se efectuaron entrevistas a las personas directamente vinculadas al tema investigado.

3.2 MTODOS DE INVESTIGACIN Inductivo: Se aplic el mtodo inductivo mediante la revisin de la documentacin como: memorandos, normas, registros contables, kardex, etc., luego de lo cual se estableci un diagnstico de la Empresa sobre la situacin actual y elaborando un anlisis coherente, se lleg a establecer conclusiones. Deductivo: Es la elaboracin de un manual para el control de inventarios, el mtodo deductivo utilizado en el estudio de la investigacin en la empresa fue la bsqueda y evaluacin de las alternativas de solucin en el control de inventarios mediante anlisis y evaluacin para la implementacin. Anlisis: Los datos y la informacin de la documentacin obtenida de las reas de inventarios y contable de la empresa, se los analiz a fin de examinar si la

informacin que contiene debe ser aplicada o mejorada. Observacin: se observ la elaboracin de todo el trabajo de campo, de manera que este tipo de metodologa permiti identificar el problema y las alternativas de

solucin, este mtodo es importante en la investigacin pues el desarrollo de las

43

actividades del personal que labora en las reas en anlisis, nos permiti identificar si los procesos se cumplen apropiadamente. Sntesis: Estuvo enmarcado a la estructura final del documento de la propuesta, de manera que se identifique el objeto mediante la interrelacin de elementos con relacin al problema de investigacin, de tal forma que se pueda sealar cuales procesos anteriores utiliz la investigacin hasta llegar al objeto deseado.

3.3 TCNICAS DE INVESTIGACIN Verbal: entrevistas que servirn para captar informacin referente al manejo de cada uno de los procesos. Escrita: Con el propsito de establecer la existencia de normas y tcnicas existentes en la Empresa. Documental: A travs de verificaciones y demostracin de existencias, legalidad, autenticidad de las operaciones realizadas. Fsica: Observacin del manejo de inventarios. 3.4 FUENTES DE INFORMACIN Primarias: resumen de leyes, normas vigentes, bibliografa, internet, manuales y otros. Secundarias: trabajo de campo.

3.5 VARIABLES E INDICADORES 3.5.1 VARIABLES DEPENDIENTES

Elaboracin del Manual que servir como gua para aplicar los procedimientos en el manejo correcto de inventarios.

44

3.5.2

VARIABLES INDEPENDIENTES

La aplicacin del manual ser una herramienta fundamental para la toma de decisiones en la adquisicin y manejo de inventarios. La informacin de inventarios servir para realizar ventas y entregas oportunas. Cumplir con las exigencias de las tcnicas contables en cuanto a veracidad sobre manejo de inventarios.

3.6 FORMULACIN DE HIPTESIS 3.6.1 HIPTESIS CENTRAL

La elaboracin de un manual para el control adecuado de inventarios significa poner a disposicin de la Empresa, los procedimientos a seguir para manejar cada uno de los procesos referente a los bienes destinados para la produccin y venta en forma correcta, oportuna y confiable, adems facilitar el flujo de la informacin para toma de decisiones por parte de los administradores. 3.6.2 HIPTESIS SECUNDARIA

Al mantener en orden los inventarios tanto en su espacio fsico como en la informacin mediante la aplicacin de un manual se conseguir: Salvaguardar los bienes de la Empresa Informar de manera oportuna sobre las existencias que posee la Empresa. Realizar una planeacin adecuada de las adquisiciones y de los consumos para la produccin y venta. Determinar con oportunidad los posibles desabastecimientos

45

CAPITULO IV

4.1 4.1.1

DIAGNSTICO DE LA EMPRESA CREACIN

La Fbrica de Aluminio UMCO S.A. fue creada mediante escritura pblica el 27 de junio de 1951, con un capital de S/. 120.000 (ciento veinte mil sucres), se constituye como Sociedad Annima, domiciliada en la ciudad de Quito, con el objetivo social de fabricacin de utensilios de artculos de aluminio en general. Actualmente su capital asciende a USD 2'367.831 y est constituida por 32 accionistas Colombianos y Ecuatorianos. Se encuentra ubicada en la calle Sincholagua # 551 y Maldonado, en el sector de Chimbacalle de la ciudad de Quito. Para el cumplimiento de obligaciones tributarias, cuenta con el Registro nico de Contribuyentes # 1790007499001. Est inscrita en la Superintendencia de Compaas y afiliada a la cmara de Industrias de Pichincha.

4.1.2

ACTIVIDAD

Se fabrican alrededor de 250 artculos de utensilios de cocina, clasificados por lneas como: ollas de presin, calderos industriales, bidones, calderos y sartenes con antiadherente y productos populares. El 90% de las materias primas, accesorios e insumos se importan de Colombia, Costa Rica, Brasil e Italia; y el 10% se adquieren en el mercado local.

46

El 90 % de la produccin de sus artculos se comercializa a travs de una cadena de 15 distribuidores en todo el pas, el 10 % se exporta a EE UU, Costa Rica, Per, Venezuela.

PRESENTACIN DE LISTA DE ALGUNOS PRODUCTOS CODIGO PRODUCTOS PRECIO CAPACID. UNIDAD CODIGO LITROS EMPAQ' BARRAS 16.53 9.00 10 7861026910086 14.07 3.76 13.08 26.24 6.10 26.20 3.50 2.30 10.00 2.75 1 6 4 6 6 7861026910390 7861026923161 7861026923031 7861026920566 7861026921723

1008 ASADOR 50 CALDERO 1039 BORDEADO 36 CALDERO FUNDIDO 2316 20 FREIDORA LE 2303 GOURMET 28 OLLA DE PRESION 10 2056 LIT SARTEN PALADIUM 2172 28

4.1.3

ESTRUCTURA FSICA

En las instalaciones de la fbrica funcionan las bodegas, la administracin, y el almacn en el que se vende al pblico los productos al por menor.

47

Para efectos de control, administrativamente las bodegas de producto terminado se han clasificado en: bodega con empaque genrico, bodega con empaque especfico, bodega de productos sueltos, bodega de consignaciones y bodega de almacn.

4.1.4

ESTRUCTURA DE PERSONAL

El directorio est integrado por cuatro miembros principales y cuatro suplentes. Los representantes legales son el Presidente y el Gerente General, quienes a la vez realizan actividades administrativas. La empresa cuenta con personal calificado en las diferentes reas, la contratacin al personal nuevo se lo realiza desde el ao 1995 por intermedio de tercerizadoras; el personal que actualmente labora en la Empresa y que ingres a laborar hasta el ao 1994 fue contratado directamente por la Empresa, en este ltimo grupo actualmente laboran 7 personas en el rea administrativa y 40 obreros. El rea administrativa est manejada por 29 personas incluido todo el personal y un total de 108 personas entre obreros y tcnicos. La mayora de actividades que se desarrollan en la Empresa, se las realizan directamente, excepto algunas actividades que se han tercerizado como: la administracin de nmina y el trabajo a destajo de algunos procesos de produccin.

4.1.5

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Actualmente la estructura organizacional es la siguiente:

48

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

DIRECTORIO

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

GERENTE DE VENTAS

GERENTE DE PRODUCCIN

JEFE BODEGA DE PRODUCTO TERMINADO

JEFE DE MERCADEO

CONTADORA

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

JEFE COMERCIO EXTERIOR

JEFE DE INVENTARIOS

JEFE DE PRODUCTIVIDAD Y PROCESOS

AUXILIARES DE BODEGA

ASISTENTE DE VENTAS

MERCADERI STA

AUXILIAR DE CARTERA

SECRETARIA DE GERENCIA

ASISTENTE

JEFE BODEGA MATERIA PRIMA

JEFES DE SECCIN

ASISTENTE CONTROL CALIDAD

SUPERVISOR DE VENTAS

AUXILIAR DE COMPRAS

RECEPCION ISTA

OPERARIOS

VENDEDORES

CAJERA

MENSAJER O

AUXILIAR DE INVENTARIOS

49

4.1.6

MISIN

Satisfacer las necesidades y expectativas del cliente a travs de la fabricacin y venta de utensilios de cocina de alta calidad, manteniendo un crecimiento sostenido y retribuyendo a las partes interesadas

4.1.7

VISIN

Mejorar la participacin en el mercado nacional de utensilios domsticos de aluminio y en los prximos cinco aos posicionarse en mercados internacionales mediante la tecnificacin de sus procesos, calidad e innovacin de productos acorde con las necesidades y expectativas de los clientes.

4.1.8

OBJETIVOS

Crecer la participacin en el mercado al 38 %, mediante la implementacin de puntos de servicio al cliente, mejorar los tiempos de despacho e incrementar el nmero de distribuidores a nivel nacional. Crecer las exportaciones para disminuir la dependencia de un solo mercado

4.1.9

POLTICAS

4.1.9.1 DE VENTAS: GRUPOS DE CLIENTES: La empresa ha clasificado a sus clientes en: distribuidores, sub-distribuidores, almacenes de cadena, instituciones y consumidor final. PLAZOS: Se concede crdito de acuerdo al tipo de cliente: para distribuidores: 45 das, para sub-distribuidores 30 das, para almacenes de cadena 60 das, para

instituciones un mximo de 30 das y al consumidor final la venta es de contado.

50

CUPOS: se establecen cupos de acuerdo al presupuesto anual y stos son autorizados por la Gerencia General, el cupo comprende un monto asignado para el crdito, el mismo que implica control en cuanto a la recuperacin de cartera, la Empresa permite 15 das de mora como mximo para autorizar despachos. PRECIOS: estn definidos mediante una lista aprobada por la Gerencia General y est elaborada en escala de acuerdo al grupo del clientes ARTCULOS: Los artculos se comercializan en unidades de empaque para distribuidores y subdistribuidores por tratarse de ventas al por mayor y para instituciones y consumidor final, por unidades sueltas. No es poltica general las ventas a consignacin, sin embargo de haber algn requerimiento puntual, autoriza la Gerencia General, previo anlisis. DEMANDA INSATISFECHA: de producirse alguna demanda insatisfecha de nuestros distribuidores, se debe despachar tan pronto como se reciba la produccin. CODIFICACIN DE LOS PRODUCTOS, se han definido cdigos de 4 y 5 dgitos para cada uno de los productos, y cdigo de barras para los productos destinados a la venta de almacenes de cadena que lo soliciten. TRANSPORTE: los productos vendidos son transportados por tierra mediante camiones propios de la Empresa para las ventas locales y con otros transportistas para las ventas en provincias; las tarifas estn establecidas por la Gerencia General. 4.1.9.2 DE COMPRAS COMPRAS LOCALES: Una vez realizado el pedido interno, se procede a solicitar 3 cotizaciones a Proveedores calificados, y se escoge la mejor oferta, tanto en precio como en servicio. La forma de pago es a 30 das, mediante cheque o transferencia bancaria.

51

PAGOS A PROVEEDORES: Los pagos se realizan una vez a la semana a todos los proveedores locales cuyo plazo ha vencido, mediante la entrega de cheques que se lo hace en las instalaciones de la Empresa. IMPORTACIONES: Los pedidos son aprobados por la Gerencia General, actualmente la Empresa cuenta con proveedores permanentes desde hace varios aos, y la forma de pago convenida vara entre pago anticipado y crdito de hasta 120 das. 4.1.9.3 DE RECEPCIN DE INVENTARIOS RECEPCIN DE MATERIALES: La recepcin de materiales comprados lo realiza nicamente el Bodeguero de la empresa, el mismo que certifica la conformidad mediante la emisin del documento de recepcin denominado Ingreso a Bodega, documento con el que se autoriza el registro contable de la respectiva factura. RECEPCIN DE MATERIA PRIMA IMPORTADA: La materia prima importada recibe el Bodeguero, realizando las verificaciones de peso y calidad para luego emitir el Ingreso a Bodega con las novedades que hubieren, este documento sirve para validar el ingreso y registrar la importacin en el sistema de inventarios. 4.1.9.4 DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS: Las polticas de stocks de inventarios las define el Directorio de la Empresa, basados en el entorno mundial del aluminio y las particulares situaciones financieras de la nacin. Los discos de aluminio, materia prima para la fabricacin de los productos, estn dispuestos por cada medida en dimetro y espesor pero los totales se los unifica por kilo como unidad de medida. Los stocks de seguridad para materia prima son de 45 das, para productos en proceso 10 das y producto terminado 45 das. Para los suministros importados el stock de seguridad es de nacionales es de 15 das. 1 mes, para los

52

4.1.10 SISTEMAS CONTABLE Y DE INVENTARIOS La Empresa cuenta con un sistema clasificado por los siguientes mdulos: Contabilidad: en donde se registran todas las transacciones mediante asientos contables, ingresos y egresos. Compras: en l se registran las compras de bienes y servicios, el kardex de materias primas, y las cuentas por pagar a proveedores Ventas: se realizan las facturas y notas de venta, se registra el kardex y las cuentas por cobrar. Los mdulos de compras y de ventas estn enlazados para la parte correspondiente a la planeacin de compras que se origina con el presupuesto de ventas y compara con las existencias tanto de productos terminados como de materias primas. Sistema de Rol de pagos utilizado para liquidar los sueldos del personal de propio, desarrollado en las instalaciones;

contratacin directa y las novedades del personal tercerizado.

4.1.11 MTODO DE VALORACIN DE INVENTARIO El mtodo de valoracin de inventarios que se aplica a todos los inventarios es el promedio ponderado el mismo que se ha venido aplicando desde hace varios aos y se lo considera el apropiado por el tipo de actividad.

53

MODELO DE KARDEX DE MATERIA PRIMA

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. KARDEX DE MATERIA PRIMA UNID. KILOS CANTIDADES FECHA DOCUM. TRANSACCION INGRESO EGRESO SALDO TRANSACCION V/UNIT. V/TOTAL SALDOS V/UNIT. V/TOTAL

PRODUCTO:

2345

Disco de 350 x 2.8

30-Nov-05 SALDO 02-Dic-05 03-Dic-05 07-Dic-05 15-Dic-05 640305 IMPORTAC. 3541 CONSUMO 4006 CONSUMO 784000 COMPRA 3,000.00 12,546.00 2,000.00 3,500.00

300.00 12,846.00 10,846.00 7,346.00 10,346.00 10,346.00 2.18 2.20 2.20 3.40

3.08 27,350.28 2.20 4,402.04 7,703.56 2.20 2.20

924.00 28,274.28 23,872.24 16,168.68 26,368.68 26,368.68

10,200.00 2.55 2.55

30-Nov-05 SALDO

4.1.12 INDICES SOBRE INVENTARIOS

2,003 NDICE DE INVENTARIOS A ACTIVO CORRIENTE INVENTARIOS ACTIVO CORRIENTE INDICE DE ROTACIN DE INVENTARIOS COSTO DE VENTAS INVENTARIO PROMEDIO DAS DE PERMANENCIA DE INVENTARIOS DIAS AO INDICE ROTACIN/INVENTARIOS 360 3.15 114 4,494,425 3.15 1,428,657 1,559,332 46% 3,377,925

2,004

2,005

1,809,996 47% 3,830,619

1,943,741 45% 4,356,276

3,869,638 2.30 1,684,664

4,111,331 2.19 1,876,869

360 2.30

157

360 2.19

164

54

4.1.13 ANLISIS DEL F O D A FORTALEZAS: La marca UMCO se encuentra posicionada en el mercado ecuatoriano, en el que mantiene el 37 % de participacin. Lderes y nicos fabricantes de ollas de presin y productos con antiadherente. La red de distribucin a nivel nacional lo componen 4.000 puntos de venta. Cuenta con un portafolio de ms de 250 productos. La Empresa ofrece garanta de calidad de los productos Dispone para la venta todos los repuestos originales. OPORTUNIDADES: Desarrollar las exportaciones en Latinoamrica y USA, Los almacenes de cadena con los que trabaja, estn en proceso de expansin, lo cual garantiza un crecimiento porcentual importante. DEBILIDADES: El manejo administrativo en las entregas del producto y servicio posventas. Escasa publicidad para captar nuevos segmentos de mercado. AMENAZAS Contrabando El ingreso masivo de productos chinos El crecimiento de los talleres artesanales en la lnea popular. Tendencia mundial del consumidor de decidir por precio antes que por posicionamiento de la marca.

55

CAPTULO V MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE

INVENTARIOS EN LA FBRICA DE ALUMINIO UMCO.

5.1

OBJETO DEL MANUAL

Determinar los principales lineamientos a aplicar para la administracin y control de inventarios a fin de regular y estandarizar los procedimientos relacionados.

5.2

ALCANCE

Para el presente Manual se ha tomado en cuenta las caractersticas particulares de la Fbrica de Aluminio Umco, las necesidades y limitaciones y con base terica, conceptual y legal se han diseado procedimientos que deberan ser observados e implementados por el Directorio, la Gerencia General y las reas de inventarios y de contabilidad.

5.3

IMPORTANCIA

El presente manual se constituye en una herramienta de apoyo de gestin ya que a travs de la aplicacin de los procedimientos descritos se obtendr: Recepcin y entrega de inventarios autorizados. Elaboracin de documentos apropiados con cada transaccin. Evitar faltantes en los procesos de manejo de inventarios.

56

Utilizar eficientemente los recursos humanos y fsicos. Evitar desabastecimientos por falta de informacin. Mantener informados a los administradores sobre las existencias de todos y cada uno de los inventarios, a fin de que puedan tomar decisiones oportunas.

5.4 5.4.1

FUNCIONES DEL PERSONAL FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Revisar el estado en que llegan los productos devueltos de clientes Autorizacin para elaborar nota de crdito por devoluciones de clientes Autorizacin de salidas de productos mediante formulario nico Autorizacin de pedidos para la venta Liquidacin mensual de formularios nicos Elaborar cortes documentarios previo el cierre mensual de inventarios Apoyo en los procesos administrativos de importaciones, exportaciones, informes al CONSEP, manejo de bodegas, despachos, contratacin de personal, facturacin de transportes, etc. Anlisis, ejecucin, realizacin y seguimiento de proyectos especiales asignados por la Gerencia General.

FUNCIONES DEL PERSONAL DE INVENTARIOS 5.4.2 JEFE DE INVENTARIOS

Elaborar la planeacin anual de inventarios Coordinar las compras de materia prima e insumos nacionales Supervisin de los ingresos a bodega y validacin de facturas de compra

57

Coordinar inventarios rotativos peridicos e inventarios fsicos peridicos. Revisar inventarios mnimos y stocks de seguridad Anlisis de pedidos de aluminio en base a inventarios objetivos Revisin de inventarios de artculos descontinuados y devoluciones de compras. Revisin de inventarios de productos menores a 7 y 15 das y mayores a 90 das Revisin de consumos promedio de inventarios por producto

5.4.3

JEFE DE BODEGA

El Jefe de Bodega es el responsable directo sobre los productos terminados que ingresan a la bodega, por lo tanto su labor consiste en verificar el ingreso y egreso de productos mediante la certificacin con su firma en todos y cada uno de los documentos que corresponden a dichos movimientos. Supervisar y controlar los ingresos de productos terminados que entrega la planta de produccin. Registro de productos enviados y devueltos en consignacin. Contratacin de camiones para el transporte de productos vendidos Elaboracin de guas de transporte Coordinacin y supervisin de entregas de productos vendidos Elaboracin de reingresos por devoluciones

5.4.4

ASISTENTE DE INVENTARIOS

Recepcin de productos terminados Apoyo en transferencia de artculos a las jaulas de despacho

58

Ingreso de movimientos de inventario al sistema, referente a consumos, devoluciones de consumos, transferencia entre bodegas, recepcin de productos terminados. Recepcin fsica de devoluciones de ventas.

PERSONAL DEL REA CONTABLE 5.4.5 CONTADOR

Supervisin y validacin de las labores asignadas a los asistentes, Elaboracin de asientos contables por provisiones, amortizaciones mensuales y varios. Elaboracin de declaraciones de impuestos y toda informacin relacionada con el SRI, Superintendencia de Cias., INEC. Elaboracin del Balance presupuestado. Elaboracin de Balances mensuales y anual Revisin y firma de los cheques emitidos para pagos de proveedores. Elaboracin y pago del Rol de sueldos del personal administrativo y ejecutivos.

El departamento contable cuenta con 4 asistentes directos, cuyas funciones son: 5.4.6 CAJERA

RECEPCIN DE VALORES EN EFECTIVO Y CHEQUES Recepcin del dinero de ventas diarias del almacn (con reporte de ventas) Recepcin de cheques por pagos de clientes y registro en cartera Recepcin de cheques posfechados y registro en auxiliar Efectivizacin de cheques posfechados y registro en cartera Depsito de valores en las cuentas corrientes. ENTREGA DE VALORES EN EFECTIVO

59

Reposicin y registro de cajas chicas Entrega de anticipos y registro para gastos de viaje autorizados Cambio de cheques autorizados por Gerencia Pago de anticipos y nmina al personal de contratacin directa de produccin Pago de pensiones a jubilados ENTREGA DE VALORES EN CHEQUE Elaboracin de cheques para pago a proveedores Elaboracin de cheques para compras de contado Entrega de cheques a proveedores de bienes y servicios VARIOS Archivo de comprobantes de ingreso y egreso de caja Archivo de originales de egresos por cheques y transferencias bancarias, con su respectivo soporte

5.4.7

ASISTENTE CONTABLE REA DE CARTERA

ELABORACIN DE DOCUMENTOS Elaboracin de notas de dbito de clientes Elaboracin de notas de crdito por devoluciones, faltantes y descuentos Elaboracin de notas de crdito internas por comprobantes de retencin recibidos y transferencia entre cuentas Registro de retenciones y asiento contable en cuentas por cobrar Recepcin de depsitos bancarios realizados por clientes y registro en cartera Asiento mensual de ventas Asiento mensual de notas de dbito y notas de crdito de clientes Asiento mensual de notas de crdito y notas de dbito de proveedores

60

Elaborar cuadros de comisiones para vendedores y cobradores CONCILIACIONES De cartera con cada uno de los clientes De cartera con contabilidad De proveedores con contabilidad De comprobantes de retencin recibidos con contabilidad GESTIN DE COBRANZA Entregar al cobrador el estado de cuenta del cliente para el cobro. Enviar estados de cuenta mensuales a los clientes. Realizar gestin interna con el Gerente de Ventas y vendedores por la cartera vencida Informar por escrito a Gerencia General sobre los problemas de recaudaciones por mnimo que sea el valor. VARIOS Archivo de copias de facturas, notas de dbito y notas de crdito emitidas Archivo de comprobantes originares de retencin recibidos de clientes Archivo de notas de dbito y crdito internas Archivo de ingresos a bancos y pagos recibidos de clientes

5.4.8

ASISTENTE CONTABLE REA DE COMPRAS

Control de ingresos a bodega de productos terminados y materia prima Registro de factura de Compras locales de Bienes y Servicios Emisin de Comprobantes de retencin Control de egresos de materia prima por devoluciones al proveedor Registro de nota de crdito por devoluciones al proveedor

61

Elaboracin de Anexo del IVA de compras y conciliacin con el IVA en contabilidad Elaboracin de cuadro conciliatorio del IVA en compras para declaracin mensual REA DE NMINA Elaboracin de roles de pago de planta, personal de contratacin directa Registro contable de nomina de planta y personal tercerizado. Supervisin de reporte de novedades del personal de planta para tercerizadoras. Elaboracin de roles de Utilidades, XIV y XIII sueldos y su registro en el Ministerio de Trabajo. Elaboracin del cuadro estadstico de nmina para el INEC VARIOS Archivo de copias de comprobantes de Egreso de cheques Archivo de copias de comprobantes de retencin emitidos Entrega de comprobantes originales de Retencin a los Proveedores Anlisis de cuentas de importaciones 5.4.9 ASISTENTE CONTABLE REA DE INVENTARIOS

INVENTARIOS Control de costos en Materia Prima Conciliacin de Materias Primas: mdulo vs. contabilidad. Conciliacin de Productos Terminados Mensual Monitoreo de Componentes del costo Anlisis e ingreso de Importaciones al sistema COMERCIO EXTERIOR Ingreso de facturas de proveedores extranjeros

62

Control de Anticipos a Proveedores externos Elaboracin del comprobante de pago a proveedores Externos IMPUESTOS Elaboracin de Anexo de IVA (Ventas. Exportaciones. Notas dbito. Notas crdito) Elaboracin de Anexos anuales de retenciones CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias Cuentas de importaciones Varias cuentas asignadas por el Contador VARIOS Archivo de Asientos contables Archivo de anlisis de inventarios Archivo de anexos y soportes

5.5

PLAN DE CUENTAS INVENTARIOS

CONTABLES

PARA

EL

RUBRO

DE

NIVEL 1: agrupa la cuenta general de inventarios NIVEL 2: agrupa las sub cuentas de inventarios NIVEL 3: constituyen las cuentas de detalle en donde se registran los movimientos El saldo de estas cuentas siempre ser deudor. CODIGO NIVEL CUENTA
100.00.000 130.00.000 130.01.000 130.01.001 130.01.313 1 1 2 3 3 ACTIVO INVENTARIOS PRODUCTOS TERMINADOS FABRICA-PRIMERAS MERCADERIA EN CONSIGNACIN

63

130.05.000 130.05.001 130.05.021 130.07.000 130.07.001 130.07.031 130.09.000 130.09.999 131.00.000 131.01.000 131.01.309 131.02.000 131.02.001 131.03.000 131.03.001 131.04.000 131.04.001 131.11.000 131.11.001 131.16.000 131.16.001 131.21.000 131.21.009 131.25.000 131.25.004 131.26.000 131.26.001 131.45.000 131.45.001 131.50.000 131.50.001 131.52.000 131.52.001 131.56.000 131.56.001 131.68.000 131.68.001 131.68.002 131.90.000 131.90.001 131.90.002

2 3 3 2 3 3 2 3 1 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 2 3 3 2 3 3

PRODUCTOS EN PROCESO LINEA UMCO ACCESORIOS MATERIAS PRIMAS ALUMINIO PRODUCTOS SEMI-ELABORADOS SUMINISTROS Y MATERIALES VARIOS SUMINISTROS Y MAT. INVENTARIOS EN TRNSITO EMPAQUES-FUSIBLES EMPAQUES ACCESORIOS BUJES ALAMBRES REMACHE ALAMBRE ALUM ANILINAS ANILINAS BARRAS LATON BARRAS DE ACERO CAJAS CARTON CAJAS DE CARTON DISCOS ALUMINIO ALUNASA FELPAS BRILLAR FELPAS Y PASTAS FLEJES Flejes de Hierro PASTA TRIPOLI PASTA TRIPOLI POLVO FENOL BAKELITE REPUESTOS TORQUIMETRO, CALIBRADOR RESISTENCIAS RESISTENCIAS ELECTRICAS 1/04 XYLAC XYLAN/BLACK-TOP XYLAN 3 VARIOS CORDONES AROS BIDON

Las siguientes cuentas siempre tendrn saldo acreedor, mientras se mantenga la provisin vigente.

64

CODIGO NIVEL CUENTA

135.00.000 135.01.000 135.01.001 135.01.002 135.01.003 1 2 3 3 3 PROVISION PROTECC. INVENTARIOS PROV. PROTECC. INV. PROV. PROT. MAT. PRIMA PROV. PROT. PROD. TERMIN. PROV. PROT. PROD. PROCESO

5.6 5.6.1

TRANSACCIONES CONTABLES DE INVENTARIOS COMPRAS

El registro de compras consiste en contabilizar la factura de adquisicin del bien, en el cual se debita la cuenta correspondiente al inventario, que puede ser:
130.07.001 130.07.031 130.09.999 3 3 3 ALUMINIO PRODUCTOS SEMI-ELABORADOS VARIOS SUMINISTROS Y MAT.

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 205478 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 130.07.001 120.09.025 258.02.101 258.02.001 252.21.001 1 DE DICIEMBRE DEL 2005 FACT. 3008 FULAUSTRA 394848/205478 CUENTA ALUMINIO I.V.A. COMPRA BIENES 1% RET. I.R. COMPRAS RETENCION IVA-COMPRAS PROVEEDORES NACIONALES TOTAL DEBE 10,000.00 1,200.00 HABER

11,200.00

100.00 360.00 10,740.00 11,200.00

ELABORADO POR

VTO. BNO.

65

5.6.2

DESADUANIZACIN DE INVENTARIOS

El registro contable se realiza mediante el comprobante de egreso por el pago efectuado en la aduana para retirar los bienes importados, se debitan las cuenta del IVA IMPORTACIONES e inventario en trnsito, que corresponder a la cuenta especfica de la importacin que se desaduaniza, por los valores de aranceles, Fodinfa y otros conceptos; ejemplo:
131.21.009 131.01.309 131.68.002 131.25.004 3 3 3 3 ALUNASA EMPAQUES XYLAN 3 FELPAS Y PASTAS

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 23100 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 131.21.009 120.09.030 111.01.020 13 DE NOVIEMBRE DEL 2005 Desaduanizacin de Aluminio 44170/26996 CUENTA ALUNASA I.V.A IMPORTACIONES PRODUBANCO TOTAL DEBE 2,854.00 14,400.00 HABER

17,254.00 17,254.00 17,254.00

ELABORADO POR

VTO. BNO.

5.6.3

LIQUIDACIN DE IMPORTACIONES

El registro de liquidacin de importaciones se realiza una vez que el inventario ha llegado a las bodegas de la empresa; en este registro intervienen las dos cuentas de inventarios: Inventarios en trnsito que acreditamos por el valor total acumulado en la misma cuenta en concepto de costos y gastos incurridos para la importacin del

66

bien y cuyo valor se debita en la cuenta del respectivo inventario de materia prima o materiales y suministros, constituyndose ste el valor del inventario desaduanizado. Las nicas cuentas deudoras por este registro sern
130.07.001 130.07.031 130.09.999 3 3 3 ALUMINIO PRODUCTOS SEMI-ELABORADOS VARIOS SUMINISTROS Y MAT.

La cuenta acreedora ser la especfica que corresponda al inventario en trnsito que se liquida y que corresponde al grupo 131 ejemplos:
131.01.309 131.04.001 131.45.001 3 3 3 EMPAQUES ANILINAS PASTA TRIPOLI

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 202778 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 130.07.001 131.21.009 3 DE DICIEMBRE DEL 2005 LIQUIDAC. IMPORTACION DE ALUMINIO ALUNASA 394455/202778 CUENTA ALUMINIO ALUNASA TOTAL DEBE 35,476.20 35,476.20 HABER 35,476.20 35,476.20

ELABORADO POR

VTO. BNO.

5.6.4

CONSUMOS DE MATERIA PRIMA PARA LA PRODUCCIN

El registro de consumos corresponde a la entrega de discos de aluminio que realiza la bodega de materia prima a la produccin mediante el egreso de bodega cuyo valor corresponde al costo promedio del da de la entrega.

67

Se debita la cuenta del grupo de costo de produccin 510.01.001 Discos de aluminio

510.00.000 510.01.000 510.01.001 1 2 3 COSTO DE PRODUCCION MATERIA PRIMA DISCOS DE ALUMINIO

El crdito corresponde a la cuenta de inventario de materia prima:

130.07.001 3 ALUMINIO

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 202766 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 510.01.001 130.07.001 30 DE NOVIEMBRE DEL 2005 CONSUMOS DEL MES DE NOVIEMBRE/05 394005/202766 CUENTA DISCOS DE ALUMINIO ALUMINIO TOTAL DEBE 120,750.00 HABER

120,750.00 120,750.00 120,750.00

ELABORADO POR

VTO. BNO.

5.6.5

COSTO DE PRODUCCIN

El registro corresponde a la transferencia de valores entre las cuentas del costo de produccin y la cuenta de inventarios de productos en proceso; por lo tanto se debita la cuenta de inventarios:
130.05.001 LINEA UMCO

El crdito es para todas las cuentas del grupo del costo de produccin que tengan saldo, ejemplo:

68

510.00.000 510.01.000 510.01.001 512.00.000 512.30.001 513.00.000 513.51.060

1 COSTO DE PRODUCCIN 2 MATERIA PRIMA 3 DISCOS DE ALUMINIO 2 MANO DE OBRA DIRECTA 3 SALARIOS 2 GASTOS DE FABRICACIN 3 ENERGIA ELCTRICA

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 23096 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 130.05.001 510.01.001 510.01.002 512.30.001 513.51.060 30 DE NOVIEMBRE DEL 2005 COSTO DE PRODUCCION DE NOVIEMBRE 40070/23096 CUENTA LINEA UMCO DISCOS DE ALUMINIO ACCESORIOS SALARIOS ENERGIA ELCTRICA TOTAL DEBE 286,000.00 HABER 100,100.00 57,200.00 42,900.00 85,800.00 286,000.00 286,000.00

ELABORADO POR

VTO. BNO.

5.6.6

PRODUCCIN TERMINADA

En este registro intervienen dos cuentas de inventario tanto para el dbito como para el crdito y se lo realiza mensualmente por el total de la produccin terminada entregada desde la planta de produccin a la bodega de productos terminados; el valor corresponde al determinado por el proceso de costeo de cada uno de los productos entregados; el dbito es para la cuenta de producto terminado:
130.01.001 3 FABRICA-PRIMERAS

El crdito corresponde a la cuenta de inventario en proceso:

130.05.001 3 LINEA UMCO

69

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 202789 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 130.01.001 130.05.001 30 DE NOVIEMBRE DEL 2005 PRODUCCION TERMINADA NOVIEMBRE 394035/202789 CUENTA FABRICA-PRIMERAS LINEA UMCO TOTAL DEBE 346,000.00 HABER

346,000.00 346,000.00 346,000.00

ELABORADO POR

VTO. BNO.

5.6.7

VENTAS

El registro corresponde a las ventas de un mes, segn el reporte de facturacin global; las retenciones realizadas se registran por separado, conforme a los comprobantes de retencin recibidos de los clientes.

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 202777 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 120.01.099 258.01.002 410.01.100 30 DE NOVIEMBRE DEL 2005 VENTAS DEL MES DE NOVIEMBE 399035/202777 CUENTA VARIOS CLIENTES POR COBRAR I.V.A. VENTAS PROD. UMCOPRIMERAS TOTAL DEBE 560,000.00 60,000.00 500,000.00 560,000.00 560,000.00 HABER

ELABORADO POR

VTO. BNO.

70

5.6.8

COSTO DE VENTAS:

Con este asiento contable se registra el costo de ventas del perodo mensual, por lo tanto la cuenta acreedora ser del inventario de productos terminados:
130.01.001 3 FABRICA-PRIMERAS

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 23000 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 550.05.555 130.01.001 30 DE NOVIEMBRE DEL 2005 COSTO DE VENTAS NOVIEMBRE 40000/23000 CUENTA COSTO VENTAS PRODUCTOS UMCO FABRICA-PRIMERAS TOTAL DEBE 395,000.00 395,000.00 395,000.00 395,000.00 HABER

ELABORADO POR

VTO. BNO.

5.6.9

BAJA DE INVENTARIOS

La baja de inventarios notariada constituyen un gasto, por lo tanto el dbito se lo realiza a la cuenta de Gastos Administrativo:
634.00.000 634.55.000 634.55.110 1 2 3 OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS VARIOS GASTOS ADMINISTR. BAJAS DE INVENTARIO

El crdito se lo realiza de la cuenta de inventarios a la que corresponda la baja.

130.00.000 130.01.000 130.01.001 130.01.002 1 2 3 3 INVENTARIOS PRODUCTOS TERMINADOS FABRICA-PRIMERAS FABRICA-SEGUNDAS

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FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 400102 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 634.55.110 130.01.001 13 DE DICIEMBRE DEL 2005 Baja de inventarios donados a la CRUZ ROJA Segn documento notariado adjunto. 400102/36996 CUENTA BAJAS DE INVENTARIO FABRICA-PRIMERAS TOTAL DEBE 2,855.00 HABER 2,855.00 2,855.00 2,855.00

ELABORADO POR

VTO. BNO.

Las Bajas por diferencias de inventarios fsicos se debitan a la cuenta de gastos administrativos:
634.00.000 634.55.000 634.55.150 1 OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS 2 VARIOS GASTOS ADMINISTR. 3 GASTOS NO DEDUC.I.RENTA

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. ASIENTO # 400120 FECHA: CONCEPTO: REFERENCIA: CODIGO 634.55.150 130.01.001 13 DE DICIEMBRE DEL 2005 Baja de inventarios segn toma fsica y memorando de gerencia 400120/36996 CUENTA GASTOS NO DEDUC.I.RENTA FABRICA-PRIMERAS TOTAL DEBE 3,566.00 HABER 3,566.00 3,566.00 3,566.00

ELABORADO POR

VTO. BNO.

72

5.7

PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE INVENTARIOS

5.7.1 PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS DE MATERIA PRIMA, MATERIALES Y SUMINISTROS OBJETO: Este documento contiene las instrucciones necesarias para normalizar

y controlar las compras locales e importaciones de materia prima, suministros y materiales.

ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todas las compras locales e importaciones de materias primas, materiales y suministros que incrementarn los inventarios.

DEFINICIONES: COMPRAS LOCALES: son todas las adquisiciones de materia prima, suministros y materiales realizadas en el Ecuador y que pasan a formar parte del inventario de la Empresa. IMPORTACIONES: Son las adquisiciones de materia prima y materiales realizadas en el exterior y que una vez desaduanizadas pasarn a formar parte del inventario de la Empresa.

PROCEDIMIENTO: 1.- El Jefe de Inventarios elabora las rdenes de compra, de acuerdo a la planeacin mensual y las autoriza el Gerente General. 2.- Para las compras locales de los productos cuyos proveedores estn calificados, el jefe de inventarios realizar los pedidos va fax, telefnicamente o por email, y entregar al jefe de comercio exterior los pedidos para tramitar las importaciones. Para las compras locales que requieran de nuevos proveedores, el jefe de inventarios solicitar 3 cotizaciones de diferentes proveedores, para escoger la mejor oferta. 3.- El jefe de bodega de materia prima y materiales, recibir fsicamente los productos junto con la factura del proveedor, y para certificar, realizar el respectivo comprobante de ingreso a bodega, cuyo original adjuntar a la factura del proveedor y entregar al jefe de inventarios, la copia la archivar para su control. Estos productos quedan a cargo del jefe de bodega.

73

4.- El jefe de inventarios una vez que verifica los precios aprobados para la compra y anota en la factura el nmero de la orden de compra, el destino de los productos que en este caso ser stock, y la autoriza con su firma. 5.- Una vez aprobada la factura por parte del jefe de inventarios, se entregar junto con el ingreso a bodega, al asistente contable del rea de inventarios, para que la registre. 6.- El asistente contable verificar que las cantidades de productos detallados en la factura de compra sea igual al que indica el ingreso a bodega, entonces la registrar en el mdulo de compras y en la contabilidad. 7.- Para las importaciones, la recepcin de los productos importados ser programada e informada al jefe de bodega, por parte del jefe de comercio exterior; para realizar el ingreso a bodega, el jefe de comercio exterior entregar la lista de empaque al jefe de bodega para que pueda verificar el producto que recibir. 8.- Una vez recibidos los productos, el jefe de bodega elabora el ingreso a bodega y el original lo entrega al jefe de comercio exterior para conocer si las cantidades son exactas o hay faltantes, la copia entrega al asistente contable del rea de inventarios, la misma que adjuntar al documento de ingreso de la importacin al sistema de inventarios. 9,. De haber faltantes en la importacin, el jefe de comercio exterior elaborar un informe indicando las responsabilidades sobre los faltantes como puede ser por cuenta de la Compaa de Seguros o del Proveedor. El informe ser enviado al contador, junto con la liquidacin de la importacin para que disponga el correcto registro de las cantidades importadas y las cuentas por cobrar por los faltantes.

RESPONSABLES: Los responsables directos del proceso son: de compras el jefe de inventarios y de importaciones el jefe de comercio exterior.

El responsable inmediato es el jefe de bodega, pues debe certificar la recepcin de los productos.

REQUISITOS DE ENTRADA: La orden de compra, la factura del proveedor y la importacin

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REQUISITOS DE SALIDA: EL ingreso a bodega, la recepcin de los productos comprados e importados y el registro en los inventarios y en la contabilidad

INDICADORES DE GESTIN: Eficiencia. La eficiencia del proceso, estar en funcin del nmero y la oportunidad de pedidos recibidos. Efectividad. La efectividad est dada por la recepcin completa de los productos pedidos y el registro inmediato en el kardex.

RECOMENDACIONES: El Jefe de Bodega de materia prima, deber llevar el archivo ordenado de las copias de ingresos a bodega. El asistente contable del rea de inventarios controlar que estn completos los ingresos a bodega, as evitar registros atrasados e incompletos en las compras.

FORMULARIOS: 1- Orden de Compra 2- Ingreso a Bodega 3- Liquidacin de Importaciones 4- Informe de faltantes en importaciones

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. Sincholagua # 551 y Maldonado Quito ORDEN DE COMPRA # 000401 FECHA
PRECIO DESTINADO ACORDADO A

CANTIDAD

UNIDAD

MATERIAL

PROVEEDOR

NOTAS:
SOLICITADO POR AUTORIZADO POR

75

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. INGRESO A BODEGA # RECIBIDO DE: FACTURA CANTI DAD ORDEN DE COMPRA #

FECHA

CODIGO

UNIDAD

DETALLE

V/UNIT

V/TOTAL

OBSERVACIONES:

RECIBIDO POR

PROCESADO POR

76

PROCESO DE COMPRAS
INVENTARIOS
PROVEEDOR BODEGA M.PRIMA Y MAT.

ASISTENTE CONTABLE

PLANEACIN

EMITE Y AUTORIZA ORDEN DE COMPRA

ATIENDE EL PEDIDO

RECIBE LOS PRODUCTOS SOLICITADOS Y FACTURA

RECIBE FACTURA E INGRESO A BODEGA INCONF. VERIFICA PRECIOS DE FACTURA OK RECTIFICA AL VALOR ACORDADO

ELABORA INGRESO A BODEGA

AUTORIZA LA FACTURA E INGRESO A BODEGA

REGISTRA LA COMPRA

77

5.7.2 PROCEDIMIENTO PARA SALIDA DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES OBJETO: Este documento contiene las instrucciones necesarias para normalizar

y controlar la salida de materia prima, suministros y materiales de la bodega.

ALCANCE: Este procedimiento se aplica al egreso de todos los materiales, suministros y materia prima, almacenados en la bodega.

DEFINICIONES: MATERIAS PRIMAS. Son los discos de aluminio utilizados para la produccin de artculos en la fbrica. MATERIALES. Son todos los productos complementarios en la produccin de la fbrica llamados tambin accesorios como; mangos, asas, empaques, perillas, etc. las materias primas para la elaboracin de accesorios como: polvo fenol, flejes de hierro, cintas de aluminio etc. SUMINISTROS: Son los productos que sirven para el proceso de produccin pero que no son parte de los productos producidos, como diessel, lijas, herramientas menores, etc.

PROCEDIMIENTO: 1.- El jefe de inventarios elabora el egreso de materias primas, por los discos de aluminio necesarios conforme a la planificacin de la produccin y por cantidades posibles de entregarse en 1 da, para ello verificar el stock en el sistema de inventarios, a fin de no emitir egresos de materia prima por productos que no existen en la bodega. 2.- Los discos de aluminio entregar el Jefe de Bodega al obrero de turno de la seccin prensas quien firmar la recepcin en el egreso de materias primas en el que se anotar la fecha y las cantidades recibidas, en el casillero correspondiente. El jefe de bodega entregar el documento de egreso de materias primas al final de la jornada al asistente de inventarios para su ingreso en el sistema y archivo. 3.- Los materiales solicita el jefe de cada seccin mediante el documento de egreso de materiales y suministros el mismo que contendr la informacin respectiva, descripcin, cdigo cantidad y unidad de medida y el nmero de orden de produccin.

78

4.- El jefe de bodega realiza las entregas de lo solicitado mximo hasta las 8:00 a.m. para el primer turno y hasta las 03:00 p.m. para el segundo turno, posteriormente pasar el documento original al asistente de inventarios para su ingreso al sistema y posterior archivo, la copia archiva el jefe de control de calidad de produccin. 5.- El jefe de bodega de materia prima elaborar el egreso de materiales y suministros para entregar a la produccin los suministros que le fueran solicitados con autorizacin del jefe de seccin respectiva. El original de este documento lo entregar al asistente de inventarios para el proceso de registro en el sistema; la copia lo mantendr en su propio archivo.

RESPONSABLE: El responsable directo del proceso de la salida de materiales de la bodega de materia prima, es el Jefe de Bodega, el mismo que deber garantizar el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento. Para lo cual, coordinar conjuntamente con los jefes de las secciones y sus asistentes.

El responsable general del proceso de inventarios, es el Jefe de Inventarios, quien se encargar de verificar y certificar las actividades establecidas en este procedimiento.

REQUISITOS DE ENTRADA: Documento de egreso de materias primas y materiales correctamente lleno, con la certificacin de la informacin, referente a la cantidad solicitada, cantidad entregada, cdigos y unidad de medida.

REQUISITOS DE SALIDA: El documento de egreso de materia prima y materiales con las firmas de autorizacin del pedido y certificacin de la entrega y las cantidades despachadas.

INDICADORES DE GESTIN: Eficiencia. La eficiencia del proceso, estar en funcin del nmero de pedidos despachados en el da. Efectividad. La efectividad se considerar tomando en cuenta el manejo adecuado de los documentos, as como el registro y seguimiento que de los mismos.

79

EFICIENCIA MEDIDAS CONTROLES RESPONSABLE Despacho de materiales Cantidades despachadas Jefe de Bodega de oportunamente. materia prima. Despacho de discos de aluminio Cantidades entregadas, tiempos de entrega Jefe de Bodega de materia prima. Jefe de Bodega de materia prima. Existencias Inventario aleatorio Jefe de Inventarios.

MEDIDAS

EFECTIVIDAD CONTROLES

RESPONSABLE

Porcentaje de errores. (Cantidad y especificacin de los productos ingresados Manejo adecuado de los frente a las cantidades y documentos y especificaciones que Jefe de Bodega de formularios. constan en el sistema). materia prima.

RECOMENDACIONES: El Jefe de Bodega de materia prima, deber llevar el archivo ordenado de los documentos que intervienen en este procedimiento, teniendo en cuenta la secuencia de la numeracin de cada formulario y, evitando romper o anular los formularios. Si se debieran anular, deber guardar estos documentos con la inscripcin de anulados, para evitar cualquier problema que se suscite en el proceso.

NOTA: No es permitido los tachones en las cantidades despachadas. Es importante que se anote la fecha de entrega efectiva de los inventarios para evitar confusiones, especialmente en las entregas del disco de aluminio.

80

PROCESO SALIDA DE MATERIAS PRIMAS

INVENTARIOS BODEGA MATERIA
PRIMA

PRODUCCIN

ASISTENTE DE INVENTARIOS

Emite Egreso de Materias primas

Recibe el documento y verifica

Prepara la materia prima y entrega

Recibe materia prima

Inicia proceso de produccin Recibe el egreso de materia prima

Registra en el sistema de inventarios

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PROCESO SALIDA DE MATERIALES Y SUMINISTROS

JEFE DE SECCION JEFE BODEGA M.PRIMA PRODUCCIN ASISTENTE DE INVENTARIOS

Emite Egreso Materiales

Recibe el documento y verifica

Prepara los materiales y entrega

Recibe los materiales y suministros

Recibe el Egreso de Materiales

Emite Egreso Materiales

Solicita suministros

Registra en el sistema de inventarios

FORMATOS: en el proceso de salida de MATERIA PRIMA y MATERIALES, intervienes los siguientes formatos: 1.- EGRESO DE MATERIA PRIMA 2.- EGRESO DE MATERIALES Y SUMINISTROS

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EGRESO DE MATERIA PRIMA FECHA

DISCOS KILOS CDIGO DETALLE

# 00001

ORDEN PRODUCCIN #
PRODUCTOS DETALLE OBSERVACIONES

PEDIDO ENTREGA CANTIDAD CDIGO

SOLICITADO POR REGISTRADO POR

VISTO BUENO

ENTREGADO POR

EGRESO DE MATERIALES Y SUMINISTROS # 00001 FECHA ORDEN DE PRODUCCIN #

CDIGO

CANTIDAD

DETALLE

DESTINO

SOLICITADO POR REGISTRADO POR

VISTO BUENO

ENTREGADO POR

83

5.7.3 PROCEDIMIENTO PARA SALIDA DE PRODUCTOS TERMINADOS OBJETO: Este documento contiene las instrucciones a seguir para realizar la entrega de productos de la bodega de producto terminado. ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todos los productos que salen de la bodega de producto terminado. DEFINICIN: PRODUCTOS TERMINADOS. Son aquellos productos fabricados por la Empresa y que estn listos para la venta. PROCEDIMIENTO: Los productos de la bodega de producto terminado, pueden salir por los siguientes conceptos: 1.- Por concepto de venta: mediante la respectiva remisin enviada por el departamento de ventas, en la cual se especifica la cantidad y detalle de los productos pedidos, junto con las firmas de autorizacin del Asistente Administrativo y el Gerente de Ventas. El embarque al camin para la entrega se lo realizar con la Gua de Transporte, Gua de remisin y la factura de venta.

2.- Por concepto de: muestras, servicio al cliente o, en caso de obsequios, con el formulario nico que deber tener la firma de autorizacin solamente del Gerente General Asistente Administrativo. En el caso de los productos solicitados para muestras, los vendedores o la persona que retira el producto, tendr un plazo de 8 das para devolver el producto a la Fbrica, luego de los 8 das, y si las muestras no fueron devueltas, el Jefe de Bodega de producto terminado proceder a pasar el formulario nico al asistente de ventas para ser facturado y cobrado al responsable. El control del formulario estar a cargo del Asistente Administrativo, quien deber registrar y verificar semanalmente la emisin y manejo del mismo.

3.- Por entregas al almacn: mediante el pedido de productos debidamente firmado por el encargado del almacn y autorizado por el asistente administrativo. 4.-Por devolucin de productos a la planta de produccin, se utilizar el formulario de devolucin a planta, con las firmas de autorizacin, recepcin y entrega.

84

RESPONSABLE: El responsable directo de la salida de productos de la bodega de producto terminado, es el Jefe Bodega de Producto Terminado, el mismo que deber garantizar el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento, para lo cual, coordinar conjuntamente con los jefes de las secciones y departamentos que forman parte de todo el proceso.

REQUISITOS DE ENTRADA: Los documentos respectivos, bien sea la remisin, el formulario nico, pedido de almacn o devolucin de productos a la planta, los mismos que debern contener la informacin requerida junto con las firmas de responsabilidad.

REQUISITOS DE SALIDA: La entrega de los productos solicitados con las firmas de responsabilidad en cada uno de los documentos.

INDICADORES DE GESTIN: Eficiencia: la eficiencia del proceso, estar en funcin del nmero de pedidos despachados en el da.

EFICIENCIA MEDIDAS CONTROLES RESPONSABLE Despacho de pedidos N de pedidos despachados en el da Jefe de Bodega de en el da. frente al N de pedidos recibidos en el Producto da. Terminado, Asistente de Ventas. Efectividad: la efectividad se considerar tomando en cuenta el manejo adecuado del formulario, es decir, el registro y seguimiento que se le d al mismo. EFECTIVIDAD MEDIDAS CONTROLES RESPONSABLE

Manejo adecuado Porcentaje de errores. (cantidad y Jefe de Inventarios de los documentos. especificacin de los productos entregados frente a las cantidades y especificaciones que constan en el sistema).

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RECOMENDACIONES: Las personas involucradas en el proceso, llevarn un registro adecuado de las transacciones realizadas.

El Jefe de Bodega de producto terminado entregar oportunamente los documentos, de salida de productos de bodega al asistente de inventarios para que los datos se ingresen en el sistema.

El Jefe de Bodega de producto terminado se encargar de revisar los artculos que van a ser despachados en cada caso.

NOTA: La remisin es el nico documento que origina otro en forma inmediata, que es la factura de venta, por lo tanto el jefe de bodega se asegurar que la mercadera que entrega, est respaldada con la respectiva factura que entrega el Asistente de ventas.

FORMATOS: En el proceso de salida de productos terminados se utilizarn los siguientes formatos: 1.- Remisin 2.- Formulario nico 3.- Pedido-Entrega de almacn 4.- Nota de devolucin de productos a produccin

86

CONTRIBUYENTE ESPECIAL Resol. 5368 2 junio 1995

FBRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. R.U.C. 1790007499001 Sincholagua N 551 y Av. Maldonado

GUA DE REMISIN
N 001-001-0003000 N AUTORIZACIN 1103359044
N DE AUTORIZACIN: FECHA DE EMISIN: PEDIDO

FECHA DE TERMINACIN DEL TRASLADO

MOTIVO DEL TRASLADO VENTA COMPRA TRANSFORMACIN CONSIGNACIN TRASLADO ENTRE ESTABLECIMIENTOS. TRASLADO POR EMISOR ITINERANTE DE COMPRO BANTES DE VENTA DEVOLUCIN IMPORTACIN EXPORTACIN OTROS

FECHA DE EMISIN DESTINATARIO PUNTO DE LLEGADA TRANSPORTISTA RUC / C.I. PUNTO DE PARTIDA RUC / C.I. CIUDAD GUA

BIENES TRANSPORTADOS CDIGO DESCRIPCIN CANTIDAD PEDIDA

DESPACHADO

UNIDAD EMPAQUE

NUMERO CAJAS

TOTAL AUTORIZADO DESPACHADO TRANSPORTISTA CLIENTE

Ventas

Jefe de Bodega

87

FORMULARIO NICO PARA SALIDA DE PRODUCTOS #

MUESTRAS SERVICIO AL CLIENTE OBSEQUIO FECHA ENTREGADO A: CANTIDAD CDIGO DETALLE OBSERVACIONES

AUTORIZADO POR

ENTREGADO POR

RECIBIDO POR

Autorizo emitir factura a mi nombre en caso de no devolver los artculos detallados en el plazo de das. RECIBIDO EN DEVOLUCIN POR: _____________________________ FECHA RECIBIDO ENTREGADO

88

PEDIDO/ENTREGA DE PRODUCTOS PARA ALMACN # 0004 FECHA CANTIDAD PEDIDO ENTREGA CDIGO

DETALLE

OBSERVAC

AUTORIZ. POR

ENTREGADO POR

RECIBIDO POR

REGISTRADO

DEVOLUCIN DE PRODUCTOS A PRODUCCIN # 0001 FECHA RAZN DE LA DEVOLUCIN:

CANTIDAD CDIGO

DETALLE

OBSERVAC

AUTORIZADO

ENTREGA

RECIBE

REGISTRADO

89

PROCESO DE SALIDA DE PRODUCTOS TERMINADOS

VENTAS Y ALMACEN ASISTENTE BODEGA ADMINISTRATIVO PROD.TERMINADO CLIENTES

REMISION Y FACTURA

PREPARA Y ENTREGA PRODUCTOS

RECIBE PRODUCTOS Y FACTURA

REQUERIMIENT O DE PRODUCTOS FORMULARIO UNICO RECIBE PRODUCTOS DE MUESTRAS

PREAPARA Y ENTREGA PRODUCTOS

RECIBE PRODUCTOS DE REPOSICION

PEDIDO PARA ALMACEN

PREPARA PRODUCTOS Y ENTREGA

RECIBE PRODUCTOS

90

5.7.4 PROCEDIMIENTO PARA PEDIDOS DE CLIENTES OBJETO: Este documento contiene las instrucciones a seguir para atender los pedidos de clientes. ALCANCE: Este procedimiento se aplica para todos los pedidos que llegan a la fbrica. DEFINICIN: PEDIDO: es el detalle de los productos terminados solicitados por los clientes para ser entregados en concepto de venta. PROCEDIMIENTO: 1.- El asistente de ventas, recibe todos los pedidos de productos que provienen de los distribuidores va fax, telfono mail o verbales, los mismos que sern numerados en orden de recepcin, de acuerdo al consecutivo interno que ir junto al nmero asignado por el cliente. 2.- El pedido numerado ser entregado para su aprobacin al Asistente administrativo

3. Aprobado el pedido, el asistente de ventas procede a llenar la remisin con todos los productos solicitados tomando en cuenta que las cantidades pedidas

correspondan a unidades de empaque completas y luego entrega la remisin al Jefe de Bodega para que prepare los artculos.

4. En la bodega de productos terminados se proceder a separar en las jaulas de transferencia, los artculos solicitados disponibles y se registrarn en la remisin, la misma que firmar el jefe de bodega y entregar al asistente de ventas para que elabore la factura respectiva.

5. El asistente de ventas proceder a facturar de acuerdo a los productos que se indican en el documento remisin en la columna despachado y en las condiciones aprobadas. Una vez facturado entrega los dos documentos al jefe de bodega para la entrega.

91

6. El jefe de bodega entregar al transportista los productos junto con la factura y remisin para que viajen a su destino, previa la recepcin de la gua emitida por el transportista y debidamente firmada por ste la copia de la remisin.

RESPONSABLE: El responsable de que se cumpla este proceso es el asistente de ventas, quien estar pendiente de que el proceso llegue a su fin, hasta la recepcin de los productos por parte de los clientes.

REQUISITOS DE ENTRADA: El pedido del cliente debidamente autorizado por el asistente administrativo

REQUISITOS DE SALIDA: Remisin, factura, gua del transportista debidamente firmados

INDICADORES DE GESTIN: Eficiencia: la eficiencia del proceso, estar en funcin del nmero de pedidos despachados en el da. EFICIENCIA MEDIDAS CONTROLES RESPONSABLE Despacho de pedidos N de pedidos despachados en el da Jefe de Bodega de en el da. frente al N de pedidos facturados en el Producto da. Terminado, Asistente de Ventas. Efectividad: la efectividad se medir de acuerdo al cumplimiento de los tiempos estipulados para el proceso. EFECTIVIDAD MEDIDAS CONTROLES RESPONSABLE

Manejo adecuado Porcentaje de errores. (cantidad y Gerente de ventas de los documentos. especificacin de los productos vendidos frente a las cantidades y especificaciones que constan en el pedido).

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RECOMENDACIONES: Las personas involucradas en el proceso, llenarn los datos en la remisin sin excluir la informacin propia del documento.

El Jefe de Bodega de producto terminado se asegurar de despachar productos nicamente en las unidades de empaque, no le es permitido despachar productos sueltos.

FORMATOS: En el proceso de pedido de clientes se manejarn los siguientes formatos: 1.- Pedido del cliente 2.- Remisin (la misma del proceso de salida de productos terminados) 3.- Factura 4.- Gua de transportista (emitida por el transportista)

FBRICA DE ALUMINIO UMCO S.A.

PEDIDO
FECHA CLIENTE FORMA DE PAGO

0004

PEDIDO AUTORIZADO POR FECHA AUTORIZACIN CONDICIONES ESPECIALES

ARTCULOS EN PROMOCIN CANTIDAD PEDIDO

SOLICITADA

CDIGO

DETALLE

OBSERVACIONES

PROCESADO

FACTURADO

93

CONTRIBUYENTE ESPECIAL Resol. 5368 2 junio 1995

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. W.W.W.umcoecuador.com CLIENTE: R.U.C. C.I. Direccin Telfono Ciudad

FACTURA
N 001-001-0001000 FECHA: AUTORIZACIN N 1103359044 Remisin N. R.U.C. 1790007499001 PRECIO UNITARIO

CDIGO

CANTIDAD

DESCRIPCIN

TOTAL

DEBO Y PAGAR A LA ORDEN DE FBRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. Y EN QUITO EL VALOR CONSTANTE EN ESTA FACTURA, CONFORME A LAS CONDICIONES DE PAGO PRECISADAS. EN CASO DE MORA RECONOCER INTERS ANUAL A PARTIR DEL PRIMER VENCIMIENTO -NO PAGADO.

VENTAS

APROBADO

RECIBO CONFORME
OFICINAS Y FBRICA: Sincholagua 551 y Av.Maldonado, Apartado 17-01-2120 Quito-Ecuador Telf.. 2655718 2655719 Fax 2614021 - Ventas 2613751 2663782 - Fax 2663782
VLIDO PARA SU EMISIN HASTA DICIEMBRE/2006

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PROCESO PARA PEDIDOS DE CLIENTES

CLIENTES VENTAS
ASISTENTE ADMINISTRATIVO BODEGA DE PRODUCTOS TERMINADOS

PEDIDOS

RECEPCION DE PEDIDOS Y NUMERACION

SOLICITAR AUTORIZACION

ANALISIS DE CUPOS Y AUTORIZACION

ELABORACION DE REMISION

PREPARAR PEDIDOS

ELABORACION DE FACTURA PARA ENVIO

ENTREGA DE PEDIDOS

PRODUCTOS

ELABORACION GUIA Y ENTREGA A TRANSPORTIST A

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5.7.5 PROCEDIMIENTO PARA CAMBIOS, REPOSICIONES Y DEVOLUCIONES DE PRODUCTOS OBJETIVO: Regular el procedimiento de cambios, reposiciones y devoluciones de productos vendidos, optimizar el servicio a clientes y distribuidores, dar respuesta dentro de los cinco das hbiles de conocido el reclamo.

ALCANCE: Se aplica a los reclamos o requerimientos de Clientes y Distribuidores

DEFINICIONES: DEVOLUCIN: se considera devolucin a todos aquellos productos que sean devueltos por: Defectos de fabricacin (aluminio poroso, tefln desprendido, pintura defectuosa) Que tengan accesorios rotos o daados (asas, mangos, picos, vlvulas, fusibles, perillas, empaques) Que contengan xido de aluminio por ser mal procesado. Que no haya llegado completo el producto al Distribuidor. CAMBIO: se considera cambio a producto devuelto por el distribuidor. la accin que se tomar para reintegrar un

REPOSICIONES. Se consideran reposiciones todo aquel faltante comprobado por el Distribuidor.

POLTICAS: La empresa cubre los defectos de fabricacin y materiales por un ao a partir de la fecha de venta del producto al Distribuidor.

Los daos ocasionados en el transporte, como deformaciones en la boca o en las paredes del producto, sern cobrados a los transportistas y se extender una nota de crdito al Distribuidor por aquellos productos. El cliente tendr mximo 30 das para reclamar productos daados por transporte.

PROCEDIMIENTO: Para el cambio, reposicin y devolucin se requiere de los siguientes pasos.

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1.- Notificacin por parte del cliente al asistente de ventas, (dentro de los 30 das calendario siguientes a la venta), sobre el producto defectuosos o faltante. El asistente de ventas a su vez notificar de inmediato al jefe de bodega dentro de un plazo mximo de 2 horas.

2.- El Jefe de bodega ser el responsable de recibir los productos que hayan sido enviados por el distribuidor, igualmente, ser el responsable del retiro de los mismos cuando stos se encuentren en bodegas del transportista y que fueron enviados por el distribuidor, previa informacin del Asistente de Ventas.

3.- El jefe de Bodega, mediante el documento de reingreso de productos a bodega, proceder a registrar los artculos para su posterior envo a Control de Calidad.

4.- Control de Calidad proceder a evaluar los productos recibidos por Bodega, para posteriormente llenar el formulario de transferencia entre bodegas, en el cual se har constar el nombre del artculo, la causa que ocasion la devolucin, si el producto debe ser cambiado, si se lo enva al almacn como producto de segundas, si se reingresa a produccin, o si ha tenido problemas de transporte

5.- Una vez con el informe de Control de calidad, el asistente administrativo decidir si procede cambio o devolucin de los productos recibidos y autorizar la emisin de la Nota de Crdito a contabilidad, adjuntando el reingreso a bodega. Si existiere razn para no cambiar el producto, se informar al Distribuidor o consumidor los motivos de tal decisin.

6.- Para el caso de artculos que hayan sido golpeados por el transportista, el asistente administrativo autorizar al departamento de ventas emitir una factura a cargo del Transportista y a contabilidad la elaboracin de una nota de crdito a favor del Cliente.

7.- Para el caso de reposicin de productos, el asistente administrativo autorizar al Jefe de bodega mediante remisin, la reposicin de los productos al cliente, a quien se le enviar tambin la respectiva factura emitida por el asistente de ventas.

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RESPONSABLE:

El responsable directo del proceso de cambios y devoluciones,

es el Asistente de Ventas, quien deber garantizar el cumplimiento del plazo mnimo establecido para la atencin del reclamo, el mismo que no debe exceder a 8 das hbiles.

REQUISITOS DE ENTRADA: El reclamo formal del cliente (notificacin) y los productos devueltos.

REQUISITOS DE SALIDA: Reingreso a bodega, transferencia entre bodegas, nota de crdito, remisin, factura y los productos para reponer al cliente.

INDICADORES DE GESTIN. ndices: se llevar un registro estadstico de reclamos de clientes dividiendo las causas en: golpes para todo tipo de estropeo posventa, en fallas para defectos del producto, sean estos de material (incluyendo corrosin prematura) o de fabricacin y en mal despacho para errores de envo. El

ndice de reclamos se calcula valorando las devoluciones al valor actual de la lista de precios vs. la facturacin del mes.

NDICES MEDIDAS CONTROLES RESPONSABLE de Control asistente de de

Defectos y fallas por los Jefe

Registro de cuales el cliente devuelve Calidad, devoluciones los productos. ventas.

Efectividad. La efectividad del proceso se la medir en funcin de la reduccin de reclamos del cliente. Control de calidad se encargar de realizar un anlisis mensual de las causas de devolucin de artculos, con el propsito de adoptar medidas que permitan eliminar las mismas.

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EFECTIVIDAD MEDIDAS CONTROLES Atencin a los reclamos dentro de un plazo mximo Agilidad de 8 das. Informe adecuado de Asistente de ventas RESPONSABLE

defectos para evitarlos en Rendimiento el futuro. Jefe de control de calidad

RECOMENDACIONES: El Asistente de Ventas llevar un registro de los productos devueltos en el formato correspondiente.

El distribuidor efectuar el reclamo utilizando, si es posible, la misma caja que contena el artculo, esta contiene referencias de la fabricacin, como fecha y nmero de la persona que cerr la caja.

Para evitar reclamos indebidos el Asistente de Ventas debe mantener informados a los clientes y distribuidores sobre los defectos que son atribuibles a la Empresa y que pueden ser aceptados; mantener informados a los despachadores y transportistas sobre las buenas prcticas de manipuleo y apilamiento de cajas.

FORMATOS: En este proceso intervienen los siguientes formatos: 1.- Notificacin del cliente 2.- Reingreso de artculos a Bodega 3.- Transferencia entre bodegas 4.- Factura (la misma del proceso de pedido de clientes) 5.- Remisin (la misma del proceso de pedido de clientes) 6.- Nota de crdito (emitida en el departamento de contabilidad)

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NOTIFICACIN DE RECLAMO # NOMBRE DEL CLIENTE: _________________________________ FECHA: FECHA DE RECEPCIN NOTIFICACIN INTERNA # REINGRESO A BODEGA # ARTCULOS CANTIDAD EMPACADOR NOVEDAD

FACTURA CDIGO

NOTIFICADO

RECEPCIN NOTIF.

PROCESADO firma fecha

REINGRESO DE ARTCULOS A BODEGA #

CLIENTE: FECHA: CANT. CDIGO

00001

ARTICULO FACTURA .. OBSERVACIONES

RECIBI CONFORME: ELABORAR NOTA DE CRDITO:

100

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD TRANSFERENCIA N 11111 ENTREGA BODEGA DE:.. FECHA: RECIBE BODEGA DE:.. ABREVIATURA DE ABREVIATURA DESTINO SECUENCIA PL=PLANTA PR=PRENSA M=MONTAJE L=LAVADA E= ENSAMBLAJE PR=PRIMERAS A=ACABADO B=BRILLADA P=PULIDA SE=SEGUNDAS CH=CHATARRA RM=REMACHADA RJ=REPUJADO CLIENTE CDIGO ART. ARTCULO CANTD. DESTINO MOTIVO SECUENCIA DE PROCESOS

ENTREGADO POR

RECIBIDO POR

APROBADO

PROCESADO

REGISTRO DE PRODUCTOS DEVUELTOS

FECHAS REPOSICIN SALIDA

FECHA

COMPROBANTE No.

ARTCULO

CAUSAS

CLIENTE

101

PROCESO DE CAMBIOS,REPOSICIONES Y DEVOLUCIONES DE PRODUCTOS VENTAS BODEGA CONTROL DE CALIDAD

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

CONTABILIDAD

RECIBE NOTIFICACION DE RECLAMO

NOTIFICA SOBRE EL RECLAMO

LOCALIZA LOS PRODUCTOS

RECIBE O COORDINA RECEPCION DE PRODUCTOS

ELABORA EL REINGRESO DE ARTICULOS

COMUNICA AL CLIENTE LA RAZON PARA NO CAMBIAR NO

ENVIA LOS PRODUCTOS A CONTROL DE CALIDAD

RECIBE Y ANALIZA PRODUCTOS

ANALIZA INFORME

SI

ELABORA NOTA DE CREDITO

ELABORA INFORME

SI ELABORA FORMULARIO UNICO

ENVIA PRODUCTOS DE REPOSICION AL CLIENTE

ENVIA PRODUCTOS DEVUELTOS AL ALMACEN O A CHATARRA

ENVIA NOTA DE CREDITO AL CLIENTE

ALMACEN RECIBE PRODUCTOS DE SEGUNDAS PARA LA VENTA

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5.7.6 PROCEDIMIENTO PARA DEVOLUCIN DE MATERIA PRIMA DESDE PRODUCCIN EN PROCESO OBJETO Este documento contiene las instrucciones necesarias para llevar a cabo las devoluciones de materiales en proceso a la bodega de materia prima y al proveedor ALCANCE: Este procedimiento se aplica a los materiales que no puedan ser procesados debido a problemas de calidad. DEFINICIN: MATERIAL DEFECTUOSO: es aquel material que presente defectos crticos de calidad por causas del proveedor como rotura, incrustaciones mayores, talladuras y golpes, rayas, piel naranja, falta de estiramiento, etc. son causa de devolucin siempre y cuando el defecto supere el 3% del tamao del lote.

PROCEDIMIENTO: 1.-Una vez que el obrero detecta problemas en la materia prima durante el proceso de produccin, ste notificar verbalmente al jefe de control de calidad para realizar las pruebas pertinentes. 2.- El jefe de Control de calidad realizar las pruebas respectivas mediante un muestreo para determinar el tamao del grano y el dimetro de los discos, al confirmar la falla, proceder a marcar el lote con pintura, retirar del proceso de produccin y lo llevar hasta el lugar designado para este tipo de materia prima junto con el documento de Devoluciones Produccin-Bodega.

3.- El Jefe de bodega de materia prima proceder al reingreso del lote a la bodega de materia prima, verificando que lo registrado en la Devolucin Produccin-Bodega sea igual a lo ingresado.

4.- El Jefe de bodega de materia prima junto con el jefe de inventarios coordinarn la devolucin de los discos de aluminio al proveedor, mediante el documento de egreso de bodega y solicitaran la nota de crdito correspondiente en un plazo mximo de 2 das

5.- Una vez que el Jefe de Bodega haya entregado la materia prima al proveedor, el documento original de egreso entregar al asistente de contabilidad, para elaborar la

103

respectiva devolucin de compras en la cuenta del proveedor, esto dentro de un plazo mximo de 8 horas.

6.- Si el proveedor realiza la reposicin de los lotes de discos devueltos se recibirn con la factura respectiva. El ingreso a la bodega de materia prima del aluminio repuesto tendr el mismo trmite que una compra.

NOTA: El documento de devolucin deber ser autorizado por el Gerente de Produccin junto con el Jefe de Control de Calidad. Este documento consta de 3 copias; la original para Contabilidad, la copia 1 archiva el Jefe de Bodega de

materia prima, la copia 2 archiva el asistente de Inventarios y la copia 3 archiva el Jefe de control de Calidad.

RESPONSABLE: Los responsables directos del proceso de devoluciones, son el Jefe de Control de Calidad y el Jefe de Bodega de Materia Prima y el Jefe de Inventarios, los mismos que debern garantizar el debido cumplimiento de lo establecido en este procedimiento.

REQUISITOS DE ENTRADA: La evaluacin y certificacin de los defectos que presentan los productos y discos por parte de Control de Calidad.

REQUISITOS DE SALIDA: El documento de control devoluciones produccin bodega correctamente lleno, con la informacin pertinente y autorizacin respectivas. Los productos para la devolucin, correctamente marcados y colocados adecuadamente en el lugar reservado para stos. El documento de devolucin al proveedor y la nota de crdito. las firmas de

INDICADORES DE GESTIN: Eficiencia. La eficiencia del proceso, estar en funcin del nmero de devoluciones procesadas frente al nmero devoluciones. total de

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EFICIENCIA MEDIDAS Registro defectos.

CONTROLES de Nmero mensual de devoluciones procesadas Vs. el total de devoluciones del mes.

RESPONSABLE Jefe de Control de Calidad, Jefe de Bodega de Materia Prima. Jefe de Invent.

Efectividad. La efectividad se considerar tomando en cuenta el registro oportuno y adecuado de la informacin referente a las devoluciones, as como el nmero de devoluciones solicitadas vs. el nmero de devoluciones aceptadas por el proveedor.

EFECTIVIDAD MEDIDAS Agilidad

CONTROLES Puntualidad en el registro y la entrega de la informacin referente a las devoluciones.

RESPONSABLE Jefe de Control de Calidad, Jefe de Bodega de Materia Prima.

Rendimiento

Nmero de devoluciones Jefe de Planeacin e solicitadas frente al inventarios. nmero de devoluciones aceptadas.

RECOMENDACIONES: Todos los documentos elaborados debern tener las firmas de responsabilidad de las personas involucradas en el proceso, adems debern estar completos y ntidos.

Para que la devolucin de lotes de discos sea aceptada, el jefe de Control de Calidad deber comunicarse inmediatamente con el Jefe de Inventarios quien deber tramitar la devolucin dentro del plazo convenido con el proveedor.

Tanto el Jefe de Control de Calidad como el Jefe Bodega de materia prima, debern llevar un registro adecuado de los documentos de devolucin produccin-bodega y egreso de bodega, teniendo en cuenta la secuencia numrica de cada formulario y,

105

evitando romper o anular los formularios. Si se debieran anular, deber guardarlos con la inscripcin de anulados, para evitar cualquier problema que se suscite en el proceso.

Control de calidad llevar la estadstica de las devoluciones realizadas a los proveedores.

FORMATOS: deben considerarse los siguientes formatos en el proceso: 1.- Devolucin de Produccin-Bodega 2.- Egreso de Bodega 3.- Nota de crdito del Proveedor (debe entregar el Proveedor) 4.- Devolucin de compras (Registro en el departamento contable) 5.- Factura de Compra en el caso de reposicin de productos 6.- Ingreso a bodega en el caso de reposicin de productos

DEVOLUCIN PRODUCCIN-BODEGA # 0001 FECHA ORDEN DE PRODUCCIN # PRODUCTO: CANTIDAD: DISCO: KILOS: LOTE: PROVEEDOR: OBSERVACIONES:

AUTORIZADO

ENTREGADO

RECIBIDO

REGISTRADO

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EGRESO DE BODEGA # 0001 PROVEEDOR: FECHA FACTURA # CANTIDAD CDIGO DETALLE RAZON DE DEVOLUCIN

AUTORIZADO

ENTREGADO

RECIBIDO POR

REGISTRADO

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PROCESO DEVOLUCIN DE MATERIA PRIMA DESDE PRODUCCIN

PRODUCCIN CONTROL DE CALIDAD

BODEGA M.P.

CONTABILIDAD

PROVEEDOR

DETECTA FALLAS

INFORMA

REALIZA PRUEBAS

DEVUELVE LA MATERIA PRIMA

RECIBE MATERIA PRIMA

ELABORA DOCUMENTO DEVOLUCION DEVUELVE M.P.AL PROVEEDOR

REGISTRA DEVOLUCION EN EL SISTEMA RECIBE MATERIA PRIMA CON FALLA

ELABORA EGRESO BODEGA

REGISTRA DEVOLUCION EN EL SISTEMA

EMITE NOTA DE CREDITO

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5.7.7 PROCEDIMIENTO PARA TOMA FSICA DE INVENTARIOS OBJETO: Este documento contiene las instrucciones necesarias para normalizar la realizacin de la toma fsica de inventarios.

ALCANCE: Este procedimiento se aplica para la toma fsica que se debe realizar por lo menos una vez al ao en las bodegas de la empresa.

DEFINICIONES: INVENTARIO FSICO: Es el conteo de cada uno de los productos que constituyen la materia prima, materiales, productos en proceso y productos terminados que pertenecen a la Empresa.

PROCEDIMIENTO: 1,- La Gerencia General comunicar mediante un memorando, la fecha en la que debe realizarse la toma fsica que se recomienda para fines de junio y diciembre de cada ao.

2.- El Jefe de Inventarios informar por escrito la programacin completa de la toma fsica, con los grupos de personas asignadas para esta actividad y tomar en consideracin que para aquellos das, no se deben efectuar ventas, compras, transferencias entre bodegas ni entregas de producto terminado.

3.- Para la realizacin de los inventarios, los departamentos involucrados con los movimientos de materia prima, materiales, productos en proceso y productos

terminados, deben haber ingresado absolutamente toda la informacin al sistema, esto es: Actualizacin de Ventas para el Kardex Notas de Crdito por devolucin en ventas Registro de compras Registro de devolucin de compras Liquidacin e ingreso de Importaciones Consumos de Discos de Aluminio Consumos de Materiales

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Devoluciones de Consumos Entregas de Productos terminados Transferencias entre bodegas Envos de consignaciones Devolucin de consignaciones Facturacin de consignaciones Liquidacin de formularios nicos

4.- El asistente administrativo realizar el corte documentario dejando constancia con un memorando dirigido al contador, de que el corte fue realizado, detallando cada uno de los documentos indicados en el prrafo 3, con sus respectivos nmeros.

5.- El jefe de bodega deber mantener ordenada la bodega, tomando en cuenta que los productos estn almacenados en un solo sitio para evitar confusiones; las jaulas de despachos deben permanecer vacas y no deben existir entregas pendientes bajo ningn concepto.

6.- El jefe de inventarios organizar los grupos de personas que debern comprender como mnimo las siguientes actividades Coordinador general Encargado de mesa de control para cada grupo de inventario Asistente de mesa de control Responsable por zona Ayudantes para el conteo en cada zona

7.- El sistema que se aplicar es el de barrido para el primero y segundo conteo, en cada producto se dejar la tarjeta con el desprendible para segundo y tercer conteo.

8.- La persona encargada de la mesa de control verificar que las cantidades registradas en las tarjetas del primero y segundo conteo sean las mismas; de haber discrepancias, se proceder a verificar personalmente para dejar constancia de la verdadera existencia.

110

9.- El asistente de mesa de control ingresar las cantidades anotadas en la tarjeta de toma fsica al sistema, en la opcin de toma fsica.

10.- El Jefe de Inventarios realizar en el sistema, el proceso comparativo de la toma fsica con las existencias en el sistema, y establecer las diferencias, las mismas que sern informadas a la Gerencia General.

11.- El Gerente General autorizar el ajuste de las diferencias y las responsabilidades sobre las mismas mediante un memorando dirigido a contabilidad.

RESPONSABLE: El responsable directo del proceso de toma fsica es el Jefe de Inventarios quien coordinar mediante un memorando detallado todas y cada una de las actividades y los nombres de las personas que intervendrn en la toma fsica. Coordinar adems mediante reuniones con todas las personas involucradas en el proceso, para que las actividades se cumplan tal como se han planificado.

REQUISITOS DE ENTRADA: El memorando de Gerencia General, sobre la disposicin de realizar la toma fsica de materia prima, produccin en proceso y productos terminados.

REQUISITOS DE SALIDA: Las tarjetas de la toma fsica, el informe de las diferencias de inventario y el inventario debidamente firmado por el jefe de inventarios, el jefe de bodega y el asistente administrativo.

INDICADORES DE GESTIN: Eficiencia. La eficiencia del proceso est dada por la realizacin en los das establecidos y la exactitud del conteo.

FORMATOS: Se debe tomar en cuenta en el proceso los siguientes formatos: 1.- Memorandos del Administrativo. 2- Corte documentario 3.- Tarjetas para la toma fsica 4.- Informe de diferencias de inventario Gerente General, del Jefe de Inventarios, del Asistente

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5.- Ajuste de inventarios 6.- Registro contable del ajuste de inventarios.

TARJETAS PARA TOMA FSICA DE INVENTARIOS

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. # 00007 TOMA FSICA DE PRODUCTO TERMINADO FECHA CODIGO PRODUCTO UNIDAD CANTIDAD RESPONSABLE

FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. # 00007 FECHA CODIGO PRODUCTO UNIDAD TOMA FSICA DE PRODUCTO TERMINADO RESPONSABLE

CANTIDAD SEGUNDO CONTEO FABRICA DE ALUMINIO UMCO S.A. # 00007

FECHA CODIGO PRODUCTO UNIDAD

TOMA FSICA DE PRODUCTO TERMINADO RESPONSABLE

CANTIDAD PRIMER CONTEO

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5.7.8 PROCEDIMIENTO PARA INVENTARIOS ROTATIVOS OBJETO: Este documento contiene las instrucciones necesarias para normalizar

la realizacin de inventarios rotativos.

ALCANCE: Este procedimiento se aplica para los inventarios rotativos peridicos que deben realizarse como parte del control de los mismos.

DEFINICIONES: INVENTARIO ROTATIVO: Es el conteo fsico de productos de mayor rotacin que se realizan durante el ao para compararlos con las existencias segn saldos de inventarios.

PROCEDIMIENTO: 1,-

El jefe de inventarios determinar mensualmente los

productos que se van a inventariar y la fecha en que se realizar el inventario mediante memorando dirigido al Jefe de Inventarios. 2.-Para efectuar el conteo fsico, el jefe de inventarios definir un equipo de trabajo idneo. Adicionalmente realizar un corte documentario como soporte. 3.- El equipo asignado para el conteo, realizar esta actividad y entregar la

informacin al jefe de inventarios, quien conjuntamente con los jefes de bodega analizar las diferencias encontradas y realizarn los correctivos justificados y necesarios debidamente autorizados por el jefe administrativo a fin de establecer la diferencia real entre el conteo fsico y la existencia en el kardex. 4.- Una vez identificadas las diferencias, stas se informarn al Gerente General para establecer responsabilidades e informar de este particular a contabilidad que

realizar los registros correspondientes.

RESPONSABLE: El responsable directo del proceso de inventarios rotativos es el Jefe de Inventarios quien coordinar las actividades con los jefes de bodegas y contabilidad.

REQUISITOS DE ENTRADA: La notificacin de la toma fsica de los artculos asignados para el efecto.

113

REQUISITOS DE SALIDA: El detalle de la toma fsica, el informe de las diferencias de inventario y el memorando de resultados y responsabilidades

INDICADORES DE GESTIN: Eficiencia. La eficiencia del proceso est dada por la realizacin de los inventarios rotativos y el informe de resultados.

NOTA: Los inventarios rotativos constituyen un control sobre el manejo de los inventarios y la informacin registrada en el sistema, esta herramienta servir para conocer los errores que se cometen en el proceso para rectificarlos y asignar responsabilidades.

FORMATOS: Se consideran los siguientes formatos 1.- Memorandos del Administrativo. 2- Corte documentario 3.- Listado de toma fsica 4.- Informe de diferencias de inventario 5.- Ajuste de inventarios 6.- Registro contable del ajuste de inventarios. Gerente General, del Jefe de Inventarios, del Asistente

114

5.7.9 PROCEDIMIENTO PARA BAJAS DE PRODUCCIN Y CAMBIO DE PROCESOS OBJETO: Este documento contiene las instrucciones necesarias para normalizar

las bajas de productos en proceso y los cambios de proceso de produccin.

ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todos los productos, accesorios y materias primas en proceso de produccin.

DEFINICIONES: PRODUCCIN EN PROCESO: Son artculos y materiales que han tenido las operaciones de fabricacin en forma parcial o que por si solos no son considerados productos para la venta sino partes de los productos principales. Se ubican en general en la Planta de produccin pero en casos especficos se ubican en la Bodega de materiales o en bodegas de accesorios dentro de la planta. ACCESORIOS: Son componentes utilizados e el ensamble del producto.

PROCEDIMIENTO: BAJAS DE PROCESO: 1.- Todos los productos que presenten defectos crticos como rotura, incrustaciones mayores, talladuras y golpes, son separados del proceso por los mismos operarios, por ningn motivo ellos estn autorizados a retirar del sitio del proceso a estos productos. 2.- Durante el da el asistente de control de calidad inspeccionar en cada sitio de trabajo y levantar la informacin sobre los defectos de los productos separados de la produccin e informar al jefe de control de calidad. 3.- El jefe de control de calidad ordenar que los productos sean retirados a la jaula del patio posterior y llenar el documento de bajas de proceso detallando los productos con toda la informacin como: detalle, cantidad, novedades, etc., y junto con el Gerente de Produccin proceden a dar de baja los productos, autorizando con su firma en el documento. 4.- Los productos sern retirados de la planta de produccin a la jaula de chatarra para ser pesados y almacenados. CAMBIOS DE PROCESO: 1.- Durante El proceso de produccin, pueden suscitarse los siguientes casos que ameritan cambios de proceso:

115

Fallas en el material (falta de estiramiento) que impide realizar el producto para el cual est destinado el disco de aluminio. Confusiones entre referencias de los productos 2.- Una vez identificada la necesidad del cambio del proceso, el Jefe de produccin autoriza al jefe de control de calidad el cambio, para no detener la produccin. 3.- El asistente de control de calidad procede a llenar el formulario de cambio de proceso y lo firma conjuntamente con el Gerente de Produccin 4.- El asistente de control de calidad entregar el original del documento de cambio al asistente de inventarios para su registro en el sistema.

RESPONSABLES: Los Responsables del cumplimiento de este proceso son el Gerente de Produccin y el Asistente de control de calidad.

REQUISITOS DE ENTRADA: La notificacin de la necesidad de dar de baja o cambio del proceso.

REQUISITOS DE SALIDA: Los documentos de baja de procesos y de cambio de proceso.

116

INDICADORES DE GESTIN Y CONROL MEDIDAS Porcentaje de bajas CONTROLES Revisin mensual RESPONSABLE del Gerente de produccin Asistente Control Calidad

ndice de bajas

Registro de documentos

Revisin de la secuencia Asistente administrativo de documentos de bajas y cambios de proceso

Cumplimiento procedimiento

del Cumplimiento de las

oportuno Asistente de control de

disposiciones calidad. en este

establecidas procedimiento

FORMATOS: En el proceso intervienen los siguientes formatos: 1.- Bajas de Proceso 2.- Cambio de produccin en proceso

BAJAS DE PROCESO

005

Fecha: PRODUCTO CANTIDAD OBSERVACIONES DISCO DE ALUMINIO: KILOS OBSERVACIONES: Notificar al Proveedor: Autorizado por GERENTE PRODUCCIN

ORDEN DE PRODUCCIN #

Realizado por

Registrado por

CONTROL DE CALIDAD

INVENTARIOS

117

CAMBIO DE PRODUCCIN EN PROCESO

010

Fecha: PRODUCTO CDIGO CANTIDAD CAUSA: CAMBIAR ESTE PROCESO A: PRODUCTO CDIGO CANTIDAD OBSERVACIONES:

ORDEN DE PRODUCCIN # SECCIN:

SECCIN:

Autorizado por GERENTE PRODUCCIN

Realizado por CONTROL DE CALIDAD

Registrado por INVENTARIOS

118

5.8

CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS

5.8.1 AMBIENTE DE CONTROL La contratacin del personal debe observar siempre el mecanismo de preseleccin por parte de la tercerizadora, las entrevistas con el jefe inmediato y la aprobacin por parte del Gerente General. Para que una persona nueva inicie sus labores, el asistente administrativo se encargar de coordinar la induccin con todas las personas involucradas en el proceso del nuevo funcionario. El asistente administrativo, proporcionar al nuevo empleado un listado de todas y cada una de las actividades que debe realizar junto con una copia de las normas internas de los procesos debidamente revisadas y actualizadas. El jefe inmediato controlar durante un mes cada una de las actividades del funcionario nuevo e informar a la Gerencia General sobre el desempeo en este perodo, a fin de establecer perodos adicionales de prueba aceptacin definitiva en el cargo. Es importante que el empleado nuevo, est al tanto de la estructura organizacional de la empresa, a fin de que sepa dirigir con exactitud la informacin a sus clientes internos y no desinformar ni desviar sus actividades. Adems es requisito indispensable entregar a cada empleado nuevo el reglamento interno y de seguridad para su total conocimiento y acatar lo que en ellos ha dispuesto la empresa. El asistente administrativo, realizar un calendario de cursos de capacitacin para todo el personal a fin de afianzar y actualizar los conocimientos en todas y cada una de las reas de la empresa.

119

5.8.2

VALORACIN DEL RIESGO

El mayor riesgo es la prdida de inventarios, el desabastecimiento por mal manejo de informacin como almacenamiento inapropiado, el deterioro por manipuleo indebido, los despachos equivocados e incompletos, el embarque en vehculos que no tienen seguro, Para que la organizacin est siempre integrada, cada vez que ocurran cambios en los procedimientos que involucren a los inventarios, como cambios de materias primas, mejoras en lneas de produccin, cambios de unidades de empaque, etc. se debe informar oportuna y claramente a todos quienes manejan la informacin en referencia, mediante memorandos que sern parte integrante de las normas existentes. Los cambios en el sistema informtico estarn a cargo del asistente administrativo, quien comunicar mediante reuniones de trabajo a todos quienes manejan esta informacin, y se dejar constancia por escrito mediante un acta firmada por los asistentes. 5.8.3 ACTIVIDADES DE CONTROL

Cada movimiento de inventarios estar respaldado para su realizacin, por una norma definida como proceso, los mismos que estn propuestas en el presente Manual y que, aprobados por la gerencia, sern los nicos que se aplicarn en la organizacin. Estas normas debern llevarse en archivos accesibles para el personal involucrado en los procesos y estarn sujetas a cambios cada vez que la Gerencia lo considere y que podrn ser por mejoras en el manejo administrativo, disminucin incremento de procesos. Estos cambios se realizarn por memorando, el mismo que servir para actualizar el proceso y difundirlo.

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Las normas de seguridad interna sern definidas por la Gerencia General, se establecern responsables en cuanto a accesos del personal a las bodegas, horarios de recepcin y entrega de productos, personal autorizado para solicitar y entregar los productos, visto bueno para el ingreso de camiones a las bodegas.

5.8.4

INFORMACIN Y COMUNICACIN

Todos los movimientos de inventarios requieren de los documentos mencionados en cada norma, los mismos que sern ingresados al sistema de inventarios y a la contabilidad, diariamente, con la supervisin de los jefes de rea. El jefe de inventarios se asegurar de que la informacin se registre en el sistema mediante control diario de las transacciones que deben ser lo suficientemente visibles en el sistema. El jefe de inventarios informar a la Gerencia General sobre las falencias encontradas en el sistema informtico para implementar inmediatamente los correctivos. El departamento contable debe asegurarse que los registros en el sistema informtico funcionen apropiadamente, para facilitar este control, se realizarn las conciliaciones respectivas, como son movimientos de materias primas, suministros, materiales, productos terminados, transferencias entre bodegas. Igualmente es responsabilidad del contador coordinar los cambios que requiera el sistema informtico para garantizar que los registros sean registrados con exactitud. Adicionalmente debe asegurarse que existan controles en fechas y saldos negativos dentro de cada perodo.

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5.8.5

MONITOREO

La Gerencia General debe asignar al asistente administrativo un calendario mensual para realizar controles de monitoreo en cada uno de los procesos involucrados con inventarios, debe observarse que se realicen tal como dispone la norma y si stas son lo suficientemente giles para el proceso, caso contrario realizar el seguimiento fsico del mismo y debe mejorarlo mediante memorando de alcance a la norma correspondiente. Si al realizar el monitoreo se encuentran anomalas como falta de conocimiento del proceso negligencia para cumplir con lo establecido, esto debe informarse a la gerencia general para que tome las medidas pertinentes y evitar que se repitan estas situaciones. Es indispensable manejar los respectivos indicadores de gestin, enfocados a las diferencias de inventarios, en la que se establezca un perodo de un ao para reducir al mnimo estas diferencias.

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CAPITULO VI

6.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Luego de realizado el diagnstico de Fabrica de Aluminio UMCO, en el rea de inventarios, y en base a la propuesta, se realiz el presente manual y presento las siguientes conclusiones y recomendaciones que deberan ser tomadas en cuenta para procurar el mejoramiento administrativo del control de los inventarios de la Empresa. 6.1.1 CONCLUSIONES: La Fbrica de Aluminio UMCO, no cuenta con un manual de inventarios que permita difundir el manejo adecuado de cada uno de los procesos de compra, almacenamiento y distribucin de los inventarios. Las funciones del personal que maneja los inventarios no estn bien definidas y en ciertos casos desconocen la gran responsabilidad que llevan consigo. Los registros de movimiento de inventarios no se los realiza diariamente, impidiendo que la informacin se mantenga al da. La contratacin del personal nuevo para inventarios no siempre tiene experiencia en el manejo de bodegas. El almacenamiento de las materias primas y materiales no se encuentran centralizados en una sola bodega, se encargan los materiales en otras reas y sin las seguridades que requiere.

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Los despachos de productos vendidos no siempre se planifican con el tiempo necesario para entregarlos en el horario establecido por el cliente.

6.1.2

RECOMENDACIONES

Determinadas las falencias en el proceso actual, es conveniente que se hagan los correctivos necesarios para el buen manejo administrativo de los inventarios, por lo tanto es importante que la Empresa tome en cuenta las siguientes recomendaciones. Implementar el uso del presente Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios, a fin de contar con una herramienta apropiada para el manejo correcto de los inventarios. Realizar la contratacin del personal idneo para el manejo de las bodegas y apoyarlos con la capacitacin necesaria. Realizar el control apropiado sobre los registros que diariamente deben ingresar al sistema y solucionar oportunamente los inconvenientes que se presentan. Adecuar las instalaciones para que las materias primas y materiales se almacenen en una bodega, a la que tenga acceso nicamente el jefe de bodega. Planificar adecuadamente los despachos de productos vendidos para evitar la prdida de turnos en las entregas y el papeleo para anular facturas o emitir notas de crdito por devoluciones totales.

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Es indispensable difundir el presente manual con todas las personas involucradas en el manejo de inventarios, pues constituye una herramienta til.

6.1.3

BIBLIOGRAFA

1. Arthur Andersen, Diccionario de Economa y Negocios (1999) 2. Bravo Valdivieso Mercedes, Contabilidad General (2005) 3. Eilon Samuel, La produccin, planificacin, Organizacin y control 4. Franklin Enrique Benjamn, Auditora Administrativa (2003) 5. KPMG, Amrica Latina, Gua de Control Interno 6. Ley de Rgimen Tributario Interno 7. Mc Graw Hill, Contabilidad La base para decisiones gerenciales (1998) 8. Mendivil Escalante Victor Manuel, Elementos de Auditora 9. Mochn Francisco, Economa Bsica (1996) 10. Muller Max, Fundamentos de Administracin de Inventarios (2004) 11. Normas Ecuatorianas de Contabilidad 12. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 13. Reglamento para la aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario Interno 14. Sallenave Jean-Pal, La Gerencia Integral 15. Whittington Ray Kart Pany, Auditora un enfoque integral

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6.1.4

GLOSARIO

ACTIVOS: Son todos los valores, bienes y derechos de propiedad de la empresa y que se espera beneficien las operaciones futuras. ALCANCE: Definicin de los procedimientos que se aplicarn y su extensin con arreglo a diversas condiciones. ALMACEN: lugar donde se guardan las existencias, materiales y herramientas. Puede ser utilizado como establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detalle. ALMACENAR: Guardar y conservar existencias, materiales y herramientas de una forma ordenada, mantenimiento siempre una cierta cantidad mnima para as asegurar la comercializacin de los productos y el consumo y uso de materiales y herramientas. CONTEO FSICO: Proceso mediante el cual se procede a contar todos los elementos del inventario en una fecha determinada. CONTROL INTERNO: Proceso efectuado por la mxima autoridad del ente, y dems personal, diseado para proporcionar una seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en: a) confiabilidad en la presentacin de informes financieros, b) efectividad y eficiencia de operaciones; y c) cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. FALTANTES DE INVENTARIO: Diferencia entre el inventario que hay realmente en almacn y la cifra que consta como inventario terico en los libros de contabilidad de la empresa. Las causas ms habituales de este tipo de prdidas son robos,

consumos del proceso de fabricacin o distribucin y/o errores cometidos en su contabilizacin. IMPORTACIN: Adquisicin de bienes o servicios procedentes de otro pas.

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INVENTARIO: Relacin de los bienes y derechos que posee una empresa. Partida del balance donde se contabiliza el nivel de existencias que la empresa tiene en el almacn. IN SITU: en el mismo sitio. NORMA: Regla o modelo de comportamiento, que puede haber sido dictada por las autoridades con competencia para ello o bien haber surgido de los usos y costumbres, pero que siempre gozar de fuerza vinculante. NOTARIO PBLICO: Funcionario pblico con autorizacin para, conforme a la legislacin, dar fe de los contratos privados y dems actos extrajudiciales. OBJETO: accin final a la que se desea llegar mediante la aplicacin de una norma. POLTICA: Es una orientacin clara para dirigir todas las actividades de un mismo tipo, las excepciones podrn ser autorizadas por un nivel inmediato superior facilitando la toma de decisiones en actividades rutinarias. PROCEDIMIENTO: Modo o mtodo con el que se realiza una accin o se logra un resultado determinado. PROCESO: Es el perodo de evolucin de una serie de sucesos que completan un programa o ejecucin de una actividad. REGISTRO: Documento que contiene o comprueba algunas o todas las actividades de una empresa, o que contiene y justifica una transaccin. SISTEMA: Conjunto integrado por elementos que interaccionan de forma lgica y dinmica. La influencia ejercida sobre alguno de los elementos del sistema le afectar globalmente debido a la interrelacin entre los elementos, que busca la autorregulacin o equilibrio del propio sistema.

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