Manual de uso del CRM EPL

Objetivos: Contar con una herramienta para el seguimiento de proyectos en Agro La Huerta. Conocer el funcionamiento bsico del sistema.

Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema hay dos maneras de hacerlo. 1. Ir a http://crm.agrolahuerta.com.mx 2. Ingresar a la intranet e ir a la opcin que se llama CRM y dar clic a Egroupware.

Al ingresar encontrarn la siguiente pantalla, ingrese sus datos de acceso.

Ventana principal
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Al ingresar al sistema satisfactoriamente encontrar la siguiente ventana.

Algunas de las opciones que encontrar son: Calendario: Aqu podr registrar su agenda, al dar clic sobre la hora donde quiere registrar un evento.

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Para ingresar un evento saldr la siguiente ventana:

Inicio: Esta opcin te lleva al inicio del programa.

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Libreta de direcciones: Le permite revisar un registro con los datos, tanto de los usuarios que tienen acceso al CRM, adems de aadir contactos tanto a la libreta de direcciones Grupo Default, para que todos los usuarios puedan ver ese contacto o a la libreta de direcciones personal. Para agregar un contacto hay que dar clic en aadir, en la parte superior izquierda.

Al aadir un contacto, aparecer la siguiente ventana:

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Si quieres agregar un contacto a la libreta de direcciones de todos los usuarios, lo agregas al Grupo default, como aparece en la parte inferior. Si quieres agregarlo a la libreta personal, hay que cambiar ah por personal.

Registro de notas y tareas: Esta opcin permite llevar un registro de notas de diferente tipo:

El primer cono (el portapapeles) permite agregar tareas pendientes. El segundo cono (el telfono) permite registrar llamadas telefnicas. El tercer cono (la pluma en la mano) permite registrar notas varias.

En los tres casos, la ventana de alta es la misma, solo hay que cambiar en la opcin Tipo, si va a ser una tarea, una llamada o una nota. Adems les permite tambin, al momento de dar el alta, la fecha de inicio, la fecha en la que se complet y el estado en el que se encuentra .

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Administracin de proyectos: Esta parte del sistema es la que es necesario aprender a usar, puesto que es aqu donde se requiere registrar los proyectos, el tiempo que tomarn y sus caractersticas.

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Cmo se podrn dar cuenta, siempre para aadir, el botn est en la parte superior derecha de la opcin, al dar clic en aadir, saldr la siguiente ventana:

General: Es necesario ponerle un ttulo

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En la categora podrn seleccionar si es de Riego, Agro, Crdito. Las fechas, de inicio, finalizacin y planificadas, sirven para poder tener la fecha exacta de inicio y fin y las de planificacin, que sirven para control interno, recuerden, que si se es Administrador de Proyecto, siempre hay que tener un colchn para que este sirva para aquello que no podamos hacer. Los tiempos, son las horas hombre que se invertirn en el proyecto, adems de contener una fija, la planificada y la replanificada. El estado significa en qu porcentaje se encuentra ese proyecto. Descripcin: La descripcin sirve para tener notas referentes al proyecto. Es importante documentar todo aquello que sirva a los miembros del proyecto. Miembros: Hay que dar de alta a los miembros del proyecto, los cuales tienen que estar dados de alta en el sistema para que puedan ser seleccionables, si alguno de los miembros falta, comntaselo al departamento de Sistemas para que revise el porqu no est el usuario dado de alta (francisco@agrolahuerta.com.mx)

Tipos de usuarios del proyecto:

Al dar de alta el proyecto, hay que dar clic en el proyecto, esto activar la opcin Lista de elementos, los elementos que nos permite agregar son: Administrador de proyectos: Como ustedes saben, un proyecto puede tener subproyectos y de acuerdo a algunas buenas prcticas de administracin de proyectos, es posible dividir un proyecto en varios ms para poder tener un mayor

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control y visibilidad de lo que se pretende, por tal motivo, es posible agregar un proyecto a otro proyecto, para esto sirve esta opcin. Calendario: Es posible agregar uno o varios calendarios a este proyecto. Libreta de direcciones: Es posible agregar uno o varios libretas de direcciones exclusivas del proyecto, para que todos los miembros puedan acceder a ellas. Recursos: Es posible agregar recursos a un proyecto (En la siguiente parte les explicaremos a que nos referimos) Registro de notas y tareas: De acuerdo a como ya lo platicamos, podemos tener notas, tareas, llamadas, etc, exclusivamente enlazadas al proyecto que dimos de alta. Sistema de seguimiento: Permite dar seguimiento a caractersticas que estn dadas de alta previamente a lo que puede pasar en el proyecto y poder documentarlas.

Tambin se podrn dar cuenta que al dar de alta el proyecto, tambin aparece la opcin de Diagrama de Gantt activa. Al tener el proyecto activo, es posible agregar hitos del proyecto como diagrama en esta opcin.

Recursos:
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Un recurso es toda aquella informacin que puede servir para un propsito dentro del sistema. Generamente puede ser una hoja tcnica o informacin til para los usuarios del sistema.

Con esto completamos el tutorial de uso del CRM EPL, si tienen alguna duda en particular pueden escribirme a francisco@agrolahuerta.com.mx

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