Banco de dados no Excel 2007

Sabe-se que o Excel um excelente programa para a automao dos clculos, porm, alm disso, ele tambm poder ser usado para a criao e gerenciamento de bancos de dados. Banco de dados um sistema usado para realizar o armazenamento de diversas informaes. Veja um exemplo: Nome Joo Alberto Maria Laura Dria Souza Paulo Mateus Aldalia Cruz Endereo Rua das Flores R. Ipiranga R. Argemiro R. Lapinha Av. JK Cidade So Luiz So Paulo Pedrinhas Rio de Janeiro Aracaju Estado MA SP SE RJ SE Telefone (83)9635-4879 (11)2569-4215 (79)9568-6874 (13)5415-3256 (79)2541-1212 N de Insc. 01 02 03 04 05 CEP 45320-000 03515-010 49350-000 65215-200 49681-030

*Todas as informaes colocadas nesta tabela so apenas ilustrativas

Como pode ser analisado no exemplo, um banco de dados formado pelos campos e pelos registros. Cada coluna da tabela apresentada corresponde a um campo e cada linha corresponde a um registro. Agora vamos praticar: Abra o Excel em seu computador e construa o banco de dados apresentado no exemplo anterior. Aps a construo do banco de dados vamos organiz-lo para que ele adquira uma boa aparncia e para que no venha a ter problemas futuros. Selecione toda a tabela e coloque todas as bordas:

Clique aqui para ver as opes de bordas

Aps selecionar toda a tabela escolha esta opo

Selecione os ttulos de cada campo e coloque-os em Negrito e Centralizado;

importante manter o banco de dados sempre organizado em ordem alfabtica, para isso realize os seguintes passos: 1. Clique no ttulo chamado Nome em teu banco de dados; 2. Na guia Incio clique em Classificar e Filtrar. Como mostra a figura. Clique aqui para escolher a opo

Escolha esta opo para organizar o campo dos nomes em ordem alfabtica

Pronto! Com isto o teu banco de dados estar organizado e pronto para uso.

Formatao de Clulas (validao de campos)

Em nosso banco de dados temos os campos Telefone e CEP. Sabe-se que normalmente um nmero de telefone formado pelo DDD, que geralmente fica entre parnteses, e mais oito nmeros separados por hfen a cada quatro nmeros. O CEP formado por cinco nmeros, um hfen e mais trs nmeros. Imagine em um dia movimentado de trabalho, voc ter que digitar diversos nmeros telefnicos e vrios CEPs. Como cada tipo de nmero exige um determinado tipo de formatao, seria algo cansativo ter que ficar se preocupando com parnteses e hfens. O Excel possui um esquema de formatao de clulas que permite deixar determinados campos prontos para receberem certos tipos de dados, bastando o usurio digitar apenas os nmeros e o Excel se encarregar de colocar os parnteses e os hfens nos locais adequados. Para realizar esta tarefa, vamos aos passos seguintes: 1 Selecione toda a coluna que ir receber os dados com a formatao determinada. Veja a figura abaixo:

A coluna do telefone est toda selecionada.

Para selecionar uma coluna inteira, basta parar com o mouse no ttulo da coluna a ser formatada, que no caso da figura o ttulo a letra E que fica em cima da palavra Telefone. Surgir uma pequena seta preta apontando para baixo, conforme mostra a figura. Com esta seta, d um clique para que a coluna fique selecionada. 2 Em cima de qualquer clula que esteja selecionada, clique com o boto auxiliar do mouse e escolha a opo Formatar clulas Observe a figura:

Clique com o boto auxiliar do mouse em cima das clulas selecionadas.

Escolha a opo Formatar clulas

3 Na janela que aparecer, observe que existem vrios formatos de numerao prontos para serem aplicados na lista chamada Categoria, porm, para telefone no h um formato pr-definido. Observe a prxima figura:

Formatos de nmeros prontos para serem usados.

Para formatar as clulas de modo personalizado e deix-la preparada para receber nmeros telefnicos, escolha a opo Personalizado.

Escolhendo a opo Personalizado voc dever escrever o formado dos nmeros para que o Excel fique programado para acrescentar os elementos como parnteses e hfens quando necessrio. Para realizar esta tarefa siga as seguintes dicas:

Digite neste espao o formato da numerao usando # (sustenido) para representar os nmeros.

Veja um exemplo de como deve ser digitado o formato do nmero telefnico:

(##)####-####
Smbolos que representam o DDD Smbolos que representam o nmero telefnico separado por hfen

Formatar as clulas de modo que fiquem preparadas para receberem nmeros de CEP mais simples que o caso anterior, pois, na lista Categoria existe a opo chamada Especial. Observe a figura e siga os passos, aps ter selecionado toda a coluna correspondente ao CEP:

Para digitar nmeros de CEP, escolha a opo Especial.

Escolha a opo CEP+3. Caso em sua regio o CEP no possua os trs ltimos dgitos, ento escolha a opo CEP.

Voc deve ter observado que na categoria Especial existe um formato prprio para telefone, porm, o formato padro desta opo composto por trs dgitos no DDD e sete dgitos para o nmero telefnico. Este padro no mais usado em boa parte do nosso pas, mas, se em sua regio ainda utilizar este formato, ento s escolh-lo para o caso dos nmeros telefnicos.

Formulrio
Imagine agora a seguinte situao: Voc cadastrou mil pessoas em teu banco de dados e precisa continuar cadastrando mais clientes. Para facilitar o trabalho e possibilitar que voc inclua mais algum sem precisar usar a barra de rolagem para ir at a linha 1001, siga os prximos passos. 1. Clique no local mostrado na figura abaixo; Clique neste local para obter mais opes.

Clique em Mais Comandos para procurar pelo comando Formulrio.

2. Quando aparecer a janela mostrada abaixo siga as seguintes instrues: 1 - Clique neste boto e escolha a opo Todos os comandos.

3. Procure pelo comando Formulrio conforme o que mostra a figura:

1 - Escolha esta opo Formulrio...

3 - Veja se o comando apareceu aqui

2 - Clique no boto Adicionar

4 - Clique em OK para concluir.

4. Aps clicar em OK, o comando Formulrio ir aparecer na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido. Observe a figura: Veja que o comando Formulrio apareceu aqui e esta pronto para uso.

5.

Agora que o comando Formulrio est disponvel, vamos us-lo para acrescentar mais pessoas ao nosso Banco de Dados. Siga os prximos os passos:

a) Clique na palavra Nome do seu Banco de Dados; b) Clique agora no comando Formulrio, na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido; c) A janela do Formulrio aparecer. Veja:

Observe, conforme a figura, que o formulrio aparecer preenchido com as informaes do primeiro cliente cadastrado. Para trabalhar com o formulrio simples. Siga as dicas: 6. Clique em Localizar prxima para ver o prximo cadastro. 7. Clique em Localizar anterior para ver o cadastro anterior. 8. Clique em Novo toda vez que precisar cadastrar um novo cliente. 9. Clique em Fechar para concluir com o cadastramento. OBS.: Os passos 1,2 e 3 descritos acima, no sero mais necessrios quando o boto de Formulrio j estiver fazendo parte da barra de acesso rpido, conforme o que mostra o passo nmero 4.

Localizando Registros
Fica difcil, em meio a tantas pessoas cadastradas, localizar as informaes de apenas uma. Imagine o Banco de Dados com mais de mil clientes e consequentemente com vrios nomes. Para facilitar a procura pelas informaes de uma determinada pessoa, voc poder contar com duas maneiras simples. Siga os prximos passos: 1 - Na guia Incio clique em Localizar e Selecionar. Observe a figura abaixo: Para localizar os dados de uma determinada pessoa, clique aqui.

Escolha esta opo.

2 - Aps clicar na opo Localizar surgir a seguinte janela. Observe:

1 - Escreva neste espao o nome da pessoa ou qualquer outra palavra que deseja encontrar.

2 - Clique neste boto para que o Excel encontre o que voc procura.

3 - Clique em Fechar caso tenha encontrado o que procurava.

Experincia: Digite o nome Renata na clula A60; Volte para o incio da planilha; Usando os passos 1 e 2, faa o Excel encontrar o nome Renata.

Filtros
Outra ferramenta interessante, usada para realizar a consulta de bancos de dados o Filtro. Vamos supor que voc precise saber quem so as pessoas, do seu banco de dados, que moram em Sergipe. Siga os prximos passos para resolvermos este problema: 1 - Clique na palavra Nome do seu banco de dados e siga os passos mostrados na figura. Clique em Classificar e Filtrar

Escolha a opo Filtro

Aps estes passos, surgir um boto de lista suspensa no lado direito de cada nome de campo. Veja a figura abaixo:

Botes de lista suspensa Como queremos ver as pessoas que moram no Estado de Sergipe, ento clique no boto referente ao campo Estado. Observe que ao fazer isso, aparecer uma lista suspensa com o nome de cada Estado cadastrado no banco de dados, desmarque a opo Selecionar tudo e marque a opo SE. Veja a figura abaixo:

Desmarque esta opo Marque esta opo

Clique em OK para ver o resultado. Como resultado, o banco de dados apresentar somente os dados das pessoas que moram no Estado de Sergipe. Observe:

Para voltar ao normal, clique novamente no boto ao lado do nome Estado e faa o que mostra a figura:

Desmarque esta opo Marque esta opo Clique em OK para ver o resultado

Frmula PROCV()
A frmula PROCV serve para procurar determinado registro, em uma tabela de dados, com base numa informao. Vamos aos exemplos: Suponha que seja necessrio fazer um comprovante de inscrio para cada cliente cadastrado e que nesse comprovante tenha que conter todas as informaes de seu registro. Observe um exemplo:

Comprovante de Inscrio
NOME: _____________________________________________________ END.: ______________________________________________________ CIDADE: _______________________________________ ESTADO: _____ N DE INSC. _______ Imagine ter que escrever todas as informaes para cada cliente. O trabalho seria cansativo! justamente para facilitar este tipo de trabalho que foi criada a frmula PROCV. Esta frmula dever ser digitada no local em que as informaes surgiro com base numa informao, no caso do exemplo acima, quando fosse digitado o nome da pessoa, automaticamente os outros campos seriam preenchidos. Portanto, a frmula dever ser escrita nos campos END, CIDADE, ESTADO e N DE INSC.

Sntese da frmula PROCV()

A frmula escrita da seguinte forma:

=PROCV(NC ; TABELA ; N DA COLUNA)

Onde: NC = Nome a ser consultado; TABELA = Seleo de todo o banco de dados; N DA COLUNA = Nmero da coluna correspondente ao campo que contm a informao que ser procurada.

Exerccio para prtica e compreenso

Empresa S.A.
Rua Logo Al ORAMENTO NOME: _______________________________________________________________________ END.: ________________________________________________________________________ CIDADE: ______________________________ESTADO: ________________________________ TEL.: __________________________________

QUANT

PRODUTO

PREO

TOTAL

TOTAL

Vendedor: ________________________________________________________

Condies de pagamento: ____________________________________________