Cinco consejos para lidiar con los costos de las licencias de Microsoft

[27/07/2010] Microsoft gana miles de millones de dlares al ao vendiendo licencias de software para productos como Windows y Office. Si tiene un negocio, sin importar su envergadura, es muy probable que sea cliente de Microsoft. Pero a menos que tenga extraordinarias dotes de negociador, tambin es muy probable que est pagando demasiado por las licencias de Microsoft. Las licencias de Microsoft no solo han sido tema de numerosos libros. El grupo de analistas Directions on Microsoft incluso ha implementado un centro de entrenamiento para ayudar a los clientes a comprender mejor los esquemas de licencia de Microsoft. Si bien es imposible cubrir en un solo artculo todo lo que se necesita saber sobre este tema, hay cinco consejos que pueden ser tiles para reducir los gastos que implica toda actualizacin o compra de software Microsoft. "Derechos ilimitados de virtualizacin con la licencia Datacenter Cuando se trata de implementaciones grandes, las licencias para Windows Server pueden resultar bastante costosas. Adems, con las tecnologas de virtualizacin este proceso puede resultar an ms confuso de lo que ya era en la poca del datacenter con servidores fsicos x86. Sin embargo, ambos problemas se pueden resolver gracias a la licencia "Datacenter Edition", un esquema de precios para el Windows Server 2008 R2 que, segn los analistas, podra ser de gran provecho para muchos clientes. Windows Server viene con licencias por procesador y como cada vez ms organizaciones usan procesadores multicore, el nmero de licencias exigidas puede ser superior al nmero real de servidores del datacenter. Pero la licencia Datacenter Edition de Microsoft ofrece derechos ilimitados de virtualizacin, lo cual -segn fuentes de Microsoft- significa que, sin necesidad de comprar licencias adicionales, los clientes pueden correr todas las sesiones virtuales de Windows Server que deseen en los procesadores con licencias Windows Server 2008 R2 Datacenter. "Muchas organizaciones no conocen la existencia de la versin Datacenter Edition", y simplemente compran licencias para cada sesin Windows Server que corre separadamente en una mquina virtual (VM, por sus siglas en ingls), explica Cynthia Farren, directora de una firma de consultora y autora de un blog sobre licencias de Microsoft para Network World. Esta licencia es tan poco aprovechada debido, entre otras cosas, a que hasta hace apenas dos aos la densidad de virtualizacin no era lo suficientemente importante como para justificar una virtualizacin ilimitada. Datacenter Edition cuesta alrededor de tres mil dlares por procesador, y la edicin estndar 1,029 dlares. Tambin hay que tener en cuenta el precio de las licencias de acceso de cliente, o CAL por sus siglas en ingls, que pueden variar dependiendo del tamao de la organizacin y de la destreza que muestre el cliente al momento de la negociacin. Sin embargo, en general, si uno tiene una mquina de dual-core que corre ocho VM, los costos de la licencia sern los mismos con o sin Datacenter License, de acuerdo a Farren. En cambio, la

diferencia s resultar significativa para las empresas que manejan una virtualizacin de mayor escala. "Es solo cuestin de clculos", indica Farren. "Si corremos 40 servidores virtuales en una mquina de cuatro ncleos (quad-core), es obvio que saldr menos caro optar por la licencia Datacenter". Desafortunadamente, no es raro encontrar negocios con un doble procesador corriendo 20 instancias virtuales que han tenido que pagar por 20 servidores Windows", precisa. Vale la pena tener un seguro de software ("Software Assurance")? Como Datacenter Edition, hay varios tipos de programas de licencias de Microsoft que pueden ser adecuados para algunos clientes y totalmente desaconsejados para otros. Es aqu que el anlisis de licencias se convierte en un talento muy til para los departamentos de TI y finanzas. Una de las decisiones cruciales que la organizacin deber tomar es si compra o no Software
Assurance, el programa de mantenimiento para Windows, Microsoft Office y otras aplicaciones.

Adems de fraccionar los pagos de software por un plazo determinado, generalmente de tres aos, Software Assurance ofrece ciertos beneficios, como capacitacin gratuita, asistencia telefnica 24/7 y soporte web. Sin embargo, los analistas afirman que el principal beneficio de SA, es que el acceso gratuito a las nuevas versiones de software durante el periodo contratado. Si compramos Windows u Office en este momento sabiendo que dentro un ao Microsoft lanzar una profunda actualizacin, lo ms probable es que valga la pena contar con Software Assurance. Sin embargo, los retrasos en los ciclos de desarrollo de Microsoft pueden amargarles la vida a ciertos usuarios de SA. "No son pocos los clientes que resultaron perjudicados por el retraso en la salida de Vista", recuerda Paul DeGroot, analista de Directions on Microsoft. "Pagaban por Software Assurance pero como no obtenan nada a cambio, lo cancelaron. Su posicin era Por qu deberamos seguirle pagando a Microsoft por la siguiente versin de un sistema operativo que nunca llega?" Muchos de estos usuarios, agrega DeGroot, sintieron que haban tomado la decisin correcta cuando Vista lleg al mercado con una interfase complemente diferente, que no reconoca ciertas aplicaciones de Windows XP. Por lo general, seala Farren, Software Assurance cuesta casi lo mismo que una licencia completa (200 dlares por Windows 7 Professional), con el precio de SA fraccionado en tres aos. Lo cual significa, contina Farren, que bsicamente uno paga el doble por cada usuario para acceder a los upgrades de las nuevas versiones de software. DeGroot advierte que, en el peor de los casos, podemos terminar pagando hasta tres veces por el mismo sistema operativo Windows: primero por la licencia OEM que viene con una computadora de escritorio que trae Windows preinstalado; luego por una licencia de actualizacin ("upgrade license") como parte de un convenio de licencia por volumen; y finalmente por la propia SA. Laura DiDio, analista de Information Technology Intelligence Corp (ITIC), indica que Software Assurance incluye "una serie de extras que valen la pena", como bonos de capacitacin gratuita, herramientas de gestin y derechos de virtualizacin para aplicaciones y escritorios Windows. (Ms adelante, nos ocuparemos ms ampliamente de las desktops virtuales). Sin embargo, Farren opina que las ventajas de Software Assurance son "mnimas". El soporte que viene en SA, sostiene, no es tan robusto como el de un verdadero contrato de soporte. "Si no hay

un upgrade [de software] durante esos tres aos [en que se paga por la SA] el usuario nunca recuperar su dinero", precisa. Por eso, aconseja Farren, antes de comprar Software Assurance, los usuarios deben examinar sus propias infraestructuras y las hojas de ruta de Microsoft, proyectar con la mayor precisin posible los upgrades futuros y comparar esos clculos con los planes de la organizacin para renovar Windows, Office y otras tecnologas. Evite pagar de ms por Windows 7 Como seala DeGroot lneas arriba, en un caso extremo podemos terminar pagando hasta tres veces por la misma licencia de Windows -una para una mquina nueva, otra para un plan de licencia de volumen y otra ms para Software Assurance-. Por eso, en su reciente reporte Estrategias de licencias para las actualizaciones de Windows 7" ("Licensing Strategies for Windows 7 Upgrades"), DeGroot comparte algunas estrategias para evitar llegar a un caso extremo. "Pese a los muchos y muy interesantes beneficios de Windows 7, una anlisis realmente riguroso de las necesidad de la empresa podra llevarnos a la conclusin de que tales beneficios no son realmente indispensables", escribe DeGroot.

Una vez que decida cuntos usuarios necesitarn actualmente Windows 7, puede aplicar varias estrategias para minimizar la inversin, asegura. Una de ellas consiste en comprar la llamada "Open License", (licencia abierta), que a menudo es ignorada por las grandes empresas porque bsicamente est concebida para organizaciones pequeas, explica DeGroot. En lneas generales, con la licencia abierta las empresas pueden comprar Software Assurance por dos aos, en vez de tres, con 33% de descuento. Aunque ciertos beneficios, como los derechos de VDI, sern cancelados al cabo de dicho plazo, el derecho a usar Windows 7 Enterprise Edition es indefinido, aclara DeGroot. Este detalle es importante porque Windows 7 Enterprise solo est disponible para los clientes de Software Assurance. Los acuerdos "Select" de Microsoft ofrecen descuentos aun ms importantes, que adems permiten a los clientes comprar Software Assurance por menos de tres aos. "En teora, con solo comprar Software Assurance por un mes ya podemos obtener la Enterprise Edition indefinidamente", seala DeGroot. El plan de licencia por volumen de Enterprise Agreement tambin puede ser interesante para los usuarios de Windows, aunque deben recordar que no estn obligados a pagar por cada desktop que tengan en sus empresas. Enterprise Agreement es el plan de licencias ms comn para los negocios que tienen por lo menos mil computadoras, indica DeGroot. Farren anota que aunque el contrato suele ser poco flexible -generalmente, se estipula que los clientes deben pagar por cada desktop-, vale la pena tratar de obtener una excepcin. "Digamos que usted tiene dos mil mquinas, de las cuales 1700 realmente necesitan contar con un Enterprise Agreement. En vez de asumir que de todas maneras tiene que comprar licencias para las 300 restantes -aunque no valga la pena-, plantele la situacin a la gente de Microsoft, a ver qu le proponen. No sera la primera vez que hacen una excepcin".

A cambio de esa concesin, es muy probable que el cliente tambin deba ceder en algo, pero todo es cuestin de saber negociar. Conozca las opciones de desktop virtual La misin de Windows 7 es acelerar la ya creciente adopcin de las tecnologas de virtualizacin desktop, y algunos clientes afirman que la virtualizacin de sus PC les ha permitido ahorrar costos importantes.

Sin embargo, los analistas advierten a las empresas que este beneficio econmico no se producir de la noche a la maana gracias a la infraestructura virtual para desktop (VDI por sus siglas en ingls). De hecho, no es raro que el costo del hardware nuevo y de las licencias sea superior a lo que se ahorra. Si bien los clculos de ROI (retorno de la inversin) no solo incluyen los costos de las licencias, para una buena estrategia de VDI es indispensable escoger el mejor paquete de licencias Windows (asumiendo que sea usuario de Windows). Microsoft acaba de bajar sus precios para VDI, convirtindola en un atributo gratuito de Software Assurance, cuando antes era un add-on que costaba 23 dlares por mquina. Sin embargo, incluso los clientes que no hayan comprado Software Assurance tambin pueden virtualizar sus desktops comprando licencias para Windows Virtual Desktop Access (VDA), cuyo precio es de 100 dlares anuales por mquina (antes era de 110 dlares). Aunque los precios de Software Assurance suelen variar significativamente, en general los voceros de Microsoft aseguran que para las PC de una empresa resulta menos costoso tener una cobertura Software Assurance que licencias VDA. Segn Microsoft, la licencia VDA est dirigida mayormente a los clientes ligeros (thin clients) y a las computadoras usadas por colaboradores o trabajadores eventuales, y no para empleados a tiempo completo. La VDA incluye los mismos beneficios que Software Assurance, adems de otros atributos, como movimiento ilimitado entre servidores y almacenamiento, uso de cualquier versin de Windows y acceso a hasta cuatro mquinas virtuales en un solo dispositivo. Para mejorar el ROI de la virtualizacin desktop tambin se puede recurrir a otro cambio de licencia: Desde este mes, Microsoft ofrece derechos de roaming ms generosos, lo cual significa que los usuarios pueden acceder a las imgenes de sus computadoras corporativas desde cualquier dispositivo, sin tener que pagar cargos extra por concepto de licencia. Segn la consultora Directions on Microsoft, esta iniciativa "resuelve un antiguo problema de las licencias VDI y permite que los usuarios disfruten de una valiosa ventaja de la VDI: Acceder a un entorno centralmente administrado desde cualquier dispositivo". Los nuevos derechos de roaming son aplicables a los usuarios que han comprado Software Assurance o la licencia alternativa Virtual Desktop Access. No tenga miedo de negociar "El error ms comn de las organizaciones de todos los tamaos es que ni siquiera intentan negociar", seala DiDio. En algunos casos, las personas que se encargan de comprar nuevas licencias no tienen aptitudes para la negociacin, y en muchas ocasiones el empleado que se encarg de la negociacin anterior ya no est en la empresa. Saber cmo se desarroll la ronda

anterior de negociaciones podra ser de gran utilidad pero "las compaas son especialmente descuidadas cuando se trata de llevar esos registros", lamenta DiDio. Generalmente, el mejor momento para negociar es al final de un trimestre de un ao fiscal, cuando la gente de ventas est desesperada por alcanzar sus cuotas e incrementar sus comisiones. Microsoft necesita a sus clientes tanto como los clientes necesitan de Microsoft, as que no hay razn para no pedir descuentos, o bonos de capacitacin gratuita y otros extras. "Todo depende del vendedor. La empresa est formada por seres humanos, despus de todo", seala Farren. Lamentablemente, la tarea no termina con la firma del contrato. No siempre es fcil cumplir con los trminos de las licencias: DiDio comenta que la mayora de las organizaciones que participan en sus encuestas reconocen algn tipo de transgresin, generalmente no intencional. El peligro es tener que pagar montos extra debido al uso inapropiado de las licencias. Farren recuerda que un hospital para el cual ella hizo una consultora hace pocos aos, corra PeopleSoft con SQL Server pero no se haban dado cuenta de que todos sus usuarios de PeopleSoft tambin deban tener licencias para SQL. El hospital tuvo que pagar 100 mil dlares de cargos de licencia que no haban sido presupuestados. Moraleja: Lea la letra pequea.