YESICA BELTRAN

DIAGNOSTICO

SELECCION DOCUMENTAL

CLASIFICACIN DOCUMENTAL

DEPURACIN

ORDENACIN DOCUMENTAL FOLIACIN ENCARPETACION

ROTULACION

Elaboracin del Diagnstico Integral del Archivo de Gestin de La Unidad de la unidad administrativa de la entidad Identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe la unidad. Identificar y establecer agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos). Se retiran aquellos documentos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacin. Establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin. enumerar las hojas consecutivamente Ubicar los documentos dentro de las carpetas de propalcote teniendo en cuenta el principio de orden original y principio de procedencia. Nombrar el expediente con la siguiente informacin: Cdigo, fondo, seccin, subseccin, seri, subseries, No de folios y fechas extremas.

PROCEMIDIMIENTOS
DIAGNOSTICO

ACTIVIDADES
Elaboracin del Diagnstico Integral del Archivo de Gestin de La Unidad de la unidad administrativa de la entidad -Identificacin de unidades administrativas funcionales -Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia -Conformacin de series y subseries documentales -Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos de apoyo -Control en el tratamiento y organizacin de los documentos -Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicacin. -Ordenar cada uno de las unidades documentales (asuntos), los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta la fecha de produccin de o tramite. -Identificar las unidades documentales con el cdigo de oficina, serie, subseries, y nombre de expediente. -Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales -Conformacin y apertura de expedientes -Determinacin de los sistemas de ordenacin -Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos -retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados. - La documentacin debe estar libre de material metlico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros. - enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeracin se aplica solamente a esta. -Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras. Ubicar los documentos dentro de las carpetas de propalcote teniendo en cuenta el principio de orden original y principio de procedencia. Nombrar el expediente con la siguiente informacin: Cdigo, fondo, seccin, subseccin, seri, subseries, No de folios y fechas extremas. -Ubicar fsicamente las carpetas que conforman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarde el mismo orden en que aparecen en la TRD -anlisis de informacin y extraccin de contenidos -diseo de instrumentos de recuperacin como guas, inventarios, catlogos e ndices.

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

ELABORACION DE SEPARADORES

IDENTIFICACION DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL IDENTIFICACION DE CADA UNIDAD DOCUMENTAL (ASUNTOS)

ORDENACION

SELECCIN DOCUMENTAL Y RETIRO DE MATERIAL METLICO

FOLIACION

ENCARPETACION

ROTULACION

UBICACIN FISICA

INVENTARIO DOCUMENTAL