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Matricula: __________

M ANUAL DE H OJA DE CLCULO

Manejo de Aplicaciones por Medios Digitales
Este manual ha sido desarrollado para los alumnos del mdulo de Manejo de Aplicaciones por Medios Digitales de segundo semestre del Conalep Ing. Bernardo Quintana Arrioja, como gua de aprendizaje continuo y gua de trabajo para los alumnos.

Academia de la Materia Febrero 2011

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ACADEMIA DE MANEJO DE APLICACIONES DIGITALES

Ing. Bernardo Quintana Arrioja

CONALEP

Nombre del Alumno: ________________________________________________

Definicin de Hoja de Clculo

Software de aplicacin a usar:
Qu es? Programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas.

Microsoft Office Excel 2007 Pasos para acceder: 1. 2. 3. 4. Clic en Botn Inicio Clic en Todos los programas Clic en Microsoft Office Clic en Microsoft Office Excel 2007

HOJA DE CLCULO

Ventana de Microsoft Office Excel 2007

Es importante el reconocimiento de cada uno de los elementos que componen la ventana de trabajo de Microsoft Excel, estos elementos son:
Barra de acceso rpido Botones de control [minimizar, maximizar o restaurar y cerrar]

Botn de Office

Barra de cintillas

cono ce Ayuda Barra de ttulo

Herramientas de cada cintilla Nombre de celda Botn para seleccionar todas las celdas Filas Barra de contenido de celda

Asistente de funciones Celda activa Celda Pestaas de hojas

Columna s

Botones de desplazamient o de hojas

Barra de desplazamiento vertical

Barra de estado

Vistas: Normal diseo de pgina y vista previa de salto de pgina

Zoom

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Definiciones Bsicas
Dato. Es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica etc.). Ejemplos: A, g, 3, 689, Julin, etc. Tipos de datos. Los hay constantes o frmulas. Constantes. Dentro de los datos contantes se agrupan los tipos de datos texto, numricos y fecha/hora.

Tipos de datos Texto.

Para almacenar texto en una celda, simplemente basta con pinchar en ella y escribirlo. Una celda puede contener hasta 32.000 caracteres (entre letras, dgitos y caracteres especiales) que se alinear por defecto a la izquierda El texto invadir las celdas adyacentes de su derecha si estn vacas, en caso que el contenido sea mayor que la celda que ha de contenerlo. Si queremos que los datos introducidos sean reconocidos como texto (aunque sean nmeros o fechas) y no se vean afectados por los formatos numrico y fecha; o si queremos que se vea una frmula y no su resultado, escribiremos al comienzo el smbolo comilla simple ('). Cuando un dato es reconocido como texto por Excel no pueden realizarse operaciones con l.

Cuando un nmero no cabe en una celda, automticamente se convierte a notacin cientfica. Si an as no cabe se ver esta rellena de #.

Para la coma decimal usar el punto del teclado numrico o la coma del teclado alfabtico. El punto del teclado alfabtico usarlo como separacin de millares. Por ltimo, al escribir un nmero seguido del smbolo %, Excel lo considerar como un porcentaje.

Tipos de datos Fecha y hora.

Ambos se alinean a la derecha de la celda. Si escribimos el smbolo barra invertida /, Excel tratar de asimilarlo como una fecha. Ejemplo, si escribimos 12/03 para Excel ser el 12 de marzo, Si escribimos 8/69, ser agosto de 1969. Los separadores admitidos para expresar las fechas son la barra / y el guin -. El formato es da/mes/ao. Si la fecha introducida est comprendida entre 1929 y 2029 slo es necesario introducir los dos ltimos dgitos de la fecha. Ejemplo de fechas: 1/2/10 (1defebrero de 2010), 173-1915 (17 de marzo de 1915), 17-03-15 (17 de marzo de 2015), etc. Para introducir una hora, utilizamos como separador los dos puntos: siguiendo el formato horas: minutos: segundos. Ejemplos: 15:47:25 (las 3 PM, 47 minutos y 25 segundos), 11:3 (11 AM y 3 segundos)

Tipos de datos Numricos.

Son la materia prima con la que realizan los clculos. Se alinean por defecto a la derecha de la celda y admiten los 10 caracteres numricos: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; los signos de ms + y menos - y los parntesis ( ). Los smbolos de + y - deben ir siempre precediendo al nmero. El signo + se ignora y el identifica al nmero como negativo. Igualmente, puede indicarse que un nmero es negativo escribindolo entre parntesis (notacin contable). Adems, tambin puede utilizarse el signo del euro , para indicar a Excel que le asigne el formato monetario. El smbolo E se emplea en la notacin cientfica de un nmero. Por ejemplo, 3E5 es, en realidad 300000. Es decir, el nmero 3 seguido de cinco ceros.

Formulas. Mantienen los mismos tipos que las constantes, pero dependen del proceso de una formula.

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Elementos bsicos de la hoja de clculo

Filas. Son los renglones o filas en forma horizontal, representados por nmeros y cuenta con 1.048.576 filas. Para seleccionar toda una fila solo dar clic en el nmero localizado a la izquierda. Columnas. Son aquellas que se representan por letras maysculas de forma vertical [de la A a la XFD] y son 16.384 columnas. Para seleccionar una columna completa dar clic en el nombre de esta que es una letra ubicada en la parte superior. Celda. Es la interseccin entre una fila y una columna, por ejemplo [A4, Z86, M10, etc.], dentro de la celda se insertan datos como nombres, nmeros o fechas/hora. Una celda tiene dos funciones: Un nombre de ubicacin y un contenido dentro; lo que facilita las operaciones. Para seleccionar una celda solo dar clic en ella. La cantidad de celdas en una hoja son: ______________. Rangos. Es la seleccin de celdas continuas, pero si se desea seleccionar dos o ms rangos, utilizar la tecla Ctrl[control], presionarla y seguir la seleccin de rangos. Ejemplos: G6:L78 o F89:V77. Hoja de Clculo. Una hoja de clculo es el conjunto formado por celdas, bajo un mismo nombre, ejemplo: hoja 1. Libro. Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de clculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de informacin relacionada Cuando se abre por primera vez Microsoft Excel por default el nombre del libro es Libro1 hasta que decidimos guardarlo con otro nombre. Ejemplo de nombre: Facturacin_Nov.xlsx Se observa que la extensin los archivos de Microsoft Excel es [xlsx] y el nombre de acuerdo al contenido

Operaciones bsicas con hojas de clculo

Insertar hojas de clculo.
Para insertar rpidamente una hoja de clculo nueva al final de las hojas de clculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de clculo en la parte inferior de la pantalla. Para insertar otra hoja de clculo delante de una existente, seleccione esta hoja de clculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar hoja.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una hoja de clculo existente y, a continuacin, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Cambiar el nombre de una hoja de clculo.

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuacin, haga clic en Cambiar nombre.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuacin, escriba el nombre nuevo. SUGERENCIA Tambin puede hacer doble clic con el botn primario del mouse (ratn) en la hoja de clculo existente.

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Eliminar hojas de clculo.

1.

Seleccione la hoja u hojas de clculo que desea eliminar. Haga lo siguiente Haga clic en la etiqueta de la hoja. Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuacin, haga clic en ella.

Para seleccionar Una hoja individual

Dos o ms adyacentes Dos o ms adyacentes

hojas no

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla SHIFT mientras hace clic en la etiqueta de la ltima hoja que desea seleccionar. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Despus, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar. Haga clic con el botn secundario en una etiqueta y, a continuacin, haga clic en el comando Seleccionar todas las hojas del men contextual.

hojas

Todas las hojas de un libro

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuacin, en Eliminar hoja. SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la ficha de hoja de una hoja de clculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las hojas de clculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar.

Ayuda en lnea.
Esta herramienta auxilia en caso de que se tengan dudas sobre cmo realizar alguna accin con Microsoft Excel, ejemplos: Cmo usar el asistente de funciones, Como insertar una fecha, Como importar datos, Cules son las teclas rpidas, etc.

Para abrir la ventana, basta con dar clic en el icono Ayuda de Microsoft Office Excel o presionar la tecla F1.

Abrir nuevo libro en blanco.

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en Nuevo.

2. En Plantillas, dar clic en En blanco y reciente, en el panel derecho, haga doble clic en Libro en blanco.

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Guardar un libro.
Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin,

en Guardar o presione las teclas Ctrl + G, aparece: 1. En el rbol de direcciones: Elegir la Unidad o Carpeta 2. En el rea de contenido: Elegir la carpeta y abrirla 3. Teclear el nombre del libro 4. Seleccionar el tipo: Libro de Excel o Libro de Excel 972003 para versiones pasadas 5. Verificar que los datos de nomenclatura estn correctos y dar clic en Guardar 6. Para seguridad del archivo: clic en la opcin Herramientas, clic en Opciones generales, aparece: 3 4 6 5 1 2

En esta ventana se escriben las contraseas de apertura y escritura que no se deben olvidar, ya que si eso ocurriera sera lo mismo que perder el archivo. Por ltimo clic en Aceptar.

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Edicin de datos.
Edicin contenido de celdas
Para la edicin hay dos formas: 1. Sobre la celda seleccionada dar doble clic 2. Seleccionar la celda y presionar la tecla F2 Se observa como ahora se pueden insertar datos y moverse dentro con las teclas de navegacin izquierda y derecha

Edicin de formato de celdas

Seleccin de celdas con puntero

Flecha doble vertical

Flecha doble horizontal

Seleccionar con gruesa blanca

flecha

Cruz negra para rellenar

Mover contenido con cruz de flechas

Revisar.
Se localiza en la cintilla o ficha Revisar, sus funciones en general son la revisin de ortografa, insertar referencias, hacer uso de sinnimos, realizar traducciones entre idiomas, insertar comentarios y gestionarlos, y proteger las hojas o el libro.

Evidencia 3. De la siguiente imagen, agregar la funcin de los 17 iconos

Formato.
Es el aspecto que se le aplica a la informacin y objetos contenidos en la hoja de clculo. Para ello Excel ofrece una gran gama de herramientas contenidas en las fichas: Inicio e Insertar. Cada ficha a su vez esta agrupada en bloques o grupos de iconos.

Ficha Inicio:

Ficha Insertar:

Evidencia 4. Generar mapas conceptuales de ambas cintillas.

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Formulas y Funciones
Frmulas
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=) o por un signo suma (+). Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 o +5+2*3 se obtiene igualmente el resultado 11 Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes. Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis. Partes de una frmula
Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142... Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Tipos de operadores
Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia.

Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico + (signo ms) (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) Significado Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponenciacin Ejemplo 3+3 31 1 3*3 3/3 20% 3^2

Operador de concatenacin de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto & ("y" comercial) Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo Ejemplo "Viento"&"norte"

Operadores de referencia
Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
Operador referencia de Significado Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Operador de unin, que combina varias referencias en una sola Operador de interseccin, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias Ejemplo B5:B15

Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) >= (signo mayor o igual que) <= (signo menor o igual que) <> (signo distinto de) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

: (dos puntos)

; (punto y coma)

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(espacio)

B7:D7 C6:C8

El resultado es un valor lgico, VERDADERO o FALSO.

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Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Operador : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) % ^ *y/ +y&

Descripcin Operadores referencia de

Negacin (como en 1) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin > y

Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.

= < <= >= <>

Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

La sintaxis de las funciones

El siguiente ejemplo de la funcin SUMA sumando una serie de nmeros en este caso el valor contenido en la celda A10, y el nmero dos

Ilustracin de la sintaxis de una funcin.

Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por signos de punto y coma y un parntesis de cierre. Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYS+F3. Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =SUMA( y aparecer la informacin. La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones integradas.

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Insercin de una funcin

Existen dos formas de insertar una funcin: 1. Insercin por edicin de celda 2. Insercin por asistente de funciones

Insercin por edicin de la celda

Se inicia la insercin de la funcin con el smbolo igual (=) dentro de la celda seleccionada, seguido por el nombre de la funcin, los parmetros necesarios (valores).

Insercin por asistente de funciones

La diferencia de utilizar el asistente, es que nos guiara paso a paso en la determinacin de los valores o rangos que contengan los valores que sern utilizados por la funcin. Para iniciar el asistenta basta con hacer clic en abrir la siguiente pantalla:
Categoras

, o en la cinta de formulas, insertar funcin. Despus de esto, se

Permite recomendar funciones, acorde a una descripcin y presionando el botn ir

Agrupa diversas funciones

Despliega el nombre de las funciones de una categora

Muestra la sintaxis de la funcin elegida, una descripcin de su empleo

Una vez elegida la funcin se desplegara un cuadro de dialogo con las especificaciones de cada una de las funcin, los cuales se deben ir recabado, para que al final la funcin pueda realizar su trabajo. Ejemplo:

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Representacin grafica
En muchas ocasiones, necesitamos mostrar diversos datos, ya sea para convencer a alguien o simplemente para demostrar un determinado progreso o detrimento. Un grafico es una representacin de los datos de una hoja de clculo a travs de figuras o lneas que permiten un anlisis e interpretacin ms claros de los mismos. Excel posee una herramienta que permite la construccin de grficos simples y complejos, brindando claridad en el momento de analizar la informacin El proceso a seguir para la definicin e insercin de un grafico ya sea en la misma hoja donde estn los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta Insertar, Grfico.

Proceso de creacin de un grfico.

Los pasos para crear un grafico son los siguientes: 1. Seleccionamos los datos que queremos graficar (seleccionamos un rango de celdas que contengan los datos que deseamos graficar) 2. Seleccionamos la opcin Insertar 3. Elegimos grfico de la Cinta de Opciones 4. Seleccionamos el tipo de grfico que queremos usar. Se deben tener seleccionados los datos que queremos graficar antes de crear el grfico. De lo contrario el grfico se mostrar en blanco y tendremos que ingresar los datos posteriormente.

Tipos de grficos
Tipo Grfica Definicin y ejemplo Los datos organizados en columnas o hileras en una hoja de clculo, pueden esquematizarse en un grfico de barras. Los grficos de barras ilustran comparaciones entre los elementos individuales. Los datos organizados en columnas o hileras en una hoja de clculo, pueden esquematizarse en un grfico de columnas. Los grficos de columnas son tiles para mostrar cambios en los datos durante un perodo de tiempo, o para ilustrar comparaciones entre los elementos. Los grficos de dispersin en general se usan para exhibir y comparar una gran cantidad de informacin. Cuantos ms datos incluya en el grfico de dispersin, mejores sern las comparaciones. Los grficos de lneas pueden exhibir datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala comn y son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. Un grfico de cotizaciones, como sugiere su nombre, se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuacin de los precios de las acciones. Pero tambin se puede usar para exhibir datos cientficos, como por ejemplo, la fluctuacin de temperaturas.

Barras

Columnas

XY Dispersin

Lneas

Cotizaciones

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Tipo

Grfica

Definicin y ejemplo En un grfico circular, la informacin se expresa en porcentajes, como si fueran pedazos de un pastel. Los grficos circulares son adecuados cuando ninguno de los valores que se desea esquematizar es cero, y cuando hay hasta 7 categoras. Los grficos de rea muestran cambios en el tiempo. Pueden usarse para llamar la atencin hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, los datos que representan ganancias en el tiempo, se pueden mostrar en un grfico de rea para destacar la ganancia total. Los grficos de superficie son ideales cuando se desea encontrar combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y los patrones indican reas que estn en el mismo rango de valores. Como en los grficos circulares, estos grficos muestran la relacin de las partes con el todo, pero pueden contener ms de una serie de datos. Los grficos de anillos muestran los datos en aros. Cada aro representa una serie de datos. Si los porcentajes se muestran en etiquetas de datos, cada aro totalizar 100%.

Circulares

rea

Superficie

Anillos

Edicin de grficos
Para poder editar los grficos, basta con seleccionar el grafico con el ratn haciendo un clic sobre el, sern presentadas tres nuevas cintas, las cuales permiten la modificacin del grafico:

Diseo

La ficha diseo permite modificar el tipo de grafico, modificar el rango de datos que son graficados, el diseo del grafico, los colores y moverlo de lugar dentro del libro.

Presentacin

La cinta de presentacin permite la modificacin de los diversos elementos que componen al grafico (titulo, rtulos del eje, leyenda, etiquetas de datos, tabla de datos, ejes, lneas de cuadricula, rea de trazado. Los formatos a modificar serian colores, tipos de letra, lneas, colores de lnea, grueso de lnea, etc.
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Formato

En la cinta formato, permite la aplicacin de formatos de estilo, relleno, contorno, lnea, etc.; a todo o parte del grfico, dependiendo de lo que este seleccionado.

Elementos del grfico

1. Ttulo del grfico. Es el ttulo que indica que es lo que representa la grfica. 2. Rtulos del eje. Este texto te sirve para sealizar las categoras (si es el eje X u horizontal) o los valores (si es el eje Y o vertical). 3. Leyenda. La leyenda es un recuadro que aparece en el grfico y que contiene una indicacin del significado de las marcas de datos. Si quieres que aparezca o no la leyenda en el grfico pulsa el comando Leyenda. 4. Etiquetas de datos. Este texto aparece junto a las marcas de datos y sirve para identificarlas y para sea-lar su valor exacto. 5. Tabla de datos. Coloca con el grfico una pequea tabla con los datos a modo de resumen o leyenda.

3 2 4 4 4

2 5

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REPORTES
Ficha Diseo de pginas.

Temas. Da formato de manera fcil y rpida a un documento entero para proporcionarle un

aspecto profesional y moderno aplicando un tema del documento. Un tema del documento es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores, un conjunto de temas de fuentes (incluyendo fuentes para encabezados y texto principal) y un tema de efectos (incluidos efectos de lneas y relleno).

Grupo Temas

Colores. Los colores del tema contienen cuatro colores de texto y de fondo, seis colores de
nfasis y dos de hipervnculo. Los colores del botn Colores del tema de texto y de fondo actuales representan los colores

Fuentes. Las fuentes del tema contienen una fuente de encabezado y una fuente de cuerpo. Si
hace clic en el botn Fuentes del tema , podr ver el nombre de las fuentes de encabezado y de cuerpo utilizadas para cada tema debajo del nombre Fuentes del tema.

Efectos. Los efectos del tema son conjuntos de lneas y efectos de relleno. Si hace clic en el botn
Efectos del tema , podr ver las lneas y los efectos de relleno utilizados para cada conjunto de efectos del tema del grfico que se muestra con el nombre Efectos del tema.

Grupo Configurar pgina

Mrgenes. Los mrgenes de la pgina son los espacios
en blanco que se encuentran entre los datos de la hoja de clculo y los bordes de la pgina impresa. Los mrgenes de la pgina pueden usarse para algunos elementos como encabezados, pies de pgina y nmeros de pgina. Para alinear mejor una hoja de clculo en una pgina impresa, puede usar mrgenes predefinidos, especificar mrgenes personalizados o centrar la hoja de clculo de forma horizontal o vertical en la pgina. Sugerencia. Para ver cmo afectarn los nuevos mrgenes a la hoja de clculo impresa, haga clic en Vista previa de impresin en la ficha Mrgenes del cuadro de dilogo Configurar pgina. Para ajustar los mrgenes en la vista previa de impresin, haga clic en Mostrar mrgenes y, a continuacin, arrastre los controladores de mrgenes negros que estn situados a cada lado y en la parte superior de la pgina Orientacin. Para cambiar el nmero de filas y columnas que se imprimirn en una pgina, puede configurar la orientacin de impresin de una hoja de clculo como horizontal o vertical mientras est trabajando en ella o al ver una vista preliminar antes de imprimirla.

Tamao. Sirve para indicar el tamao que desea usar para el documento o sobre impreso. rea de impresin. Si imprime una seleccin especfica de la hoja de clculo con frecuencia, puede definir un rea de
impresin que incluya slo esa seleccin. Cuando imprima la hoja de clculo despus de haber definido un rea de impresin, slo se imprimir esta rea. Puede agregar celdas para ampliar el rea de impresin segn sea necesario y puede borrar el rea de impresin para volver a imprimir la hoja de clculo completa.
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Para establecer un rea de impresin 1. En la hoja de clculo, seleccione las celdas que desee definir como el rea de impresin. 2. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en rea de impresin y, a continuacin, haga clic en Establecer rea de impresin. NOTA El rea de impresin que haya establecido se guardar al guardar el libro.

Saltos. Especifica el inicio de una nueva pgina en la copia impresa. Los saltos de pgina se insertan encima y a la
izquierda de la seleccin. Para imprimir el nmero exacto de pginas que desee, puede utilizar la opcin Vista previa de salto de pgina para ajustar rpidamente los saltos de pgina. En esta vista, los saltos de pgina insertados de forma manual aparecen como lneas continuas.

Fondo. Permite elegir una imagen para el fondo de la hoja. Imprimir ttulos. Aqu se especifican las filas y columnas que se repetirn en cada pgina impresa

Grupo Ajustar rea de impresin

Ancho. Reduce el ancho de la impresin para ajustarlo a un nmero mximo de pginas. Alto. Reduce el alto del resultado de impresin para ajustarlo a un nmero mximo de pginas. Escala. Aumenta o disminuye el resultado de impresin en un porcentaje de su tamao real.

Opciones de la hoja.
Lneas de cuadrcula Encabezados

Ver. Muestra las lneas entre las

filas y columnas de las hojas para facilitar la edicin y la lectura. Estas lneas no se imprimirn a menos que tambin se seleccione Imprimir.

Ver. Muestra los encabezados de fila y columna.

Los encabezados de fila son los nmeros de fila situados a lado de la hoja. Los encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen encima de las columnas de una pgina.

Iniciador de cuadro de dilogo

Imprimir. Imprime las lneas

entre las filas y columnas de la hoja para facilitar la lectura

Imprimir. Imprime los encabezados de fila y

columna

Organizar
Traer al frente. Trae el objeto seleccionado delante del resto de objetos para ninguna
parte quede oculta detrs de otro objeto.

Enviar al fondo. Enva en objeto seleccionado detrs del resto de objetos. Panel de seleccin. Muestra el panel de seleccin para ayudar a seleccionar objetos
individuales y para cambiar el orden y visibilidad.

Alinear. Alinea los bordes de varios objetos seleccionados. Agrupar. Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar como un solo objeto. Girar. Gira o voltea el objeto seleccionado.
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Configurar pgina es para configurar el diseo y las opciones de impresin de una pgina. Para abrir este cuadro: Dar clic en el iniciador de cuadro de dilogo de los grupos Configurar pgina, Ajustar rea de impresin y Opciones de la hoja; de la ficha Diseo de pgina Otra forma es ir a Vista previa y elegir Configurar pgina Opciones de la ficha Pgina Orientacin Elija orientacin horizontal o vertical. Ajuste de escala Aumenta o reduce la hoja de clculo o la seleccin cuando realiza la impresin de modo tal que se ajuste a la cantidad indicada de pginas. Ajustar al Si activa Ajustar al, puede escribir un porcentaje en el cuadro % del tamao normal. Ajustar a Si activa Ajustar a, puede escribir una cantidad en el cuadro pginas de ancho por y en el cuadro alto. Para completar el ancho de la pgina y usar la cantidad de pginas necesarias, escriba 1 en el cuadro pginas de ancho por y deje el cuadro alto en blanco. Tamao de papel En este cuadro, haga clic en Carta, Oficio u otra opcin de tamao para indicar el tamao que desea usar para el documento o sobre impreso. Calidad de impresin En este cuadro, haga clic en una resolucin para indicar la calidad de impresin para la hoja de clculo activa. La resolucin es el nmero de puntos por pulgada lineal (ppp) que aparecen en la pgina impresa. La resolucin ms alta brinda una impresin de mejor calidad que es compatible con impresiones de alta resolucin. Primer nmero de pgina En este cuadro, escriba Automtico para comenzar con la numeracin de las pginas en "1" o en el siguiente nmero de secuencia Escriba un nmero para especificar el nmero de la pgina de inicio que no sea "1". Opciones de la ficha Mrgenes Escriba la configuracin de los mrgenes y observe los resultados en el cuadro Vista previa. Superior, inferior, Izquierda, Derecha Ajuste las medidas en los cuadros Superior, Inferior, Izquierda y Derecha para especificar la distancia entre los datos y el borde de la pgina impresa. Encabezado o pie de pgina Escriba un nmero en el cuadro Encabezado o en el cuadro Pie de pgina para ajustar la distancia entre el encabezado y el borde superior de la pgina o entre en el pie de pgina y el borde inferior de la pgina. La distancia debe ser menor que la configuracin de los mrgenes para evitar que el encabezado o el pie de pgina se superpongan con los datos. Centrar en pgina Centre los datos en la pgina dentro de los mrgenes activando el cuadro de dilogo Verticalmente, el cuadro de dilogo Horizontalmente o ambos.

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Opciones de la ficha Encabezado pie de pgina Encabezado Haga clic en un encabezado incorporado en el cuadro Encabezado o haga clic en Personalizar encabezado para crear un encabezado personalizado para la hoja de clculo que desea imprimir. El encabezado incorporado se copiar en el cuadro de dilogo Encabezado, en donde podr dar formato o editar el encabezado activado. Pie de pgina Haga clic en el cuadro de dilogo Pie de pgina o haga clic en Personalizar pie de pgina para crear un pie de pgina personalizado para la hoja de clculo que desea imprimir. El pie de pgina incorporado se copiar en el cuadro de dilogo Pie de pgina, en donde podr dar formato o editar el pie de pgina activado. Pginas pares e impares diferentes Active la casilla Pginas pares e impares diferentes para especificar que los encabezados y pies de pgina de las pginas impares sern diferentes de los de las pginas pares. Primera pgina diferente Active la casilla Primera pgina diferente para eliminar los encabezados y pies de pgina o para crear encabezados y pies de pgina para la primera pgina impresa. Para crear un encabezado o pie de pgina para la primera pgina, active esta casilla, haga clic en Personalizar encabezado o en Personalizar pie de pgina y, luego, en la ficha Encabezado en primera pgina o Pie de pgina en primera pgina podr agregar la informacin que desee se observe en el encabezado o en el pie de pgina de la primera pgina. Ajustar la escala con el documento Active la casilla Ajustar la escala con el documento para especificar si los encabezados y pies de pgina deben tener el mismo tamao y ajuste de escala que la hoja de clculo. Esta casilla est activada de forma predeterminada. Para que el tamao y ajuste de escala de los encabezados y pies de pgina sea independiente del ajuste de escala de la hoja de clculo, y para poder crear una organizacin coherente en todas las pginas, desactive esta casilla. Alinear con mrgenes de pgina Active la casilla Alinear con mrgenes de pgina para asegurarse de que el margen del encabezado o pie de pgina est alineado con los mrgenes izquierdo y derecho de la hoja de clculo. Esta casilla est activada de forma predeterminada. Para establecer los mrgenes izquierdos y derecho de los encabezados y pies de pgina en un valor especfico que es independiente de los mrgenes izquierdos y derecho de la hoja de clculo, desactive esta casilla. Opciones de la ficha hoja rea de impresin Haga clic en el cuadro rea de impresin para seleccionar un rango de hoja de clculo para imprimir y, a continuacin, desplcese a travs de las reas de la hoja de clculo que desea imprimir. El botn Contraer dilogo, ubicado en el extremo derecho de este cuadro, mueve temporalmente el cuadro de dilogo de modo que podr escribir el rango seleccionando las celdas en la hoja de clculo. Cuando haya terminado, puede hacer clic en el botn nuevamente para observar el cuadro de dilogo completo.

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Imprimir ttulos Active una opcin en Imprimir ttulos para imprimir las mismas columnas o filas en cada pgina de la hoja de clculo impresa. Active Repetir filas en el extremo superior si desea que las filas especficas sean el ttulo horizontal de cada pgina. Active Repetir columnas a la izquierda si desea observar ttulos verticales en cada pgina. Luego, en la hoja de clculo, seleccione una celda o las celdas en las columnas o filas de ttulo que desee. El botn Contraer dilogo , ubicado en el extremo derecho de este cuadro, mover temporalmente el cuadro de dilogo y le permitir escribir el rango seleccionando las celdas en la hoja de clculo. Cuando haya terminado, puede hacer clic en el botn nuevamente para observar el cuadro de dilogo completo. Imprimir Especifica lo que se imprime en la hoja, si la impresin ser en color o en blanco y negro y cul ser la calidad de la impresin. Lneas de la cuadrcula Active la casilla Lneas de la cuadrcula para incluir las lneas de la cuadrcula de la hoja de clculo en la copia impresa. Las lneas de la cuadrcula no se imprimen de forma predeterminada, independientemente de si se muestran en la hoja de clculo o no. Blanco y negro Active la casilla Blanco y negro cuando usa una impresora en color pero desea imprimir slo en blanco y negro. Esta opcin est desactivada de forma predeterminada. No es necesario activarla cuando se usa una impresora que imprime en blanco y negro solamente. Calidad de borrador Active la casilla Calidad de borrador para imprimir ms rpido con menor calidad de impresin cuando la impresora que usa tiene un modo de calidad de borrador. Esta opcin no tendr efecto cuando la impresora no tiene ningn modo de calidad de borrador. Encabezados de filas y columnas Active la casilla Encabezados de filas y columnas para incluir estos encabezados en la copia impresa. Comentarios En este cuadro, seleccione la ubicacin de la copia impresa en la que desea que aparezcan las anotaciones que ha agregado a las celgdas de la hoja de clculo. Active Al final de hoja para combinar todas las anotaciones e imprimirlas juntas en una pgina agregada al final de la copia impresa. Active Como en la hoja para imprimir las anotaciones en su ubicacin original en la hoja de clculo. Las anotaciones no se incluyen automticamente en la copia impresa, porque Ninguna est activado de forma predeterminada. Errores de celda como En este cuadro, seleccione el modo en que desea que se muestren en la hoja impresa los errores de celda que aparecen en la hoja de clculo. De forma predeterminada, los errores se muestran tal como aparecen, pero no se pueden mostrar si selecciona <espacio vaco> , para mostrarlos como un guin doble, seleccione -- o mustrelos como #N/A. Orden de pgina Haga clic en Hacia abajo, luego hacia la derecha o en Hacia la derecha, luego hacia abajo para controlar el orden en que los datos se numeran e imprimen cuando no entran en una pgina. En la imagen de muestra se observa una vista previa de la direccin en que se imprimir el documento cuando elija una de estas opciones.

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Imprimir Reportes.
Opciones de Pasos a seguir: Se obtiene: Presionar Ctrl + P las teclas 1. Clic en botn Office 2. Clic en la opcin Imprimir

Elige el dispositivo de salida

Caractersticas del dispositivo de salida

Parmetros de impresin

Nombre En la lista, haga clic en una impresora que haya instalado y desee usar. Estado Para la impresora seleccionada, se indica el estado, como inactiva, no disponible, o el nmero de archivos antes de su trabajo de impresin. Tipo Para la impresora seleccionada, se indica el tipo (por ejemplo, lser). Donde Para la impresora seleccionada, se indica la ubicacin o el puerto al que est conectada. Comentario Para la impresora seleccionada, se ofrece informacin adicional que pudiera ser til. Propiedades Haga clic en este botn si desea cambiar las propiedades (como el tipo de papel, Diseo, Grficos, etc.) para la impresora que utiliza, es decir las propiedades variaran de acuerdo a la impresora. Ejemplo:

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Buscar impresora Haga clic en este botn para buscar una impresora a la que tenga acceso. Imprimir a un archivo Active esta casilla para crear un archivo a partir del documento en lugar de enviarlo directamente a una impresora. El archivo se guarda con formato de impresin, como seleccin de fuente y especificacin de color, en un archivo que se puede imprimir en otra impresora. Nmero de copias En esta lista, haga clic en el nmero de copias que desee imprimir. Intercalar Active esta casilla de verificacin si desea que su trabajo de impresin se guarde con el orden que haya creado en el documento al imprimirlo. Esta casilla de verificacin est disponible cuando se imprimen varias copias. Seleccin Haga clic en esta opcin para imprimir slo lo que haya seleccionado. Hojas activas Haga clic en esta opcin para imprimir slo las hojas de clculo activas. Todo el libro contenga. Haga clic en esta opcin para imprimir todo el libro, con todas las hojas de clculo que

Tabla Haga clic en esta opcin para imprimir slo la tabla de la hoja de clculo. Omitir reas de impresin especificado. Active esta casilla para omitir las reas de impresin que pueda haber

Todo Haga clic en esta opcin si desea imprimir todas las pginas del archivo. Pginas Haga clic en esta opcin y agregue los nmeros de pgina o los intervalos de pginas en el cuadro. Vista previa Haga clic en este botn para abrir una vista previa de la hoja de clculo antes de imprimirla y seleccionar otras opciones de impresin, como la configuracin de pgina. Aceptar Haga clic en este botn para enviar el documento a la impresora. Cancelar Haga clic en este botn para regresar al documento sin imprimirlo.

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