IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son: 1.

- Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. 2.- Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 3.- Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos. 4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad. 5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. Proceso administrativo: Importancia en la organizacin

El proceso administrativo tuvo su origen en la teora clsica de la administracin, con su pionero Henry Fayol, quien hizo grandes aporte a los diferentes niveles administrativos. Fue una de las primeras personas en escribir un libro especfico sobre administracin, y fue considerado como el padre de la Teora Clsica. Adems fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, estableci catorce principios de la administracin los cuales se encuentran consignados en la ORT Organizacin Racional del Trabajo, dividi las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que son llamadas funciones bsicas de la empresa, se debe tener en cuenta que la funcin administrativa no es lo mismo que el proceso administrativo; primero hablaremos de las funciones bsicas de la empresa para ver sus diferencias:

Funciones Tcnicas: Estn relacionadas con la produccin de bienes y servicios de la empresa. Funciones Comerciales: Se dedican a la compra y venta o intercambio entre las empresas, proveedores y clientes. Funciones Financieras: Se relaciona con la bsqueda y gerencia de capitales. Funciones de Seguridad: Esta dedicada a la proteccin y conservacin de los bienes de las personas. Funciones Contables: Son las encargadas de los inventarios, registros, balances y estadsticas.

Funciones Administrativas: Son la integracin de las otras cinco funciones, estn encargadas de coordinar y sincronizar las dems funciones de la empresa, y siempre deben ir encima de ellas.

Las funciones administrativas se definen como el acto de administrar: Planear, organizar, dirigir, coordinar, y controlar La Planeacin, es el primer paso del proceso administrativo, en esta etapa visualizamos el futuro y se traza el programa de accin. Prever o planear aqu, significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo: Prever ya es obrar Dvila C. (1996) citado por Fayol, 1961:183). En la planeacin se encuentran dos componentes, el pronstico y la preparacin del pronstico, El concepto que se tiene de planeacin es muy importante, pero no estn elaborados los supuestos que lo sustentan. Hay que sealar la necesidad de planear y no solo en la empresa sino en toda nuestra vida laboral, social y personal se lo debemos a Henry Fayol, a pesar de sus debilidades, la planeacin ha avanzado en especial en cmo enfocarla y realizarla con las contribuciones hechas por otros sectores diferentes al fayolismo. Dvila C. (1985). Veamos lo que piensan otros autores: . La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios, la secuencia de operaciones y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Ponce Reyes A Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Scanlan B. En la etapa de la planeacin siempre se debe fijar unas metas y unos objetivos claros, no se debe descuidar el entorno, la competencia y se debe saber el gusto de los clientes a los que se les ofrecer el producto o el servicio, al igual que hay que prever otras alternativas porque si una no funciona estar la otra para llegar a ser el plan de apoyo a la idea principal, porque se planea a corto, mediano y largo plazo. Despus de ya haber planeado o haber realizado un pronstico de lo que se quiere conseguir se debe organizar las ideas, y con este se empieza el segundo paso del proceso administrativo, Construir tanto el organismo material como el social de la empresa. Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es til para su funcionamiento: materias, herramientas, capitales y personal. Dvila C. (1996) citado por (Fayol, 1961:198).

Al tener en cuenta que organizacin como entidad social de la empresa es donde un grupo de personas se renen e interactan entre s para alcanzar un objetivo especfico. Con esto se quiere decir, que organizacin, son todas las personas que participan en una empresa, porque como empleados forman una organizacin formal pues esta se basa en la divisin del trabajo ya que es la organizacin formalizada oficialmente, y tambin est la organizacin informal pues es aquella que se forma espontneamente entre un grupo de personas que tienen temas afines o gustos por algn tema en especial y esta organizacin no aparece en ningn documento formal de la empresa. Tambin se tiene la organizacin como funcin administrativa y parte del proceso administrativo. En este sentido, organizacin significa estructurar e integrar los recursos y los rganos encargados de su administracin, relacionarlos y fijarles sus atribuciones. Chiavenato I. (2001). La organizacin de las empresas cumple un papel muy importante ya que maneja tres niveles que son institucionales, intermedios, operacionales. El primer nivel se refiere a la superestructura de la empresa, el formato organizacional y los procesos de comportamiento, el segundo se refiere a la agrupacin de unidades de subsistemas, como lo son departamentos o divisiones. Y el tercero se refiere a la estructura de las posiciones y las actividades en los cargos. Con la planeacin y la organizacin no se debe descuidar el tercer paso del proceso administrativo que es Dirigir el cual es guiar y orientar al personal de la empresa y este paso es ms que una obligacin es como un arte ya que est basado principalmente en las cualidades personales y en los conocimientos de los principios generales de la administracin. Al dirigir una empresa se trata es de hacerla funcionar. La toma de decisiones siempre ha sido de vital importancia para la administracin, puesto que, ante diversas circunstancias, determina el grado de xito o fracaso de las personas o las organizaciones. (Barajas Medina J) Aunque en todo organismo social cada da se toman decisiones importantes, los subordinados consultan y esperan las decisiones de los jefes para emprender una tarea. Las decisiones son adoptadas por quien dirige, y quien dirige es responsable en diversos grados del conjunto de sus decisiones, por tanto, dirigir y tomar decisiones son acciones fundamentales de la funcin administrativa. Se deben tomar las decisiones con racionalidad y as cumplir polticas y reglas establecidas ya que al tomar decisiones irracionalmente estas pueden ser impulsivas, emotivas, caprichosas y otras ms habr una tendencia a caer en errores que ms adelante traern arrepentimientos por haber actuado de esa manera pero ya no hay nada que hacer despus de haber obtenido los resultados. Para que todo este conjunto de funciones acten perfectamente en una empresa se debe coordinar y empezamos el cuarto paso del proceso administrativo y se refiere a ligar, unir, o armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.

La organizacin comienza cuando las personas, aunque solo sean dos o ms, combinan sus esfuerzos para un fin determinado. (Mooney y Reiley. Citado por Urwick, 1969:160). Aunque en la actualidad este paso ha ido pasando a otro nivel y el proceso administrativo se est basado en cuatro fases planear, organizar, dirigir y controlar. Hay autores que piensan que este paso es el ms importante de los propuestos como es (coordinacin, escalar, funcional, y staff). Algunas personas piensan que simplemente la coordinacin se ha abolido del proceso administrativo pero no es as, simplemente se encuentra ligada a cada una de las etapas y sirve de unin entre ellas y es aceptada como el ncleo o esencia de la administracin. La necesidad de coordinar es aceptada fcilmente, pero se convierte en uno de los dolores de cabeza para los administradores por la diferencia de intereses, esfuerzos, enfoques de cada persona que integra la organizacin. Una coordinacin eficiente para un gerente le evitara un desgaste extremadamente costoso en tiempo, dinero y esfuerzo. Se ha llegado a la ltima etapa del proceso administrativo controlar, pero est estrechamente ligado a la planeacin, ya que sirve de retroalimentacin a futuros proyectos. Controlar consiste en establecer sistemas para medir y corregir las acciones realizadas por los integrantes del organismo social; y con esto asegurar que los objetivos fijados se vayan logrando, por eso cuando se deca que entre ms claros y completos sea lo planeado ms fcil ser controlar. El control se aplica a funciones especficas por consiguiente, son comunes en la produccin, calidad, inventarios, ventas, salario, etc. Y entre los principales medios de control se tiene: la observacin personal, los presupuestos, las estadsticas, las auditorias, entre otras. Los administradores pasan buena parte del tiempo observando, revisando y evaluando el desempeo de las personas, de los mtodos y los procesos. La finalidad del control es asegurar que los resultados de las estrategias, polticas y directrices (nivel institucional), de los planes tcticos (nivel intermedio), y los planes operacionales (nivel operacional), se ajusten tanto sea posible a los objetivos previamente establecidos. Los tres niveles de control estn interconectados y entrelazados ntimamente. En la prctica, no existe una separacin clara entre ellos. Para Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de las otras cinco funciones esenciales, es necesario no confundirlas con la direccin, porque dirigir es conducir la empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone, es asegurar la marcha de las seis funciones

esenciales; la administracin no es sino una de las seis funciones, cuyo ritmo es asegurado por la direccin. En conclusin se ha nombrado a cada uno de los pasos del proceso administrativo. Pero qu importancia tiene este para los administradores profesionales y los administradores empricos? Si el acto administrativo es un proceso racional y simple que se encuentra innato en todo ser humano al realizar sus actividades cotidianas, ya que el solo hecho de pensar y planear una accin siempre estn relacionados con obtener una meta o un objetivo, por tanto al hacer planes mentalmente y los objetivos que nos fijamos son motivados por determinados factores que nos impulsan a orientar el pensamiento y acciones a lo que se desea y queremos lograr. Pero se debe tener en cuenta que no todo lo que se piensa o se desea se puede lograr o hacerlo realidad por muchos motivos externos, pero hay algunas circunstancias en que las personas son responsables directas. Pero el solo hecho de que una persona oriente su pensamiento y accin para lograr un objetivo no quiere decir que este sea un administrador, el solamente realiza un acto administrativo y estos actos pueden ser eficientes o deficientes, pero cuando un grupo de personas se convierten en un organismo social, ah si se dar la administracin, y este grupo tratara de lograr los objetivos que les dieron origen. Y dentro de este organismo social cualquiera que sea el nivel que ocupe una persona, este tendr cierto grado de responsabilidad en la administracin el organismo. El administrador emprico es aquella persona que se gua por su conocimiento, experiencias vividas para conducir el grupo, este administrador acta de forma innata y puede ser eficiente o deficiente por no tener los conocimientos. El administrador profesional es la persona que debe poseer un conjunto de conocimientos sistematizados para poder planear, organizar, dirigir y controlar tcnicamente las actividades del grupo, con el fin de lograr los objetivos. El conocimiento terico y la experiencia adquirida en su aplicacin, garantizan la obtencin de una administracin eficiente. Barajas Medina J. (1194) Se debe tener en cuenta que toda persona que dirija un grupo y trate de lograr los objetivos con la ayuda de otras personas, se convierte en administrador ya sea emprico o profesional. Adems el estudio de la administracin sirve para que las personas mejoren la realizacin de sus actos. Y es aqu donde encontramos la importancia del proceso administrativo ya que cada cosa debe estar en su lugar en el momento indicado y no solo como la mente humana lo adecue, no se puede controlar sin antes haber planeado y organizado las ideas de acuerdo a la importancia de cada una de ellas, porque cada persona es administradora de su propia vida eficaz o ineficazmente y de acuerdo a la forma como la administre tendr la capacidad de conducir un grupo ya sea sin o con el conocimiento necesario.

Bibliografa Barajas Medina J. (1996) Curso introductorio a la administracin, (3ra ed.) Trillas, Mxico. Chiavenato I, (2001) Administracin proceso administrativo, (3ra ed.) Mc Graw Hill, Bogot. Chiavenato I, (2007) Introduccin a la teora general de la administracin, (7a. ed.) Mac Graw Hill, Mxico. Dvila L. C. (1996) Teoras organizacionales y administracin (ed. Revisada) Interamericana, Colombia.