UTE

Manunal Excel
Ofimtica 2011
Ofimtica UTE Renato Erazo

Manual de procedimientos del Curso de Ofimtica de la Universidad Tecnolgica Equinoccial.

Tipo de Datos y Formatos

La hoja de Excel est compuesta por celdas, cada celda puede almacenar: un nmero, texto, fecha frmula, dependiendo que se almacena se puede formatear el contenido de la misma. Formatear significa que la FORMA DE PRESENTAR LOS DATOS CAMBIA y se mantiene como los datos son ingresados.

Procedimiento para dar formato a las celdas

1. Seleccionar la(s) celdas a dar formato. 2. Dependiendo del tipo de datos almacenados se puede aplicar ciertos formatos para esto se debe ir al men Home Number.

Generacion de Series
Una serie es una secuencia de nmeros que siguen algn patrn, por ejemplo nmeros pares a partir del nmero 2: 2, 4, 6, 8 Ejemplo 2: Mltiplos de siete iniciando en el nmero 7. 7, 14, 21 . Ejemplo 3: Serie geomtrica 2, 4, 8, 16

Procedimiento para crear una serie pequea

1. Poner los dos primeros nmeros de la serie en celdas adyacentes. 2. Seleccionar estos nmeros. 3. De las celdas seleccionadas ir a la esquina inferior derecha y arrastrar (presionar el botn izquierdo y dejarlo presionado) hasta generar los nmeros que desea.

Procedimiento Generacin series grandes

1. En una celda poner el primer nmero de la serie 2. Dejar el cursor en la celda del paso 1 en modo de lectura 3. Ir la men Home Editing Series

4. Se presenta un cuadro de dialogo en el cual hay que completar la siguiente informacin. Series in: Completar la serie en fila (row) o columna(columns). Tipo: Aritmetica(linear), Geomtrica(Growth), Fecha (Date) Step Value.- El incremento pata generar el siguiente valor de la serie. Stop Value: Limite de la serie

Matematicas con Fechas

Las fechas en Excel se almacenan como nmeros enteros que representa el nmeros de das que han transcurrido, se pueden hacer operaciones entre fechas como restar dos fechas para calcular la edad, adems existen funciones que retornan fechas.

Funciones condicionales y de totales

Hay varias funciones tiles para trabajar con grupos de datos, las cuales detallamos a continuacin:

Funcin =Sum(DATOS) =Average(DATOS)

Descripcin Suma los datos. Retorna el promedio de los datos ingresados, por ejemplo, promedio de notas, promedio de edad, sueldo, etc. FUNCIONES DE CONJUNTOS (Condicionales) =Sumifs(DatosSum,criteria Suma un conjunto de datos segn algn criterio. Range, criteria, .) =Averageifs(DatosSum,criteria Calcula el promedio segn un criterio, por ejemplo; calcular el Range, criteria, .) promedio de estatura de las mujeres, promedio de notas de los estudiantes de Comercio. =Countifs(Datos, criterio.. Cuenta el nmero de ocurrencias en los datos segn un criterio. Ejm; Cuantos estudiantes tienen la nota superior a 8.

Ejemplos

CostoMatricula

FACULTADES

Ciudades

Funciones Estadsticas
Las funciones estadsticas son usadas para analizar un conjunto de datos, esto es para medir los resultados de un curso, de una campaa, etc. Las funciones ms usadas son: Funcin Average(Datos) Max(Datos) Min(Datos) Mode(Datos) Median(Datos) Stdev(Datos) Descripcin Calcula el promedio Retorna el nmero mayor que se encuentra en los datos ingresados. =Max(3.4,7,14,18) , esta frmula retornara 18 Retorna el nmero ms pequeo de los datos ingresados. Moda.- Muestra el dato que ms repeticiones tiene. Mediana, muestra el nmero que se encuentra en el medio de los datos ingresados. Retorna un nmero que representa la confiabilidad de los resultados.

Funciones Financieras
Excel tiene muchas funciones financieras, de las cuales vamos a revisar aquellas que se usan para hacer un crdito con tasa de inters fija, adems estas funciones se pueden usar para proyectar ahorros. A continuacin se describen los datos y funciones necesarias para enfrentar estos problemas:

Datos:
1. 2. 3. 4. Monto del Crdito el ahorro proyectado. Tasa de inters. Nmero de pagos totales Nmero de pagos al ao

Funciones:
PMT(.,) Calcula el pago que debe hacer, este puede estar expresado en pagos; mensuales, trimestrales, semestrales, etc. Calcula cuanto se est pagando del crdito o del dinero que le presto el banco, en una cuota determinada. Calcula cuanto se est pagando de inters en una cuota dada.

PPMT(.

IPMT(

Funciones Logicas
Proposiciones:
Una proposicin es una afirmacin que puede ser verdadera o falsa, ejemplo; En un curso de estudiantes se aprueba la materia si la nota de los estudiantes es superior a 7 sobre diez, aplicado este criterio a cada uno de los estudiantes el resultado es Verdadero o Falso. En Excel una proposicin se construye de la siguiente manera, se debe respetar la sintaxis de una frmula. Ejm. Proposicin =B5 >= 7 =7> 15 =7 > 4 =7>=4 Resultado (True False, depende del valor de la celda B5) (False, 7 es mayor que 15) (True, 7 es mayor que 4) (True, 7 es mayor o igual que 4)

Proposiciones Compuestas
Una proposicin compuesta es aquella que tiene varias proposiciones conectadas con un operador lgico, el resultado de esta operacin da Verdadero o falso. Operador Funcin lgica Y And(proposicin 1, proposicin 2, .) Descripcin La funcin lgica And (Y) da como resultado Verdadero si todas las proposiciones dentro de And son verdaderas, caso contrario retorna Falso. Ejemplo: =And(B3>=7,C3>=70) La funcin lgica Or(O) da como resultado Falso si todas las proposiciones dentro de Or son falsas, caso contrario retorna Verdadero. Ejemplo: =Or(B3>=7,C3>=70) La funcin Lgisa If (Si) es usada para retorna un calculo dependiendo del grado de verdad la proposicin que se pase, si esta es Verdadero se hace las operaciones definidas en Si Verdadero, caso contrario es decir que la proposicin de Falso entonces se hace las operaciones definidas en Si falso. Ejemplo: =If(4>7,Es Mayor,Es menor o igual) retorna es menor o igual. =If(B11>7,Es Mayor,Es menor o igual)

Funcin lgica O Or(proposicin 1, proposicin 2, .)

Funcin Lgica Si If(proposicin simple o compuesta, Si verdadero, Si Falso)

retorna dependiendo del valor almacenado en la celda B11.

Funciones de Consulta
Excel tiene un conjunto de funciones que son usadas para extraer datos de otras tablas (hojas Excel), las ms usadas son: Funcin Vlookup() Descripcin Esta funcin permite extraer un dato de una tabla cuya informacin se encuentra distribuida verticalmente. Cdigo 001 007 024 Descripcin Lpiz Cuaderno A4 Cartuchera Precio 0.23 1.35 1.22

Hlookup()

Esta funcin permite extraer un dato en una tabla cuya informacin se encuentra distribuida horizontalmente. Cdigo 001 007 024 TABLA_DATOS Descripcin Lpiz Cuaderno A4 Cartuchera Precio 0.23 1.35 1.22

Index() Match()

Index permite extraer un dato en un tabla, dada la fila y columna, por ejemplo en la tabla anterior tiene 3 filas y columnas, podramos pedir con index que nos retorne el dato que se encuentra en la fila 2 columna 3, que sera el valor Cuaderno A4. =INDEX(TABLA_DATOS,2,3) La funcin match retorna la posicin en la que se encuentra un dato dentro de una tabla, por ejemplo si tenemos el listado de estudiantes en una tabla y buscamos al estudiante Juan Perez, esta funcin retornara en que lugar se encuentra en la tabla de datos. Nombres Facultad Vernica Rivadeneira Ingeniera Luis Andrade Turismo Anita Rivera Ingeniera COL_NOMBRES TABLA_DATOS Juan Perez Hotelera Patricio Aguiar Turismo Luis Perez Turismo =MATCH(Juan Perez,COL_NOMBRES,0) La respuesta es: 4

En que Facultad estudia Juan Perez. =INDEX(TABLA_DATOS,4,2) =INDEX(TABLA_DATOS,MATCH(Juan Perez,COL_NOMBRES,0),2)

Formato Condicional
Cuando se tiene mucha informacin se requiere alguna forma para mostrar de forma visual cierta parte de datos que cumplan con alguna condicin, por ejemplo de todos los estudiantes de la Universidad que son ms 2500, mostrar aquellos cuya nota promedio sea superior a 8.5.

Procedimiento:
Se puede mostrar en una sola columna el resultado del formato condicional, o tambin se puede aplicar a todas las filas que cumplan con esta condicin.

Aplicar a una sola columna y celda de esta columna.

1. Selecciona todos los datos de la columna (No incluir el ttulo). 2. Ir al men Home Styles Conditional Formating 3. De presentan varias opciones de la cual se puede seleccionar alguna que ms se ajuste a los requisitos del problema.

Cuando usamos comparaciones lgicas (>, <, >=, etc.) Ms altos o valores ms bajos Mostrar barras dependiendo del valor, es decir una barra grande para un valor grande Iconos que representa valores, ejm. Semforo (rojo es menor, verde mayor)

Aplicar formato condicional a todas las filas que cumplan con la condicin.
1. 2. 3. 4. Seleccionar TODA la tabla de datos, no incluir los ttulos Ir al men Home Styles Conditional Formating Se presentan varias opciones de la cual usamos New Rule Se presenta un cuadro de dialogo del cual seleccionamos Use a formula to determine which cells to format

Autofiltros
Cuando se tiene mucha informacin y se desea presentar solamente los datos que cumplan con algn criterio se puede usar autofiltros, esta herramienta permite fcilmente mostrar un subconjunto de datos aplicando condiciones tales como, por provincia, gnero, edad, etc.

Procedimiento:
1. Verificar que la tabla de datos tenga ttulos tales como: Nombre, Edad, Provincia, etc. 2. Sobre la fila de ttulos debe haber un rengln en blanco o puede ser el primero de la hoja Excel. 3. Poner el cursor en la tabla de datos e ir al men Data Sort & Filter Filter 4. Cada ttulo de columna ahora tiene un botn con forma de flecha en el cual se selecciona el filtro a ser aplicado segn sea el caso.

Filtros Avanzados
Los filtros avanzados se aplican cuando no se pueden usar los autofiltros, es decir hay criterios que no se pueden aplicar con autofiltros.

Antecedentes:
Para aplicar filtros avanzados se debe tener en cuenta las mismas verificaciones que aplicamos para autofiltros. Se debe crear una tabla auxiliar en la cual se registrar los criterios de filtrado.

Procedimiento:
Supongamos que tenemos la siguiente tabla de datos.

1. Supongamos que nos piden usando filtros avanzados mostrar los datos cuya antigedad es mayor o igual a 6 y la Asignatura es Matemticas. a. Crear una tabla auxiliar con las columnas que forman parte del filtro, para nuestro ejemplo las columnas seran asignatura y antigedad. Los nombres de la tabla auxiliar Antigedad Asignatura son iguales a los ttulos de la tabla >=6 Matematicas de datos. Antigedad es mayor o igual a 6

b. Aplicar filtro avanzado, para esto PONER EL CURSOR EN LA TABLA DE DATOS ir al men Data Sort & Filter Advances c. Se presenta un cuadro de dialogo el cual se debe completar de la siguiente manera.

TABLA DE DATOS

TABLA AUXILIAR

Ordenamiento
En Excel se puede ordenar de varias formas, es decir en orden alfabtico de mayor a menor de menor a mayor, adicionalmente se pueden ordenar varias columnas.

Procedimiento ordenar una columna

1. Verificar que la tabla de datos tenga ttulos en cada columna y que LA FILA DE TTULOS TENGA UN RENGLOS EN BLANCO SOBRE ESTA. 2. Poner el cursor en la columna que se quiere ordenar. 3. Ir al men data Sort & Filter Seleccionar que tipo de ordenamiento se quiere. Menor a Mayor

Mayor a Menor

Procedimiento ordenar varias columnas

1. Verificar que la tabla de datos tenga ttulos en cada columna y que LA FILA DE TTULOS TENGA UN RENGLOS EN BLANCO SOBRE ESTA.

2. Ir al men Data Sort & Filter Sort 3. Se presenta un cuadro de dialogo en el cual se debe completar de la siguiente manera Agregar nuevo criterio

Seleccionar una Columna

Seleccionar el tipo de Ordenamiento, mayor a menor de menor a mayor

Subtotales
Se puede aplicar las funciones ms comunes (suma, promedio, max, min) a subconjuntos de datos, por ejemplo si tenemos todos los estudiantes de la universidad nos gustara mostrar el promedio de notas de ofimtica por facultad, es decir nos presenta dentro de los datos el promedio por cada facultad.

Procedimiento:
1. Identificar las columnas a las cuales se aplica el subtotal, para esto debe seguir los siguientes criterios: a. Columna a ser aplicada una funcin, en el ejemplo anterior sera la columna que tiene las notas. b. Columna a ser ordenada.- Esta columna es aquella con la cual se crean las categoras o subconjuntos, en el ejemplo anterior es la columna Facultad, esta columna normalmente contiene datos de tipo texto, otros ejemplos son: escuela, provincia, producto, etc. 2. Ordenar la columna encontrada en el paso 1.b. 3. Poner el cursor dentro de la tabla de datos e ir al men Data Outline Subtotal 4. Se presenta un cuadro de dialogo el cual se debe completar de la siguiente manera: Columna ordenada

Funcin Columna a la cual se debe aplicar la funcin

Tablas y Graficos Dinamicos

Las tablas y grficos dinmicos son usados para elaborar reportes gerenciales de una manera fcil, permite organizar la informacin en forma de tablas la cual cruza las variables a ser analizadas.

Procedimiento:
1. Poner el cursor dentro de la tabla de datos, previamente verificar que esta tabla tenga ttulos en sus columnas y que la fila de ttulos sobre esta exista un rengln en blanco. 2. Ir al men Inserta -> Tables Pivot Table. 3. Se presenta un cuadro de dialogo en el cual debemos seleccionar las columnas a ser analizadas.

Mostrar valores, como el porcentaje de filas.

Buscar Objetivo (Goal seek)

Esta herramienta permite solucionar una ecuacin que tiene una sola variable a ser encontrada, para esto se debe encontrar la ecuacin, el valor al que deseamos que sea igual la ecuacin y una celda que debe modificar para igualar la ecuacin.

Procedimiento:
1. 2. 3. 4. 5. En el problema planteado encontrar la ecuacin a la cual se aplicar Buscar objetivo. Identificar a que valor se tiene que igualar la ecuacin. Identificar que celda debe ser cambiada para igualar la ecuacin. Ir al men Data Data Tools What-if Analysis Goal Seek Se presenta un cuadro de dialogo, el cual debe ser completado de la siguiente manera.

Ejemplo:

Solver