El Balance General

1. General?
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la informacin valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro prximo. En resumen, es una * fotografa clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha en que se elabora.

Qu es el Balance

1.1 Qu partes conforman el balance general:

Activos Pasivos Patrimonio

ACTIVOS
Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:

El dinero en caja y en bancos. Las cuentas por cobrar a los clientes Las materias primas en existencia o almacn Las mquinas y equipos Los vehculos Los muebles y enseres Las construcciones y terrenos

Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categoras: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos. Activos corrientes Son aquellos activos que son ms fciles para convertirse en dinero en efectivo durante el perodo normal de operaciones del negocio.

Estos activos son:

a. Caja

Es el dinero que se tiene disponible en el cajn del escritorio, en el bolsillo y los cheques al da no consignados.
b. Bancos

Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.

c. Cuentas por Cobrar

Es el saldo de recaudar de las ventas a crdito y que todava deben los clientes, letras de cambio los prstamos a los operarios y amigos. Tambin se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.
d. Inventarios

Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa. En empresas comerciales y de distribucin tales como tiendas, graneros, ferreteras, drogueras, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso. Slo se maneja el inventario de mercancas disponibles para la venta, valoradas al costo. Es importante destacar que la realizacin de los inventarios debe hacerse y valorizarse de la manera ms rigurosa posible, ya que es fundamental para la correcta marcha de la contabilidad
Existen varios tipos de Inventarios: a. Inventarios de Materias Primas

Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboracin del balance, valoradas al costo.
b. Inventario de Produccin en Proceso

Es el valor de los productos que estn en proceso de elaboracin. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realizacin del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por

concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc.

Inventario de Produccin Terminada

Es el valor de la mercadera que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de produccin. Para la contabilizacin de sus inventarios se recomienda que usted utilice algunos formatos, siguiendo el modelo de los que encuentra en el ejemplo siguiente.

Activos Fijos Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades.

Maquinaria y Equipo Vehculos Muebles y Enseres Construcciones Terrenos

Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisicin se utiliza el valor de compra. Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de depreciacin. Para el registro de sus Activos Fijos se recomienda que usted utilice el modelo del formato de la pgina OTROS ACTIVOS Son aquellos que no se pueden clasificar en las categoras de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.

PASIVOS
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categoras. Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos.

1. Pasivos corrientes Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un perodo menor a un ao. a. Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realizacin del balance. b. Obligaciones Bancarias Es el valor de las obligaciones contradas (crditos) con los bancos y dems entidades financieras. c. Cuentas por pagar a proveedores Es el valor de las deudas contradas por compras hechas a crdito a proveedores. d. Anticipos Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo an no entregado. e. Cuentas por pagar Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los prstamos de personas particulares. En el caso de los prstamos personales o crditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben. f. Prestaciones y cesantas consolidadas Representa el valor de las cesantas y otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento g. Impuestos por pagar Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realizacin del balance. 2. Pasivo a largo plazo Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un perodo mayor a un ao, tales como obligaciones bancarias, etc. 3. Otros pasivos Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categoras de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado.

Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realizacin del balance. Este se clasifica en: Capital Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa. Utilidades Retenidas

Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa. Utilidades del Perodo Anterior Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el perodo inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el ltimo estado de prdidas y ganancias. El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operacin: Patrimonio Es igual a Activos menos Pasivos. PATRIMONIO = ACTIVOS PASIVOS

Luego, ACTIVOS es igual a PASIVOS ms PATRIMONIO ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

Que es un Plan De Cuentas?

Es un medio auxiliar del sistema de informacin contable del ente que indica las cuentas que sern utilizadas: en el proceso de registracin de las variaciones patrimoniales que producen los hechos econmicos del ente y en la exposicin, a los fines de mostrar la composicin y magnitud del patrimonio del ente. Con respecto a los requisitos que debe reunir, podemos mencionar: Ordenado, es decir que contemple un criterio racional planificado. Completo, que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar todos los posibles hechos econmicos a producirse, ya sean stos de naturaleza patrimonial ( de Activo, Pasivo y sus regularizadoras de valuacin y de Patrimonio Neto), de Resultados ( Positivos y Negativos), de Orden (Activas y Pasivas). Claro, que su terminologa sea comprensible para cualquier persona interesada en el funcionamiento del sistema de informacin contable del ente. Flexible, debe prever la posible incorporacin de cuentas en todo momento, en funcin de las necesidades que se sucedan desde su confeccin (inicio de la vida del ente). Es importante, que peridicamente se revise la vigencia de las cuentas, procediendo a la cancelacin de aquellas que hayan dejado de ser utilizables en la registracin. Factores a considerar en su elaboracin

Existen varios aspectos, ntimamente relacionados con las caractersticas propias de cada ente en particular, que se debern tener en cuenta para su confeccin: Naturaleza jurdica: Debemos preguntarnos de qu tipo de ente se trata, si es una empresa unipersonal, o si es una sociedad, y en este caso, en qu tipo social encuadra; por ejemplo, una sociedad de las llamadas de capital como la sociedad annima (S.A.), o la sociedad de responsabilidad limitada (SRL.), o tambin podra tratarse de una sociedad de personas, como la sociedad colectiva (S.C.) o la sociedad en comandita simple (S.C.S.). Objeto social a desarrollar: Habr que distinguir si es una empresa industrial, manufacturera, extractiva, explotacin comercial o ganadera; si es mayorista o minorista, entre otras. Dimensin y ubicacin geogrfica: Es decir si encuadra dentro de una pequea, mediana o gran empresa, si tiene una o ms sucursales, si tiene una estructura simple o con divisin departamental, de esto depender la cantidad y variedad de cuentas utilizadas. Codificacin de un Plan de Cuentas Codificar un plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada cuenta por smbolos, ya sean stos, letras, nmeros o ambos combinados. El objetivo de la codificacin es economizar tiempo y trabajo, ya que el smbolo utilizado facilitar la memorizacin de la cuenta, su ordenamiento y su identificacin y localizacin dentro del plan de cuentas. Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber: Sencillez, que permita memorizar y recordar fcilmente los smbolos. Precisin, cada smbolo debe representar un nico significado, evitando ambigedades por semejanza con otros smbolos. Flexibilidad, de manera que posibilite la insercin de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo exijan. Racionalidad, que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integracin de los rubros. Existen varios sistemas de codificacin y ordenamiento de un plan de cuentas. Dentro de los sistemas mnemotcnicos (fciles de recordar), el ms perfeccionado es el numrico decimal, ya que permite en forma ilimitada agrupar todas las cuentas que sean necesarias e intercalar nuevas. Pasos a seguir en la confeccin

Tomando como modelo el plan de cuentas de la ctedra, publicado recientemente para el ciclo 2004, el cual se encuadra dentro del sistema numrico decimal, veremos cuales son los pasos graduales que hacen a la mecnica de su confeccin. El primer paso consiste en determinar el primer grado o nivel de anlisis, que siguiendo la clasificacin de cuentas segn su naturaleza, implica asignar un nmero a las cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado de anlisis: 1 ACTIVO 2 PASIVO 3 PATRIM. NETO 4 RESULTADOS 5 CTAS. DE ORDEN El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de anlisis, asignando el segundo dgito a las llamadas cuentas compuestas, en funcin a un criterio legal: 1 ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.2 ACTIVO NO CORRIENTE 2 PASIVO 2.1 PASIVO CORRIENTE 2.2 PASIVO NO CORRIENTE El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de anlisis, asignando el tercer dgito a las cuentas colectivas sintticas, que son aquellas representativas de los rubros:

1 ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 CAJA Y BANCOS 1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES 1.1.3 CREDITOS 1.1.4 BIENES DE CAMBIO El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de anlisis, asignando el cuarto dgito a las cuentas simples analticas de primer grado de anlisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podran ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de anlisis se formaliza la apertura analtica que se desee en funcin de los requerimientos de

informacin de cada ente en particular: 1 ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 CAJA Y BANCOS 1.1.1.1 CAJA 1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL 1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA Los pasos siguientes determinarn el quinto o ms grado o nivel de anlisis, asignando el quinto o ms dgitos a las cuentas simples analticas de segundo o ms grado de anlisis. En nuestro modelo de plan de cuentas, existen cuentas analticas de distintos grados de anlisis que cumplen con la funcin de anotar o registrar los cambios que se sucedan en los elementos del patrimonio del ente. A los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la confeccin del plan de cuentas, se ha optado por anteponer un cero al ltimo grado de anlisis considerado: 1 ACTIVO 1.1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 CAJA Y BANCOS 1.1.1.1 CAJA 1.1.1.1.01 CAJA.EN MONEDA NACIONAL 1.1.1.1.02 CAJA.EN MONEDA NACIONAL 1.1.1.1.03 FONDO FIJO 1.1.1.1.04 CAJA EN MONEDA EXTRANJERA 1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL 1.1.1.2.01 BANCO.CTA/CTE. 1.1.1.2.02 BANCO.CTA/CTE. 1.1.1.2.03 BANCO.CAJA DE AHORROS 1.1.1.2.04 BANCO.CAJA DE AHORROS 1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA 1.1.1.3.01 BANCO.CTA/CTE. M/EXTRANJERA 1.1.1.3.02 BANCO.CTA/CTE. M/EXTRANJERA 1.1.1.3.03 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

MANUAL DE CUENTAS Concepto: Es un instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta, los motivos de sus dbitos y de sus crditos, qu representa su saldo, y otros datos que sirvan para enriquecer el funcionamiento del sistema de informacin contable del ente.

A continuacin, se desarrollan los siguientes modelos de manuales de cuentas: Cuenta: CAJA Concepto: Representa el dinero en efectivo y cheques recibidos de terceros en condiciones de ser depositados. Naturaleza: Patrimonial del Activo. Se debita por: La existencia de dinero al comienzo del ejercicio, que proviene del ejercicio anterior; los ingresos de dinero durante el ejercicio provenientes de ventas de bienes o servicios, cobros de crditos a deudores, cobros de documentos, aportes de los propietarios, prstamos obtenidos de terceros, ajustes, etc. Se acredita por: Los egresos de dinero durante el ejercicio destinados a pagos a terceros por cualquier naturaleza, pagos de documentos, devoluciones de prstamos obtenidos, prstamos otorgados a terceros, ajustes, la cancelacin de la cuenta al cierre del ejercicio. Saldo: Deudor, su existencia indica a una fecha dada, lo disponible. No admite excepciones a la regla general, por cuanto nunca puede salir ms de lo que ha entrado. Comprobantes intervinientes: Recibos, facturas, tickets. Cuenta: PROVEEDORES Concepto: Representa todas aquellas deudas por adquisicin a crdito de bienes o servicios que hacen al giro habitual de los negocios del ente. Naturaleza: Patrimonial del Pasivo. Se debita por: La cancelacin total o parcial de dichas deudas, las devoluciones de compras efectuadas a crdito, la transformacin de una deuda en documentada, ajustes, la cancelacin de la cuenta al cierre del ejercicio. Se acredita por: La deuda existente al inicio del ejercicio que proviene del ejercicio anterior, las compras a crdito de bienes o servicios, ajustes. Saldo: Acreedor, representa a una fecha determinada, la deuda existente no documentada con los proveedores. Comprobantes intervinientes: Factura, Nota de Crdito Comercial, Nota de Dbito Comercial, Recibos.