A Importncia de Documentar Lies Aprendidas

Publicado em 09/09/2007 por Luiz de Paiva em Lies Aprendidas A teoria diz que documentar lies aprendidas uma atividade importantssima durante qualquer projeto. Qualquer gerente de projeto concordar com isto, mas nem sempre esta atividade realmente executada com a seriedade necessria. fcil entender porque as lies aprendidas so muitas vezes deixadas de lado:

Presses para cumprir prazos, que leva o gerente a se preocupar mais com as atividades diretamente relacionadas ao produto do projeto. Mudana de foco ao terminar um projeto. As pessoas e organizaes acabam mais concentradas no prximo projeto do que no fechamento correto do projeto anterior. Falta de interesse da alta gesto neste tipo de documentos. Problemas culturais na empresa que levam o gerente a acreditar que documentar lies aprendidas uma perda de tempo, j que no ter verdadeira influncia sobre os prximos projetos da organizao.

Independente de todos estes fatores, o gerente de projeto deve entender que as lies aprendidas so uma ferramenta essencial para seu crescimento profissional e para a melhoria contnua da organizao. Trata-se muito mais do que um documento para cumprir a formalidade do projeto. So as informaes que permitiro que os erros passados no se repitam e os acertos possam ser feitos novamente. Por isso importante registrar tanto as boas quanto as ms experincias do projeto. Estes registros ajudaro a moldar as atividades e controles dos projetos futuros. A forma de fazer a documentao de lies aprendidas varia muito de uma organizao para outra (ou de um projeto para outro). A maioria das empresas, mesmo as que adotaram o gerenciamento de projetos de uma forma ou outra, no possuem uma forma nica de criar estes registros. Cabe ao gerente de projeto tomar a iniciativa para criar algo que seja:

til: se a informao no ajudar a empresa, equipe e gerente nos prximos projetos, provavelmente no vale a pena registr-la. Prtico: a forma de registro deve ser simples, ou a burocracia tornar difcil o acompanhamento das lies aprendidas. Compreensvel: importante que o gerente lembre que as informaes para todos, e no deve cometer o erro de documentar as informaes de uma forma que somente ele compreender.

Na maioria dos casos, devem-se evitar tabelas complexas que demandaro muito tempo para ser preenchidas. Eu recomendo os seguintes campos no registro de lies aprendidas: atividade, tipo (neste caso h que definir algumas categorias), situao, lio aprendida, aes preventivas e aes corretivas para o futuro.

Outra prtica que recomendo aos gerentes de projeto a criao de um arquivo pessoal de lies aprendidas. importante lembrar que o documento oficial de propriedade da empresa e deve ser aberto s equipes e outros gerentes. Portanto, algumas informaes confidenciais do projeto ou que no devam estar em um documento oficial pode ir em um registro que outros no tero acesso. No se trata aqui de tomar uma atitude antitica, e sim de preservar informaes importantes para os stakeholders corretos. A importncia da documentao de lies aprendidas um fato. Cabe ao gerente de projeto definir a melhor forma de cri-la e fazer bom uso das informaes obtidas.