Cdigo: GDD- FR-08

INSTITUCION EDUCATIVA NORMAL SUPERIOR DE ENVIGADO FORMATO DE CARACTERIZACIN

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TIPO DE PROCESO DE APOYO

PROCESO Gestin de la documentacin (GDD)

RESPONSABLE DEL PROCESO Secretara Administrativa

OBJETIVO ALCANCE

Orientar el manejo de la documentacin en los diferentes procesos del sistema de gestin de la calidad, mediante la identificacin y documentacin de procesos y procedimientos normalizados, responsabilidades y autoridades que permitan el logro de los objetivos de estos procesos. Inicia desde la identificacin de las necesidades de documentacin del sistema de gestin de la calidad, hasta su implementacin y las acciones de mejora.

Humanos Infraestructura: Financieros

RECURSOS - Rector - Representante de la Direccin , - Lderes de Procesos, - personal docente, administrativo y de apoyo Software, hardware, internet, muebles y enseres Presupuesto de la institucin educativa Normal Superior de Envigado

QUIEN SUMINISTRA Proceso Gestin Administrativa y financiera Proceso Gestin Administrativa y financiera Proceso Gestin Administrativa y financiera

REQUISITOS LEGALES NTC ISO 9001:2008 Ver Listado Maestro de Documentos Externos del proceso de Gestin de la Informacin 4.2.3, 4.2.4

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PROVEEDOR

INSUMOS 1.

ACTIVIDADES identificar las necesidades de documentar el SGC. 2. Disear un manual de gestin documental. 3. Identificar los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la Institucin educativa.
4. 5.

PRODUCTO Estructura documental de la institucin. Manual de gestin documental. Gua de elaboracin de

CLIENTES

Todos los procesos del SGC Partes Interesadas MEN Secretara de educacin Norma ISO

Requisitos Documentos de referencia internos y externos Leyes, decretos, normas, planes de desarrollo,

Entes de regulacin Comunidad Educativa. Procesos del Sistema de Gestin de la Calidad

Detectar la necesidad de crear, anular documentos. o modificar nuevo documento Disear tablas de retencin Tablas de retencin documental. documental.

Estructura documental de la institucin Manual de gestin documental.

Proceso de gestin documental (GDD)

H
Gua para la elaboracin de documentos. Tablas de retencin documental

1. Producir los documentos requeridos para el desarrollo de los procesos. 2. Aplicar las tablas de retencin documental. 3. Controlar los documentos internos y externos segn su naturaleza, utilizacin y destinatarios. 4. Ajustar la documentacin segn las necesidades. 5. Controlar la generacin de registros, su destinacin y almacenamiento.

1. Procedimientos, manuales, guas formatos, circulares. 2. Tablas de retencin aplicadas. 3. Listado maestro de documentos internos. 4. Listado maestro de documentos internos. 5. Documentos ajustados y actualizados. 6. Registros aplicados.

Sistema de gestin de la calidad. Comunidad educativa Partes interesadas.

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PROVEEDOR Proceso Evaluacin y mejora. Control de documentos

INSUMOS Informes de gestin Indicadores

ACTIVIDADES

PRODUCTO

CLIENTES Proceso Evaluacin y mejora Organismos de control

Anlisis de resultados Lideres de proceso Indicadores calculados

6. Efectuar seguimiento al manejo de documentos y registros de los Anlisis de resultados diferentes procesos del SGC. 7. Realizar el seguimiento a los indicadores de gestin del proceso 8. Generar cambios en los documentos que lo requieran. Correcciones o ajustes 9. Tomar acciones preventivas y de mejora correctivas, Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejora INDICADORES

Proceso Evaluacin y Mejora.

Indicador No Aplica

Formula

Frecuencia

Responsable

DOCUMENTACIN SOPORTE GDD- GU-01 Gua para la Elaboracin de indicadores GDD-GU-02 Gua de controles GDD-PR-01 Procedimiento para la Elaboracin y Control de Documentos Internos GDD -PR-02 Procedimiento para el Control de Documentos Externos GDD -PR-03 Procedimiento para el Control de Registros GDD - PR-04 Procedimiento para la Revisin por la Direccin

DOCUMENTOS DE APOYO GDD -PR-01 GDD -PR-03 GEM-PR-01 GEM-PR-04 GEM-PR-05 EVI-PR-01 Control de documentos Control de Registros Producto No Conforme Acciones Correctivas Acciones Preventivas Auditorias Internas

CONDICIONES GENERALES Ver documento de Condiciones Generales del proceso Gestin de la informacin GDD- FR-09