Manual de Control

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud
Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud en Colombia Direccin General para el Desarrollo de Servicios de
MANUAL DE CONTROL:
EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD
-LINEAS DE BASE DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION, FACTURACION Y CARTERA-
CONCEPTOS BASICOS Y MANUAL DE CONTROL: Evaluacin y seguimiento de los procesos de prestacin de servicios de Salud
Re-Crear do la Prestacin de Servicios de Salud en los Hospitales E.S.E. en el S.G.S.S.S. Guas de Capacitacin y Consulta.
INTRODUCCIN
Los cambios registrados a lo largo de los ltimos aos en materia de la prestacin
de servicios de salud, han obligado a los diferentes actores del sistema y particularmente a las instituciones prestadoras de servicios a implementar mecanismos y procedimientos que les permitan adecuarse al esquema actual.
Son muchos los esfuerzos realizados por los hospitales pblicos en el sentido de
ajustar sus infraestructuras a las exigencias del modelo de venta de servicios que opera actualmente en nuestro Sistema de Seguridad Social en Salud. Se han visto significativos avances, especialmente en lo que tiene que ver con el rea de facturacin por la venta de servicios, y se ha trabajado igualmente en la consolidacin de procesos para el manejo de los contratos y de la gestin de cartera para el recaudo de los valores facturados. Todos estos avances y logros obtenidos son no solo recomendables sino en extremo necesarios para el xito administrativo y econmico de las Empresas Sociales del Estado, como quiera que su viabilidad depende en gran medida del equilibrio financiero, el cual est dado principalmente como resultado de un ptimo desempeo en los procesos de prestacin de servicios, parte fundamental de la operacin de la empresa. Es importante recordar que las Empresas Sociales del Estado deben buscar como finalidad, ser socialmente rentables, para poder cumplir con el propsito para el que fueron creados, cual es el de contribuir en el mejoramiento de los ndices de bienestar y calidad de vida de la poblacin a travs de la prestacin de servicios que satisfagan las necesidades en salud. La permanencia en el mercado de una empresa, depende de que en ella se den las condiciones de equilibrio financiero que hacen posible su operacin.
Qu se requiere para lograr el equilibrio financiero en una Empresa de Salud ?

Este equilibrio est dado principalmente por unas relaciones armoniosas entre:
La estructura de la Empresa y la estructura del Mercado. Es decir que es

preciso conocer el mercado donde opera la Empresa, la demanda de servicios, la oferta y los factores que regulan el mercado. La dinmica de la Empresa y la dinmica del Mercado. Se deben producir servicios en la cantidad y con la calidad que el cliente requiere. Facturar y recaudar el valor de los servicios prestados al precio convenido.
Lo anterior resume en trminos generales, los principales aspectos en los que las Empresas Sociales del Estado deben enfocar sus esfuerzos desde el punto de vista administrativo y de gestin para ser financieramente viables y socialmente rentables.
Hemos dicho reiteradamente que los procesos que componen la prestacin de servicios de salud son bsicamente tres:
La contratacin y venta de los servicios La prestacin y facturacin de los servicios La gestin de recaudo de cartera
En el proceso de contratacin y venta de los servicios debemos tener presentes varias etapas, entre las cuales se encuentran: El anlisis de mercado, la promocin de los servicios y de la empresa, la contratacin propiamente dicha y las acciones de seguimiento y control de los contratos. En la atencin y facturacin de los servicios, se distinguen claramente tres momentos que requieren de una ptima gestin como son, la admisin de los
pacientes o usuarios, la prestacin del servicio, y el egreso hospitalario. Por ltimo, el proceso de gestin de cartera es aquel que comprende la elaboracin de las cuentas de cobro, su presentacin ante los distintos pagadores y por supuesto el seguimiento, control y cobro de las cuentas radicadas.
PRESENTACIN Y APLICACIN
El Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud del Ministerio de Salud, ha venido desarrollando una serie de actividades a lo largo de los ltimos meses con el propsito de lograr el mejoramiento continuo en cada uno de los procesos descritos. Es as como se programaron y desarrollaron talleres prcticos con las Empresas Sociales del estado de todo el pas, en los cuales se realizaron charlas y actividades terico prcticas sobre todos los procesos de la prestacin de servicios de salud en una E.S.E. Igualmente se han efectuado visitas a diferentes instituciones para brindar asistencia tcnica en los procesos, a la vez que se han escuchado las diferentes inquietudes y problemas que han sido planteados por las E.S.E.s de todo el pas en relacin con el tema. Como otro paso en la bsqueda del mejoramiento de estos procesos en las instituciones, el Programa ha diseado un instrumento de control de la gestin que ha denominado las Lneas de Base de los Procesos de Prestacin de servicios.
Qu son las lneas de Base?
Las lneas de Base son una herramienta de medicin que permiten evaluar el estado actual y futuro de los procesos, con lo cual se puede elaborar un plan de mejoramiento y realizar el seguimiento necesario para la optimizacin de los mismos.
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Tiempo1 Tiempo2 Tiempo3 Tiempo4
Estas lneas de Base son un documento que describe una a una las distintas actividades y/o la organizacin que deben estar presentes en los diferentes procesos dentro de la prestacin de servicios. Es decir, que para cada uno de los procesos de contratacin, facturacin y cartera, se realiz una Lnea de Base que describe las diferentes actividades y/o organizacin del proceso con el fin de establecer unos criterios de normalidad que seran el punto ptimo al cual deben llegar las instituciones en desarrollo de sus actividades dentro de los mismos.
A Quin estn dirigidas?

C obtengan en el propsito de lograr el equilibrio financiero, el cual se logra cuando se cuenta con mecanismos que permiten igualar el valor de los gastos con el de los ingresos, es decir, cuando el valor de los servicios ofrecidos por el hospital es igual al valor de los servicios vendidos a travs de la contratacin, y a su vez estos valores son iguales a lo que se factura por la prestacin de los mismos y equivalentes a los recibidos efectivamente como consecuencia del pago que realicen los responsables y aseguradores. Adicionalmente, para el Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud, este instrumento es una herramienta de apoyo a las labores de asesora tcnica de sus consultores, permitiendo tener no solo un punto de partida sino un referente para el seguimiento de las acciones de mejoramiento de los procesos en las entidades hospitalarias.
Como instrumento de gestin que son, las Lneas de Base se han elaborado con la idea de que sirvan a la Gerencia de los hospitales E.S.E y a todo el equipo directivo de los mismos, para que dispongan permanentemente de esta herramienta de control, seguimiento y evaluacin que permitir saber para donde van los hospitales en el tema del manejo de la venta de los servicios. Si se realiza un adecuado uso de este instrumento, se podrn cuantificar, gracias a la calificacin peridica de los procesos, los resultados que se
OBJETIVO GENERAL
La realizacin de las Lneas de Base de los procesos de prestacin de servicios
para un hospital E.S.E, tiene como propsito principal, el proveer a las Instituciones de una herramienta de gestin para continuar en la bsqueda del mejoramiento continuo de estos procesos a travs de un anlisis y evaluacin permanentes de la situacin o del grado de avance en el que se encuentren, realizado con base en unos parmetroso lineamientos que se convierten en el punto de mira o el grado ptimo cual se debe llegar en el desarrollo de las actividades.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Estas Que
lneas de base adems deben servir para lograr los siguientes objetivos dentro de la poltica de mejoramiento continuado: sirvan como marco para establecer procesos, actividades y resultados y hacer mediciones de los estados de desarrollo de los mismos. criterios de normalidad como punto de referencia para el ptimo desarrollo y ejecucin de procesos y actividades.
Que
asistencia tcnica para apoyar el mejoramiento de estos procesos.
Que
sean tiles para evaluar el desempeo de funcionarios dentro del proceso y para detectar del sistema y de sus actores. permita observar hasta dnde se avanzado internamente en el mejoramiento de la gestin administrativa en cuanto a estos procesos en particular. ltimo, el desarrollo y diligenciamiento de este instrumento, debe iniciar por s mismo el ajuste de estos procesos, es decir que en la medida en que se van identificando inconvenientes y problemas a la luz de las condiciones de normalidad planteadas, se deben establecer compromisos y tareas para mejorar en aquellos puntos en que se encuentren debilidades.
Fijar
Que sean utilizadas como medio para
Por
Que
auto evaluar permanentemente la gestin y para detectar las fortalezas y debilidades que las instituciones presentan en los procesos de contratacin, facturacin y gestin de cartera. se utilicen en el diseo de un plan continuado de capacitacin y
INSTRUCTIVO DE USO
Los siguientes son los principales aspectos que se debern tener en cuenta para el
diligenciamiento de las Lneas de Base de los procesos de prestacin de
servicios.
En total, para el proceso de prestacin de servicios se han elaborado tres lneas de

base que son, la lnea de contratacin, la de Facturacin y la de Gestin de Cartera.
Cada una de las Lneas de Base se compone de tres formatos diferentes.

El formato No 1 llamado Criterios de Normalidad es el que contiene la descripcin de los procesos, los criterios de normalidad y los parmetros establecidos para la calificacin. El formato No 2 se llama Instrumento de Registro, y es el que consolida las calificaciones de acuerdo con los tems establecidos en el primer formato. El formato No 3 es el denominado Fichas de Compromisos, en el cual cada Hospital deber registrar el plan de mejoramiento al cual se compromete, concretamente escribiendo los tems en los cuales va a mejorar, y cuantificando en porcentaje esa meta de mejoramiento frente al punto en el cual se encuentra al momento de su primera evaluacin. Los formatos denominados Criterios de Normalidad se han dividido en 4 grandes partes que son: CAPACITACIN / INDUCIN: Se refiere a las actividades que realiza la Institucin en materia de capacitacin sobre el respectivo tema a los funcionarios encargados. ESTRUCTURA DEL PROCESO: Describe los principales aspectos de la estructura requerida para realizar el conjunto de actividades, y consta de tres partes: Recursos Humanos, Recursos Fsicos y Organizacin. DINMICA DEL PROCESO: Hace referencia al funcionamiento de cada uno de los procesos, se ha clasificado por etapas segn el caso.
RESULTADOS DEL PROCESO: Es lo que podramos llamar, el, o los productos esperados del proceso. Es decir, que si se trabaja con los criterios de normalidad en la capacitacin, en la estructura y en la dinmica, podremos esperar como resultado los productos aqu sealados.
CUL ES EL NOMBRE DE LOS ARCHIVOS DE LAS LNEAS DE BASE?
Las
lneas de base han sido diseadas en hojas electrnicas de Excel y se encuentran en os siguientes archivos:
Licon.Xls: Lnea de Base e Contratacin. Lifar.Xls: Lnea de Base de Facturacin. Licar.Xls: Lnea de Base de Cartera.
Como dijimos anteriormente, cada una de las Lneas de Base consta de: Dos formatos, los cuales se encuentran en diferentes hojas de clculo dentro de cada archivo, y los cuales son, Criterios de Normalidad e Instrumentos de Registro. Un formato denominado
Ficha de Compromisos.
A continuacin se explica el contenido de cada uno de los formatos.
CRITERIOS DE NORMALIDAD:
(Ver Formato Anexo en los captulos No. 2- 3 y 4 de la presente Gua). El formato Criterios de Normalidad est compuesto por los siguientes campos: CDIGO: Corresponde a la numeracin consecutiva de cada una de las cuatro grandes partes en las cuales se ha dividido el formato. Es decir, el cdigo 0 para capacitacin, el cdigo 1 para estructura del proceso, el cdigo 2 para dinmica del proceso y el cdigo 3 para resultados del proceso. TEM: Define cada uno de los puntos a evaluar de los procesos por cada una de las partes que
contienen el formato, es decir que enumera todas y cada una de las posibles actividades o aspectos organizativos que comprenden los procesos.
calificacin de los procesos. CRITERIOS DE CALIFICACIN: Se han establecido para cada uno de los tems y teniendo en cuenta la descripcin de la condicin de normalidad unas calificaciones en forma numrica. Los criterios de normalidad son muy particulares para cada uno de os tems, razn por la cual no todos tienen los mismos criterios de calificacin y las escalas varan de acuerdo con las posibilidades que brinde el respectivo tem que se est evaluando. En otras palabras, mientras que algunas actividades pueden tener un rango de calificacin de 0 a 4, otras pueden ser calificadas en una escala de 0 a 3.
SIGLA: Es la identificacin que se le ha dado a cada uno de los tems con el fin de facilitar su posterior calificacin en el formato Instrumento de Registro. CONDICIN DE NORMALIDAD: Es el eje central de las Lneas de Base, ya que es aqu donde se describe el estado optimo o ideal de cada una de las actividades o aspectos de la organizacin que se plantean en los distintos tems. Por esa razn, tambin son el punto de referencia para efectuar la
INSTRUMENTOS DE REGISTRO
El formato descrito como Instrumento de Registro, se desarrolla con base en el formato Criterios de Normalidad. (Ver formato anexo en los captulos Nos. 2- 3 y 4).
Este
formato es el que consolida las calificaciones que fueron puestas a los diferentes tems del formato criterios de normalidad. En l, se encuentran las siglas que identifican los tems del citado formato, y al final encontramos el campo para la sumatoria de la calificacin total, el cual ha sido llamado Evaluacin. Esta evaluacin se divide en dos partes as:
PUNTAJE OBTENIDO
Se obtiene de la sumatoria de todos los criterios evaluados desde el primero hasta el ltimo.
PORCENTAJE DE CALIFICACIN
El porcentaje de calificacin, es el resultado de dividir el total del puntaje

obtenido entre el valor del mximo puntaje posible. Este porcentaje nos da la idea del estado de avance en que se encuentra la Institucin en un momento determinado. Nota: Los campos de Puntaje Obtenido y % de calificacin, son operaciones aritmticas que ya tienen la frmula en las respectivas casillas, por tanto no se deben diligenciar.
FICHA DE COMPROMISOS (Ver formato anexo)
El
ltimo formato que conforma las Lneas de Base, son las denominadas Fichas de Compromisos, las son el registro de todos los compromisos que asumirn los diferentes Hospitales para emprender un Plan de mejoramiento de acuerdo con el resultado que hayan arrojado las Lneas de Base.
Es
decir, que por cada uno de los procesos evaluados deben los Hospitales registrar las actividades en las cuales presentan debilidades, y comprometerse en un plan, de manera tal que se fijen para lo que resta del ao, unas metas de mejoramiento en trminos porcentuales frente al estado en que se encuentra actualmente el proceso.
10
ANEXOS CAPITULO 1
1FORMATOS No. 1: CARTERA: CRITERIOS DE NORMALIDAD- LINEA DE BASE- CARTERA: Capacitacin, Estructura de procesos, recursos fsicos, organizacin , generacin de cartera, seguimiento y control, recaudo de dineros adeudados, resultado de procesos, INSTRUMENTO DE REGISTRO: CARTERA
2-
FORMATO No. 2: VENDER
LOS SERVICIOS (CONTRATACION)
CRITERIOS DE NORMALIDAD- LINEA DE BASE- CONTRATACION: Capacitacin, Estructura de procesos, recursos fsicos, organizacin , generacin de cartera, seguimiento y control, recaudo de dineros adeudados, resultado de procesos, INSTRUMENTO DE REGISTRO: CONTRATACION
3-
FORMATO No. 3:
FACTURACION
CRITERIOS DE NORMALIDAD- LINEA DE BASE- FACTURACION: Capacitacin, Estructura de procesos, recursos fsicos, organizacin , generacin de cartera, seguimiento y control, recaudo de dineros adeudados, resultado de procesos, INSTRUMENTO DE REGISTRO: FACTURACION
4-
FORMATO No. 4 FICHA DE COMPROMISOS: Mejorar procesos de Facturacin, Cartera y Contratacin.
11
MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS
FICHA DE COMPROMISOS PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCESO FORMATO No. 4

NOMBRE DEL HOSPITAL: _______________________________________________________ DEPARTAMENTO:____________________________________ MUNICIPIO :____________________________________
PROCESO DE CONTRATACIN
% Lnea Base Fecha:___
1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.
ITEMS A MEJORAR
% Lnea Base. 1999

30 JUN 30 SEP 31 DIC

PROCESO DE CARTERA
% Lnea Base FECHA:
1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.
ITEMS A MEJORAR
% Lnea Base. 1999


PROCESO DE FACTURACION
% Lnea Base Fecha:
1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.
ITEMS A MEJORAR
% Lnea Base. 1999

MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD
LINEA DE BASE PARA LA EVALUACION DEL PROCESO DE CARTERA
CRITERIOS DE NORMALIDAD
FORMATO No. 1
CODIGO
ITEM CAPACITACIN / INDUCCIN:
SIGLA
DESCRIPCION condicion de Normalidad
CRITERIO DE CALIFICACION
0.1
Capacitacin del personal responsable de este proceso.
CA
Como minimo el 80% del personal responsable de este proceso ha participado en el ultimo ao en 0 = No han participado en ninguna actividad tres o ms actividades de 1 = Han participado en una actividad capacitacin sobre el tema de los procesos de Cartera. 2 = Han participado en dos actividades 3= Han participado en tres o ms actividades. Durante el ltimo ao la Institucin 0 = No ha facilitado ningn material ha facilitado a los funcionarios responsables del proceso de Cartera, material de ayuda y actualizacin sobre aspectos relativos al proceso. 1 = Si ha facilitado material El responsable del proceso de cartera ha propiciado la realizacin de al menos una sesin al mes 0 = No ha propiciado estas actividades actualizacin y retroalimentacin 1 = Ha propiciado maximo dos actividades al ao. sobre el proceso con los funcionarios que intervienen en el proceso. 2= Ha propiaciado hasta cuatro actividades al ao 3 = Ha propiciado una sesin al mes Los funcionarios responsable del 0 = No lo conocen proceso conocen y aplican el material de la cartilla Re-Crear 1= Si lo conocen pero no lo aplican para las actictividades popias del proceso. 2= Lo conocen y lo aplican
0.2
Actividades de actualizacin para los funcionarios del rea
AAI
0.3
AA
0.4
CT
1.
1.1.
ESTRUCTURA DEL PROCESO RECURSOS HUMANOS

Existe en la Institucin un responsable directo 0 = No existe.
1.1.1. Funcionario responsable de este proceso
R.P.
de coordinar
todas las actividades
del 1 = Existe
proceso Gestin de Cartera.
Pgina 1
CODIGO
ITEM
SIGLA

Existe un equipo de trabajo que acompaa las 0 = No existe. diferentes actividades que son lideradas por el responsable del proceso de Gestin de 1 = Existe cartera. En la Institucin hay debidamente organizado 0 = No hay un procedimiento de revisin y auditora previa de las cuentas que sern presentadas a los Aseguradores. 1 = Si hay
Equipo Humano como apoyo a las actividades de este 1.1.2 proceso.
E.T.
1.1.3. Auditora de Cuentas 1.2. RECURSOS FISICOS
AC
Dispone la Institucin de un espacio fisico 0 = No existe.
1.2.1. Espacio fisico para el desarrollo de este proceso
E.F. EC SC
donde
se
desarrolle
cada una
de
las
1.2.2 Equipos para el desrrollo de estas actividades.
1.2.3. Software como soporte tcnico de este proceso.
actividades que conforma este proceso. 1 = Existe Como soporte para el desarrollo de este 0 =No Tienen. proceso se cuenta con un nmero adecuado 1 = Son Insuficientes de equipos de computo. 2 = Son suficientes Existe aplicaciones o instrumentos de gestin 0 =No se Tienen. que permiten que se agilicen y se simplifiquen 1 = Se tienen pero no se utilizan los procesos, y son utilizados apropiadamente. 2=Se tienen y se utilizan
1.3
ORGANIZACION
El rea de Gestin de Cartera cuenta con un 0 =No se Tienen Manual de Procesos y procedimientos los cuales 1 =Se estan desarrollando
1.3.1. Manual de procesos y procedimientos.
MP
debidamente
actualizado,
realmente son utilizados como gua para el desarrollo de las diferentes actividades. 2 =Tienen y no se aplica 3 = Tienen y se aplican 1 = Est aprobado
1.3.2
MPA
DINAMICA DEL PROCESO
El Manual de procesos y procedimientos est 0 = No esta aprobado. aprobado por la Junta Directiva.
2. 2.1.
GENERACION DE LA CARTERA
ECG
El rea de Cartera Recibe del rea de 0=No recibe los documentos Facturacin, todos los documentos que 1=Recibe los documentos pero no hace verificacin servirn de soporte para la cuenta de cobro, y verifica que estn completos. 2=Recibe los documentos y verifica El jefe del rea de Cartera ha diseado una 0= No la ha diseado matriz de tiempos para el recibo y entrega de 1=Est diseada pero no se controla los documentos, de acuerdo con lo estipulado en los contratos 2=Est diseada y se controla
2.1.1 Recepcin documentos
2.1.2. Plazos de recibo y entrega de documentos
PRE
Pgina 2
CODIGO
ITEM
SIGLA
2.1.3 Verificar la oportunidad en la entrega de documentos
VOD
El responsable de la Gestin de cartera, hace 0= No hace la gestin las gestiones correspondientes, para que el rea de facturacin le entregue los documentos dentro de los plazos establecidos. Lleva el registro de las fechas 1=Si hace la gestin de entrega. El rea de cartera, ha elaborado un formato 0= No lo ha elaborado para devolver los documentos a facturacin, en caso de que estos no estn completos y presenten enmendaduras o tachones. 1= Se encuentra en elaboracin 2=Est elaborado y no se utiliza 3=Est elaborado y se utiliza
2.1.4 Formato de devolucin de documentos
FDD
2.1.5 Control de respuesta
CR
Se ha implementado un control para que las 0= No se ha implementado correcciones sean efectuadas en tiempo y los 1= Se ha implementado pero no se utiliza documentos se entreguen nuevamente al rea de cartera 2=Se ha implementado y se utiliza La cuenta de cobro como consolidado de los 0 = No cumple los requisitos establecidos valores facturados, se elabora por parte del
2.1.6 Elaboracion de las cuentas de cobro
EC
responsable
de
la
Gestin
de
Cartera,
cumpliendo con todos los requisitos de presentacin y con todos los soportes. 1 = Si cumple los requisitos establecidos El responsable de la Auditoria de cuentas, 0 =No se realiza aleatoriamente realiza una verificacin desde el punto vista Administrativo y desde el punto vista Clinico. 1= Se realiza solo desde el punto de vista Administrativo. 2 = Se realiza solo desde el punto de vista Clinico 3.= Se realiza tanto desde el punto de vista Administrativo y desde el punto de vista Clnico El auditor de cuentas, ha elaborado un 0= No lo ha elaborado formato para devolver los documentos a los responsables de su correccin , en caso de que las cuentas no cumplan con los requisitos desde el punto de vista clnico y administrativo 1= Se encuentra en elaboracin 2=Est elaborado y no se utiliza 3=Est elaborado y se utiliza Se ha implementado un control para que las 0= No se ha implementado
2.1.7 Auditoria de cuentas
ACR
2.1.8 Formato de devolucin de cuentas
FDC
2.1.9 Control de respuesta de correccin de cuentas
CRCC
correcciones sean efectuadas en tiempo y los documentos se entreguen nuevamente al
1= Se ha implementado pero no se utiliza
auditor en los plazos establecidos 2=Se ha implementado y se utiliza Se entrega la cuenta de cobro a la entidad 0 = No lo Entrega en los plazos
2.1.10
Entrega de las cuentas de cobro a la Entidad Administradora y o Responsable.
ECC
Administradora y/o Responsable en los plazos 1 = Algunas veces lo entrega en los plazos establecidos 2 = Siempre se entrega en los plazos
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CODIGO
ITEM
SIGLA
2.2.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Se realiza el registro de las cuentas de cobro 0 = No se realiza. en un formato elaborado para tal fin, el cual se denomina Ficha de Clientes, tomando como inicio de la Gestin de cartera la fecha de recepcin de las cuentas por parte de la Entidad Administradora y /o resp 2 = Siempre se realiza Cuando por alguna circunstancia imputable a 0 =No evala las causas la Institucin, la aseguradora efecta la
2.2.1 Registro de las Cuentas de Cobro
RCC
1 = Algunas veces se realiza.
2.2.2 Devolucin de las cuentas de cobro
DCC
devolucin de alguna cuenta, el gestor de 1 = Algunas veces evala las causas Cartera evala la causa de la devolucin para tomar las medidas pertinentes 2= Siempre evala las causas El gestor de Cartera, ha elaborado un formato 0= No lo ha elaborado para control de respuestas de glosas, desde el punto de vista clnico y administrativo, el cual 1= Se encuentra en elaboracin permite realizar el seguiniento de la respuesta de la glosa a la Entidad Administradora. 2=Est elaborado y no se utiliza 3=Est elaborado y se utiliza Evaluadas las causas de la devolucin, el 0= No se entrega gestor de cartera entrega dentro de los plazos establecidos, con la Hoja de Ruta, las cuentas devueltas al responsable de su correccin, que es la persona que origin el error que a su vez motiv la 1= Siempre se entrega fuera de los plazos devolucion de la cuenta 2 = Algunas veces se entrega dentro de los plazos 3 = Siempre se entrega dentro de los plazos Se ha implementado un control para que las 0= No se ha implementado correcciones sean efectuadas en tiempo y se devuelvan las cuentas al gestor de cartera 1= Se ha implementado pero no se utiliza para que este las entregue nuevamente a la aseguradora. 2=Se ha implementado y se utiliza Con las correcciones del caso ya efectuadas, 0= No se entrega se entregan nuevamente las cuentas a la aseguradora dentro de los plazos 1= siempre se entrega fuera de los plazos establecidos. 2 = Algunas veces se entrega dentro de los plazos Ante la notificacin por parte de 3 = Siempre se entrega dentro de los plazos la 0=No se informa
2.2.3. Formato de Hoja de ruta de devolucin de cuentas
FRG
2.2.4 Entrega de las cuentas devueltas al responsable
ECR
2.2.5 Control de respuesta de glosas
CRCC
2.2.6 Respuesta a la Aseguradora
RA
aseguradora de la aceptacin o rechazo de la
2.2.7 Aceptacin o rechazo de las respuestas de las glosas
ARG
correccin de la glosa, el gestor de cartera informa a Contabilidad para que all se realicen las respectivas notas de los valores ya contabilizados y que son susceptibles d
1=Algunas veces
2=Siempre se informa
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CODIGO
ITEM
SIGLA

eficiencia tal, que el porcentaje de devolucin y glosas de las cuentas de cobro por usuarios de rgimen contributivo ha llegado a cero.
El rea de Cartera ha logrado un nivel de 0= La devolucin est entre el 80 y el 100%
Disminucin gradual de devoluciones y glosas en las 2.2.8 cuentas de cobro presentadas a EPS por pacientes del Rgimen Contributivo.
DDGC
1=La devolucin est entre el 80 y el 50% 2=La devolucin est entre el 50 y el 20%
Disminucin gradual de devoluciones y glosas en las 2.2.9 cuentas de cobro presentadas a ARS por pacientes del Rgimen Subsidiado.
3=La devolucin est entre el 20 y el 5% El rea de Cartera ha logrado un nivel de 0= La devolucin est entre el 80 y el 100%
DDGS
eficiencia tal, que el porcentaje de devolucin y glosas de las cuentas de cobro por usuarios de rgimen contributivo ha llegado a cero. 1=La devolucin est entre el 80 y el 50% 2=La devolucin est entre el 50 y el 20% 3=La devolucin est entre el 20 y el 5% El rea de Cartera ha logrado un nivel de 0= La devolucin est entre el 80 y el 100%
Disminucin gradual de devoluciones y glosas en las 2.2.10 cuentas de cobro presentadas a las Secretaras de Salud por pacientes vinculados
DDGV
eficiencia tal, que el porcentaje de devolucin y glosas de las cuentas de cobro por usuarios vinculadosha llegado a cero. 1=La devolucin est entre el 80 y el 50% 2=La devolucin est entre el 50 y el 20% 3=La devolucin est entre el 20 y el 5% El rea de Cartera ha logrado un nivel de 0= La devolucin est entre el 80 y el 100% eficiencia tal, que el porcentaje de devolucin y glosas de las cuentas de cobro por atencin a vctimas de accidentes de trnsito ha llegado a cero. 1=La devolucin est entre el 80 y el 50% 2=La devolucin est entre el 50 y el 20% 3=La devolucin est entre el 20 y el 5% El rea de Cartera ha logrado un nivel de 0= La devolucin est entre el 80 y el 100% eficiencia tal, que el porcentaje de devolucin y glosas de las cuentas de cobro por atencin de vctimas de eventos catastrficos ha 1=La devolucin est entre el 80 y el 50% llegado a cero. 2=La devolucin est entre el 50 y el 20% 3=La devolucin est entre el 20 y el 5% El rea de Cartera ha logrado un nivel de 0= La devolucin est entre el 80 y el 100%
Disminucin gradual de devoluciones y glosas en las 2.2.11 cuentas de cobro presentadas a las Aseguradoras y DDGAT Fidusalud por pacientes vctimas de accidentes de trnsito
Disminucin gradual de devoluciones y glosas en las 2.2.12 cuentas de cobro presentadas a Fidusalud por pacientes de DDGEC eventos Catastrficos
Disminucin gradual de devoluciones y glosas en las 2.2.13 cuentas de cobro presentadas al Ministerio de Salud por pacientes del Programa Iva Social
DDGIS
eficiencia tal, que el porcentaje de devolucin y glosas de las cuentas de cobro por usuarios del programa Iva social ha llegado a cero. 1=La devolucin est entre el 80 y el 50% 2=La devolucin est entre el 50 y el 20%
Disminucin gradual de devoluciones y glosas en las 2.2.14 cuentas de cobro presentadas al Ministerio de Salud por DDGDV pacientes desplazados por la violencia
3=La devolucin est entre el 20 y el 5% El rea de Cartera ha logrado un nivel de 0= La devolucin est entre el 80 y el 100% eficiencia tal, que el porcentaje de devolucin y glosas de las cuentas de cobro por usuarios desplazados por la violencia ha llegado a cero. 1=La devolucin est entre el 80 y el 50% 2=La devolucin est entre el 50 y el 20% 3=La devolucin est entre el 20 y el 5%
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CODIGO
ITEM
SIGLA

eficiencia tal, que el porcentaje de devolucin y glosas de las cuentas de cobro por usuarios del programa PAB ha llegado a cero.
Disminucin gradual de devoluciones y glosas en las 2.2.15 cuentas de cobro presentadas a los Municipios por pacientes favorecidos con el programa PAB
El rea de Cartera ha logrado un nivel de 0= La devolucin est entre el 80 y el 100%
DDGP
1=La devolucin est entre el 80 y el 50% 2=La devolucin est entre el 50 y el 20%
3=La devolucin est entre el 20 y el 5% El rea de Cartera ha logrado un nivel de 0= La devolucin est entre el 80 y el 100%
2.2.16
Disminucin gradual de devoluciones y glosas en las cuentas de cobro presentadas a otras instituciones.
DDGO
eficiencia tal, que el porcentaje de devolucin y glosas de las cuentas de cobro presentadas a otras instituciones ha llegado a cero. 1=La devolucin est entre el 80 y el 50% 2=La devolucin est entre el 50 y el 20% 3=La devolucin est entre el 20 y el 5%
2.3.
RECAUDO DE LOS DINEROS ADEUDADOS

MPC EC LLT VC EDV
Se registra en la Ficha del Cliente el valor de los pagos realizados por cada una de las cuentas presentadas Se envia a los diferentes Clientes los estados 0 = No se registra. 1 =Algunas veces se registra 2 =Siempre se registra Siempre 0 = No se realiza. 1 = Algunas veces se realiza de cuentas para su revisin 2 = Siempre se realiza Se realizan llamadas periodicas a los Clientes 0 = No se realiza. 1 = Algunas veces se realiza 2 = Siempre se realiza para recordarles los pagos a realizar Se realiza Visitas periodicas a los Clientes 0 = No se realiza. 1 = Algunas veces se realiza para recordarles los pagos a realizar 2 = Siempre se realiza Se recuerda peridicamente por escrito a las 0 = No se reclama.
2.3.1. Movimiento de pagos 2.3.2. Estados de Cuentas 2.3.3 Llamadas Telefonicas 2.3.4 Visitas a los Clientes
2.3.5 Envo de cartas
diferentes Administradoras y/o responsables 1 = Algunas veces se reclama las obligaciones contraidas. 2 = Siempre se reclama Se envia a Juridica las obligaciones de dificil 0 = No se envia.
2.3.6 Cobros Prejuridicos
RJ NP CJ RC
recaudo, con el fin a que se proceda las 1 = Algunas veces se anvia 2 = Siempre se envia acciones para un cobro prejuridico. Se envia Notificacin a los clientes 0 = No se envia notificacin estableciendole una fecha para el pago de las 1 = Algunas veces se envia notificacin obligaciones contraidas. 2 = Siempre se envia Notificacin Se envia a Juridica las obligaciones de dificil 0 = No se envia. recaudo con el fin que se de inicio a las 1 = Algunas veces se anvia acciones para un proceso juridico 2 = Siempre se envia El gestor de cartera aplica la rotacin de 0 = No se aplica la Rotacin de Cartera cartera para analizar el estado de la cartera del Hospital 1 = Algunas veces se aplica la rotacin de Cartera 2 = Siempre se aplica la rotacin de cartera El gestor de cartera aplica el cuadro de 0 = No se aplica las Edades de Cartera
2.3.7 Notificacin de cobros enviados 2.3.8 Cobros juridicos 2.3.9 Rotacin de Cartera
2.3.10 Edades de Cartera
ECH
edades de cartera como herramienta de anlisis del estado de la cartera del Hospital 1 = Algunas veces se aplica la Edades de Cartera
Pgina 6
CODIGO
ITEM
SIGLA

El gestor de cartera realiza el Informe de 0 = No se realiza.
CRITERIO DE CALIFICACION 2 = Siempre se aplica las Edades de cartera
2.3.11 Informe de Cartera
IC
Gestin de cartera en forma periodica para ser 1 = Algunas veces se realiza presentado en el comit de Cartera 2 = Siempre se realiza Se realiza el comit de cartera en el cual se 0 = No se realiza.
2.3.12 Comit de Cartera
CC
presenta la situacin de la Cartera del 1 = Algunas veces se realiza 2 = Siempre se realiza Hospital y se toman las acciones a seguir. Las acciones realizadas por el rea de cartera, 0= Entre el 0 y el 10% es Cartera corriente
2.3.13 Cartera sana
CS
han llegado a un punto de eficiencia tal que han permitido a la institucin contar con una cartera 100% corriente
1=Entre el 10 y el 50% es Cartera Corriente 2= Entre el 50 y el 80% es carterra Corriente 3=Entre el 80 y el 100% es cartera Corriente
2.3.14 Cruce de pagos por consignacin
CPC CEC
2.3.15 Comparacin del estado de la cartera
De acuerdo a los pagos realizados por 0 = No se realiza. consignacin se realiza la verificacin y cruce 1 = Algunas veces se realiza con las reas requeridas para los ajustes requeridos 2 = Siempre se realiza Mensualmente se realiza la comparacin de la 0 = No se realiza. cartera con el rea de Contabilidad, cuyo 1 = Algunas veces se realiza 2 = Siempre se realiza resultado es igual
3
3.1
RESULTADO DEL PROCESO Las cuentas de cobro reunen todos los requisitos exigidos
CCRE
(Elaboracin y Presentacin ).
Los responsables de la elaboracin y 0=entre el 0 y el 10% de las cuentas cumplen los requisitos presentacin de las cuentas de cobro ha logrado un nivel tal de organizacin del rea exigidos responsable de este proceso lo que ha permitido que todos las cuentas cumplian los requisitos exigidos. 1=entre el 10 y el 50% cumplen los requisitos exigidos 2=entre el 50 y el 80% cumplen los requisitos exigidos 3=entre el 80 y el 100%cumplen los requisitos exigidos El responsable de la Gestin de cartera tiene 0= No se tiene un conocimiento de la cartera del Hospital un conocimiento total de la cartera del Hospital y de los movimientos que se generen en ella.. 1= Si se tiene un conocimiento Total de la cartera del Hospital El grado de avance en la Gestin del rea de 0= Las devoluciones por glosas estan entre el 0 y el 10% Cartera ha llevado a la Institucin a que las devoluciones(Glosas) sean cero en todas las cuentas que son presentadas 1=Las devoluciones por glosas estan entre el 10 y el 50% 2.= Las devoluciones por glosas estan entre el 50 y el 80%
3.2.
Conocimiento total de la Cartera
CTCH
3.3
Devoluciones y Glosas de Cuentas de Cobro
DGCC
3.4
Estado de la Cartera
EDC
3.= Las devoluciones por glosas estan entre 80 y el 100% El 100% de la cartera del Hospital es Cartera 0= Entre el 10 y el 50% de la Cartera del Hospital no supera los 60 corriente, es decir, que no supera en ningn caso 60 de das de antigedad, y por ende que los pagos de las cuentas se efectan durante ese lapso. das de antiguedad 1=Entre el 50 y el 100% de la Cartera del Hospital no supera los 60 das de antiguedad
Pgina 7
MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD FORMATO No.2 LINEA DE BASE PARA EVALUAR EL PROCESO DE CARTERA INSTRUMENTO DE REGISTRO HOSPITAL: FECHA DE EVALUACION: DEPARTAMENTO: MUNICIPIO:
ESTRUCTURA DEL PROCESO CAPACITACION CA

0-1-2-3 1
DINAMICA DEL PROCESO GENERACION DE LA CARTERA ECG

0-1-2 13
RECURSO HUMANO CT
0-1-2 4
RECURSO FISICO EF
0-1 8
ORGANIZACIN MP
0-1-2-3 11
SEGUIMIENTO Y CONTROL ACR

0-1-2-3 19
AAI
0-1 2
AA
0-1-2-3 3
RP
0-1 5
ET
0-1 6
AC
0-1 7
EC
0-1-2 9
SC
0-1-2 10
MPA
0-1 12
PRE
0-1-2 14
VOD
0-1 15
FDD
0-1-2-3 16
CR
0-1-2 17
EC
0-1 18
FDC CRCC ECC

0-1-2-3 20 0-1-2 21 0-1-2 22
RCC
0-1-2 23
DCC
0-1-2 24
FRG
0-1-2-3 25
ECR CRCC
0-1-2-3 26 0-1-2 27
RA
0-1-2-3 28
ARG
0-1-2 29
DDGC
0-1-2-3 30
DDGS
0-1-2-3 31
DDGV
0-1-2-3 32
FUNCIONARIOS QUE REALIZARON LA EVALUACION
Pgina 3 - INSTRUMENTO DE REGISTRO- CARTERA
RESULTADO DEL PROCESO RECAUDO DE LOS DINEROS ADEUDADOS DDGDV

0-1-2-3 36
EVALUACION
PUNTAJE OBTENIDO % CALIFICACION
EGUIMIENTO Y CONTROL DDGAT DDGEC DDGIS

0-1-2-3 33 0-1-2-3 34 0-1-2-3 35
RESULTADO CC
0-1-2 50
DDGP DDGO
0-1-2-3 37 0-1-2-3 38
MPC
0-1-2 39
EC
0-1-2 40
LLT
0-1-2 41
VC
0-1-2 42
EDV
0-1-2 43
RJ
0-1-2 44
NP
0-1-2 45
CJ
0-1-2 46
RC
0-1-2 47
ECH
0-1-2 48
IC
0-1-2 49
CS
0-1-2-3 51
CPC
0-1-2 52
CEC
0-1-2 53
CCRE
0-1-2-3 54
CTCH
0-1 55
DGCC
0-1-2-3 56
EDC
0-1 57
TOTAL
125 58
%
59
0%
Pgina 3 - INSTRUMENTO DE REGISTRO- CARTERA
MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD FORMATO No. 2
LINEA DE BASE PARA EVALUAR EL PROCESO: VENDER LOS SERVICIOS (CONTRATACION)
INSTRUMENTO DE REGISTRO
HOSPITAL: ______________________________ DEPARTAMENTO: _____________________ FECHA DE EVALUACION: ____________________________________________-
ESTRUCTURA DEL PROCESO CAPACITACION AAI CA AA RP CT RECURSO HUMANO EPR ET AJ RECURSO FISICO EC SC EF
DINAMICA DEL PROCESO ORGANIZACIN PRECONTRACTUAL RME

0-1 23
MPA
RCC
CSP
CPS
0-1-2-3 1
0-1 2
0-1-2-3 3
0-1-2 4
0-1 5
0-1 6
0-1-2 7
0-1 8
0-1 9
0-1-2 10
0-1-2 11
0-1-2-3-4 12
0-1 13
0-1-2 14
0-1-2 15
0-1 16
0-1-2 17
0-1 18
0-1-2-3 19
0-1-2 20
0-1 21
NOMBRES DE LOS FUNCIONARIOS QUE REALIZAN LA EVALUACION:
Pgina 1 INSTRUMENTO DE REGISTRO- CONTRATACION
DLR
0-1 22
UPV
MP
LM
PN
PS
DL
ENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD
RESULTADOS DEL PROCESO CONTRACTUAL MM RC CE VP LC POSTCONTRACTUAL CEC CBE DC EA AT RESULTADOS CEP CTE FFR
EVALUACION
PUNTAJE OBTENIDO
%
CALIFICACION
TOTAL
67 36
%
37
0-1 24
0-1-2 25
0-1 26
0-1-2 27
0-1 28
0-1-2 29
0-1-2 30
0-1-2 31
0-1-2 32
0-1-2-3 32
0-1-2-3 33
0-1-2-3 34
0-1-2-3 35
0%
Pgina 2 INSTRUMENTO DE REGISTRO- CONTRATACION
MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD FORMATO NO. 2
LINEA DE BASE PARA EVALUAR EL PROCESO: VENDER LOS SERVICIOS (CONTRATACION)
CODIGO
ITEM CAPACITACIN / INDUCCIN: Capacitacin del personal encargado de este proceso .
SIGLA
0.1
CA
0.2
Actividades de actualizacin funcionarios del rea
para
los
AAI
0.3
AA
0 = No han participado en ninguna Como minimo el 80% del personal responsable de este proceso ha participado en el ultimo ao en tres o ms actividad actividades de capacitacin sobre el tema de los procesos de Contratacin. 1 = Han participado en una actividad 2 = Han participado en dos actividades 3= Han participado en tres o ms actividades. 0 = No ha facilitado ningn material Durante el ltimo ao la Institucin ha facilitado a los funcionarios responsables del proceso de Contratacin, material de ayuda y actualizacin sobre aspectos relativos al proceso. 1 = Si ha facilitado material 0 = No ha propiciado estas El responsable del proceso de contratacin ha propiciado la realizacin de al menos una sesin al mes actividades actualizacin y retroalimentacin sobre el proceso con 1 = Ha propiciado maximo dos los funcionarios que intervienen en el proceso. actividades al ao. 2= Ha propiaciado hasta cuatro actividades al ao 3 = Ha propiciado una sesin al mes 0 = No lo conocen
0.4
CT
Los funcionarios responsable del proceso conocen y aplican el material de la cartilla Re-Crear para las 1= Si lo conocen pero no lo aplican actictividades popias del proceso. 2= Lo conocen y lo aplican
1. 1.1. 1.1.1
ESTRUCTURA DEL PROCESO Recursos Humanos Funcionario responsable de este Proceso.
R.P. coordinar todas las actividades del proceso de

Contratacin. 1
Exite en la Institucin un responsable directo de 0 = No existe. 1 = Existe
CODIGO
ITEM Equipo Humano como apoyo a las actividades de este proceso
SIGLA
Existe un equipo de trabajo que acompaa las diferentes 0 = No existe.
1.1.2
E.T. actividades que son lideradas por el responsable del

1 = Existe proceso de Contratacin. Los funcionarios responsables de este proceso no son 0 = Rotacin del personal mayor de dos veces en el ao cambiados permanentemente, lo cual permite un mayor 1= Rotacin el personal una vez en el grado de experiencia y conocimientos para desarrollar ao 2= Rotacin del personal menor de una vez en el ao las actividades propias del proceso de contratacin 0 = No se Cuenta. La Institucin cuenta con la colaboracin de un profesional del derecho que lo asesora en los aspectos legales del proceso. 1 = Si se Cuenta
1.1.3
Estabilidad proceso
del
personal
responsable
del
EPR
1.1.4 1.2.
Abogado Asesor. Recursos Fisicos Espacio fsico para el desarrollo de este Proceso Equipos para el desarrollo de estas actividades
AJ
1.2.1
E.F. desarrolle cada una de las actividades que conforma EC
La Institucin dispone de un espacio fisico donde se 0 = No existe.
1.2.2
1.2.3
Software como soporte tecnico de este proceso
SC
este proceso 1 = Existe Como soporte para el desarrollo de este proceso se 0 =No Tienen. cuenta con un nmero adecuado de equipos de 1 = Son Insuficientes cmputo. 2 = Son suficientes 0 =No se cuenta con instrumentos adecuados Existen aplicaciones o instrumentos de gestin que 1 = Se cuenta con algunos permiten que se agilicen y se simplifiquen los procesos. instrumentos no muy avanzados 2= Se cuenta con imstrumentos adecuados y desarrollados El rea de contratacin cuenta con un Manual de 0 = No se Tiene. Procesos y procedimeintos debidamente actualizado, el 1 = Se esta desarrollando cual realmente es utilizado como gua para el desarrollo de las diferentes actividades. 2 = Tiene y no lo aplica. 3= Tiene y lo est ajustando 4 = Tiene y se aplica El manual de procesos y procedimientos est aprobado 0=No est aprobado por la Junta Directiva o el ente ecargado. 1=Est aprobado
1.3 1.3.1
Organizacin Manual de procesos y procedimientos .
MP
1.3.2
MPA
DINAMICA DEL PROCESO ETAPA PRECONTRACTUAL
2. 2.1.
CODIGO
ITEM
SIGLA
2.1.1
Conocimiento del Portafolio de Servicios por parte de los funcionarios de la Institucin
CPS
2.1.2 2.1.3
Promocin del Portafolio de servicios hacia el cliente externo Utilizacin del Portafolio en la venta de los servicios Labores de mercadeo Cuantificacin de los servicios en el portafolio
PS UPV LM CSP
2.1.4
2.1.5
0 = Muy pocos funcionarios lo Conocen. Los funcionarios de la Institucin tienen un alto grado de 1 = Por lo menos el 50% de los conocimiento del portafolio de Servicios. funcionarios lo conocen 2= mas del 90% de los funcionarios lo conocen Existen actividades de promocin y divulgacin del 0 = No existen. 1 = Se estn iniciando portafolio de servicios hacia los clientes externos. 2= Si Existen El Portafolio es un instrumento de gestin que es 0 = No se utiliza. utilizado para efectuar la venta de los servicios. 1 = Si se utiliza La Institucin realiza actividades de mercadeo y 0 = No realiza. 1 = Espordicamente promocin de sus servicios ante los clientes reales y 2=Si realiza actividades de promocin y mercadeo potenciales El portafolio de servicios tiene debidamente cuantificada 0 = Oferta no cuantificada. la oferta de los mismos. 1 = Oferta cuantificada 0 = Tiene buenas relaciones mximo La Institucin mantiene buenas relaciones con sus con el 10% de sus clientes. 1= Tiene buenas relaciones entre el
2.1.6
Relaciones con sus clientes
RCC clientes
2.1.7
Proceso de Negociacin
PN
2.1.8
Documentos legales exigidos para contratar
DL contratar la Institucin cuenta con todos los documentos

legales exigidos. En el proceso de venta de servicios, como requisito para
10 y el 50% de sus clientes 2 =Tiene buenas relaciones entre el 50 y el 80% de sus clientes. 3=Tiene buenas relaciones entre el 80 y el 100% de sus clientes 0 = Nunca Negocia, En el proceso de venta de servicios, la Institucin 1.= Algunas veces Negocia contempla siempre un proceso de Negociacin. 2 = Siempre Negocia En el proceso de venta de servicios, como requisito para 0 = No se Cuenta. 1 = Si se Cuenta 0= No lo hace
2.1.9
DLR contratar la Institucin exige al contratante todos los

documentos legales exigidos. 1= Si lo hace 0 = No la ha presentado. 1 = Si la presento
2.20 2.2. 2.2.1
Declaracin de requisitos mnimos escenciales ETAPA CONTRACTUAL Modelos de minuta como apoyo o gua para el proceso de contratacin
RME Declaracin de requisitos mnimos escenciales
El Hospital ha cumplido con la obligacin de presentar la
MM Contratacin sus propios modelos de Minutas
La Institucin utiliza como gua dentro del proceso de 0 = No tienen. 1 = Si tienen 3
CODIGO
ITEM Contratos escritos
SIGLA
2.2.2
CE La Institucin celebra todos los contratos por escrito. LC RC
2.2.3
Legalizacion de Contratos
2.2.4
Revisin de los contratos
2.2.5
Vigencia presupuestal
VP
La Institucin tiene por principio el que todos sus contratos deben estar debidamente legalizados antes de requisito. iniciar la prestacin de los servicios. 1 = Si se tiene en cuenta ese requisito 0 = Nunca se revisan. Antes de firmar los contratos se realiza una revisin 1 = Eventualmente se revisan cuidadosa de los mismos. 2 = Siempre se revisan 0 = No se tiene en cuenta. La institucin tiene presente en el caso de los contratos con ARS o EPS pblicas y cuando estos afectan mas de una vigencia fiscal, las asignaciones presupuestales registradas, con el fin de no exceder los ropes asignados a cada vigencia 1 = Si se tiene en cuenta
0 = Ninguno. 1 = Algunos 2 = Todos 0 = No se tiene en cuenta este
2.3. 2.3.1
ETAPA POSTCONTRACTUAL
Divulgacin del contenido de los contratos.
DC
2.3.2
Control de ejecucin de los contratos.
CEC EA
2.3.3.
Informacin del estado de avance de los contratos a los contratantes.
0 = No se divulgan. Los funcionarios responsables del proceso de contratacin realizan la divulgacin del contenido de los 1 =Se divulgan muy Eventualmente contratos a los funcionarios responsables de la prestacin, facturacin y cobro de los servicios 2 =Se divulgan Siempre 0 = No se realiza. Se realiza un control integral de la ejecucin de los 1 = Algunas veces se realiza contratos en cuanto a: 1. La cuantia 2. El vencimiento. 2 = Siempre se realiza Cuando se lleva una ejecucin del 70% del valor de los 0 = Nunca se le informa. contratos se le informa a los contratantes para que se 1 = Eventualmente se le informa realicen las actividades propias de la renovacin o prrroga de los mismos. 2 =Siempre se le informa Cuando se observa una baja ejecucin del contrato se 0 = Nunca se solicita. solicita en forma oportuna la prrroga en tiempo con fin 1 =Algunas veces se solicita de dar cumplimiento a la ejecucin del mismo. 2 =Siempre se solicita
2.3.4
Adiciones en tiempo
AT
3 RESULTADO DEL PROCESO 3,1 Contratos bien elaborados
CBE
La Institucin ha logrado un nivel tal de organizacin del 0=entre el 0 y el 10% bien elaborados rea de contratacin, que ha permitido que todos los contratos que celebra en la actualidad se encuentran 1=entre el 10 y el 50% bien elaborados bien elaborados 2=entre el 50 y el 80% bien elaborados 3=entre el 80 y el 100% bien 4
CODIGO
ITEM Contratos que y facilitan recaudo una de adecuada los dineros
SIGLA
3,2
facturacin adeudados
FFR
3,3 Contratos ejecutados al 100%
CTE
3,4
Contratos ejecutados dentro de los plazos establecidos
CEP
Los contratos presentan adsoluta claridad en cuantos a 0=entre el 0 y el 10%Facilitan los los servicios a prestar y en cuanto a los valores y forma procesos de pago, lo cual facilitan los procesos de facturacin y 1=entre el 10 y el 50% facilitan los recaudo procesos 2=entre el 50 y el 80% facilitan los procesos 3 = entre el 80 y 100% facilitan los procesos En virtud a las actividades de control de ejecucin 0=entre el 0 y el 10% Ejecutados el 100% realizadas por el rea de contratos, encontramos que los 1=entre el 10 y el 50%Ejecutados el contratos han sido ejecutados el 100%. 100% 2=entre el 50 y el 80%Ejecutados el 100% 3=entre el 80 y 100% Ejecutados el 100% En virtud a las actividades de control de ejecucin 0=entre el 0 y el 10% Ejecutados dentro de los plazos realizadas por el rea de contratos,se ha encontrado que 1=entre el 10 y el 50%Ejecutados los contratos han sido ejecutados dentro de los plazos. dentro de los plazos 2=entre el 50 y el 80% Ejecutados dentro de los plazos 3=entre el 80 y el 100% Ejecutados dentro de los plazos
MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD Criterios de Normalidad FORMATO No. 3
LINEA DE BASE PARA EVALUAR EL PROCESO: FACTURACION DE LOS SERVICIOS DE SALUD
DESCRIPCIN condicin de Normalidad
CDIGO
TEM CAPACITACIN / INDUCCIN: Capacitacin del personal encargado de este proceso .
SIGLA
CRITERIO DE CALIFICACIN
0 0.1
CAF
0.2
Actividades de actualizacin funcionarios del rea
para
los
AAF
0.3
AA
Como minimo el 80% del personal responsable de este 0 = No han participado en ninguna actividad proceso ha participado en el ultimo ao en tres o ms actividades de capacitacin sobre el tema de los procesos de Facturacin. 1 = Han participado en una actividad 2 = Han participado en dos actividades 3= Han participado en tres o ms actividades. Durante el ltimo ao la Institucin ha facilitado a los 0 = No ha facilitado ningn material funcionarios responsables del proceso de Facturacin, material de ayuda y actualizacin sobre aspectos relativos al proceso. 1 = Si ha facilitado material El responsable del proceso de contratacin ha propiciado la 0 = No ha propiciado estas actividades realizacin de al menos una sesin al mes actualizacin y retroalimentacin sobre el proceso con los funcionarios que intervienen en el proceso. 1 = Ha propiciado maximo dos actividades al ao. 2= Ha propiaciado hasta cuatro actividades al ao 3 = Ha propiciado una sesin al mes Los funcionarios responsable del proceso conocen y aplican 0 = No lo conocen el material de la cartilla Re-Crear para las actictividades 1= Si lo conocen pero no lo aplican popias del proceso. 2= Lo conocen y lo aplican 0 = No se capacit Se Capacit al personal para registrar en sistema los 1 = Parcialmente se capacit productos acorde con el centro de costos. 2 = Si se capacit
0.4 Capacitacin sobre los registro de los Centros de Costos ESTRUCTURA DEL PROCESO Recursos Humanos
CT
RCC
0.5 1. 1.1. 1.1.1
Existe en la Institucin un responsable directo de coordinar 0 = No existe. Funcionario responsable de este Proceso. R.P. todas las actividades del proceso de Facturacin: 1 = Existe Profesional: para instituciones de III nivel y II nivel de ms de 80 camas. o tecnolgico: para hospitales de menos de 80 camas Existe un equipo de trabajo que acompaa las diferentes 0 = No existe. actividades que son lideradas por el responsable del 1 = Existe proceso de Facturacin Los funcionarios responsables de este proceso no son 0=Rotacin del personal mayor de dos veces en el cambiados permanentemente, lo cual permite un mayor ao grado de experiencia y conocimientos para desarrollar las del personal una vez en el ao actividades propias del proceso de Facturacin. 2=Rotacin del personal menor de una vez en el ao Se tiene un Plan de necesidades del recurso humano, y de 0 = No tiene. capacitacin. 1 = Si tiene Pgina 1 1=Rotacin
1.1.2
Equipo Humano como apoyo a las actividades de este proceso
E.T.
1.1.3
Estabilidad del personal proceso
responsable del
EPR
1.1.4 1.2.
Plan de Necesidades Recursos Fsicos
PN
1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5
Espacio fsico para el desarrollo de este Proceso Condiciones de infraestructura Dotacin de muebles de oficina Suministros y Insumos Equipos de computo para el desarrollo de estas actividades Funcionamiento de la Red de computo
E.F. AF MO
La Institucin dispone de un espacio fsico donde se 0 = No existe. desarrolle cada una de las actividades que conforma este 1 = Parcialmente existe Criterios de Normalidad 2 = Si existe proceso Area fsica accesible, con buenas condiciones ambientales 0 = No tiene. 1 = Si tiene y ergonomicas Cuenta con muebles de oficina requeridos para la ejecucin 0 = No se cuenta del proceso en las condiciones en que esta diseado. 1 = Si de cuenta Se dispone de los insumos y suministros requeridos para la 0 = No se cuenta 1 = Si de cuenta ejecucin del proceso como esta diseado. Como soporte para el desarrollo de este proceso se cuenta0 =No Tienen. 1 = Son Insuficientes con un nmero adecuado de equipos de cmputo. 2 = Son suficientes 0 = No esta instalada ni funcionado. Red de computo, instalada y funcionando para el desarrollo 1 = Si esta instalada no esta funcionando de estas actividades 2= Si esta instalada y funcionando 0=No se cuenta con instrumentos adecuados Existen aplicaciones o instrumentos de gestin que 1=Se cuenta con algunos instrumentos no muy permiten que se agilicen y se simplifiquen los procesos. avanzados 2=Se Se ha adecuado la aplicacin de facturacin para registrar productos por centros de costos Se tiene un Plan de necesidades de suministros. cuenta con instrumentos adecuados y desarrollados 0 = No se ha adecuado 1 = Si se ha adecuado 0 = No tiene. 1 = Si tiene
IS
EC
1.2.6
RC
1.2.7
Software como soporte tcnico de este proceso
SC
1.2.8 1.2.9 1.3 1.3.1
Adecuacin de la aplicacin Plan de Necesidades Organizacin Manual de procesos y procedimientos .
ASC PNS
MP
1.3.2
PFC
1.3.3
PFH
1.3.4 1.3.5
PFU MPA
1.3.6
EPM
El rea de Facturacin cuenta con un Manual de Procesos y 0 =No se Tiene. procedimientos debidamente actualizado, el cual realmente 1 =Se esta desarrollando es utilizado como gua para el desarrollo de las diferentes 2 = Tiene y no lo aplica. actividades. 3= Tiene y lo est ajustando 4 = Tiene y se aplica El proceso de facturacin esta definido y documentado en los servicios de: 0 = No esta definido ni documentado. * Consulta Externa 1 = Si esta definido pero no documentado. 2= Si esta definido y documentado. 0 = No esta definido ni documentado. * Hospitalizacin 1 = Si esta definido pero no documentado. 2= Si esta definido y documentado. 0 = No esta definido ni documentado. * Urgencia 1 = Si esta definido pero no documentado. 2= Si esta definido y documentado. El manual de procesos y procedimientos est aprobado por 0=No est aprobado 1=Est aprobado la Junta Directiva o el ente encargado. 0=La ejecucin no est acorde al Manual de Ejecucin del proceso acorde con el manual de Procedimientos procedimientos. 1=La ejecucin si est acorde al Manual de Procedimientos Definidos los procedimientos para la articulacin de 0=No estn definidos los procedimientos facturacin y estadstica para la implementacin del SIIS 1= Parcialmente estn definidos los procedimientos (Resolucin 2546/98) en la E.S.E. 2=Si estn definidos los procedimientos La recepcin de los documentos y registro de los datos por 0= No se realiza Pgina 2 parte del rea de facturacin se realiza en forma centralizada por todos los servicios. 1= Si se realiza
1.3.7
Estandarizacin
EP
1.3.8
Ubicacin del Proceso
RDC
1.3.9 1.3.10 1.3.11 1.3.12 1.3.13 RDCE RDCA RDH RDU
La recepcin de los documentos y registro de los datos por parte del rea de facturacin se realiza en forma centralizadaCriterios de Normalidad para cada tipo de Servicio : Consulta externa 0= No se realiza 1= Si se realiza 0= No se realiza Ciruga ambulatoria 1= Si se realiza 0= No se realiza Hospitalizacin 1= Si se realiza 0= No se realiza Urgencias 1= Si se realiza La papelera y los procedimientos de reporte de servicios 0= No cumple prestados en las diferentes reas del hospital, con destino a facturacin cumplen los requisitos exigidos 1= Si cumple El rea de facturacin es responsable del proceso de 0= No es responsable elaboracin y entrega de la cuenta de cobro a las Aseguradoras. 1= Si es responsable Se cuenta con un Plan Operativo y de metas para el 0=No se tiene Proceso de Facturacin 1=Se tiene pero no se conoce 2= Se conoce pero no se aplica 3= Se conoce y se aplica
1.3.14 Formatos utilizados
FU
1.3.15 Responsabilidad de las cuentas de cobro 1.3.16 Plan Operativo
RPC PO
2. 2.1.
DINMICA DEL PROCESO PRIMER MOMENTO: ADMITIR AL USUARIO Estn definidos y difundidos al interior de la empresa los 0 = No estn definidos ni difundidos instrumentos de captura de informacin que permitan 1 = Parcialmente estn definidos y difundidos realizar una identificacin y ubicacin del usuario dentro de la Institucin. 2= Si estn definidos y difundidos Definidos los flujos de la informacin hacia la Unidad de 0 = No estn definidos Atencin al Usuario y los documentos generados en el rea 1 = Parcialmente estn definidos . 2 = Si estn definidos de facturacin. 0 = No se dispone. Se dispone de la identificacin plena del usuario 1 = Si se dispone Se dispone de la base de datos de las Aseguradoras ( 0 = No se dispone. EPS, ARS, etc.) 1 = Si se dispone Para la admisin se consulta Base de datos y/o listado de afiliados para verificar derechos, y obligacin de aseguradoras: 0 = No se realiza. * Consulta Externa 1 = Espordicamente se realiza 2 = Si se realiza 0 = No se realiza. * Hospitalizacin 1 = Espordicamente se realiza 2 = Si se realiza 0 = No se realiza. 1 = Espordicamente se realiza * Urgencias 2 = Si se realiza Se informa oportunamente a E.P.S., A.R.S., A.R.P., etc., el 0 = No se Informa ingreso y /o atencin de urgencias a usuarios afiliados antes 1 = Parcialmente se informa de las 24 horas 2 = Si se informa Se realiza el cobro de los servicios a los usuarios 0 = No se realiza ( Copagos, Cuotas Pgina 3 Moderadoras, Cuotas de Recuperacin), 1= Parcialmente se realiza en los servicios de consulta externa y ciruga ambulatoria. 2 = Si se realiza
2.1.1
Conocimiento de los instrumentos de captura de informacin.
CPS
2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5
Flujos de informacin Registros Clnicos Base de Datos de afiliados
FI IPU BD
BDC
2.1.6
BDH
2.1.7
BDU
2.1.8
Informe de atencin a Aseguradoras
IAA
2.1.9
Cobro a los Pacientes
CP
Facturacin de los servicios 2.1.10 2.1.11 Ejecucin general del proceso para Consulta 2.1.12 Externa FCE FCA
La facturacin de los servicios es previa a la atencin en los Criterios de Normalidad servicios de: Cons. Externa Ciruga ambulatoria. Proceso automatizado para el 100% de los usuarios, es decir se ingresan al sistema y se facturan los servicios de Consulta externa prestados a la totalidad de tipo de usuarios de la Institucin : 0 = No es previa 1 = Si es previa 0 = No es previa 1 = Si es previa 0 = No se ingresa al sistema 1 = Parcialmente se ingresa al sistema 2 = Si se ingresa al sistema en lnea
EGC
2.2.
SEGUNDO MOMENTO: PRESTAR LOS SERVICIOS DE SALUD Proceso automatizado para el 100% de los usuarios, es decir se ingresan al sistema y se facturan los servicios de Hospitalizacin prestados a la totalidad de tipo de usuarios de la Institucin : Proceso automatizado para el 100% de los usuarios, es decir se ingresan al sistema y se facturan los servicios de Urgencias prestados a la totalidad de tipo de usuarios de la Institucin : Se realiza la actualizacin de tarifas de suministros en forma oportuna. 0 = No se ingresa al sistema 1 = Parcialmente se ingresa al sistema 2 = Si se ingresa al sistema en lnea 0 = No se ingresa al sistema 1 = Parcialmente se ingresa al sistema
2.2.1
Ejecucin general Hospitalizacin
del
proceso
para
EGH
2.2.2
Ejecucin general del proceso para Urgencias
EGU
2.2.3
Tarifas de suministros
TS
2.2.4
Manual de tarifas
MT
2 = Si se ingresa al sistema en lnea 0 = No se realiza 1 = Parcialmente se realiza 2 = Si se realiza En el momento que se realice los cambios de los manuales 0 = No se realiza de tarifas se realiza las modificaciones en forma inmediata. 1 = Parcialmente se realiza 2 = Si se realiza 0 = No se informa ni se registra Se informa y se registra el traslado interno de pacientes 1 = Se informa pero no se registra 2 = Se informa y se registra Estn definidos y difundidos al interior de la empresa los 0 = No estn definidos ni difundidos instrumentos de captura de informacin como soporte para 1 = Parcialmente estn y definidos y difundidos 2= Si estn definidos y difundidos la prestacin de los servicios de salud La informacin se recoge con notas de cargo, copias de ordenes u otro instrumento diferente a H.C. 0 = No se recoge la informacin Urgencias 1 = Si se recoge la informacin 0 = No se recoge la informacin Hospitalizacin 1 = Si se recoge la informacin La recoleccin y el registro en el sistema se realiza a diario en los servicios de: 0 =No se realiza la recoleccin ni el registro 1 =Si se realiza la recoleccin pero no se registra 2 =Si se realiza la recoleccin y el registro 0 = No se realiza la recoleccin ni el registro Hospitalizacin 1 = Si se realiza la recoleccin pero no se registra 2 =Si se realiza la recoleccin y el registro Se esta registrando la informacin por los centros de costos 0 = Nunca se esta registrando 1 = Si se esta registrando Se tiene implementada la recoleccin y registro de 0 = No se tiene implementado informacin para el SIIS. 1 = Si se tiene implementado Se llevan Informes peridicos de produccin por centros de 0 = No se lleva informes Pgina 4 costos 1 =Si se lleva informes Urgencias
2.2.5
Traslado interno de pacientes Conocimiento de los instrumentos de captura de informacin. Recoleccin y registro de informacin
TIP
2.2.6
CPS
2.2.7 2.2.8
RIU RIH
2.2.9
RRU
2.2.10 2.2.11 2.2.12 2.2.13 Generacin de informes
RRH RICC IRS ICC
2.2.14
IPT
2.2.15
IDC
2.2.16 2.3. 2.3.1 Recepcin de los documentos 2.3.2 Organizacin y recopilacin de la informacin Facturar los servicios prestados
IFM TERCER MOMENTO : EGRESAR AL USUARIO RD
0 = No se genera informe Se genera Informe de produccin, por turno, con relacin Criterios de Normalidad por aseguradoras, N de Facturas, valor de cada una, Valor 1 = Parcialmente se genera informe cancelado, N de recibo de caja y saldo pendiente. 2 = Si se genera informe 0 = No se genera informe diario Se genera Informe diario consolidado de facturacin con relacin por seguradora, N de Facturas, valor de cada una, 1 = Parcialmente se genera informe diario Valor cancelado, N de recibo de caja y saldo pendiente. Este inform debe ser entregado a Contab. diariamente para 2= Si se genera informe diario la causacin de facturas Informe peridico de medicamentos y suministros mdico 0 = No se genera informe quirrgicos entregados por farmacia. 1= Si se genera informe
ORI
0= No se recibe Se recibe diariamente toda la papelera soporte de la 1= Parcialmente se recibe prestacin del servicio que se produce en el Hospital 2= Si se recibe Se organiza y se clasifica la papelera soporte de la0= No se organiza prestacin del servicio segn el tipo de paciente y segn la 1= Peridicamente se organiza fuente de pago, para luego archivarla. 2= Si se organiza Se realiza la codificacin, analices y valorizacin de los servicios de salud prestados y se genera el documento equivalente a la factura en los plazos establecidos : 0 = No se genera en los plazos establecidos 1=Se genera en los plazos eventualmente 2= Siempre se genera en los plazos establecidos 0 = No se genera en los plazos establecidos 1 =Se genera en los plazos eventualmente 2 = Siempre se genera en los plazos establecidos
2.3.3
FH
Hospitalizacin
2.3.4
FU
Urgencias Se realiza el cobro de los servicios a los usuarios ( Copagos, Cuotas Moderadoras, Cuotas de Recuperacin) para :
Cobro a los usuarios
0 = No se realiza 2.3.5 CPH Hospitalizacin 1 = Parcialmente se realiza 2 = Si se realiza 0 = No se realiza Urgencias 1= Parcialmente se realiza 2 = Si se realiza 0 = No se realiza A los pacientes que egresan por defuncin se realiza el 1= Parcialmente se realiza cobro de los copagos, cuotas moderadoras. 2 = Si se realiza En el momento de la emisin de la orden de salida del paciente se tiene el documento equivalente de la factura liquidados y sus respectivos soportes para los siguientes tipos de egresos : 0 = No se tiene lista Salida hacia el domicilio 1= Algunas veces se tiene lista 2= Siempre se tiene lista 0 = No se tiene lista 1= Algunas veces se tiene lista 2= Siempre se tiene lista 0 = No se tiene lista 1 =Algunas veces se tiene lista 2 =Siempre se tiene lista
2.3.6
CPU
2.3.7 Tramite de salida del paciente
CPD
2.3.8
TSD
2.3.9
TRI
Remisin a otras IPS Pgina 5 Egreso por defuncin
2.3.10
EPD
2.3.11 2.3.12
Entrega de elementos
EUH
2.3.13
EUU
2.3.14 Reporte a contabilidad
IDC
2.3.15
DCO
2.3.16 Organizacin de la cuenta de cobro
EFO
2.3.17
EFP
0 = No se entrega 1=Algunas veces se entrega 2= Siempre se entrega 0 = No se entrega Urgencias 1=Algunas veces se entrega 2= Siempre se entrega 0 = No se entrega Se entrega los documentos equivalente a la facturas e 1=Periodicamente se entrega informe diario de facturacin a Contabilidad. 2= Si se entrega Se entrega a Contabilidad en forma oportuna y con el lleno 0 = Se entrega al final de cada mes de los requisitos exigidos los documentos equivalente a la 1= Se entrega cada 15 das facturas e informe diario de facturacin. 2=Se entrega cada semana 3= se entrega diariamente 0 = No se ordena Se ordena todos los documentos (documento equivalente a la factura y soportes), por aseguradora, contrato, etc. y se entrega al responsable de organizar la cuenta de cobro. 1= Si se ordena Se entrega los documentos (documento equivalente a la 0 = No se entrega factura y dems soportes) al responsable de organizar la 1 =Periodicamente se entrega cuenta de cobro en forma oportuna y peridica. 2=Si se entrega Hospitalizacin
El paciente a su egreso realiza la entrega de los elementos y equipos en uso en los servicios de : Criterios de Normalidad
2.4.
CONTROL DEL PROCESO GIO 0 =No se responde oportunamente Estudia, corrige y responde oportunamente las glosas 1=Periodicamente se responde oportunamente entregadas por cartera 2= Si se responde oportunamente 0 = No se realiza seguimiento Se realiza un seguimiento de las glosas generadas con el 1=Periodicamente se realiza seguimiento fin de evitar glosas repetitivas 2= Si se realiza seguimiento 0 = No se realiza. Registro de causas, cuanta y servicios glosados. 1 = Algunas veces se realiza 2 = Siempre se realiza 0 =No se corrigen Se identifican y establecen acciones encaminadas a 1 = Algunas veces se corrigen corregir factores causales de glosas 2 = Siempre se corrige Se realiza auditoria administrativa de facturas, verificacin 0= No se realiza de cumplimiento de estndares de calidad de facturacin y 1= Peridicamente se realiza soportes. 2= Si se realiza Auditoria clnica de cuentas y facturas, se verifica 0= No se realiza coherencia tcnico cientfica de diagnsticos y 1= Peridicamente se realiza procedimientos 2= Si se realiza 0=No existe Existe programa de mejoramiento del proceso de facturacin, con un responsable de su ejecucin. 1=Si existe 0=No se realiza Se realiza evaluacin sistemtica del proceso 1=Si se realiza 0= No se registra Es tal la organizacin y coordinacin con todas las reas que interviene en el proceso de facturacin que todo lo que 1= Peridicamente se registra se presta por Servicios de Salud se registra y se factura 2= Si se registra Se liquida correctamente los servicios prestados, evitando 0= No se liquida correctamente errores de mala Pgina 6 interpretacin, liquidacin o cobro de 1= Peridicamente se liquida correctamente servicios no prestados. 2= Si se liquida correctamente
2.4.1. Control de Glosas
2.4.2.
SGR
2.4.3.
LGF
2.4.4. Estndares de calidad. 2.4.5.
ICG
ADF
2.4.6. 2.4.7. 2.4.8. 3 3.1 RESULTADO DEL PROCESO Registro y facturacin de la prestacin del servicio de salud Mejoramiento de proceso de facturacin
ACF PMF ESP
RPS
3.2
Liquidacin de los servicios prestados
LSP
Criterios de Normalidad
3.3
Los documentos equivalentes a la factura renen todos los requisitos exigidos.
FCRE
Los responsables de la elaboracin de la liquidacin del documento equivalente a la factura ha logrado un nivel tal 0=entre el 0 y el 10% cumplen los requisitos exigidos de organizacin del rea responsable de este proceso lo 1=entre el 10 y el 50% cumplen los requisitos exigidos que ha permitido que estos documentos cumplan los requisitos exigidos. 2=entre el 50 y el 80% cumplen los requisitos exigidos 3=entre el 80 y el 100%cumplen los requisitos exigidos 0= Las devoluciones por glosas estn entre 80 y el
DGF Devoluciones por Glosas 3.4
El grado de avance en la Gestin del rea de Facturacin ha 1= llevado a la Institucin a que las devoluciones(Glosas) sean 100% cero en todos los documentos equivalentes a la factura y Las devoluciones por glosas estn entre el 50 y el soportes elaborados. 80% 2 = Las devoluciones por glosas estn entre el 10 y el 50% 3 = Las devoluciones por glosas estn entre el 0 y el 10% Satisface las necesidades de las reas del hospital 0 = No se entrega 1=Periodicamente se entrega 2= Si se entrega
Calidad de la entrega de informacin a los Clientes internos
EIC
(Presupuesto, Tesorera, Contabilidad y Cartera), cuando les entrega informacin oportuna, completa y veraz, sobre los servicios liquidados y cobrados a distintos contratantes , siguiendo unos requisitos y formatos establecidos.
3.5
Pgina 7
FORMATO No. 3
LINEA DE BASE PARA EVALUAR EL PROCESO: FACTURACION
INSTRUMENTO DE REGISTRO
HOSPITAL: _________________________________ DEPARTAMENTO: ______________________ MUNICIPIO: ____________________________
FECHA DE EVALUACION: ________________________________ ESTRUCTURA DEL PROCESO CAPACITACION RCC CAF AAF AA RP CT RECURSO HUMANO EPR MO PN AF ET EF RECURSO FISICO ASC PNS PFC PFH PFU
0-1-2 22
0-1-2 1
0-1-2 2
0-1-2-3 3
0-1-2 4
0-1-2 5
0-1 6
0-1 7
0-1-2 8
0-1 9
0-1-2 10
0-1 11
0-1 12
0-1 13
0-1-2 14
0-1-2 15
0-1-2 16
0-1 17
0-1 18
0-1-2-3-4 19
MP
RC
EC
SC
IS
0-1-2 20
0-1-2 21
Pgina 1 de 4 PROCESO DE FACTURACION
MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALU
L PROCESO ORGANIZACIN RDCA RDCE MPA RDC RDH RDU EPM RPC CPS PO EP FU FI PRIMER MOMENTO : ADMITIR AL USUARIO EGC EGH EGU
0-1-2 47
BDC
BDH
BDU
FCA
FCE
IPU
BD
CP
0-1 23
0-1 24
0-1-2 25
0-1 26
0-1 27
0-1 28
0-1 29
0-1 30
0-1 31
0-1 32
0-1-2-3 33
0-1-2 34
0-1-2 35
0-1 36
0-1 37
0-1-2 38
0-1-2 39
0-1-2 40
0-1-2 41
0-1-2 42
0-1 43
0-1 44
0-1-2 45
0-1-2 46
0-1-2 48
TS
IIA
SERVICIOS DE SALUD
DINAMICA DEL PROCESO SEGUNDO MOMENTO : PRESTAR EL SERVICIO DE SALUD RICC RRU RRH CPS ORI RIU RIH ICC IFM IDC IRS TIP IPT MT RD FH TERCER MOMENTO DE ATENCIN : EGRESO DEL USUARIO DCO
0-1-2-3 75
CPH
CPU
CPD
EUH
EUU
0-1-2 73
TSD
EPD
0-1-2 49
0-1-2 50
0-1-2 51
0-1 52
0-1 53
0-1-2 54
0-1-2 55
0-1 56
0-1 57
0-1 58
0-1-2 59
0-1-2 60
0-1 61
0-1-2 62
0-1-2 63
0-1-2 64
0-1-2 65
0-1-2 66
0-1-2 67
0-1-2 68
0-1-2 69
0-1-2 70
0-1-2 71
0-1-2 72
0-1-2 74
NOMBRES DE LOS FUNCIONARIOS QUE REALIZAN LA EVALUACION:
IDC
TRI
FU
CONTROL DEL PROCESO SGR PMF EFO ACF ESP LGF ADF EFP GIO ICG
RESULTADOS DEL PROCESO RESULTADOS FCRE DGF RPS LSP EIC
EVALUACION
PUNTAJE
TOTAL
157 91
0-1 76
0-1-2 77
0-1-2 78
0-1-2 79
0-1-2 80
0-1-2 81
0-1-2 82
0-1-2 83
0-1 84
0-1 85
0-1-2 86
0-1-2 87
0-1-2-3 88
0-1-2-3 89
0-1-2 90
OS QUE REALIZAN LA EVALUACION:
%
92
0%

Manual de Control

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Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

-LINEAS DE BASE DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION, FACTURACION Y CARTERA-

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

Los cambios registrados a lo largo de los ltimos aos en materia de la prestacin

Qu se requiere para lograr el equilibrio financiero en una Empresa de Salud ?

La estructura de la Empresa y la estructura del Mercado. Es decir que es

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

Qu son las lneas de Base?

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

A Quin estn dirigidas?

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

La realizacin de las Lneas de Base de los procesos de prestacin de servicios

asistencia tcnica para apoyar el mejoramiento de estos procesos.

Que sean utilizadas como medio para

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

En total, para el proceso de prestacin de servicios se han elaborado tres lneas de

Cada una de las Lneas de Base se compone de tres formatos diferentes.

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

CUL ES EL NOMBRE DE LOS ARCHIVOS DE LAS LNEAS DE BASE?

A continuacin se explica el contenido de cada uno de los formatos.

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

El porcentaje de calificacin, es el resultado de dividir el total del puntaje

FICHA DE COMPROMISOS (Ver formato anexo)

Repblica de Colombia MINISTERIO DE SALUD Salud

FORMATO No. 2: VENDER

LOS SERVICIOS (CONTRATACION)

FORMATO No. 4 FICHA DE COMPROMISOS: Mejorar procesos de Facturacin, Cartera y Contratacin.

MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS

FICHA DE COMPROMISOS PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCESO FORMATO No. 4

% Lnea Base. 1999

MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS

FICHA DE COMPROMISOS PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCESO FORMATO No. 3

% Lnea Base. 1999

MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS

FICHA DE COMPROMISOS PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCESO FORMATO No. 3

% Lnea Base. 1999

MINISTERIO DE SALUD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD

LINEA DE BASE PARA LA EVALUACION DEL PROCESO DE CARTERA

ITEM CAPACITACIN / INDUCCIN:

DESCRIPCION condicion de Normalidad

Capacitacin del personal responsable de este proceso.

Actividades de actualizacin para los funcionarios del rea

ESTRUCTURA DEL PROCESO RECURSOS HUMANOS

1.1.1. Funcionario responsable de este proceso

todas las actividades

proceso Gestin de Cartera.

DESCRIPCION condicion de Normalidad

Equipo Humano como apoyo a las actividades de este 1.1.2 proceso.

1.1.3. Auditora de Cuentas 1.2. RECURSOS FISICOS

Dispone la Institucin de un espacio fisico 0 = No existe.

1.2.1. Espacio fisico para el desarrollo de este proceso

1.2.2 Equipos para el desrrollo de estas actividades.

1.2.3. Software como soporte tcnico de este proceso.

1.3.1. Manual de procesos y procedimientos.

2.1.1 Recepcin documentos

2.1.2. Plazos de recibo y entrega de documentos

DESCRIPCION condicion de Normalidad

2.1.3 Verificar la oportunidad en la entrega de documentos

2.1.4 Formato de devolucin de documentos

2.1.5 Control de respuesta

2.1.6 Elaboracion de las cuentas de cobro