Fase II: DISEO ETAPA DE ORGANIZACIN. Diseo de la organizacin del proyecto: Cargos, Roles y Funciones.

Director de Proyecto.

Equipo de Direccin.

Practicante Universitario 1.

Practicante Universitario 2.

Profesional Universitario.

Oficina de Control Interno.

Roles y responsabilidades del representante de la Direccin El directivo designado para el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades: 1. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del Modelo. 2. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseo e implementacin del Modelo. 3. Informar a la alta direccin sobre la planificacin y avances del proyecto de diseo e implementacin del Modelo. 4. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. 5. Coordinar con los directivos o responsables de cada rea o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI, en armona y colaboracin con los servidores de dichas reas. 6. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseo e implementacin del MECI, aplicando correctivos donde se requiera. 7. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno las propuestas de diseo e implementacin del Modelo, para su aprobacin.

Roles y responsabilidades del Equipo MECI En la conformacin del Equipo MECI es importante contar entre sus miembros con representantes de las diferentes reas y disciplinas acadmicas con que cuenta la entidad; dicho Equipo cumplir los siguientes roles y responsabilidades: 1. Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo bajo las orientaciones del representante de la direccin. 2. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo. 3. Asesorar a las reas de la entidad en el diseo e implementacin del Modelo. 4. Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas de diseo e implementacin del Modelo al representante de la direccin, para su aplicacin. 5. Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea en aquellas actividades requeridas para el diseo e implementacin del Modelo. Roles y responsabilidades de la Oficina de control interno y/o profesional universitario. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, es la responsable de realizar la Evaluacin del Sistema de Control Interno observando siempre un criterio de independencia frente a la operacin y la autonoma de los actos de la administracin. Igualmente, la Oficina en mencin, deber presentar informes a la Direccin, haciendo nfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman, con el propsito de que all se evalen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del Sistema. Seleccin y Vinculacin del equipo de direccin al proyecto Se deber disponer de un equipo de trabajo dedicado al proyecto de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI, que cumpla como mnimo los siguientes perfiles: Un (1) director de proyecto con experiencia en Calidad sobre las normas ISO 9001:2000 en NTCGP 1000:2004 y con conocimientos en el MECI 1000:2005. El Director de Proyecto deber ser profesional en carreras administrativas, financieras, Ingeniera Industrial, o Ingenieras afines, con experiencia en implementacin de sistemas de gestin de calidad. La dedicacin del Director debe ser mnimo de cuatro (4) horas semanales.

Un (1) consultor (profesional Universitario), con conocimientos en el MECI 1000:2005, deber ser profesional en carreras administrativas, financieras, Ingeniera Industrial o ingenieras afines. Con dedicacin mnima de 12 horas semanales. De igual manera estar certificado como Auditor Lder o Interno del SGC bajo la norma ISO 9001:2000 y con conocimientos en el Modelo Estndar de Control Interno (MECI). Dos (2) practicantes universitarios de carreras administrativas, financieras, Ingeniera Industrial o ingenieras afines, con dedicacin mnima de 12 horas semanales, y con conocimientos sobre las normas ISO 9001:2000 y MECI 1000:2005.

Elaboracin del manual de direccin Con el propsito de asegurar una adecuada y oportuna puesta en funcionamiento del Modelo Estndar de Control, se ha establecido el siguiente plan de trabajo: Redaccin de procedimiento Actas de seguimiento a las reuniones principales que realicen los grupos de trabajo. Informes de avance peridicos Bitcora de trabajo que contemple las acciones de seguimiento al plan de trabajo y los aspectos y novedades propias del proyecto. Verificar que el proceso se este cumpliendo con los requerimientos y exigencias normativas Plan de Implementacin de las herramientas, modelos, y metodologas requeridas para el cumplimento de las requisitos del Modelo Estndar de Control Interno MECI.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Productos Modelo Estndar de Contol Interno - MECI Planeacin al Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno - MECI Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno - MECI por subsistemas, componentes y elementos de control Evaluacin a la Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno - MECI Acto administrativo para la adopcin del MECI Sensibilizacin, socializacin y capacitacin Realizacin del autodiagnstico Formatos para el desarrollo Contol Estratgico Ambiente de control Direccionamiento Estratgico Administracin de Riesgos Actividades de Control Informacin Comunicacin Pblica Autoevaluacin Evaluacin Independiente Planes de Mejoramiento X X X X X X X X X X X X X X X Subcomponente Componente Director de Practicante Profesional Proyecto Universitario Universitario Oficina de Control Interno

Control de Gestin

Contol de Evaluacin

Informe de Evaluacin

Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas por decretos ordinarios o reglamentarios Identificar, en lo posible, las relaciones que tenga la entidad con otras entidades con las cuales se debe entrar en contracto para el ejercicio de las competencias, responsabilidades, cometidos o funciones Identificar otras normas que, as no asignen responsabilidades o Normograma Sistema de funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestin de Control Interno. la entidad Identificar normas en trnsito que afecten, negativa o positivamente, la gestin de la entidad Precisar las disposiciones que regulan todos los aspectos internos de la entidad: Elaborar un documento o formato que contenga el Normograma de la Entidad

X X

X X

X X

X X X X

X X X X

X X X X X X

ETAPA DE PLANIFICACIN Planificacin y Definicin del Alcance. Diseo bsico El punto de partida para el diseo e implementacin del Modelo es el diagnstico previsto en la Circular 03 de 2005, del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, mediante el cual se determina el estado actual de la entidad frente a los estndares definidos. Una vez consolidado este anlisis, se deben desarrollar las siguientes Etapas: Etapa 1: Comprende la planeacin del diseo e implementacin del Modelo. Etapa que se considerada como preparatoria para la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Esta Etapa se debe desarrollar de acuerdo con lo establecido en la Circular 03 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, o por las normas que la modifiquen o deroguen. En sntesis, dicha Circular establece: 1. La adopcin del MECI mediante acto administrativo, as como la reglamentacin de los procedimientos para garantizar su implementacin. 2. La sensibilizacin, socializacin y capacitacin como proceso para interiorizar el MECI en los servidores de la entidad. 3. La realizacin de un autodiagnstico que le permita a la entidad examinarse y determinar el estado actual de cada uno de los subsistemas, componentes y elementos que conforman el MECI. 4. Los formatos que, a manera de sugerencia, pueden utilizarse para el desarrollo de la primera Etapa de Implementacin del MECI. Una vez se hayan abordado las principales actividades preparatorias, se cuenta con el ambiente propicio para el diseo e implementacin del MECI, y su posterior evaluacin. Etapa 2: Diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Para el Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno se deber llevar a cabo una evaluacin sobre la existencia o estado de desarrollo e implementacin de cada elemento de Control en la entidad. As mismo, se deben definir las actividades y responsables del diseo, ajuste o implementacin. Etapa 3: Evaluacin a la implementacin del Modelo.

El progreso del proceso de Implementacin del Sistema de Control Interno, se debe medir por el Equipo MECI y el Representante de la Direccin, y en segunda instancia por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, quien en forma independiente y neutral debe dirigir la evaluacin al diseo e implementacin conforme se concluye cada fase o etapa, recomendando al Comit de Coordinacin de Control Interno los ajustes que se deben realizar a fin de garantizar su efectividad. Los indicadores de evaluacin deben ser conocidos en forma oportuna, tanto por los responsables de la implementacin como por los responsables del seguimiento, para lo cual se debe contar con las herramientas y registros de ejecucin de cada actividad, establecer el periodo de evaluacin, las polticas que la regirn y la forma como se realizar. Etapa 4: Elaboracin del Normograma. La entidad, a fin de garantizar el control de cumplimiento, debe elaborar un Normograma con las normas de carcter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulacin que le son aplicables, verificando a travs del desarrollo del MECI, el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas. El Normograma es un instrumento que le permite a las entidades delimitar su mbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestin, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes pblicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios. Diseo de detalle. Etapa 1: Comprende la planeacin del diseo e implementacin del Modelo. Actividades a desarrollar durante la fase preparatoria. 1. Talleres de sensibilizacin a todos los funcionarios durante las etapa inicial, durante la ejecucin y cierre del proyecto que permita su asimilacin y apropiacin. 2. Elaboracin y desarrollo del diagnstico de la Alcalda municipal frente al Modelo Estndar de Control Interno - MECI 3. Capacitacin especfica en los componentes del Modelo Estndar de Control Interno MECI a los funcionarios involucrados en cada componente Todo lo anterior debe ser suministrado siguiendo metodologas que aseguren la adecuada y oportuna puesta en funcionamiento del Modelo Estndar de Control Interno MECI en la alcanda municipal de Guadalajara de Buga. .

Etapa 2: Diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. A continuacin se describe el mtodo a travs del cual se abordar esta Etapa. A partir de un referente conceptual para cada subsistema y sus respectivos componentes y elementos, se define una metodologa para elaborar el diagnstico1 y formulacin de propuestas de diseo de acciones para garantizar la existencia de cada elemento de control: Control Estratgico, Control de Gestin y Control de Evaluacin; dicha metodologa depende de la dinmica que requiere cada uno de los elementos. Para cada elemento tambin se presentan las normas vigentes que los sustentan, y, en algunos casos, se referencian los instrumentos tcnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, que pueden ser utilizados por las entidades para facilitar el proceso de diseo o mejoramiento de cada elemento. Metodologa. 1. Establecer los criterios y parmetros necesarios para la aplicacin de la encuesta a travs de la cual se realizar el Diagnstico, garantizando una cobertura en todas las reas de la organizacin. Anexo 1 2. Aplicar la encuesta definida en el Formato correspondiente a los elementos que conforman los Componentes - Encuesta de Opinin. Es importante determinar el tamao de la muestra mnima sobre la cual se aplicar la encuesta, por lo que se recomienda seguir el procedimiento descrito en el Anexo 3. Tabular, valorar y analizar la informacin recolectada a travs de las encuestas. Es recomendable que este paso se surta siguiendo las instrucciones relacionadas en el Anexo 2. Una vez analizada la informacin se entrega el Diagnostico al Representante de la Direccin, junto con las propuestas que garanticen la existencia del Elemento de Control correspondiente. 4. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno el resultado del Diagnostico y las propuestas formuladas por el equipo MECI. 5. Analizar el Diagnstico y adoptar las acciones correspondientes para asegurar la existencia del Elemento de Control correspondiente.

Si alguna de las afirmaciones que estn contenidas en el diagnstico del Elemento de Control Desarrollo del Talento Humano y la Autoevaluacin del mismo no aplican, pueden ser ajustadas o excluidas, de acuerdo a la naturaleza jurdica o rgimen especial de la Entidad.

6. Efectuar los ajustes necesarios segn el Elemento de Control. Etapa 3: Evaluacin a la implementacin del Modelo. Metodologa. Consignar un informe que tendr como mnimo el siguiente contenido: 1. Nivel de desarrollo e Implementacin: estado de cumplimiento de las actividades programadas en el plan de diseo e implementacin 2. Recursos necesarios a la implementacin: es pertinente verificar si los recursos (humanos, logsticos y de informacin) han sido suficientes; igualmente se requiere conocer si la calidad y especificaciones de stos, satisfacen los requerimientos de las actividades desarrolladas y por desarrollar. 3. Actividades programadas: se evala su conveniencia segn la forma como se han desarrollado a la fecha de evaluacin, si es conveniente cambiar, agregar o retirar alguna actividad, las dificultades o inconvenientes ocasionados durante la ejecucin de las actividades y dems situaciones que deban ser mencionadas. 4. Desempeo de los grupos de trabajo: se evala la gestin de los grupos responsables asignados a las diferentes actividades; se tiene en cuenta si se requiere realizar una nueva distribucin de responsables, ya sea porque es necesario apoyar labores especficas o porque ya no se requieran; se registra cualquier novedad acerca de la gestin de los responsables y aquellas dificultades que hayan surgido relacionadas con su asignacin. 5. Cronograma de actividades: se requiere revisar los tiempos de ejecucin de las actividades que fueron programadas, si fueron realizadas acorde al cronograma y si el tiempo fue suficiente para llevarlas a cabo. 6. Dificultades o debilidades detectadas durante la ejecucin de la implementacin. 7. Resultados y conclusiones: se evala la informacin obtenida en cada uno de los puntos revisados y las observaciones correspondientes. De acuerdo con estos datos ser necesario tomar medidas correctivas, decisiones de cmo complementar las actividades y su desarrollo, redireccionar el curso de alguna actividad o cualquier otro tipo de cambio, adicin o retiro que se requiera para el mejoramiento. 8. Conclusiones y recomendaciones a la implementacin: en este punto se concluye de forma resumida y teniendo en cuenta los aspectos ms relevantes del informe, el nivel de implementacin de los elementos o estndares de control y cules son las decisiones ms importantes que deben tomarse para optimizar el proceso.

Una vez finalizado el trabajo, el Representante de la Direccin debe verificar que todos los elementos de Control del MECI 1000:2005 se encuentren diseados e implementados conforme a la estructura del mismo, debiendo monitorear su implementacin peridicamente a fin de garantizar que las acciones se ejecuten de acuerdo con la autorregulacin y segn las normas que rigen la entidad. A su vez la Oficina de control Interno o quien haga sus veces debe verificar que el diseo e implementacin, hayan sido realizados efectivamente conforme a la estructura del MECI 1000:2005. Etapa 4: Elaboracin del Normograma. El Equipo MECI lidera la elaboracin del Normograma pero debe contar con el apoyo de servidores de todas las reas de la organizacin. Para tal fin se deben adelantar las siguientes acciones: 1. Identificar las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por la Constitucin Poltica. 2. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por las normas con fuerza de Ley: leyes o decretos leyes. 3. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por decretos ordinarios o reglamentarios. 4. Identificar, en lo posible, las relaciones que tenga la entidad con otras entidades con las cuales se debe entrar en contracto para el ejercicio de las competencias, responsabilidades, cometidos o funciones. 5. Identificar otras normas que, as no asignen responsabilidades o funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestin de la entidad. 6. Identificar normas en trnsito que afecten, negativa o positivamente, la gestin de la entidad. 7. Precisar las disposiciones que regulan todos los aspectos internos de la entidad: administrativos, financieros, incentivos, bienestar y capacitacin, manuales (funciones y competencias, procesos, procedimientos, contratacin) y, en general, todos los actos administrativos de inters para la entidad. 8. Elaborar un documento o formato que contenga el Normograma de la Entidad.

ANEXOS

1.1.1.

Declaracin del Alcance

1.1.1.1. Justificacin la razn por la cual el MECI es la alternativa de solucin al problema definido anteriormente, es porque esta es la nica alternativa posible para que el municipio de Guadalajara de Buga cumpla con los mandatos establecidos por el gobierno colombiano.

1.1.1.2. Objetivo: como ya se haba citado anteriormente, el objetivo principal del MECI es buscar orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribucin de stos a los fines esenciales del Estado, para lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control. La ampliacin de la descripcin de los subsistemas se hace a continuacin:

Subsistema Control Estratgico: Es el conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre s, permiten el cumplimiento de la orientacin estratgica y organizacional de la entidad pblica. Tiene como objetivo la creacin de una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratgico, administrativos y operativos de la entidad pblica. Alrededor de este objetivo, el Subsistema de Control Estratgico se estructura en tres Componentes: Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico y Administracin de Riesgos, orientados a generar los estndares que autocontrolan la entidad en cuanto a la cultura de control, direccionamiento estratgico y organizacional. Estos elementos o estndares de control se relacionan entre s, lo cual garantiza su operacin en forma sistmica.

Subsistema Control Gestin: conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la accin de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecucin de los procesos de la entidad pblica, orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misin. Permite a la entidad construir los elementos o estndares de control necesarios para autocontrolar el desarrollo de las operaciones, tomando como base los estndares de carcter estratgico definidos con base en los lineamientos del Subsistema de Control Estratgico. Este Subsistema est compuesto por elementos o estndares de control que deben ser diseados, adoptados e integrados a la operatividad del Modelo de Operacin, buscando garantizar el cumplimiento de los resultados esperados, fijados mediante el proceso de direccionamiento estratgico de la entidad. De all que sea necesario establecer las reglas, acciones, mtodos, procedimientos e instrumentos necesarios en la entidad que le aseguren el cumplimiento de

las metas y objetivos previstos, a travs de tres Componentes, a saber: Actividades de Control, Informacin y Comunicacin Pblica.

Subsistema de Control Evaluacin: conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pblica; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de la gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organizacin Pblica. Desarrolla mecanismos de medicin, evaluacin y verificacin, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno en la realizacin de su propsito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la entidad; si todas las operaciones se realizan de conformidad con los principios de la funcin pblica establecidos en la Constitucin Poltica, la ley y las polticas trazadas por la direccin en atencin a las metas u objetivos previstos. A partir de los resultados de la evaluacin a la efectividad del Sistema de Control Interno, al conjunto de planes, programas, proyectos, objetivos y metas previstas por la entidad, se deben incorporar en la planificacin corporativa, acciones de mejoramiento continuo de la organizacin, as como las recomendaciones producto de la vigilancia que realiza el rgano de control fiscal. El Subsistema se estructura bajo tres Componentes: Autoevaluacin, Evaluacin Independiente y Planes de Mejoramiento.

1.1.1.3. Productos del Proyecto

1.1.1.3.1. Fase 1: Planeacin al Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI: El Marco Conceptual definido en el Decreto 1599 de 2005, adems de los componentes definidos en el numeral 2.3.2, fija como acciones a desarrollar en la fase preparatoria para la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, las siguientes:

Acto Administrativo Sensibilizacin, socializacin y capacitacin como proceso para interiorizar el MECI en los servidores de la entidad. o Establecer el Compromiso de la Alta Direccin. o Definir la Organizacin del Equipo de Trabajo o Definir los diferentes niveles de implementacin o ajuste del Sistema de Control Interno actual en trminos del Modelo Estndar de Control Interno.

o Elaborar el plan de trabajo para el Diseo e Implementacin: Identificacin de normas de funcionamiento, definicin de actividades de desarrollo e implementacin, asignacin de responsabilidades, definicin de cronogramas, establecimiento de los recursos, capacitacin del grupo de trabajo y socializacin a directivos de la entidad. Realizacin del autodiagnstico Formatos para el desarrollo de la primera Etapa de Implementacin del MECI

Esta Etapa se debe desarrollar de acuerdo con lo establecido en la Circular 03 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, o por las normas que la modifiquen o deroguen

1.1.1.3.2. Fase 2: Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI por subsistemas, componentes y elementos de control: para el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno se deber llevar a cabo una evaluacin sobre la existencia o estado de desarrollo e implementacin de cada elemento de control en la entidad. As mismo, se deben definir las actividades y responsables del diseo, ajuste o implementacin. A continuacin se describe el mtodo a travs del cual se abordar esta Etapa. A partir de un referente conceptual para cada subsistema y sus respectivos componentes y elementos, se define una metodologa para elaborar el diagnstico y formulacin de propuestas de diseo de acciones para garantizar la existencia de cada elemento de control; dicha metodologa depende de la dinmica que requiere cada uno de los elementos. Para cada elemento tambin se presentan las normas vigentes que los sustentan, y, en algunos casos, se referencian los instrumentos tcnicos elaborados por el DAFP que pueden ser utilizados por las entidades para facilitar el proceso de diseo o mejoramiento de cada elemento.

1.1.1.3.3. Fase 3: Evaluacin a la Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI: Los indicadores de evaluacin deben ser conocidos en forma oportuna, tanto por los responsables de la implementacin como por los responsables del seguimiento, para lo cual se debe contar con las herramientas y registros de ejecucin de cada actividad, establecer el periodo de evaluacin, las polticas que la regirn y la forma como se realizar.

1.1.1.3.4. Fase 4: Normograma Sistema de Control Interno: El Equipo MECI lidera la elaboracin del Normograma pero debe contar con el apoyo de servidores de todas las reas de la organizacin. Para tal fin se deben adelantar las siguientes acciones:

Identificar las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por la Constitucin Poltica. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por las normas con fuerza de Ley: leyes o decretos leyes. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por decretos ordinarios o reglamentarios. Identificar, en lo posible, las relaciones que tenga la entidad con otras entidades con las cuales se debe entrar en contracto para el ejercicio de las competencias, responsabilidades, cometidos o funciones. Identificar otras normas que, as no asignen responsabilidades o funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestin de la entidad. Identificar normas en trnsito que afecten, negativa o positivamente, la gestin de la entidad. Precisar las disposiciones que regulan todos los aspectos internos de la entidad: administrativos, financieros, incentivos, bienestar y capacitacin, manuales (funciones y competencias, procesos, procedimientos, contratacin) y, en general, todos los actos administrativos de inters para la entidad. Elaborar un documento o formato que contenga el Normograma de la Entidad

1.1.1.4. Lista de Subcomponentes

1.1.1.4.1. Producto 1: Planeacin al Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI: en esta etapa, los subcomponentes estn dados por la circular 03 de 2005, que se muestran a continuacin:

Acto Administrativo Sensibilizacin, socializacin y capacitacin como proceso para interiorizar el MECI en los servidores de la entidad Realizacin del autodiagnstico

Formatos para el desarrollo de la primera Etapa de Implementacin del MECI

Una vez se hayan abordado las principales actividades preparatorias, se cuenta con el ambiente propicio para el diseo e implementacin del MECI, y su posterior evaluacin.

1.1.1.4.2. Producto 2: Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI por subsistemas, componentes y elementos de control: para iniciar con el proceso de diseo y lograr el funcionamiento del Sistema de Control Interno, se requiere que el grupo de trabajo conozca y haya analizado previamente el marco conceptual del modelo propuesto, retomando el texto como material de trabajo y consulta continua. El diseo e implementacin del Sistema de Control Interno se realiza bajo el mismo orden de estructuracin del Modelo de Control Interno propuesto, esto es, a travs de tres Subsistemas interrelacionados e interdependientes que se desagregan en Componentes, y stos a su vez en elementos de Control. Esta estructura del Modelo se visualiza en niveles de trabajo que deben desarrollarse de manera secuencial, de tal forma que a medida que se vayan aplicando en la entidad, estos sean la base para el siguiente nivel, hasta conformar la implementacin total del SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los niveles de trabajo se muestran a continuacin:

Estos subsistemas ya han sido descritos en la declaracin del alcance para la alternativa 1 (numeral 2.5.1). Estos tres subproductos se desagregan en las actividades que se muestran a continuacin:

Estas actividades estn descritas a cabalidad en el Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, disponible en la pgina www.dafp.gov.co.

1.1.1.4.3. Producto 3: Evaluacin a la Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI: el subcomponente principal de este producto es un informe, que debe contener la siguiente informacin, que a la vez son las actividades a realizar en esta etapa:

Nivel de desarrollo e Implementacin Recursos necesarios a la implementacin Actividades programadas Desempeo de los grupos de trabajo Cronograma de actividades Dificultades o debilidades implementacin Resultados y conclusiones Conclusiones y recomendaciones a la implementacin detectadas durante la ejecucin de la

1.1.1.4.4. Producto 4: Normograma Sistema de Control Interno: las actividades para cumplir con el objetivo de la elaboracin del normograma son las relacionadas a continuacin:

Identificar las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por la Constitucin Poltica. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por las normas con fuerza de Ley: leyes o decretos leyes. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por decretos ordinarios o reglamentarios.

 Identificar, en lo posible, las relaciones que tenga la entidad con otras entidades con las cuales se debe entrar en contracto para el ejercicio de las competencias, responsabilidades, cometidos o funciones. Identificar otras normas que, as no asignen responsabilidades o funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestin de la entidad. Identificar normas en trnsito que afecten, negativa o positivamente, la gestin de la entidad. Precisar las disposiciones que regulan todos los aspectos internos de la entidad: administrativos, financieros, incentivos, bienestar y capacitacin, manuales (funciones y competencias, procesos, procedimientos, contratacin) y, en general, todos los actos administrativos de inters para la entidad. Elaborar un documento o formato que contenga el Normograma de la Entidad.

1.1.1.5. Factores de xito: las condiciones de xito para esta alternativa de solucin estn dadas por:

Cumplimiento a cabalidad de los objetivos del proyecto. No exceder el tiempo determinado para el diseo e implementacin del MECI (Octubre 31 de 2007) No exceder el presupuesto proporcionado por la alcalda del municipio para el desarrollo del MECI.

1.1.1.6. Restricciones / Supuestos: los supuestos y restricciones son los citados en el numeral 1.5.3 y 1.5.4, as como los definidos en el numeral 2.2.5.

EDP de desarrollo 0. Modelo Estndar de Control Interno

1. Planeacin al diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI

1.1. Acto Administrativo 1.2. Sensibilizacin, socializacin y capacitacin como interiorizar el MECI en los servidores de la entidad 1.3. Realizacin del autodiagnstico 1.4. Formatos para el desarrollo de la primera Etapa de Implementacin del MECI proceso para

2.

Diseo e Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI por subsistemas, componentes y elementos de control

2.1. Sistema Control Estratgico Componente ambiente de control 2.1.1.1. Acuerdos, compromisos o protocolos ticos 2.1.1.2. Desarrollo del talento humano 2.1.1.3. Estilo de direccin Componente direccionamiento estratgico 2.1.2.1. Planes y programas 2.1.2.2. Modelo de operacin por procesos 2.1.2.3. Estructura organizacional 2.1.3. Componente administracin de riesgos 2.1.3.1. Contexto estratgico 2.1.3.2. Identificacin de riesgos 2.1.3.3. Anlisis de riesgos 2.1.3.4. Valoracin de riesgos 2.1.3.5. Polticas de administracin de riesgos 2.2. Sistema Control de Gestin 2.2.1. Componente actividades de control 2.2.1.1. Polticas de operacin 2.2.1.2. Procedimientos 2.2.1.3. Controles 2.2.1.4. Indicadores 2.2.1.5. Manual de procedimientos

2.1.1.

2.1.2.

2.2.2.

Componente informacin 2.2.2.1. Informacin primaria 2.2.2.2. Informacin secundaria 2.2.2.3. Sistemas de informacin 2.2.3. Componente comunicacin pblica 2.2.3.1. Comunicacin organizacional 2.2.3.2. Comunicacin informativa 2.2.3.3. Medios de comunicacin 2.3. Sistema Control de Evaluacin Componente autoevaluacin 2.3.1.1. Autoevaluacin del control 2.3.1.2. Autoevaluacin de gestin Componente evaluacin independiente 2.3.2.1. Evaluacin independiente al Sistema de Control Interno 2.3.2.2. Auditora Interna Componente planes de mejoramiento 2.3.3.1. Plan de mejoramiento institucional 2.3.3.2. Plan de mejoramiento por procesos 2.3.3.3. Plan de mejoramiento individual

2.3.1.

2.3.2.

2.3.3.

3. Evaluacin a la Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 3.1. Informe de Evaluacin 3.1.1. Nivel de desarrollo e Implementacin 3.1.2. Recursos necesarios a la implementacin Actividades programadas Desempeo de los grupos de trabajo Cronograma de actividades 3.1.6. Dificultades o debilidades detectadas durante la ejecucin de la implementacin

3.1.3.

3.1.4.

3.1.5.

3.1.7.

Resultados y conclusiones 3.1.8. Conclusiones y recomendaciones a la implementacin

4. Normograma Sistema de Control Interno 4.1. Identificar las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por la Constitucin Poltica. 4.2. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por las normas con fuerza de Ley: leyes o decretos leyes. 4.3. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por decretos ordinarios o reglamentarios. 4.4. Identificar, en lo posible, las relaciones que tenga la entidad con otras entidades con las cuales se debe entrar en contracto para el ejercicio de las competencias, responsabilidades, cometidos o funciones. 4.5. Identificar otras normas que, as no asignen responsabilidades o funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestin de la entidad. 4.6. Identificar normas en trnsito que afecten, negativa o positivamente, la gestin de la entidad. 4.7. Precisar las disposiciones que regulan todos los aspectos internos de la entidad: administrativos, financieros, incentivos, bienestar y capacitacin, manuales (funciones y competencias, procesos, procedimientos, contratacin) y, en general, todos los actos administrativos de inters para la entidad. 4.8. Elaborar un documento o formato que contenga el Normograma de la Entidad. Plan de Manejo del Alcance. 1. Elaboracin del plan de trabajo detallado para la implementacin de los diferentes Subsistemas, Componentes y Elementos del MECI. 2. Evaluacin, ajustes, articulacin, implementacin y cumplimiento frente al Modelo Estndar de Control Interno - MECI. 3. Diseo y desarrollo, o revisin y ajuste de las herramientas, metodologas existentes o adicionales requeridos, los cuales deben lograr el cumplimiento de los requerimientos establecidos en el Modelo Estndar de Control Interno MECI en las diferentes etapas del modelo. 4. Implementacin de los Subsistemas, Componentes y Elementos del MECI, de acuerdo con el Manual de Implementacin del MECI del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. 5. Diseo de un Manual Interno MECI que contenga la descripcin del sistema de control interno, as como el cumplimiento frente a los

Subsistemas, Componentes y Elementos que involucra el Modelo Estndar de Control Interno MECI. 6. Informes de avances peridicos. 7. Auditoria permanente en cada una de las etapas implementadas del Modelo Estndar de Control Interno MECI. Panificacin del Tiempo y el Costo Programa Maestro Cronograma lnea base Presupuestos Tipo III y Tipo IV ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS. Sistema de comunicaciones. Conjunto de Elementos de Control, que apoya la construccin de visin compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pblica con sus grupos de inters internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. La Comunicacin en las entidades pblicas tiene una dimensin estratgica, al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, en tanto involucre todos los niveles y procesos de la organizacin. El diseo de la comunicacin en las entidades debe plantear soluciones a la necesidad de divulgar los actos administrativos o de Gobierno, la gestin administrativa y a proyectar la imagen de la entidad. Los Sistemas de Comunicacin se fundamentan en tres elementos: Comunicacin Organizacional: Elemento que orienta la difusin de polticas y la informacin generada al interior de la entidad pblica para una clara identificacin de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestin de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad. Comunicacin Informativa: Elemento que garantiza la difusin de informacin de la entidad pblica sobre su funcionamiento, gestin y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de inters. La Comunicacin Informativa debe garantizar que efectivamente las prcticas de interaccin de la entidad con las partes interesadas y la ciudadana estn enfocadas a la construccin de lo pblico y a la generacin de confianza, mediante la definicin de polticas de comunicacin y la formulacin de parmetros que orienten el manejo de la informacin.

La planeacin de la Comunicacin Informativa debe trabajarse como un eje estratgico transversal a la estructura organizacional con el fin de darle cumplimiento al principio constitucional de publicidad. Medios de Comunicacin: Elemento que se constituye por el conjunto de procedimientos, mtodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pblica, para garantizar la divulgacin, circulacin amplia y focalizada de la informacin y de su sentido, hacia los diferentes grupos de inters.

A partir de las polticas fijadas en materia de Comunicacin Organizacional e Informativa, la entidad debe establecer mecanismos internos y externos para socializar la informacin generada, esto es, disear un Plan de Medios de Comunicacin. En este Plan se definen los medios de comunicacin de carcter permanente para que la ciudadana y partes interesadas conozcan lo que se planea y se ejecuta, y puedan realizar el seguimiento correspondiente; los medios adems, permiten la necesaria realimentacin que genere unidad de criterio, de conviccin o de mejoramiento, si es del caso. Metodologa para el diseo del Sistema de Comunicaciones. El anlisis se efecta mediante una encuesta de percepcin acerca y, de acuerdo con los resultados obtenidos, se disean las acciones que permitan el ajuste de este Elemento de Control dentro del Sistema de Control Interno de la entidad. Los pasos a seguir son: 1. Establecer los criterios y parmetros necesarios para la aplicacin de la encuesta a travs de la cual se realizar el Diagnstico, garantizando cobertura en todas las reas de la organizacin. Estas instrucciones sern transmitidas al Equipo MECI por el Representante de la Direccin. 2. Aplicar la encuesta definida en el Formato correspondiente (Comunicacin Organizacional Encuesta de opinin, Comunicacin Informativa encuesta de opinin y Medios de Comunicacin Encuesta de opinin.) Anexo 3. Tabular, valorar y analizar la informacin recolectada a travs de las encuestas. Una vez analizados los resultados se entrega el Diagnstico correspondiente al Representante de la Direccin, junto con las propuestas que garanticen la existencia de dichos Elemento de Control. 4. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno los resultados de los Diagnsticos y las propuestas formuladas por el Equipo MECI. 5. Analizar los Diagnsticos y adoptar las acciones correspondientes para asegurar la existencia de los dichos Elemento de Control.

6. Revisar peridicamente las polticas de los Sistemas de Comunicacin definidas y efectuar los ajustes necesarios, previo concepto del Comit de Coordinacin de Control Interno. Teniendo en cuenta los Elementos de Control diseados e implementados, dentro del Modelo Estndar de Control Interno, la entidad debe revisar el proceso de comunicacin, buscando articular acciones y esfuerzos de los servidores de la entidad con los propsitos misionales. El Plan de Comunicaciones debe contener como mnimo los siguientes puntos: 1. Fuentes internas y externas de informacin a la entidad. 2. Identificacin de los flujos de informacin interna y externa requeridos para la operacin de la Alcalda de Guadalajara de Buga. 3. Mecanismos para el registro y generacin de la informacin. 4. Mecanismos de socializacin de la informacin institucional. 5. Mecanismos de participacin ciudadana. 6. Polticas y estrategias para el manejo de los medios de comunicacin hacia la ciudadana y las partes interesadas. La implementacin de este Elemento facilita la coherencia interna entre los procesos y/o las dependencias contribuyendo al logro de los objetivos institucionales. Sistema de Informacin. El componente Informacin vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecucin de sus operaciones internas. A partir de las Actividades de Control y teniendo en cuenta los Planes y Programas y el Modelo de Operacin por Procesos, se deben disear polticas y mecanismos de consecucin, captura, procesamiento y generacin de datos y registros, que permitan la efectividad en las operaciones y que la informacin de la entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades especficas de la ciudadana y de las partes interesadas. Para obtener los beneficios proporcionados por la Informacin, es necesario conocer las necesidades de la ciudadana, de las partes interesadas y las de la entidad, identificar sus fuentes y definir una estructura para su procesamiento y socializacin. La Informacin se estructura en los siguientes elementos: Informacin Primaria: La Informacin Primaria proviene de fuentes externas y se procesa dentro de la entidad, circunscribindose a su entorno, es decir, las circunstancias con las que la organizacin est en

permanente contacto con la ciudadana, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiacin y otros organismos. Informacin Secundaria: La Informacin Secundaria es la informacin que se transforma en la ejecucin de operaciones de la entidad. Toma como base la informacin Primaria y la relacionada con los hechos financieros, econmicos y sociales que se generan en el desarrollo de su funcin administrativa.

Los Sistemas de Informacin, son un Elemento de Control conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la generacin de informacin, orientada a soportar de manera ms eficiente la gestin de operaciones en la entidad pblica. Constituyen el conjunto de tecnologas informticas construidas, procedimientos diseados, mecanismos de control implementados y asignacin de personas responsables de la captura, procesamiento, administracin y distribucin de datos e informacin. Pretende agilizar la obtencin de informes y hacer confiable la ejecucin de las operaciones internas, al igual que la generacin de datos e informacin dirigida a la ciudadana y a las partes interesadas. Los Sistemas de Informacin, necesitan de un componente fsico (hardware), de programas (software), recurso humano, y los datos que se pretende procesar para agregarle valor obteniendo informacin adicional de mayor soporte. El Componente Fsico (hardware), es el medio utilizado para realizar la captura, procesamiento, almacenamiento y salida de la informacin, es deseable que se utilicen las tecnologas de punta en almacenaje y procesamiento de datos para lograr una gestin oportuna y eficiente. Los Programas (software), son el conjunto ordenado de instrucciones dadas al computador y que son requeridas para el procesamiento de la informacin necesaria a la operacin de los procesos. El Recurso Humano administra, opera, alimenta y utiliza los Sistemas de Informacin. Los Datos, constituyen los insumos de los Sistemas de Informacin; para ello se deben identificar las fuentes para su obtencin, los medios de captura y resulta de gran importancia su validacin antes, durante y despus de la captura, tambin definir las caractersticas esperadas en trminos de calidad, cantidad, oportunidad, forma de presentacin y responsables. La Informacin, ordenada y compilada en los diferentes niveles, es el producto entregado por los Sistemas de Informacin; igualmente se deben identificar los destinatarios, definir las caractersticas esperadas en trminos de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentacin.

Metodologa para el diseo del Sistema de Informacin. El anlisis se efecta mediante una encuesta de percepcin, acerca de los Sistemas de Informacin y de acuerdo con los resultados obtenidos, se disean las acciones que permitan el ajuste de este Elemento de Control dentro del Sistema de Control Interno de la Entidad. Los pasos a seguir son: 1. Establecer los criterios y parmetros necesarios para la aplicacin de la encuesta a travs de la cual se realizar el Diagnstico; esta debe tener cobertura en todas las reas de la organizacin. Los parmetros sern transmitidos al Equipo MECI por el Representante de la Direccin. 2. Aplicar la encuesta definida en el Formato Diagnstico del Sistema de Informacin - Encuesta de Opinin. Es importante determinar el tamao de la muestra mnima sobre la cual se aplicar la encuesta. Formato Diagnstico del Sistema de Informacin - Encuesta de Opinin. Componente: Informacin Elemento: Sistemas de Informacin* rea: Califique cada afirmacin del cuestionario, de acuerdo con la siguiente escala de valoracin: Valor Descripcin Valor Descripcin 0 No sabe **. 3 Se cumple aceptablemente. 1 No se cumple. 4 Se cumple en alto grado. 2 Se cumple Insatisfactoriamente 5 Se cumple plenamente. N Afirmacin Valoracin Los sistemas de informacin facilitan el Control de Gestin 1 de los Procesos Hay consistencia en la informacin generada por las 2 diferentes reas. Estn definidas las caractersticas de la informacin 3 esperada en trminos de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentacin. Los sistemas de informacin tienen la capacidad de generar 4 informacin de acuerdo con las especificaciones del usuario. A travs de los sistemas de informacin se obtiene 5 informacin til para la toma de decisiones. Los sistemas de informacin facilitan el ejercicio del control 6 poltico, social y de los organismos de control. Los sistemas de informacin facilitan el cruce de 7 informacin y servicios entre las entidades. Los sistemas de informacin permiten las actualizaciones 8 de informacin sin perdida de la misma. 9 Los sistemas de informacin tienen establecidos niveles de

acceso y otro tipo de controles para su proteccin. Existen programas desarrollados a la medida de las 10 necesidades de la Entidad que capturan y procesan eficientemente los datos. Estn identificados y definidos los responsables que 11 administran, operan, alimentan y utilizan los sistemas de informacin. Estn identificados y definidos los insumos y productos de 12 los sistemas de informacin. Los Sistemas de Informacin existentes estn integrados y 13 realizan operaciones confiables entre s. (*) Se entiende por Sistemas de informacin el conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la generacin de informacin, orientada a soportar de manera ms eficiente la gestin de operaciones en la entidad pblica. (**) Marque "No Sabe" en el caso en que la afirmacin hable de un tema o asunto en el que usted definitivamente no puede opinar porque no tiene ninguna clase de conocimiento al respecto. 3. Tabular, valorar y analizar la informacin recolectada a travs de las encuestas. Una vez analizados los resultados se entrega el Diagnstico del elemento de control Sistemas de Informacin al Representante de la Direccin, junto con las propuestas que garanticen la existencia del Elemento de Control. 4. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno el resultado del Diagnstico Sistemas de Informacin y las propuestas formuladas por el Equipo MECI. 5. Analizar el Diagnstico Sistemas de Informacin y adoptar las acciones correspondientes para asegurar la existencia del elemento de Control. 6. Revisar peridicamente las polticas de Sistema de Informacin definidas y efectuar los ajustes necesarios.

SISTEMA DE DIRECCIN Y CONTROL DEL RIESGO. Sistema de Direccin del Riesgo. Es el Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten a la Entidad Pblica evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su funcin. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la entidad pblica autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos, este componente reconoce la

presencia de la incertidumbre en todas las actividades organizacionales de una entidad, al tiempo que la habilita para identificar y administrar dicha incertidumbre. Es importante considerar que un evento puede representar una oportunidad para la organizacin pero si no se maneja adecuadamente y a tiempo, puede generar consecuencias negativas. En este orden de ideas, el Sistema de Direccin del Riesgo est conformado por los siguientes elementos: 1. Contexto Estratgico Permite establecer el lineamiento estratgico que orienta las decisiones de la entidad pblica, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observacin, distincin y anlisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su funcin, misin y objetivos institucionales. Una adecuada elaboracin del contexto estratgico facilita la identificacin de los riesgos y posibilita su anlisis y valoracin, al brindar informacin necesaria para estimar el grado de exposicin a los mismos. De igual manera, permite orientar las polticas hacia el manejo de los riesgos relacionados con los aspectos ms estratgicos de la entidad. 2. Identificacin de Riesgos Elemento que posibilita conocer los eventos potenciales, estn o no bajo el control de la Entidad Pblica, que ponen en riesgo el logro de su Misin, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. La identificacin de riesgos se realiza tomando como referente el Componente de Direccionamiento Estratgico, para ello, se determinan los eventos generados en el entorno o dentro de la entidad que pueden afectar el logro de los objetivos. Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con ms detalle los siguientes conceptos: - Riesgo: representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos. - Causas: son los medios, circunstancias y agentes generadores de riesgos. - Efectos constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como: daos fsicos y fallecimiento, sanciones, prdidas econmicas, de informacin, de bienes, de

imagen, de credibilidad y de confianza, interrupcin del servicio y dao ambiental. 3. Anlisis del Riesgo Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pblica para su aceptacin y manejo. Para adelantar el anlisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: - La Calificacin del Riesgo: se logra a travs de la estimacin de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materializacin del riesgo. La primera representa el nmero de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse, y la segunda se refiere a la magnitud de sus efectos. - La Evaluacin del Riesgo: permite comparar los resultados de su calificacin, con los criterios definidos para establecer el grado de exposicin de la entidad al riesgo; de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento. 4. Valoracin del Riesgo Determina el nivel o grado de exposicin de la entidad pblica al impacto del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. La valoracin del riesgo toma como base la calificacin y evaluacin de los riesgos, procediendo a la ponderacin de riesgos del Modelo de Operacin, con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijacin de polticas. Establece a nivel estratgico de la entidad los mayores riesgos a los cuales est expuesta, permitiendo emprender acciones inmediatas de respuesta ante ellos a travs del diseo de polticas y la aplicacin de acciones tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual, el cual se entiende como el nivel restante de riesgo despus de que se han tomado medidas de manejo del mismo. 5. Polticas de Administracin de Riesgos Elemento que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pblica. Transmiten la posicin de la Direccin respecto al manejo de los riesgos y fijan lineamientos sobre los conceptos de calificacin de riesgos, las prioridades en la respuesta, la forma de administrarlos y la proteccin de los recursos.

Las Polticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos con base en su valoracin, y permiten tomar decisiones adecuadas para evitar, reducir, compartir o transferir, o asumir el riesgo. A continuacin se presenta la metodologa para la implementacin del sistema de Direccin del Riesgo. Analizar los resultados del elemento de control Contexto Estratgico. Responsable: Representante de la Direccin y Equipo MECI. Identificar los riesgos, las causas y los efectos con base en el anlisis del Componente Direccionamiento Estratgico. Responsable: Equipo MECI y servidores asignados a cada proceso de acuerdo con el Modelo de Operacin. Analizar los riesgos. Responsable: Equipo MECI y servidores asignados a cada proceso de acuerdo con el Modelo de Operacin. Valorar los riesgos. Responsable: Equipo MECI y servidores asignados a cada proceso de acuerdo con el Modelo de Operacin. Formular las propuestas de Poltica de Administracin del Riesgo. Responsable: Representante de la Direccin y Equipo MECI. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno las propuestas. Responsable: Representante de la Direccin Adoptar y divulgar la Poltica de Administracin del Responsable: Comit de Coordinacin de Control Interno. Riesgo.

Sistema de Control del Riesgo. Elemento conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pblica. Los Controles se disean para las actividades, tomando como base los procesos identificados con el fin de definir las acciones conducentes a reducir los riesgos; stos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, econmicos y oportunos. Los Controles se clasifican en: Preventivos: aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materializacin. Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad despus de ser detectado un evento no deseable; tambin permiten la modificacin de las acciones que propiciaron su ocurrencia.

Metodologa para la implementacin del sistema de Direccin del Riesgo. Establecer los criterios y parmetros necesarios para el diseo de controles en las actividades. Estas instrucciones sern transmitidas al Equipo MECI por el Representante de la Direccin. Responsable: Comit de Coordinacin de Control Interno. Asistir tcnicamente a los responsables de los procesos en el diseo de los controles, para lo cual se tomar como base la Calificacin y Evaluacin de Riesgos (ejercicio realizado a travs del elemento Anlisis de los Riesgos). Responsable: Equipo MECI. Retomar la lista de calificacin y evaluacin de riesgos y seleccionar en ella, los riesgos inaceptables, importantes y moderados para la respectiva actividad, que requieran medidas de reduccin segn su calificacin. Responsable: Equipo MECI y servidores asignados al Con base en la revisin anterior, disear los Controles para los riesgos en orden de mayor a menor calificacin; para ello es importante diligenciar el Formato Diseo de Controles y Anlisis de Efectividad. Responsable: Equipo MECI y servidores asignados al proceso.

Formato. Diseo de Controles y Anlisis de Efectividad. Componente: ACTIVIDADES DE CONTROL. Elemento: CONTROLES. Proceso: (Cdigo y Nombre) Procedimiento: (Cdigo y Nombre) Tipo Riesg Criterios Control Efectivida Actividad2 Acciones3 de Eficacia Eficiencia o de Diseo d 4 Propuesto Control Actividad 1 Actividad 2 Actividad n

Para diligenciar el Formato tenga en cuenta: - Se debe determinar el tipo de control ms conveniente para el manejo del riesgo, a saber, preventivo o correctivo con base en las posibles consecuencias de ocurrencia del riesgo, y las acciones de prevencin consideradas para manejar el riesgo identificado. - Es importante proponer un control que pueda asociarse a la actividad analizada con el fin de prevenir la ocurrencia del riesgo, teniendo en cuenta los criterios definidos.

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Relacione el nmero y describa la actividad que requiere el control dentro del proceso. Acciones preventivas o correctivas 4 Tipo de control: preventivo o correctivo

Analizar y aprobar los Controles sugeridos para cada proceso, o solicitar que se efecten los ajustes necesarios. Responsable: Comit de Coordinacin de Control Interno. Medir la Eficacia de los Controles, seleccionando el riesgo para el cual fue diseado cada control propuesto; Responsable: Equipo MECI y servidores asignados al proceso Medir la Eficiencia de los Controles, valorando cualitativamente el beneficio que presta el control y el costo que genera implementarlo; Responsable: Equipo MECI y servidores asignados al proceso Medir la Efectividad de los Controles utilizando los valores de la eficacia y eficiencia de cada control; Responsable: Equipo MECI y servidores asignados al proceso. Confrontar el resultado de efectividad del Control con la calificacin y evaluacin del riesgo con el fin de determinar el nivel de riesgo. Este resultado es importante para la formulacin de la Poltica de Administracin de Riesgos. Responsable: Equipo MECI y servidores asignados al proceso; y Revisar peridicamente los Controles diseados para cada actividad y proponer los ajustes necesarios, incluyendo las modificaciones que se consideren pertinentes. Responsable: Servidores asignados al proceso de acuerdo.