VOCABULARIO ARCHIVSTICO Actividades de Aprendizaje NOMBRES: FECHA: ACTIVIDAD: TEMA: Actividad Individual Organiza los trminos archivsticos, que

aparecen en el tema Vocabulario Archivstico, con relacin a los puestos de trabajo: secretaria, oficinista, archivista. Respuesta:
TATIANA PAOLA ASSIA VELASQUEZ

Tatiana Paola Assia Velsquez 03/082012 Actividad # 2 Vocabulario Archivstico

SECRETARIA
Epistolar Administracin documental Estructura funcional Gestin documental Original Radicacin Registrar Prescripcin Fondo documental Seleccin Transferencia

OFICINISTA
Expediente Facsmil Filatelia Foliacin Folio Franqueadora Franquicia Perforar Plazo precaucional Tipo documental Seccin documental

ARCHIVISTA
Clasificacion Conservacin Ordenacin Documentacin Documento Cronolgico Flujo Archivo Flujograma Minuta Serie

Material elaborado por: Mary Luz L?pez Hern?ndez, Instructora de Archiv?stica. SENA, Regional Antioquia.

Ordenacin Legajo Archivo de gestin Preclucion

Tablas de retencin Casilleros Usuario Marbete Rotular

Expurgo Archivo intermedio Archivo histrico

Actividad Colaborativa Respuesta:

20 TERMINOS ARCHIVISTICOS
GESTIN DOCUMENTAL: conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. EXPEDIENTE: Es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios pases de habla hispana. ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. CASILLEROS: Dcese de ciertos muebles con divisiones, gavetas u otras aberturas que sirven para guardar documentos. CLASIFICACION: Puede decirse que es una operacin intelectual que consiste en los establecimientos de las categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica de los documentos en sus cantidades.

CONSERVACION: Se refieren a ciertas medidas que se crean con el fin de proteger los documentos de daos ocasionados por diversos factores y que le permitan su utilizacin por un largo periodo de tiempo, es decir ampliar su periodo de vida. CRONOLOGICO: Hace referencia a la cronologa que a su vez se puede definir como la ciencia que se encarga de determinar los factores y el orden de los acontecimientos histricos guardados en formas de documentos. DOCUMENTACION: Una definicin de este trmino seria decir que es una ciencia de procedimientos de informacin. En otra definicin podr decirse que es la recopilacin, almacenamiento, clasificacin, seleccin, difusin y utilizacin de todos los tipos de informacin DOCUMENTO: Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, pelculas... EPISTOLAR: Una epstola es una escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de persona.

FACSMIL: Reproduccin fiel de un documento lograda a travs de un medio mecnico, fotogrfico o electrnico, entre otros. LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacin. FOLIO: Hoja. FOLIACIN: accin de numerar hojas. ORDENACIN: Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin. PERFORAR: Hacer un agujero en algo de forma que lo atraviese total o parcialmente ARCHIVO: Se usa comnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. Tambin al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la
Material elaborado por: Mary Luz L?pez Hern?ndez, Instructora de Archiv?stica. SENA, Regional Antioquia.

realizacin de sus actividades. TABLAS DE RETENCIN: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos ARCHIVO INTERMEDIO: A l se remite la documentacin procedente de los diferentes archivos centrales o la que se encuentre en el archivo central general, pasados 15 aos desde su ingreso. MINUTA: Borrador de un documento legal,en especial un contrato,hecho antes de formalizar.