El patrocinio bien hech Autora: Shawna Suckow, CMP Traduccin: Event Planner Spain Estn dejando tus reuniones

algo que desear ltimamente debido a recortes presupuestarios; Te gustara poder servir algo ms que galletas saladas y cerveza local en tu cctel. Es posible que se hayan cancelado algunas de tus reuniones por falta de dinero. Hay al menos una solucin viable: busca patrocinio para cubrir gran parte a veces el 100% de tu balance.

Acaso te preguntas a quin le interesara patrocinar tu evento. En primer lugar piensa en los asistentes. Qu es lo que tienen en comn? Cules son las empresas que les llaman una y otra vez para venderles productos o servicios? Si un grupo de agentes inmobiliarios va a asistir a tu reunin, considera la posibilidad de contactar con constructoras, directores financieros, bancos y otras personas o empresas por el estilo. Van a asistir agricultores a tu evento? Pues ponte en contacto con fabricantes de maquinaria agrcola, distribuidores de abonos y empresas de semillas. Piensa en tu audiencia y tendrs tu respuesta.

Cmo desarrollar un plan de patrocinio Cmo sabes cunto pedir? Para calcularlo, primero determina cunto dinero quieres recaudar en concepto de patrocinio. Luego divide el total por los espacios de exposicin, incluyendo otros tipos de branding que puedes vender. Si pides un precio demasiado bajo, lo venders todo enseguida y desears haber pedido ms. Si tus precios son demasiado bajos, el mercado te lo har saber y te vers en el brete de tener que ofrecer descuentos para vender lo que te queda de espacio, lo que podra provocar el enfado de los que reservaron temprano pagando el precio sin descuento.

Cmo comercializar tu plan de patrocinio Si has celebrado el evento anteriormente y dispones de estadsticas sobre el nmero de asistentes y su composicin demogrfica, vas viento en popa. Los patrocinadores potenciales siempre quieren saber cuntos posibles contactos (de calidad) pueden hacer a cambio de su inversin. Si es la primera vez que organizas el evento, ser ms difcil captar a patrocinadores, as que debes considerar la posibilidad de dejarlo en manos de terceros. Las empresas que desarrollan planes de patrocinio suelen cobrar un porcentaje, por lo que no hay riesgo y podras generar unos ingresos bastante ms sustanciosos para tu reunin o eventos que si te hubieras encargado t mismo de buscar patrocinio.

Tcnicas de ventas A las empresas no les gusta quedarse fuera si la competencia participa. Si Chevy descubre que Ford va asistir a un evento o patrocinarlo, Chevy querr tener una presencia ms grande y vistosa en el mismo. Tambin tiene sus desventajas: a las empresas les encanta la exclusividad, pero procura que te sea rentable. Puedes ofrecer a Pepsi la oportunidad de firmar un acuerdo de patrocinio al nivel ms elevado y garantizarles exclusividad si aceptan el trato, lo que supone dejar fuera a la competencia. En los planes de patrocinio que llevo personalmente, suelo ofrecer exclusividad a empresas que se comprometen a firmar un contacto de patrocinio al nivel ms elevado. De lo contrario, me perjudicara a m misma a la hora de buscar a otros patrocinadores. Si buscas a patrocinadores para una convencin de millonarios y ofreces la exclusividad al primer banco que se compromete a cualquier nivel, perders la oportunidad de llenar tu zona de exposicin con otros 12 bancos.

Fomenta la lealtad de los patrocinadores Cualquier plan de patrocinio bien concebido ha de incorporar algo con el que premiar a los patrocinadores que participan ao tras ao. En el caso de los planes de patrocinio anuales, para empezar contacta con el patrocinador del ao anterior a fin de ofrecerle la oportunidad de ser el primero en estudiar las oportunidades de patrocinio disponibles para este ao y de reservar con descuento mucho antes de solicitar el patrocinio de nuevas empresas. Esto ayuda a crear una sensacin de privilegio y hace que tus patrocinadores ms leales se sientan valorados. No obstante, que sepan que esta oferta se mantendr durante un mes (o el plazo que ms te convenga), lo que ayudar a acelerar la toma de decisiones por su parte. Al cabo de este perodo, algunos de los patrocinadores habrn renovado sus acuerdos, lo que te permitir publicar sus logotipos en tu sitio web o folleto. A los patrocinadores les encanta la visibilidad adicional y los que han repetido reforzarn tu credibilidad cuando solicites patrocinios de nuevas empresas que no estn familiarizadas con tu evento.

S creativo No hay ningn problema con clasificar de bronce, plata y oro tus niveles de patrocinio, ya que resulta funcional. Todo el mundo entender la diferencia entre los distintos niveles. Pero si tu empresa lo permite, por qu no haces algo ms divertido? Desarroll un plan de patrocinio para un evento en Las Vegas cuyos niveles llevaban los nombres de los miembros del Rat Pack. A varios patrocinadores les chiflaba enviarme correos electrnicos preguntndome sobre su patrocinio Frank Sinatra o Sammy Davis Jr. Trabajo con otros organizadores que firman cada ao docenas (o incluso cientos) de acuerdos de patrocinio para sus empresas y a veces les cuesta recordar si tienen un nivel bronce o plata en ste u otro evento, pero si el nivel se denomina Dean Martin, es difcil olvidarlo.

No te limites a vender lo bsico Un plan de patrocinio debe contemplar una serie de beneficios escalonados dependiendo del coste, pero no pases por alto las oportunidades adicionales para el patrocinio. Todas las empresas quieren la oportunidad de hacer una presentacin, de exponer su marca o de tener acceso a la lista de correos electrnicos de los asistentes (asegrate de informarles durante el proceso de inscripcin y ofrceles la oportunidad de darse de baja, a no ser que sean empleados de tu empresa). No obstante, recomiendo a mis clientes que ofrezcan la posibilidad de hacer una presentacin slo a los patrocinadores principales a fin de evitar que sus eventos se conviertan en certmenes comerciales de tres das de duracin.

Tus artculos de acreditacin son vehculos de branding muy atractivos para los patrocinadores porque todos los asistentes los reciben. Las cintas de acreditaciones son tremendamente populares con los patrocinadores casi siempre son los primeros artculos en venderse (a prcticamente cualquier precio) cuando dirijo una campaa. Vas a incluir regalos para los asistentes? En caso afirmativo, considera la posibilidad de incluir el logo de un patrocinador para compensar el coste. Si cuentas con el patrocinio de una empresa, acaso puedes permitirte el lujo de regalar lpices USB de 1GB en vez de 256MB o polos en lugar de camisetas. Vas a implementar iniciativas verdes? En tal caso ofrcele la oportunidad a un patrocinador de exponer su logotipo en los bidones de agua reciclables y a otro de hacer lo mismo en los dispensadores.

Saca el mayor rendimiento de tu dinero Si trabajas con un presupuesto muy ajustado, con el patrocinio puedes reducir al mnimo los gastos de tu reunin o evento. Por ejemplo, puedes cobrar 10.000 dlares por el patrocinio de un almuerzo con servilletas exhibiendo el logotipo del patrocinador, que acaso te costarn unos cientos de dlares, adems de ofrecerle la oportunidad de hacer una presentacin durante el mismo. Alternativamente, puedes cobrar a dos empresas, que sean competidores directos, 7.500 dlares cada uno para patrocinar dicho almuerzo, incluyendo el logotipo de ambas en las servilletas, y de este modo duplicar tus ingresos.

Evita los errores de principiante Aunque sea tentador, no solicites el patrocinio a demasiadas empresas. A nadie le gusta que la sala de reuniones se parezca a Times Square, llena de luminosos y branding. Distrae a los asistentes, irrita a los patrocinadores y puede rebajar el valor de tu reunin. Si no se pueden ver las paredes, diapositivas o seales por los logotipos, quiz hayas ido demasiado lejos. Es mejor limitar el nmero patrocinadores y cobrarles ms. Se acuerdan de las Olimpiadas de Los ngeles

de 1984? Si a miles de patrocinadores se les concede el honor de ser el patrocinador oficial de las Olimpiadas de 1984, al final y al cabo no hay honor alguno.

SHAWNA SUCKOW, CMP, es presidente de COMPASS Events, empresa radicada en Eagan, Minnesota, que especializa en campaas de patrocinio. Para contactar con ella envele un correo electrnico a shawna@compassevents.com.

Costos de toda la publicidad Afiches, Pancartas Afiches para la expo Anuncios en la nacin Cadena de prensa Anuncios en pgina web y Facebook Anuncios en la revista de la feria Anuncios de radio Spot en televisin Revista informativa sobre la feria lanzada dos meses antes de esta Luz diferenciada Derecho a exponer sus productos Patrocinio DIAMANTE: Stand protagnico Decoracin de stand, diseo y construccin en sistema Octmetro Diseo en 3D Construccin del stand Iluminacin diferenciada Logotipo destacado en la pgina web

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Que incluye un Patrocinio PLATINO Diseo y elaboracin de stand de exposicin Espacio en saln, ubicacin Premium Logotipo en pgina web Logotipo en piezas de comunicacin ubicacin estratgica entrada Una pgina entera en la revista directorio en formato tamao carta Presencia con logotipo en el centro de Registro. (Grfico y Digital) en las pantallas de registro Plan de Medios Logotipo en (El Financiero y Revista Summa) Opcin de impartir un evento comercial, en una sala acondicionada con pantalla y sonido, tipo auditorio

Presencia de logotipo en todas foros dictados 20 Entradas para el ciclo de foros durante los 2 das del evento Derecho a 100 entradas generales de invitacin al evento rea de exposicin Logotipo en todas las comunicaciones HTML invitacin al evento Presencia en el Directorio - Revista de 80 caracteres Logotipo en la pgina web www.expotelecom.net - seccin Compaas Expositoras Acceso a Business Meetings

Patrocinio ORO

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