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Proyecto de Investigacin

Ttulo: Diagnstico de la Comunicacin Organizacional en el Instituto Finlay.


Autor: Lic. Yanet Cadalzo Daz. Tutor: Dr. C Mara Victoria Guzmn.
Afiliacin: Instituto Finlay Calle 23 e/198 y 202. Municipio La Lisa, Ciudad de la Habana, Cuba.

Resumen: La comunicacin interna de la empresa es una actividad fundamental en la vida de la organizacin. De ella depender en gran medida el buen funcionamiento de todos los niveles de direccin, as como la calidad de todos los procesos. Una buena visin mal comunicada no tiene sentido y una visin deficiente puede ser mejorada y potenciada con una excelente comunicacin. La potencia de la visin est en los efectos de su comunicacin, una de las razones principales de la comunicacin es desarrollar la visin comn. En el Instituto Finlay, el flujo de comunicacin fluye tanto de forma ascendente como descendente sin embargo no se ha realizado un estudio que confirme si se realiza de manera clara, eficaz y eficiente y si los canales utilizados son los adecuados. Esta es una institucin productora de vacunas que necesita que la comunicacin sea adecuada para una buena gestin empresarial, acorde a su misin y visin dentro del sector. Lo que hace que se considere til la comunicacin para su buen desempeo. Esto nos permitir lograr un colectivo ms comprometido y motivado para alcanzar una mejor gestin empresarial. Por lo cual proponemos como objetivo aplicar diferentes tcnicas para mejorar el flujo de informacin entre los grupos de direccin del Instituto Finlay, para de esta forma obtener como resultado el posible fomento de la comunicacin interna de la institucin, la deteccin de las deficiencias existentes e implementar medidas para contrarrestar las mismas. Palabras clave: Comunicacin, diagnstico, tcnicas, flujo de informacin, Instituto Finlay.

ndice:
PROYECTO DE TRABAJO:...................................................................................................................... 3 PROBLEMA: ............................................................................................................................................... 3 PROPSITO: ............................................................................................................................................... 3 ANTECEDENTES: ........................................................................................................................................ 3 HIPTESIS: . ............................................................................................................................................... 5 OBJETIVOS: ................................................................................................................................................ 5 RESULTADOS ESPERADOS: ......................................................................................................................... 5 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS: ................................................................................................................ 6

Proyecto de trabajo: Problema: Se considera til la comunicacin para la gestin empresarial en el Instituto Finlay? Propsito: Lograr un colectivo ms comprometido y motivado para alcanzar una mejor gestin empresarial. Antecedentes: La comunicacin interna de la empresa es una actividad fundamental en la vida de la organizacin. De ella depender en gran medida el buen funcionamiento de todos los niveles de direccin, as como la calidad de todos los procesos. Una buena visin mal comunicada no tiene sentido y una visin deficiente puede ser mejorada y potenciada con una excelente comunicacin. La potencia de la visin est en los efectos de su comunicacin, una de las razones principales de la comunicacin es desarrollar la visin comn. En el Instituto Finlay, el flujo de comunicacin fluye tanto de forma ascendente como descendente sin embargo no se ha realizado un estudio que confirme si se realiza de manera clara, eficaz y eficiente y si los canales utilizados son los adecuados. La comunicacin es un instrumento de cambio y permite la introduccin, difusin, aceptacin e interiorizacin de los nuevos valores y pautas de gestin que acompaan el desarrollo organizacional. Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los empleados, la direccin y los diferentes departamentos de la empresa, son algunos de los objetivos que persigue la comunicacin interna (Zylberdyk, 2003). Figura 1. Proceso de la comunicacin (Diez, 2006).

La comunicacin dentro de una empresa sea de cualquier registro, giro, tamao o sector, siempre ser un aspecto fundamental para el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Para la buena gestin empresarial tiene que existir una comunicacin fluida. Entonces la comunicacin es un elemento imprescindible y por lo tanto, un proceso digno de estudiarse para analizar si se est llevando a cabo de forma eficaz o si de lo contrario, no est desarrollndose de la manera adecuada, y posteriormente, de esa manera llegar a detectar problemas para plantear soluciones (Diez, 2005). Es por ello, que este trabajo busca identificar los elementos de comunicacin organizacional interna de la empresa; corroborar que en ella se hagan efectivas las polticas de comunicacin y respaldados en resultados concretos, llegar a conclusiones que puedan ser premisa para desarrollar posibles soluciones que ataquen de raz los problemas que afecten la institucin (Robbins, 1997). La misma ofrece un marco para cumplir las metas y el plan estratgico de la empresa e involucra no solamente a la comunicacin mercadotcnica o comercial, sino tambin a la comunicacin organizacional y la institucional, todas ellas enfocadas a la relacin entre los pblicos interno y externo. Para que las empresas puedan ser competitivas y se enfrenten con xito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, deben saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores trabajadores e inculcarles una verdadera cultura institucional, para que se sientan identificados y sean fieles a la

organizacin, y es precisamente aqu donde la comunicacin se convierte en una herramienta estratgica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar los recursos de los trabajadores ( Uch-Portal, 2002). La Comunicacin Organizacional es el proceso por el cual las personas que participan en la organizacin intercambian informacin de todo tipo, en cualquier cantidad y profundidad, de manera formal y de manera informal, as como internamente y de forma externa, su importancia radica en que permite crear consciente y planificadamente las condiciones comunicacionales que mejoren la productividad y la competitividad de la organizacin., as como promueven la participacin, la integracin y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. La carencia de estrategias comunicativas al interior de la institucin, la falta de canales o la subutilizacin de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las acciones, retardo en las respuestas y desinformacin acerca de las polticas, todo lo cual imposibilita la verdadera interaccin a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institucin con la realidad del entorno (Mazzola 2002). Gestionar los procesos comunicativos, implica considerar los mbitos y niveles de procesos que se dan dentro del sistema organizacional. Si los integrantes del grupo tienen definidas responsabilidades y roles, esto les permite establecer un esquema de trabajo flexible, en donde se dan espacios de encuentro para que haya un eficiente flujo de comunicacin que emita y retroalimente las diferentes procesos y se proyecten y dinamicen proyectos y personas, teniendo en cuenta que la organizacin como tal, tiene una misin y unos objetivos profesionales prefijados que responden a la visin, misin que es la brjula que orienta, canaliza y promueve todas las acciones. La creacin de un ambiente comunicativo que dinamice y anime las acciones individuales y colectivas, que integre esfuerzos, que comprometa voluntades para que se fortalezca la facultad, tiene que ser compromiso y responsabilidad de todos los integrantes (Mendizbal, 2003). En una organizacin el proceso administrativo debera estar aplicado al acrecentamiento y conservacin del esfuerzo, las experiencias, los conocimientos y las habilidades de sus miembros, en beneficios del individuo, de la organizacin y del pas en general. Por lo tanto, toda organizacin que pretenda dar respuesta a esta exigencia debe apropiarse de tcnicas que lleven a promover el desempeo eficiente de su personal, mejorando sus habilidades, haciendo uso de sus capacidades y elevando sus potencialidades, y uno de los medios para lograrlo es la comunicacin. La comunicacin es parte vital de toda organizacin, donde existe la interaccin, dada por el trato, el contacto que se establece entre las personas, en diferentes contextos e intervalos de tiempo Esquivel (2003). Basado en este criterio, la comunicacin, constituye parte esencial en el desarrollo de la capacidad, motivacin, y productividad entre los miembros de una organizacin para mejorar el buen desempeo, es un arte y una ciencia que vienen dada con una virtud, para la cual es necesario tener en cuenta el entendimiento y el conocimiento de todos los que participan en ella, por lo que se necesita contar con las tcnicas que pueden hacer de cualquier persona un buen comunicador Ribeiro (2000). Siendo este el escenario, las empresas requieren la elaboracin de programas de capacitacin con estrategias innovadoras que permitan la adquisicin de canales mltiples de comunicacin en cuanto a su naturaleza, elementos y tcnicas que desarrollen en ellos la habilidad de lograr un flujo de comunicacin efectivo, para que sea vista como una funcin activa e interactiva, por medio de la cual se establezcan relaciones interpersonales mantenidas y cambiantes (Ezequiel, 2002). El Instituto Finlay es una institucin productora de vacunas, que se puede definir entre mediana y grande. La institucin necesita que la comunicacin sea adecuada para una buena gestin empresarial. Se han realizado estudios en algunas reas y se sabe que en ella existen flujos de trabajo reconocidos y establecidos, adems se cuenta con un soporte estructural para el control de estos flujos de forma peridica (consejillos y comisiones tcnicas, etc.) pero se sabe que no siempre se desempean con agilidad a travs de la estructura corporativa. Su estructura es como sigue:

Figura 2. Organigrama del Instituto Finlay

PRESIDENCIA-DIRECCIN GENERAL
Director Ejecutivo
VPP VPI VPCalidad VPComercial VPT Direccin de Economa Direccin de Recursos Humanos Direccin de Logstica Direccin de Servicios Alimentarios
Hiptesis: Las tcnicas de comunicacin permitirn mejorar el flujo de informacin entre los grupos de direccin. Direccin de Seguridad y Proteccin Las tcnicas de comunicacin se realizarn a los 10 grupos de direccin existentes, en total la institucin cuenta con 980 trabajadores, muestrendose el 10% de la poblacin total en cada grupo de direccin. Esto permitir obtener de forma equitativa los resultados provenientes de las tcnicas de comunicacin en cada uno de los grupos de direccin. Objetivos: Aplicar diferentes tcnicas para mejorar el flujo de informacin entre los grupos de direccin del Instituto Finlay. 1- Tareas trazadas: Realizar una investigacin para evaluar la eficiencia de los sistemas de comunicacin interna de la empresa. Fomentar la comunicacin mediante tcnicas y patrones. Realizar un plan de comunicacin interna que fomente la misma para optimizar los procesos organizacionales y el rendimiento del personal.

2- Herramientas: Revisin bibliogrfica de textos actualizados, bsqueda en pginas web, anlisis documental de la informacin del instituto, entrevistas con dirigentes, especialistas y trabajadores con el objetivo de contar con toda la documentacin necesaria para emitir juicios acertados. Se realizarn encuestas, cuestionarios al personal proveniente de cada uno de los grupos de direccin. Resultados esperados: - Fomentar la comunicacin interna de la institucin. - Detectar donde se encuentran las deficiencias en el Instituto y cules son por orden de importancia.

- Implementacin y seguimiento de medidas para contrarrestar estas deficiencias por orden de importancia.

Referencias Bibliogrficas: 1. Diez, S. Tcnicas de Comunicacin. Ideas Propias Editorial. Primera edicin; 2005.p.120. ISBN: 8496578283. 2. Diez, S. Tcnicas de comunicacin: la comunicacin en la empresa. Editorial ideas propias. Primera edicin, Ediciones Vigo; 2006.p.118. ISBN: 9788496578289. 3. Esquivel MC. Comunicacin Organizacional. GestioPolis.com 2003; 06:4-6. 4. Ezequiel A. El valor de las redes, los canales y las comunicaciones informales en la empresa. GestioPolis.com 2002; 06:33-45. 5. Mazzola, C. Comunicacin ascendente: el buzn de sugerencias para comunicacin interna. GestioPolis.com 2002; 09:1-13. 6. Mendizbal L. Reglas de oro para una comunicacin efectiva. Mecanismos de influencia para obtener resultados. GestioPolis.com 2003; 06:7-25. 7. Ribeiro, L. (1994). La comunicacin eficaz. Editorial Urano.p.45-67. 8. Robbins, S. (1997). Comportamiento organizacional. (3ra. Edic.). Editorial Prentice Hall (PHH). 9. Uch-Portal. Investigacin en comunicacin organizacional. GestioPolis.com 2002; 07:10-15. 10. Zylberdyk Y. Desarrollo de la comunicacin interna. GestioPolis.com 2003; 04:1-22.