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Sesin 3
Parte 1 La tcnica de exposicin S3P3
Para aprender a comunicar sus ideas y centrarse en el qu decir y el cmo decirlo, conoceremos y pondremos en prctica un sencillo mtodo que nos permitir el dominio de la tcnica de exposicin llamado S3P3: 3S de sustancia, estructura y estilo, y 3P de planeacin, prctica y performance (o entrega). El qu decir, la sustancia, el conocimiento y experiencia que el expositor tiene y ha investigado sobre el tema y que le permite ponerse de pie frente a un pblico para compartirlo, por lo general, depende esencialmente de cuan profunda fue la investigacin realizada para conocerlo. Es el momento para describir el proceso de investigacin y el objeto de estudio, la metodologa que requiri y las tcnicas especficas encontrar los datos y evidencias para sustentar un argumento slido que cubra los tpicos y dimensiones exigidos por el proyecto de investigacin y proponer alternativas de solucin al problema planteado.
Citas de expertos
Testimonios
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enfatizar una idea; los testimonios pueden provenir de expertos, de personas con prestigio o de particulares sin referencias. El testimonio de un experto tiene la fuerza de una autoridad en la materia: de personalidades que gozan de gran estima y prestigio, incluyendo empresarios, deportistas, actores incluso actores polticos. Por su parte, los testimonios particulares, provenientes de personas sin referencias profesionales, se utilizan generalmente para demostrar que un problema o asunto es identificable, frecuente y de preocupacin para los dems. Narraciones Ejemplos relatados en forma de historia; deben tener un inicio, un desarrollo y un final y ser interesantes sin tener que incluir detalles innecesarios.
Cualquiera que sea la fuente de sus citas y referencias, desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor y eso se debe observar a lo largo de su investigacin y de la presentacin digital. Cite las fuentes de las cuales obtuvo todos los elementos utilizados (textos, datos, fotografas, imgenes, mapas, etc.) de cada diapositiva, y enliste las obras consultadas, no importa que se trate de una presentacin informal.
Cmo lo va a decir?
Determine el canal de comunicacin ms adecuado para su mensaje. Al momento de hacerlo tenga en cuenta que, en situaciones habituales, el ser humano asimila: veinte por ciento de lo que oye, treinta por ciento de lo que lee, cincuenta por ciento de lo que ve, setenta por ciento de lo que se corrobora, y noventa por ciento de lo que se practica (Dale, 1954). Por lo tanto, al combinar la comunicacin verbal con apoyos visuales y audiovisuales que ilustren el contenido de su exposicin, la refuerzan. Al trasladar dicho mensaje a la realidad de la audiencia lo ms importante es observe permanentemente si se est comprendiendo el mensaje.
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Edgar Dale propuso en Mtodos Audiovisuales de la Enseanza (1954) un modelo sobre la efectividad de los mtodos de aprendizaje, tras sus investigaciones al respecto. Dicho modelo representa una pirmide o cono de experiencias en el que los pisos corresponden a diversos mtodos de aprendizaje. En la base estn los ms eficaces y participativos y en la cspide los menos eficaces y abstractos.
Para que un mensaje se transmita de forma eficaz es importante distinguir tres partes de la estructura de organizacin lgica y lineal: 1. Introduccin Diga lo que tenga que decir; una buena introduccin propicia un ambiente adecuado para la exposicin del tema: permite captar la atencin del pblico, despierta su inters por el contenido del tema, los motiva a atender y participar y, consecuentemente, permite asegurar mejores resultados. Dgalo! No desarrolle ms de tres puntos ni ms de dos subtemas por punto. Es la exposicin gradual del contenido, lgicamente ordenado, como forma de lograr un aseguramiento de la continuidad. Asegrese de haberlo dicho. La conclusin es tan importante como la apertura, conduce a la audiencia a recordar el tema, por ello sintetice la informacin de las ideas expuestas, resalte y repase los principales puntos de inters para conectar los conocimientos previos de la audiencia con los adquiridos, solicite la respuesta de retorno y predisponga a la adquisicin de compromisos.
3. Conclusin
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Mantenga al tiempo permitido, si puede mantenerlo corto: funciona mejor cuando es por debajo de lo establecido. En general, d un plazo de dos minutos para cada diapositiva que utilice en su presentacin digital, pero d ms tiempo para cuando desee desarrollar puntos especficos. Sin embargo, las audiencias se aburren con algo en la pantalla por ms de cinco minutos, especialmente si no se est hablando activamente sobre ella; si este es el caso, substituya la diapositiva por una imagen de descanso, por ejemplo el logotipo de la institucin o compaa. Una regla general, cada apoyo visual merece por lo menos diez segundos y ninguno clasifica para ms de ocho minutos. Si pasan de varios minutos en una diapositiva, considere subdividirla (no estamos sugiriendo esto como regla obligatoria, sino como una buena pauta. Obviamente, algunos cuadros o grficos pueden llevarle varios minutos). A menos que se haya dicho explcitamente, tiempo ideal para la discusin es suficiente con cinco minutos clarificar las dudas. El presidente de la sesin puede ampliarlo si las preguntas llegan a ser interesantes hasta por diez minutos ms.
La distribucin del tiempo ideal para una exposicin exitosa se sugiere: 1. Introduccin ( 5 minutos, o un 15% del tiempo asignado), 2. Desarrollo (20 minutos, o un 70% del tiempo asignado), 3. Conclusin ( 5 minutos, o un 15% del tiempo asignado), 4. Preguntas y respuestas ( de 5 a 15 minutos o el tiempo asignado).
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Planeacin
Es la preparacin de una exposicin que agregue valor a su audiencia; definiendo el objetivo, lo que quisiera que su audiencia hiciera en trminos de su propio inters; definiendo su exposicin para esa audiencia, en ese tiempo, en ese tema; ganando la atencin de manera que pueda engranar su objetivo con las necesidades y las preocupaciones del pblico; superando las limitaciones inherentes en las exposiciones orales de retencin y atencin de la audiencia; explotando el efecto de novedad y primaca para conducirlos hacia los puntos clave. El proceso de planeacin para analizar cmo abordar el tema de su exposicin se divide en tres pasos: a. Visualizacin: Donde se examinan los elementos bsicos de la exposicin comenzando con el planteamiento del problema, el anlisis de cmo debe abordarse el tema, cul es su objetivo y que caractersticas tiene la audiencia a la que se va a dirigir. b. Proyeccin: Definir los pasos necesarios para preparar una exposicin que d posibles soluciones al tema planteado. c. Realizacin: Cmo motivar a la audiencia a tomar la accin recomendada, apoyado de las evidencias y datos necesarios para tomar la decisin de actuar. El primer criterio para exponer profesionalmente es concentracin, concentracin y ms concentracin. Para Howard Garner (1987), quin desarroll la Teora de las Inteligencias Mltiples, la visualizacin es la capacidad para construir o evocar imgenes visuales y acsticas mentalmente, lo que adems es un gran recurso para fomentar la creatividad cuando se expone un tema. Es posible que esto le suene demasiado elemental, pero existen varios puntos que debe tener claros antes de hacer cualquier exposicin: 1. El tema (Qu va a decir) Delimitar el tema le permite: desechar todo lo que est de ms, integrar lo que le hace falta y presentar justo lo necesario. Plantear el problema relacionado con el tema es el primer paso que se debe dar para exponer cualquier estudio; en su redaccin se puede detectar en forma implcita y sinttica los objetivos, el contenido, la metodologa y, en general, las caractersticas del estudio; un buen principio para redactarlo responde a qu se estudi, porqu, cmo, cundo, dnde y para qu? Clarificar la naturaleza del tema para que el pblico conozca la perspectiva desde la cual se abordar, esto les permite dar sentido a la informacin que se est exponiendo. La idea no es slo decir lo que ya otros han encontrado (estado del arte), sino adems comparar, actualizar y aportar nueva informacin al reflexionar sobre como esa informacin
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permite conocer mejor y dar solucin al problema que nos hemos planteado. 2. La audiencia (A quin se dirige) Adlai E. Stevenson Jr., conocido por su habilidad en el discurso y la oratoria, nos recuerda el nfasis de saber a quin dirigir su mensaje: Las palabras pensadas para llegar a todos puede que no lleguen a nadie (Adlai, 1952). Su tarea es definir a quin va a dirigirse. El xito de su exposicin depender de su habilidad para llegar a su pblico meta. Si el mensaje no es relevante para la vida, experiencia o preocupacin de su audiencia, hasta el orador ms impecable puede fallar a la hora de inspirar al pblico. Conocer al mximo a la audiencia le ayudar, por lo tanto, no slo a preparar el contenido de su exposicin y a cmo decirlo, sino tambin a adaptarlo a las necesidades y expectativas de los presentes, a su nivel cultural, grado de formacin, posicin que ocupan en la institucin o empresa y cualquier otro rasgo de inters. Antes de que usted pretenda solucionar las dudas, expectativas y problemas del pblico, ellos necesitan saber que los comprende, que est capacitado para hacerlo pues sabe qu es lo que estn experimentando y entiende sus necesidades. En otras palabras, dgales cmo lleg a conocer las respuestas a sus necesidades, antes de solucionarlas. Se maravillar de cunto se acorta el proceso de aceptacin y cuanto mejorar su exposicin. Tipos de audiencia En cualquier caso el expositor encontrar tres tipos de audiencia: La audiencia hostil: (dominantes, pensadores, oponentes e incrdulos) son personas que por desconocimiento del tema o por conviccin estn en su contra, si les demuestra que sabe, que su propuesta es viable y que ellos estn contemplados en ella quiz se vuelvan su ms fiel pblico. La audiencia neutral: (escpticos) aquellos quienes no tienen informacin sobre el tema y no les interesa lo que viene a compartir, puede llegar a tocar sus fibras si en algn momento de su exposicin los integra a la misma. La audiencia de apoyo: (simpatizantes y seguidores) aquellos que conocen el tema y le reconocen como experto en el rea.
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3. Su propsito
(Qu quiere conseguir) El primer planteamiento que debe contemplar es determinar y definir cul es el objetivo de su exposicin, porque ste ser el referente a la hora de construir el mensaje. La mayora de las exposiciones tienen uno de los siguientes objetivos, educar, explicar y entretener (las tres E): Explicar es un acto tanto de dar a conocer, de informar como de informarse a s mismo. Se trata de presentar el tema de forma clara y concreta. Si lo que quiere convencer, deber resaltar los beneficios que su argumento tiene para su interlocutor. Educar es un acto eminentemente persuasivo, es llamar a la accin o motivar a un cambio de actitud, inducir, modificar, mover con razones a creer o hacer una cosa, cambiando los criterios contrarios del interlocutor. Para lograrlo debe obtenerse el compromiso del participante al final del proceso mediante un plan de accin. Para Entretener necesitara recrear el nimo de la audiencia para comunicar su mensaje de manera ldica, divertida, chistosa, con ingenio y humor.
Pensemos de nuevo en los ejemplos de las diferentes audiencias que asistirn a su exposicin. En el caso del pblico hostil, les est tratando de educar, convencer, de remar contracorriente, si se esfuerza sobremanera quiz lo logre. En el segundo, el pblico neutral, el objetivo es meramente explicativo; les est informativo los datos para tratar de integrarlos, es el pblico ms difcil. Y en el tercero, el pblico de apoyo, simpatizantes y seguidores, est tratando de mantener su simpata, en este caso no trate de persuadirlos, presente nuevos elementos vvidos con ejemplos prcticos que lo llevar a una exposicin ldica muy efectiva y entretenida. En realidad prevea que tendr los tres tipos de pblico simultneamente su audiencia, por lo que es preferible integrar a su propsito la regla de las tres E: explicar, educar y entretener. Cada vez que hace una exposicin, explica Weissman (2006), el orador est intentando hacer una propuesta a la audiencia. La clave para conseguir que ellos acten es llevar a cabo una exposicin con energa y evitar que: 1) Ningn punto queda claro. La audiencia deja de preguntarse sobre qu trata la exposicin. 2) No se especifique ninguna ventaja para la audiencia. La presentacin no muestra cmo la audiencia puede beneficiarse de la informacin. 3) No tener un flujo claro. La secuencia de ideas es tan confusa que la audiencia no las puede seguir. 4) Mostrar demasiados detalles. El punto principal est velado por la informacin que la audiencia encuentra inaplicable. 5) Hacerla demasiada larga. La audiencia pierde la concentracin y se aburre.
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Ensayar le ayuda a prever todo lo necesario para evitar la accin de la ley de Murphy que a grandes rasgos dice: Si algo tiene la posibilidad de salir mal, saldr mal. La solucin viene de Julio Verne en La Vuelta al Mundo en Ochenta Das: El hombre bien equipado, siempre espera lo inesperado.
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Como expositor debe demostrar que domina el tema y que el material que presenta es propio; es decir, proyectar la sensacin de serenidad y experiencia que lo lleven a generar en sus interlocutores la facilidad de interactuar con credibilidad. Recuerde que la comunicacin no-verbal es de gran relevancia sobre la opinin que la audiencia se formar respecto a usted y su mensaje.
Algunos consejos para exponer profesionalmente son: Mantener el contacto visual con la audiencia. Proyectar tranquilidad y cuidar el movimiento natural del cuerpo. Conservar el volumen y ritmo apropiado de la voz durante el discurso. Evitar distraer con la ropa, accesorios (telfono celular, monedas, indicador de luz).
Actividad 7
Performance Objetivo: Una vez identificado su F.O.R.D. (fortalezas, oportunidades, riesgos y debilidades) en su exposicin aplique el mtodo S3P3 a su protocolo de investigacin y/o resultados de investigacin. Presentacin digital previamente elaborada (Corregida) Exponga en 30 minutos ante sus compaeros y el instructor. Usted expondr nuevamente su proyecto con apoyo de una presentacin digital, ya corregida en el contenido y una primera aproximacin en la forma, lo que se busca es potenciar sus fortalezas y oportunidades, as corregir los riegos y debilidades, (vea la actividad 2). Use la siguiente rbrica para autoevaluarse. 67
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El producto muestra evidencias, originalidad e inventiva. Est basado en una revisin extensa de las ideas de los expertos en el tema y est ilustrado de manera original. El trabajo se extiende ms all de la simple coleccin para ofrecer nuevos puntos de vista. La mayora de los elementos estn dispuestos de manera congruente y armnica, pero existe uno o dos elementos discordantes de manera intencional y funcional. Los elementos estn distribuidos visualmente sin estorbarse, pero no generan un recorrido visual armnico. Los dispositivos y los efectos especiales se han utilizado para contribuir al significado. Sin embargo, el concepto no est definido.
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El producto muestra evidencia significativa de originalidad e inventiva. La mayora del contenido y muchas de las ideas son frescas, originales y estn basadas sobre conclusiones lgicas de la investigacin Est ilustrado con imgenes creadas ex profeso. Los elementos estn dispuestos de manera coherente y congruente Tiene armona que ayude a crear el significado esperado. Los elementos estn bien balanceados visualmente para ayudar a guiar el recorrido visual. Los dispositivos y los efectos especiales se han utilizado para contribuir al significado. En concepto est definido por su estilo y tipografa. Los elementos estn en armona con su importancia. Las grandes ideas aparecen en resaltadas. El tamao del grfico es apropiado con la relacin al texto.
Total/peso
El trabajo es una compilacin mnima del tema. El producto muestra ideas sin lgica como puntos a leer e imgenes de baja resolucin. No hay evidencia de nuevo pensamiento.
El trabajo es una compilacin extensa del tema, de ejemplos, ideas de otra gente. Las imgenes son de baja resolucin. No hay evidencia de nuevo pensamiento o inventiva.
) x 5=
Armona
La disposicin de los elementos (ideas, imgenes, sonidos, etc.) ocasiona incoherencias e incongruencias. La carencia de armona altera el significado del tema. Los elementos de la dispositiva no estn distribuidos visualmente y se estorban unos con otros. Los dispositivos y los efectos especiales no contribuyen al significado. La presentacin no tiene un estilo definido y se desconoce la intencin. La importancia relativa de los elementos no est en armona con su importancia. Las grandes ideas se pierden entre los detalles. El tamao del grfico es inapropiado, * Puntaje mximo 100
Algunos elementos (ideas, imgenes, sonidos, etc.) estn dispuestos de forma inarmnica, con el resto, lo que genera ruido.
) x 5=
Balance
Algunos elementos no estn bien distribuidos o parecen estorbarse entre s. Algunos dispositivos y los efectos especiales se han utilizado para contribuir al significado. Las fuentes y el estilo van a la par de la intencin.
) x 2=
Estructura
) x 5=
Proporcin
Algunos elementos no estn en armona con su importancia. Las principales ideas se pierden entre los detalles. El tamao del grfico es apropiado con la relacin al texto.
Los elementos estn en armona con su importancia. Algunas ideas se pierden entre los detalles. El tamao del grfico es apropiado con la relacin al texto.
) x 3=
* Puntaje Mnimo 20
Total de puntos
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Cmo lo hizo?
PUNTAJES: 10 a 20 puntos: No se presente hasta que acumule mayor confianza y conocimiento. Primero consiga un cierto entrenamiento. Encuentre a un asesor excelente para ayudarle en su presentacin. Haga un plan de cmo mejorar y hacer sentir mejor a la audiencia. Vaya por l! tendr que hacer muchas exposiciones toda su vida. 20 a 30 puntos: Necesita entrenar y seguir practicando. Considere si necesitan ayuda para desarrollar su presentacin, disear apoyos visuales, o entregar su mensaje. Identifique sus necesidades para comenzar su entrenamiento. No desestime, el xito en sus exposiciones pueden ayudarles en su carrera. 30 a 40 puntos: Tiene la idea de cmo lograrlo. Observe la lista y escojan dos pasos de una vez que quiera mejorar, haga que su audiencia est satisfecha de escucharle. 40 a 50 puntos: Es un excelente expositor, sus audiencias deben tener el gusto de escucharle. Ahora regrese y escoja un punto en el que pueda enfocarse durante su exposicin y mejorar incluso ms
Observe dnde puede mejorar sus habilidades para hacer exposiciones. Cul cree usted que es su punto dbil? Qu puede habilidad necesita mejorar?
Actividad 8
Ejercite su relajacin antes de exponer Objetivo: Tiempo: Desarrollo: Aprender a relajarse antes de exponer 15 minutos Realice los siguientes ejercicios. Respiracin en ritmo de ocho. Elizabeth Clare Prophet, recomienda aprender a respirar inhalando durante la cuenta de ocho, sosteniendo la respiracin durante la cuenta de ocho. Exhalando durante la cuenta de ocho. Y repitiendo este ejercicio ocho veces. Destensando los msculos Sentado, tense los dedos de los pies; contine con las piernas y los dedos de las manos, siga los msculos faciales. Retenga la tencin diez segundos y relaje todo su cuerpo. Ejercitando literalmente la lengua Lea una cuartilla del texto a exponer. Coloque un lpiz en la boca apretndolo con los dientes y lea de nuevo el texto en esa posicin. Quite el lpiz, colquese en una de las esquinas del cuarto y lea nuevamente el texto, escchese a s mismo las variaciones y potencia de su voz.
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