DECRETO 514 DE 2006

(Diciembre 20)

"Por el cual se establece que toda entidad pblica a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Informacin Administrativa del Sector Pblico."

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOT D. C. en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por los artculos 38 numeral 6, y 55 inciso 2 del Decreto Ley 1421 de 1993, CONSIDERANDO: Que la administracin y modernizacin de los archivos pblicos son obligaciones del Estado con el fin de garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la informacin, salvo las excepciones establecidas por la ley. Que los documentos constituyen el referente natural de los procesos informativos, elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin pblica. Que es obligacin del Estado fortalecer la organizacin de sus sistemas de informacin mediante programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos, de conformidad con los literales f, g y h del artculo 4 de la Ley 594 de 2000. Que segn el artculo 12 de la Ley 594 de 2000, la administracin pblica ser la responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. Que el artculo 16 de la citada norma estipula, como obligacin a los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. Que de conformidad con los artculos 36 y 37 de la Ley 489 de 1998, se estipula la obligatoriedad de crear el Sistema General de Informacin Administrativa del Sector Pblico, el cual deber estar conformado por los diferentes subsistemas de cada entidad, los cuales servirn de soporte al cumplimiento de su misin, objetivos y funciones, darn cuenta del desempeo institucional y facilitarn la evaluacin de la gestin pblica a su interior as como, a la ciudadana en general. Que segn el Decreto 094 del 2006, la Secretara General es la encargada de formular las polticas para el fortalecimiento de la funcin administrativa de la Alcalda Mayor de Bogot, de los Organismos y Entidades Distritales, a travs del diseo e implementacin de instrumentos de coordinacin y gestin, el mejoramiento del servicio al ciudadano, la promocin del desarrollo institucional, la orientacin de la gestin jurdica del Distrito y la proteccin de recursos documentales y en el artculo 25 del citado Decreto, otorga entre otras facultades a la Direccin Archivo de Bogot, la de formular las polticas y reglas que rige la funcin archivstica en las

entidades de la Administracin Distrital, y en aquellas del sector privado que cumplen funciones pblicas en el Distrito Capital, en su carcter de ente rector del Sistema Distrital de Archivos. Que el presente Decreto, se encuentra de conformidad con el Acuerdo No. 257 de 2006 "Por el cual se dictan normas bsicas sobre la estructura, organizacin y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogot, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones" y en especial con lo dispuesto en su Artculo 48, literal g) que consagra las funciones bsicas de la Secretaria General, encontrndose entre ellas, la de formular la poltica de gestin documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histrica del Distrito. Que el objetivo de dichas polticas es garantizar en forma permanente la conservacin, organizacin y servicio del patrimonio documental de la ciudad, desde los principios y tcnicas modernas de administracin de documentos y de experiencia propias y externas en archivo; as como apoyar la gestin administrativa, la transparencia administrativa, la garanta del ejercicio de los derechos ciudadanos, y la valoracin del trabajo y el trabajador de los archivos, como expresiones permanentemente en las polticas que para el pas ha formulado el Archivo General de la Nacin y que se consideran de especial inters y significacin para el Distrito Capital. En mrito de lo expuesto, DECRETA: CAPITULO I Del Subsistema De Gestin Documental, Archivo y Correspondencia. ARTCULO 1: Sistema de Informacin Administrativa del Distrito Capital: el Sistema Interno de Gestin Documental y Archivos forma parte del Sistema de Informacin Administrativa del Distrito Capital, y como tal debe ser integrado a sistemas como el de Gestin de la Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno, entre otros. ARTCULO 2: Funcin Archivstica: para el presente decreto se entiende por funcin archivstica el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestin de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su disposicin final. ARTCULO 3: Adopcin de Polticas y Reglas: toda entidad de la administracin Distrital debe atender las polticas y reglas formuladas por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, DC, a travs del Archivo de Bogot, para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la funcin archivstica y de la gestin documental. ARTCULO 4: Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA): toda entidad de la administracin Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA). Dicho Subsistema estar conformado por los archivos de gestin, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentacin y cualquier otra unidad de informacin que apoye el cumplimiento de la misin de la entidad. ARTCULO 5: Coordinacin, Control y Seguimiento de la Gestin de los Documentos, Archivo y Correspondencia: Para la administracin del SIGA toda entidad del Distrito Capital deber contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinacin, control y seguimiento de la gestin de los documentos, archivo y correspondencia. Esta dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la

funcin archivstica, y hacer seguimiento para que tales procesos se lleven acabo de acuerdo a las polticas y reglas dictadas por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot a travs del Archivo de Bogot. ARTCULO 6: Funciones de la Dependencia Encargada del SIGA: a. Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestin documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera tcnica. b. Dirigir los procesos de recepcin, envo y distribucin de la correspondencia. c. Dirigir los procesos de conservacin, organizacin, inventario, servicio y control de la documentacin del archivo central. d. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestin con el fin de que la produccin, administracin y archivo de la documentacin se ajuste a los estndares y manuales establecidos para la dependencia. e. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestin para que la retencin, seleccin y eliminacin se haga acorde con los estndares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia. f. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestin sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos. g. Hacer el monitoreo en los archivos de gestin para controlar el cumplimiento de las polticas, reglas y estndares. h. Velar porque las transferencias de documentacin con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes. i. Mantener actualizados: el cuadro de clasificacin, los cuadros de valoracin, las tablas de retencin, los inventarios y dems herramientas estndares requeridas para la gestin documental. j. Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestin documental, el archivo y la correspondencia. k. Elaborar los instrumentos de control necesarios. l. Citar el comit de archivos de la entidad y hacer la secretara tcnica. m. Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el ptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia. n. Coordinar el personal bajo su direccin. o. Coordinar con las dependencias responsables del sistema integrado de administracin y los rganos internos de control. CAPITULO II Del Personal Responsable del Siga

ARTCULO 7: Perfil Profesional: Al frente de este subsistema debe estar un profesional idneo que por su experiencia y conocimientos garantice el manejo tcnico de la gestin de los documentos, el archivo y la correspondencia en la entidad. PARGRAFO: Se entiende por profesional idneo aquel que pueda acredita titulo en archivstica o similar, y experiencia especfica en el manejo de los temas propuestos. ARTCULO 8: Personal Profesional y Tcnico Requeridos: La dependencia responsable del SIGA, debe contar con el personal profesional y tcnico requerido de acuerdo al volumen de produccin documental, los servicios que deben ser prestados, las unidades de informacin, y los niveles de archivo que existan en la entidad. ARTCULO 9: Responsables: Los servidores pblicos de las oficinas que hacen parte de la estructura administrativa de una entidad son responsables de la produccin y gestin de los documentos de acuerdo a las polticas y reglas que rigen el SIGA. As mismo deben atender los requerimientos de la dependencia encargada de la coordinacin de dicho sistema, en cada entidad. CAPTULO III De La Normalizacin De La Produccin y Administracin Documental ARTCULO 10: Reglas de Produccin, Gestin, Archivo y Valoracin: la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, a travs de la Direccin Distrital Archivo de Bogot, establece para los documentos producidos por cada una de los procesos administrativos, las reglas de produccin, gestin, archivo y valoracin, con el fin de que los procesos archivsticos de organizacin, conservacin, retencin, disposicin final y servicio, se cumplan de manera normalizada en cada una de las entidades de la Administracin Distrital. ARTCULO 11: Metodologa: para la formulacin de estas reglas, cada Entidad, bajo la asesora del Archivo de Bogot, debe aplicar la metodologa desarrollada por este ltimo, de manera que se garantice una formulacin tcnica y participativa, ya que es requisito la participacin activa de los responsables de los procesos administrativos y otros actores involucrados en la produccin de los documentos, cuya gestin y archivo se va a normalizar. ARTCULO 12: Identificacin de los Documentos Producidos en el Levantamiento de los Procesos: La gestin documental debe ser un componente requerido de los manuales de procesos y procedimientos establecidos por los programas de gestin de calidad. Las oficinas encargadas de estos programas deben incluir, en el levantamiento de los procesos y procedimientos administrativos, la identificacin de los documentos producidos en los procesos. PARGRAFO: Para la identificacin de los documentos que se producen en desarrollo de los procesos administrativos, se debe contar con la participacin del Archivo de Bogot, y de los responsables de los procesos y de las dependencias responsables del SIGA, en cada entidad. ARTCULO 13: Competencia: la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, DC, adoptar mediante directivas del Secretario del Despacho, o de quien este delegue, las reglas que normalizan la gestin documental y el archivo de los documentos producidos por cada uno de los procesos administrativos de las entidades de la Administracin Distrital. ARTCULO 14: Cuadro nico de Clasificacin y Valoracin: Es tarea del Archivo de Bogot de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, establecer el cuadro nico de clasificacin y valoracin para efectos de normalizar la administracin documental en la Administracin Distrital.

ARTCULO 15: Estandarizacin y Implementacin: Es tarea del Archivo de Bogot, formular, revisar y actualizar los formatos y otras herramientas requeridas para la administracin documental en las entidades de la Administracin Distrital. ARTCULO 16: reas de Almacenamiento: Cada nivel de archivo debe contar con las reas de almacenamientos cuya capacidad, diseo y dotacin, debe considerar el volumen y clase de documentos que deben ser guardados en ellas, y al desarrollo de los procesos y procedimientos propios del archivo y su servicio. ARTCULO 17: Recursos Informticos: Las entidades deben contar con los recursos informticos requeridos para el buen funcionamiento del SIGA. PARGRAFO PRIMERO: La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot a travs del Archivo de Bogot promover entre las entidades del distrito el uso de software adecuado para el manejo de los procesos de gestin documental y archivo. PARGRAFO SEGUNDO: Cualquier software utilizado por una entidad para la gestin documental, archivo y correspondencia debe contar con el visto bueno del Archivo de Bogot de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. ARTCULO 18: Disponibilidad de Recursos: Cada entidad es responsable de generar las acciones y recursos requeridos para la implementacin de los sistemas internos de gestin documental y archivo (SIGA) en su sistema administrativo, para lo cual debern incluirlo en el Plan de Presupuesto anual en cada una de las entidades. ARTCULO 19: Implementacin: Es tarea de La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot a travs del Archivo de Bogot, asesorar y capacitar a las entidades en la implementacin del SIGA. ARTCULO 20: Seguimiento: Es responsabilidad de La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot a travs del Archivo de Bogot, hacer el seguimiento a la implementacin del SIGA por parte de las entidades y, en caso necesario, informar a los entes de control internos y externos. CAPTULO IV De los Fondos Documentales Acumulados ARTCULO 21: Disposicin Final: Las entidades de la Administracin Distrital deben garantizar la seleccin, eliminacin y transferencias de los documentos que se producen en su actividad diaria, de tal manera que no se acumulen en ninguno de los niveles de archivo que conforman el SIGA. PARGRAFO: Las entidades de la Administracin Distrital tienen un plazo mximo de tres (3) aos para la organizacin definitiva de sus fondos documentales acumulados, contados a partir de la publicacin del presente Decreto. ARTCULO 22: Metodologa: Para la organizacin de sus FDA, las entidades de la administracin distrital deben aplicar la metodologa establecida por el Archivo de Bogot. ste brindar la capacitacin y asesora necesaria. CAPITULO V Disposiciones Varias

ARTCULO 23: Supervisin: el Archivo de Bogot de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, supervisar las labores de interventora que se ocasionen con la contratacin que realicen las entidades de la Administracin distrital, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la funcin archivstica en las entidades de la Administracin Distrital. ARTCULO 24: Trminos de Referencia: Todo proceso de contratacin cuyo objeto est referidos a las actividades de gestin documental en las entidades de la administracin distrital, debe contar con el visto bueno dado por el Archivo de Bogot de la Secretara General de la Alcalda Mayor. ARTCULO 25: Informes: La dependencia encargada el SIGA debe presentar anualmente al Archivo de Bogot un informe sobre el estado de la administracin documental en su entidad. ARTCULO 26: Vigencia: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin. PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot, D. C., a los veinte das del mes de Diciembre de 2006. LUIS EDUARDO GARZN Alcalde Mayor ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General