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FORMACIN PARA LIBREROS - MANEJO DE INVENTARIOS EN SU LIBRERA TALLER VIRTUAL DE FORMACIN PARA LIBREROS- ELEMENTOS PARA EL MEJORAMIENTO DEL

MANEJO DE INVENTARIOS EN SU LIBRERA Gua 3 "Realizacin del inventario fsico" Lo que veremos en esta gua: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Generalidades Preparacin del inventario fsico Inventario de mercanca en depsito o consignacin Inventario de mercanca en firme o propia Inventario de canje o intercambio Inventarios temporales Muestreos varios Librero, librera: lleg la hora de conversar

1. Generalidades La realizacin peridica del inventario fsico total de los libros y artculos que tenemos para la venta en la librera es la base del control organizado y del seguimiento preciso de la evolucin de nuestro negocio.

Antes de proceder a su realizacin debemos revisar que los datos esenciales de todos los departamentos de la librera se encuentren actualizados y al da en el sistema. Debemos contar con tiempo suficiente y personal idneo para su realizacin. Debemos realizar la toma del inventario fsico y su registro soportados en un informe de saldos de existencias que nos proporciona el sistema. Este listado deber estar actualizado a la fecha, teniendo en cuenta todos los movimientos de entradas y salidas, que se hayan afectado en el inventario previamente. Los criterios para la organizacin impresa de este listado son variables pero deben coincidir con la organizacin fsica de los libros para facilitar la toma del inventario.

2. Preparacin del inventario fsico La tarea de simplificar la toma fsica de los inventarios depende de la adecuada organizacin de los libros. Se deben tener en cuenta al menos los siguientes parmetros para facilitar el conteo inicial: Organizacin fsica de los libros De la adecuada organizacin fsica de los libros durante el proceso de realizacin del inventario, depender el xito del proceso. Se puede proceder a su organizacin segn varios criterios. Por ejemplo, se pueden

ordenar los libros en las secciones, juntndolos por proveedor, por orden alfabtico de ttulo o autor, sin necesidad de desmontarlos de la estantera. Tambin se pueden agrupar segn su modalidad de tenencia, es decir si estn en firme o en consignacin. Lo fundamental, para simplificar la toma de cantidades, es que el listado de base que se imprima para su toma est ordenado con los mismos criterios de la organizacin fsica. Por ejemplo, si se organizaron los libros en la estantera para la toma de inventario separando los que estn en consignacin, de los que estn en firme, luego se agruparon por proveedor y por ltimo en orden alfabtico de ttulos, se requiere que el listado de existencias de la librera sea organizado por el sistema de acuerdo a los mismos criterios: Que discrimine los libros en firme, de los libros en consignacin. Que agrupe los ttulos por proveedor especfico. Que est ordenado en orden alfabtico por ttulo. Que aparezca el ltimo precio de venta, para su confrontacin durante el inventario.

3. Inventario de mercanca en consignacin La necesidad de realizar frecuentemente inventarios de los libros que tenemos en consignacin, est fundada en que esta modalidad de tenencia requiere un minucioso y cclico control, para determinar las ventas realizadas de cada editorial y el rendimiento de los espacios destinados a la misma. Habitualmente podemos confiar en los reportes de ventas emitidos por el sistema, pero se recomienda su revisin para poder verificar la correspondencia entre la existencia fsica y la supuesta. Es de utilidad la realizacin peridica de inventarios porque nos permite tener un panorama permanente de los ttulos de mayor rotacin, as como de las cantidades excesivas o mnimas de ejemplares que necesiten refuerzo, las omisiones y faltantes, entre otras. 4. Inventario de mercanca en firme o propia La necesidad de realizar peridicamente el inventario de los libros que hemos comprado surge de preguntas cmo: Dnde est el dinero de las utilidades?, Otra factura?, Quien pidi esto?,Y esa cantidad de libros?, pero si no se han vendido aun. La utilidad de la venta de un libro comprado en firme es inversamente proporcional al perodo de tiempo que lleve en venderse... Si tenemos la fortuna de venderlo inmediatamente ingrese en la librera, nos rendir el mximo de utilidad, si lo vendemos antes del vencimiento del plazo de pago, igualmente. Pero si el libro contina en la librera por mucho ms tiempo, su utilidad va decreciendo paulatinamente. Lo ms probable es que haya que saldarlo, operacin dolorosa al ego del librero pero necesaria como una ciruga.

Recuerde que de la seleccin de los ttulos que compra puede depender la calidad de su biblioteca en caso de cierre. El inventario se debe realizar semestralmente, bajo los mismos parmetros: se puede listar por proveedor, ttulo, autor, fecha de ingreso, etc., y se debe organizar fsicamente los libros de la misma forma. Es importante hacer seguimiento de los libros comprados para examinar la conveniencia de revisar: nuestras polticas de compras, la necesidad de recuperar dinero quieto, la ocasin de saldar, de promocionar, entre otros. 5. Inventarios temporales o en trnsito Los inventarios temporales o en transito se realizan sobre aquellos libros que tenemos en la librera destinados nicamente a cubrir las necesidades de una poca del ao especifica, y cuya venta esperamos realizar rpidamente. Es el caso de los textos escolares y universitarios. Su demanda es corta y el espacio que puede llegar a ocupar en la librera es bastante considerable. Dada la variabilidad de la oferta y la demanda, para un ptimo cubrimiento de las necesidades del mercado debemos destinar altos presupuestos para su compra, a riesgo de quedarnos con los ttulos no vendidos y cuya continuidad de uso, en el perodo acadmico siguiente, es bastante azarosa. Para evitar este riesgo se recomienda un tipo de negociacin con los editores que permita un margen alto de devolucin al cerrar el perodo, dos meses promedio, sacrificando unos puntos del descuento, probablemente, pero asegurando su posible devolucin. Si se cuenta con un mercado cautivo cuantificable, propondramos compras en condiciones ms favorables para nuestra utilidad. Se suele trabajar a travs de facturas con derecho a devolucin por lo que su inventario debe realizares al vencerse los trminos de la factura o al terminar la temporada en cuestin. Una vez realizado recomendamos proceder a su inmediata devolucin, pudindose optar por dejar algunos ejemplares de los ttulos de mayor demanda como existencias de seguridad. Los inventarios temporales por proveedor se efectan tambin con la finalidad de depurar las existencias de ttulos de muy baja rotacin y dudosa venta. Inventarios temporales llamamos tambin a los que se realizan con la finalidad de efectuar devoluciones totales o parciales de consignaciones varias. 6. La prensa y las publicaciones peridicas Tener una excelente y bien surtida seccin de publicaciones peridicas en la librera es conveniente por muchas razones pero, esencialmente por su alta rotacin, porque van dirigidas un amplio espectro de pblico y porque son un atractivo para una mayor afluencia a la librera. Esta seccin merece una especial atencin. El manejo de revistas y publicaciones peridicas puede llegar a ser bastante dispendioso dada la gran cantidad de impresos en oferta. Se pueden dividir, a grandes rasgos, en publicaciones peridicas de

inters general, cientficas, culturales y acadmicas. Usted puede seleccionar de acuerdo al perfil de su librera, pero en todos los casos se debe estar muy pendiente de su renovacin. Podramos terminar literalmente sepultados bajo su peso si no consideramos tiempos adecuados de permanencia en la librera. Nos encontraremos con que existen revistas semanales, quincenales, mensuales, bimestrales, anuales, monogrficas, conmemorativas. Los procesos de ingreso, reposicin y devolucin son similares al caso de los libros pero requieren especificar en el sistema un trmino mximo de permanencia. Se recomienda delegar la responsabilidad, el cuidado y atencin de esta seccin a una persona especfica de la librera. Su conteo d inventario se debe realizar con base en un listado de saldos que arroje el sistema. Suelen presentarse inconsistencias pero slo del cuidado en los procesos de ingreso, venta, devolucin y reposicin depender la exactitud de la base de datos. 7. Muestreos peridicos Las tcnicas de muestreo o revisin rutinaria de los saldos que podemos ver diariamente en el sistema, nos ayudan a corregir sus posibles errores e inconsistencias, as como a monitorear su exactitud, confiabilidad y buen funcionamiento. Se recomienda rutinariamente asignar a los encargados de diversas secciones, el comprobar o verificar los saldos del sistema de manera aleatoria o antes de realizar pedidos de una determinada editorial. Este control permanente complementa el que lleva el sistema y es un ejercicio mediante el cual los libreros mantienen presente en la memoria los ttulos de que dispone la librera. Recuerde: establecer una rutina de muestreo es altamente recomendable y til para el buen mantenimiento del inventario y control de su librera. 8. Librero, librera: lleg la hora de conversar 1. Qu debe tener en cuenta antes de iniciar la realizacin del inventario fsico? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 2. Para facilitar el conteo de los libros, se debe tener en cuenta: ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 3. Enumere tres motivos por los que es conveniente realizar inventarios parciales y muestreos peridicos ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 4. Para usted cules son los beneficios de integrar la informacin del mdulo de inventarios para las reas administrativa y contable: ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ Nota 1 Enve sus respuestas el 7 de noviembre a la redlibrerias@ceralc.org o va fax al nmero 571 5416398. Nota 2 Prepare sus inquietudes sobre esta gua para el chat que se realizar el viernes 7 de noviembre con los dems participantes y los ponentes a las 9:00 a.m., hora colombiana. direccin

TALLER VIRTUAL DE FORMACIN PARA LIBREROS- ELEMENTOS PARA EL MEJORAMIENTO DEL MANEJO DE INVENTARIOS EN SU LIBRERA Gua 4 Cierres y ajustes de Inventarios Lo que veremos en esta gua: 1. 2. 3. 4. 5. Generalidades Conciliacin del inventario Valorizacin del inventario Anlisis y evaluacin de la rotacin Librero, librera: lleg la hora de conversar

1. Generalidades Para que el ejercicio de la evaluacin del inventario y de la rotacin de los libros sea provechoso, no debemos perder de vista que el rendimiento financiero de nuestro capital, adems del control administrativo de la librera, reposa sobre las ventajas que obtengamos en las condiciones de negociacin. A mayores plazos de pago, mayor financiacin. A mayor descuento, mayor utilidad. Logradas estas condiciones solo nos resta saber seleccionar el stock que tendremos a la venta y aumentar progresivamente su ritmo de rotacin. Con un poco de paciencia, mucha suerte y profesionalismo podremos salir adelante. 2. Valorizacin del inventario Debido a la variedad de ttulos y precios individuales que maneja una librera, los mtodos de costeo de los inventarios en nuestro negocio suelen ser un tanto atpicos. Los principios generales que la contabilidad propone y que habitualmente se suelen usar para la valuacin de los inventarios de mercancas son los mtodos PEPS, UEPS y Promedio ponderado.

El Mtodo PEPS (Primeras en Entrar, Primeras en Salir), basado en que las primeras unidades en entrar al almacn son las primeras en venderse y por lo tanto se deber tener el precio ms antiguo de ingreso como base para su valorizacin. En el caso de la librera sera aplicable en muy contados casos porque en nuestro negocio los libros no son objeto de consumo masivo ni necesariamente esperamos vender el que primero pedimos para comprar otro ttulo nuevo. Manejamos ttulos, no cantidades de unas pocas referencias. Aplicara en el caso de los textos y papelera. El Mtodo UEPS (Ultimas en Entrar, Primeras en Salir) propone la valuacin de acuerdo con los ltimos precios con que ingresan las mercancas. Como en una librera se manejan precios individuales por ttulo, para efectos prcticos se asimila al primer caso.

El mtodo de promedio ponderado requiere conocer el total de las unidades de inventario inicial y de las unidades adquiridas durante el perodo, as como el total en pesos de las mismas unidades de inventario. El promedio ponderado es el producto de dividir el total en pesos por el total en unidades con el objetivo de estimar el valor final de los productos no vendidos. Dada la variedad de precios, descuentos y proveedores con que trabajamos en la librera, este mtodo de costeo no aplica en nuestro caso.

Por fortuna, adems de estos mtodos, existen otros procedimientos tcnicamente aceptables para la determinacin del costo de ventas y valuacin de inventarios finales, como uno llamado Mtodo de valuacin especfica de artculos. A travs de este se valoriza el inventario como la suma de los diferentes valores netos correspondientes a cada uno de los libros existentes en la librera. Recomendamos que los precios de los libros estn actualizados para su valorizacin real. Recuerde: el estatuto tributario de cada pas en general exige que la utilizacin de un mtodo de valuacin de inventarios y determinacin del costo de ventas sea consistente con el registro contable. Es decir, no pueden existir diferencias entre la declaracin de renta y la contabilidad, provenientes del manejo de los inventarios. Consulte con su contador cual es el mtodo ms apropiado para su caso. 3. Conciliacin del inventario Una vez realizado el inventario fsico se debe proceder a cargar los datos de la cantidad contada en el campo de inventarios del programa, con la finalidad de realizar el cotejo con los saldos correspondientes en el sistema. Luego de registrar la informacin en el campo de cada libro, el sistema realiza la conciliacin y elabora un listado que permite analizar las diferencias entre las cantidades contadas y las registradas en el saldo del sistema. Si se encuentran diferencias no justificadas se debe proceder a un tercer conteo de los ttulos que presenten dicha diferencia para determinar la exactitud de la informacin cargada. Si la diferencia es real se debern determinar sus causas a travs de una revisin de los procesos internos. Finalmente se debe corregir su causa para evitar futuras incongruencias. Una vez dilucidadas las causas de las inconsistencias, el departamento de contabilidad debe realizar los ajustes correspondientes para ser cargada la nueva base de inventario en el sistema, base que servir como soporte del perodo siguiente. 4. Anlisis de la rotacin y valoracin crtica del inventario Anlisis de la rotacin La rotacin del inventario se puede definir como el movimiento que tiene una determinada suma o cantidad X de dinero invertido durante un

determinado espacio de tiempo. En el caso de la librera existen fundamentalmente dos indicativos de rotacin:

El nmero de veces que se vende un ttulo en un perodo determinado. Por ejemplo, vendimos tres veces Cien aos de soledad en un semestre, para un total de cincuenta ejemplares vendidos. El nmero de libros o ejemplares que se venden en el mismo perodo. Por ejemplo, vendimos treinta ejemplares de Cien aos de soledad en seis meses.

El anlisis de la rotacin de los libros se efecta porque nos permite medir: Cmo van las ventas. Qu aprovechamiento econmico del espacio estamos haciendo. Cmo est el movimiento del inventario Si nuestra decisin de compras ha sido acertada Si estamos comprando de ms, etc.

Los resultados de este ejercicio nos facilitan la toma de decisiones respecto a fundamentales asuntos de manejo y proyeccin de la librera como: Ampliar o reducir secciones. Devolver libros en consignacin. Establecer polticas de compras. Manejar racionalmente el presupuesto. Determinar tipos de inversin para mejorar utilidades, etc.

Frmula para calcular la rotacin La rotacin general de la librera debe calcularse sobre la base del promedio del inventario semestral o anual y las ventas totales en el mismo periodo. Par poder trabajar con este modelo de anlisis de rotacin deben efectuarse inventarios semestrales.
Invent. al iniciar el ao + Invent. al finalizar el ao ($$$) ______________________________________ = Promedio de Invent. Anual ($$ $) 2

Total de ventas anuales ($$$) ___________________________ = ndice de rotacin Promedio de inventario ($$$)

Si se desea estimar la rotacin de los libros de determinada seccin, fondo editorial o proveedor durante perodos ms cortos, solo habr que variar proporcionalmente los tiempos y cantidades de la frmula.

Tambin podemos determinar el promedio de permanencia de los ttulos en la librera dividiendo el tiempo que queremos determinar por la rotacin del ttulo, por ejemplo: Un libro que tiene un promedio de rotacin de 9 ejemplares al ao.
360 das ________________________= 40 das promedio de permanencia en la librera 9 Ejemplares vendidos en el ao

Recuerde: para realizar un anlisis provechoso de los ndices de rotacin del inventario debemos tener en cuenta: Los descuentos obtenidos. Los plazos de pago. El tipo de libro. El tipo de proveedor. Seccin que queremos analizar.

Los beneficios financieros o rendimiento econmico de la librera se sustentan fundamentalmente tanto en la negociacin del descuento y plazos de pago como en l optimo ritmo de rotacin de los libros. 5. Librero, librera: lleg la hora de conversar 1. En el momento de su decisin de compra, qu factores, en orden de importancia, tiene usted en cuenta? _____Precio _____Descuento _____Plazo _____Tema _____Autor _____Editorial 2. Si en la conciliacin de sus inventarios hay diferencias, dnde busca usted el origen de las inconsistencias? __________________________________________________________ __ __________________________________________________________ __ __________________________________________________________ __

__________________________________________________________ __ 3. Qu elementos de juicio toma usted en consideracin para ampliar o reducir una seccin de su librera? __________________________________________________________ __ __________________________________________________________ __ __________________________________________________________ _ __________________________________________________________ __ 4. De acuerdo con las formulas de rotacin vistas en la gua, analice el movimiento de su librera en el ltimo perodo contable. Cuntenos sus resultados __________________________________________________________ __ __________________________________________________________ __ __________________________________________________________ __ _________________________________________________________ ___ Nota 1 Enve sus respuestas el 7 de noviembre a redlibrerias@ceralc.org o va fax al nmero 571 5416398. Nota 2 Prepare sus inquietudes sobre esta gua para el chat que se realizar el viernes 7 de noviembre con los dems participantes y los ponentes a las 9:00 a.m., hora colombiana. la direccin