CAPTULO III

PROCESOS OPERATIVOS ESTNDAR DE LA INDUSTRIA FARMACUTICA

En la etapa anterior, se analizaron y revisaron los resultados de las encuestas y entrevistas realizadas a cuarenta y dos (42) laboratorios de la mediana industria farmacutica del departamento de San Salvador, aplicados a las operaciones de mayor importancia, relacionadas con las reas de, compra, evaluacin de proveedores, planificacin, control de inventario, programacin de la produccin, trazabilidad del producto, despacho de pedidos, diseo de rutas, canales de distribucin, recepcin, almacenamiento, canalizacin de reclamos de los clientes, manejo del producto daado o vencido, pero no todos son realizados cumpliendo los procedimientos establecidos de Buenas Prcticas de Manufactura, que

garanticen la satisfaccin de los clientes, estos resultados sern necesarios para la posterior conformacin de los Procedimientos Operativos Estndar.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

En la operacin de compras, no se pudo verificar la estandarizacin del proceso que pueda garantizar una integracin del funcionamiento de la Industria Farmacutica en la cadena logstica. Por lo que este proceso deber de ser corregida y mejorada segn lo establecen las normas de buenas prcticas de manufactura.

RELACIN COMPRAS Y PROVEEDOR

La relacin entre la Industria Farmacutica y los proveedores no es del todo satisfactorio, debe de haber un contacto directo con los proveedores, que permita mejorar la colaboracin entre los distintos agentes que generan la cadena de valor, lo que puede suponer una notable disminucin de los costes logsticos, tanto

los de los productos, como los de la informacin. A la vez que se potencian las actitudes de carcter sinrgico entre los componentes de la cadena de valor. Las relaciones entre la industria farmacutica y proveedores deben estar bien marcadas, ya que en gran proporcin las medianas empresas tienden a contar con proveedores y clientes que forman parte del mismo sector.

EVALUACIN CONTINUA DE LOS PROVEEDORES

A pesar que en la industria farmacutica existen modelos definidos y comprobados para efectuar la adquisicin de productos farmacuticos y otros insumos, las unidades o departamentos de adquisiciones generalmente tienen diversos problemas en la obtencin de los objetivos trazados, entre algunos de estos problemas se pueden enumerar: 1. Adquisiciones descentralizadas 2. Gasto excesivo de tiempo en el procedimiento de adquisiciones 3. Trampas o trucos fraudulentos ocultos o semi-ocultos. 4. Incumplimiento de los proveedores 5. Compra de sustitutos que pueden o no ser aceptables. 6. Las devoluciones de productos farmacuticos no aceptados.

Para evitar estas y otras situaciones anmalas que se presentan en la adquisicin de productos farmacuticos, la Unidad o departamento de adquisiciones debe implantar y mantener en sus registros una base de datos actualizado de proveedores nacionales y extranjeros (con la ayuda del SI), los cuales a su vez se dividirn en Proveedores Comunes y Especiales, para conformar y administrar una base de datos.

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN

En lo relacionado a la existencia de un departamento de planificacin en la mediana Industria Farmacutica, se pudo constatar que no todos la tienen, por lo

que se recomienda la creacin de este segn lo establecen las normas de Buenas Prcticas de Manufactura. La industria farmacutica debe contar con un departamento de planificacin, que le proporcione la elaboracin de planes estratgicos para las actividades empresariales, y de esta manera tener el control y el manejo de sus movimientos que permitan adems, poder competir y hacerle frente a los competidores locales y a las grandes industrias farmacuticas.

CONTROL DE INVENTARIO

La industria farmacutica debe contar con un departamento definido que controle sus inventarios, ya que representa un factor muy importante a la hora de proporcionar los productos farmacuticos de manera oportuna, en las cantidades exactas, con la calidad ptima y en el lugar apropiado, de tal forma que la Industrias Farmacuticas cumpla plenamente con sus objetivos y metas en cuanto a la satisfaccin de sus clientes. Para obtener una eficiente funcionabilidad en la gestin de inventarios se propone que sea responsabilidad del departamento de almacenamiento.

PROGRAMACIN DE LA PRODUCCIN

En la Industrias Farmacuticas no existe un proceso definido para la programacin, por lo que este proceso deber de ser mejorado segn lo establecen las normas de buenas prcticas de manufactura.

LA TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO

Este proceso presenta la informacin suficiente para el rastreo de cualquier producto desde la recepcin hasta la expedicin del producto. Por lo que se logra con facilidad la rastreabilidad cuando este requiera de su inspeccin o revisin.

DESPACHO DE PEDIDOS En este proceso la industria farmacutica cuenta con un mtodo ya establecido que les garantiza el despacho de sus productos a sus clientes de forma eficiente.

VARIACIONES EN LA DEMANDA La competencia en este sector hace que la Industria Farmacutica utilice inventario de reserva para satisfacer la demanda, que le permita garantizar las entregas de sus pedidos en la cantidad requerida al ms bajo costo y en el momento que el cliente lo requiera. Esta estrategia debe ser utilizada por aquellas empresas que no tienen definida ninguna accin, que le permita prestar un nivel de servicio ptimo a sus clientes.

LOS CANALES DE DISTRIBUCIN Se puede determinar que debido a la gran demanda de los productos

farmacuticos, los laboratorios no tienen la capacidad de hacer llegar directamente sus productos a todo el mercado consumidor, por lo que utilizan los canales de distribucin a minoristas y mayoristas

RUTAS DE ENTREGAS DE PRODUCTO TERMINADO

No todas las empresas de sector farmacutico cuentan con un mtodo establecido de rutas para la entrega de sus productos, Se hace necesario proponer la implementacin de un mtodo estandarizado que garantice la optimizacin los tiempos de entrega de sus productos a sus clientes, a continuacin se mencionan algunos mtodos. El mtodo de la Esquina Noroeste. Mtodo de transporte. El mtodo del Costo Mnimo. El mtodo de Vogel.

CANALIZACIN DE RECLAMOS

No existe un Procedimiento de Operacin Estndar (POE) establecido para dar respuesta en forma rpida y efectiva a las quejas e informaciones relacionadas con productos farmacuticos en reclamo o defectuosos. Debe de existir una persona responsable para atenderlas y registrarlas, y definir Procedimientos escritos que describan las medidas que deban tomarse, incluyendo la necesidad de que un producto sea retirado.

RECOLECCIN DE PRODUCTO DAADO O VENCIDO

No existe un Procedimiento de Operacin Estndar (POE) debidamente aprobado, que contemple todos los requerimientos exigidos sobre el retiro del mercado en forma rpida y efectiva de un producto, cuando ste tenga un defecto o exista sospecha de ello.

DISPOSICIN DEL PRODUCTO DAADO

Se puede observar, que la mayora de laboratorios farmacuticos optan por la destruccin de sus productos daados, ya que estos no pueden ser reciclados. Para la elaboracin de un Procedimiento Operativo Estndar se requiere tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Necesidades de documentar todos los procesos operativos. Departamentos y personas involucradas en los procesos y actividades que sern descritos en los Procedimientos Operativos Estndar. Datos del proceso existente a documentar tomados de las entrevistas y cuestionarios aplicados en este trabajo.

PROCESOS OPERATIVOS DE LA INDUSTRIA FARMACUTICA

El presente trabajo contiene procedimientos para: Recepcin, Almacenamiento, Distribucin, Gestin de Stock y Registro y Envo de Informacin, los mismos que contienen sus respectivos registros y anexos.

PROCESOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO: 1. Seleccin de proveedores 2. Compras 3. Bodegas 4. Gestin de inventarios 5. Planificacin de la produccin 6. Envo y entrega 7. Organizacin del intercambio de informacin

DEFINICIN DE PROCESO Un proceso es un conjunto de actividades recurrentes mediante las cuales se transforma un grupo de entradas en un grupo de salidas valiosas para un cliente (interno o externo)

DETALLE DE PROCESOS

Procesos
Desarrollo de Productos Abastecimiento Produccin Ventas

-Procesos

Gestin de Compra

Recepcin

Pago a Proveedores

Admn. de Inventarios

Actividades

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Tareas

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

Tarea 4

Pasos

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Paso 4

PROCEDIMIENTOS ESTANDARIZADOS DE PRODUCTOS DE LA INDUSTRIA FARMACUTICOS.

A continuacin se presentan procedimientos para el correcto y eficiente manejo de productos farmacuticos y que sirven como base para la gestin en las reas de Compras, Planificacin, Almacenamiento, Gestin de Stock, Distribucin, Registro y Envo de Informacin.

DEMANDA DEL MERCADO FARMACUTICO

Departamento comercial Cmara de Comercio, Prensa Especializada, Cliente Externo, otros Gerencia

Mercado

Recopilacin de informacin del mercado

Informacin de mercado

Realizar estudios de mercado

Informacin de nuevos mercado

Seleccin de clientes potenciales

Base de datos de clientes potenciales

Registrar clientes potenciales

Clientes Potenciales Registrado

Base de datos de clientes potenciales

Clasificacin de clientes potenciales

Nuevo? NO Estudiar rentabilidad de servicio SI

Rentable?

SI Elaborar y entregar ofertas Base de datos de Tarifas

Cliente no aceptado

NO

Oferta aceptada?

SI

Cliente aceptado

DEMANDA DEL MERCADO FARMACUTICO

Departamento comercial Cmara de Comercio, Prensa Especializada, Cliente Externo, otros
Base de datos de Ofertas Registra Oferta

Gerencia

2
Base de datos de clientes Cliente NO registrado

Cliente registrado

SALIDA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SALIDA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS N 1 RESPONSABLE ACTIVIDAD Recibe la requisicin de productos farmacuticos de cualquier unidad del laboratorio Verifica que la requisicin se encuentre completa en materia de especificaciones y firmas requeridas. Verifica la existencia del productos farmacuticosmento solicitado. DOCUMENTO Requisicin de Insumos. OBSERVACIONES

Requisicin de insumos

ALMACEN

Si la requisicin no cumple se enva de regreso a la unidad solicitante para su correccin. En caso de no estar disponibles en forma de cantidad, se enva la cantidad que est

Si se dispone de los Hoja de Kardex , productos farmacuticos formulario de solicitados envo se llena la hoja de salida y los formatos requeridos Si no se dispone de los productos farmacuticos solicitados, se enva una solicitud de compra a adquisiciones. ADQUISICIONES Se genera un proceso de compra Ingreso a almacn de los productos farmacuticos solicitados y se genera el proceso de entrada. Se enva los productos farmacuticos a la unidad solicitante Ingresa la informacin en el SI (mdulo de almacn) Archiva la documentacin correspondiente Entrega de informe semanal a la unidad administrativa para el registro correspondiente

disponible. Pasa a la actividad 8

Pasa a la actividad 8

ALMACEN

Formato de envo.

Debe de regresar firmado, de conformidad de recibo.

PROCESO PARA EL REGISTRO DE SALIDA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS

INICIO

Requisicin de Insumos.

Recibe la requisicin de productos de cualquier unidad del laboratorio

La requisicin cumple con las especificaciones y firmas requeridas? SI

NO Se enva de regreso a la unidad para su correccin

Hay en existencia?

NO

Se enva una solicitud de compra a adquisiciones.

SI Hoja de Kardex y formulario de envo Se llena hoja de salida y formatos requeridos Se genera un proceso de compras

Se archiva informacin correspondiente

Se ingresa la informacin en el SI (modulo Almacn)

Se envan los productos a la unidad solicitante

Se realiza el proceso de ingreso al almacn

Entrega de informe semanal a la unidad administrativa

Se notifica a la unidad solicitante de la existencia del producto

FIN

PROCESO PARA EL DESPACHO PRODUCTOS FARMACUTICOS Versin: 1.0 Pgina 1 de XX Proceso: Control de despacho de productos farmacuticos. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FECHA: CDIGO: Sep-2012 PROC-01

DESPACHO

PROPSITO: Controlar las entradas y salidas del almacn de productos farmacuticos, para lograr el mantenimiento adecuado de los niveles de inventario. ALCANCE: Aplicable al personal del Almacn de la Industria Farmacutica NORMAS Manual de Buenas prcticas de almacenamiento de productos farmacuticos Reglamento de Establecimientos Farmacuticos. POLTICAS N ENUNCIADOS 1 El despacho de productos farmacuticos deber efectuarse bajo el mtodo PEPE primero en expirar, primero en entregar 2 El despacho se efecta previa presentacin del Formato de requerimiento de productos farmacuticos El despacho se realizara de acuerdo el nivel de resolucin del establecimiento. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Despacho de productos farmacuticos PASO 1. El encargado (a) de Almacn revisa las requisiciones y verificara las existencias de los productos solicitados, elabora la programacin de entregas a los Clientes segn Programacin de Despacho de Productos, que debe contener como mnimo, nombre de cliente que programa, fecha de emisin de la programacin, periodo, fecha de despacho, hora de despacho, firma y sello de autorizado de encargado(a) de almacn, la cual es presentada a la Jefatura del Departamento para su revisin y aprobacin. PASO 2. El Encargado de Kardex basndose en la programacin prepara los envos en el Sistema Administrativo (SIAD) e imprime en formato segn Formulario. Envo Almacn de Materiales; los cuales se descargan

automticamente del Kardex, que debe contener como mnimo: nmero correlativo, fecha de elaboracin, periodo, N de requisicin, nombre de la unidad o centro, N de tem, cdigo del producto, cantidad despachada, descripcin del producto, unidad de medida, precio unitario, Costo total, observaciones, elaborado por, autorizado, cargo, firma y sello, despachado por y firma, recibido por y firma, nombre completo, cargo y fecha de recibido y prepara la mercadera basndose en los envos elaborados. El auxiliar de almacn prepara la mercadera segn los envos. PASO 3. El Encargado de Almacn verifica el destino, para solicitarle al Departamento de Almacenes y Suministros, para que elabore la solicitud de transporte, que contendr como mnimo, lugar y fecha, unidad, divisin departamento fecha, hora, salida, regreso, nmero de personas que utilizarn el vehculo, destino donde se realizara la actividad, persona responsable de la actividad, firma de Jefe de Departamento de Almacenes y Suministros. PASO 4. El Departamento de Almacenes y Suministros enva a los Centros y Delegaciones va fax la programacin de despacho y se encarga de elaborar la solicitud de transporte, y pasa a firma de Jefatura Departamento, firmada y sellada entrega al Departamento de Servicios Generales. PASO 5. El Encargado de Almacn delega a auxiliar de almacn quien efectuara despacho a cliente y cargue los productos al vehculo. PASO 6. El Auxiliar de Almacn carga el vehculo y llena formulario de misin oficial, para la entrega de productos a los clientes, firma el libro de control de envos, que deber contener como mnimo: envo, destino, nombre, fecha y firma Ya en el destino, el Auxiliar de Almacn, entrega al cliente la mercadera, solicitando sello y firma de recibido en todas las copias del envo. Al regreso de la entrega de productos a los Clientes, el auxiliar de almacn, entrega a encargado de Kardex los envos firmados de recibidos y este revisara que este completa la informacin requerida, los cuales archiva, la copia del envo original en forma correlativa de fecha y N.

PASO 7. El Encargado de kardex elabora mensualmente un reporte de bienes de

consumo por cliente, Reporte de Bienes de consumos que deber contener como mnimo: cliente reportado, periodo, cdigo contable, cdigo presupuestario, envo, descripcin del producto, unidad de medida, cantidad, precio unitario, centro u unidad, costo total, elaborado por, sello y firma; imprimiendo tres copias, uno para Unidad Financiera Institucional, una para el Departamento de Almacenes y Suministros y una para archivo del almacn; un Reporte de Cumplimiento de Solicitudes de Compra, el cual deber contener como mnimo: nombre del almacn, mes reportado, fecha de elaboracin, fecha de recepcin, N de solicitud de compra, unidad solicitante, tipo de producto, % de cumplimiento, otros, nombre, firma y sello de responsable y un Reporte de Despacho de requisiciones el cual deber contener como mnimo: nombre del almacn, fecha de elaborado, mes reportado, fecha de requisicin, N de requisicin, unidad solicitante, cantidad, N de envi, nombre firma y sello de responsable La Jefatura del Departamento de Almacenes y Suministros entrega copia a Unidad Financiera, quien analiza y evala los informes. El Departamento de Almacenes y Suministros archiva informe de consumos, como corresponde.